Xat shakli, tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab, quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:

01 - Rossiya Federatsiyasining davlat gerbi (02 - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi yoki 03 - tashkilotning gerbi yoki tovar belgisi (xizmat belgisi));
04 - tashkilot kodi
05 - yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN).
06 - soliq to'lovchining identifikatsiya raqami / ro'yxatdan o'tish sababi kodi (TIN/KPP)
08 - tashkilot nomi
09 - tashkilot haqida ma'lumot
shuningdek, tafsilotlar uchun cheklovchi belgilar:
11 - hujjat sanasi
12 - hujjatning ro'yxatga olish raqami
13 - hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasiga havola
Va agar kerak bo'lsa, tafsilotlar joylashgan hududlarning yuqori chegaralari uchun chegara belgilari.
15 - qabul qiluvchi
18 - matn sarlavhasi
19 - nazorat belgisi
20 - hujjat matni

Xat shakli detallarning uzunlamasına yoki burchakli joylashuvi asosida tuzilishi mumkin.

Guruch. 1. Xat shaklining tafsilotlari (burchak versiyasi) joylashuvi (o'lchamlar millimetrda ko'rsatilgan)

Guruch. 2. Harf shaklining tafsilotlari (bo'ylama versiyasi) joylashuvi (o'lchamlar millimetrda ko'rsatilgan)

Qayta ishlash uchun eng qulay va varaq maydonidan foydalanish nuqtai nazaridan iqtisodiy jihatdan burchak shaklidir. Bunday holda, varaqning yuqori qismining o'ng tomonida "Adresant", "Rezolyutsiya" tafsilotlarini joylashtirish uchun foydalanish mumkin.

Tashkilot nomi ko'p sonli bosma belgilarni o'z ichiga olgan hollarda, masalan, shakl tafsilotlari ikki yoki undan ortiq tilda berilgan bo'lsa, uzunlamasına harf shaklidan foydalanish tavsiya etiladi. Bunda rekvizitlar chap tomonda rus tilida, o‘ng tomonda esa milliy tilda bir xil darajada chop etilishi kerak. Agar foydalaniladigan milliy tillar soni birdan ortiq bo'lsa, tafsilotlar yuqori qismida rus tilida, pastda esa o'ng chegara chegarasiga qadar milliy tilda ko'rsatilishi kerak.

Xat shakli tashkilot, tarkibiy bo'linma yoki mansabdor shaxs uchun tayyorlanishi mumkin.

Harf shakli dizayniga misollar:

Guruch. 3. Tafsilotlarning burchakli (markazlashtirilgan) joylashuvi bilan tashkilotdan xat shakli.

Guruch. 4. Tafsilotlarning burchak (bayroq) joylashuvi bilan tashkilotdan xat shakli.

Guruch. 5. Tafsilotlarni uzunlamasına joylashtirish bilan tashkilotdan xat shakli.

Umumiy hujjat shaklining namunalari quyidagi hujjatlarda ham keltirilgan:
GOST R 6.30-2003 "Yagona hujjatlar tizimlari. Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" (B ilovasi, B.2, B.3, B.4-rasmlar);
- Rossiya Federatsiyasi Madaniyat va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 2005 yil 8 noyabrdagi 536-son buyrug'i bilan tasdiqlangan federal ijro etuvchi hokimiyat organlarida ish yuritish bo'yicha namunaviy ko'rsatmalar (13, 14, 15, 16, 17, 18-ilovalar). .

"Axborot axlatida" yo'qolmaydigan va o'qiladigan biznes xatini qanday yozish kerak? Qoidalar, tavsiyalar, misollar

So'z foydalanish mumkin bo'lgan biznes vositasidir. Ish dunyosida o'z ishida so'z ishlatmaydigan odamni topib bo'lmaydi.

Zamonaviy biznes asta-sekin yozishma biznesiga aylanib bormoqda. Xatlar yordamida - elektron yoki an'anaviy - aloqa mijozlar, biznes sheriklar va ish beruvchilar bilan amalga oshiriladi. Xat muallifni professional yoki siz bilan munosabatlarni davom ettirmasligingiz kerak bo'lgan shaxs sifatida ko'rsatadi.

Mutaxassis yozishni bilishi kerak

• Tushunarli
• samarali
• astoydil
• Qiziqarli

Va buni o'rganish hech qachon kech emas. Keling, asoslardan boshlaylik: biznes va oddiy yozish o'rtasidagi farqni tushuning.

Xizmat xati oddiy xatdan nimasi bilan farq qiladi? Ish xatining o'ziga xos xususiyatlari

Xat bir yoki ikki sahifadan iborat qisqa matn bo'lib, uning maqsadi biror narsa haqida ma'lumotni qabul qiluvchiga etkazishdir.

Axborotning tabiati va xatni jo'natuvchi va oluvchi o'rtasidagi munosabatlar yozishmalarni ajratadi

• biznes (rasmiy)
• shaxsiy (norasmiy)

Ish xati quyidagilar bilan tavsiflanadi:

• qisqalik
• aniqlik
• fikrlash va mantiq
• axborot mazmuni
• baholash va hissiy betaraflik
• standartlashtirish:
• rasmiy shakllardan foydalaniladi
• turgʻun soʻz shakllari, maxsus ish yuritish atamalari va konstruksiyalar qoʻllaniladi
• mavzular soni - 1-2
• nishonga olish
• aniq belgilangan buyruqlar zanjiri (agar kerak bo'lsa)

Ish xatlarining qanday turlari mavjud?

Ish xatining turini belgilaydi

1. Uni yozishdan maqsad

Tijorat maqsadlari

• Siz bitim tuzmoqchisiz va uning o'ziga xos shartlarini taklif qilmoqchisiz - qabul qiluvchi uchun taklif (taklif) xatini tuzing.

• Agar siz uchun maqbul bo'lgan bitim shartlari haqida qaror qilmagan bo'lsangiz, so'rov xatini yuboring
• Qabul qiluvchini o'z tomonidan shartnoma majburiyatlari buzilganligi haqida xabardor qilishni xohlaysizmi? Da'vo maktubi (shikoyat) yozing

Notijorat maqsadlar

• Rahmat maktubida minnatdorchilik bildiring
• Majburiyatlaringizni kafolat xati va roziligingizni tasdiqlash xati bilan tasdiqlang
• Agar sizning ma'lumotlaringiz qabul qiluvchini qiziqtiradi deb o'ylasangiz, ma'lumot xatlarini yozing
• Eslatma xatlari bilan muhim shartnomalar, majburiyatlar, jarimalar haqida eslatib o'ting
• Tabrik maktublarida tabriklash, iltimos maktublarida so'rash, hamdardlik maktublarida hamdardlik bildirish.
• Agar siz muhim hujjatlar yoki moddiy boyliklarni jo'natishingiz kerak bo'lsa, yukingiz uchun qo'shimcha xat tayyorlang

2. Qabul qiluvchi

Agar siz bir vaqtning o'zida bir nechta oluvchilarga xat yozayotgan bo'lsangiz, unda siz dumaloq xat yozasiz

Sizning xatingiz bir vaqtning o'zida bir nechta mavzularga tegishi mumkin, bu esa uni avtomatik ravishda ko'p qirrali qiladi

4. Tuzilishi

Tartibga solinadigan harflar xatning matn qismini ma'lum bir naqsh bo'yicha tuzishni o'z ichiga oladi, tartibga solinmagan harflar esa erkin taqdimot shakliga ega.

5. Ketish shakli

• konvertda
• elektron shaklda
• faks orqali

Ish xatining tuzilishi: kirish, asosiy, xulosa

Standart ish xatining tuzilishi ko'proq diqqat bilan ko'rib chiqishni talab qiladi.

To'g'ri formatlangan xat quyidagi konturga mos kelishi kerak:

Keling, sxemaning ba'zi nuqtalarini batafsil ko'rib chiqaylik:

1. Sarlavha

Odatda, bu xat mavzusining qisqacha mazmuni.

Muhim: Qabul qiluvchi sizning xatingizni o'qishini istasangiz, sarlavhani to'g'ri yozing.

Ish yozishmalarida sarlavhalarning yo'qligi biznes yozishmalarini olib borishda asosiy ko'nikmalarga ega bo'lmagan yangi boshlanuvchilar uchun xosdir.

2. Apellyatsiya

• "Azizim" an'anaviy shakliga ega
• satr o'rtasida bosh harf bilan yoziladi

Muhim: qisqartmalardan foydalanish taqiqlanadi!

3.Preambula

• adresatni xatning asosiy g'oyasi bilan tanishtiradi
• adresatni xatdagi keyingi ma'lumotlarni to'g'ri idrok etishga tayyorlaydi

4. Matnning asosiy qismi muqaddimada bayon etilgan asosiy fikrni asoslab beradi

Maktubning ushbu qismida

• siz taklif/murojaatning mohiyatini aniq ko'rsatasiz
• dalillarni keltiring: faktlar, raqamlar, xat mavzusi bo'yicha boshqa o'ziga xosliklar. ekspert fikri, o'zining ijobiy/salbiy tajribasi

Osonlik bilan asoslash uchun siz quyidagi diagrammadan foydalanishingiz mumkin:

Muhim: Oxirgi xatboshida ma'lum bir qadam yoki kutilgan natijani ko'rsatuvchi ibora bo'lishi va qabul qiluvchini harakat qilishga undashi kerak.

5. Xulosa:

6. “Imzo” oynasida adresat haqidagi ma’lumotlar ko‘rsatilishi kerak:

• lavozim

Yozish uslubini tanlashda qanday xato qilmaslik kerak?

Ishbilarmonlik yozishmalarida siz doimo yozish uslubi va qabul qiluvchi bilan muloqot qilish ohangini tanlashga to'g'ri keladi. Sizning xabaringiz qanchalik quruq, rasmiy yoki aksincha, qanchalik jonli, iliq va insoniy bo'lishi kerak?

• Ishbilarmonlik yozishmalarida shaxsiy uslub xat yozayotgan shaxsning individual fazilatlarini ta'kidlaydi
• Rasmiy uslubdan foydalanishda faktlar keltiriladi va ular asosida tegishli xulosalar chiqariladi.
• Shaxsiy uslub maktub muallifi va qabul qiluvchi o'rtasidagi teng sharoitlarda muloqot qilishni o'z ichiga oladi
• Rasmiy uslub aniq buyruqlar zanjirini va maktubni o'quvchi bilan hisoblashishga majbur bo'lgan kuchni namoyish etadi.

Ish xatida to'g'ri muloqot uslubini tanlash uchun quyidagilarni ko'rib chiqing:

• siz va sizning qabul qiluvchingiz qaysi vazn toifalaridasiz?
• siz do'stona muzokaralar olib borishni yoki kuchli pozitsiyadan bosim o'tkazishni xohlaysiz

Tanlangan uslubga qanday rioya qilish kerak?

Shaxsiy uslub

• Kishilik olmoshlarining mavjudligi: men, biz, siz
  Masalan: Sizdan uzr so'rayman va shunga o'xshash xatolar boshqa takrorlanmasligini chin dildan tilayman.
• To'g'ridan-to'g'ri murojaatlar va so'rovlar
  Masalan: Iltimos, shaxsiy narsalarni qarovsiz qoldirmang
• Hissiy baholovchi iboralardan foydalanish: yulduz yoshligi, karlik qobiliyatsizligi

Rasmiy uslub

• Kishilik olmoshlarini mavhum otlar bilan almashtirish
  Masalan: Kino ma'muriyati kechki tomoshalar jadvalini o'zgartirgani uchun chin dildan uzr so'raydi
• Shaxsiy murojaatlar va so'rovlarni bayonotlar bilan almashtirish
  Masalan: Iltimos, shaxsiy narsalarni qarovsiz qoldirmang
• Umumiy klerikalizmdan foydalanish: Men sizning e'tiboringizga havola etaman

Agar siz minnatdorchilik maktubi yoki hamdardlik maktubi, ya'ni his-tuyg'ularingizni ifoda etishingiz kerak bo'lgan ish xatlarini yozayotgan bo'lsangiz, rasmiy uslub mutlaqo mos kelmaydi. Agar so'rov yoki taklif xati yozayotgan bo'lsangiz, shaxsiy uslubga rioya qilish yaxshiroqdir.

Shikoyat xati nima va uni qanday yozish kerak? U boshqa turdagi harflardan nimasi bilan farq qiladi?

Muhim: xat yozayotganda, qabul qiluvchining e'tiborini undan qanday harakatlar kutayotganingizga qarating. Shuningdek, siz belgilagan vazifalarni amalga oshirishning aniq muddatlarini ko'rsating.

Shikoyat xati shabloni uni to'g'ri tuzishga yordam beradi:

Javob xati nima va uni qanday yozish kerak?

Maslahat xatlarining ikki turi mavjud:

• rad etish xati
• ijobiy javob bilan xat

Har ikki turdagi xatlarni tuzishda ikkita umumiy qoida mavjud (agar tashabbus xati to'g'ri tuzilgan bo'lsa):
1. Javob xatida tashabbus maktubining so‘z boyligi va nutq shakllari saqlanib qoladi
2. Javob xati matni haqida ma'lumot bo'lmasligi kerak

• tashabbus xati tuzilgan sana
• uning ro'yxatga olish raqami

Do'stona va to'g'ri rad etish xatining namunasi quyida keltirilgan:

Biroq, rad etish har doim ham yumshoq bo'lishi shart emas. Qattiq va qat'iy muloqot uslubi zarur bo'lgan holatlar mavjud. Quyida qattiqdan yumshoqgacha bo'lgan barcha holatlar uchun rad etish xatlari shabloni keltirilgan:

Axborot xati: uning javob xatlari va shikoyat xatlaridan farqi

Ma'lumot xati ko'p funktsiyali:

• hisobotlar (masalan, narxlar ro'yxatidagi narxlar o'zgarishi haqida)
• xabardor qiladi (direktorlar kengashi a’zolarini qayta saylash to‘g‘risida)
• xabar beradi (tovarlarni jo'natish to'g'risida)
• e'lon qiladi (niyatlarini)
• tasdiqlaydi (tovarlarni qabul qilish)
• eslatadi (shartnoma bo'yicha o'z zimmasiga olgan majburiyatlarning bajarilishi to'g'risida)
• reklama va ma'lumot beradi (umuman kompaniya haqida, xususan, tovarlar/xizmatlar haqida)

Ehtimol, bugungi kunda eng dolzarb masala - reklama va ma'lumot xatini qanday qilib to'g'ri tuzish masalasi.

1. Tuzilishning yo'qligi
2. Maktub matnida jargon yoki norasmiy tilning mavjudligi
3. Bezovta dizayn
4. Imlo, sintaktik, stilistik xatolarning ko'pligi
5. Xatda ishonchli faktlar va ob'ektiv ma'lumotlarning yo'qligi
6. Xushmuomalalikning asosiy qoidalarini buzish (ayniqsa, shikoyat xatlarida)
7. Matnda noqulay va tushunarsiz gaplardan foydalanish
8. Materialni taqdim etishda mantiqning yo'qligi
9. Qisqartmalarni tushuntirishning yo'qligi
10. Maqsadsiz tuzilgan matnning umumiy xiraligi

Ish xatlari haqida yana nimani bilishingiz kerak?

1. Zamonaviy biznes yozishmalar uchun matn tarkibining blokli struktura usuli qo'llaniladi.
Bu usul vaqtni tejaydi va barcha biznes hujjatlarining umumiy uslubini saqlaydi. Usulning o'ziga xos xususiyati ochiq tinish belgilari yoki nuqta/vergullarning yo'qligi (masalan, ro'yxatlarni yaratishda)

2. Xat sarlavhasi uchun sans-serif shrifti (masalan, Arial) ishlatilishi mumkin. Ushbu shrift ongsiz darajada barqaror va mustahkam sifatida qabul qilinadi.

3. Asosiy matnda serif shriftlari (Times News Roman) ishlatilishi kerak. Seriflar ko'zlaringizning harfdan harfga o'tishini osonlashtiradi va o'qishni tezlashtiradi.

Muhim: Har doim faqat qo'lda yozilgan harflar bor!
Bular tabrik maktublari, hamdardlik maktublari, minnatdorchilik xatlari

Ish xatlarining tarkibiga oid ko'plab foydali ma'lumotlarni Sasha Karepinaning videosida topish mumkin.

Video: Muqova xatlari va rezyumeni qanday yozish kerak

Video: "Hikoyachilardan o'rganish." Matnlarni sotish sirlari

Har qanday tashkilotda xatlar kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning ko'p qismini tashkil qiladi. Ushbu hujjatlarning ko'p turlari mavjud va ularning har biri uchun bir qator ijro qoidalari mavjud. Harflar boshqaruv hujjatlarining eng keng tarqalgan turi bo'lganligi sababli, ularni qanday qilib to'g'ri tuzishni bilish juda muhimdir.

Ushbu maqoladan siz quyidagilarni bilib olasiz:

Harflarni to'g'ri formatlash - bu butun kompaniyaning muvaffaqiyati

Ishbilarmonlik (yoki rasmiy) xatlar kompaniyani tashqi tuzilmalar bilan aloqa qilish uchun xizmat qiladigan xatlar hisoblanadi. Bundan tashqari, tashkilot rahbari va biznes sherigi yoki mijozi o'rtasida og'zaki kelishuvga erishilgandan keyin ham, odob-axloq qoidalari ushbu kelishuvni tasdiqlashni nazarda tutadi. Bu, o'z navbatida, allaqachon kafolat deb hisoblanishi mumkin.

Ish xatlarining turlari

1. Informatsion - ba'zi ma'lumotlarni etkazish uchun yaratilgan.

Amalga oshirilgan funktsiyalar bo'yicha

1. Tashabbus - javob talab qiladigan va javob talab qilmaydiganlarga bo'linadi. Misollar: iltimos, shikoyat, bildirishnoma, eslatma, .

2. Javob xatlari.

Qabul qiluvchiga asoslanib

1. Muntazam - odatda faqat bitta qabul qiluvchiga yuboriladi.

2. Circular - bitta jo'natuvchi bir nechta oluvchilarga yuboradiganlar.

Ketish shakliga ko'ra

Xizmat xatining tuzilishi

Yaxshi yozilgan ish xatining matni quyidagilardan iborat: murojaat, kirish va asosiy qismlar va xulosa.

Apellyatsiya.

Bu aloqa maqsadlari uchun eng muhim qismdir. Shunday qilib, to'g'ri tanlangan murojaat shakli tufayli siz nafaqat qabul qiluvchining e'tiborini jalb qilishingiz, balki keyingi muloqot uchun umumiy ohangni ham o'rnatishingiz mumkin. Agar xat ma'lum bir shaxsga yuborilmagan bo'lsa, boshqa hollarda, standart til formulalaridan foydalanish odatiy holdir - masalan, "Hurmatli Sergey Ivanovich!", "Hukumat raisi!" Murojaat satr o'rtasida yoziladi.

Kirish qismi.

Xatning boshida uni tayyorlashning sabablari va asoslarini ko'rsatish kerak, ko'pincha ma'lumotni uchinchi tomon hujjatlari va faktlariga havolalar bilan tasdiqlash kerak; Agar havolalarni ko'rsatish zarurati tug'ilsa, bu quyidagi ketma-ketlikda amalga oshirilishi kerak: aktning nomi, muallifi, sanasi, ro'yxatga olish raqami, unvoni.

Asosiy qism.

Xatning asosiy qismi maktubning asosiy maqsadini bildiradi. Ushbu qism zarur voqealarni batafsil tavsiflaydi, dalillarni keltiradi yoki vaziyatni tahlil qiladi.

Xulosa.

Xulosa qilib aytganda, so'rovlar, takliflar, rad etishlar yoki fikr-mulohazalar shaklida xulosalar chiqarish odatiy holdir. Xizmat xatida faqat bitta yakuniy qism bo'lishi mumkin, deb ishoniladi. Qoida tariqasida, ular standart iboralar bilan tugaydi - masalan, "Keyingi hamkorlikka umid qilaman", "Eng yaxshi tilaklar bilan". Xushmuomalalik formulasi "imzo" atributidan oldin joylashtiriladi va pozitsiyadan vergul bilan ajratiladi.

Muallifga topshirilganda kabi jihatlarni hisobga olish muhimdir:

• qabul qiluvchi bilan tanishish darajasi va munosabatlarning xarakteri;
• adresatning davlat pozitsiyasi va uning muallifning pozitsiyasi bilan aloqasi;
• muloqot sodir bo'lgan vaziyat - uning rasmiy yoki norasmiyligi;
• muayyan kompaniyada qabul qilingan odob-axloq qoidalari va standartlari.

Xatni formatlash, namuna:

GOST bo'yicha harflarni formatlash

Xizmat xatlari matn hajmiga qarab A4 yoki A5 formatidagi maxsus blankalarda berilishi kerak. Agar mualliflar bir vaqtning o'zida bir nechta kompaniya bo'lsa, shakllardan foydalanmaslikka ruxsat beriladi.

Xat shakllariga qo'yiladigan talablar, shuningdek, tafsilotlar tarkibi va dizayn qoidalari GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjatlar tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

Umuman olganda, kompaniyalar xat shakllarini mustaqil ravishda ishlab chiqish huquqiga ega, chunki ko'rsatilgan GOST maslahat xarakteriga ega, ammo uning qoidalarini amalga oshirish tashkilotda hujjatlar bilan ishlashning yuqori madaniyatidan dalolat beradi. Ba'zi tashkilotlar uchun GOST R 6.30-2003 majburiydir: masalan, federal ijroiya organlari har doim ushbu standartga murojaat qilishlari kerak.

01 - Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi;

02 - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi;

03 - tashkilot emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat belgisi);

04 - tashkilot kodi;

05 - yuridik shaxsning asosiy davlat ro'yxatga olish raqami (OGRN);

06 - soliq to'lovchining identifikatsiya raqami/ro'yxatdan o'tish sababi kodi (TIN/KPP);

07 - shakl kodi;

08 - tashkilot nomi;

09 - tashkilot haqida ma'lumotnoma;

10 - hujjat turining nomi;

11 - Sana;

12 - ro'yxatga olish raqami;

14 - tuzilgan yoki nashr etilgan joy;

15 - manzilli;

16 - tasdiqlash muhri;

17 - rezolyutsiya;

18 - matnga sarlavha;

19 - nazorat belgisi;

20 - hujjat matni;

21 - ariza mavjudligini belgilash;

22 - imzo;

23 - tasdiqlash muhri;

24 - vizani tasdiqlash;

25 - muhr izi;

26 - nusxaning tasdiqlanganligi to'g'risidagi belgi;

27 - Ijrochi haqida belgi qo'ying;

28 - Hujjatning bajarilishi va faylga yuborilganligi to'g'risidagi eslatma;

29 - hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligi to'g'risidagi eslatma;

30 - elektron nusxaning identifikatori.

Xatni GOST bo'yicha formatlash, namuna:

Ilova bilan xatni formatlash, namuna:

Ish yozishmalarini yozish qoidalari

Ishbilarmonlik yozishmalari aloqaning rasmiy ishbilarmonlik uslubidan foydalanishni o'z ichiga oladi. Uning o'ziga xosligi shundaki, ishtirokchilar odatda yuridik shaxslar bo'lib, ular tashkilotda (yoki bir nechta tashkilotlarda) qabul qilingan aloqa qoidalariga qat'iy rioya qilishlari kerak.

Ushbu turdagi aloqa uchun bir nechta talablar mavjud.

Taqdimot standartlashtirish. Bugungi kunda biznes yozishmalariga xos bo'lgan ko'plab atamalar, maxsus iboralar va formulalar mavjud. Ulardan foydalanish tayyorgarlik vaqtini sezilarli darajada qisqartirishga imkon beradi va tayyor dizaynlar ma'lum bir vaziyatga mos keladigan so'zlarni qidirish uchun vaqtni behuda sarflamaslikka yordam beradi. Standartlashtirish har qanday matnni idrok etishni sezilarli darajada osonlashtiradi va butun hujjat aylanishi jarayonini optimallashtiradi.

Neytral ohang. Xat yozishda vazminlik va qat'iylik rasmiy muloqotda norma hisoblanadi. Neytral ohang ekspressiv yoki hissiy jihatdan zaryadlangan so'zlarning deyarli to'liq yo'qligini anglatadi. Ma'lumot sof rasmiy xususiyatga ega, shuning uchun matndan, masalan, kamaytiruvchi qo'shimchali so'zlarni chiqarib tashlash kerak; Hissiy subtekst mavjud bo'lishi mumkin, ammo u taqdimotning neytral ohangi orqasida yashirin bo'lishi kerak.

So'zlarning aniqligi va aniqligi. Qabul qiluvchi unga murojaat qilingan materialning ma'nosini aniq tushunishi va talqin qilishi kerak. Matnning to'g'riligi, qoida tariqasida, to'g'ri tuzilgan kompozitsion tuzilishga va mantiqiy xatolarning yo'qligiga bevosita bog'liq. Xizmat xati aniq o'ylangan bo'lishi kerak.

Qisqachalik. Ushbu talab tufayli muallif butun hujjatning uzunligini sezilarli darajada qisqartirishi mumkin bo'ladi. Taqdimotning ixchamligi, birinchi navbatda, nutqning ortiqchaligini bartaraf etish, lingvistik vositalardan tejamkor foydalanish, keraksiz takrorlashlar va qo'shimcha ma'lumotlarning yo'qligi.

Til formulalarini qo'llash. Ish yozishmalarida keng qo'llaniladigan andozalar uning ajralmas qismidir. Shunday qilib, formulalar ko'pincha harakatlarni rag'batlantirish uchun ishlatiladi: "Biz sizdan masalani ko'rib chiqishingizni so'raymiz ...", "Bizning kelishuvimizni tasdiqlashda ...". Ko'pincha lingvistik formulalar matnning yuridik jihatdan ahamiyatli elementlari bo'lib, ularsiz u kerakli kuchga ega bo'lmaydi. Masalan: “Biz... miqdorida pulni qaytarishni kafolatlaymiz”, “Vazifaning bajarilishini nazorat qilish...”.

Atamalar, leksik va grafik qisqartmalardan foydalanish. Muallif yozishmalarda atamalardan foydalanish tufayli matnni aniq tushunishga erisha oladi, bu esa ishbilarmonlik muloqotining nihoyatda muhim xususiyati hisoblanadi. Boshqaruv uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash sohasida qo'llanilishi mumkin bo'lgan va ishlatilishi kerak bo'lgan atamalar GOST R 51141-98 "Ofis ishi va arxivlash" tomonidan tartibga solinadi. "Atamalar va ta'riflar"

Oddiy umumiy gaplarning ustunligi. Rasmiy aloqa, qoida tariqasida, oddiy umumiy bir qismli yoki ikki qismli jumlalardan foydalanishga asoslanadi, bu esa matnni idrok etish jarayonini sezilarli darajada osonlashtiradi.

Biznes xat yozish uchun qo'llanma

Qog'oz	Oq yoki boshqa ochiq rangli qog'ozga chop etilishi kerak. Varaq formati - A4 (210 x 297 mm) yoki A5 (148 x 210 mm).
Maydonlar	Varaqda kamida quyidagi maydonlar bo'lishi kerak: 20 mm - chap; 10 mm - o'ng; 20 mm - yuqori; 20 mm - pastroq.
Sana	Xatning sanasi uning imzolangan sanasi hisoblanadi. U arab raqamlari bilan ketma-ketlikda yoziladi: kun, oy, yil. Masalan, "02/10/2017". Sanani formatlashning og'zaki-raqamli usuliga ham ruxsat beriladi. Masalan, "2017 yil 10 fevral"
Chiquvchi raqam	Chiquvchi raqam ketma-ket raqamdan iborat bo'lib, uni indeks bilan to'ldirish mumkin. Ikki yoki undan ortiq bo'limlar tomonidan birgalikda tuzilgan hujjatning raqami ushbu bo'limlarning har birining harflar ro'yxatga olish raqamlaridan iborat bo'lib, ular chiziq bilan ajratiladi.
Manzil	Adresat kompaniya, uning tarkibiy bo'linmalari yoki alohida xodimlar bo'lishi mumkin. Shuni esda tutish kerakki, ikkinchi holatda, bosh harflar har doim familiyadan oldin ko'rsatiladi. Qabul qiluvchi kompaniyaning nomi har doim nominativ holatda ko'rsatiladi. Qoidalarga ko'ra, u to'rttadan ortiq oluvchiga yuborilmasligi kerak. Shuningdek, ushbu tafsilot pochta manzilini o'z ichiga olishi mumkin va avval tashkilot nomini, keyin esa pochta manzilini ko'rsatishi mumkin.
Xat matni	Matnning o'zi jadval, matn yoki bir nechta tuzilmalar kombinatsiyasi sifatida formatlanishi mumkin. Jadvallarni loyihalashda ustunlar va satrlarni nominativ holatda otlarni chaqirish muhimdir. Agar jadval keyingi sahifada davom etsa, unda ustunlar va satrlar ham raqamlanadi. Matn ikki qismdan iborat bo'lishi kerak: xatni yozish sababi / maqsadi / sababi va xulosalar / takliflar / tavsiyalar. Bundan tashqari, matn faqat bitta yakuniy qismni o'z ichiga olishi mumkin - masalan, tushuntirishsiz so'rov. Agar xat boshqa tashkilotlarning hujjatlariga tegishli bo'lsa, ularning tafsilotlarini ko'rsating: hujjat nomi, tashkilot nomi, sanasi, ro'yxatga olish raqami va nomi.
Ilova	Ilova bilan ish xati quyidagicha formatlanishi kerak: Ilova: 2 l uchun. 2 nusxada. Agar ariza matnda ko'rsatilmagan bo'lsa, unda uning nomi, varaqlar soni va nusxalari ko'rsatilishi kerak. Masalan: Ilova: 3 l uchun sotish va sotib olish shartnomasi. 2 nusxada. Agar ilova bilan hujjat ilova qilingan bo'lsa, belgi quyidagicha formatlanadi: Ilova: FSSning 2017 yil 12 oktyabrdagi 03-2/923-sonli xati va unga ilova, jami 7 bet.
Imzo	Imzo xatni imzolagan xodimning lavozimini va ushbu imzoning ko'chirmasini ko'rsatishni talab qiladi. Agar bir nechta xodim imzo qo'ygan bo'lsa, imzolar egallab turgan lavozimiga mos keladigan ketma-ketlikda joylashtiriladi. Agar pozitsiyalar teng bo'lsa, imzolar bir xil darajada joylashgan bo'lishi kerak.
Muhr	Muhr mansabdor shaxslarning moliyaviy aktivlarga tegishli hujjatlardagi yoki asl imzoni tasdiqlashni talab qiladigan boshqa hujjatlardagi imzolarining haqiqiyligini tasdiqlaydi.
Ijrochi	Agar kerak bo'lsa, ijrochining bosh harflari va familiyasi va telefon raqamini ko'rsating. Odatda belgi pastki chap burchakdagi oxirgi varaqning old yoki orqa tomoniga qo'yiladi.

Bugungi kunda har qanday kompaniyada ham shaxslar, ham butun bo'limlar faoliyati bilan bog'liq mutlaqo boshqa masalalar bo'yicha rasmiy xatlar tuziladi. Xatlarning mavzusi so'rov, xabarnoma, kelishuv, da'vo, bekor qilish, o'zgartirish va boshqalar bo'lishi mumkin. Shu bilan birga, yaxshi shakl qoidalari har qanday hujjat yuqoridagi barcha talablarga muvofiq tuzilishini taklif qiladi. Buning yordamida xat (qanday shaklda yuborilishidan qat'i nazar) har bir xodim va umuman kompaniya rahbariyati ishida samarali vositaga aylanadi.

O'zingizni sinab ko'ring

1. Qanday harf aylana harf deb ataladi?

• Bir adresat tomonidan bir nechta adresatlarga yuborilgan xat
• Bitta adresat tomonidan bitta adresatga yuborilgan xat
• Bir qator sabablarga ko'ra yuborilmagan xat

2. Ish xatiga ilova qanday qilib to‘g‘ri shakllantirilishi kerak?

• Ilova: 2 l uchun. 2 nusxada.
• Ariza 2 varaqda 2 nusxada
• Ikki nusxada ikkita ariza varag'i

3. Ish xatini tayyorlash va yozish necha bosqichdan iborat?

4. Ish yozishmalarida neytral ohangni talab qilish nimani anglatadi?

• Atamalar, leksik va grafik qisqartmalardan foydalanish
• Maktubda ifodali yoki hissiy jihatdan zaryadlangan so'zlarning deyarli to'liq yo'qligi
• Shablonlardan keng foydalanish

5. Ish xati qanday qismlardan iborat?

• Apellyatsiya, kirish va asosiy qismlar, xulosa
• Asosiy qism, xulosa
• Apellyatsiya, xulosa

So'nggi paytlarda elektron pochta biznes yozishmalarida tobora muhim o'rin egalladi. Uning afzalliklari aniq: samaradorlik, foydalanish qulayligi va foydalanish qulayligi. Shuni esda tutish kerakki, elektron yozishmalarning o'ziga xos nuanslari bor.

Xatlarni qabul qilish

1. Elektron pochtangizni kuniga kamida 2 marta - ertalab va tushdan keyin tekshiring. Aks holda, siz boshqa odamlarning ishini to'xtatib, muammolarni hal qilishni kechiktirishingiz mumkin;
2. Agar siz xat olgan bo'lsangiz, demak, kimdir uni biron sababga ko'ra yuborgan va qilgan. Shuning uchun olingan xatlarni o'qish kerak. Albatta, bu erda spam hisobga olinmaydi;
3. Agar siz menejer bo'lsangiz, ish kuningiz kun bo'yi yuklamaydigan va pochtani avtomatik tekshiradigan elektron pochta mijozini ishga tushirish bilan boshlanishi kerak. Pochtani avtomatik yetkazib berish/qabul qilishni kamida har 10 (yoki yaxshiroq 2 - 3) daqiqada sozlash;
4. agar siz juda band bo'lsangiz va siz xat olgan bo'lsangiz, uning kimdan ekanligini, mavzuni baholang va uni ko'rib chiqing - bu sizga xat shoshilinch javobni talab qiladimi yoki biroz kutishingiz mumkinligini tezda tushunishga yordam beradi;
5. Pochta to'plamini to'plamaslik va narsalarni siljitishning eng oddiy va eng samarali usuli bu xatlarga darhol javob berishdir. Shuning uchun, agar siz suhbat yoki uzilishga toqat qilmaydigan boshqa faoliyat bilan shug'ullanmasangiz, xatga darhol javob bering.

“Kimga”, “Cc”, “Bcc” maydonlari

"Kimga", "Cc" va "Bcc" maydonlarini tushunishingiz, eslab qolishingiz va to'g'ri foydalanishingiz kerak. Xatni olganingizda sizning harakatlaringiz yoki qabul qiluvchining harakatlari bunga bog'liq.

1. "Kimga". Agar siz savol yuborsangiz, "Kimga" maydonida ko'rsatilgan qabul qiluvchidan javob kutasiz. Agar siz qabul qiluvchi bo'lsangiz, javob berishingiz kerak. Ya'ni, xat va undagi ma'lumotlar yoki savollar to'g'ridan-to'g'ri ushbu sohada ko'rsatilgan oluvchiga yuboriladi.
2. "Nusxa ko'chirish". Ushbu sohadagi oluvchilar ma'lumot olish uchun xat oladi yoki "guvoh sifatida taklif qilinadi". Nusxalarni oluvchi odatda xatga javob bermasligi kerak. Bundan tashqari, bunday ehtiyoj paydo bo'lganda, "Halaqit qilganim uchun kechirasiz" iborasi bilan boshlash muloyim hisoblanadi.
3. "Ko'r uglerod nusxasi" Xatning "Bcc" maydonida ko'rsatilgan shaxsga yuborilganligi asosiy oluvchiga yoki nusxalarda bo'lganlarga ma'lum bo'lmaydi. Bu maydon sizning manzillar kitobingiz barcha qabul qiluvchilarga ma'lum bo'lmasligi uchun ommaviy pochta jo'natmalari uchun ham ishlatiladi.

Javob berishda "Hammasiga javob berish" tugmachasini unutmang - bu dastlabki xat oluvchilarning nusxalarini saqlaydi va sizning javobingiz ular tomonidan o'tmaydi. Siz har doim keraksiz qabul qiluvchilarni olib tashlashingiz yoki boshqalarni qo'shishingiz mumkin.

Qabul qilingan xatda "Kimga" maydonida ikkitadan ortiq qabul qiluvchi bo'lsa, bu ikkala muxbir yoki ularning birortasi javob berishi kerakligini anglatadi. Kim javob berishini hal qiling. Biroq, "Kimga" maydonida ikkitadan ortiq qabul qiluvchini o'z ichiga olgan xatlarni jo'natayotganda ehtiyot bo'ling: agar siz hammaga xat yuborsangiz, hech kimdan javob olmaslik xavfi mavjud.

Mavzu maydoni

Bu maydonni bo'sh qoldirmaslik kerak. Siz yozishgan odamlar kuniga yuzlab elektron pochta xabarlarini olishlari mumkin va ushbu maydondan elektron pochta mazmunining ahamiyatini tezda baholash uchun foydalanishlari mumkin.

Mavzu satri xat mavzusini qisqacha aks ettirishi kerak. “Savol”, “Salom!” kabi sarlavhalar. yoki bo'sh sarlavhalar sizning yangi boshlovchi ekanligingizni yoki biznes yozishmalarida asosiy ko'nikmalarga ega emasligingizni ko'rsatadi.

"Yozishning ahamiyati"

Agar xatda shoshilinch o'zgarishlar, har qanday shartnoma matni yoki birinchi navbatda e'tibor berish kerak bo'lgan boshqa ma'lumotlar bo'lsa, "yuqori" ahamiyatga ega bo'ling, bu pochta qutisidagi xatni ta'kidlaydi.

• Bekorga "yuqori" ahamiyatga ega bo'lmang!
• Ishbilarmon muxbirga shaxsiy xat yoki kulgili va biznes bo'lmagan rasm yoki havolaga ega bo'lgan xat "past" ahamiyatga ega bo'lishi kerak.

Javob yozish

1. Salom bilan boshlang, bu muloyim.
2. Odam bilan bir xil tilda gapiring. Bu nafaqat rus/ingliz tiliga, balki matn shakliga ham tegishli. Rasmiy xatga norasmiy javob - bu respondentga hurmatsizlik va o'zining past madaniyatini namoyish qilishdir.
3. Mobil qurilmalardan elektron pochta xabarlarini yuborishdan tashqari transliteratsiyadan foydalanmang. Agar sizning elektron pochta mijozingiz rus tilini qo'llab-quvvatlamasa yoki kodlashlarni buzsa, javob matnini ilovaga ilova qiling.
4. Ish xati aniq, aniq va qisqa bo'lishi kerak.
   • Aniqlik– siz nazarda tutayotgan aniq maʼlumotlarni koʻrsating (masalan, uchrashuv sanasi, yigʻilish kun tartibidagi masala, boshqa elektron pochta xabarining sanasi va mavzusi yoki fayl nomi).
   • O'ziga xoslik– xatdan oluvchidan aynan NIMA talab qilinishi aniq bo‘lishi kerak.
   • Qisqachalik. Aniq fikrlaydigan kishi aniq gapiradi va sizning qabul qiluvchingiz buni ko'radi. Shuning uchun, siz uchta jumlada yozilishi mumkin bo'lgan narsalarni uchta sahifaga qo'ymasligingiz kerak. Lakonik biznes matni quruqlik emas, balki vaqtni tejash va fikrning aniqligidir.
5. Agar maktubda bir nechta savollar, mavzular yoki topshiriqlar bo'lsa, ularni tuzing va ajrating. Uzluksiz "sovun oqimi" ni o'qish qiyin va siz xatning asosiy savolini o'tkazib yuborishingiz mumkin.
6. Xatda berilgan so'rovlarga iloji boricha aniq javob bering. So'rov yoki topshiriqga javob "Keling, buni qilaylik!" to'liqsiz “Falon sanaga qadar qilamiz”, “ko‘p kundan keyin”, “falon voqeadan keyin” – aniqroq va to‘g‘ri javob.
7. Matnda xatolar bo'lmasligi kerak! Yozuv xatolari dahshatli emas, lekin agar siz har bir harfda so'zlarni noto'g'ri yozsangiz, bu juda tez sezilarli bo'ladi va biznes sherigi sifatida sizning imidjingizda salbiy iz qoldiradi.
8. Hech qachon yozganlaringizni o'qimay xat yubormang! Javobingizni oʻqing va uning qisqa, toʻgʻri, aniq, aniq va grammatik xatolardan xoli ekanligiga ishonch hosil qiling. Barcha kerakli oluvchilar ko'rsatilganligini va ular "Kimga" va "Cc" maydonlarida to'g'ri joylashtirilganligini tekshiring. Grammatik xatolarni tekshiring.
9. Asl maktubning matnidan iqtibos keltiring.
10. To'liq iqtibos keltirayotganda (agar sizning javobingiz butun xatga bo'lsa), javob matnini maktubning oxirida emas, BOSHIGA yozing!
11. Agar javoblaringiz nuqtama-nuqta bo'lsa, iqtibosni yuqori va pastdagi bo'sh qatorlar bilan ajrating.

Qo'shimchalar

1. EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR formatidagi fayllarni harflarga biriktirmang - ko'plab elektron pochta mijozlari yoki serverlari bunday qo'shimchalarni qattiq bloklaydi va qabul qiluvchi ularni hech qachon o'qimaydi. Ularni arxivga (zip, rar) xuddi qobiqqa soling va shu shaklga joylashtiring.
2. 2-3 megabaytgacha bo'lgan qo'shimchalarni ogohlantirishsiz yuborish odatiy hisoblanadi. Agar siz kattaroq qo'shimchani yubormoqchi bo'lsangiz, muxbir bilan bunday fayl uning serveridan o'tadimi yoki uning pochta qutisiga mos keladimi-yo'qligini tekshiring.
3. Shubhali tarkibga sarmoya kiritishdan saqlaning: birinchidan, muxbiringiz sizning didingiz bilan bo'lishmasligi mumkin, ikkinchidan, siz pochta tsenzurasi qo'llaniladigan tashkilotda ishlaydigan odamga muammo tug'dirishingiz mumkin.

Elektron imzo

1. Unga ega bo'lish foydalidir (u sizning aloqa ma'lumotlaringizga ega) va bu sizning professionalligingizni ko'rsatadigan yaxshi shakldir.
2. Imzo 5-6 qatordan oshmasligi kerak. Unda hech bo'lmaganda ismingiz va familiyangiz bo'lishi kerak. Bundan tashqari, sizning telefon raqamingizni, elektron pochta manzilingizni, kompaniyaning nomi va jismoniy manzilini, shuningdek, veb-sayt manzilini ko'rsatish tavsiya etiladi.
3. Elektron imzo uchun ikkita variant mavjud: to'liq imzo bilan tashabbuskor (o'z) xatlar uchun

Ish xati aniq tuzilishga ega bo'lishi kerak, uning afzalliklari quyidagilardan iborat:

• vaqtingizni va qabul qiluvchining vaqtini tejash;
• adresat xatni o'qishi va uning mohiyatini to'g'ri tushunishini kafolatlash;
• tushunarli, aniq javob olish.

Ish xatining tuzilishi

Apellyatsiya

U xatning sarlavhasida joylashgan bo'lib, manzilning lavozimi va to'liq ismini o'z ichiga oladi. Rasmiy ish yozishmalar uchun standart manzil "Aziz" bo'lib, u bosh harf bilan va sahifaning o'rtasida yozilgan. Va keyin ular nima yozganiga va kimga qarab ko'plab variantlar mavjud. Shunday qilib, Rossiyada odamlarga ism va otasining ismi bilan, G'arb korporativ madaniyatiga ega kompaniyalarda - shunchaki ism bilan murojaat qilish odatiy holdir. Agar siz sherigingizni shaxsan bilsangiz, unga shunday murojaat qilishingiz mumkin: "Hurmatli Andrey Petrovich", agar bilmasangiz, "Hurmatli janob Smirnov". Aytgancha, odamga murojaat qilganda, "janob" so'zini "janob" deb qisqartirib bo'lmaydi. Va hech qanday holatda siz "Hurmatli janob A.P. Smirnov" deb yozmasligingiz kerak. Yoki "Andrey Petrovich" yoki "Janob Smirnov".

Agar siz qirollik oilasiga, diniy konfessiya vakillariga, turli mamlakatlar prezidentlari va parlament aʼzolariga yozmayotgan boʻlsangiz, oʻzingizni omadli deb hisoblang. Ular uchun rasmiy konvertatsiya formulalari va har bir daraja uchun maxsus formulalar mavjud. Bunday xatni yuborishdan oldin tanlangan xabar qabul qiluvchining holatiga mos kelishini diqqat bilan tekshiring. Harbiy xizmatchilarga qanday yozishni eslash ancha oson: "Hurmatli o'rtoq polkovnik", hatto bu polkovnik ayol bo'lsa ham. Ammo "Xonimlar va janoblar" manzili dunyoviydir va uni moda salonining ochilishiga taklif qilish uchun ishlatish yaxshiroqdir. Agar siz kimnidir biznes taqdimotiga taklif qilsangiz, masalan, yangi burg'ulash dastgohlari - u holda o'rnatilgan amaliyotga ko'ra, hamma uchun "Hurmatli janoblar" umumiy manzilidan foydalaniladi. Bunday holda, bu tashkilotda ayollarning ham ishlashi muhim emas.

Misol:

Bosh direktor
"Konkord" MChJ
Dobrovolskiy P.I.

Hurmatli Pavel Ilyich!
yoki
Hurmatli janob Dobrovolskiy!

Preambula

Maktubning birinchi xatboshini tashkil qiladi, unda uning maqsadi, uni yozishga undagan sabab ko'rsatilgan. Muqaddimani o'qib chiqqandan so'ng, adresat maktubning mohiyatini tushunishi kerak. vaziyatni tezda yaxshi tomonga o'zgartirishga va bizga etkazilgan yo'qotishlarni qoplashga qaratilgan.

Misol: Joriy yilning ikkinchi iyunidan boshlab o‘tgan bir oy mobaynida har bir partiyangizdan 10-15 foiz xom ashyo nosozligi aniqlangan. Ushbu faktlar kompaniyamiz mutaxassislari tomonidan tegishli tarzda hujjatlashtirilgan. Hujjatlarning nusxalari ushbu xatga ilova qilinadi. Korxonamizning nuqsonli xom ashyoni olish sababli yo'qotishlari taxminan 1 million rublni tashkil qiladi. Biz “Konkord” mas’uliyati cheklangan jamiyati bilan besh yildan buyon hamkorlik qilmoqdamiz va shu paytgacha shikoyat qilishga asosimiz yo‘q edi. Bunday vaziyatda biz yo'qotishlarimizni to'liq qoplashni talab qilamiz. Agar kerak bo'lsa, biz rad etilgan xomashyoni birgalikda ekspertizadan o'tkazishga tayyormiz.

Xulosa

Yozilgan hamma narsaning qisqacha mazmuni va xatga mantiqiy xulosa qilish uchun zarur.

Misol: Ishonchim komilki, siz bu vaziyatni tushunasiz va yaqin kelajakda hamkorligimiz normal holatga qaytadi.

Imzo

Xat qabul qiluvchining imzosi (lavozimi + to'liq ismi) bilan tugaydi, undan oldin "Hurmat bilan" standart muloyim shakli mavjud. Quyidagi variantlar ham mumkin: “Hurmat bilan”, “Samarali hamkorlik umidi bilan”, “Hamkorligingiz uchun minnatdorchilik bilan” va hokazo. Xatni imzolashda adresat va qabul qiluvchining martabasini hisobga olish muhimdir. Bosh direktor nomiga yuborilgan xat, shuningdek, bosh direktor yoki hech bo'lmaganda uning o'rinbosari tomonidan imzolanishi kerak. Bunday holda, imzo uning dekodlanishiga mos kelishi kerak: direktor o'rinbosari direktorning familiyasi yoniga chiziq qo'ygan va o'z nomi bilan imzolagan vaziyat qabul qilinishi mumkin emas.

Misol: Hurmat bilan, Zarya mebel fabrikasi bosh direktori A.D. Kiselev

P.S

Postscript (P.S.) - imzodan keyin xat oxiridagi postscript - biznes yozishmalarida juda kam qo'llaniladi. Bu adresatni xat yozilgandan keyin sodir bo'lgan muhim voqea haqida xabardor qilish yoki unga xat mavzusiga bilvosita aloqador bo'lgan ma'lumotlarni etkazish uchun xizmat qiladi.

1-misol: P.S. Sizga shuni ma'lum qilamanki, 3 soat oldin olingan xom ashyo partiyasidagi nuqsonlar ulushi 17% gacha ko'tarildi!

2-misol: P.S. Ertaga soat 14:00da korxonangizda xomashyo qabul qilish bo‘limimiz boshlig‘i mutaxassislaringiz bilan uchrashadi.

Ilovalar

Qo'shimchalar xatning asosiy matniga ixtiyoriy qo'shimcha bo'lib, shuning uchun alohida varaqlarda - har bir ilova o'z varag'ida tuziladi. Ularni yozish qoidalari yo'q.

Ish yozishmalari uchun standart iboralar

Eslatmalar

• Sizga shuni ma'lum qilamizki, jo'natilishdagi kechikish... tufayli...
• Sizga shuni ma'lum qilamizki, zavod rahbariyati qaror qabul qilgan...
• Sizning taklifingiz qabul qilinganligini ma'lum qilamiz.
• Sizga shuni ma'lum qilamizki, biz...
• Sizga shuni maʼlum qilamizki...
• Sizga shuni ma'lum qilamizki, afsuski, biz qila olmaymiz ...

Motivlarni tushuntiruvchi iboralar modellari (standart ish xati boshida eng keng tarqalgan iboralar)

Protokolga muvofiq...
• Mulkni himoya qilishni kuchaytirish maqsadida...
• Sizning so'rovingizga javoban ...
• Telefon suhbatimizni tasdiqlash uchun...
• Shartnomamizni tasdiqlash uchun...
• Texnik yordam ko'rsatish uchun...
• Qiyin vaziyat tufayli...
• Birgalikda olib borilayotgan ishlar munosabati bilan...
• Mijozning xatiga ko'ra ...

Agar muallif yuridik shaxs bo'lsa, u holda harakatlar o'tkaziladi:

1. Uchinchi shaxs birlik, masalan:
   • Zarya zavodi bunga qarshi emas...
   • "Soyuz K" rus-ingliz qo'shma korxonasi...
   • Naiv kooperativi kafolat beradi ...
2. III shaxs ko‘pligidan, masalan: “Zarya” zavodi rahbariyati va kasaba uyushma qo‘mitasi astoydil so‘raydi...
3. Birinchi shaxs ko'pligi:
   • Iltimos...
   • Biz tasdiqlaymiz ...
   • Biz xabar beramiz...

Agar muallif jismoniy shaxs bo'lsa, u holda harakatlar o'tkaziladi:

1. Birinchi shaxs birlik, masalan:
   • Maʼlumot uchun…
   • Iltimos...
   • Sizga xabar beraman...
2. Birinchi shaxs ko'plik, masalan:
   • Biz ma'qullaymiz ...
   • Biz sizning telegramingizni oldik...
   • Tabriklaymiz...
   • Biz qo'llab-quvvatlaymiz...

So'rov

• Ishning borishini tekshiring...
• Iltimos chora ko'ring...
• Iltimos, unumdorlik maʼlumotlarini taqdim eting...

Hujjatlar yoki moddiy boyliklarni yuborish

• Biz mashina yig'ish chizmalarini yuboramiz ...
• Sizni qiziqtirgan hujjatlarni ro'yxatdan o'tgan pochta orqali jo'natamiz...
• Sizga o'zimiz tomonidan imzolangan shartnomani yuboramiz ...

Tasdiqlash

• Buyurtmani olganligimiz uchun minnatdorchilik bildiramiz va uni amalga oshirishga kirishamiz...
• Biz texnik xususiyatlarni olganimizni tasdiqlaymiz...
• Zarya zavodi uskunalarni yetkazib berish shartlarini tasdiqlaydi...

Taklif

• Sizga taklif qilishimiz mumkin…
• Sizni xarid qilishga taklif qilamiz...
• Sizga tavsiya qilishimiz mumkin...

Taklif

• Sizni loyiha muhokamasida ishtirok etishga taklif qilamiz...
• Iltimos, muammoni muhokama qilishda ishtirok eting...
• Sizning kompaniyangiz vakilini tashrif buyurishga taklif qilamiz...

Taklifni (loyihani) rad etish va rad etish

• Qurilish loyihalari uchun yuborgan sarlavha roʻyxati loyihasini quyidagi sabablarga koʻra biz tasdiqlay olmaymiz.
• Sizning taklifingiz (loyihangiz) quyidagi sabablarga ko'ra rad etildi...

Eslatma

• Eslatib o‘tamiz, qo‘shma ish rejasiga ko‘ra siz...
• Sizga shuni eslatib o'tamizki, siz...
• Sizga shuni eslatib o'tamizki, sizning to'lanmagan to'lovingiz ...
• Eslatib o‘tamiz, qo‘lyozmani topshirish muddati tugaydi...

Kafolatlar

• Biz to'lovni kafolatlaymiz.
• Biz muddatlarga kafolat beramiz.
• Mahsulotlar sifatiga kafolat beramiz.

O'z pozitsiyasini talqin qilish

• Bu boradagi murojaatlarimiz ijobiy natija bermadi.
• Dizaynga hech qanday e'tirozimiz yo'q.
• Quyidagi sabablarga ko'ra biz sizga tovarlarni yetkazib bera olmaymiz:...

Boshqa tomonning harakatlarini talqin qilish

• Bunday kechikish sabab bo'lishi mumkin ...
• Nima uchun zavodingiz qoliplarni jo'natishni kechiktirayotgani mutlaqo tushunarsiz...
• Siz bergan va'dalar bajarilmaydi.

Yakuniy so'zlar

• Umid qilamizki, iltimosimiz bajariladi.
• Kelgusi hamkorlikni orziqib kutamiz.
• Muvaffaqiyat tilaklari bilan.
• Javobingizni kechiktirmaslikni iltimos qilamiz.
• Javobdagi kechikishimiz uchun (xatolik uchun) bizni kechiring.

Ishbilarmonlik yozishmalari uchun axloqiy me'yorlar

Ishbilarmonlik yozishmalari, odamlarning o'zaro munosabatlarining boshqa shakllari kabi, axloqiy qoidalar va me'yorlar to'plamiga asoslanadi, ulardan asosiysi "TO'G'RILIK VA SIZNING HAMKORLIKNI HURMAT". Xatning maqsadi shikoyat bildirish bo'lsa ham, uning matnida kontragentni xafa qilishi mumkin bo'lgan qo'pol so'zlar yoki noto'g'ri iboralar bo'lmasligi kerak. Qabul qiluvchining qadr-qimmatini saqlashga g'amxo'rlik qilish orqali siz o'zingiznikini saqlab qolasiz.

• xabarni rad etish bayonoti bilan boshlang. Avvalo, qabul qilingan qarorning sababini ko'rsatishingiz va muayyan sharoitlarda masalani ko'rib chiqishga qaytarish mumkinligini aniq ko'rsatishingiz kerak;
• oluvchiga savolning kutilgan natijasini yuklang, masalan: "Iltimos, masalani o'rganing va ijobiy hal qiling" yoki "Iltimos, ushbu nomzodni ma'qullang"
• "shoshilinch", "zudlik bilan", "qisqaroq vaqt ichida" so'zlari bilan qabul qiluvchini qaror qabul qilishda shoshilishga undash. “Falon sanagacha javob berishingizni so‘rayman”, “Menga qaroringiz haqida zudlik bilan xabar berishingizni so‘rayman” degan odob-axloq qoidalarini qo‘llagan ma’qul.
• adresatga uning xayoliy e'tiborsizligi, qobiliyatsizligi, xat matniga "Men diqqat bilan o'rganishni taklif qilaman ..." kabi so'zlarni kiritish haqida ishora qilish.

Ish xatlarini oluvchi uchun axloqiy me'yorlar nuqtai nazaridan majburiy talablar quyidagilardir:

• so'rov yoki taklif xati muallifga javob ma'lumotlari joylashtirilgan holda qaytariladigan javob shaklini rad etish;
• jo'natuvchi tashkilotga tezkor va aniq javob. Kechikish yoki javob yo'qligi hamkorlik qilmasligi mumkin.

Yuqorida sanab o'tilgan biznes yozishmalarining axloqiy me'yorlariga rioya qilish sizdan jasorat ko'rsatishni talab qilmaydi va vaqt o'tishi bilan oson va odatiy holga aylanadi. Bundan tashqari, bu sizga xushmuomala odam sifatida obro'-e'tibor beradi va hatto raqiblarni ittifoqchiga aylantirishni o'rgatadi.

Ish xatlarini yozishning umumiy qoidalari

Tuzilishga qo'shimcha ravishda, vakolatli ish xatining yana bir muhim tarkibiy qismi uning toza dizaynidir.

Ma'lumot xati

Ma'lumot xati- Bu rasmiy ma'lumotni qabul qiluvchini xabardor qiladigan rasmiy xat.

Axborot byulletenining uzunligi bir paragrafdan bir necha sahifagacha.

Qoidaga ko'ra, ma'lumot xatlari tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi va ommaviy ravishda yuborilganda (masalan, kompaniyaning barcha mijozlariga) ularda umuman qo'lda imzo bo'lmasligi mumkin tabiat.

Talabnoma- har qanday rasmiy ma'lumot yoki hujjatlarni olish uchun yuborilgan rasmiy xat.

Umuman olganda, so'rov xatlari xuddi so'rov xatlari kabi tuziladi. So'rov xatlari odatda tashkilot rahbari yoki rasmiy vakolatli mansabdor shaxs tomonidan imzolanadi.

So'rov xatining matnida materiallar yoki ma'lumotlarni taqdim etish zarurati asoslari va so'rovning haqiqiy bayoni bo'lishi kerak.

So'rov xati javob xatini talab qiladi.

Javob xati

Javob xati - so'rov yoki so'rov xatiga javob sifatida yoziladigan xizmat xati.

Javob salbiy (rad etish xati) yoki ijobiy bo'lishi mumkin.

Javob xati matnida so‘rov xati til nuqtai nazaridan to‘g‘ri yozilgan bo‘lsa, muallif tashabbus maktubida qo‘llagan til va lug‘atdan foydalanilishi lozim.

Javob xati matniga qabul qilingan xatga havolani qo'shmasligingiz kerak (“________ #__… sanadagi xatingizga”).

Tashabbus xati to'g'risidagi ma'lumotlar javob xatining ro'yxatga olish raqamiga kiritilgan rad etishni asoslash bilan rad etish xatini boshlash tavsiya etiladi: "Munosabati bilan ...", chunki salbiy javob asosli bo'lishi kerak. shunchaki tushuntirishsiz so'rovni rad etish.

Tasdiqlash xati

Tasdiqlash xati - bu adresat tomonidan ilgari erishilgan kelishuvlar, niyatlar, ma'lumotlar, hujjatlar yoki boshqa materiallarni olish va hokazolarni tasdiqlaydigan rasmiy xat.

Ushbu turdagi xatning asosiy til formulasi: "Biz tasdiqlaymiz (hujjatlarni qabul qilish, dastlabki kelishuv, rozilik ...)."

Dastlabki kelishuvni tasdiqlashda xat matni uning mohiyatini qisqacha bayon qilishi kerak.

Agar hujjatlar qabul qilinganligi tasdiqlansa, siz ularni nomlashingiz kerak va hokazo. Tasdiqlash xati so'rov, istak yoki taklif bilan yakunlanishi mumkin.

Shikoyat maktubi

Shikoyat maktubi tashabbuskor ish xati bo‘lib, uning maqsadi adresatga shikoyat yoki norozilikni bildirishdir.

Xulosa qilib aytganda, vaziyatni to'g'rilash bo'yicha aniq istaklar yoki takliflar bildirilishi kerak.

Kafolat xati

Kafolat xatlari u yoki bu tarzda adresat manfaatlariga daxldor bo'lgan muallifning (yuboruvchi tashkilotning) muayyan va'dalari yoki shartlarini, niyatlari yoki harakatlarini tasdiqlash uchun adresatga yozma kafolatlar berish uchun mo'ljallangan.

Kafolat xatlari tashkilot yoki jismoniy shaxs nomiga yoziladi. Xat matnida "kafolat" so'zi umuman eslatilmasligi mumkin, ammo xat kafolatni o'z ichiga olgan hujjat bo'lib qoladi.

Bajarilgan ish uchun haq to'lash, uni bajarish muddati, ish sifati, mahsulot sifati, uni etkazib berish muddati, olingan mahsulotlar uchun haq to'lash va boshqalar kafolatlanishi mumkin butun xat yoki uning tarkibiy qismi sifatida xat matniga kiritilishi mumkin.

Kafolat xatlari qonuniy xarakterga ega bo'lib, maqomi jihatidan shartnomaviy xarakterdagi hujjatlarga mos keladi. Ko'pincha to'lovni tasdiqlash uchun kafolat xatlari beriladi.

Bunday holda, to'lov amalga oshirilishi kerak bo'lgan shartnoma raqami va hisob-fakturani ko'rsatish majburiydir.

Kafolat xatlari aniqligi, aniqligi va bir ma'noli ifodasi bilan ajralib turadi - chunki biz adresatga tashkilot yoki mansabdor shaxs nomidan va nomidan kafolatlar berish haqida gapiramiz. U amalga oshiriladigan operatsiya turini ko'rsatishi kerak.

Bunday xatlar qabul qiluvchiga taqdim etilgan kafolatlarning mohiyatini bayon qilish bilan boshlanishi mumkin, masalan: "Ushbu xat bilan men kafolat beraman ...".

Boshqa hollarda, kafolat xatida muallifning qabul qiluvchiga ma'lum kafolatlar berishga tayyorligini e'lon qilish niyatining sabablari to'g'risidagi bayonot bo'lishi mumkin. Bunday holda, tegishli bayonot yakuniy jumlada shakllantiriladi, masalan: "Biz to'lovni kafolatlaymiz" yoki "Men o'z vaqtida va to'liq to'lovni kafolatlayman".

Ushbu turdagi xatlarning o'ziga xos xususiyati muallifning (masalan, tashkilot direktorining) imzosi bilan bir qatorda moliyaviy yoki boshqa masalalar uchun bevosita mas'ul bo'lgan mansabdor shaxsning imzosining mavjudligi. Agar kafolat xati sotib olish, ko'rsatilgan xizmat va hokazolarni to'lash majburiyati sifatida yuborilgan bo'lsa, unda to'lovchi tashkilotning bank rekvizitlari ko'rsatilishi kerak.

Kafolat xatining asosiy iborasi quyidagi so'z va iboralarni o'z ichiga olishi mumkin:

• Biz kafolat beramiz...
• Biz kafolat beramiz ...
• Hamkor kompaniya kafolat beradi ...
• Iltimos, bizning manzilimizga yetkazib berishda naqd pul yuboring (kafolat turi)…
• To'lovni kafolatlaymiz...
• Biz shu bilan kafolat beramiz...

Rezyume; qayta boshlash

Rezyume - bu ish beruvchiga mutaxassisning eng to'liq va foydali taqdimotini taqdim etishga qaratilgan ish xatining bir turi.

Rezyumeni yozishda siz bir qator qoidalarga qat'iy rioya qilishingiz kerak:

1. O'zingizni tanishtiring
2. Ta'lim
3. Tajriba
4. Istalgan ish haqi darajasini ko'rsatishim kerakmi?
5. O'zim haqimda qo'shimcha ma'lumot berishim kerakmi?
6. Sizga shaxsiy ma'lumotlar kerakmi?
7. Rezyumeni ish beruvchining talablariga moslashtiring
8. Ish safarlariga munosabat
9. Tavsiyalarning mavjudligi
10. Biriktirilgan xat

Barcha kompaniyalarga o'zgartirishlarsiz yuborilishi mumkin bo'lgan barcha holatlar uchun yagona rezyume mavjud emas va bo'lishi ham mumkin emas.

Har safar, birinchi navbatda, yangi ishda qanday fazilatlar qadrlanishi haqida o'ylab ko'ring va rezyumeni ularga mos ravishda o'zgartiring. Rezyumeingizda hech qanday bo'sh joy qoldirmang.

Va eng muhimi, rezyume qisqa bo'lishi kerak: bir yarim sahifadan oshmasligi kerak. Sizning aniq shakllantirish va qisqacha taqdim etish qobiliyatingiz umumiy madaniyatning yuqori darajasining ko'rsatkichidir.

Sizning rezyumeingizda fotosuratingiz bo'lishi ma'qul.

1. Tashkilotdagi ish haqiqati va muddatlarini tasdiqlash, egallab turgan lavozimlari va bajarilgan majburiyatlar to'g'risida qisqacha ma'lumot (jismoniy shaxsning tavsiyanomasi uchun ushbu bandda xat muallifi qaysi muddatda va qaysi lavozimda bilishi ko'rsatilgan. tavsiya etilgan shaxs). Mas'uliyat ro'yxati tavsiya etilgan shaxsning malakasini ko'rsatishi kerak. Agar tavsiya etilgan shaxs turli lavozimlarni egallagan bo'lsa, unda har bir vaqt oralig'ida egallab turgan lavozimlari va bajarilgan lavozim majburiyatlari to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatiladi. Misol: Sidorov Vladimir Aleksandrovich Vektor kompaniyasida 1998 yil 12 martdan 2002 yil 16 martgacha, shu jumladan 1998 yil 12 martdan 2002 yil 16 martgacha - savdo va sotib olish bo'limi menejeri, 2002 yil 17 martdan 25 noyabrgacha - sifatida ishlagan. xuddi shu bo'limda katta menejer. Uning menejer sifatidagi majburiyatlari butlovchi qismlarni yetkazib berishni tashkil etishdan, katta menejer sifatida esa butlovchi qismlar va ishlab chiqarishni yetkazib beruvchi kompaniyalar o'rtasidagi o'zaro aloqalarni tashkil etishdan iborat edi.
2. Tavsiya etilgan kasbiy, ishbilarmonlik va shaxsiy fazilatlar va uning tashkilotdagi faoliyati davomida erishilgan yutuqlarning qisqacha tavsifi. Ishonchli, malakali, vijdonli va hokazo kabi umumiy so'zlardan voz kechishingiz va tavsiya etilgan shaxsni uning kasbiy fazilatlari va muayyan vazifalarni bajarish qobiliyatini tavsiflovchi aniq faktlarga e'tibor qaratishingiz kerak va asosiy vazifalarni bajarishda mehnatsevarlik, nostandart vazifalarni engish qobiliyati, zukkolik, tashabbuskorlik, o'rganish qobiliyati, turli vaziyatlarga moslashish qobiliyati, hissiy barqarorlik, etakchilik fazilatlari Bu erda tavsiya etilgan shaxsning taxminiy taqqoslashini ham berishingiz mumkin hamkasblarining ishi bilan ishlash, eng muhim yutuqlarni ko'rsating , shaxsan o'zi tomonidan ishlab chiqilgan va amalga oshirilgan loyihalar. Misol: U mustaqil ravishda dasturiy ta'minotni o'zlashtirdi, mustaqil va muvaffaqiyatli biznes muzokaralarini olib bordi, qo'l ostidagilarni samarali nazorat qildi va hokazo.
3. Ishni o'zgartirish sabablari (tashkilotni tark etish, boshqa joyga ko'chirish). Bu tashkilot profilining o'zgarishi, bo'linmaning yopilishi, tashkilotdagi kadrlar o'zgarishi, yashash joyining o'zgarishi va boshqalar bo'lishi mumkin.
4. Xulosa. Tavsiya etilgan shaxsning malakasi, ishbilarmonlik fazilatlari, ijodiy salohiyati va martaba imkoniyatlarini qisqacha va aniq baholash. Muayyan lavozim yoki lavozimni egallash bo'yicha tavsiyalar (ba'zi hollarda, bu erda siz istagan lavozimga odamni qanchalik tavsiya etayotganingizni ko'rsatish tavsiya etiladi: so'zsiz, qat'iy, ba'zi shartlar bilan, tavsiya etmang). Misol: Vladimir Aleksandrovich Sidorov texnologiyani yaxshi biladi... (server dasturlari bilan ishlashda katta tajribaga ega... yoki... korporativ mijozlar bilan mustaqil ishlay oladi... va hokazo). O'ylaymanki, janob Sidorov o'rta bo'g'in korxonasida bo'lim boshlig'i, hisoblash bo'limi boshlig'i o'rinbosari lavozimlarida ishlab, bo'lim boshlig'i vazifalarini samarali bajara oladi.
5. Xatni imzolagan shaxsning aloqa ma'lumotlari. Bu nuqta, ayniqsa, xususiy shaxslar tomonidan yozilgan tavsiyanomalar uchun dolzarbdir, chunki yangi ish beruvchi tavsiyanomani o'qib chiqqandan so'ng, ba'zi tafsilotlarni aniqlashtirishni xohlashi mumkin.

Matbuot xabari

Press-reliz - bu ommaviy axborot vositalari uchun axborot xabari bo'lib, uning maqsadi ommaviy axborot vositalarida ushbu voqeani maksimal darajada yoritish uchun ma'lum bir hodisaga (bo'lib o'tayotgan yoki bo'lajak) e'tiborni jalb qilishdir.

Press-relizlar kompaniya va tashkilotlarning matbuot xizmatlari tomonidan tuziladi va jo'natiladi va muayyan yozish qoidalariga ega:

• hujjatning sarlavhasida "Press-reliz" so'zi va uni tarqatish sanasi ko'rsatilishi kerak;
• press-relizning sarlavhasi uning mavzusini va axborot xabarining xabarini iloji boricha aniq aks ettirishi kerak;
• press-reliz sarlavhasining mohiyati subtitrda batafsilroq ochib berilishi mumkin (ammo uning mavjudligi shart emas);
• press-relizning birinchi xatboshida quyidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak: nima, qaerda va qachon sodir bo'lgan (bo'ladi);
• Press-relizning hajmi mashinkada yozilgan matnning bir yarim sahifasidan oshmasligi kerak. Bunday holda, o'zingizni bir sahifa bilan cheklash tavsiya etiladi, shu jumladan tashkilot blankasining imzosi va pastki qismi;
• Press-relizda yangiliklarni yaratuvchilar - tashkilotning mas'ul ma'ruzachilarining iqtiboslari bo'lishi mumkin;
• press-reliz tashkilot blankida tuziladi;
• Press-relizga imzo qo'yishda press-reliz mavzusi bo'yicha qo'shimcha ma'lumot berishi mumkin bo'lgan aloqa shaxsining to'liq ismi va uning aloqa ma'lumotlari ko'rsatilishi kerak: telefon (afzal mobil), elektron pochta, ICQ raqami.

Tabrik maktubi

"Tabriklar" formati shaxsiy biznes yozishmalari toifasiga kiradi.

U tabrik varaqasi yoki otkritkada tuziladi va uni tayyorlashda ijodiy yondashuv ustun bo'lishi mumkin va kerak. Bu xatning matniga ham, uning dizayniga ham tegishli.

Tabriklar shaxsiy (tug'ilgan kuningiz bilan) yoki ommaviy (masalan, Yangi yilingiz bilan) bo'lishi mumkin.

Birinchi holda, qabul qiluvchining manzili shaxsiy bo'lishi kerak - ism va otasining ismi bo'yicha; ikkinchi holda, u umumiy bo'lishi mumkin, masalan, "Aziz do'stlar!"

Ikkala holatda ham yuboruvchi tabrikni shaxsan imzolashi kerak (ommaviy tabriklarni yuborishda faksimil ishlatiladi).

Shaxsiy tabriklar

Ommaviy tabriklar

Taklif maktubi

"Taklifnoma" formati shaxsiy biznes yozishmalari toifasiga kiradi.

U rasmiy blankada yoki otkritkada chiqariladi va qabul qiluvchiga u ishtirok etishga taklif qilingan ma'lum bir maxsus tadbir haqida xabardor qilish uchun mo'ljallangan.

Taklifnomada tadbir o'tkaziladigan joy va vaqt, shuningdek uning nomi haqidagi ma'lumotlar bo'lishi kerak.

Taklifnomada qabul qilinadigan kiyim kodi (masalan, qora va galstuk), shuningdek taklifnoma tegishli shaxslar soni ko'rsatilishi kerak.

Qoida tariqasida, taklifnoma shaxsiy xususiyatga ega, ammo ommaviy tadbirlar paytida u shaxsiy bo'lishi mumkin.

Shaxsiy taklifnoma

Ommaviy taklifnoma

Minnatdorchilik maktubi

"Rahmat" formati shaxsiy biznes yozishmalari toifasiga kiradi va qabul qiluvchiga minnatdorchilik bildirishga qaratilgan.

Qoidaga ko'ra, minnatdorchilik tashkilotning rasmiy blankida chiqariladi, ammo otkritka sifatida berilishi mumkin.

Rahmat maktubi matni jo'natuvchini qabul qiluvchiga o'z minnatdorchiligini bildirishga undagan voqeaga ishora qilib, ixcham, samimiy va rasmiy uslubda yozilgan. Agar so'ralsa, qabul qiluvchining boshqa xizmatlari ham ko'rsatilishi mumkin, minnatdorchilik jo'natuvchining shaxsiy imzosi va ba'zi hollarda tashkilotning muhri bilan tasdiqlanadi.

Misol: Buyuk Britaniya Bosh vazirining SSSR Xalq Komissarlari Kengashi Raisiga Murojaatnomasi (1942 yil 25 aprel) “23 apreldagi xabaringiz uchun sizdan juda minnatdorman. Biz, albatta, janob Molotovning tashrifini mamnuniyat bilan kutib olamiz, u bilan ko‘p foydali ishlarni amalga oshirishimiz mumkinligiga ishonchim komil. Men ushbu tashrifga ruxsat berish imkoniyatini topganingizdan juda xursandman, bu juda qimmatli bo‘lishiga ishonaman”.

hamdardlik maktubi

"Ta'ziya" formati shaxsiy ish yozishmalar toifasiga kiradi va boshqa qayg'uli voqea yoki yo'qotish bo'yicha qabul qiluvchiga hamdardlik va qo'llab-quvvatlash uchun mo'ljallangan.

Hamdardlik xabarini yozayotganda, qabul qiluvchini qayg'uda qo'llab-quvvatlaydigan to'g'ri samimiy so'zlarni tanlash juda muhimdir.

Shu bilan birga, sodir bo'lgan voqealarga nisbatan his-tuyg'ularingizni va tajribangizni ifoda etish muhimdir.

Hamdardlik so'zlari ehtiyotkorlik bilan, to'g'ri uslubda rasmiy blankada yoki maxsus otkritkada chiqariladi va jo'natuvchining shaxsiy imzosi bilan tasdiqlanadi.

Ish xati- yuridik va jismoniy shaxs bo'lishi mumkin bo'lgan ikki muxbir o'rtasidagi masofada aloqa qilish, ma'lumot uzatish uchun foydalaniladigan hujjat.

Faoliyatining xususiyatidan kelib chiqqan holda, menejer yoki boshqaruv mutaxassisi ko'plab ish xatlarini yozishi kerak.

Ish xatlariga xarakteristikalar, rezyumelar, tavsiyanomalar, eslatma va minnatdorchilik xatlari, suhbat yoki taqdimotga taklifnomalar, rad etish xatlari, da'vo arizalari, shikoyatlar va boshqalar kiradi.

Qanday qilib biznes xatini to'g'ri yozish kerak

• ish xati uchun qog'oz sifatli, mutlaqo toza, chiroyli tarzda kesilgan bo'lishi kerak;
• Ish xati shaklida tashkilotning logotipi, uning to'liq nomi, pochta va telegraf manzillari, telefon, faks, elektron pochta va bank rekvizitlari mavjud bo'lishi maqsadga muvofiqdir;
• rasmiy ish xatlari varaqning old tomonida belgilarsiz chop etiladi; birinchisidan tashqari barcha sahifalar arab raqamlari bilan raqamlangan;
• varaqning chap tomonidagi chekka kengligi kamida 2 sm bo'lishi kerak, paragraf chiziqning chap chetidan besh intervalgacha orqaga chekinish bilan qizil chiziq bilan boshlanadi; matn bir yarim-ikki oraliqda chop etiladi; So'zlarni o'rashdan qochish tavsiya etiladi;
• ish xatining yuqori o'ng burchagida, jo'natuvchi tashkilotning manzili ostida sana ko'rsatilgan, yaxshisi to'liq (masalan, 2007 yil 2 yanvar);
• varaqning chap tomonida tashkilotning nomi yoki ish xati yuborilayotgan shaxsning familiyasi va manzili yoziladi;
• pastda, chiziq chetidan yoki varaqning o'rtasiga xushmuomalalik bilan murojaat yoziladi; masalan, "Hurmatli Ivan Ivanovich"; manzildan keyin vergul qo'yilishi kerak, lekin undov belgisi ko'pincha keyingi iborani qizil chiziq va bosh harf bilan boshlash uchun ishlatiladi;
• ish xati hamkorlik uchun minnatdorchilik so'zlari va uning davom etishiga umid bildirish bilan tugaydi;
• imzo varaqning o'ng tomoniga qo'yiladi, yakuniy xushmuomalalik iborasidan keyin, masalan, "Hurmat bilan ...", imzo qo'yganning familiyasi uning qo'lyozma imzosi ostida bosiladi;
• kiruvchi yozishmalarning barcha turlari bo'yicha qarorlar qalam yoki alohida qog'oz varaqlarida tuzilishi kerak; ish maktubi ichidagi matn bilan katlanadi va eng muhim ish xatlari katlanmaydi, buning uchun ular katta, qalin konvertlarda yuboriladi;
• telegraf so'roviga 3 kun ichida javob berilishi kerak, ish xatiga - 10 ta; agar so'rov batafsil ko'rib chiqishni talab qilsa, u holda 3 kun ichida ish xati hisobga olinganligi haqida xabar berishingiz va 30 kun ichida yakuniy javob berishingiz kerak.

• fikrlarni taqdim etishning aniqligi va ravshanligi - qisqa so'zlar, qisqa iboralar, qisqa paragraflar
• matnni tushunish uchun maksimal qulaylik, mohiyatni aniq va aniq ifodalaydigan oddiy iboralardan foydalanish
• savodxonlik
• to'g'rilik

Ish xatini tayyorlash

Ish xatlarining maqsadi nima bo'lishidan qat'i nazar, ular biznesda istalgan maqsadga erishish uchun yoziladi. Tashkilotning har bir xodimi ishbilarmonlik yozishmalari sohasida tegishli malakaga ega emas, bir harf bilan kompaniyaning obro'sini butunlay yo'q qilish xavfi mavjud; Ammo agar siz bizning agentligimizdan xat yozish xizmatidan foydalansangiz, oluvchi, albatta, siz bilan ishlashdan manfaatdor bo'ladi.

Ish xatlarining maqsadi

Ish xatlari ish masalalari va marketing vazifalarini hal qilishda o'z ahamiyatini yo'qotmaydi. Yozma shaklda taqdim etilgan ma'lumotlar qulay, chunki siz har doim unga qaytishingiz yoki bahsli masalalarni hal qilishda murojaat qilishingiz mumkin. Yozma matn fikrlarni og'zaki muloqotga qaraganda qisqaroq va aniqroq shakllantirish imkonini beradi. Bundan tashqari, ba'zi oluvchilar bilan faqat ish xatini yuborish orqali bog'lanish mumkin. Va bu qabul qiluvchining maqomi qanchalik baland bo'lsa, matn shunchalik professional tarzda tuzilishi kerak. Ish xatlarining turlari ishbilarmonlik munosabatlari sohasi kabi xilma-xildir. Ish yozishmalar tijorat (bitim tuzish istagi, bitim tarafiga da'vo) va notijorat (minnatdorchilik maktubi, ma'lumot, kafolat xati, so'rov xatlari, taklifnomalar, eslatmalar va boshqalar) bo'lishi mumkin. Funktsionalligidan kelib chiqib, ular tashabbus xatlari va javob xatlarini, shuningdek, javobni talab qilmaydigan xabarlarni ajratadilar.

Ish xatlarini qanday qilib to'g'ri yozish kerak.

Ish xatining tuzilishi va matnining xususiyatlari

Ish xatlari aniq tarkibga ega:

Kirish xatning maqsadi va sababini ko'rsatadi va ushbu xabarning boshlang'ich nuqtasi bo'lib xizmat qilgan hujjatga havolani beradi;

Asosiy qism ishlarning holatini tavsiflaydi, vaziyatni tahlil qiladi va argumentatsiya qiladi. Dalillarning xarakteri xatning yo'nalishiga bog'liq: masalan, konferentsiyaga kelishga, loyihaga sarmoya kiritishga, mahsulotni sotib olishga ko'ndirish;

Xulosa qilib, yuqoridagilarga asoslanib xulosa chiqariladi: taklif, iltimos, rad etish, istak va boshqalar.

Xat matnidan oldin har doim qabul qiluvchiga xushmuomalalik bilan murojaat qilinadi (masalan, "Hurmatli Sergey Mixaylovich!"), Shuningdek, matnning boshida yoki oxirida qonunlarga muvofiq tuzilgan xushmuomalalik formulasi mavjud. ish yozishmalari. Xushmuomalalik formulalari odatda shunday boshlanadi: "Men ko'rsatilgan yordam uchun minnatdorchilik bildiraman ... / taklif uchun minnatdorchilik bildiraman ... / samarali hamkorlikka umid qilaman ...". Ushbu turdagi xatni yozishda biznes uslubi kuzatiladi. Uning xususiyatlari: ixchamlik, aniqlik, aniqlik, atamalardan foydalanish, neytral ohang, standartlashtirish.

Ish xatlarini yozishda qiyinchiliklar

Qabul qiluvchini va u sizning savolingiz bo'yicha mavjud bo'lgan ma'lumotlarni yaxshi biling;

Rus tili qoidalari va ish uslubining o'ziga xos xususiyatlarini bilish: til formulalari, jumlalar tuzish qoidalari va boshqalar;

Terminologiyadan to'g'ri va o'rinli foydalanish;

Qabul qiluvchiga murojaat qilishning to'g'riligi.

Ish xatlarini qanday qilib to'g'ri yozish kerak.

Lug'atlar va ish xatlarini yozish namunalari bu vazifani o'zingiz hal qilishingizga yordam beradi. Ammo agar biznes xatlarini yozishga tayyorgarlik ko'rish uchun malakali xodim yoki vaqt etarli bo'lmasa, professional agentlik ushbu xizmatni taqdim etishi mumkin. Comagency aloqa agentligi mutaxassislari sizga kompaniya blankasini ishlab chiqishda, ishonchli dalil uchun zarur hujjatlarni to'plashda, malakali va taqdim etiladigan ish xatini yozishda yordam beradi va shu bilan tashkilotingiz imidjini yaxshilaydi.