Har qanday tashkilot, tijorat firmasi yoki korxona faoliyatidagi muvaffaqiyat xulq-atvor madaniyati va odob-axloq qoidalari bilan uzviy bog'liqdir. Menejer va xodimlarning barcha harakatlari, albatta, odob-axloq qoidalarini hisobga olishi va vaziyatga mos kelishi kerak.

Odobning eng muhim qismlaridan biri bu biznes yozishmalaridir.

Hisob-kitoblarga ko'ra, ish vaqtining deyarli 50% qog'oz va pochta bilan ishlashga sarflanadi. Ammo bu zarur, chunki malakali biznes yozishmalar kompaniyaning aylanmasini sezilarli darajada oshirishi va turli xizmatlar va bo'limlarning o'zaro ta'sirini tezlashtirishi mumkin.

Albatta, bu erda ma'lum naqshlar mavjud va biz ushbu maqolada ular haqida albatta gaplashamiz. Ish yozishmalari qoidalari uzoq vaqtdan beri standartlashtirilgan. Mavjud GOST R.6.30-2003 matnni varaqqa to'g'ri joylashtirishga yordam beradi, qanday chekinishlar, chekkalar va shriftlar qilish kerakligini aytadi. Ishbilarmonlik yozishmalari nutq shakllarining bir xilligi va takrorlanishi bilan tavsiflanadi.

Biroq, har qanday harf individualdir. Unda katta iz jo'natuvchining shaxsi, uning pozitsiyasi, holati va oluvchi tomonidan qoldirilgan. Ishbilarmonlik yozishmalari qaysidir ma'noda ijodkorlik va mehnatsevarlikning uyg'unligidir.

Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari

Hujjatlarning aylanishi qog'ozda va elektron pochta orqali amalga oshiriladi.

Korxonadagi barcha yozishmalarni quyidagi guruhlarga bo'lish mumkin:

Rasmiy/norasmiy yozishmalar;

Ichki va tashqi.

Rasmiy yozishmalarga tijorat takliflari, tashakkurnomalar va kafolatlar, savdo shartnomalari, korxonaga buyurtmalar, ish vazifalari, so‘rovlar, talablar, da’volar kiradi.

Norasmiy yozishmalar biznes hamkorlari, mijozlari va xodimlarining turli tabriklarini o'z ichiga oladi; hamdardlik, uzr, taklif va rahmat.

Ichki hujjatlar faqat bitta korxonaning bo'limlari o'rtasida muomalada bo'ladi, tashqi hujjatlar esa uning chegarasidan tashqariga chiqadi.

Ish yozishmalari qoidalari: ichki tarkib

Asosiy talab - xatning qisqaligi va ravshanligi. Matnni bir necha sahifaga cho'zmang. Eng yaxshi variant - bittasiga moslashish.

Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari matndan murakkab, tushunarsiz, xorijiy va o‘ta ixtisoslashgan so‘z va iboralarni chiqarib tashlashni nazarda tutadi. Barcha jumlalar qisqa, muallifning asosiy fikrlari va "suv"siz bo'lishi kerak.

Maktubingizda ikki tomonlama talqin qilishdan saqlaning, aks holda nizolar yuzaga kelsa, o'z nuqtai nazaringizni himoya qilish va ma'lum bir ibora bilan nimani nazarda tutganingizni isbotlash qiyinroq bo'ladi.

Ish yozishmalarini yozish qoidalari yozuvchini oluvchini ismi va otasining ismi bilan chaqirishga majbur qiladi, undan oldin "Azizim ..." sarlavhasi qo'yiladi. Va xatni oluvchi bilan yaxshi do'stona munosabatda bo'lsangiz ham, "siz" dan foydalanishni unutmang.

Kirish qismida familiya va ismni ko'rsatish bilan bir qatorda xabarning asosiy maqsadi ko'rsatilgan. Ishbilarmonlik yozishmalari misollari bunday holatlar uchun etarlicha shablon va klişelarni biladi: "Oldingi xat bilan bog'liq holda ...", "Sizga eslatamiz ...", "Bizga xabar bering ..." va boshqalar.

Qabul qiluvchi uchun noqulay bo'lgan javobni (taklifni rad etish, hamkorlikni rad etish) quyidagi iboralar bilan yumshoq qilib qo'ying: "Afsuski, biz taklif qilingan shartlardan foydalana olmaymiz ..." yoki shunga o'xshash.

Tashqi qog'oz hujjatlari

Har qanday ish xati kompaniya ma'lumotlari va barcha aloqa ma'lumotlari bilan kompaniya blankida yozilishi kerak.

Hujjatning aniq sanasini kiritganingizga ishonch hosil qiling.

Varaqning yuqori o'ng burchagida qabul qiluvchining bosh harflari va qabul qiluvchi kompaniyaning manzili joylashgan.

O'quvchiga tushunish va idrok etishni osonlashtirish uchun matnni mazmunli paragraflarga ajrating. 4-5 qatordan oshmasligi kerak.

Barcha so'zlarni katta harflar bilan yozish yomon shakldir.

Hujjatlar xatga ilova qilinishi mumkin. Bunday holda, ular varaqning pastki chap qismida alohida qatorda keltirilgan. Ishbilarmonlik odob-axloq qoidalariga ko'ra, xatga javob 10 kun ichida olinishi kerak. Muammoni hal qilish uchun ko'proq vaqt kerak bo'lsa, qabul qiluvchi bu haqda xabardor qilishi kerak.

Yozganingizdan so'ng, matnni imlo va grammatik xatolar uchun yana diqqat bilan tekshiring. Agar vaqtingiz bo'lsa, xatni bir chetga surib, keyinroq unga qaytishingiz kerak. Qoida tariqasida, dastlab sezilmagan noaniqliklar aniqlanadi. Ushbu maslahat mijozning shikoyatiga javob berishda juda muhimdir. Siz savodsiz yozilgan xat bilan odamni ko'proq g'azablantirmasligingiz kerak.

Hujjat bir necha marta yozilgan va tekshirilganda, uni A4 qog'ozga chop eting. Ushbu o'lcham har qanday yozishmalar uchun ishlatiladigan standart o'lchamdir, hatto matnning o'zi faqat yarim varaqni egallasa ham.

Chop etishdan oldin siyohni printerda sinab ko'ring, bu loyqa yoki noto'g'ri chiqmasligi uchun.

Ba'zi hollarda siz hujjatga tashrif qog'ozini qo'shishingiz va chop etilgan varaqning o'zini shaffof faylga qo'shishingiz mumkin.

Kompaniya logotipi bilan markali konvert ham yaxshi shakl deb hisoblanadi.

Norasmiy ish yozishmalarini o'tkazish qoidalari ko'pincha ish qog'ozlariga qaraganda ko'proq hissiy va kamroq klişedir. Qisqartmalar va rangli sifatlardan foydalanish bu erda mos keladi, masalan, tabriklarda: ajoyib, sezgir, mehribon.

Biznes elektron pochta xabarlari

Pochta tarmog'i orqali konvertda yozishmalarni yubormasligingiz sizni tinchlantirmasligi kerak. Bunday hollarda ish yozishmalari qoidalari ham qo'llaniladi.

Vakolatli va to'g'ri elektron biznes xabarlari ham korxona, ham ma'lum bir shaxsning ijobiy imidjini yaratadi. Biznesda obro'-e'tibor juda qimmatga tushadi!

Elektron pochta orqali yozishmalarning asosiy qoidalari

Ishchi elektron pochta manzilingizdan faqat belgilangan maqsadda foydalaning.

Pochta qutisining nomiga e'tibor bering. Ishlayotganingizda "chaqaloq", "supermen" kabi noto'g'ri nomlardan foydalanmang, hatto ular ingliz transkripsiyasida ko'rsatilgan bo'lsa ham.

Har doim "mavzu" ustunini to'ldiring, aks holda xatingiz spamga tushishi mumkin. "Reja", "ro'yxat", "tijorat taklifi", "hisobot" kabi tavsiflar mos kelmaydi. Qabul qiluvchining pochta qutisida shunga o'xshash xatlar juda ko'p bo'lishi mumkin. Xabaringiz nima haqida ekanligi haqida iloji boricha aniqroq bo'ling. Beshdan ortiq so'z ishlatmang. Mavzuni bosh harf bilan yozing. Oxirida nuqta qo'yishning hojati yo'q.

Agar siz ilgari qabul qilingan elektron pochta xabariga javob bersangiz, mavzu satridan "Re" ni olib tashlang.

Muloqot uslubi

Xatni ishbilarmon shaklda saqlang. Do'q-po'pisa, iltimos, buyruq ohangini olib tashlang.

Elektron ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari matnda kulgichlar yoki ko'p sonli savol yoki undov belgilaridan foydalanishga ruxsat bermaydi.

Muloyim bo'ling. Boshida majburiy salomlashish va oxirida suhbatdosh bilan xayrlashish yaxshi shakldir. Misol uchun, "Hurmat bilan ..." yoki shunga o'xshash: "Hurmat bilan ...".

Biznes elektron pochta yozishmalari va uning "oltin qoidasi": bir xabarda bir nechta turli mavzularni aralashtirmang. Xatlarni ketma-ket yuborish yaxshiroqdir.

Elektron pochta xabari qog'oz xatning yarmiga teng bo'lishi kerak.

Qo'shimchalar bilan ishlash

Etkazish uchun juda ko'p ma'lumot bo'lsa, uni xatning asosiy qismiga qo'ymang, lekin uni alohida hujjatlar sifatida ilova sifatida ilova qiling.

Qabul qiluvchiga qulay bo'lishi uchun siz tayyorlagan hujjatlarni u tushunadigan nomlarga o'zgartiring. Bu sizning qiziqishingizni ko'rsatadi va sizni g'alaba qozonadi. Qabul qiluvchining kompyuterida qancha ish papkasi borligi va ular orasida sizning xatingizni qanday izlashi haqida o'ylab ko'ring.

Qabul qiluvchiga siz yuborayotgan fayllar haqida xabar berishni unutmang, shunda u ularni tasodifiy virus deb hisoblamaydi. Katta hajmdagi hujjatlarni arxivlash.

Juda katta qo'shimchalarni (200 kbaytdan ortiq) boshqa yo'llar bilan, masalan, ftp server orqali yuborish yaxshidir.

Ba'zi pochta serverlari COM, EXE, CMD, PIF va boshqa bir qator formatlarni o'tishga va ularni bloklashga ruxsat bermaydi.

Agar sizning maktubingizni bir nechta oluvchilar bo'lsa, har safar ommaviy jo'natish haqidagi barcha dalillarni o'chirishga vaqt ajrating. Qabul qiluvchiga bunday qo'shimcha ma'lumotlar umuman kerak emas. "Bcc" buyrug'i sizga yordam beradi.

Elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalarini o'tkazish qoidalari boshqa tomonni yozishmalar olinganligi to'g'risida xabardor qilishni talab qiladi. Agar hozircha javob berishning iloji bo'lmasa, bu haqda suhbatdoshingizga xabar bering. Boshqa savollar va jarayonlarning oldini olish uchun yozishmalar tarixini saqlang.

Agar javob muhim va shoshilinch bo'lsa, qabul qiluvchini telefon, Skype yoki ICQ orqali qo'shimcha ravishda xabardor qilishga ruxsat beriladi. Agar bundan keyin ham ijobiy natijaga erisha olmasangiz, yana bir bor eslatib o'ting.

Hujjat so'raganingizda, javob sifatida ilova qilingan fayl bilan bo'sh xat olishingiz odatiy hol emas. Bu qabul qilinishi mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalarining misollari hujjatning asosiy qismida tegishli ma'lumotlarni joylashtirishni talab qiladi. Masalan, bu: "Men sizning so'rovingiz uchun kerakli ma'lumotlarni yuboryapman."

Xat oxirida koordinatalarni ko'rsatishni unutmang: aloqaning barcha mavjud usullari, pozitsiyasi, kompaniya veb-sayti, ijtimoiy tarmoqlarga havolalar.

Tashkilot kontaktlarini yozishda iloji boricha ko'proq ma'lumot bering - hudud kodi bilan telefon raqami, pochta indeksi bilan manzil. Axir sizning muloqotingiz nafaqat mintaqangiz aholisi bilan sodir bo'ladi. Agar sizda barcha ma'lumotlar bo'lsa, siz bilan bog'lanish osonroq bo'ladi.

Va oxirgi qoida: yozishmalarni kim boshlagan bo'lsa, elektron muloqotni tugatishi kerak.

Xulosa

Ishbilarmonlik yozishmalari nozik masala. Ba'zida inson va u vakili bo'lgan tashkilot haqida aniq fikrni shakllantirish uchun bir qarash kifoya qiladi. Biznes yozish qoidalarini bilish sizning martabangizga katta yordam beradi.

Aqlli odamning maktublari kimga murojaat qilinganini aks ettiradi.

[Lichtenberg Georg Kristof]

Qabul qilmoqchi bo'lgan xatlarni yozing.

[Qadimgi aforizm]

Xat biznes olamida kuchli dalildir.

[Bekhtereva Viktoriya]

1. Nima uchun biznes yozishmalarida yagona korporativ standartlar mavjud?

Elektron yozishmalar har qanday kompaniya uchun biznes aloqasining majburiy atributidir. Elektron pochtadan foydalanmaydigan kompaniyalar deyarli yo'q. Ammo o'zingizga quyidagi savollarni bering:

• Siz hamkasbingizga elektron pochta xabarini yuborganingizda, xuddi qora tuynukga xat yuborayotgandek tuyuladimi va ular sizga javob bermasligi mumkinmi?
• Xodimlar bir-birlariga qo'ng'iroq qilib, bir-birlaridan zudlik bilan elektron pochtani o'qishni so'rashganda, bu kun bo'yi sodir bo'ladi
• E-pochta orqali ular sizdan nimani xohlashlarini mutlaqo tushuna olmasangiz
• Murakkab va qiyin masalalar elektron pochta orqali muhokama qilinganda ma'lumotlar, tafsilotlar dengiziga g'arq bo'lganda va muammo hech qachon hal etilmaydi.

Agar ushbu masalalar sizga tegishli bo'lsa, elektron yozishmalar uchun yagona qoidalarni joriy qilish orqali siz har kuni ko'p vaqt olishingiz mumkin. Ushbu maqolada biz biznes yozishmalari odob-axloq qoidalari haqida gapiramiz.

2. Ishbilarmonlik yozishmalari etikasining ettita asosiy qoidasi

Keling, biznes yozishmalari qoidalarini shartli ravishda ajratamiz axloq qoidalari haqida Va aloqa va axborot almashish qoidalari.

Aloqa qoidalari biznes jarayonlari va loyihalari doirasida axborot almashish qoidalari bilan tartibga solinadi. Biz ularga alohida maqola bag'ishlaymiz. Axloq qoidalari kompaniya xodimlari o'rtasidagi ichki munosabatlar uslubini shakllantiradi va muqarrar ravishda sheriklar o'rtasida kompaniyangizning imidjini shakllantirishga ta'sir qiladi. Misol uchun, men yaqinda hamkorlarimizdan biridan "Xayrli kun, Bexterev" so'zlari bilan boshlangan xat oldim. Sizningcha, bizning hamkorligimiz muvaffaqiyatli bo'ldimi?

Ishbilarmonlik yozishmalarini olib borishda kompaniyaning "obro'sini yo'qotmaslik" uchun ishbilarmonlik yozishmalari etikasining "oltin qoidalari" ga rioya qilish kerak:

1. Biz har doim xatni murojaat bilan boshlaymiz
2. Maktubning mavzusi bo'lishi kerak
3. Yuborishdan oldin imlo, tinish belgilari va nutq xatolarini tekshirishingiz kerak.
4. Xat tuzilgan bo'lishi kerak (suv YO'Q!)
5. Xatda to'g'ri so'z bo'lishi kerak
6. Agar biz xatda qo'shimchalarni yuboradigan bo'lsak, unda biriktirilgan fayllar mavjudligini yozganingizga ishonch hosil qiling (bu harakat siz xat yuborganingizda va fayl biriktirilmagan holatlardan qochishga yordam beradi; qabul qiluvchi xatni o'qib, biriktirilgan hujjatni topmaydi. , sizga tezda javob berishi va xatda ko'rsatgan hujjatlaringiz yo'qligini yozishi mumkin).
7. Biz yozishmalarni hech qachon o'chirib tashlamaymiz. Eng muhim nuqtalardan biri. Xabarlar tarixi hech qachon o'chirilmasligi kerak, chunki xat hujjatdir. Agar kerak bo'lsa, har doim yozishmalaringiz tarixini ko'tarishingiz kerak. Masalan, Radislav Gandapas xatto o‘z imzosiga yozishmalar tarixini o‘chirmaslik haqidagi iltimosni ham kiritgan.

3. Harflarning turlari

Biz harflarni dizayn tuzilishiga ko'ra farqlashni taklif qilamiz:

1. Aloqa xati (rad etish xati, da'vo xati, tan olish xati, asoslash xati va boshqalar)
2. Kelishuv xati

Xat aloqasi

Ushbu turdagi xatlarga biz xodim o'z kasbiy faoliyati davomida foydalanadigan barcha turdagi xatlarni o'z ichiga olamiz.

Harf tuzilishi

Xat bitta matnda formatlanmasligi kerak. Qabul qiluvchi muhim ma'lumotlarni e'tibordan chetda qoldirmasligi uchun u aniq tuzilgan va yaxshi ishlab chiqilgan bo'lishi kerak. Xatning tuzilishi aniq tarkibiy qismlardan iborat:

Xat mavzusi

Xat mavzusida siz javob beruvchidan kutgan aniq harakat bo'lishi kerak: "kelishuv bo'yicha kelishib olish", "ko'rib chiqish uchun masalalarni taklif qilish", "hisobot yuborish" va boshqalar.

Agar siz hujjatlarni yuborayotgan bo'lsangiz, mavzu satrida xat ilovasida mavjud bo'lgan hujjatlarning aniq bayoni bo'lishi kerak.

Nima uchun elektron pochta mavzusini to'g'ri formatlash muhim?

Xat mavzusiga asoslangan kundalik axborot oqimida kerakli xatni topish juda oson. Birorta ham harf yo'qolmaydi.

Eslatma: agar siz kompaniya ichida xat yuborsangiz, u holda xatning mavzusi berilgan standartga muvofiq formatlanadi, agar siz kompaniyadan tashqarida xat yuborsangiz, unda mavzu satrini shablonga muvofiq formatlash tavsiya etiladi: Kompaniya ism: xatning maqsadi.

Maktubning mazmuni qanchalik konstruktiv bo'lsa, shuncha yaxshi! Xodimlaringizda rivojlantirishingiz kerak bo'lgan asosiy biznes yozish qobiliyatlaridan biri bu o'z fikrlaringizni aniq va qisqacha shakllantirish qobiliyatidir.

P.S. Agar xat yozishda suhbatdoshning maktubidagi faktni eslatib o'tsak, u rang yoki shrift bilan ajratilgan holda keltirilishi kerak.

Korporativ imzo

Korporativ imzo shablonlari kompaniyaning barcha xodimlari uchun bir xil bo'lishi kerak.

Imzoda adresatning barcha asosiy ma'lumotlari bo'lishi kerak, agar kerak bo'lsa, xatni oluvchi siz bilan osongina bog'lanishi mumkin.

Hurmat bilan,

To'liq ism, lavozim.

P.S. Agar biz sherik/mijoz bilan iliq munosabatda bo'lishni xohlasak, unda shaxsiy imzo qo'yishga arziydi. Har qanday odam, hatto rasmiy yozishmalarda ham shaxsiy munosabat bilan xat olishdan mamnun.

Shaxsiy imzo har doim xatning asosiy qismiga ishora qiladi. Misol: Kuningiz xayrli o'tsin / Rahmat / Bugun siz bilan gaplashganimdan xursand bo'ldim / Bunday muhim masalaga vaqt ajratganingiz uchun rahmat / Salom oila va bolalar va h.k.

Kimga/Nusxalash

Xat hali tayyor bo'lmaganda tasodifan yubormaslik uchun "Kimga" va "Cc" maydonlarini oxirgi marta to'ldiramiz.

To va Cc maydonlari o'rtasidagi farq nima?

"Kimga" maydoniga biz biron bir harakatni bajarishimiz kerak bo'lgan shaxsning manzilini kiritamiz.

"Nusxa ko'chirish" maydoniga xat mazmunini o'qishdan foyda keltiradigan shaxsning manzilini kiritamiz.

P.S. Bizning tajribamiz Cc maydoni juda foydali ekanligini isbotladi. Agar biz oddiy xodim bilan muzokaralar olib borayotgan bo'lsak, muhim masalalarni muhokama qilsak, lekin mazmuni bo'yicha va belgilangan muddatda javob olmasak, u holda direktor yoki katta menejerning xatining nusxasini qo'shishga arziydi va yozishmalar darhol bo'ladi. konstruktiv tarzda boshlang.

Afsuski, ko'pgina kompaniyalarda korporativ madaniyat darajasi kerakli darajada emas, buning natijasida xodim o'z ishini yaxshi bajarishi uchun boshqaruv jamoasi tomonidan qat'iy nazorat zarur bo'lgan vaziyatlar yuzaga keladi.

Outlook-da "Bcc" kabi funksiya ham mavjud - bu muhim vosita bo'lib, bu sizga xat haqida manfaatdor shaxslarni xabardor qilish imkonini beradi, lekin shu bilan birga qabul qiluvchini xat faqat unga emas, deb chalg'itmaydi!

Kelishuv xati

Uchrashuvni sarhisob qilish, kelishuvlarni yozma ravishda shakllantirish, tugatish vaqtini ko'rsatish va aniqlik kiritish imkonini beruvchi muhim xat turi: ikkala tomon ham nima qilishlari kerakligini to'g'ri tushundilarmi?

Yozma kelishuvlarga ega bo'lish va ularni amalga oshirish bo'yicha umumiy fikrga ega bo'lish uchun uchrashuvlar, muzokaralar va konferentsiyalardan keyin bunday xatlarni rasmiylashtirish foydalidir.

Harf tuzilishi:

1. Salomlar, murojaatlar va muhokama ishtirokchilariga rahmat.
2. Kelishuvlar tuzilgan uchrashuv maqsadini takrorlash.
3. Muhokama qilingan barcha masalalar, ular bo'yicha qabul qilingan qarorlar va ijro uchun mas'ul shaxsni tayinlash munosabati bilan ro'yxati.
4. Tarix uchun shoshilinch amalga oshirishni talab qilmaydigan g'oyalarni yozib olish.
5. Murojaat qiluvchilarga savol: Hamma narsa hisobga olinganmi? Har qanday izoh yoki qo'shimchalar bormi?

Masalan:

Xatni formatlash

Shrift

Xatning shrifti bir xil bo'lishi kerak, asosiy fikrlar va sarlavhalar kursiv bilan ta'kidlanishi mumkin, ammo bitta dizayn uslubiga rioya qilish kerak.

P.S. Katta harflar bilan yozilgan so'zlar ohangni ko'taruvchi sifatida qabul qilinishini doimo yodda tutishingiz kerak. Ulardan qochish kerak.

paragraf

Matnni tushunish osonroq bo'lishi uchun har bir alohida fikrni alohida paragrafda shakllantirish tavsiya etiladi.

Chiziqlar

Paragraflar bir-biri bilan birlashmasligi kerak. Xatni yanada o'qilishi uchun tabriklashdan keyin, har bir xatboshidan oldin va imzodan oldin chekinish kerak:

Xat vizual jihatdan jozibali ko'rinishi uchun xatning asosiy qismidagi havolalarni giperhavola sifatida formatlash yaxshiroqdir:

Yozish uslubi

Sizni Sergey Bekhterevning master-klassiga taklif qilamiz.

Ushbu trening bilan har kuni kamida 1 soat bo'sh vaqtni yutib oling!

Master-klassda siz quyidagilarni o'rganasiz:
✓ Barcha vazifalar 100% va o'z vaqtida bajarilishi uchun vazifalarni qanday boshqarish kerak
✓ Uchrashuvlarni samarali tayyorlash va o'tkazish
✓ Bir ofisda xodimlarning samarali mehnatini qanday tashkil qilish kerak

Har qanday tashkilot, tijorat firmasi yoki korxona faoliyatidagi muvaffaqiyat xulq-atvor madaniyati va odob-axloq qoidalari bilan uzviy bog'liqdir. Menejer va xodimlarning barcha harakatlari, albatta, odob-axloq qoidalarini hisobga olishi va vaziyatga mos kelishi kerak.

Odobning eng muhim qismlaridan biri bu biznes yozishmalaridir.

Hisob-kitoblarga ko'ra, ish vaqtining deyarli 50% qog'oz va pochta bilan ishlashga sarflanadi. Ammo bu zarur, chunki malakali biznes yozishmalar kompaniyaning aylanmasini sezilarli darajada oshirishi va turli xizmatlar va bo'limlarning o'zaro ta'sirini tezlashtirishi mumkin.

Albatta, bu erda ma'lum naqshlar mavjud va biz ushbu maqolada ular haqida albatta gaplashamiz. Ish yozishmalari qoidalari uzoq vaqtdan beri standartlashtirilgan. Mavjud GOST R.6.30-2003 matnni varaqqa to'g'ri joylashtirishga yordam beradi, qanday chekinishlar, chekkalar va shriftlar qilish kerakligini aytadi. Ishbilarmonlik yozishmalari nutq shakllarining bir xilligi va takrorlanishi bilan tavsiflanadi.

Biroq, har qanday harf individualdir. Unda katta iz jo'natuvchining shaxsi, uning pozitsiyasi, holati va oluvchi tomonidan qoldirilgan. Ishbilarmonlik yozishmalari qaysidir ma'noda ijodkorlik va mehnatsevarlikning uyg'unligidir.

Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari

Hujjatlarning aylanishi qog'ozda va elektron pochta orqali amalga oshiriladi.

Korxonadagi barcha yozishmalarni quyidagi guruhlarga bo'lish mumkin:

Rasmiy/norasmiy yozishmalar;

Ichki va tashqi.

Rasmiy yozishmalarga tijorat takliflari, tashakkurnomalar va kafolatlar, savdo shartnomalari, korxonaga buyurtmalar, ish vazifalari, so‘rovlar, talablar, da’volar kiradi.

Norasmiy yozishmalar biznes hamkorlari, mijozlari va xodimlarining turli tabriklarini o'z ichiga oladi; hamdardlik, uzr, taklif va rahmat.

Ichki hujjatlar faqat bitta korxonaning bo'limlari o'rtasida muomalada bo'ladi, tashqi hujjatlar esa uning chegarasidan tashqariga chiqadi.

Ish yozishmalari qoidalari: ichki tarkib

Asosiy talab - xatning qisqaligi va ravshanligi. Matnni bir necha sahifaga cho'zmang. Eng yaxshi variant - bittasiga moslashish.

Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari matndan murakkab, tushunarsiz, xorijiy va o‘ta ixtisoslashgan so‘z va iboralarni chiqarib tashlashni nazarda tutadi. Barcha jumlalar qisqa, muallifning asosiy fikrlari va "suv"siz bo'lishi kerak.

Maktubingizda ikki tomonlama talqin qilishdan saqlaning, aks holda nizolar yuzaga kelsa, o'z nuqtai nazaringizni himoya qilish va ma'lum bir ibora bilan nimani nazarda tutganingizni isbotlash qiyinroq bo'ladi.

Ish yozishmalarini yozish qoidalari yozuvchini oluvchini ismi va otasining ismi bilan chaqirishga majbur qiladi, undan oldin "Azizim ..." sarlavhasi qo'yiladi. Va xatni oluvchi bilan yaxshi do'stona munosabatda bo'lsangiz ham, "siz" dan foydalanishni unutmang.

Kirish qismida familiya va ismni ko'rsatish bilan bir qatorda xabarning asosiy maqsadi ko'rsatilgan. Ishbilarmonlik yozishmalari misollari bunday holatlar uchun etarlicha shablon va klişelarni biladi: "Oldingi xat bilan bog'liq holda ...", "Sizga eslatamiz ...", "Bizga xabar bering ..." va boshqalar.

Qabul qiluvchi uchun noqulay bo'lgan javobni (taklifni rad etish, hamkorlikni rad etish) quyidagi iboralar bilan yumshoq qilib qo'ying: "Afsuski, biz taklif qilingan shartlardan foydalana olmaymiz ..." yoki shunga o'xshash.

Tashqi qog'oz hujjatlari

Har qanday ish xati kompaniya ma'lumotlari va barcha aloqa ma'lumotlari bilan kompaniya blankida yozilishi kerak.

Hujjatning aniq sanasini kiritganingizga ishonch hosil qiling.

Varaqning yuqori o'ng burchagida qabul qiluvchining bosh harflari va qabul qiluvchi kompaniyaning manzili joylashgan.

O'quvchiga tushunish va idrok etishni osonlashtirish uchun matnni mazmunli paragraflarga ajrating. 4-5 qatordan oshmasligi kerak.

Barcha so'zlarni katta harflar bilan yozish yomon shakldir.

Hujjatlar xatga ilova qilinishi mumkin. Bunday holda, ular varaqning pastki chap qismida alohida qatorda keltirilgan. Ishbilarmonlik odob-axloq qoidalariga ko'ra, xatga javob 10 kun ichida olinishi kerak. Muammoni hal qilish uchun ko'proq vaqt kerak bo'lsa, qabul qiluvchi bu haqda xabardor qilishi kerak.

Yozganingizdan so'ng, matnni imlo va grammatik xatolar uchun yana diqqat bilan tekshiring. Agar vaqtingiz bo'lsa, xatni bir chetga surib, keyinroq unga qaytishingiz kerak. Qoida tariqasida, dastlab sezilmagan noaniqliklar aniqlanadi. Ushbu maslahat mijozning shikoyatiga javob berishda juda muhimdir. Siz savodsiz yozilgan xat bilan odamni ko'proq g'azablantirmasligingiz kerak.

Hujjat bir necha marta yozilgan va tekshirilganda, uni A4 qog'ozga chop eting. Ushbu o'lcham har qanday yozishmalar uchun ishlatiladigan standart o'lchamdir, hatto matnning o'zi faqat yarim varaqni egallasa ham.

Chop etishdan oldin siyohni printerda sinab ko'ring, bu loyqa yoki noto'g'ri chiqmasligi uchun.

Ba'zi hollarda siz hujjatga tashrif qog'ozini qo'shishingiz va chop etilgan varaqning o'zini shaffof faylga qo'shishingiz mumkin.

Kompaniya logotipi bilan markali konvert ham yaxshi shakl deb hisoblanadi.

Norasmiy ish yozishmalarini o'tkazish qoidalari ko'pincha ish qog'ozlariga qaraganda ko'proq hissiy va kamroq klişedir. Qisqartmalar va rangli sifatlardan foydalanish bu erda mos keladi, masalan, tabriklarda: ajoyib, sezgir, mehribon.

Biznes elektron pochta xabarlari

Pochta tarmog'i orqali konvertda yozishmalarni yubormasligingiz sizni tinchlantirmasligi kerak. Bunday hollarda ish yozishmalari qoidalari ham qo'llaniladi.

Vakolatli va to'g'ri elektron biznes xabarlari ham korxona, ham ma'lum bir shaxsning ijobiy imidjini yaratadi. Biznesda obro'-e'tibor juda qimmatga tushadi!

Elektron pochta orqali yozishmalarning asosiy qoidalari

Ishchi elektron pochta manzilingizdan faqat belgilangan maqsadda foydalaning.

Pochta qutisining nomiga e'tibor bering. Ishlayotganingizda "chaqaloq", "supermen" kabi noto'g'ri nomlardan foydalanmang, hatto ular ingliz transkripsiyasida ko'rsatilgan bo'lsa ham.

Har doim "mavzu" ustunini to'ldiring, aks holda xatingiz spamga tushishi mumkin. "Reja", "ro'yxat", "tijorat taklifi", "hisobot" kabi tavsiflar mos kelmaydi. Qabul qiluvchining pochta qutisida shunga o'xshash xatlar juda ko'p bo'lishi mumkin. Xabaringiz nima haqida ekanligi haqida iloji boricha aniqroq bo'ling. Beshdan ortiq so'z ishlatmang. Mavzuni bosh harf bilan yozing. Oxirida nuqta qo'yishning hojati yo'q.

Agar siz ilgari qabul qilingan elektron pochta xabariga javob bersangiz, mavzu satridan "Re" ni olib tashlang.

Muloqot uslubi

Xatni ishbilarmon shaklda saqlang. Do'q-po'pisa, iltimos, buyruq ohangini olib tashlang.

Elektron ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari matnda kulgichlar yoki ko'p sonli savol yoki undov belgilaridan foydalanishga ruxsat bermaydi.

Muloyim bo'ling. Boshida majburiy salomlashish va oxirida suhbatdosh bilan xayrlashish yaxshi shakldir. Misol uchun, "Hurmat bilan ..." yoki shunga o'xshash: "Hurmat bilan ...".

Biznes elektron pochta yozishmalari va uning "oltin qoidasi": bir xabarda bir nechta turli mavzularni aralashtirmang. Xatlarni ketma-ket yuborish yaxshiroqdir.

Elektron pochta xabari qog'oz xatning yarmiga teng bo'lishi kerak.

Qo'shimchalar bilan ishlash

Etkazish uchun juda ko'p ma'lumot bo'lsa, uni xatning asosiy qismiga qo'ymang, lekin uni alohida hujjatlar sifatida ilova sifatida ilova qiling.

Qabul qiluvchiga qulay bo'lishi uchun siz tayyorlagan hujjatlarni u tushunadigan nomlarga o'zgartiring. Bu sizning qiziqishingizni ko'rsatadi va sizni g'alaba qozonadi. Qabul qiluvchining kompyuterida qancha ish papkasi borligi va ular orasida sizning xatingizni qanday izlashi haqida o'ylab ko'ring.

Qabul qiluvchiga siz yuborayotgan fayllar haqida xabar berishni unutmang, shunda u ularni tasodifiy virus deb hisoblamaydi. Katta hajmdagi hujjatlarni arxivlash.

Juda katta qo'shimchalarni (200 kbaytdan ortiq) boshqa yo'llar bilan, masalan, ftp server orqali yuborish yaxshidir.

Ba'zi pochta serverlari COM, EXE, CMD, PIF va boshqa bir qator formatlarni o'tishga va ularni bloklashga ruxsat bermaydi.

Agar sizning maktubingizni bir nechta oluvchilar bo'lsa, har safar ommaviy jo'natish haqidagi barcha dalillarni o'chirishga vaqt ajrating. Qabul qiluvchiga bunday qo'shimcha ma'lumotlar umuman kerak emas. "Bcc" buyrug'i sizga yordam beradi.

Elektron pochta orqali ishbilarmonlik yozishmalarini o'tkazish qoidalari boshqa tomonni yozishmalar olinganligi to'g'risida xabardor qilishni talab qiladi. Agar hozircha javob berishning iloji bo'lmasa, bu haqda suhbatdoshingizga xabar bering. Boshqa savollar va jarayonlarning oldini olish uchun yozishmalar tarixini saqlang.

Agar javob muhim va shoshilinch bo'lsa, qabul qiluvchini telefon, Skype yoki ICQ orqali qo'shimcha ravishda xabardor qilishga ruxsat beriladi. Agar bundan keyin ham ijobiy natijaga erisha olmasangiz, yana bir bor eslatib o'ting.

Hujjat so'raganingizda, javob sifatida ilova qilingan fayl bilan bo'sh xat olishingiz odatiy hol emas. Bu qabul qilinishi mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalarining misollari hujjatning asosiy qismida tegishli ma'lumotlarni joylashtirishni talab qiladi. Masalan, bu: "Men sizning so'rovingiz uchun kerakli ma'lumotlarni yuboryapman."

Xat oxirida koordinatalarni ko'rsatishni unutmang: aloqaning barcha mavjud usullari, pozitsiyasi, kompaniya veb-sayti, ijtimoiy tarmoqlarga havolalar.

Tashkilot kontaktlarini yozishda iloji boricha ko'proq ma'lumot bering - hudud kodi bilan telefon raqami, pochta indeksi bilan manzil. Axir sizning muloqotingiz nafaqat mintaqangiz aholisi bilan sodir bo'ladi. Agar sizda barcha ma'lumotlar bo'lsa, siz bilan bog'lanish osonroq bo'ladi.

Va oxirgi qoida: yozishmalarni kim boshlagan bo'lsa, elektron muloqotni tugatishi kerak.

Xulosa

Ishbilarmonlik yozishmalari nozik masala. Ba'zida inson va u vakili bo'lgan tashkilot haqida aniq fikrni shakllantirish uchun bir qarash kifoya qiladi. Biznes yozish qoidalarini bilish sizning martabangizga katta yordam beradi.

• Ishbilarmonlik yozishmalarining qanday turlari ajratiladi?
• Ishbilarmonlik yozishmalarining qanday qoidalariga rioya qilish muhim?
• Elektron biznes yozishmalarining xususiyatlari qanday?

Xizmat ko'rsatish ish yozishmalar qoidalarga ko'ra - martaba va biznesdagi muvaffaqiyatning muhim tarkibiy qismlaridan biri. Ushbu qoidalarni bilmaslik yoki ularni amalda noto'g'ri qo'llash sheriklar va mijozlarni yo'qotishiga olib kelishi mumkin. Bundan tashqari, to'g'ri va malakali biznes yozishmalar biznes imidjining muhim tarkibiy qismidir.

Ishbilarmonlik yozishmalarining qanday turlari bor?

Ishbilarmonlik yozishmalar - hamkorlar, mijozlar, hamkasblar, tashkilotlar bilan - har qanday korxona faoliyatining eng muhim yo'nalishlaridan biridir. Turli darajadagi menejerlar va xodimlar xatlar, tijorat takliflari va boshqalarni qabul qiladi va jo'natadi.Shakli, mazmuni va yo'nalishiga qarab, har qanday yozishmalar quyidagi turlarga bo'linadi:

• rasmiy;
• shaxsiy;
• ichki;
• tashqi.

Ularning har biri uchun alohida loyihalash va topshirish talablari mavjud. Rasmiy ish xatlarining eng keng tarqalgan turlari:

• minnatdorchilik;
• tijorat;
• xatlar, talablar va talablar;
• rad etishlar;
• tabriklar;
• hamdardlik, ta’ziyanomalar.

Bugungi kunda biznes yozishmalarining aksariyati elektron shaklda amalga oshirilayotganini hisobga olsak, har qanday turdagi tayyor shablon va shakllar mavjud.

Biznes yozish san'ati

Har bir matn adresatga ta'sir qilish mexanizmidir. Agar u ishlamasa, bu siz yig'ish qoidalarini buzganingizni anglatadi: siz noto'g'ri qismlarni olib, ularni noto'g'ri joylashtirdingiz. Qabul qiluvchidan xohlagan narsangizni olish uchun siz to'g'ri faktlarni tanlashingiz, ularni to'g'ri taqdim etishingiz va buni "to'g'ri yuz bilan" qilishingiz kerak - bu xat oluvchini sizning taklifingizni qabul qilishni xohlaydi. Buni qanday qilish kerak?

Faktlar. Xullas, qabul qiluvchini ishontira oladigan oqilona dalillar turli, ba'zan begona fikrlarning xaotik taqdimotida yo'qoladi. Ammo struktura qurilgandan so'ng, undagi hech narsa ma'no o'zgarmagan bo'lsa ham, xat aniq va ishonchli bo'ladi. Asosiy g'oya (ko'pincha harakat uchun motivatsiya) boshida joylashtiriladi, u salomlashishdan keyin darhol keladi. Quyida rangli rasmlar (tushuntirishlar) bilan argumentlar ro'yxati (har biri qizil chiziq bilan va kursiv bilan ko'rsatilgan). Oxirida harakatga chaqiruv takrorlanadi. Keyin imzo qo'yiladi. Oddiy tahrir, hatto Chexovning "Vanka" hikoyasidagi "qishloqdan boboga" ayanchli va unchalik aniq bo'lmagan xabarni boboga yaxshi asosli va jozibali taklifga aylantiradi.

Yuboruvchi tasviri. Javob xat jo'natuvchining qanday paydo bo'lishiga bog'liq. Xatda siz amaldor bo'lishingiz mumkin yoki shaxs bo'lishingiz mumkin. Ba'zida birinchisi foydali, ba'zan esa ikkinchisi. Misol uchun, agar siz qabul qiluvchini maqtasangiz, shaxsiy uslubni qo'llaganingiz ma'qul (o'z nomingizdan yozing, faktlarga munosabatingizni bildiring, teng ravishda gapiring). Buning yordamida qabul qiluvchi nafaqat uning ajoyibligini, balki u haqida yaxshi fikrda ekanligingizni ham bilib oladi. Aksincha, yalang'och faktlarni aytib, rasmiy iboralar bilan ta'na qilish yaxshiroqdir. Bu maslahat biroz bo'rttirilgan taqdimotda shunday ko'rinadi: "Sen ahmoqsan" o'rniga "o'quvchida aql-idrok belgilari topilmadi" deb yozish kerak.

Zamonaviy yozishmalarda biz ko'pincha salomlashish va asosiy ibora o'rtasida "ob-havo suhbati" ni qoldirib, to'g'ridan-to'g'ri mavzuga boramiz. Ko'rinishidan, ixtiyoriy qisqa jumla ko'p semantik yukni ko'tarmaydi. Ammo aynan shu narsa birinchi bo'lib o'quvchining ko'zi oldida paydo bo'ladi, shuning uchun u xatning ohangini belgilaydi va oluvchi matnning qolgan qismiga qaysi ko'z bilan qarashini aniqlaydi. Turli maqsadlarni ko'zlagan holda, bo'ysunuvchilar va hamkorlarga xabaringizni qaerdan boshlashingiz mumkin bo'lgan bir nechta misollar.

1. O'zingizga e'tibor berish uchun: "A loyihasi viloyat hokimining shaxsiy nazorati ostida ekanligini hisobga olib, eslatib o'tamiz."
2. Notanish kompaniya bilan iliq munosabatlar o'rnatish uchun: "Sizning kompaniyangiz biz kabi Sibir KVN tanlovining homiysi ekanligini bilib, biz uni birinchi navbatda sizga taklif qilishga qaror qildik."
3. Yordam olish uchun: "Olya, siz konferentsiyada juda yaxshi va eng muhimi, professional tarzda gapirdingiz! O‘ylaymanki, siz mutaxassis sifatida menga yordam bera olasiz”.
4. Bo'ysunuvchilarni safarbar qilish uchun: "Tabriklayman - allaqachon juma. Budjet takliflarini taqdim etish qoladi - va siz dam olishingiz mumkin.

Yozuvingizni o'ldiradigan 5 ta dahshatli birinchi iboralar

Amerikaning HubSpot kompaniyasi qaysi birinchi jumlalar o'quvchini ilhomlantirmasligini, aksincha, xatni o'chirishga majbur qilishini aniqladi. Ushbu iboralar nima ekanligini bilib oling va ularni hech qachon suhbatning boshida ishlatmang.

Ish yozishmalarining umumiy qoidalari

Sizning kompaniyangizning obro'si bilvosita biznes maktubi qanday ishlab chiqilganligi va yozilganligiga bog'liq. Aytishimiz mumkinki, kompaniyaning muvaffaqiyatli imidjini shakllantirish va uning obro'sini oshirish uchun xodimlar tashqi va ichki aloqa uchun ish yozishmalari qoidalariga rioya qilishlari kerak.

Xat shakli. Tafsilotlarni o'z ichiga olgan korporativ uslubda ishlab chiqilgan shakllardan foydalanish to'g'ri bo'ladi. Uslub dizayni logotipning mavjudligi, maxsus shriftdan foydalanish, barcha aloqa ma'lumotlari va tashkilotning to'liq nomini ko'rsatishni anglatadi.

Sahifa tartibi. Ishbilarmonlik yozishmalarini formatlashda chetlardan foydalaniladi (chap cheti - 2 sm, o'ng cheti - 1 sm, yuqori va pastki chetlari - har biri 2 sm). Agar xat bir nechta varaqlarni o'z ichiga olsa, ular raqamlangan bo'lishi kerak (o'rtada varaqning yuqori qismiga qo'ying).

Uslub. Ish xatlari rasmiy ishbilarmonlik uslubida yoziladi, bu xatning mohiyatining qisqacha tavsifi, so'zlarning aniqligi va klişe va standart iboralardan foydalanishni o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, biznes yozishmalarida qoida mavjud: bitta muammo - bitta harf.

Matn tuzilishi. Standart ish yozishmalari uch qismdan iborat:

1. Qabul qiluvchiga murojaat qilish.
2. Kirish (maktubning maqsadi).
3. Asosiy qism.
4. Rezyume; qayta boshlash.

Ingliz tilida ish yozishmalar uchun qoidalar

Ingliz tilida ish yozishmalarini shakllantirish umumiy talablarga muvofiq amalga oshiriladi:

1. Matn qizil chiziqdan foydalanmasdan paragraflarga taqsimlanadi.
2. Xatni formatlashda yuqori chap burchakda jo'natuvchining shaxsiy ma'lumotlari (to'liq nomi yoki tashkilot nomi va uning manzili) bo'lishi kerak.
3. Quyida raqibning nomi yoki manzili ko'rsatilgan qabul qiluvchi kompaniyasining nomi (yangi qatorda) ko'rsatilgan.
4. Maktubning tuzilgan sanasi uchta qator pastda yoki o'ng burchakning yuqori qismida ko'rsatilgan.
5. Xatning asosiy qismi varaqning o'rtasiga joylashtirilgan.
6. Asosiy fikrni so'rov sababini ko'rsatishdan boshlagan ma'qul: "Men yozyapman ..."
7. Standart xat quyidagi ibora bilan tugashi kerak: "Hurmat bilan" agar qabul qiluvchining ismi ma'lum bo'lsa; "Hurmat bilan" - agar bo'lmasa.
8. Rahmat so'zidan keyin to'rt qatorni o'tkazib yuboring va ismingizni va lavozimingizni kiriting.
9. Imzo yuqoridagi ism va salom o'rtasiga qo'yiladi.

Ish yozishmalarining "tili"

Ish yozishmalari uchun maxsus talablar mavjud. Avvalo, harflarda hissiy ohanglar bo'lmasligi kerak. Ular imkon qadar cheklangan, qisqa va aniq bo'lishi kerak. Matnning mantiqiy va izchil qurilishi emotsionallikni butunlay almashtiradi. Ishbilarmonlik yozishmalarida umumiy qabul qilinganlar ro'yxatida bo'lmagan so'zlar, qisqartirishlar, qisqartmalar - bularning barchasidan qochish kerak.

Xat tuzishning muhim shartlaridan biri uning amaliy ahamiyatini ifodalovchi semantik aniqlikdir.

Keyingi muhim mezon - matnning mantiqiy taqdimoti. So'zlar ikki tomonlama talqin qilinmasligi kerak - bu xatdagi mazmunning ma'nosini o'zgartirishi va unga kiruvchi ohang berishi mumkin.

Har qanday biznes hujjatining asosiy maqsadi ma'lum bir nuqtai nazarni ishonchli tarzda ifoda etishdir. Hujjatni, eslatmani yoki xatni yozish va tuzishda asosiy qoidalar savodxonlik, argumentatsiya, to'g'ri murojaat qilish, ma'lumotlarning ishonchliligi va etarli miqdordagi dalillardir.

Quyida biznes maktublarini yozish uchun bir nechta qoidalar mavjud:

Olmoshlardan foydalanish. Ishbilarmonlik yozishmalarida shaxsiy his-tuyg'ular va his-tuyg'ularni aks ettirishdan qochish kerak. Biznes ma'lumotlari an'anaviy ravishda standart shakllar yordamida uzatiladi. Qoida tariqasida, bunday yozishmalarda shaxsning emas, balki butun korxonaning manfaatlari ifodalanadi, shuning uchun manzil ko'plikdan keladi. Garchi bu "biz" olmoshidan foydalanishni o'z ichiga olsa ham, tegishli fe'l shakllaridan foydalangan holda uni ishlatishdan qochish kerak.

Kafolat shakllari. Ishbilarmonlik yozishmalarida siz passiv ovozdan foydalanishingiz kerak. Bunday murojaatlar yumshoqroq ko'rinishga ega. Misol uchun, agar siz: "Siz ta'mirlash ishlarini o'z vaqtida bajarmadingiz" iborasini "Shartnomada ko'zda tutilgan ta'mirlash ishlari tugallanmagan" so'zlari bilan o'zgartirsangiz, unda siz bajarilmaganlik faktini aytib bera olasiz. to'g'ridan-to'g'ri ayblovlarsiz ishni yakunlash. Ya'ni, qoidabuzarlik fakti ko'rsatilgan, ammo aniq aybdorlar ko'rsatilmagan, bu esa xatning ohangini yumshoqroq qiladi.

Harfda ma'lum harakatlar tashabbuskori bo'lib xizmat qiladigan ob'ektni belgilashda faol ovoz ishlatiladi. Masalan, "yuridik bo'lim tushuntirish beradi ...". Shuni ta'kidlash kerakki, bunday jumlalarda hozirgi zamon qo'llaniladi.

Passiv ovozdan foydalanish ham harfning xarakterini belgilaydi. Bunday shakllar diqqatni harakatni bajaruvchilarga emas, balki ma'lum bir voqeaga qaratishga imkon beradi (taklif yuborilgan, hisobot olingan). Agar ob'ekt aniq bo'lsa (uchrashuv sanasi aniqlangan) passiv ovoz ham qo'llaniladi.

Fe'l shakli. Agar diqqatni doimiy takrorlanadigan harakatga qaratish zarurati tug'ilsa, ularni tasvirlash uchun to'liq bo'lmagan shakldagi fe'llar ishlatiladi (mutaxassislar muntazam ravishda muddatlarni buzadilar). Agar jarayonning to'liqligini ta'kidlash kerak bo'lsa, fe'llarning mukammal shakli qo'llaniladi (patrulchilar o'z vazifalarini bajarishga kirishdilar).

Urg'ularning kiritilishi. Aksariyat ishbilarmonlik yozishmalari ohangda neytral bo'lishiga qaramay, ba'zi hollarda ba'zi fikrlarga qo'shimcha e'tibor qaratish talab etiladi. Buning uchun iborani yumshatish uchun kirish iboralari ishlatiladi. (Agar siz "sizda bo'lgan hujjatlarni yuborishingizni so'raymiz" iborasini, ehtimol sizda bo'lgan hujjatlarni yuborishingizni so'raymiz" so'zlari bilan qayta yozsangiz, undagi keskinlik darajasi sezilarli darajada kamayadi. , va u biznes yozishmalarining xushmuomalalik talablariga ko'proq mos keladi).

Ish xatlarini yozayotganda raqibingizni hurmat qilishga ham e'tibor berishingiz kerak. Shunday qilib, agar "bizni sizning taklifingiz qiziqtirmaydi" iborasi "afsuski, hozir bizni sizning taklifingiz qiziqtirmaydi" bilan almashtirilsa, u biznes yozishmalarida mos kelmaydigan keraksiz qat'iylikdan ozod qilinadi.

Kirish tuzilmalari ham ish xatining muhim tarkibiy qismidir, chunki ular uni kamroq quruq qiladi. Ishbilarmonlik odob-axloq me'yorlariga muvofiq, "iltimos, iloji bo'lsa, materiallarimizning sifati bo'yicha ekspert fikringizni bildiring" iborasi o'rinli bo'ladi. Kirish konstruktsiyalari kategoriyalikni kamaytirish, hurmat va e'tiborni namoyon etish, shuningdek, do'stona ohangni ifodalash uchun yaxshi vositadir. Ulardan foydalanish raqibning g'ururiga zarar yetkazmasdan fikrni ifodalash imkonini beradi.

Ishbilarmonlik yozishmalari etiketi: uzoqdan qanday qilib yaxshi taassurot qoldirish bo'yicha 5 ta maslahat

1. Xatga javob berish vaqti sizning muloqot va hamkorlikka qiziqishingizni ko'rsatadi. Siz eng qisqa vaqt ichida biznes elektron pochta xabarlariga javob berishingiz kerak: daqiqalar, soatlar, maksimal kun. Agar kechikishning ob'ektiv sabablari bo'lsa, xat yuboring va xabarni olganingizni va tez orada javob berishini yozing. To'g'ri ustuvorlik qilish uchun siz raqibingizning xatidagi tegishli eslatmalarga e'tibor berishingiz kerak - "muhim", "mavzu" va boshqalar. Bunday belgilarning mavjudligi sizning javobingiz qanchalik muhimligini ko'rsatadi.

Javobni kechiktirish mijozni yo'qotishning yuqori ehtimolini anglatadi. Iloji bo'lsa, darhol javob bering. Faqat javob berish uchun vaqt kerak bo'ladigan "keyinroq" harflarini qoldiring. CEO School sizga odamlarning xatti-harakatlarini bashorat qilishni va yaxshi muzokara olib borishni o'rganishga yordam beradi.

2. Shaxsiy murojaat. Shaxsiy manzil afzalroq, chunki u qabul qiluvchiga hurmat ko'rsatadi.

Shaxsiy manzildan foydalanish biznes yozishmalarining majburiy qoidalaridan biridir. Shaxsiy e'tibor individuallik va xayrixohlikka hurmatning namoyonidir. Bundan tashqari, bu sizning maktubingiz shablon javoblarining kulrang massasidan ajralib turishiga yordam beradi.

3. Minnatdorchilik so‘zlari (murojaat uchun). Xatda bildirilgan minnatdorchilik sizning kompaniyangiz foydasiga raqib yoki mijozni tanlaganligi uchun minnatdorchilikning bir turidir. “Xatingiz uchun tashakkur” bilan boshlanadigan yozma javob sizning raqibingizga u siz uchun qadrli ekanligini ko'rsatadi. Ish xatining bu ohangi to'g'ri, chunki u konstruktiv pozitsiyani aks ettiradi. Masalan:

Hayrli kun Hurmat bilan, Anatoliy Seosyan.
Muvaffaqiyatsiz javob	Muvaffaqiyatli javob
Salom, Anatoliy! Hisob-fakturani rasmiylashtirish uchun kompaniyangiz ma'lumotlari talab qilinadi. Iltimos, ularni ushbu xatga javob sifatida yuboring.	Salom, Anatoliy! Avvalo, bizning markazimizni tanlaganingiz uchun sizga rahmat aytmoqchimiz. Shuningdek, biz bilan hamkorlikdan mamnun bo'lishingizga ishonch bildirmoqchimiz. Hisob-fakturani rasmiylashtirish uchun bizga kompaniyangiz ma'lumotlari kerak. Iltimos, ularni ushbu xatga javob sifatida yuboring.

Sizning biznesingizga bo'lgan ishonch uchun minnatdorchilik izhori maktubning boshida quyidagi konstruktsiyalardan foydalangan holda amalga oshiriladi:

• Qiziqishingiz uchun tashakkur...;
• Maktubingiz uchun tashakkur...;
• Biz bilan bog'langaningiz uchun tashakkur...;
• Kompaniyamizni tanlaganingiz uchun tashakkur...;
• Sizning qiziqishingizni qadrlaymiz...

4. Ijobiy yakun. Yakuniy konstruktsiyalar xatni o'qib bo'lgach, raqibning e'tiboriga tushishi kafolatlanadi. Shu sababli, ushbu shaklda biznes yozishmalarining ijobiy kayfiyatini birlashtirish va yozishmalar sherigi uchun ijobiy kayfiyat va aloqani davom ettirish istagini yaratish tavsiya etiladi. Masalan;

xatingizni o'qiyotganda oluvchining e'tiborida qoladigan oxirgi narsa. Oxirgi iboralarda ishbilarmonlik muloqotining hissiy va ijobiy muhitini ta'minlang. Qabul qiluvchiga yaxshi kayfiyat yarating - u siz bilan yana muloqot qilishni xohlaydi. Masalan:

Hayrli kun Markazingizdagi malaka oshirish kurslariga yozilish uchun suhbatdan o‘tdim. O'quv to'lovi mening kompaniya hisobimdan to'lanadi. Iltimos, menga to'lov uchun tegishli hisob-fakturani yuboring. Hurmat bilan, Anatoliy Seosyan.
Yomon variant	Yaxshi variant
Salom, Anatoliy! Avvalo, bizning markazimizni tanlaganingiz uchun sizga rahmat aytmoqchimiz. Shuningdek, biz bilan hamkorlikdan mamnun bo'lishingizga ishonch bildirmoqchimiz. Hisob-fakturani rasmiylashtirish uchun kompaniyangiz ma'lumotlari talab qilinadi. Iltimos, ularni ushbu xatga javob sifatida yuboring.	Salom, Anatoliy! Avvalo, bizning markazimizni tanlaganingiz uchun sizga rahmat aytmoqchimiz. Shuningdek, biz bilan hamkorlikdan mamnun bo'lishingizga ishonch bildirmoqchimiz. Hisob-fakturani rasmiylashtirish uchun kompaniyangiz ma'lumotlari talab qilinadi. Iltimos, ularni ushbu xatga javob sifatida yuboring. Biz har doim markazimizda o'qitish bilan bog'liq savollarga javob berishdan mamnunmiz.

Har doim, xatni tugatayotganda, muloqotni davom ettirish uchun raqibingizda ijobiy kayfiyatni yarating. Ushbu maqsadlar uchun siz quyidagi tuzilmalardan foydalanishingiz mumkin:

• Biz hamkorlik qilishdan mamnunmiz;
• Savollaringizga javob berishga tayyor;
• Agar sizda biron bir savol bo'lsa, iltimos biz bilan bog'laning;
• Biz o'zaro manfaatli hamkorlikka umid qilamiz;
• Sizga yordam berishdan xursandmiz;
• Samimiy hurmat bilan.

5. Imzo va kontakt bloki. Ishbilarmonlik yozishmalarini olib boradigan xodim "monitorning narigi tomonida" kim borligi haqida tasavvurga ega bo'lishi kerak. Boshqacha qilib aytganda, raqibning ismi, lavozimi va aloqa ma'lumotlari haqida ma'lumot kerak:

1. Ism (familiya) - shaxsiy manzilni ko'rsatish imkoniyatini beradi;
2. Lavozim - raqibga malaka darajasi haqida tushuncha beradi
3. Koordinatalar - qo'shimcha aloqa kanallarining paydo bo'lishiga hissa qo'shadi.

Hayrli kun Markazingizdagi malaka oshirish kurslariga yozilish uchun suhbatdan o‘tdim. O'quv to'lovi mening kompaniya hisobimdan to'lanadi. Iltimos, menga to'lov uchun tegishli hisob-fakturani yuboring. Hurmat bilan, Anatoliy Seosyan.
Yomon variant	Yaxshi variant
	Salom, Anatoliy! Avvalo, bizning markazimizni tanlaganingiz uchun sizga rahmat aytmoqchimiz. Shuningdek, biz bilan hamkorlikdan mamnun bo'lishingizga ishonch bildirmoqchimiz. Hisob-fakturani rasmiylashtirish uchun kompaniyangiz ma'lumotlari talab qilinadi. Iltimos, ularni ushbu xatga javob sifatida yuboring. Biz har doim markazimizda o'qitish bo'yicha sizni qiziqtirgan barcha savollarga javob berishdan mamnunmiz. Hurmat bilan, Anton Antonov Malaka oshirish markazi mutaxassisi Tel. XXXXXXX Mobil Tel.XXXXXXXX

Ishbilarmonlik yozishmalari bilan ishlashni optimallashtirish uchun standart sozlamalarga kontakt ma'lumotlari bilan blok qo'shish yaxshiroqdir. Ushbu blok hamkorlar, hamkasblar va mijozlarga maktublarda masalaga professional munosabat ramzi sifatida mavjud bo'lishi kerak.

Elektron biznes yozishmalari uchun qoidalar

Grigoriy Sizonenko, "Axborotni joriy etish kompaniyasi" YoAJ bosh direktori, Moskva

1. “Hammasiga javob berish” tugmasidan foydalaning. Agar yozishmalarda bir nechta odam ishtirok etsa, faqat oxirgi xabarni jo'natuvchi emas, balki hamma javob berishi kerak.

2. Har doim xat mavzusini ko'rsating. Ko'pgina hollarda, qabul qiluvchi faqat yangi xabarning sarlavhasini ko'radi. Keyinchalik, Mavzu maydonidagi ma'lumotlar xabarlarni topish va saralashda yordam beradi. Sarlavhada siz teg so'zlaridan foydalanishingiz mumkin - masalan, "MUHIM!" - lekin ular haqiqatan ham xatning mazmuniga mos keladigan bo'lsa (ammo, hamma mashhur bo'lgan "Ahamiyat" tugmasini bosish qulayroqdir. elektron pochta dasturlari va teg "Mavzu" maydonining yonida paydo bo'ladi) So'zning yagona uslubini ishlab chiqing va unga doimo rioya qiling. Shuni yodda tutingki, bugungi kunda ko'p odamlar yozishmalarni saralash uchun avtomatik filtrlardan foydalanadilar. Shuning uchun, sarlavhani mashina uni "o'qishi" uchun tanlash kerak.

3. Xat qisqa va tuzilgan bo'lishi kerak. Ma'noning maksimal shaffofligi va taqdimotning ravshanligiga intiling, muhim va kichik tafsilotlarni ajratib oling. Ish xatini bir marta o‘qib chiqqach, muammoning mohiyatini ham, masalaning tarixini ham, jumlalarning ma’nosini ham, adresatdan kutilayotgan harakatlarning mohiyatini ham bemalol anglashingiz manfaatdor. Xabar matnini shishirmaslik uchun qo'shimcha materiallarni (hujjatlar, jadvallar, fotosuratlar) ilova sifatida yuborish yaxshiroqdir; Bunday holda, xat qanday fayllarni yuborayotganingizni ko'rsatishi kerak.

4. Odobli bo'ling. Har qanday xatda salomlashish, manzil va imzo uchun joy bo'lishi kerak (siz uni har qanday xabaringizga avtomatik ravishda qo'shishni yoqishingiz mumkin). Bundan tashqari, semantik va hissiy urg'ularni joylashtirishingiz kerak - telegraf uslubidan qoching. Agar yozishmalar dolzarb masala yoki mojaroga tegishli bo'lsa ham, hurmatli ohangda bo'ling. Axir, biznesda xafa qilmaslik, balki yechim topish muhim. Bunda vazminlik va xushmuomalalik yaxshi yordamchidir.

5. Xatlarga javob berilishi shart! Va tezda. Ushbu oddiy haqiqatni tushunmaslik ko'plab tushunmovchiliklarni keltirib chiqaradi. Yuboruvchi xat o'qilganligini bilishi kerak va bir muncha vaqt o'tgach, siz mazmunli javob kutishingiz mumkin. Shu bilan birga, siz avtomatik javob beruvchilar va avtomatik bildirishnomalarga to'liq ishonmasligingiz kerak - o'zingizning qisqa iborangizni yozing. Aksincha, ba'zi xatlarga javob berish kerak emas. Birinchidan, sizning manzilingiz "Cc" maydonida bo'lganlar uchun: jo'natuvchi sizni uning boshqa shaxs bilan yozishmalaridan xabardor bo'lishingizni xohlaydi. Ikkinchidan, sizning manzilingiz umuman bo'lmaganlar uchun: bu maktub muallifi sizning koordinatalaringizni "Ko'r uglerod nusxasi" maydoniga qo'shganligini anglatadi, ya'ni u sizni to'g'ridan-to'g'ri qabul qiluvchidan yashirin ravishda yozishmalar bilan tanishtirmoqchi. xabardan.

6. Javob berayotgan xatingiz matnini o‘chirmang. Ehtimol, sizning javobingiz bir muncha vaqt o'tgach, hatto bir necha yildan keyin ham qayta o'qilishi mumkin. Ko'pgina korxonalarda allaqachon elektron pochta arxivlash tizimlari mavjud. Aytgancha, kompaniya mansabdor shaxsining elektron pochta xabari yuridik ahamiyatga ega hujjat sifatida tan olingan mamlakatlarda yozishmalarni uzoq muddatli saqlash qonuniy talab hisoblanadi. Bizda bu hali yo'q, lekin amaliyot yozma qoidalardan oldinda, siz yozgan har bir xatni qabul qiluvchining ko'zi bilan ko'ring. Bu biznes yozishmalarining asosiy qoidasi. Agar siz unga amal qilsangiz, qabul qiluvchilar sizning xabarlaringizni oqimdan ajratib ko'rsatishni boshlaydilar.

7. To'g'ri yozing. Xatda yo'l qo'yilgan bitta xatolar adresatni haqorat qiladi, chunki ular shoshqaloqlik yoki beparvolik belgisi sifatida qabul qilinadi. Va bir nechta xatolar jo'natuvchining past madaniy darajasini ko'rsatadi, shuningdek - biz ishbilarmonlik yozishmalari haqida gapirayotganimiz uchun - jo'natuvchi ishlayotgan kompaniyani noqulay nuqtai nazardan ko'rsatadi.

“Bosh direktor maktabi”da yangi kurs

Ishbilarmonlik aloqalarini yozishmalarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Biznes yozishmalarining eng dolzarb muammolari

Ishbilarmonlik muloqotini yozishmalarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalari qisqa vaqt ichida eng dolzarb muammolarni hal qilishga yordam beradi, ammo odob-axloq qoidalariga rioya qilmaslik yoki xatning mantiqsiz tuzilishi hamkorlikka zarar etkazishi yoki potentsial mijozni begonalashtirishi mumkin. Rasmiy muzokaralarda bo'lgani kabi, ma'lum qoidalar mavjud: xat formati va muloqot uslubi.

Ish yozishmalarini yuritishning umumiy qoidalari

1. Xat yozishdan oldin uning xususiyatlarini aniqlang:

xat turi (qoplama, kafolat, buyurtma, eslatma, bildirishnoma va boshqalar; taqdimnoma xati yoki javobni taklif qilish);

adresat uchun qulaylik darajasi (siz barcha kerakli fikrlarni bitta harfda ko'rsatishingiz mumkinmi yoki sizga ikkinchi, aniqlovchi kerakmi);

yetkazib berishning shoshilinchligi (agar xat shoshilinch bo'lsa, uni ro'yxatdan o'tgan pochta yoki elektron pochta orqali yuborish yaxshiroqdir).

2. Mavjud shablonlardan foydalanib xat yarating, uning turiga qarab, shuningdek, GOST R 6.30-2003 ga tayanadi. “Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

3. Har qanday biznes xat quyidagi umumiy tuzilishga ega:

• jo'natuvchi tashkilotning nomi;
• yozilgan sana;
• oluvchining manzili, ma'lum bir muxbirni ko'rsatish;
• ochilish manzili;
• maktubning mavzusi va maqsadini ko'rsatish;
• asosiy matn;
• xulosa (odoblilik formulasi);
• jo'natuvchining imzosi;
• qo'llash ko'rsatmasi va nusxalarini tarqatish (agar mavjud bo'lsa).

4. Ish xatini tayyorlashda Microsoft Word matn muharriridan foydalaning:

Times New Roman shriftida, shrift o‘lchami 12-14 ball, qatorlar oralig‘i – 1-2 balldan foydalanish;

Pastki o'ng tomonda harfning sahifa raqamlarini joylashtiring;

Matnni A4 formatida chop etishda 1,5–2 satr oralig'i, A5 formati yoki undan kamroq - bir qator oralig'idan foydalaning. Tafsilotlar har doim bir qator oralig'i bilan yoziladi.

5. Agar siz tashkilot nomidan gapirayotgan bo'lsangiz va bosma xat jo'natmoqchi bo'lsangiz, blankadan foydalanishga ishonch hosil qiling, chunki uning mavjudligi kompaniyangizning tashrif kartasi bo'ladi. Rasmiy shaklni tayyorlashda alohida e'tibor bering, bu mahorat har qanday ofis xodimi uchun majburiy bo'lishi kerak;

6. Xalqaro yozishmalar uchun xat adresat tilida yoki ingliz tilida yozilishi kerak(ish munosabatlarida eng keng tarqalgani kabi).

7. To'g'ri, ishbilarmonlik ohangini saqlang. Xatni muxbir bilan yaqinligingiz darajasiga qarab, "Aziz + To'liq ism" yoki "Aziz + to'liq ism" so'zlari bilan boshlanishi mumkin bo'lgan manzildan boshlang. Yodda tuting, manzildagi yoki adresat ko'rsatmasidagi so'zlar hech qanday holatda qisqartirilmasligi kerak (masalan, "hurmatli" "uv" yoki "bo'lim boshlig'iga" "bo'lim boshlig'i") - bu biznes odob-axloq qoidalari. Xatingizni har doim hamkorlikingiz uchun minnatdorchilik bilan yakunlang. Imzodan oldin "Hurmat bilan, ..." yoki "Hurmat bilan, ..." iborasi bo'lishi kerak. Rasmiy yozishmalarda "siz" ga murojaat qilish mumkin emas, hatto siz muxbir bilan do'stona munosabatda bo'lsangiz ham.

8. Lug'atingizni diqqat bilan tanlang, noto'g'ri va noaniq iboralardan qoching va professionallikdan ortiqcha foydalanishdan saqlaning.. Xat tushunarli bo'lishi kerak.

9. Xat mazmunini ma'noli paragraflarga ajrating, shunda qabul qiluvchiga tushunarli va qiyin bo'lmaydi.. Qoidaga rioya qiling: birinchi va oxirgi xatboshilarda to'rttadan ko'p bo'lmagan bosma qatorlar, qolganlari esa sakkiztadan oshmasligi kerak.

10. Ishbilarmonlik xatlariga qabul qilingan odob-axloq qoidalariga muvofiq javob bering: yozma so'rov uchun - olingan kundan boshlab 10 kun ichida; faks yoki elektron pochta orqali yuborilgan xatlar uchun - dam olish kunlaridan tashqari 48 soat ichida.

Tashkilot ichidagi biznes yozishmalar

Kompaniya xodimlari o'rtasidagi biznes yozishmalari uchinchi shaxsga yuborilgan yozishmalarga qaraganda ancha soddalashtirilgan.

• qisqa bo'lishi;
• tadbirkorlik xususiyatiga ega bo'lishi;
• xatda sana ko'rsatilishi kerak;
• Xat oxirida xushmuomalalik formulasi va imzosi bor.

Tashkilot ichidagi biznes yozishmalariga misol sifatida kunning qahramoniga yoki lavozimga ko'tarilgan xodimga rahbar yoki jamoa nomidan tabrik xati bo'lishi mumkin.

Loyihalarni yozma ravishda muhokama qilishda odatda ish xatining bir nechta majburiy elementlari qo'llaniladi - mavzuni ko'rsatish, manzil, masalaning mohiyatini qisqacha bayon qilish va bosma imzo bilan xushmuomalalik formulasi.

Yodda tutingki, xatning shakli va kerakli shablon ishbilarmonlik yozishmalari darajasi va siz oluvchiga taqdim etmoqchi bo'lgan ma'lumotlar turiga qarab tanlanishi kerak.