4.4.1. Pasiruoškite testui: susipažinkite su pagrindiniais žodinio dalykinio bendravimo tipais ir priimta kalbos etiketo formulių sistema

Žodinio dalykinio bendravimo rūšys

Žodinė kalba kaip kalbinis reiškinys labai skiriasi nuo rašytinės kalbos. Šis skirtumas visų pirma pasireiškia tuo, kad žodinio dalykinio bendravimo žanrai yra kalbinės sąveikos aktai, kuriuose didelę reikšmę įgyja retorinės dalykinės kalbos technikos.

Pagrindiniai žodinio dalykinio bendravimo žanrai: pokalbis, derybos, dalykinis pokalbis telefonu.

Pokalbis

Verslo pokalbis suprantamas kaip tarpasmeninis žodinis bendravimas, apimantis keitimąsi nuomonėmis, požiūriais, nuomonėmis, informacija, kuriuo siekiama išspręsti konkrečią problemą.

Verslo pokalbio pobūdį, jo eigos ypatumus, svarstomų klausimų temas lemia jo dalyvių profesiniai ir dalykiniai interesai, taip pat pašnekovų santykių tipas.

Pagal aplinkos, kurioje aptariami tam tikri klausimai, pobūdį dalykiniai pokalbiai gali būti formalūs arba neformalūs, t.y. laikantis tam tikrų taisyklių ir formalumų arba nesilaikant jų. Verslo pokalbiai gali vykti biure, darbo vietoje, valgomajame, restorane ar vaikštant.

Atsižvelgiant į aptartų klausimų pobūdį, dažniausiai pasitaikantys verslo pokalbių tipai laikomi: personalas(įdarbinimas, atleidimas, perkėlimas į kitą vietą); drausminė susiję su darbo drausmės pažeidimu, tarnybinių pareigų vengimu ir pan.; organizacinis, apibrėžiant užduoties atlikimo technologiją; kūrybingas skirta konkretaus projekto koncepcijai plėtoti.

Trumpai apibūdinkime kai kuriuos verslo pokalbių tipus.

Pokalbiai įdarbinimo proceso metu yra ypač svarbūs. Paprastai jie vadinami interviu. Pokalbio sėkmė daugiausia priklauso nuo to, ar jo dalyviai laikosi tam tikrų etikos taisyklių. Įvardinkime kai kuriuos iš jų:

Pokalbis turi prasidėti griežtai nustatytu laiku. Apie posėdžio vietą, datą ir laiką pareiškėjui turi būti pranešta iš anksto.

Kiekvienas, ateinantis į pokalbį, turėtų mokėti susitvarkyti (susišukuoti, pažiūrėti į save veidrodyje, susitvarkyti daiktus ir pan.).

Biuro savininkas turi pakilti pasisveikinti įeinančiojo, maloniai nusišypsoti, ištiesti ranką rankos paspaudimui, pasiūlyti prisėsti ir patogiai įsitaisyti.

Reikėtų pagalvoti apie vadovo ir pareiškėjo erdvinį išdėstymą biure: vadovas gali likti prie savo stalo, atsisėsti priešais pareiškėją prie atskiro staliuko, atsisėsti šalia ir pan.

Svarbu laimėti savo pašnekovą ir padėti įveikti sustingimą bei nepatogumus naujoje aplinkoje. Būtina sukurti geros valios ir susidomėjimo atmosferą.

Vadovas turėtų kreiptis į kandidatą į laisvą vietą vardu ir pavarde.

Pokalbis išėjus iš darbo. Šio tipo verslo pokalbiai yra svarbūs. Dažniausiai gamybinėje veikloje tenka susidurti su dviem tipiškomis situacijomis:

1) darbuotojas pats priima sprendimą palikti šią darbo vietą;

2) organizacijos vadovybė nusprendžia atleisti savo darbuotoją.

Reikėtų nepamiršti, kad atleidimas iš darbo, nepaisant situacijos, visada yra susijęs su jausmais, rūpesčiais, dažnai ir konfliktais.

Pirmuoju atveju svarbu išsiaiškinti atleidimo priežastis ir motyvus. Atsižvelgdami į tai, užmegzkite pokalbį su atsistatydinimo laišką pateikusiu asmeniu. Vienas dalykas, kai žmogus išeina iš darbo dėl objektyvių priežasčių: dėl šeimyninių priežasčių, dėl sveikatos, dėl gyvenamosios vietos pakeitimo, perėjimo į kitą darbą, susijusį su jo profesiniu augimu ir pan. Šilti padėkos žodžiai už gerą darbą, geri atsisveikinimo žodžiai, sėkmės naujoje srityje linkėjimai bus malonūs išvykstančiam, palaikys jį, paliks gerą įspūdį apie organizaciją.

Panagrinėkime kai kurias dalykinio pokalbio vedimo ypatybes atleidžiant iš darbo vadovybės sprendimu. Dažniausia situacija šiuo atveju yra darbuotojų mažinimas organizacijoje. Šią situaciją gana skausmingai suvokia visi šio renginio dalyviai, ypač tie, kurie tiesiogiai atleidžiami iš darbo. Kalbantis su tokiu žmogumi, svarbu ne tik jį nuraminti ir pasakyti, kad vadovybė nekalta, bet stengtis padėti darbuotojui išspręsti jo problemą, aptarti su juo galimus tolesnių veiksmų variantus, pateikti konkrečius darbo pasiūlymus.

Drausminis pokalbis. Sunku rasti organizaciją, kurioje nebūtų darbo drausmės pažeidimų, nukrypimų nuo vidaus taisyklių, nesavalaikio ar nerūpestingo užduočių atlikimo ir pan. Dėl to neišvengiamai atsiranda poreikis su darbuotojais vesti vadinamuosius drausminius pokalbius, kurie daugeliu atvejų gali užkirsti kelią administracinėms nuobaudoms (papeikimui, įspėjimui dėl nevykdomo darbo). Tokių pokalbių vedimas reikalauja iš vadovo didelio santūrumo, takto, saiko jausmo, taip pat tvirtumo, pasitikėjimo ir sąžiningumo.

Ruošiantis susitikimui vadovas turi nuodugniai suprasti situaciją, surinkti ir išanalizuoti reikiamą informaciją. Pokalbio pradžioje jums turėtų būti suteikta galimybė paaiškinti savo poelgio priežastį. Tikėtina, kad jis pateiks naujų faktų. Jei priežastys yra pagrįstos, reikia imtis vienų priemonių, o jei tai aplaidumas, nesąžiningumas, tarnybinių pareigų nevykdymas, tai kitos.

Vedant drausminius pokalbius reikia nepamiršti, kad reikia smerkti ir kritikuoti darbuotojų veiksmus ir veiksmus, klaidas ir apsiskaičiavimus, o ne asmenines savybes. „Mušiai“, „išsiskirstymas“, įžeidžiantys puolimai, keiksmažodžiai ir darbuotojų orumo jausmo žeminimas yra nepriimtini. Patartina tokius pokalbius vesti vienas prieš vieną, konfidencialioje atmosferoje. Ekspertai pataria, kai tinkama, pokalbio metu naudoti „sumuštinių“ techniką – tarp komplimentų išsakyti praktines pastabas ir, jei įmanoma, baigti pokalbį draugiška nata.

Sunkiausia tokiuose pokalbiuose – pasirinkti tinkamą bendravimo toną.

Turinys

3 įvadas
1 Verslo komunikacija 5
1.1 Žodinė dalykinė kalba 5 1.2 Verslo komunikacijos formos 5
1.3 Verslo komunikacijos psichologija 7
2 Verslo pokalbis telefonu 10
2.1 Verslo etiketas pokalbiuose telefonu 10
2.2 Darbo pokalbio telefonu taisyklės, kai
jie tave vadina 13
2.3 Darbo pokalbio telefonu taisyklės, kai
skambinate 14
16 išvada
Literatūra 18

Įvadas

Manau, kad tema „Žodinė verslo kalba: verslo pokalbis telefonu“ yra aktuali. Kadangi keletą šimtmečių kalbotyra tyrinėjo „tyliąjį“ (rašantį) žmogų, o tik neseniai pradėjo tyrinėti „kalbantį“ žmogų. Tačiau žodinė kalba yra pagrindinė kalbos egzistavimo forma. Psichologų pastebėjimais, kasdienėje žmogaus kalboje sakytinė kalba gerokai vyrauja prieš rašytinę: vidutiniškai tris ketvirtadalius laiko per dieną praleidžiame kalbėdami ir suvokdami garsią kalbą. Kalbos vyravimas raštu ypač pastebimas pastaraisiais dešimtmečiais, kai telefonas labai išstūmė asmeninį susirašinėjimą, radijas ir televizija tapo pavojingais spausdintinės žiniasklaidos konkurentais, o verslo komunikacijoje ir viešajame gyvenime gerokai išaugo neparuoštų kalbų dalis. .
Rusijai pereinant prie rinkos ekonomikos, nemaža dalis gyventojų vis labiau įsitraukia į ekonominę veiklą. Yra daug žmonių, kurių pagrindine profesija tapo verslumas, leidžiantis ugdyti kūrybinius gebėjimus ir verslo įgūdžius.
Šie gebėjimai ir savybės, kaip rodo šiuolaikinio Rusijos verslo praktika, didžiausią grąžą duoda tik su gebėjimu vesti dalykinį pokalbį – viena svarbiausių komercinės sėkmės sąlygų. Bet dauguma mūsų verslininkų turi itin žemą žodinės kalbos kultūrą, kuri gerokai sumažina jų verslo potencialą ir neleidžia iki galo realizuoti savo galimybių.
Specialių žinynų, kurie padėtų tobulinti tokio kalbėjimo kultūrą, nėra, nors, kaip rodo verslo gyvenimas, jie labai reikalingi.
Verslo pokalbis kaip ypatinga žodinės kalbos rūšis. Verslo pokalbis, suprantamas plačiąja prasme, yra žodinis kalbinis kontaktas tarp verslo interesų siejamų žmonių, turinčių reikiamus įgaliojimus užmegzti verslo santykius ir spręsti verslo problemas.
Kasdien vesdami dalykinius pokalbius vieni su kitais, taip pat su savo klientais, tokie žmonės kartais demonstruoja akivaizdų žodinį neraštingumą, kuris gerokai sumažina jų verslo aktyvumą ir neleidžia visiškai realizuoti savo galimybių. Tuo pačiu metu dalykinio pokalbio kaip mokslinės sąvokos šiuolaikinėje kalbotyroje nėra. Iš čia ir visiškai nevykdoma žodinė verslo kalba verslumo srityje.
Tuo tarpu tokia kalba turi savo leksinę, gramatinę ir stilistinę specifiką, kuri pasireiškia tuo, kad jos grynai dalykinis ir konkretus pobūdis neleidžia prasiskverbti gramatinėms ir stilistinėms grožinės literatūros priemonėms, tačiau ryškiausia šnekamosios ir oficialaus verslo stiliaus įtaka. pasireiškė čia. Būtent šios savybės daugiausia lemia kalbinės medžiagos organizavimą dalykiniame pokalbyje ir jos kalbinę specifiką.
Šio darbo tikslas – apžvelgti temą „Žodinė verslo kalba: verslo pokalbis telefonu“.
Norint pasiekti šį tikslą, reikia apsvarstyti šias užduotis:
1 apibūdinti verslo komunikaciją;
2 susipažinti su dalykiniu pokalbiu telefonu.

1 Verslo komunikacija

1.1 Žodinė dalykinė kalba

Verslo pokalbis – tai visų pirma žodinė dalykinė kalba, kuri labai skiriasi nuo rašytinės kalbos. Darbo pokalbis suponuoja pašnekovo ar pašnekovų buvimą, o tai leidžia naudoti veido išraiškas, gestus, intonaciją ir kitus bendravimo būdus. Sudėtingų sakinių vartojimas yra išskirtinis rašytinės dalykinės kalbos, bet ne žodinės, bruožas. Žodinėje dalykinėje kalboje dažniausiai vartojami paprasti sakiniai, dažnai neišsamūs (veido išraiškos, gestų ir pan. pagalba). Iki 80% asmeninio bendravimo suvokiama neverbaliniais kanalais.................

Literatūra

1 Archangelskaja, M.D. Verslo etiketas arba žaidimas pagal taisykles / Arkhangelskaya M.D. - M.: Leidykla „Eksmo“, 2002.-160 p.

2 Zaretskaya, E.N. Verslo komunikacija: vadovėlis / E.N. Zaretskaya - M.: Delo, 2004- 720 p.

3 Panova, M. Valstybės tarnautojo žodinės dalykinės kalbos kultūra / Marina Panova, Anna Ivanova // Valstybės tarnyba 5 (19) 2002 m. rugsėjo - spalio mėn.

4 Kuzin, F. A. Verslo komunikacijos kultūra: praktinis vadovas / F. A. Kuzin - M.: Os-89, 2002 - 320 p.

5 Kholopova, T.I. Protokolas ir etiketas verslo žmonėms / T.I. Kholopova, M.M. Lebedeva. INFA - M, 1995 - 366 p.

Kalbėjimas kaip anglų kalbos mokymo priemonė

Dialogas – tai kalbos forma arba tipas, susidedantis iš keitimosi posakiais-replikomis, kurių kalbinei kompozicijai įtakos turi tiesioginis suvokimas, suaktyvinantis adresato vaidmenį adresato kalbos veikloje...

Verslo korespondencija

Aukščiau dažnai vartojome terminą „verslo stilius“, o norint pereiti prie šiuolaikinių verslo laiškų, būtina apibrėžti šį terminą ir nustatyti pagrindines šio stiliaus ypatybes...

Spontaniškos žodinės kalbos imitacija žiniasklaidos tekste (naudojant Linor Goralik medžiagos žurnaluose „Snob“ ir „Esquire“ pavyzdį)

Šnekamosios kalbos stilius suprantamas kaip „literatūrinės kalbos rūšis, tarnaujanti kasdieniam, kasdieniniam žmogaus gyvenimui, tai yra neformalių kasdienių santykių sfera“ Smetanina S.I.

Kalbėjimo kultūra

Bet kuri kalba, įskaitant rusų, egzistuoja dviem formomis - žodžiu ir raštu. Norint konstruoti rašytinį tekstą, būtina laikytis dviejų tipų taisyklių: 1) nuorodų taisyklių; 2) predikacijos taisyklės. Žodinė kalba yra kalba, kuri skamba...

Verslo komunikacijos žodynas

Funkciniai stiliai įgyvendinami žodinėje ir rašytinėje kalboje, todėl galime kalbėti apie žodinės kalbos stilius ir rašytinės kalbos stilius. Pagrindiniai žodinės kalbos bruožai yra šie: - spontaniškumas ir nepasirengimas (žodinė kalba...

Elektroninio rašytinio dalykinio bendravimo lingvistinės ir stilistinės ypatybės

Verslo korespondencijos kalba anksčiau atstovavo oficialaus verslo stiliaus periferijai. Šiandien kartu su reglamentuotais laiškais vis dažniau į verslo komunikacijos praktiką patenka ir nereglamentuoti dalykiniai laiškai...

Angliško verslo laiško ypatybės

Verslo laiškai turi gana griežtą kompozicinę formą. Pavyzdys: BRISTOL. 1957 m. sausio 21 d. Morley & Baker sako savo komplimentus p. Kliftonas ir jaustųsi labai dėkingas, jei mielai kuo greičiau pateiktų jiems informacijos apie Jausen Brothers firmą, kuri perdavė p. Cliftons vardas kaip nuoroda. Ponai M.&B...

Oficialus verslo rašymas

Oficialus verslo rašymas atitinka tokio šiuolaikinės rusų kalbos funkcinio stiliaus, kaip oficialaus verslo stiliaus, normas ir reikalavimus. Šis stilius yra kalbinių priemonių derinys...

Rusų kalba ir kalbos kultūra

Verslo pokalbis – tai dviejų pašnekovų pokalbis. Tikslas: 1. Vieno pašnekovo noras žodžiais daryti tam tikrą įtaką kitam, sukelti kitam žmogui norą...

Stilistiškai spalvoto žodyno vartojimo dalykinėje kalboje ypatumai

Senovėje graikų etiketas buvo laikomas tarptautiniu standartu. Pasak istoriko Polibijaus, pirmieji Romos ambasadoriai helenistinėse valstybėse nustebino švelnius ir gležnus graikus savo grubumu ir nesugebėjimu tramdyti jausmų...

Oficialių dokumentų kalbos specifika

Verslo bendravimo kalba yra oficialus verslo stilius – funkcinis kalbos tipas, skirtas bendravimui vadybos srityje. Funkcinė kalbos įvairovė suprantama kaip kalbinių vienetų sistema...

Anglų žurnalistikos stilių formuojantys veiksniai

Anglų literatūrinėje kalboje jos raidos procese atsirado kitas kalbėjimo stilius, vadinamas dalykinės kalbos stiliumi, arba verslo dokumentų stiliumi (oficialus stilius). Kaip ir kiti kalbėjimo stiliai...

Fonetiniai šnekamosios kalbos stiliai, jų atmainos ir pagrindinės funkcijos

Verslo stilius naudojamas bendravimui ir informavimui oficialioje aplinkoje (sritis: teisės kalba, teisės aktai, biuro darbas, administracinė ir teisinė veikla). Šis stilius naudojamas rengiant dokumentus: įstatymus, įsakymus...

Išraiškos V. V. kalbos portrete. Putinas (Krymo kalba)

Iš žodinės kalbos atmainų į atskirą grupę išskiriama „įvairių viešojo kalbėjimo formų literatūrinė kalba“. Žodinės viešosios kalbos išskyrimas siejamas su bandymu išryškinti tokias žodinės kalbos rūšis...

Funkcinių stilių kalbinės charakteristikos (remiantis vokiečių ir anglų kalbų medžiaga)

Oficialus verslo stilius tarnauja veiklos sritims, skirtoms žmonių, institucijų, šalių, piliečių ir valstybės santykiams reguliuoti. Pagrindiniai šio stiliaus substiliai yra: administracinis...

• 1) Racionalu kelti ragelį, kai tik skamba. Geriausia po pirmo skambučio. Jei vadovas turi atskirą kabinetą ir lygiagretų telefoną, tai sekretorė pirmiausia pakelia ragelį. Kai kuriems prenumeratoriams ji pati gali duoti atsakymus ir paaiškinimus.
• 2) Verslo komunikacijoje reikėtų atsisakyti neutralių atsiliepimų („Taip“, „Labas“, „Klausyk“) ir pakeisti juos informatyviais. Turite nurodyti savo įstaigą, skyrių, taip pat savo pavardę ("Apskaita. Ivanovas klauso").
• 3) Pokalbio pradžioje skambinantysis įvardija savo įmonę ir pasisveikina: „Tai įmonės „Kristall“ komercijos direktorius Petrovas. Sveiki".
• 4) Jei abonentas pamiršo prisistatyti, mandagiai paklauskite jo vardo ir įstaigos pavadinimo; tada tęskite dialogą.
• 5) Negalite tylėti pokalbio telefonu metu - reikia palaikyti ryšį trumpomis frazėmis: „Taip“, „Aš tave suprantu“, „Gerai“ ... Jos reikalingos, kad pašnekovui nekiltų jausmas, kad tu buvo atjungtas arba kad jūs Jūs ignoruojate jo nuomonę. Pakartojimai ir patikslinimai užtikrina, kad esate suprastas: „Taigi, mes nusprendėme...“, „Pakartokite numerį...“, „Nurodykite kvito numerį...“.
• 6) Atsisveikindami dėkoja už informaciją, patikina, kad džiaugiatės skambučiu, asmeniniu susitikimu ir linki viso ko geriausio. Pagal etiketą jaunas vyras neturėtų baigti pokalbio anksčiau nei vyresnis pagal amžių ar pareigas.
• 7) Jei esate labai užsiėmęs, o telefoninis pašnekovas vilkina pokalbį, tada yra tik viena išeitis – atsiprašyti ir diskusiją perkelti kitam kartui. Jei kalbant su lankytoju suskamba telefonas, turėtumėte paprašyti abonento palaukti nepadėjus ragelio arba paprašyti perskambinti po 15 minučių.
• 8) Jei telefonas mechaniškai išjungtas, skambučio iniciatorius vėl surenka numerį.
• 9) Budintis pareigūnas ar pareigūnas įstaigoje, įmonėje, nesant skambinančiam asmeniui, turi patarti paskambinti dar kartą, pasiūlyti perduoti užsakymą ar suteikti kitokią pagalbą. Verslo retorika (verslo komunikacijos kalbėjimo kultūra): Vadovėlis. - Uljanovskas: UlSTU, 1999. - P. 93

Pagrindiniai pokalbio telefonu reikalavimai:

• - glaustumas;
• - logika;
• - informacijos turinys;
• - jokių pasikartojimų;
• - draugiškas tonas;
• - aiškus žodžių, ypač pavardžių ir skaičių, tarimas;
• - vidutinis kalbos greitis;
• - normalus balso garsumas Vvedenskaya. Kultūra ir kalbos menas. - Rostovas n/a. : "Feniksas", 1995. - P. 43

Visada derėtų atsiminti, kad dalykinis pokalbis telefonu – tai ne išsamus apsikeitimas nuomonėmis, o operatyvinės reikšmės informacijos mainai, siekiant tam tikro rezultato, taip pat kitos pusės pozicijos konkrečiu klausimu išsiaiškinimas. Pokalbių telefonu menas yra pasakyti viską, ką norite pasakyti, ir gauti reikiamą informaciją per trumpiausią įmanomą laiką. Opalev A. V. Gebėjimas bendrauti su žmonėmis... Verslo žmogaus etiketas. - M.: Kultūra ir sportas, VIENYBĖ, 1996. - P. 162

Oficialaus verslo stiliaus bruožas, smarkiai išskiriantis jį iš kitų literatūrinės kalbos atmainų, yra, kaip jau minėta, rašytinis jo įgyvendinimo pobūdis; kaip matote, tai daugiausia lemia jo sintaksės specifiką.

Mes čia nesigilinome į žodinės dalykinės kalbos problemas ne tik todėl, kad ji mažai tyrinėta, bet ir dėl to, kad ji veikiau veikia kaip žodinės viešosios kalbos rūšis.

Tuo tarpu tyrėjų dėmesys atkreipiamas į dalykinės kalbos funkcionavimą verslo pokalbių telefonu forma. Priešingai nei įprasta manyti, kad pokalbis telefonu yra „nepasiruoštas“ ir „spontaniškas“, telefoniniai verslo pokalbiai yra iš esmės modeliuojami, jų organizavimą ir seką galima planuoti. Taigi. Verslo telefonavimo gairėse rekomenduojama „speciali forma, kurioje būsimasis telefono pokalbis įrašomas atsižvelgiant į numatomus atsakymus“.

Kartu paminėtinas siūlymas bendražygių teismo posėdžių protokolams naudoti jau paruoštą formą - kaip diagramą, nulemiančią teisinės procedūros įgyvendinimą (Žmogus ir teisė. 1985. Nr. 2). P. 84-85).

Oficialus verslo stilius yra vienas iš šiuolaikinės rusų literatūrinės kalbos funkcinių stilių: kalbinių priemonių rinkinys, kurio paskirtis – tarnauti oficialių verslo santykių (verslo santykių tarp organizacijų, jų viduje, tarp juridinių ir fizinių asmenų) sferai. ). Verslo kalba įgyvendinama rašytinių dokumentų forma, sudaryta pagal taisykles, kurios yra vienodos kiekvienai jų žanro atmainai. Dokumentų rūšys skiriasi savo turinio specifika (kurios oficialios verslo situacijos juose atsispindi), atitinkamai ir forma (detalių rinkinys ir išdėstymas – dokumento teksto turinio elementai); Juos vienija kalbos įrankių rinkinys, tradiciškai naudojamas verslo informacijai perteikti.

Įprasta išskirti tris oficialaus verslo stiliaus postilius: 1) patį oficialų verslo stilių (arba kanceliarinį), 2) teisinį („įstatymų kalba“) ir 3) diplomatinį. Šioje vadovėlio dalyje konkrečiai buvo nagrinėjamas pirmasis: būtent joje ryškiausiai ir nuosekliausiai išreiškiami specifiniai viso oficialaus verslo stiliaus bruožai. Prisiminkime svarbiausias verslo dokumentacijos ypatybes.

1. Oficialios dalykinės kalbos kultūros specifika slypi tame, kad ji apima dviejų skirtingo pobūdžio normų įsisavinimą: 1) tekstinę, reglamentuojančią dokumento konstravimo dėsningumus, jo turinio schemos raidos dėsningumus ir 2) kalbinę. , reglamentuojantis kalbinės medžiagos parinkimo dėsningumus pildant dokumento turinio metmenis.

Šių dviejų dalykinės kalbos normų tipų atskyrimas padeda suprasti protinio darbo su dokumento tekstu kryptį ir etapus: suprasti oficialią verslo situaciją -> ją atitinkančio dokumento žanro parinkimas -> suprasti konstravimo normas. dokumento žanrą atitinkantis tekstas -> parenkant kalbines priemones, atitinkančias dokumento žanrą ir formą.

2. Dokumento forma (schema, atspindinti semantinę-informacinę teksto struktūrą) pateikia jos sudarytojui tam tikrą detalių rinkinį ir tam tikrą jų sudėtį (jų išdėstymo dokumento tekste seką ir tvarką). Dažniausiai (daugeliui dokumentų bendri) duomenys yra: (1) dokumento adresatas; 2) dokumento adresatas; 3) dokumento pavadinimas (žanras); 4) dokumento teksto turinio pavadinimas; 5) dokumento priedų sąrašas; (6) parašas; (7) data. Tam tikrų detalių naudojimo privalomumas/neprivalomumas lemia dokumento formos konstravimo standumą/laisvę. Tai, kas išdėstyta, leidžia apibūdinti „rašytoją“ kaip dokumento teksto sudarytoją (pagal jam žinomus pavyzdžius): tai galioja ir teksto normų, ir kalbinių normų lygmeniui.

3. Sudarytojas, kaip taisyklė, naudoja tradicines oficialaus verslo stiliaus kalbos priemones. Tai yra: dokumento teksto stilius (neutralus, neišraiškingas ir neemocingas ir/ar knyginis); ir leksinės priemonės (artimos nedviprasmiškoms leksemoms ir pažįstamoms frazėms, įskaitant klišes ir klišes, jau nekalbant apie vadinamuosius klerikalizmus – kalbines priemones, kurių naudojimą literatūrinės kalbos normos riboja dalykinės kalbos sfera); ir morfologines priemones (žodinių daiktavardžių produktyvumas įvardijant veiksmus; polinkis nevartoti asmeninių parodomųjų įvardžių jis, jie dokumentuose) ir sintaksinės priemonės (dalyvinės ir dalyvinės frazės, kurios apsunkina sintaksinę struktūrą, sudėtingi sakiniai su šalutiniais sakiniais ir jungtukais išreiškiant loginius ryšius su giminės raidžių sintaksine schema).

Šie ir kai kurie kiti bruožai apibūdina oficialaus verslo stiliaus kanceliarinį postilį, orientuojantį dokumento teksto rengėją į tam tikrą pasirinkimą ir į tam tikrą dokumento teksto suvokimą jo „gavėjo“ (= skaitytojo). Visi šie specifiniai (tiek tekstiniai, tiek kalbiniai) oficialaus verslo stiliaus raštvedybos bruožai yra įtvirtinti GOST ir žinynuose, o tai užtikrina aukštą verslo dokumentacijos tekstų standartizavimo ir unifikavimo lygį.