ఏదైనా సంస్థ, వాణిజ్య సంస్థ లేదా సంస్థ యొక్క కార్యకలాపాలలో విజయం అనేది ప్రవర్తన మరియు మర్యాద సంస్కృతితో విడదీయరాని విధంగా ముడిపడి ఉంటుంది. మేనేజర్ యొక్క అన్ని చర్యలు, ఉద్యోగులు ఖచ్చితంగా మంచి రుచి యొక్క నియమాలను పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి మరియు పరిస్థితికి అనుగుణంగా ఉండాలి.

మర్యాద యొక్క అతి ముఖ్యమైన భాగాలలో ఒకటి వ్యాపార కరస్పాండెన్స్.

పనిలో దాదాపు 50% సమయం కాగితాలు మరియు మెయిల్‌లతో పరిచయంపై ఆధారపడి ఉంటుందని అంచనా వేయబడింది. కానీ ఇది అవసరం, ఎందుకంటే సమర్థవంతమైన వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ సంస్థ యొక్క టర్నోవర్‌ను గణనీయంగా పెంచుతుంది, వివిధ సేవలు మరియు విభాగాల పరస్పర చర్యను వేగవంతం చేస్తుంది.

వాస్తవానికి, ఇక్కడ కొన్ని నమూనాలు ఉన్నాయి మరియు అవి ఖచ్చితంగా ఈ వ్యాసంలో చర్చించబడతాయి. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలు చాలా కాలంగా ప్రామాణికం చేయబడ్డాయి. ఇప్పటికే ఉన్న GOST R.6.30-2003 షీట్‌లో టెక్స్ట్‌ను సరిగ్గా ఉంచడానికి సహాయపడుతుంది, ఇండెంట్‌లు, మార్జిన్‌లు, ఫాంట్‌లు ఏమి చేయాలో మీకు తెలియజేయండి. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ ఏకరూపత మరియు ప్రసంగ మలుపుల పునరావృతం ద్వారా వర్గీకరించబడుతుంది.

అయితే, ప్రతి అక్షరం భిన్నంగా ఉంటుంది. పంపిన వ్యక్తి, అతని స్థానం, పరిస్థితి మరియు చిరునామాదారుడి గుర్తింపు ద్వారా దానిపై పెద్ద ముద్ర వేయబడుతుంది. కొంత వరకు, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ అనేది సృజనాత్మకత మరియు శ్రమతో కూడిన పని కలయిక.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ రకాలు

పత్రం ప్రవాహం కాగితంపై మరియు ఇ-మెయిల్ ద్వారా నిర్వహించబడుతుంది.

సంస్థలోని అన్ని కరస్పాండెన్స్‌లను షరతులతో క్రింది సమూహాలుగా విభజించవచ్చు:

అధికారిక / అనధికారిక కరస్పాండెన్స్;

అంతర్గత మరియు బాహ్య.

అధికారిక కరస్పాండెన్స్‌లో వాణిజ్య ఆఫర్‌లు, కృతజ్ఞతలు మరియు హామీల లేఖలు, వాణిజ్య ఒప్పందాలు, సంస్థ కోసం ఆర్డర్‌లు, ఉద్యోగ బాధ్యతలు, అభ్యర్థనలు, అవసరాలు, క్లెయిమ్‌లు ఉంటాయి.

అనధికారిక కరస్పాండెన్స్ అనేది వ్యాపార భాగస్వాములు, కస్టమర్లు, ఉద్యోగుల యొక్క వివిధ అభినందనలు; సంతాపం, క్షమాపణలు, ఆహ్వానాలు మరియు ధన్యవాదాలు.

అంతర్గత పత్రాలు ఒక సంస్థ యొక్క విభాగాల మధ్య మాత్రమే తిరుగుతాయి, అయితే బాహ్య పత్రాలు దానిని మించి ఉంటాయి.

బిజినెస్ కరెస్పాండెన్స్ రూల్స్: ఇన్‌సైడ్ కంటెంట్

ప్రధాన అవసరం అక్షరం యొక్క సంక్షిప్తత మరియు సామర్థ్యం. వచనాన్ని అనేక పేజీలకు విస్తరించవద్దు. మీ ఉత్తమ పందెం ఒకదానితో కట్టుబడి ఉండటం.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలు టెక్స్ట్ నుండి సంక్లిష్టమైన, అపారమయిన, విదేశీ మరియు అత్యంత ప్రత్యేకమైన పదాలు మరియు వ్యక్తీకరణలను మినహాయించడాన్ని కలిగి ఉంటాయి. అన్ని వాక్యాలు చిన్నవిగా ఉండాలి, రచయిత యొక్క ప్రధాన ఆలోచనలు మరియు "నీరు" లేకుండా ఉండాలి.

లేఖలో ద్వంద్వ వివరణలను నివారించండి, లేకుంటే, వివాదాలు తలెత్తితే, మీ దృక్కోణాన్ని సమర్థించడం మరియు ఒక నిర్దిష్ట పదబంధం ద్వారా మీరు ఏమి చెప్పారో నిరూపించడం చాలా కష్టం.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నమోదు నియమాలు రచయిత పేరు మరియు పోషకుడి ద్వారా చిరునామాదారుని కాల్ చేయమని నిర్బంధిస్తాయి, దీనికి ముందు అప్పీల్ "ప్రియమైన (లు) ..." అని సూచించాలి. మరియు ఎల్లప్పుడూ "మీరు"లో, లేఖ గ్రహీత మంచి స్నేహపూర్వక సంబంధాన్ని కలిగి ఉన్నప్పటికీ.

పరిచయంలో, ఇంటిపేరు మరియు పేరును సూచించడంతో పాటు, సందేశం యొక్క ముఖ్య ఉద్దేశ్యం సూచించబడింది. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ ఉదాహరణలు అటువంటి సందర్భాలలో తగినంత టెంప్లేట్లు మరియు స్టాంపులను తెలుసు: "మునుపటి లేఖకు సంబంధించి ...", "మేము మీకు గుర్తు చేస్తున్నాము ...", "మేము మీకు తెలియజేస్తాము ..." మరియు ఇతరులు.

"దురదృష్టవశాత్తు, మేము ప్రతిపాదిత షరతులను సద్వినియోగం చేసుకోలేము ..." లేదా ఇలాంటి పదబంధాలతో స్వీకర్తకు (ఆఫర్ తిరస్కరణ, సహకార తిరస్కరణ) అననుకూలమైన సమాధానాన్ని మృదువుగా చేయండి.

బాహ్య వ్రాతపని డాక్యుమెంటేషన్

ఏదైనా వ్యాపార లేఖ తప్పనిసరిగా కంపెనీ లెటర్‌హెడ్‌పై కంపెనీ వివరాలు మరియు అన్ని సంప్రదింపు వివరాలతో వ్రాయాలి.

పత్రం యొక్క ఖచ్చితమైన తేదీని నమోదు చేయాలని నిర్ధారించుకోండి.

షీట్ యొక్క కుడి ఎగువ మూలలో చిరునామాదారు యొక్క మొదటి అక్షరాలు మరియు గ్రహీత సంస్థ యొక్క చిరునామా ఆక్రమించబడ్డాయి.

టెక్స్ట్‌ను సెమాంటిక్ పేరాగ్రాఫ్‌లుగా విడదీయండి, తద్వారా పాఠకుడికి అర్థం చేసుకోవడం మరియు గ్రహించడం సులభం అవుతుంది. 4-5 పంక్తులు మించకూడదు.

అన్ని పదాలను క్యాపిటల్ (పెద్ద) అక్షరాలతో రాయడం చెడ్డ రూపం.

పత్రాలు లేఖకు జోడించబడవచ్చు. ఈ సందర్భంలో, వారు షీట్ యొక్క దిగువ ఎడమ భాగంలో ప్రత్యేక లైన్లో జాబితా చేయబడ్డారు. వ్యాపార మర్యాద ప్రకారం, ఒక లేఖకు ప్రతిస్పందన 10 రోజులలోపు అందుకోవాలి. సమస్యను పరిష్కరించడానికి ఎక్కువ సమయం అవసరమైతే, చిరునామాదారు దాని గురించి తెలియజేయాలి.

వ్రాసిన తర్వాత, అక్షరక్రమం మరియు వ్యాకరణం రెండింటిలోనూ లోపాల కోసం వచనాన్ని మళ్లీ జాగ్రత్తగా తనిఖీ చేయండి. మీకు సమయం ఉంటే, మీరు లేఖను పక్కన పెట్టి, తర్వాత మళ్లీ దానికి తిరిగి రావాలి. నియమం ప్రకారం, మొదట గుర్తించబడని తప్పులు కనుగొనబడతాయి. కస్టమర్ ఫిర్యాదుకు ప్రతిస్పందించేటప్పుడు ఈ సలహా చాలా ముఖ్యమైనది. మీరు నిరక్షరాస్యులైన లేఖతో ఒక వ్యక్తిని మరింత బాధించకూడదు.

పత్రాన్ని రెండుసార్లు వ్రాసి తనిఖీ చేసినప్పుడు, దానిని A4 కాగితంపై ముద్రించండి. టెక్స్ట్ పేజీలో సగం మాత్రమే తీసుకున్నప్పటికీ, ఈ పరిమాణం ఏదైనా కరస్పాండెన్స్ కోసం ప్రామాణికంగా ఉపయోగించబడుతుంది.

స్మడ్జ్‌లు మరియు అలసత్వాన్ని నివారించడానికి ప్రింటర్‌లో ప్రింటర్‌లోని ఇంక్‌ని తనిఖీ చేయండి.

కొన్ని సందర్భాల్లో, మీరు మీ వ్యాపార కార్డ్‌ని డాక్యుమెంట్‌కి జోడించవచ్చు మరియు ప్రింటెడ్ షీట్‌ను పారదర్శక ఫైల్‌కు జోడించవచ్చు.

కంపెనీ లోగోతో కూడిన కార్పొరేట్ ఎన్వలప్ కూడా మంచి రూపంగా పరిగణించబడుతుంది.

అనధికారిక విమానంలో వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించడానికి నియమాలు తరచుగా వ్యాపార పత్రాల కంటే ఎక్కువ భావోద్వేగంగా ఉంటాయి మరియు తక్కువ స్టాంప్‌తో ఉంటాయి. సంక్షిప్తాలు ఇక్కడ తగినవి, రంగురంగుల విశేషణాల ఉపయోగం, ఉదాహరణకు, అభినందనలలో: అద్భుతమైన, సానుభూతి, దయ.

వ్యాపార ఇమెయిల్‌లు

మీరు పోస్టల్ నెట్‌వర్క్ ద్వారా ఎన్వలప్‌లో కరస్పాండెన్స్‌ను పంపలేదనే వాస్తవం విశ్రాంతి తీసుకోకూడదు. ఈ సందర్భాలలో కూడా వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలు వర్తిస్తాయి.

సమర్థవంతమైన మరియు సరైన ఎలక్ట్రానిక్ వ్యాపార సందేశాలు సంస్థ మరియు వ్యక్తి రెండింటికీ సానుకూల చిత్రాన్ని సృష్టిస్తాయి. వ్యాపారంలో ఖ్యాతి చాలా విలువైనది!

ఇ-మెయిల్ కరస్పాండెన్స్ కోసం ప్రాథమిక నియమాలు

మీ కార్యాలయ ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉద్దేశించిన ప్రయోజనం కోసం మాత్రమే ఉపయోగించండి.

మెయిల్‌బాక్స్ పేరుపై శ్రద్ధ వహించండి. పని చేస్తున్నప్పుడు "బేబీ", "సూపర్‌మ్యాన్" వంటి తప్పు పేర్లను అనుమతించవద్దు, అవి ఇంగ్లీష్ ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్‌లో సూచించబడినప్పటికీ.

ఎల్లప్పుడూ "విషయం" నిలువు వరుసను పూరించండి, లేకుంటే మీ లేఖ స్పామ్‌లో ముగుస్తుంది. "ప్లాన్", "లిస్ట్", "ఆఫర్", "రిపోర్ట్" వంటి వివరణలు పని చేయవు. మీ స్వీకర్త యొక్క మెయిల్‌బాక్స్‌లో చాలా సారూప్య అక్షరాలు ఉండవచ్చు. మీ సందేశం దేనికి సంబంధించినదో సాధ్యమైనంత నిర్దిష్టంగా ఉండండి. ఐదు పదాల కంటే ఎక్కువ ఉపయోగించవద్దు. పెద్ద అక్షరంతో విషయాన్ని వ్రాయండి. మీరు చివర చుక్కను ఉంచాల్సిన అవసరం లేదు.

మీరు ఇంతకు ముందు అందుకున్న ఇమెయిల్‌కి ప్రత్యుత్తరం ఇస్తున్నట్లయితే, సబ్జెక్ట్ లైన్‌లోని "Re"ని తప్పకుండా తీసివేయండి.

కమ్యూనికేషన్ శైలి

వ్యాపార లేఖ ఆకృతిని ఉంచండి. బెదిరింపు, భిక్షాటన, కమాండింగ్ టోన్ తొలగించండి.

ఎలక్ట్రానిక్ వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క నియమాలు ఎమోటికాన్‌లను, పెద్ద సంఖ్యలో ప్రశ్నలను లేదా టెక్స్ట్‌లో ఆశ్చర్యార్థక గుర్తులను ఉపయోగించడాన్ని అనుమతించవు.

మర్యాదగా ఉండు. ప్రారంభంలో తప్పనిసరిగా గ్రీటింగ్ మరియు ముగింపులో సంభాషణకర్తకు వీడ్కోలు మంచి రూపం. ఉదాహరణకు, "గౌరవంతో ..." లేదా ఇలా: "భవదీయులు మీది ...".

వ్యాపార ఇ-మెయిల్ మరియు దాని "గోల్డెన్ రూల్": ఒక సందేశంలో అనేక విభిన్న అంశాలను కలపవద్దు. ఉత్తరాల వరుస పంపడం మంచిది.

ఇమెయిల్ ఒక కాగితం కంటే రెండు రెట్లు తక్కువగా ఉండాలి.

జోడింపులతో పని చేస్తోంది

పంపడానికి చాలా ఎక్కువ సమాచారం ఉంటే, అన్నింటినీ లేఖ యొక్క బాడీలో ఉంచవద్దు, కానీ అటాచ్‌మెంట్‌లో ప్రత్యేక పత్రాలుగా జత చేయండి.

గ్రహీత సౌలభ్యం కోసం, మీరు సిద్ధం చేసిన పత్రాలను అతనికి అర్థమయ్యే పేర్లతో పేరు మార్చండి. ఇది మీ ఆసక్తిని చూపుతుంది మరియు మిమ్మల్ని గెలుస్తుంది. గ్రహీత తన కంప్యూటర్‌లో ఎన్ని పని చేసే ఫోల్డర్‌లను కలిగి ఉన్నాడు మరియు వాటిలో మీ లేఖ కోసం అతను ఎలా శోధిస్తాడో ఆలోచించండి.

మీరు పంపుతున్న ఫైల్‌ల గురించి స్వీకర్తకు ఖచ్చితంగా చెప్పండి, తద్వారా అతను వాటిని ప్రమాదవశాత్తు వైరస్‌గా పరిగణించడు. పెద్ద పత్రాలను ఆర్కైవ్ చేయండి.

మరియు ఇతర మార్గాల్లో చాలా పెద్ద జోడింపులను (200 kb నుండి) పంపడం ఉత్తమం, ఉదాహరణకు, ftp సర్వర్ ద్వారా.

COM, EXE, CMD, PIF మరియు అనేక ఇతర ఫార్మాట్‌లు, కొన్ని మెయిల్ సర్వర్లు అనుమతించవు మరియు నిరోధించవు.

మీ లేఖ యొక్క అనేక మంది గ్రహీతలు ఉన్నట్లయితే, ప్రతిసారీ మాస్ ఫార్వార్డింగ్ యొక్క అన్ని సాక్ష్యాలను తొలగించడానికి చాలా సోమరితనం చేయవద్దు. అటువంటి అదనపు సమాచారం చిరునామాదారునికి అస్సలు అవసరం లేదు. "బ్లైండ్ కాపీ" కమాండ్ మీకు సహాయం చేస్తుంది.

ఇ-మెయిల్ ద్వారా వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించడానికి నియమాలు కరస్పాండెన్స్ రసీదు గురించి రెండవ పక్షానికి తెలియజేయడం. ప్రస్తుతానికి సమాధానం ఇవ్వడం సాధ్యం కాకపోతే, దీని గురించి సంభాషణకర్తకు తెలియజేయండి. తదుపరి ప్రశ్నలు మరియు విచారణలను నివారించడానికి కరస్పాండెన్స్ చరిత్రను సేవ్ చేయండి.

ప్రతిస్పందన ముఖ్యమైనది మరియు అత్యవసరమైతే, ఫోన్, స్కైప్ లేదా ICQ ద్వారా చిరునామాదారునికి అదనంగా తెలియజేయడానికి ఇది అనుమతించబడుతుంది. దీని తర్వాత కూడా సానుకూల ఫలితం సాధించలేకపోతే, మిమ్మల్ని మళ్లీ గుర్తు చేసుకోండి.

జోడించిన ఫైల్‌తో ఖాళీ లేఖను తిరిగి ఇవ్వడానికి పత్రం కోసం అభ్యర్థన అసాధారణం కాదు. ఇది ఆమోదయోగ్యం కాదు. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క ఉదాహరణలకు డాక్యుమెంట్ బాడీలో సంబంధిత సమాచారాన్ని తప్పనిసరిగా ఉంచడం అవసరం. ఉదాహరణకు, ఇది: "నేను మీ అభ్యర్థనకు అవసరమైన డేటాను పంపుతున్నాను."

లేఖ చివరిలో కోఆర్డినేట్‌లను సూచించడం మర్చిపోవద్దు: అందుబాటులో ఉన్న అన్ని కమ్యూనికేషన్ మార్గాలు, స్థానం, కంపెనీ వెబ్‌సైట్, సోషల్ నెట్‌వర్క్‌లకు లింక్‌లు.

సంస్థ యొక్క పరిచయాలను వ్రాసేటప్పుడు, వీలైనంత ఎక్కువ సమాచారాన్ని ఇవ్వండి - ఒక ప్రాంతం కోడ్‌తో ఫోన్ నంబర్, జిప్ కోడ్‌తో చిరునామా. అన్నింటికంటే, మీ కమ్యూనికేషన్ మీ ప్రాంతంలోని నివాసులతో మాత్రమే జరుగుతుంది. మీ వద్ద మొత్తం డేటా ఉంటే, మిమ్మల్ని సంప్రదించడం సులభం అవుతుంది.

మరియు చివరి నియమం: కరస్పాండెన్స్ ప్రారంభించిన వారు తప్పనిసరిగా ఎలక్ట్రానిక్ డైలాగ్‌ను ముగించాలి.

ముగింపు

వ్యాపార రచన అనేది సున్నితమైన విషయం. ఒక వ్యక్తి మరియు అతను ప్రాతినిధ్యం వహిస్తున్న సంస్థ గురించి ఖచ్చితమైన అభిప్రాయాన్ని ఏర్పరచుకోవడానికి కొన్నిసార్లు ఒక్క చూపు సరిపోతుంది. వ్యాపార రచన యొక్క నియమాలను తెలుసుకోవడం మీ కెరీర్‌లో చాలా దూరం వెళ్ళవచ్చు.

తెలివైన వ్యక్తి యొక్క లేఖలు వారు సంబోధించబడిన వారి స్వభావాన్ని ప్రతిబింబిస్తాయి.

[లిచ్టెన్‌బర్గ్ జార్జ్ క్రిస్టోఫ్]

మీరు స్వీకరించాలనుకుంటున్న లేఖలను వ్రాయండి.

[పురాతన అపోరిజం]

వ్యాపార ప్రపంచంలో రాయడం అనేది ఒక శక్తివంతమైన వాదన.

[బెఖ్తెరెవా విక్టోరియా]

1. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌లో ఏకరీతి కార్పొరేట్ ప్రమాణాలు ఎందుకు ఉన్నాయి?

ఇ-మెయిల్ అనేది ఏదైనా కంపెనీకి వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ యొక్క తప్పనిసరి లక్షణం. ఇ-మెయిల్ ఉపయోగించని కంపెనీలు ఆచరణాత్మకంగా లేవు. అయితే ఈ క్రింది ప్రశ్నలను మీరే అడగండి:

• మీరు సహోద్యోగికి ఇమెయిల్ పంపినప్పుడు మరియు మీకు ప్రతిస్పందన రాకపోయినప్పుడు మీరు బ్లాక్ హోల్‌కు ఇమెయిల్ పంపుతున్నట్లు మీకు ఎప్పుడైనా అనిపించిందా?
• ఉద్యోగులు ఒకరికొకరు కాల్ చేసి, అత్యవసర ఇమెయిల్‌ను చదవమని కోరినప్పుడు మరియు ఇది రోజంతా జరుగుతుంది
• ఇమెయిల్‌లో వారు మీ నుండి ఏమి కోరుకుంటున్నారో మీరు ఖచ్చితంగా అర్థం చేసుకోలేనప్పుడు
• సంక్లిష్టమైన మరియు కష్టమైన సమస్యలు, ఇ-మెయిల్ ద్వారా చర్చించబడినప్పుడు, సమాచారం, వివరాల సముద్రంలో మునిగిపోయినప్పుడు మరియు సమస్య పరిష్కారం కానప్పుడు

ఈ ప్రశ్నలు మీకు సంబంధించినవి అయితే, ఎలక్ట్రానిక్ కరస్పాండెన్స్ కోసం ఏకరీతి నియమాలను ప్రవేశపెట్టడం ద్వారా మీరు ప్రతిరోజూ చాలా సమయాన్ని ఆదా చేయవచ్చు. ఈ వ్యాసంలో, మేము వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క మర్యాద గురించి మాట్లాడుతాము.

2. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నీతి యొక్క ఏడు ప్రధాన నియమాలు

మేము వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలను షరతులతో వేరు చేస్తాము నీతి నియమాలపైమరియు కమ్యూనికేషన్ మరియు సమాచార మార్పిడి నియమాలు.

కమ్యూనికేషన్ నియమాలు వ్యాపార ప్రక్రియలు మరియు ప్రాజెక్ట్‌లలో సమాచారాన్ని మార్పిడి చేయడానికి నియమాల ద్వారా నిర్వహించబడతాయి. మేము వారికి ప్రత్యేక కథనాన్ని అంకితం చేస్తాము. నీతి నియమాలు కంపెనీ ఉద్యోగుల అంతర్గత సంబంధాల శైలిని ఏర్పరుస్తాయి మరియు భాగస్వాముల మధ్య మీ కంపెనీ యొక్క చిత్రం ఏర్పడటాన్ని అనివార్యంగా ప్రభావితం చేస్తాయి. ఉదాహరణకు, నేను ఇటీవల మా భాగస్వాములలో ఒకరి నుండి "గుడ్ మధ్యాహ్నం, బెఖ్టెరేవ్" అనే పదాలతో ప్రారంభమయ్యే లేఖను అందుకున్నాను. మా సహకారం గురించి మీరు ఏమనుకుంటున్నారు?

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహిస్తున్నప్పుడు సంస్థ యొక్క "ముఖాన్ని" కోల్పోకుండా ఉండటానికి, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క నైతికత యొక్క "బంగారు నియమాలను" అనుసరించడం అవసరం:

1. మేము ఎల్లప్పుడూ అప్పీల్‌తో లేఖను ప్రారంభిస్తాము
2. ఇమెయిల్ సబ్జెక్ట్ లైన్ తప్పనిసరిగా ఉండాలి
3. పంపే ముందు స్పెల్లింగ్, విరామ చిహ్నాలు మరియు ప్రసంగ లోపాల కోసం తనిఖీ చేయండి.
4. అక్షరం తప్పనిసరిగా నిర్మాణాత్మకంగా ఉండాలి (నీరు లేదు!)
5. లేఖలో సరైన పదాలు ఉండాలి
6. మేము లేఖలో జోడింపులను పంపితే, అటాచ్ చేసిన ఫైల్‌లు ఉన్నాయని మేము ఖచ్చితంగా వ్రాస్తాము (మీరు లేఖ పంపినప్పుడు మరియు ఫైల్ జోడించబడనప్పుడు పరిస్థితులను నివారించడానికి ఈ చర్య సహాయపడుతుంది; గ్రహీత, లేఖను చదివి, జోడించిన వాటిని కనుగొనలేదు. పత్రం, మీరు లేఖలో సూచించిన జోడించిన పత్రాలు తప్పిపోయినట్లు త్వరగా ప్రతిస్పందించవచ్చు మరియు మీకు వ్రాయవచ్చు).
7. మేము సందేశాలను ఎప్పటికీ తొలగించము. అత్యంత ముఖ్యమైన పాయింట్లలో ఒకటి. లేఖ ఒక పత్రం కాబట్టి సందేశ చరిత్రను ఎప్పటికీ తొలగించకూడదు. అవసరమైతే, మీరు ఎల్లప్పుడూ కరస్పాండెన్స్ చరిత్రను పెంచగలరు. ఉదాహరణకు, రాడిస్లావ్ గండపాస్ తన సంతకంలో కరస్పాండెన్స్ చరిత్రను తొలగించవద్దని అభ్యర్థనను కూడా చేర్చారు.

3. అక్షరాల రకాలు

అనేక విభిన్న వర్గీకరణలు ఉన్నాయి, డిజైన్ నిర్మాణం ప్రకారం అక్షరాలను వేరు చేయాలని మేము ప్రతిపాదిస్తున్నాము:

1. కమ్యూనికేషన్ లేఖ (తిరస్కరణ లేఖ, దావా లేఖ, గుర్తింపు లేఖ, సమర్థన లేఖ మొదలైనవి)
2. ఒప్పంద పత్రం

లేఖ-కమ్యూనికేషన్

ఈ రకమైన లేఖలో, ఉద్యోగి తన వృత్తిపరమైన కార్యకలాపాల సమయంలో ఉపయోగించే అన్ని రకాల అక్షరాలను మేము చేర్చుతాము.

అక్షర నిర్మాణం

అక్షరాన్ని ఒకే వచనంలో ఫార్మాట్ చేయకూడదు. ఇది స్పష్టంగా నిర్మాణాత్మకంగా మరియు చక్కగా రూపొందించబడి ఉండాలి, తద్వారా గ్రహీత ముఖ్యమైన సమాచారం యొక్క దృష్టిని కోల్పోరు. లేఖ యొక్క నిర్మాణం స్పష్టమైన భాగాలను కలిగి ఉంటుంది:

లేఖ విషయం

లేఖలోని అంశం ప్రతివాది నుండి మీరు ఆశించే నిర్దిష్ట చర్యను కలిగి ఉండాలి: “ఒప్పందాన్ని చర్చించండి”, “పరిశీలన కోసం సమస్యలను ప్రతిపాదించండి”, “రిపోర్ట్ పంపండి” మొదలైనవి.

మీరు పత్రాలను పంపుతున్నట్లయితే, లేఖ అటాచ్‌మెంట్‌లో ఉన్న పత్రాల యొక్క స్పష్టమైన పదాలను సబ్జెక్ట్ లైన్ కలిగి ఉండాలి.

సరైన సబ్జెక్ట్ లైన్ రాయడం ఎందుకు ముఖ్యం?

లేఖ విషయం ద్వారా, సమాచారం యొక్క రోజువారీ ప్రవాహంలో అవసరమైన లేఖను కనుగొనడం చాలా సులభం. ఏ అక్షరమూ పోదు.

గమనిక: మీరు కంపెనీలో ఒక లేఖను పంపినట్లయితే, లేఖ యొక్క విషయం ఇచ్చిన ప్రమాణం ప్రకారం ఫార్మాట్ చేయబడుతుంది, మీరు కంపెనీ వెలుపల ఒక లేఖను పంపినట్లయితే, ఆ అంశాన్ని టెంప్లేట్ ప్రకారం ఫార్మాట్ చేయడం మంచిది: కంపెనీ పేరు: లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యం.

అక్షరం బాడీలో ఎంత నిర్మాణాత్మకంగా ఉంటే అంత మంచిది! మీ ఉద్యోగులలో మీరు అభివృద్ధి చేయవలసిన వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌లో కీలకమైన నైపుణ్యాలలో ఒకటి మీ ఆలోచనలను స్పష్టంగా మరియు సంక్షిప్తంగా వ్యక్తీకరించగల సామర్థ్యం.

పి.ఎస్. మేము, ఒక లేఖను కంపోజ్ చేసేటప్పుడు, సంభాషణకర్త యొక్క లేఖ నుండి ఒక వాస్తవాన్ని ప్రస్తావించినట్లయితే, అది తప్పనిసరిగా కోట్ చేయబడాలి, దానిని రంగు లేదా ఫాంట్తో వేరు చేస్తుంది.

కార్పొరేట్ సంతకం

కార్పొరేట్ సిగ్నేచర్ డిజైన్ టెంప్లేట్ తప్పనిసరిగా కంపెనీ ఉద్యోగులందరికీ ఒకేలా ఉండాలి.

సంతకం చిరునామాదారుడి యొక్క అన్ని కీలక వివరాలను కలిగి ఉండాలి, తద్వారా అవసరమైతే, లేఖ గ్రహీత మిమ్మల్ని సులభంగా సంప్రదించవచ్చు.

భవదీయులు,

పూర్తి పేరు, స్థానం.

పి.ఎస్. మేము భాగస్వామి / క్లయింట్‌తో స్నేహపూర్వక సంబంధాన్ని కోరుకుంటే, వ్యక్తిగత సంతకాన్ని జారీ చేయడం విలువైనదే. అధికారిక కరస్పాండెన్స్‌లో కూడా వ్యక్తిగత వైఖరితో లేఖను స్వీకరించడానికి ఏ వ్యక్తి అయినా సంతోషిస్తాడు.

వ్యక్తిగత సంతకం ఎల్లప్పుడూ లేఖ యొక్క శరీరాన్ని సూచిస్తుంది. ఉదాహరణ: సంతోషకరమైన రోజు / ధన్యవాదాలు / ఈ రోజు మీతో మాట్లాడటం ఆనందంగా ఉంది / ఇంత ముఖ్యమైన సమస్య కోసం సమయాన్ని వెచ్చించినందుకు ధన్యవాదాలు / కుటుంబం మరియు పిల్లలకు శుభాకాంక్షలు మొదలైనవి.

కు/Cc

లేఖ ఇంకా సిద్ధంగా లేనప్పుడు అనుకోకుండా పంపకుండా ఉండటానికి మేము చివరిగా "టు" మరియు "సిసి" ఫీల్డ్‌లను పూరించాము.

"టు" మరియు "సిసి" ఫీల్డ్‌ల మధ్య తేడా ఏమిటి?

"టు" ఫీల్డ్‌లో, మేము కొన్ని చర్యను చేయాలనుకుంటున్న వ్యక్తి యొక్క చిరునామాను చొప్పిస్తాము.

"కాపీ" ఫీల్డ్‌లో, లేఖలోని విషయాలను చదవడం ద్వారా ప్రయోజనం పొందే వ్యక్తి యొక్క చిరునామాను మేము ఇన్సర్ట్ చేస్తాము.

పి.ఎస్. "కాపీ" ఫీల్డ్ చాలా ఉపయోగకరంగా ఉందని మా అనుభవం నిరూపించింది. మేము ఒక సాధారణ ఉద్యోగితో చర్చలు జరుపుతున్నట్లయితే, ముఖ్యమైన సమస్యలను చర్చిస్తున్నప్పటికీ, మెరిట్‌లపై మరియు సమయానికి సమాధానాలు అందకపోతే, కరస్పాండెన్స్ ప్రారంభమైన వెంటనే డైరెక్టర్ లేదా ఉన్నత మేనేజర్ నుండి ఒక లేఖను కాపీలో చేర్చడం విలువ. నిర్మాణాత్మకంగా.

దురదృష్టవశాత్తు, చాలా కంపెనీలలో కార్పొరేట్ సంస్కృతి స్థాయి సరైన స్థాయిలో లేదు, దీని ఫలితంగా ఉద్యోగి తన పనిని బాగా చేయడానికి, నిర్వహణ బృందం నుండి కఠినమైన నియంత్రణ అవసరమైనప్పుడు పరిస్థితులు ఉన్నాయి.

Outlookలో కూడా "Bcc" వంటి ఫంక్షన్ ఉంది - లేఖ గురించి ఆసక్తి ఉన్న వ్యక్తులకు తెలియజేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే ఒక ముఖ్యమైన సాధనం, కానీ అదే సమయంలో లేఖ అతనికి మాత్రమే సంబోధించబడలేదని గ్రహీతను ఇబ్బంది పెట్టకూడదు!

ఒప్పంద పత్రం

సమావేశ ఫలితాలను సంగ్రహించడానికి, ఒప్పందాలను వ్రాతపూర్వకంగా రూపొందించడానికి, పూర్తి చేయడానికి సమయాన్ని సూచించడానికి మరియు స్పష్టం చేయడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే ముఖ్యమైన రకమైన లేఖ: రెండు పార్టీలు సరిగ్గా ఏమి చేయాలో అర్థం చేసుకున్నారా?

వ్రాతపూర్వక ఒప్పందాలు మరియు వాటి అమలు యొక్క సాధారణ దృష్టిని కలిగి ఉండటానికి సమావేశం, చర్చలు మరియు సమావేశాల తర్వాత అటువంటి లేఖలను వ్రాయడం ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది.

అక్షర నిర్మాణం:

1. చర్చలో పాల్గొనేవారికి శుభాకాంక్షలు, విజ్ఞప్తి మరియు కృతజ్ఞతలు.
2. ఒప్పందాలు ఏర్పడిన సమావేశం యొక్క ప్రయోజనం యొక్క పునరావృతం.
3. చర్చించబడిన అన్ని సమస్యల జాబితా, వాటిపై తీసుకున్న నిర్ణయాలు మరియు అమలుకు బాధ్యత వహించే వ్యక్తిని నియమించడం.
4. చరిత్ర కోసం తక్షణ అమలు అవసరం లేని ఆలోచనలను పరిష్కరించడం.
5. గ్రహీతలకు ప్రశ్న: ప్రతిదీ పరిగణనలోకి తీసుకున్నారా? ఏవైనా వ్యాఖ్యలు లేదా చేర్పులు ఉన్నాయా?

ఉదాహరణకి:

లేఖ రూపకల్పన

ఫాంట్

అక్షరం యొక్క ఫాంట్ ఏకరీతిగా ఉండాలి, టెక్స్ట్, హెడ్డింగ్‌లలోని ముఖ్య అంశాలను హైలైట్ చేయడానికి ఇటాలిక్‌లను ఉపయోగించవచ్చు, అయితే ఒకే డిజైన్ శైలికి కట్టుబడి ఉండటం అత్యవసరం.

పి.ఎస్. పెద్ద అక్షరాలతో వ్రాసిన పదాలు స్వరంలో పెరుగుదలగా గుర్తించబడతాయని మీరు ఎల్లప్పుడూ గుర్తుంచుకోవాలి. వాటికి దూరంగా ఉండాలి.

పేరా

ప్రతి ప్రత్యేక ఆలోచనను ప్రత్యేక పేరాలో అమర్చడం మంచిది, తద్వారా వచనాన్ని సులభంగా గ్రహించవచ్చు.

ఇండెంటేషన్

పేరాగ్రాఫ్‌లు ఒకదానితో ఒకటి విలీనం కాకూడదు. అక్షరాన్ని మరింత చదవగలిగేలా చేయడానికి, ఇండెంటేషన్ తప్పనిసరిగా వందనం తర్వాత, ప్రతి పేరాకు ముందు మరియు సంతకం ముందు ఉండాలి:

అక్షరాన్ని దృశ్యమానంగా మరింత ఆకర్షణీయంగా చేయడానికి, లేఖ యొక్క శరీరంలోని లింక్‌లను హైపర్‌లింక్‌లుగా ఫార్మాట్ చేయడం మంచిది:

రచనా శైలి

మేము మిమ్మల్ని సెర్గీ బెఖ్టెరెవ్ మాస్టర్ క్లాస్‌కి ఆహ్వానిస్తున్నాము.

ఈ శిక్షణతో ప్రతిరోజూ కనీసం 1 గంట ఖాళీ సమయాన్ని గెలుచుకోండి!

మాస్టర్ క్లాస్‌లో మీరు నేర్చుకుంటారు:
✓ అన్ని పనులు 100% మరియు సమయానికి పూర్తయ్యేలా పనులను ఎలా నిర్వహించాలి
✓ సమావేశాలను ఎలా సమర్థవంతంగా సిద్ధం చేయాలి మరియు నిర్వహించాలి
✓ ఒక కార్యాలయంలో ఉద్యోగుల ఉత్పాదక పనిని ఎలా నిర్వహించాలి

ఏదైనా సంస్థ, వాణిజ్య సంస్థ లేదా సంస్థ యొక్క కార్యకలాపాలలో విజయం అనేది ప్రవర్తన మరియు మర్యాద సంస్కృతితో విడదీయరాని విధంగా ముడిపడి ఉంటుంది. మేనేజర్ యొక్క అన్ని చర్యలు, ఉద్యోగులు ఖచ్చితంగా మంచి రుచి యొక్క నియమాలను పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి మరియు పరిస్థితికి అనుగుణంగా ఉండాలి.

మర్యాద యొక్క అతి ముఖ్యమైన భాగాలలో ఒకటి వ్యాపార కరస్పాండెన్స్.

పనిలో దాదాపు 50% సమయం కాగితాలు మరియు మెయిల్‌లతో పరిచయంపై ఆధారపడి ఉంటుందని అంచనా వేయబడింది. కానీ ఇది అవసరం, ఎందుకంటే సమర్థవంతమైన వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ సంస్థ యొక్క టర్నోవర్‌ను గణనీయంగా పెంచుతుంది, వివిధ సేవలు మరియు విభాగాల పరస్పర చర్యను వేగవంతం చేస్తుంది.

వాస్తవానికి, ఇక్కడ కొన్ని నమూనాలు ఉన్నాయి మరియు అవి ఖచ్చితంగా ఈ వ్యాసంలో చర్చించబడతాయి. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలు చాలా కాలంగా ప్రామాణికం చేయబడ్డాయి. ఇప్పటికే ఉన్న GOST R.6.30-2003 షీట్‌లో టెక్స్ట్‌ను సరిగ్గా ఉంచడానికి సహాయపడుతుంది, ఇండెంట్‌లు, మార్జిన్‌లు, ఫాంట్‌లు ఏమి చేయాలో మీకు తెలియజేయండి. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ ఏకరూపత మరియు ప్రసంగ మలుపుల పునరావృతం ద్వారా వర్గీకరించబడుతుంది.

అయితే, ప్రతి అక్షరం భిన్నంగా ఉంటుంది. పంపిన వ్యక్తి, అతని స్థానం, పరిస్థితి మరియు చిరునామాదారుడి గుర్తింపు ద్వారా దానిపై పెద్ద ముద్ర వేయబడుతుంది. కొంత వరకు, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ అనేది సృజనాత్మకత మరియు శ్రమతో కూడిన పని కలయిక.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ రకాలు

పత్రం ప్రవాహం కాగితంపై మరియు ఇ-మెయిల్ ద్వారా నిర్వహించబడుతుంది.

సంస్థలోని అన్ని కరస్పాండెన్స్‌లను షరతులతో క్రింది సమూహాలుగా విభజించవచ్చు:

అధికారిక / అనధికారిక కరస్పాండెన్స్;

అంతర్గత మరియు బాహ్య.

అధికారిక కరస్పాండెన్స్‌లో వాణిజ్య ఆఫర్‌లు, కృతజ్ఞతలు మరియు హామీల లేఖలు, వాణిజ్య ఒప్పందాలు, సంస్థ కోసం ఆర్డర్‌లు, ఉద్యోగ బాధ్యతలు, అభ్యర్థనలు, అవసరాలు, క్లెయిమ్‌లు ఉంటాయి.

అనధికారిక కరస్పాండెన్స్ అనేది వ్యాపార భాగస్వాములు, కస్టమర్లు, ఉద్యోగుల యొక్క వివిధ అభినందనలు; సంతాపం, క్షమాపణలు, ఆహ్వానాలు మరియు ధన్యవాదాలు.

అంతర్గత పత్రాలు ఒక సంస్థ యొక్క విభాగాల మధ్య మాత్రమే తిరుగుతాయి, అయితే బాహ్య పత్రాలు దానిని మించి ఉంటాయి.

బిజినెస్ కరెస్పాండెన్స్ రూల్స్: ఇన్‌సైడ్ కంటెంట్

ప్రధాన అవసరం అక్షరం యొక్క సంక్షిప్తత మరియు సామర్థ్యం. వచనాన్ని అనేక పేజీలకు విస్తరించవద్దు. మీ ఉత్తమ పందెం ఒకదానితో కట్టుబడి ఉండటం.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలు టెక్స్ట్ నుండి సంక్లిష్టమైన, అపారమయిన, విదేశీ మరియు అత్యంత ప్రత్యేకమైన పదాలు మరియు వ్యక్తీకరణలను మినహాయించడాన్ని కలిగి ఉంటాయి. అన్ని వాక్యాలు చిన్నవిగా ఉండాలి, రచయిత యొక్క ప్రధాన ఆలోచనలు మరియు "నీరు" లేకుండా ఉండాలి.

లేఖలో ద్వంద్వ వివరణలను నివారించండి, లేకుంటే, వివాదాలు తలెత్తితే, మీ దృక్కోణాన్ని సమర్థించడం మరియు ఒక నిర్దిష్ట పదబంధం ద్వారా మీరు ఏమి చెప్పారో నిరూపించడం చాలా కష్టం.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నమోదు నియమాలు రచయిత పేరు మరియు పోషకుడి ద్వారా చిరునామాదారుని కాల్ చేయమని నిర్బంధిస్తాయి, దీనికి ముందు అప్పీల్ "ప్రియమైన (లు) ..." అని సూచించాలి. మరియు ఎల్లప్పుడూ "మీరు"లో, లేఖ గ్రహీత మంచి స్నేహపూర్వక సంబంధాన్ని కలిగి ఉన్నప్పటికీ.

పరిచయంలో, ఇంటిపేరు మరియు పేరును సూచించడంతో పాటు, సందేశం యొక్క ముఖ్య ఉద్దేశ్యం సూచించబడింది. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ ఉదాహరణలు అటువంటి సందర్భాలలో తగినంత టెంప్లేట్లు మరియు స్టాంపులను తెలుసు: "మునుపటి లేఖకు సంబంధించి ...", "మేము మీకు గుర్తు చేస్తున్నాము ...", "మేము మీకు తెలియజేస్తాము ..." మరియు ఇతరులు.

"దురదృష్టవశాత్తు, మేము ప్రతిపాదిత షరతులను సద్వినియోగం చేసుకోలేము ..." లేదా ఇలాంటి పదబంధాలతో స్వీకర్తకు (ఆఫర్ తిరస్కరణ, సహకార తిరస్కరణ) అననుకూలమైన సమాధానాన్ని మృదువుగా చేయండి.

బాహ్య వ్రాతపని డాక్యుమెంటేషన్

ఏదైనా వ్యాపార లేఖ తప్పనిసరిగా కంపెనీ లెటర్‌హెడ్‌పై కంపెనీ వివరాలు మరియు అన్ని సంప్రదింపు వివరాలతో వ్రాయాలి.

పత్రం యొక్క ఖచ్చితమైన తేదీని నమోదు చేయాలని నిర్ధారించుకోండి.

షీట్ యొక్క కుడి ఎగువ మూలలో చిరునామాదారు యొక్క మొదటి అక్షరాలు మరియు గ్రహీత సంస్థ యొక్క చిరునామా ఆక్రమించబడ్డాయి.

టెక్స్ట్‌ను సెమాంటిక్ పేరాగ్రాఫ్‌లుగా విడదీయండి, తద్వారా పాఠకుడికి అర్థం చేసుకోవడం మరియు గ్రహించడం సులభం అవుతుంది. 4-5 పంక్తులు మించకూడదు.

అన్ని పదాలను క్యాపిటల్ (పెద్ద) అక్షరాలతో రాయడం చెడ్డ రూపం.

పత్రాలు లేఖకు జోడించబడవచ్చు. ఈ సందర్భంలో, వారు షీట్ యొక్క దిగువ ఎడమ భాగంలో ప్రత్యేక లైన్లో జాబితా చేయబడ్డారు. వ్యాపార మర్యాద ప్రకారం, ఒక లేఖకు ప్రతిస్పందన 10 రోజులలోపు అందుకోవాలి. సమస్యను పరిష్కరించడానికి ఎక్కువ సమయం అవసరమైతే, చిరునామాదారు దాని గురించి తెలియజేయాలి.

వ్రాసిన తర్వాత, అక్షరక్రమం మరియు వ్యాకరణం రెండింటిలోనూ లోపాల కోసం వచనాన్ని మళ్లీ జాగ్రత్తగా తనిఖీ చేయండి. మీకు సమయం ఉంటే, మీరు లేఖను పక్కన పెట్టి, తర్వాత మళ్లీ దానికి తిరిగి రావాలి. నియమం ప్రకారం, మొదట గుర్తించబడని తప్పులు కనుగొనబడతాయి. కస్టమర్ ఫిర్యాదుకు ప్రతిస్పందించేటప్పుడు ఈ సలహా చాలా ముఖ్యమైనది. మీరు నిరక్షరాస్యులైన లేఖతో ఒక వ్యక్తిని మరింత బాధించకూడదు.

పత్రాన్ని రెండుసార్లు వ్రాసి తనిఖీ చేసినప్పుడు, దానిని A4 కాగితంపై ముద్రించండి. టెక్స్ట్ పేజీలో సగం మాత్రమే తీసుకున్నప్పటికీ, ఈ పరిమాణం ఏదైనా కరస్పాండెన్స్ కోసం ప్రామాణికంగా ఉపయోగించబడుతుంది.

స్మడ్జ్‌లు మరియు అలసత్వాన్ని నివారించడానికి ప్రింటర్‌లో ప్రింటర్‌లోని ఇంక్‌ని తనిఖీ చేయండి.

కొన్ని సందర్భాల్లో, మీరు మీ వ్యాపార కార్డ్‌ని డాక్యుమెంట్‌కి జోడించవచ్చు మరియు ప్రింటెడ్ షీట్‌ను పారదర్శక ఫైల్‌కు జోడించవచ్చు.

కంపెనీ లోగోతో కూడిన కార్పొరేట్ ఎన్వలప్ కూడా మంచి రూపంగా పరిగణించబడుతుంది.

అనధికారిక విమానంలో వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించడానికి నియమాలు తరచుగా వ్యాపార పత్రాల కంటే ఎక్కువ భావోద్వేగంగా ఉంటాయి మరియు తక్కువ స్టాంప్‌తో ఉంటాయి. సంక్షిప్తాలు ఇక్కడ తగినవి, రంగురంగుల విశేషణాల ఉపయోగం, ఉదాహరణకు, అభినందనలలో: అద్భుతమైన, సానుభూతి, దయ.

వ్యాపార ఇమెయిల్‌లు

మీరు పోస్టల్ నెట్‌వర్క్ ద్వారా ఎన్వలప్‌లో కరస్పాండెన్స్‌ను పంపలేదనే వాస్తవం విశ్రాంతి తీసుకోకూడదు. ఈ సందర్భాలలో కూడా వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలు వర్తిస్తాయి.

సమర్థవంతమైన మరియు సరైన ఎలక్ట్రానిక్ వ్యాపార సందేశాలు సంస్థ మరియు వ్యక్తి రెండింటికీ సానుకూల చిత్రాన్ని సృష్టిస్తాయి. వ్యాపారంలో ఖ్యాతి చాలా విలువైనది!

ఇ-మెయిల్ కరస్పాండెన్స్ కోసం ప్రాథమిక నియమాలు

మీ కార్యాలయ ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉద్దేశించిన ప్రయోజనం కోసం మాత్రమే ఉపయోగించండి.

మెయిల్‌బాక్స్ పేరుపై శ్రద్ధ వహించండి. పని చేస్తున్నప్పుడు "బేబీ", "సూపర్‌మ్యాన్" వంటి తప్పు పేర్లను అనుమతించవద్దు, అవి ఇంగ్లీష్ ట్రాన్స్‌క్రిప్షన్‌లో సూచించబడినప్పటికీ.

ఎల్లప్పుడూ "విషయం" నిలువు వరుసను పూరించండి, లేకుంటే మీ లేఖ స్పామ్‌లో ముగుస్తుంది. "ప్లాన్", "లిస్ట్", "ఆఫర్", "రిపోర్ట్" వంటి వివరణలు పని చేయవు. మీ స్వీకర్త యొక్క మెయిల్‌బాక్స్‌లో చాలా సారూప్య అక్షరాలు ఉండవచ్చు. మీ సందేశం దేనికి సంబంధించినదో సాధ్యమైనంత నిర్దిష్టంగా ఉండండి. ఐదు పదాల కంటే ఎక్కువ ఉపయోగించవద్దు. పెద్ద అక్షరంతో విషయాన్ని వ్రాయండి. మీరు చివర చుక్కను ఉంచాల్సిన అవసరం లేదు.

మీరు ఇంతకు ముందు అందుకున్న ఇమెయిల్‌కి ప్రత్యుత్తరం ఇస్తున్నట్లయితే, సబ్జెక్ట్ లైన్‌లోని "Re"ని తప్పకుండా తీసివేయండి.

కమ్యూనికేషన్ శైలి

వ్యాపార లేఖ ఆకృతిని ఉంచండి. బెదిరింపు, భిక్షాటన, కమాండింగ్ టోన్ తొలగించండి.

ఎలక్ట్రానిక్ వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క నియమాలు ఎమోటికాన్‌లను, పెద్ద సంఖ్యలో ప్రశ్నలను లేదా టెక్స్ట్‌లో ఆశ్చర్యార్థక గుర్తులను ఉపయోగించడాన్ని అనుమతించవు.

మర్యాదగా ఉండు. ప్రారంభంలో తప్పనిసరిగా గ్రీటింగ్ మరియు ముగింపులో సంభాషణకర్తకు వీడ్కోలు మంచి రూపం. ఉదాహరణకు, "గౌరవంతో ..." లేదా ఇలా: "భవదీయులు మీది ...".

వ్యాపార ఇ-మెయిల్ మరియు దాని "గోల్డెన్ రూల్": ఒక సందేశంలో అనేక విభిన్న అంశాలను కలపవద్దు. ఉత్తరాల వరుస పంపడం మంచిది.

ఇమెయిల్ ఒక కాగితం కంటే రెండు రెట్లు తక్కువగా ఉండాలి.

జోడింపులతో పని చేస్తోంది

పంపడానికి చాలా ఎక్కువ సమాచారం ఉంటే, అన్నింటినీ లేఖ యొక్క బాడీలో ఉంచవద్దు, కానీ అటాచ్‌మెంట్‌లో ప్రత్యేక పత్రాలుగా జత చేయండి.

గ్రహీత సౌలభ్యం కోసం, మీరు సిద్ధం చేసిన పత్రాలను అతనికి అర్థమయ్యే పేర్లతో పేరు మార్చండి. ఇది మీ ఆసక్తిని చూపుతుంది మరియు మిమ్మల్ని గెలుస్తుంది. గ్రహీత తన కంప్యూటర్‌లో ఎన్ని పని చేసే ఫోల్డర్‌లను కలిగి ఉన్నాడు మరియు వాటిలో మీ లేఖ కోసం అతను ఎలా శోధిస్తాడో ఆలోచించండి.

మీరు పంపుతున్న ఫైల్‌ల గురించి స్వీకర్తకు ఖచ్చితంగా చెప్పండి, తద్వారా అతను వాటిని ప్రమాదవశాత్తు వైరస్‌గా పరిగణించడు. పెద్ద పత్రాలను ఆర్కైవ్ చేయండి.

మరియు ఇతర మార్గాల్లో చాలా పెద్ద జోడింపులను (200 kb నుండి) పంపడం ఉత్తమం, ఉదాహరణకు, ftp సర్వర్ ద్వారా.

COM, EXE, CMD, PIF మరియు అనేక ఇతర ఫార్మాట్‌లు, కొన్ని మెయిల్ సర్వర్లు అనుమతించవు మరియు నిరోధించవు.

మీ లేఖ యొక్క అనేక మంది గ్రహీతలు ఉన్నట్లయితే, ప్రతిసారీ మాస్ ఫార్వార్డింగ్ యొక్క అన్ని సాక్ష్యాలను తొలగించడానికి చాలా సోమరితనం చేయవద్దు. అటువంటి అదనపు సమాచారం చిరునామాదారునికి అస్సలు అవసరం లేదు. "బ్లైండ్ కాపీ" కమాండ్ మీకు సహాయం చేస్తుంది.

ఇ-మెయిల్ ద్వారా వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించడానికి నియమాలు కరస్పాండెన్స్ రసీదు గురించి రెండవ పక్షానికి తెలియజేయడం. ప్రస్తుతానికి సమాధానం ఇవ్వడం సాధ్యం కాకపోతే, దీని గురించి సంభాషణకర్తకు తెలియజేయండి. తదుపరి ప్రశ్నలు మరియు విచారణలను నివారించడానికి కరస్పాండెన్స్ చరిత్రను సేవ్ చేయండి.

ప్రతిస్పందన ముఖ్యమైనది మరియు అత్యవసరమైతే, ఫోన్, స్కైప్ లేదా ICQ ద్వారా చిరునామాదారునికి అదనంగా తెలియజేయడానికి ఇది అనుమతించబడుతుంది. దీని తర్వాత కూడా సానుకూల ఫలితం సాధించలేకపోతే, మిమ్మల్ని మళ్లీ గుర్తు చేసుకోండి.

జోడించిన ఫైల్‌తో ఖాళీ లేఖను తిరిగి ఇవ్వడానికి పత్రం కోసం అభ్యర్థన అసాధారణం కాదు. ఇది ఆమోదయోగ్యం కాదు. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క ఉదాహరణలకు డాక్యుమెంట్ బాడీలో సంబంధిత సమాచారాన్ని తప్పనిసరిగా ఉంచడం అవసరం. ఉదాహరణకు, ఇది: "నేను మీ అభ్యర్థనకు అవసరమైన డేటాను పంపుతున్నాను."

లేఖ చివరిలో కోఆర్డినేట్‌లను సూచించడం మర్చిపోవద్దు: అందుబాటులో ఉన్న అన్ని కమ్యూనికేషన్ మార్గాలు, స్థానం, కంపెనీ వెబ్‌సైట్, సోషల్ నెట్‌వర్క్‌లకు లింక్‌లు.

సంస్థ యొక్క పరిచయాలను వ్రాసేటప్పుడు, వీలైనంత ఎక్కువ సమాచారాన్ని ఇవ్వండి - ఒక ప్రాంతం కోడ్‌తో ఫోన్ నంబర్, జిప్ కోడ్‌తో చిరునామా. అన్నింటికంటే, మీ కమ్యూనికేషన్ మీ ప్రాంతంలోని నివాసులతో మాత్రమే జరుగుతుంది. మీ వద్ద మొత్తం డేటా ఉంటే, మిమ్మల్ని సంప్రదించడం సులభం అవుతుంది.

మరియు చివరి నియమం: కరస్పాండెన్స్ ప్రారంభించిన వారు తప్పనిసరిగా ఎలక్ట్రానిక్ డైలాగ్‌ను ముగించాలి.

ముగింపు

వ్యాపార రచన అనేది సున్నితమైన విషయం. ఒక వ్యక్తి మరియు అతను ప్రాతినిధ్యం వహిస్తున్న సంస్థ గురించి ఖచ్చితమైన అభిప్రాయాన్ని ఏర్పరచుకోవడానికి కొన్నిసార్లు ఒక్క చూపు సరిపోతుంది. వ్యాపార రచన యొక్క నియమాలను తెలుసుకోవడం మీ కెరీర్‌లో చాలా దూరం వెళ్ళవచ్చు.

• వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ రకాలు ఏమిటి.
• వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క ఏ నియమాలను అనుసరించడం ముఖ్యం.
• వ్యాపార ఇ-మెయిల్ యొక్క లక్షణాలు ఏమిటి?

చేస్తున్నాను వ్యాపార కరస్పాండెన్స్నియమాలకు అనుగుణంగా ఉండటం అనేది కెరీర్ మరియు వ్యాపారంలో విజయం యొక్క ముఖ్యమైన భాగాలలో ఒకటి. ఈ నియమాల అజ్ఞానం, లేదా ఆచరణలో వారి తప్పు అప్లికేషన్ భాగస్వాములు మరియు కస్టమర్ల నష్టానికి దారి తీస్తుంది. అదనంగా, ఖచ్చితమైన మరియు సమర్థమైన వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ అనేది వ్యాపార చిత్రం యొక్క ముఖ్యమైన భాగం.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ రకాలు ఏమిటి

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ - భాగస్వాములు, క్లయింట్లు, సహచరులు, సంస్థలతో - ఏదైనా సంస్థ యొక్క అత్యంత ముఖ్యమైన కార్యకలాపాలలో ఒకటి. నిర్వాహకులు, వివిధ ర్యాంక్‌ల ఉద్యోగులు లేఖలు, వాణిజ్య ఆఫర్‌లు మొదలైనవాటిని స్వీకరిస్తారు మరియు పంపుతారు. ఫారమ్, కంటెంట్ మరియు దిశను బట్టి, ఏదైనా కరస్పాండెన్స్ క్రింది రకాలుగా విభజించబడింది:

• అధికారిక;
• వ్యక్తిగత;
• అంతర్గత;
• బాహ్య.

వాటిలో ప్రతిదానికి సంకలనం మరియు సమర్పణ కోసం ప్రత్యేక అవసరాలు ఉన్నాయి. అధికారిక వ్యాపార లేఖల యొక్క అత్యంత సాధారణ రకాలు:

• థాంక్స్ గివింగ్;
• వాణిజ్య;
• లేఖలు, డిమాండ్లు మరియు అభ్యర్థనలు;
• తిరస్కరణలు;
• అభినందనలు;
• సంతాపం, సంస్మరణలు.

ఈ రోజు చాలా వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ ఎలక్ట్రానిక్‌గా జరుగుతుంది కాబట్టి, ఏ రకంగానైనా రెడీమేడ్ టెంప్లేట్‌లు మరియు ఫారమ్‌లు ఉన్నాయి.

వ్యాపార రచన కళ

ప్రతి వచనం చిరునామాదారుని ప్రభావితం చేసే విధానం. ఇది పని చేయకపోతే, మీరు అసెంబ్లీ నియమాలను ఉల్లంఘించారు: మీరు తప్పు భాగాలను తీసుకున్నారు, వాటిని తప్పు మార్గంలో అమర్చారు. చిరునామాదారుడి నుండి మీకు కావలసినదాన్ని పొందడానికి, మీరు సరైన వాస్తవాలను ఎంచుకొని, వాటిని సరిగ్గా పేర్కొని, “సరైన ముఖంతో” చేయాలి - ఇది లేఖ గ్రహీత మీ ఆఫర్‌ను అంగీకరించేలా చేస్తుంది. ఇది ఎలా చెయ్యాలి?

వాస్తవాలు. వివిధ, కొన్నిసార్లు అదనపు ఆలోచనల యొక్క అస్తవ్యస్తమైన ప్రదర్శనలో చిరునామాదారుని ఒప్పించగల హేతుబద్ధమైన వాదనలు పోతాయి. కానీ ఒక నిర్మాణాన్ని నిర్మించడం విలువైనదే, మరియు అక్షరం స్పష్టంగా మరియు నమ్మకంగా మారుతుంది, దానిలో ఏమీ అర్థం మార్చబడనప్పటికీ. ప్రధాన ఆలోచన (తరచుగా ఇది చర్యకు పిలుపు) ప్రారంభానికి తీసుకురాబడింది, ఇది వెంటనే గ్రీటింగ్‌ను అనుసరిస్తుంది. కిందివి స్పష్టమైన దృష్టాంతాలతో (వివరణలు) ఆర్గ్యుమెంట్‌ల జాబితా (ప్రతి ఒక్కటి ఎరుపు గీతతో సూచించబడుతుంది మరియు ఇటాలిక్ చేయబడింది). ముగింపులో, చర్యకు పిలుపు ఉంది. సంతకం అనుసరిస్తుంది. సరళమైన ఎడిటింగ్ చెకోవ్ కథ "వంకా" నుండి "తాతగారి గ్రామానికి" అనే దయనీయమైన మరియు అంతగా అర్థం కాని సందేశాన్ని కూడా తాతకు బాగా హేతుబద్ధమైన ఆకర్షణీయమైన ఆఫర్‌గా మారుస్తుంది.

పంపినవారి చిత్రం. లేఖ పంపినవారు ఎలా కనిపిస్తారనే దానిపై ప్రతిస్పందన ఆధారపడి ఉంటుంది. లేఖలో, మీరు అధికారి కావచ్చు లేదా మీరు వ్యక్తి కావచ్చు. కొన్నిసార్లు మునుపటిది ప్రయోజనకరంగా ఉంటుంది, మరియు కొన్నిసార్లు రెండోది. ఉదాహరణకు, మీరు చిరునామాదారుని ప్రశంసించినట్లయితే, వ్యక్తిగత శైలిని ఉపయోగించడం మంచిది (మీ నుండి వ్రాయండి, వాస్తవాలకు మీ వైఖరిని నివేదించండి, సమాన స్థాయిలో మాట్లాడండి). దీనికి ధన్యవాదాలు, చిరునామాదారుడు అతను బాగా చేశాడని మాత్రమే కాకుండా, అతని గురించి మీకు మంచి అభిప్రాయం ఉందని కూడా తెలుస్తుంది. తిట్టడం, దీనికి విరుద్ధంగా, అధికారిక పదబంధాలతో, బేర్ వాస్తవాలను సెట్ చేయడం మంచిది. ఈ సలహా, కొంత అతిశయోక్తి ప్రదర్శనలో, ఇలా కనిపిస్తుంది: "మీరు ఒక మూర్ఖుడివి" బదులుగా "పాఠకుల మనస్సు యొక్క సంకేతాలు కనుగొనబడలేదు" అని వ్రాయాలి.

ఆధునిక కరస్పాండెన్స్‌లో, మేము తరచుగా నేరుగా పాయింట్‌కి వస్తాము, వందనం మరియు హెడ్‌లైన్ మధ్య "వాతావరణ చర్చ"ని వదిలివేస్తాము. ఐచ్ఛిక చిన్న వాక్యం పెద్ద సెమాంటిక్ లోడ్‌ను కలిగి ఉండదని అనిపిస్తుంది. కానీ ఇది మొదట పాఠకుడి కళ్ళ ముందు కనిపిస్తుంది, కాబట్టి ఇది అక్షరానికి స్వరాన్ని సెట్ చేస్తుంది మరియు గ్రహీత మిగిలిన వచనాన్ని ఏ కళ్ళతో చూస్తాడో నిర్ణయిస్తుంది. విభిన్న లక్ష్యాలను అనుసరించడం ద్వారా సబార్డినేట్‌లు మరియు భాగస్వాములకు మీ సందేశాన్ని ఎలా ప్రారంభించాలో ఇక్కడ కొన్ని ఉదాహరణలు ఉన్నాయి.

1. ఒకరిపై ఒకరు బరువు పెంచుకోవడానికి: "ప్రాజెక్ట్ A ప్రాంతం యొక్క గవర్నర్ వ్యక్తిగత నియంత్రణలో ఉన్నందున, మేము మీకు గుర్తు చేస్తున్నాము."
2. తెలియని కంపెనీతో స్నేహపూర్వక సంబంధాలను ఏర్పరచుకోవడానికి: "మీ కంపెనీ, మాలాగే KVN సైబీరియా పోటీకి స్పాన్సర్ అని తెలుసుకున్న తరువాత, మేము మీకు ముందుగా అందించాలని నిర్ణయించుకున్నాము."
3. సహాయం పొందడానికి: “ఒలియా, మీరు చాలా చల్లగా ఉన్నారు మరియు ముఖ్యంగా, మీరు సమావేశంలో వృత్తిపరంగా మాట్లాడారు! మీరు ఒక నిపుణుడిగా నాకు సహాయం చేయగలరని నేను భావిస్తున్నాను.
4. సబార్డినేట్‌లను సమీకరించడానికి: “అభినందనలు - ఇది ఇప్పటికే శుక్రవారం. బడ్జెట్‌పై ప్రతిపాదనలను సమర్పించడానికి ఇది మిగిలి ఉంది - మరియు మీరు విశ్రాంతి తీసుకోవచ్చు.

మీ ఇమెయిల్‌ను చంపే 5 భయంకరమైన మొదటి పదబంధాలు

అమెరికన్ కంపెనీ హబ్‌స్పాట్ ఏ మొదటి వాక్యాలు పాఠకులను ప్రేరేపించవని కనుగొంది, కానీ, దీనికి విరుద్ధంగా, లేఖను తొలగించమని వారిని బలవంతం చేసింది. ఈ పదబంధాలు ఏమిటో తెలుసుకోండి మరియు వాటిని కరస్పాండెన్స్ ప్రారంభంలో ఉపయోగించవద్దు.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ కోసం సాధారణ నియమాలు

మీ కంపెనీ ఖ్యాతి పరోక్షంగా వ్యాపార లేఖ రూపకల్పన మరియు వ్రాయబడిన విధానంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. సంస్థ యొక్క విజయవంతమైన చిత్రాన్ని రూపొందించడానికి మరియు దాని ఖ్యాతిని పెంపొందించడానికి, ఉద్యోగులు బాహ్య మరియు అంతర్గత కమ్యూనికేషన్ రెండింటికీ వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలకు కట్టుబడి ఉండాలని మేము చెప్పగలం.

ఖాళీ అక్షరం. కార్పొరేట్ శైలిలో రూపొందించిన ఫారమ్‌లను ఉపయోగించడం సరైనది, దానిపై వివరాలు ఉన్నాయి. స్టైలింగ్ అనేది లోగో ఉనికిని, ప్రత్యేక ఫాంట్ యొక్క ఉపయోగం, అన్ని సంప్రదింపు సమాచారం యొక్క సూచన మరియు సంస్థ యొక్క పూర్తి పేరును సూచిస్తుంది.

పేజీ లేఅవుట్. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ లేఖను వ్రాసేటప్పుడు, అంచులు ఉపయోగించబడతాయి (ఎడమ మార్జిన్ - 2 సెం.మీ., కుడి మార్జిన్ - 1 సెం.మీ., ఎగువ మరియు దిగువ అంచులు - ఒక్కొక్కటి 2 సెం.మీ). అక్షరం అనేక షీట్లను కలిగి ఉంటే, అప్పుడు వారు తప్పనిసరిగా లెక్కించబడాలి (మధ్యలో షీట్ ఎగువన ఉంచండి).

శైలి. వ్యాపార లేఖలు అధికారిక వ్యాపార శైలిలో వ్రాయబడ్డాయి, ఇందులో అక్షరం యొక్క సారాంశం, పదాల ఖచ్చితత్వం మరియు స్టాంపులు మరియు ప్రామాణిక మలుపుల ఉపయోగం గురించి క్లుప్త వివరణ ఉంటుంది. అదనంగా, వ్యాపార కరస్పాండెన్స్లో ఒక నియమం ఉంది: ఒక సమస్య - ఒక అక్షరం.

టెక్స్ట్ యొక్క నిర్మాణం. ఒక ప్రామాణిక వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ లేఖ మూడు భాగాలను కలిగి ఉంటుంది:

1. చిరునామాదారునికి అప్పీల్ చేయండి.
2. పరిచయం (లేఖ యొక్క ఉద్దేశ్యం).
3. ముఖ్య భాగం.
4. సారాంశం.

ఆంగ్లంలో వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నియమాలు

ఆంగ్లంలో వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నమోదు సాధారణ అవసరాలకు అనుగుణంగా నిర్వహించబడుతుంది:

1. ఎరుపు గీతను ఉపయోగించకుండా టెక్స్ట్ పేరాలుగా విభజించబడింది.
2. లేఖ యొక్క ఎగువ ఎడమ మూలలో పంపినవారి వ్యక్తిగత డేటా (పూర్తి పేరు లేదా సంస్థ పేరు మరియు దాని చిరునామా) ఉండాలి.
3. క్రింద ప్రత్యర్థి పేరు లేదా గ్రహీత యొక్క సంస్థ పేరు చిరునామాతో (కొత్త లైన్‌లో) ఉంది.
4. లేఖ యొక్క తేదీ క్రింద మూడు పంక్తులు లేదా కుడి మూలలో ఎగువన సూచించబడుతుంది.
5. లేఖ యొక్క ప్రధాన భాగం షీట్ మధ్యలో ఉంచబడుతుంది.
6. అప్పీల్‌కు కారణం నుండి కారణాన్ని సూచించడంతో ప్రధాన ఆలోచనను ప్రారంభించడం మంచిది: “నేను వ్రాస్తున్నాను ...”
7. ఒక ప్రామాణిక అక్షరం వ్యక్తీకరణతో ముగియాలి: చిరునామాదారుడి పేరు తెలిసినట్లయితే, "యువర్స్ సిన్సియర్లీ"; "మీ నమ్మకంగా" - కాకపోతే.
8. ధన్యవాదాలు తెలిపిన తర్వాత నాలుగు లైన్లను దాటవేసి, మీ పేరు మరియు స్థానాన్ని చేర్చండి.
9. పైన ఉన్న పేరు మరియు నమస్కారానికి మధ్య సంతకం ఉంచబడింది.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క "భాష"

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ కోసం ప్రత్యేక అవసరాలు ఉన్నాయి. అన్నింటిలో మొదటిది, అక్షరాలు భావోద్వేగ ఓవర్‌టోన్‌లను కలిగి ఉండకూడదు. వారు వీలైనంత వివేకం, సంక్షిప్త మరియు ఖచ్చితమైన ఉండాలి. టెక్స్ట్ యొక్క తార్కిక మరియు స్థిరమైన నిర్మాణం పూర్తిగా భావోద్వేగాన్ని భర్తీ చేస్తుంది. సాధారణంగా ఆమోదించబడిన వాటి జాబితాలో లేని అంతరాయాలు, చిన్నచిన్న పదాలు, సంక్షిప్తాలు - ఇవన్నీ వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌లో నివారించాలి.

లేఖ రాయడానికి ముఖ్యమైన పరిస్థితుల్లో ఒకటి సెమాంటిక్ ఖచ్చితత్వం, ఇది దాని ఆచరణాత్మక విలువను సూచిస్తుంది.

తదుపరి ముఖ్యమైన ప్రమాణం టెక్స్ట్ యొక్క తార్కిక ప్రదర్శన. పదాలు ద్వంద్వ వివరణకు లోబడి ఉండకూడదు - ఇది లేఖలోని కంటెంట్ యొక్క అర్థాన్ని మార్చగలదు మరియు అవాంఛనీయ స్వరాన్ని ఇస్తుంది.

ఏదైనా వ్యాపార పత్రం యొక్క ముఖ్య ఉద్దేశ్యం ఒక నిర్దిష్ట దృక్కోణాన్ని వ్యక్తీకరించడంలో ఒప్పించడం. పత్రం, మెమో లేదా లేఖ రాయడం మరియు కంపైల్ చేయడంలో ప్రధాన నియమాలు అక్షరాస్యత, వాదన, సరైన అప్పీల్, సమాచారం యొక్క విశ్వసనీయత మరియు తగిన సాక్ష్యం.

వ్యాపార లేఖలు రాయడానికి కొన్ని నియమాలు క్రింద ఉన్నాయి:

సర్వనామాలను ఉపయోగించడం. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ వ్యక్తిగత భావోద్వేగాలు మరియు అవగాహనలను ప్రతిబింబించకుండా ఉండాలి. వ్యాపార సమాచారం సాంప్రదాయకంగా ప్రామాణిక ఫారమ్‌లను ఉపయోగించి తెలియజేయబడుతుంది. నియమం ప్రకారం, అటువంటి కరస్పాండెన్స్ సమయంలో, మొత్తం సంస్థ యొక్క ఆసక్తులు వ్యక్తీకరించబడతాయి మరియు ఒక వ్యక్తి యొక్క కాదు, కాబట్టి విజ్ఞప్తి బహువచనం నుండి వస్తుంది. మరియు, ఇది "మేము" అనే సర్వనామం యొక్క ఉపయోగాన్ని కలిగి ఉన్నప్పటికీ, తగిన క్రియ రూపాలను ఉపయోగించడం ద్వారా దాని ఉపయోగం నివారించబడాలి.

ప్రతిజ్ఞ రూపాలు. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌లో, పాసివ్ వాయిస్‌ని ఉపయోగించాలి. ఇటువంటి విజ్ఞప్తులు మృదువైన రూపాన్ని కలిగి ఉంటాయి. ఉదాహరణకు, మీరు “మీరు సమయానికి మరమ్మత్తు పనిని పూర్తి చేయలేదు” అనే పదబంధాన్ని క్రమాన్ని మార్చినట్లయితే, “ఒప్పందం ద్వారా నిర్దేశించిన మరమ్మత్తు పని పూర్తి కాలేదు” అనే పదాలతో, అప్పుడు పూర్తి చేయని వాస్తవాన్ని పేర్కొనడం సాధ్యమవుతుంది. నేరుగా ఆరోపణలు చేయకుండా పని చేయండి. అంటే, ఉల్లంఘన వాస్తవం సూచించబడింది, కానీ నిర్దిష్ట నేరస్థులు సూచించబడరు, ఇది లేఖ యొక్క టోన్ను మృదువుగా చేస్తుంది.

కొన్ని చర్యల ప్రారంభకర్తగా పనిచేసే వస్తువును లేఖలో నిర్వచించేటప్పుడు క్రియాశీల వాయిస్ ఉపయోగించబడుతుంది. ఉదాహరణకు, "చట్టపరమైన విభాగం, వివరణను అందించడం...". అటువంటి వాక్యాలలో వర్తమాన కాల రూపం ఉపయోగించబడిందని గమనించాలి.

నిష్క్రియ స్వరాన్ని ఉపయోగించడం అక్షర స్వభావాన్ని కూడా నిర్ణయిస్తుంది. అటువంటి ఫారమ్‌లు నిర్దిష్ట ఈవెంట్‌పై దృష్టి పెట్టడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తాయి మరియు చర్య యొక్క ప్రదర్శకులపై కాదు (ఆఫర్ పంపబడింది, రిపోర్ట్ స్వీకరించబడింది). వస్తువు స్పష్టంగా ఉంటే నిష్క్రియ వాయిస్ కూడా ఉపయోగించబడుతుంది (సమావేశం యొక్క తేదీ నిర్ణయించబడింది).

క్రియ రూపం. నిరంతరం పునరావృతమయ్యే చర్యపై దృష్టి కేంద్రీకరించాల్సిన అవసరం ఉన్నట్లయితే, అసంపూర్ణ రూపంలోని క్రియలు వాటిని వివరించడానికి ఉపయోగించబడతాయి (నిపుణులు క్రమం తప్పకుండా గడువులను ఉల్లంఘిస్తారు). ప్రక్రియ యొక్క సంపూర్ణతను నొక్కి చెప్పడం అవసరమైతే, క్రియల యొక్క ఖచ్చితమైన రూపం ఉపయోగించబడుతుంది (పాట్రోల్మెన్ సేవ చేయడం ప్రారంభించారు).

స్వరాలు పరిచయం. చాలా వ్యాపార ఇమెయిల్‌లు టోన్‌లో తటస్థంగా ఉన్నప్పటికీ, కొన్ని పాయింట్లపై అదనపు ఫోకస్ అవసరమయ్యే సందర్భాలు ఉన్నాయి. దీని కోసం, పరిచయ మలుపులు ఉపయోగించబడతాయి, పదబంధాన్ని మృదువుగా చేస్తాయి. (దయచేసి మీ ఆధీనంలో ఉన్న డాక్యుమెంటేషన్‌ను పంపండి” అనే పదబంధాన్ని “దయచేసి మీ ఆధీనంలో ఉన్నట్లు కనిపించే డాక్యుమెంటేషన్‌ను పంపండి” అనే పదబంధాన్ని మీరు మార్చినట్లయితే, దానిలో ఉద్రిక్తత స్థాయి గణనీయంగా తగ్గుతుంది మరియు ఇది మరింత అనుకూలంగా ఉంటుంది వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌లో వ్యూహాత్మక అవసరాలు.)

వ్యాపార లేఖలను వ్రాసేటప్పుడు, ప్రత్యర్థి పట్ల గౌరవప్రదమైన వైఖరికి కూడా శ్రద్ధ ఉండాలి. కాబట్టి, "మీ ఆఫర్‌పై మాకు ఆసక్తి లేదు" అనే పదబంధాన్ని "దురదృష్టవశాత్తూ, ప్రస్తుతం మీ ఆఫర్‌పై మాకు ఆసక్తి లేదు" అనే పదబంధాన్ని భర్తీ చేస్తే, అది అనవసరమైన దృఢత్వం నుండి విముక్తి పొందుతుంది, ఇది వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌లో తగినది కాదు.

పరిచయ నిర్మాణాలు కూడా వ్యాపార లేఖలో ముఖ్యమైన భాగం, ఎందుకంటే అవి వాటిని అంత పొడిగా చేయవు. వ్యాపార మర్యాద యొక్క నిబంధనలకు అనుగుణంగా, "దయచేసి, వీలైతే, మా మెటీరియల్‌ల నాణ్యతపై మీ నిపుణుల వ్యాఖ్యలను చేయండి" అనే పదబంధం సముచితంగా ఉంటుంది. పరిచయ నిర్మాణాలు వర్గీకరణను తగ్గించడానికి, గౌరవం మరియు శ్రద్ద చూపించడానికి, అలాగే దయగల స్వరాన్ని వ్యక్తీకరించడానికి మంచి సాధనం. వారి ఉపయోగం ప్రత్యర్థి గర్వాన్ని దెబ్బతీయకుండా ఆలోచనను వ్యక్తీకరించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

వ్యాపార ఇమెయిల్ మర్యాదలు: దూరం నుండి మంచి ముద్ర వేయడానికి 5 చిట్కాలు

1. లేఖకు ప్రతిస్పందన సమయం కమ్యూనికేషన్ మరియు సహకారంపై మీ ఆసక్తిని ప్రదర్శిస్తుంది. సాధ్యమైనంత తక్కువ సమయంలో వ్యాపార లేఖలకు ప్రతిస్పందించడం అవసరం: నిమిషాలు, గంటలు, గరిష్టంగా ఒక రోజు. ఆలస్యానికి ఆబ్జెక్టివ్ కారణాలు ఉంటే, ఒక లేఖ పంపండి మరియు మీరు సందేశాన్ని అందుకున్నారని మరియు త్వరలో ప్రతిస్పందిస్తానని వ్రాయండి. సరిగ్గా ప్రాధాన్యత ఇవ్వడానికి, మీరు ప్రత్యర్థి లేఖలోని సంబంధిత గమనికలకు శ్రద్ధ వహించాలి - “ప్రాముఖ్యత”, “అంశం” మరియు మొదలైనవి. అటువంటి మార్కుల ఉనికి మీ సమాధానం ఎంత ముఖ్యమైనదో సూచిస్తుంది.

ప్రతిస్పందనలో ఆలస్యం క్లయింట్‌ను కోల్పోయే అధిక సంభావ్యత. దయచేసి వీలైనంత త్వరగా సమాధానం చెప్పండి. "తరువాత కోసం" అక్షరాలను మాత్రమే వదిలివేయండి, దీనికి సమాధానం సమయం తీసుకుంటుంది. ప్రజల ప్రవర్తన మరియు అద్భుతమైన చర్చలను అంచనా వేయడం నేర్చుకోవడం స్కూల్ ఆఫ్ జనరల్ డైరెక్టర్‌లో మీకు సహాయం చేస్తుంది.

2. వ్యక్తిగత అప్పీల్. వ్యక్తిగత చిరునామాకు ప్రాధాన్యత ఇవ్వబడుతుంది, ఎందుకంటే ఇది చిరునామాదారుడి పట్ల గౌరవం యొక్క అభివ్యక్తి.

వ్యక్తిగత చిరునామాను ఉపయోగించడం అనేది వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క తప్పనిసరి నియమాలలో ఒకటి. వ్యక్తిగత ధోరణి అనేది వ్యక్తిత్వం మరియు దయాదాక్షిణ్యాల పట్ల గౌరవం యొక్క ప్రదర్శన. అదనంగా, ఈ విధంగా మీరు టెంప్లేట్ సమాధానాల బూడిద ద్రవ్యరాశి నుండి మీ లేఖను హైలైట్ చేస్తారు.

3. కృతజ్ఞతా పదాల వ్యక్తీకరణ (అప్పీల్ కోసం). మీ కంపెనీకి అనుకూలంగా ప్రత్యర్థిని లేదా క్లయింట్‌ను ఎంచుకున్నందుకు ఒక రకమైన కృతజ్ఞతా భావాన్ని ఒక లేఖలో వ్యక్తీకరించిన ప్రశంస. "మీ లేఖకు ధన్యవాదాలు" అని ప్రారంభమయ్యే వ్రాతపూర్వక ప్రతిస్పందన ప్రత్యర్థికి అతను మీకు విలువైనదని చూపిస్తుంది. వ్యాపార లేఖ యొక్క ఈ టోన్ సరైనది, ఎందుకంటే ఇది నిర్మాణాత్మక స్థితిని ప్రతిబింబిస్తుంది. ఉదాహరణకి:

మంచి రోజు! భవదీయులు, అనాటోలీ సియోస్యాన్.
విఫలమైన సమాధానం	అదృష్ట సమాధానం
హలో అనాటోలీ! ఖాతాను తెరవడానికి, మీకు మీ కంపెనీ వివరాలు అవసరం. దయచేసి ఈ లేఖకు సమాధానంగా వాటిని పంపండి.	హలో అనాటోలీ! ముందుగా, మా కేంద్రాన్ని ఎంచుకున్నందుకు మేము మీకు ధన్యవాదాలు తెలియజేస్తున్నాము. మీరు మాతో సహకారంతో సంతృప్తి చెందుతారనే విశ్వాసాన్ని కూడా మేము వ్యక్తం చేయాలనుకుంటున్నాము. ఖాతాను తెరవడానికి, మాకు మీ కంపెనీ వివరాలు అవసరం. దయచేసి ఈ లేఖకు ప్రతిస్పందనగా వాటిని పంపండి.

మీ వ్యాపారంపై ఉన్న నమ్మకానికి కృతజ్ఞతా వ్యక్తీకరణ క్రింది నిర్మాణాలను ఉపయోగించి లేఖ ప్రారంభంలో చేయబడుతుంది:

• మీ ఆసక్తికి ధన్యవాదాలు…;
• మీ ఉత్తరానికి ధన్యవాదములు…;
• మమ్మల్ని సంప్రదించినందుకు ధన్యవాదాలు…;
• మా కంపెనీని ఎంచుకున్నందుకు ధన్యవాదాలు…;
• మీ ఆసక్తికి ధన్యవాదాలు...

4. సానుకూల ముగింపు. చివరి నిర్మాణాలు లేఖను చదివిన తర్వాత ప్రత్యర్థి దృష్టిలో పడటం గ్యారెంటీ. అందువల్ల, ఈ రూపంలో వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క సానుకూల మానసిక స్థితిని ఏకీకృతం చేయడం మరియు సానుకూల మూడ్ మరియు కరస్పాండెన్స్ భాగస్వామితో కమ్యూనికేషన్ కొనసాగించాలనే కోరికను సృష్టించడం అవసరం. ఉదాహరణకి;

మీ లేఖను చదివేటప్పుడు చిరునామాదారుడి దృష్టిలో చివరి విషయం. చివరి పదబంధాలలో వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ యొక్క మానసికంగా సానుకూల వాతావరణాన్ని పరిష్కరించండి. చిరునామాదారునికి మంచి మానసిక స్థితిని సృష్టించండి - తద్వారా అతను మీతో మళ్లీ కమ్యూనికేట్ చేయాలనుకుంటున్నాడు. ఉదాహరణకి:

మంచి రోజు! నేను మీ సెంటర్‌లో అధునాతన శిక్షణా కోర్సులలో నమోదు కోసం ఇంటర్వ్యూలో ఉత్తీర్ణత సాధించాను. ట్యూషన్ ఫీజు నా కంపెనీ ఖాతా నుండి చెల్లించబడుతుంది. దయచేసి చెల్లింపు కోసం తగిన ఇన్‌వాయిస్‌ను నాకు పంపండి. భవదీయులు, అనాటోలీ సియోస్యాన్.
విఫలమైన ఎంపిక	మంచి ఎంపిక
హలో అనాటోలీ! ముందుగా, మా కేంద్రాన్ని ఎంచుకున్నందుకు మేము మీకు ధన్యవాదాలు తెలియజేస్తున్నాము. మీరు మాతో సహకారంతో సంతృప్తి చెందుతారనే విశ్వాసాన్ని కూడా మేము వ్యక్తం చేయాలనుకుంటున్నాము. ఖాతాను తెరవడానికి, మీకు మీ కంపెనీ వివరాలు అవసరం. దయచేసి ఈ లేఖకు సమాధానంగా వాటిని పంపండి.	హలో అనాటోలీ! ముందుగా, మా కేంద్రాన్ని ఎంచుకున్నందుకు మేము మీకు ధన్యవాదాలు తెలియజేస్తున్నాము. మీరు మాతో సహకారంతో సంతృప్తి చెందుతారనే విశ్వాసాన్ని కూడా మేము వ్యక్తం చేయాలనుకుంటున్నాము. ఖాతాను తెరవడానికి, మీకు మీ కంపెనీ వివరాలు అవసరం. దయచేసి ఈ లేఖకు సమాధానంగా వాటిని పంపండి. మా కేంద్రంలో శిక్షణకు సంబంధించిన ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి మేము ఎల్లప్పుడూ సంతోషిస్తాము.

మీరు మీ లేఖను పూర్తి చేసినప్పుడు, కమ్యూనికేషన్ కొనసాగించడానికి మీ ప్రత్యర్థికి ఎల్లప్పుడూ సానుకూల వైఖరిని ఇవ్వండి. ఈ ప్రయోజనాల కోసం, మీరు నిర్మాణాన్ని ఉపయోగించవచ్చు:

• మేము సహకరించడానికి సంతోషిస్తున్నాము;
• మీ ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడానికి సిద్ధంగా ఉంది;
• మీకు ఏవైనా ప్రశ్నలు ఉంటే, దయచేసి సంప్రదించండి;
• మేము పరస్పర ప్రయోజనకరమైన సహకారం కోసం ఎదురుచూస్తున్నాము;
• మీకు సహాయం చేయడం సంతోషంగా ఉంది;
• భవదీయులు.

5. పరిచయాల సంతకం మరియు బ్లాక్. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించే ఉద్యోగికి "మానిటర్‌కి అవతలి వైపు" ఎవరు ఉన్నారనే ఆలోచన ఉండాలి. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, ప్రత్యర్థి పేరు, ఇంటిపేరు, స్థానం మరియు సంప్రదింపు వివరాల గురించి సమాచారం అవసరం:

1. పేరు (ఇంటిపేరు) - వ్యక్తిగత చిరునామా యొక్క అవకాశాన్ని అందించండి;
2. స్థానం - ప్రత్యర్థికి యోగ్యత స్థాయిపై అవగాహన కల్పిస్తుంది
3. కోఆర్డినేట్లు - అదనపు కమ్యూనికేషన్ ఛానెల్‌ల ఆవిర్భావానికి దోహదం చేస్తాయి.

మంచి రోజు! నేను మీ సెంటర్‌లో అధునాతన శిక్షణా కోర్సులలో నమోదు కోసం ఇంటర్వ్యూలో ఉత్తీర్ణత సాధించాను. ట్యూషన్ ఫీజు నా కంపెనీ ఖాతా నుండి చెల్లించబడుతుంది. దయచేసి చెల్లింపు కోసం తగిన ఇన్‌వాయిస్‌ను నాకు పంపండి. భవదీయులు, అనాటోలీ సియోస్యాన్.
విఫలమైన ఎంపిక	మంచి ఎంపిక
	హలో అనాటోలీ! ముందుగా, మా కేంద్రాన్ని ఎంచుకున్నందుకు మేము మీకు ధన్యవాదాలు తెలియజేస్తున్నాము. మీరు మాతో సహకారంతో సంతృప్తి చెందుతారనే విశ్వాసాన్ని కూడా మేము వ్యక్తం చేయాలనుకుంటున్నాము. ఖాతాను తెరవడానికి, మీకు మీ కంపెనీ వివరాలు అవసరం. దయచేసి ఈ లేఖకు సమాధానంగా వాటిని పంపండి. మా కేంద్రంలో శిక్షణకు సంబంధించిన మీ ప్రశ్నలకు సమాధానమివ్వడానికి మేము ఎల్లప్పుడూ సంతోషిస్తాము. భవదీయులు, అంటోన్ ఆంటోనోవ్ సెంటర్ ఫర్ అడ్వాన్స్‌డ్ స్టడీస్ స్పెషలిస్ట్ Tel. XXXXXXX గుంపు Tel.ХХХХХХ

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌తో పనిని ఆప్టిమైజ్ చేయడానికి, సంప్రదింపు సమాచారంతో బ్లాక్‌ను ప్రామాణిక సెట్టింగ్‌లకు జోడించడం మంచిది. వ్యాపారం పట్ల వృత్తిపరమైన వైఖరికి చిహ్నంగా భాగస్వాములు, సహచరులు మరియు క్లయింట్‌లకు లేఖలలో ఈ బ్లాక్ ఉండాలి.

వ్యాపార ఇమెయిల్ నియమాలు

గ్రిగరీ సిజోనెంకో, CJSC ఇన్ఫర్మేషన్ ఇంప్లిమెంటేషన్ కంపెనీ జనరల్ డైరెక్టర్, మాస్కో

1. "అందరికీ ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వండి" బటన్‌ను ఉపయోగించండి. చాలా మంది వ్యక్తులు కరస్పాండెన్స్‌లో పాల్గొంటే, మీరు చివరి సందేశాన్ని పంపిన వారికి మాత్రమే కాకుండా అందరికీ ప్రతిస్పందించాలి.

2. ఎల్లప్పుడూ లేఖ యొక్క విషయాన్ని సూచించండి. చాలా సందర్భాలలో, గ్రహీత కొత్త ఇమెయిల్ యొక్క హెడర్‌ను మాత్రమే చూస్తారు. తరువాత, సబ్జెక్ట్ ఫీల్డ్‌లోని సమాచారం మీకు సందేశాలను కనుగొనడంలో మరియు క్రమబద్ధీకరించడంలో సహాయపడుతుంది. మీరు శీర్షికలో లేబుల్ పదాలను ఉపయోగించవచ్చు - ఉదాహరణకు, "ముఖ్యమైనది!" - కానీ అవి నిజంగా అక్షరం యొక్క కంటెంట్‌కు అనుగుణంగా ఉంటే మాత్రమే (అయితే, అన్నింటిలో అందుబాటులో ఉన్న "ప్రాముఖ్యత" బటన్‌ను క్లిక్ చేయడం మరింత సౌకర్యవంతంగా ఉంటుంది. ప్రసిద్ధ ఇమెయిల్ ప్రోగ్రామ్‌లు మరియు ఫీల్డ్ "టాపిక్" పక్కన మార్క్ కనిపిస్తుంది). పదాల యొక్క ఏకీకృత శైలిని అభివృద్ధి చేయండి మరియు దానికి నిరంతరం కట్టుబడి ఉండండి. ఈ రోజు చాలా మంది వ్యక్తులు కరస్పాండెన్స్‌ను క్రమబద్ధీకరించడానికి ఆటోమేటిక్ ఫిల్టర్‌లను ఉపయోగిస్తున్నారని గుర్తుంచుకోండి. కాబట్టి, మెషీన్ ద్వారా "చదవడానికి" వీలుగా టైటిల్ తప్పక ఎంచుకోవాలి.

3. అక్షరం చిన్నదిగా మరియు నిర్మాణాత్మకంగా ఉండాలి. అర్థం యొక్క గరిష్ట పారదర్శకత మరియు ప్రదర్శన యొక్క స్పష్టత, అవసరమైన మరియు చిన్న వివరాలను వేరు చేయడానికి ప్రయత్నించండి. వ్యాపార లేఖను ఒకసారి చదివిన తర్వాత, మీరు సమస్య యొక్క సారాంశం మరియు సమస్య యొక్క చరిత్ర, ప్రతిపాదనల అర్థం మరియు చిరునామాదారు నుండి ఆశించిన చర్యల స్వభావం రెండింటినీ సులభంగా అర్థం చేసుకోవడం మీ ఆసక్తులలో ఉంది. సందేశం యొక్క వచనాన్ని పెంచకుండా అదనపు పదార్థాలను (పత్రాలు, పట్టికలు, ఫోటోలు) జోడింపులుగా పంపడం మంచిది; అదే సమయంలో, మీరు ఏ రకమైన ఫైల్‌లను పంపుతున్నారో లేఖలో తప్పనిసరిగా సూచించాలి.

4. మర్యాదగా ఉండండి. ఏదైనా లేఖలో గ్రీటింగ్, అప్పీల్ మరియు సంతకం కోసం ఒక స్థలం ఉండాలి (మీరు మీ సందేశాలలో దేనికైనా దాని స్వయంచాలక జోడింపును ప్రారంభించవచ్చు). మీరు సెమాంటిక్ మరియు భావోద్వేగ స్వరాలు కూడా ఉంచాలి - టెలిగ్రాఫిక్ శైలిని నివారించండి. కరస్పాండెన్స్ సున్నితమైన సమస్య లేదా సంఘర్షణకు సంబంధించినది అయినప్పటికీ, గౌరవంగా ఉండండి. నిజమే, వ్యాపారంలో కించపరచడం కాదు, పరిష్కారాన్ని కనుగొనడం ముఖ్యం. సంయమనం మరియు మర్యాద ఈ విషయంలో మంచి సహాయకులు.

5. లేఖలకు సమాధానం ఇవ్వాలి! మరియు వెంటనే. ఈ ప్రాథమిక సత్యాన్ని అర్థం చేసుకోవడంలో వైఫల్యం చాలా అపార్థాలకు దారి తీస్తుంది. లేఖ చదివినట్లు పంపినవారు తెలుసుకోవాలి మరియు కొంత సమయం తర్వాత మీరు అర్ధవంతమైన ప్రతిస్పందనను ఆశించవచ్చు. అదే సమయంలో, మీరు స్వయంస్పందనలు మరియు ఆటోమేటిక్ నోటిఫికేషన్‌లపై పూర్తిగా ఆధారపడకూడదు - మీ నుండి ఒక చిన్న పదబంధాన్ని వ్రాయండి. మరోవైపు, కొన్ని ఇమెయిల్‌లకు సమాధానం ఇవ్వాల్సిన అవసరం లేదు. ముందుగా, మీ చిరునామా "కాపీ" ఫీల్డ్‌లో ఉన్న వారికి: పంపినవారు మరొక వ్యక్తితో తన కరస్పాండెన్స్ గురించి మీరు తెలుసుకోవాలని కోరుకుంటారు. రెండవది, మీ చిరునామా లేని వారికి: లేఖ యొక్క రచయిత "Bcc" ఫీల్డ్‌లో మీ కోఆర్డినేట్‌లను జోడించారని దీని అర్థం - అంటే, ప్రత్యక్ష చిరునామాదారు నుండి రహస్యంగా కరస్పాండెన్స్‌తో మీకు పరిచయం చేయాలని అతను భావిస్తున్నాడు. సందేశం.

6. మీరు ప్రత్యుత్తరం ఇస్తున్న లేఖలోని వచనాన్ని తొలగించవద్దు. మీ సమాధానం కొంత కాలం తర్వాత మళ్లీ చదవబడే అవకాశం ఉంది - బహుశా కొన్ని సంవత్సరాల తర్వాత కూడా. చాలా వ్యాపారాలు ఇప్పటికే ఇమెయిల్ ఆర్కైవింగ్ సిస్టమ్‌లను కలిగి ఉన్నాయి. మార్గం ద్వారా, కంపెనీ అధికారి నుండి ఇమెయిల్ చట్టపరంగా ముఖ్యమైన పత్రంగా గుర్తించబడిన దేశాలలో, కరస్పాండెన్స్ యొక్క దీర్ఘకాలిక నిల్వ చట్టపరమైన అవసరం. మా వద్ద ఇది ఇంకా లేదు, కానీ అభ్యాసం వ్రాతపూర్వక నిబంధనలను అధిగమించింది. మీరు వ్రాసే ప్రతి అక్షరాన్ని గ్రహీత దృష్టిలో చూడండి. ఇది వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క ప్రాథమిక నియమం. మీరు దీన్ని అనుసరిస్తే, స్వీకర్తలు స్ట్రీమ్ నుండి మీ సందేశాలను హైలైట్ చేయడం ప్రారంభిస్తారు.

7. బాగా వ్రాయండి. లేఖలో చేసిన ఒకే తప్పులు చిరునామాదారునికి అభ్యంతరకరంగా ఉంటాయి, ఎందుకంటే అవి తొందరపాటు లేదా నిర్లక్ష్యం యొక్క అభివ్యక్తిగా భావించబడతాయి. మరియు బహుళ లోపాలు పంపినవారి తక్కువ సాంస్కృతిక స్థాయికి సాక్ష్యమిస్తున్నాయి మరియు మేము వ్యాపార అనురూప్యం గురించి మాట్లాడుతున్నాము కాబట్టి, అవి పంపినవారు అననుకూలమైన కాంతిలో పనిచేసే సంస్థను కూడా సూచిస్తాయి.

"స్కూల్ ఆఫ్ ది జనరల్ డైరెక్టర్"లో కొత్త కోర్సు

సహకార సమస్యలను పరిష్కరించడానికి వ్యక్తిగత సమావేశం ఎల్లప్పుడూ సాధ్యపడదు కాబట్టి వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ కరస్పాండెన్స్ లేకుండా ఊహించలేము. అత్యంత ముఖ్యమైన వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ సమస్యలు

సహకార సమస్యలను పరిష్కరించడానికి వ్యక్తిగత సమావేశం ఎల్లప్పుడూ సాధ్యపడదు కాబట్టి వ్యాపార కమ్యూనికేషన్ కరస్పాండెన్స్ లేకుండా ఊహించలేము. వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ యొక్క చాలా ముఖ్యమైన సమస్యలను తక్కువ సమయంలో పరిష్కరించవచ్చు, అయితే మర్యాద నియమాలను పాటించకపోవడం లేదా లేఖ యొక్క అశాస్త్రీయ నిర్మాణం భాగస్వామ్యాలకు హాని కలిగించవచ్చు లేదా సంభావ్య క్లయింట్‌ను దూరం చేస్తుంది. అధికారిక చర్చల వలె, ఇక్కడ కొన్ని నియమాలు ఉన్నాయి: లేఖ యొక్క ఆకృతి మరియు కమ్యూనికేషన్ శైలి.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ నిర్వహించడానికి సాధారణ నియమాలు

1. లేఖ రాయడానికి ముందు, దాని లక్షణాలను నిర్ణయించండి:

లేఖ రకం (కవరింగ్, హామీ, ఆర్డర్, రిమైండర్, నోటీసు మొదలైనవి; ప్రదర్శన లేఖ లేదా ప్రతిస్పందనను సూచించడం);

చిరునామాదారునికి ప్రాప్యత స్థాయి (మీరు అవసరమైన అన్ని పాయింట్లను ఒక అక్షరంలో పేర్కొనవచ్చా లేదా మీకు రెండవది కావాలా, ఒకదానిని స్పష్టం చేయడం);

డెలివరీ యొక్క ఆవశ్యకత (లేఖ అత్యవసరమైతే, రిజిస్టర్డ్ మెయిల్ ద్వారా లేదా ఇ-మెయిల్ ద్వారా పంపడం మంచిది).

2. ఇప్పటికే ఉన్న టెంప్లేట్‌ల ప్రకారం అక్షరాన్ని రూపొందించండి, దాని రకం ఆధారంగా, మరియు GOST R 6.30-2003పై కూడా ఆధారపడుతుంది. “యూనిఫైడ్ డాక్యుమెంటేషన్ సిస్టమ్స్. సంస్థాగత మరియు పరిపాలనా డాక్యుమెంటేషన్ యొక్క ఏకీకృత వ్యవస్థ. డాక్యుమెంటేషన్ అవసరాలు.

3. ఏదైనా వ్యాపార లేఖ కింది సాధారణ నిర్మాణాన్ని కలిగి ఉంటుంది:

• పంపే సంస్థ పేరు;
• వ్రాసిన తేదీ;
• గ్రహీత యొక్క చిరునామా, నిర్దిష్ట కరస్పాండెంట్ యొక్క సూచన;
• ప్రారంభ చిరునామా;
• లేఖ యొక్క విషయం మరియు ప్రయోజనం యొక్క సూచన;
• ప్రధాన వచనం;
• ముగింపు (మర్యాద సూత్రం);
• పంపినవారి సంతకం;
• దరఖాస్తు మరియు కాపీల పంపిణీకి సూచన (ఏదైనా ఉంటే).

4. వ్యాపార లేఖను సిద్ధం చేస్తున్నప్పుడు, టెక్స్ట్ ఎడిటర్ Microsoft Wordని ఉపయోగించండి:

టైమ్స్ న్యూ రోమన్ టైప్‌ఫేస్‌ని ఉపయోగించండి, పరిమాణం 12-14 p., లైన్ స్పేసింగ్ - 1-2 p.;

కుడి వైపున దిగువన ఉన్న అక్షరం యొక్క పేజీ సంఖ్యలను ఉంచండి;

A4 ఫారమ్‌లపై టెక్స్ట్‌ను ప్రింట్ చేస్తున్నప్పుడు, 1.5–2 లైన్ స్పేసింగ్, A5 ఫార్మాట్ మరియు తక్కువ - ఒక లైన్ స్పేసింగ్ ఉపయోగించండి. అవసరాలు ఎల్లప్పుడూ ఒక లైన్ స్పేసింగ్ ద్వారా టైప్ చేయబడతాయి.

5. మీరు ఒక సంస్థ తరపున వ్యవహరిస్తున్నట్లయితే మరియు హార్డ్ కాపీలో లేఖను పంపాలని భావిస్తే, లెటర్‌హెడ్‌ని తప్పకుండా ఉపయోగించుకోండి, దాని ఉనికి మీ కంపెనీ యొక్క ముఖ్య లక్షణంగా ఉంటుంది. ప్రత్యేక శ్రద్ధతో అధికారిక రూపం యొక్క రూపకల్పనను పరిగణించండి, ఈ నైపుణ్యం ఏదైనా కార్యాలయ ఉద్యోగికి తప్పనిసరిగా ఉండాలి.

6. అంతర్జాతీయ కరస్పాండెన్స్ కోసం, లేఖ తప్పనిసరిగా చిరునామాదారుడి భాషలో లేదా ఆంగ్లంలో వ్రాయబడాలి(వ్యాపార వ్యవహారాలలో సర్వసాధారణం).

7. సరైన, వ్యాపారపరమైన స్వరాన్ని ఉంచండి. లేఖను అప్పీల్‌తో ప్రారంభించండి, ఇది కరస్పాండెంట్‌తో మీ సాన్నిహిత్యం స్థాయిని బట్టి, “డియర్ + ఎఫ్‌ఐఓ” మరియు “డియర్ + ఎఫ్‌ఐఓ” అనే పదాలతో ప్రారంభించవచ్చు. గుర్తుంచుకోండి, అప్పీల్‌లోని లేదా చిరునామాదారుని సూచనలో ఉన్న పదాలను ఎట్టి పరిస్థితుల్లోనూ సంక్షిప్తీకరించకూడదు (ఉదాహరణకు, “గౌరవనీయుడు” “గౌరవనీయుడు” లేదా “విభాగాధిపతి” “విభాగ అధిపతి”) - ఇవి నియమాలు వ్యాపార మర్యాద. మీ సహకారానికి ధన్యవాదాలు తెలుపుతూ మీ లేఖను ఎల్లప్పుడూ ముగించండి. సంతకం ముందు "గౌరవంగా, ..." లేదా "భవదీయులు, ..." అనే పదబంధంతో ఉండాలి. మీరు కరస్పాండెంట్‌తో స్నేహపూర్వక సంబంధాలను కొనసాగించినప్పటికీ, అధికారిక కరస్పాండెన్స్‌లో "మీరు" అని సూచించడం ఆమోదయోగ్యం కాదు.

8. పదజాలాన్ని జాగ్రత్తగా ఎంచుకోండి, తప్పులు మరియు అస్పష్టమైన పదబంధాలను నివారించండి, వృత్తి నైపుణ్యం యొక్క అధిక వినియోగం. అక్షరం అర్థమయ్యేలా ఉండాలి.

9. లేఖలోని కంటెంట్‌ను సెమాంటిక్ పేరాగ్రాఫ్‌లుగా విభజించండి, తద్వారా అది గజిబిజిగా ఉండదు మరియు చిరునామాదారుడికి అర్థం చేసుకోవడం కష్టం.. నియమాన్ని అనుసరించండి: మొదటి మరియు చివరి పేరాల్లో నాలుగు కంటే ఎక్కువ ముద్రించిన పంక్తులు ఉండకూడదు మరియు మిగిలినవి ఎనిమిది కంటే ఎక్కువ ఉండకూడదు.

10. ఆమోదించబడిన మర్యాద ప్రకారం వ్యాపార ఇమెయిల్‌లకు ప్రతిస్పందించండి:వ్రాతపూర్వక అభ్యర్థనకు - రసీదు తర్వాత 10 రోజుల్లో; ఫ్యాక్స్ లేదా ఇ-మెయిల్ ద్వారా పంపిన లేఖలకు - వారాంతాల్లో మినహా 48 గంటలలోపు.

అంతర్గత వ్యాపార కరస్పాండెన్స్

మూడవ పక్షానికి పంపిన కరస్పాండెన్స్‌తో పోల్చితే కంపెనీ ఉద్యోగుల మధ్య వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ మరింత సరళీకృతం చేయబడింది.

• సంక్షిప్తంగా ఉండండి;
• వ్యాపార స్వభావం కలిగి ఉండండి;
• తేదీ తప్పనిసరిగా లేఖలో సూచించబడాలి;
• లేఖ చివరిలో మర్యాద సూత్రం మరియు సంతకం ఉంది.

అంతర్-సంస్థ వ్యాపార కరస్పాండెన్స్‌కు ఉదాహరణగా ఒక నాయకుడు లేదా బృందం తరపున ఆనాటి హీరో లేదా ప్రమోషన్ పొందిన ఉద్యోగిని ఉద్దేశించి పంపే అభినందన లేఖ కావచ్చు.

ప్రాజెక్ట్‌లను వ్రాతపూర్వకంగా చర్చిస్తున్నప్పుడు, సాధారణంగా వ్యాపార లేఖ యొక్క అవసరమైన కొన్ని అంశాలు మాత్రమే ఉపయోగించబడతాయి - విషయం యొక్క సూచన, అప్పీల్, సమస్య యొక్క సారాంశం యొక్క సారాంశం మరియు ముద్రించిన సంతకంతో కూడిన మర్యాద సూత్రం.

వ్యాపార కరస్పాండెన్స్ స్థాయి మరియు మీరు చిరునామాదారునికి అందించాలనుకుంటున్న సమాచార రకాన్ని బట్టి అక్షర రూపం మరియు అవసరమైన టెంప్లేట్ తప్పనిసరిగా ఎంచుకోవాలని గుర్తుంచుకోండి.