Utwórz raport jako obiekt bazy danych
Komentarze (0)
Raport to sformatowana reprezentacja danych, które są wyświetlane, drukowane lub przechowywane. Pozwalają wydobyć z bazy niezbędne informacje i przedstawić je w zrozumiałej formie, a także dają szerokie możliwości podsumowywania i analizowania danych.
Podczas drukowania tabel i zapytań informacje są wydawane niemal w takiej formie, w jakiej są przechowywane. Często istnieje potrzeba przedstawienia danych w formie tradycyjnych i łatwych do odczytania raportów. Raport szczegółowy zawiera wszystkie informacje z tabeli lub zapytania, ale zawiera nagłówki i jest podzielony na strony z nagłówkami i stopkami.
Struktura raportu w widoku projektu
Program Microsoft Access wyświetla dane z zapytania lub tabeli w raporcie, dodając do niego elementy tekstowe, które ułatwiają czytanie.
Te elementy obejmują:
Tytuł. Ta sekcja jest drukowana tylko u góry pierwszej strony raportu. Służy do wyprowadzania danych, takich jak tekst tytułu raportu, data lub część określająca tekst dokumentu, które mają być wydrukowane raz na początku raportu. Aby dodać lub usunąć obszar nagłówka raportu, wybierz polecenie Tytuł raportu/Notatka z menu Widok.
Nagłówek. Służy do wyświetlania danych, takich jak nagłówki kolumn, daty lub numery stron drukowane na górze każdej strony raportu. Aby dodać lub usunąć nagłówek, wybierz Nagłówki i Stopki z menu Widok. Program Microsoft Access dodaje jednocześnie nagłówek i stopkę. Aby ukryć jeden z nagłówków i stopek, ustaw jego właściwość Height na 0.
Obszar danych. Obszar znajdujący się między nagłówkiem a stopką strony. Zawiera główną treść raportu. W tej sekcji są wyświetlane dane, które są drukowane dla każdego rekordu w tabeli lub zapytaniu, na których opiera się raport. Aby umieścić kontrolki w obszarze danych, używana jest lista pól i panel elementów. Aby ukryć obszar danych, ustaw właściwość Wysokość przekroju na 0.
Stopka. Ta sekcja pojawia się na dole każdej strony. Służy do wyświetlania danych, takich jak sumy, daty lub numery stron, drukowane na dole każdej strony raportu.
Notatka. Służy do wyświetlania danych, takich jak tekst konkluzji, sumy końcowe lub podpis, które powinny być wydrukowane raz na końcu raportu. Chociaż sekcja Notatka raportu znajduje się na dole raportu w widoku Projekt, jest drukowana nad stopką strony na ostatniej stronie raportu. Aby dodać lub usunąć obszar uwagi do raportu, wybierz polecenie Tytuł raportu/Uwaga z menu Widok. Microsoft Access dodaje i usuwa jednocześnie nagłówki raportu i obszary notatek
Sposoby tworzenia raportu
Możesz tworzyć raporty w programie Microsoft Access na różne sposoby
(rys. 5.1):
~ Konstruktor
~ Kreator raportów
~ Raport automatyczny: do kolumny
~ Raport automatyczny: taśma
~ Kreator wykresów
Naklejki pocztowe
Ryż. 5.1. Okno startowe raportu
Kreator umożliwia tworzenie raportów z grupowaniem rekordów i jest najprostszym sposobem tworzenia raportów. Umieszcza wybrane pola w raporcie i oferuje sześć stylów raportu. Po zakończeniu pracy kreatora wynikowy raport można sfinalizować w trybie projektowania. Korzystając z funkcji automatycznego raportowania, możesz szybko tworzyć raporty, a następnie wprowadzać w nich zmiany.
Aby utworzyć raport automatyczny, wykonaj następujące czynności:
~ W oknie bazy danych kliknij zakładkę Raporty, a następnie kliknij przycisk Utwórz. Pojawi się okno dialogowe Nowy raport.
~ Wybierz AutoReport: Do kolumny lub AutoReport: Do wstążki z listy.
~ W polu źródła danych kliknij strzałkę i wybierz tabelę lub zapytanie jako źródło danych.
~ Kliknij przycisk OK.
Kreator AutoReport tworzy autoraport w kolumnie lub wstęgi (do wyboru) i otwiera go w trybie podglądu, który pozwala zobaczyć, jak raport będzie wyglądał po wydrukowaniu.
Zmiana skali wyświetlania raportu
Aby zmienić skalę wyświetlacza, użyj wskaźnika - lupy. Aby zobaczyć całą stronę, musisz kliknąć w dowolnym miejscu raportu. Strona raportu zostanie wyświetlona na ekranie w zmniejszonej skali.
Kliknij raport ponownie, aby powrócić do powiększonego widoku. W trybie powiększonego raportu kliknięty punkt będzie znajdował się na środku ekranu. Aby przewijać strony raportu, użyj przycisków nawigacyjnych u dołu okna.
Drukowanie raportu
Aby wydrukować raport, wykonaj następujące czynności:
~ W menu Plik kliknij Drukuj.
~ W obszarze Drukuj kliknij opcję Strony.
~ Aby wydrukować tylko pierwszą stronę raportu, należy wpisać 1 w polu „od” i 1 w polu „do”.
~ Kliknij przycisk OK.
Przed wydrukowaniem raportu warto przejrzeć go w trybie Podgląd, do którego w menu Widok wybrać Podgląd.
Jeśli pusta strona pojawia się na końcu raportu podczas drukowania, upewnij się, że ustawienie Wysokość dla notatek raportu jest ustawione na 0. Jeśli drukujesz puste strony pełnoekranowe raportu, upewnij się, że suma szerokości formularza lub raportu plus lewa strona a szerokość prawego marginesu nie przekracza szerokości papieru określonej w oknie dialogowym Ustawienia strony (menu Plik).
Projektując układy raportów, użyj następującego wzoru: szerokość raportu + lewy margines + prawy margines<= ширина бумаги.
Aby dostosować rozmiar raportu, musisz użyć następujących technik:
Zmień wartość szerokości raportu;
Zmniejsz marginesy lub zmień orientację strony.
Utwórz raport
1. Uruchom program Microsoft Access. Otwórz bazę danych (na przykład edukacyjną bazę danych „Dziekanat”).
2. Utwórz AutoRaport: Taśma, używając tabeli jako źródła danych (na przykład Studenci). Raport otwiera się w trybie podglądu, co pozwala zobaczyć, jak będzie wyglądał raport w formie drukowanej (rys. 5.2).
3. Przejdź do widoku projektu i edytuj i sformatuj raport. Aby przełączyć się z widoku Podgląd do widoku Projekt, kliknij przycisk Zamknij na pasku narzędzi okna aplikacji Access. Raport pojawi się na ekranie w trybie projektowania (rys. 5.3).
Ryż. 5.2. Widok raportu utworzonego za pomocą Auto Report
Ryż. 5.3. Raport w widoku projektu
Redagowanie:
1) usunąć pola kodu ucznia w obszarze nagłówka i danych;
2) Przesuń wszystkie pola w nagłówku i obszarze danych w lewo.
3) zmienić napis w tytule strony
W sekcji Tytuł raportu podświetl napis Studenci.
Umieść wskaźnik myszy po prawej stronie słowa Uczniowie, tak aby wskaźnik zmienił się w pionową kreskę (kursor wprowadzania) i kliknij w tej pozycji.
Wpisz NTU „KhPI” i naciśnij Enter.
4) Przenieś podpis. W stopce podświetl pole = Teraz () i przeciągnij je do nagłówka raportu o nazwie Studenci. Data zostanie wyświetlona pod tytułem.
5) Na pasku narzędzi Projektanta raportów kliknij przycisk Podgląd, aby wyświetlić raport
Formatowanie:
1) Zaznacz nagłówek Studenci NTU „KhPI”
2) Zmień krój, styl i kolor czcionki oraz kolor wypełnienia tła.
3) Na pasku narzędzi Projektanta raportów kliknij przycisk Podgląd, aby wyświetlić podgląd raportu.
Ryż. 5.4. Raport po edycji i formatowaniu
Zmiana stylu:
Aby zmienić styl, wykonaj następujące czynności:
Na pasku narzędzi Projektanta raportów kliknij przycisk Autoformatowanie, aby otworzyć okno dialogowe Autoformatowanie.
Na liście Style obiektu Raport — autoformatowanie kliknij opcję Ścisłe, a następnie kliknij przycisk OK. Raport zostanie sformatowany w stylu Ścisłym.
Przełącza w tryb podglądu. Raport zostanie wyświetlony w wybranym stylu. Odtąd wszystkie raporty utworzone za pomocą funkcji AutoReport będą miały styl Ścisły, dopóki nie określisz innego stylu w oknie Autoformatowanie.
Inne wiadomości
Chot Rzadko piszę, no dobrze. Walcz dalej, rozdziały 7 i 8.
Do czego służy obiekt konfiguracyjny Raport?
Obiekt konfiguracji raportu służy do opisu algorytmów, za pomocą których użytkownik może uzyskać potrzebne mu dane wyjściowe.
Jak utworzyć raport za pomocą projektanta schematu kompozycji danych?
W konfiguratorze wybieramy "Raporty", klikamy prawym przyciskiem myszy - polecenie "Dodaj". Na karcie „Podstawowe” wybierz przycisk „Otwórz schemat kompozycji danych”
Następnie kliknij przycisk „Dodaj zestaw danych”. Tutaj jako zbiór danych możesz wybrać zapytanie, obiekt lub unię.
Żądanie przechodzi przez konsolę żądań. Na karcie „Ustawienia” kontrolujesz dane wyjściowe raportu, tutaj musisz zaznaczyć pole „wybrane pola”
Szczerze mówiąc, nie podoba mi się ten „system kompozycji danych”. Dużo łatwiej jest pracować z kodem, prostszym i jaśniejszym, szczerze.
Jak wyświetlić raport w sekcjach zastosowanego rozwiązania?
Kliknij prawym przyciskiem myszy raport - zakładka "Podsystemy"
Lekcja 8
Do czego służy obiekt konfiguracji układu?
Obiekt konfiguracji układu jest przeznaczony do przechowywania różnych form reprezentacji danych, które mogą być wymagane przez dowolne obiekty konfiguracji lub całe rozwiązanie aplikacji jako całość; Jednym z celów pod-układu jest stworzenie do druku dla tego obiektu;
Kim jest projektant druku?
Konstruktor wydruku to narzędzie do tworzenia formularzy do druku (chociaż w rzeczywistości wygodniej jest nie używać konstruktora)
Jak stworzyć layout za pomocą projektanta druku?
Wybierz obiekt konfiguracyjny, który wymaga układu (może to być dokument, raport, przetwarzanie zewnętrzne), kliknij go prawym przyciskiem myszy, polecenie „Edytuj”, zakładka „Układy”, przycisk „Drukuj projekt”.
Określ, jakie szczegóły będą w nagłówku;
Ustalamy, które szczegóły części tabelarycznych będą wyświetlane;
Możliwe będzie również wypełnienie stopki drukowanego formularza.
Jak zmienić dokument arkusza kalkulacyjnego?
Zmiana rozmiaru komórki przebiega podobnie jak w Excelu i innych właściwościach - kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę, właściwości, paleta właściwości przesunie się po prawej stronie.
Jaka jest różnica w wypełnianiu komórki dokumentu arkusza kalkulacyjnego tekstem, parametrem lub szablonem?
Tekst i tak będzie wyświetlany na ekranie;
Parametr - zostanie zastąpiony przez jakąś wartość, którą można mu przypisać (parametr) za pomocą wbudowanego języka. Na przykład zapytanie może wypełnić tabelę kolumną nomenklatury. Podczas drukowania tabela zostanie wyświetlona linia po linii, a kolumna Nomenclature zostanie wyładowana do miejsca, w którym ustawiono parametr Nomenclature. Oczywiście wymaga to dodatkowej pracy, ale tutaj jestem zbyt leniwy, żeby to teraz opisać.
Szablon - ciąg tekstowy, w określone miejsca którego zostaną wstawione wartości parametrów.
Jak wyświetlić nowy obszar w dokumencie arkusza kalkulacyjnego za pomocą wbudowanego języka?
Z następującą konstrukcją:
NazwaObszaru = Układ.GetArea("NazwaObszaru");
Wcześniej musisz utworzyć ten obszar na makiecie. Wybierz kolumnę lub wiersz, kliknij prawym przyciskiem myszy, wydaj polecenie „Właściwości” i nazwij żądany obszar.
Jak zmienić wygląd i zachowanie formularza?
Wygląd formularza zmienia się bezpośrednio podczas edycji formularza, a zachowanie formularza - kliknij prawym przyciskiem myszy na otwartym formularzu, właściwości polecenia. W palecie właściwości jest cała masa ustawień zachowania
Cel
Nabycie specjalnych umiejętności w Access DBMS do generowania zapytań i raportów dla jednotabelowej bazy danych
Plan pracy
1. Wstęp
2. Zadanie 1. Formowanie wniosków o selekcję
3. Zadanie 2. Na podstawie tabeli nauczyciele utwórz raport grupujący dane według pozycji
1. Wstęp
Formowanie wniosków o selekcję.
Zapytania to zaawansowane narzędzie do przetwarzania danych przechowywanych w tabelach programu Access 97. Zapytania umożliwiają wyświetlanie, analizowanie i modyfikowanie danych z wielu tabel. Służą również jako źródło danych dla formularzy i raportów. Zapytania umożliwiają obliczanie sum i wyświetlanie ich w kompaktowym formacie przypominającym arkusz kalkulacyjny, a także wykonywanie obliczeń na grupach rekordów.
Zapytania można tworzyć samodzielnie i za pomocą mistrzowie. Kreatory zapytań automatycznie wykonuje podstawowe czynności w zależności od odpowiedzi użytkownika na zadane pytania. Możesz samodzielnie tworzyć zapytania w trybie konstruktor.
W programie Access (Access 97) można tworzyć następujące typy zapytań:
prośba o próbkę;
żądanie z parametrami;
prośba krzyżowa;
żądanie zmiany (prośba o usunięcie, aktualizację i dodanie rekordów, utworzenie tabeli);
Zapytania SQL (zapytania złączone, zapytania serwera, zapytania kontrolne, podzapytania)
Prośba o próbkę najczęściej używane. Po wykonaniu dane spełniające warunki selekcji są wybierane z jednej lub kilku tabel i wyświetlane w określonej kolejności. Możesz więc wyświetlić dane dotyczące nazwisk docentów z ponad 15-letnim stażem (na podstawie tabeli) nauczyciele).
Notatka. Proste zapytania wybierające są prawie takie same jak filtry. Filtry można zapisywać jako zapytania.
Za pomocą kwerendy wybierającej można również grupować rekordy pod kątem sum, średnich, ponownych obliczeń i nie tylko. Na przykład za pomocą zapytania wybierającego można uzyskać dane dotyczące średniego stażu pracy profesorów nadzwyczajnych i profesorów (na podstawie tabeli nauczyciele).
Żądanie z parametrami to zapytanie, które w swoim oknie dialogowym prosi użytkownika o podanie danych, na podstawie których zapytanie zostanie wykonane. Na przykład często wymagane są dane o tym, jakich dyscyplin nauczają nauczyciele. Zamiast tworzyć osobne zapytania dla każdego nauczyciela, możesz utworzyć jedno zapytanie z parametrami, w którym jako parametr zostanie użyte nazwisko nauczyciela. Za każdym razem, gdy wywołasz to zapytanie, zostaniesz poproszony o wpisanie nazwiska nauczyciela, a następnie na ekranie wyświetlą się wszystkie pola, które określiłeś w zapytaniu, na przykład nazwisko, imię, patronimika nauczyciel i dyscyplina, którą czyta.
Aby utworzyć nowe zapytanie, wybierz zakładkę w oknie bazy danych kreacja i kliknij przycisk<Мастер запросов>. Otworzy się okno Nowe zapytanie, jak pokazano na rys. 5.4.
Ryż. 5.4. Wybór opcji konstruowania zapytania
W oknie należy wybrać jedną z pięciu opcji: Konstruktor, Zapytanie proste, Zapytanie krzyżowe, Zduplikowane rekordy, Rekordy bez podrzędnych. Konstruktor pozwoli Ci na samodzielne tworzenie dowolnych zapytań, ale ten tryb jest zalecany dla użytkowników, którzy mają już pewne doświadczenie w tworzeniu zapytań. Prosta prośba pozwala tworzyć za pomocą Mistrzowieżądanie wyboru z określonych pól tabel lub innych zapytań. (To najlepszy sposób na utworzenie zapytania dla początkujących). Co to jest prośba krzyżowa, omówione powyżej. Wybierając przedmiot Zduplikowane wpisy zostanie utworzone zapytanie w celu wyszukania zduplikowanych rekordów w prostej tabeli lub w zapytaniu, a po wybraniu elementu Rekordy bez podwładnych - zapytanie do wyszukiwania rekordów, które nie pasują do żadnego rekordu w tabeli podrzędnej. To zapytanie jest używane dla wielotabelowych baz danych.
Możesz mieć pytanie: jak tworzyć żądania z parametrami i żądania zmiany, jeśli nie są one wyraźnie określone podczas tworzenia żądania? Należy zauważyć, że podstawą wszystkich tych zapytań jest zapytanie wybierające, czyli Najpierw musisz zdefiniować zbiór danych, z którym chcesz pracować. Następnie dla wygenerowanego zapytania wybierającego musisz przejść do trybu projektowania. Parametry są ustawiane w linii Warunki selekcji dla odpowiednich pól. Zostanie to omówione bardziej szczegółowo poniżej podczas wykonywania zadania. Aby uzyskać dostęp do wniosków o zmianę, otwórz element menu Zapytanie- na otwartej liście zobaczysz wszystkie rodzaje wniosków o zmianę.
Po uruchomieniu zapytania wybierającego program Access pobiera rekordy z tabel i generuje zestaw wyników danych. Wygląda jak stół, chociaż nim nie jest. Wynikowy zbiór danych to dynamiczny(lub wirtualny) zestaw rekordów i nie jest przechowywany w bazie danych.
Po zamknięciu zapytania wynikowy zestaw danych tego zapytania przestaje istnieć. Chociaż sam dynamiczny zestaw danych już nie istnieje, pamiętaj, że zawarte w nim dane pozostają w tabelach źródłowych.
Po zapisaniu zapytania pozostaje tylko struktura zapytania — lista tabel, lista pól, kolejność sortowania, ograniczenia rekordów, typ zapytania itp. Zapytanie przechowywane w bazie danych ma wiele zalet w porównaniu z zestawem wyników:
na fizycznym nośniku (zwykle dysk twardy) wymaga mniej miejsca;
zapytanie może używać zaktualizowanych wersji dowolnych rekordów, które uległy zmianie od ostatniego uruchomienia zapytania.
Za każdym razem, gdy jest wykonywane, zapytanie uzyskuje dostęp do tabel źródłowych i ponownie tworzy zestaw wyników. Ponieważ sam zestaw wyników nie jest utrwalany, zapytanie automatycznie odzwierciedla wszelkie zmiany, które zaszły w tabelach źródłowych od ostatniego uruchomienia zapytania (nawet w czasie rzeczywistym w środowisku wielu użytkowników).
Aby zapisać zapytanie, wykonaj następujące kroki: Wykonaj polecenie Plik, Zapisz lub kliknij przycisk<Сохранить>na pasku narzędzi. Jeśli zapisujesz zapytanie po raz pierwszy, wprowadź nową nazwę zapytania w oknie dialogowym Zapisz.
Generowanie raportów Raport to elastyczne i wydajne narzędzie do przeglądania i drukowania informacji podsumowujących. W raporcie można uzyskać wyniki skomplikowanych obliczeń, porównań statystycznych, a także umieścić w nim zdjęcia i wykresy.
Użytkownik ma możliwość samodzielnego zaprojektowania raportu lub stworzenia raportu za pomocą mistrzowie. Kreator projektu raportu wykonuje wszystkie rutynowe prace i pozwala szybko opracować raport. Po rozmowie Mistrzowie wyświetlane są okna dialogowe z prośbą o wprowadzenie wymaganych danych, a na podstawie odpowiedzi użytkownika generowany jest raport. Gospodarz niezbędne nawet doświadczonym użytkownikom, ponieważ pozwala na szybkie opracowanie layoutu będącego podstawą generowanego raportu. Następnie możesz przełączyć się do widoku projektu i wprowadzić zmiany w standardowym układzie.
Podczas pracy z gospodarz w zależności od rodzaju raportu, który chcesz stworzyć (np. jak odpowiadasz na pytania) mistrzowie), Program Access oferuje różne opcje układu raportu. Na przykład, jeśli tworzysz prosty raport bez grupowania danych, dostępne są trzy opcje układu: kolumnowy, tabelaryczny i wyrównany. Jednocześnie w małym oknie prezentowany jest widok tych układów. Jeśli ustawisz poziomy grupowania (czyli według jakich kryteriów dane mają być grupowane, na przykład według pozycji), to masz do wyboru sześć typów układów. Nie będziemy ich wymieniać, ponieważ są one dobrze zilustrowane w oknie tworzenia układu.
Główną różnicą między raportami a formularzami jest ich przeznaczenie. Jeśli formularze są przeznaczone głównie do wprowadzania danych, raporty służą do przeglądania danych (na ekranie lub na papierze). Formularze używają pól obliczeniowych (zwykle przy użyciu obliczeń opartych na polach w bieżącym rekordzie). W raportach pola obliczeniowe (sumy) są generowane na podstawie wspólnej grupy rekordów, strony rekordów lub wszystkich rekordów w raporcie. Wszystko, co można zrobić z formularzem (z wyjątkiem wprowadzania danych) można zrobić z raportem. Rzeczywiście, możesz zapisać formularz jako raport, a następnie zmodyfikować kontrolki formularza w oknie projektu raportu.
Aby utworzyć raport, otwórz zakładkę Raporty i kliknij przycisk<Создать>. Otworzy się okno „Nowy raport” z sześcioma pozycjami menu, tj. sześć sposobów tworzenia raportu: Projektant, Kreator raportów, Automatyczne raportowanie do kolumny, Wstążka automatycznego raportu, Kreator wykresów i Etykiety pocztowe. Konstruktor pozwoli Ci samodzielnie stworzyć raport, ale nie jest to łatwe nawet dla doświadczonego użytkownika. Kreator raportów automatycznie utworzy raport na podstawie wybranych pól tabel (zapytań) i układów raportu. Ten sposób tworzenia raportów jest najwygodniejszy zarówno dla początkujących, jak i doświadczonych użytkowników. Automatyczne zgłoszenie do kolumny oraz Taśma z automatycznym raportem - najprostsze sposoby tworzenia raportów: wystarczy podać tylko nazwę tabeli (zapytanie), na podstawie której zostanie utworzony raport, a reszta zostanie wykonana mistrz raportu. Kreator wykresu pomoże Ci stworzyć raport w formie wykresu oraz Naklejki pocztowe utworzy raport sformatowany do drukowania etykiet adresowych.
Ćwiczenie 1.Formowanie wniosków o selekcję
1. Na podstawie tabeli nauczyciele utwórz proste zapytanie wybierające, które powinno wyświetlać nazwiska, imiona, patronimiki nauczycieli i ich stanowisko.
2. Posortuj dane żądania według pozycji.
4. Utwórz zapytanie dla wyboru z parametrem, który powinien wyświetlać nazwiska, imiona, patronimikę nauczycieli i dyscyplin, których nauczają, i ustaw nazwisko nauczyciela jako parametr i uruchom to zapytanie dla nauczyciela Gromow.
Technologia pracy przedstawia się następująco: 1. Aby utworzyć proste żądanie:
2. Aby posortować dane:
3. Aby zapisać zgłoszenie:
na zakładce z nazwą żądania kliknij prawym przyciskiem myszy iz menu kontekstowego wybierz<Сохранить>
zamknij okno żądania.
4. Aby utworzyć żądanie Select z parametrem:
Notatka. W powyższy sposób zapytanie jest wykonywane tylko w trybie projektowania. Aby wykonać żądanie z innego trybu, musisz otworzyć zakładkę Upraszanie, podświetl żądane zapytanie i kliknij przycisk<Открыть>. (Lub kliknij dwukrotnie nazwę zapytania na liście).
w wyświetlonym oknie wpisz nazwisko Gromow i kliknij przycisk<ОК> (
zapisz żądanie;
zamknij okno żądania.
Zadanie 2. Na podstawie tabelinauczyciele utwórz raport grupujący dane według pozycji
Technologia pracy składa się z następujących elementów:
Aby utworzyć raport:
Pytania kontrolne
1. Czym są prośby? Jakie mają możliwości?
2. Wymień i opisz główne typy zapytań używanych w Access DBMS.
3. Czym są raporty? Jakie mają możliwości?
4. Krótko opisz technologię tworzenia zapytań wybierających.
5. Opisz technologię tworzenia raportów z grupowaniem danych (na przykładzie tworzenia raportu na podstawie tabeli) nauczyciele z grupowaniem danych według pozycji).
Raporty służą do generowania dokumentów wyjściowych i ich drukowania. Pod względem właściwości i struktury raporty pod wieloma względami przypominają formularze. Ich główna różnica polega na tym, że raport wyświetla wszystkie dane oraz dają możliwość grupowania danych według różnych kryteriów. Raporty, w przeciwieństwie do formularzy, mogą zawierać specjalne elementy konstrukcyjne typowe dla drukowania dokumentów: nagłówki, stopki, numery stron itp.
Raporty, podobnie jak formularze, można tworzyć za pomocą Kreatora raportów lub Kreatora raportów. Stosowane jest również automatyczne raportowanie.
Kolejność czynności podczas generowania raportu za pomocą Kreatora jest taka sama jak podczas tworzenia formularza. Istnieją dwa dodatkowe kroki: dodanie poziomu grupowania i ustawienie żądanej kolejności sortowania. Dodanie poziomu grupowania umożliwia wyświetlanie rekordów pogrupowanych według wybranych pól. Na przykład, jeśli ustawisz poziom grupowania według pola Pozycja, rekordy zostaną pogrupowane według określonej wartości tego pola. Program Access automatycznie sortuje dane według pól grupowania, a w ramach grupy można również określić sortowanie według dowolnego pola zawartego w grupie.
Dla każdej z grup, jeśli to konieczne, możesz podsumować. Aby uzyskać sumaryczne wartości dla pól numerycznych, po dodaniu poziomu grupowania, w oknie dialogowym Tworzenie raportu kliknij przycisk Sumy, a następnie wybierz żądane funkcje dla odpowiedniego pola numerycznego. Po wybraniu funkcji Suma (suma) dla dowolnego pola Access nie tylko automatycznie obliczy sumę wartości dla każdej grupy, ale także zsumuje wszystkie rekordy wybranego pola. Program przewiduje wyprowadzanie zarówno danych (rekordów), jak i sum, i tylko sum. Jeśli poziom grupowania nie jest ustawiony, przycisk „Podsumowania” staje się niedostępny.
Z trybu widoku użytkownik może skopiować raport jako osobny plik edytora tekstu Word lub arkusz kalkulacyjny Excel. Aby to zrobić, kliknij przycisk „Linki do pakietu Office” znajdujący się na pasku narzędzi „Podgląd”.
Aby utworzyć raport, musisz otworzyć zakładkę „Raporty” w oknie bazy danych i kliknąć przycisk „Utwórz” w górnej części okna bazy danych.
W wyświetlonym oknie „Nowy raport” wybierz element „Kreator raportów” i określ źródło danych - tabelę lub zapytanie (w naszym przypadku jest to żądanie danych zamówienia), kliknij przycisk „OK”. Wybierz pola raportu z dostępnych źródeł, tak jak robiliśmy to przy tworzeniu formularzy i zapytań. Wybierz rodzaj prezentacji danych, kliknij „Dalej”. Dodaj poziomy grupowania, kliknij „Dalej”. Wybierz układ raportu. Zalecany jest krokowy, ponieważ zajmuje mniej miejsca i prezentuje dane wizualnie (choć to kwestia gustu). Kliknij przycisk „Dalej”. Wybierz styl raportu i kliknij przycisk Dalej. Wprowadź nazwę raportu podsumowania sesji i kliknij przycisk Zakończ. Raport pojawi się na ekranie. Można go przeglądać poprzez powiększanie (klikając na arkuszu) i przewracanie stron (na dole ekranu). Możesz go również wydrukować, uruchamiając polecenie Plik, Foka. Po wykonaniu potrzebnych operacji zamknij okno przeglądania raportów.
Raporty przedstawiamy w załączniku.
Raport to obiekt bazy danych przeznaczony do wyświetlania informacji z baz danych, głównie na drukarce. Raporty pozwalają na wybranie potrzebnych informacji z baz danych, uporządkowanie ich w formie dokumentu i wyświetlenie ich na ekranie przed wydrukiem. Źródłem danych raportu może być tabela lub zapytanie. Oprócz danych pobranych z tabel raport może wyświetlać pola obliczeniowe, takie jak sumy.
Poniżej znajdują się rodzaje raportów.
· Raport jednokolumnowy (na kolumnę)- długa kolumna tekstu zawierająca etykiety pól, ich wartości ze wszystkich rekordów tabeli lub zapytania.
· Raport wielokolumnowy— Przechodzi z raportu do jednej kolumny i umożliwia wyświetlanie danych raportu w kilku kolumnach.
· Raport tabelaryczny- raport w formie tabelarycznej.
· Raport z grupowaniem i sumowaniem danych- jest tworzony z raportu tabelarycznego poprzez łączenie danych w grupy o łącznej liczbie.
· Raport krzyżowy- jest zbudowany na podstawie zapytań krzyżowych i zawiera dane zbiorcze.
· Raport złożony- raport o złożonej strukturze, zawierający jeden lub więcej raportów.
· Raport uzyskany przez połączenie dokumentów z Wordem(dokument złożony).
· Naklejki pocztowe- specjalny rodzaj raportu wielokolumnowego przeznaczony do drukowania nazw i adresów grup.
· Połączony raport tabeli- raport, który pozwala wyświetlić dane z kilku tabel, które są w relacji jeden-do-wielu.
Struktura raportu. Raport może składać się z następujących części.
· Tytuł raportu — wyświetlany tylko na pierwszej stronie i określa wysokość obszaru tytułu raportu, który może zawierać tekst, grafikę i inne elementy sterujące.
Nagłówek - wyświetlany na górze każdej strony; zazwyczaj zawiera nagłówki kolumn.
· Nagłówek grupy – drukowany przed pierwszym rekordem wchodzącym w skład grupy; zwykle zawiera dane podsumowujące dla rekordów w grupie.
· Obszar danych - przeznaczony do wyświetlania rekordów źródła danych raportu.
· Obszar notatek grupowych - wyświetlany po przetworzeniu ostatniego rekordu grupowego; zwykle zawiera dane podsumowujące dla rekordów w grupie.
· Stopka - wyświetlana na dole każdej strony; zawiera np. numer strony raportu, datę wydrukowania raportu itp.
· Sekcja Notatki - wyświetlana tylko na dole ostatniej strony; znajdują się tutaj pola z sumarycznymi wartościami dla wszystkich rekordów zawartych w raporcie. Raport można utworzyć za pomocą Kreatora raportów lub w widoku Projekt. Zwykle stosuje się obie metody. Kreator raportów pozwala na przyspieszenie procesu tworzenia raportu, praca w nim odbywa się krok po kroku w dialogu z użytkownikiem. Raport utworzony przez kreatora można modyfikować w widoku Projekt.
Sekcja Obszar danych może zawierać pola obliczeniowe do wyświetlania wartości wyrażeń w raportach na podstawie danych źródłowych.
W widoku Projekt dostępne są właściwości raportu, takie jak sortowanie i grupowanie danych, które znajdują się na pasku narzędzi Projektant raportów i formularzy. W oknie dialogowym Sortowanie i grupowanie można zdefiniować pole lub wyrażenie, według którego dane będą grupowane, a także posortować zgrupowane dane w kolejności rosnącej lub malejącej. Access 2000 umożliwia grupowanie danych na dwa sposoby - według kategorii i. przez zakres wartości, który może być numeryczny lub alfabetyczny.