Duomenų rūšiavimas programoje „Excel“ yra labai naudinga funkcija, tačiau ją reikia naudoti atsargiai. Jei didelėje lentelėje yra sudėtingų formulių ir funkcijų, rūšiavimo operaciją geriau atlikti šios lentelės kopijoje.

Pirma, formulėse ir funkcijose gali būti pažeistas taikymas nuorodose ir tada jų skaičiavimų rezultatai bus klaidingi. Antra, po pakartotinio rūšiavimo galite sumaišyti lentelės duomenis, kad būtų sunku grįžti į pradinę formą. Trečia, jei lentelėje yra sujungtų langelių, turėtumėte juos atsargiai atskirti, nes šis formatas nepriimtinas rūšiavimui.

Duomenų rūšiavimas programoje Excel

Kokius įrankius „Excel“ turi duomenims rūšiuoti? Norėdami pateikti išsamų atsakymą į šį klausimą, panagrinėkime jį naudodami konkrečius pavyzdžius.

Lentelės paruošimas teisingai ir saugiai rūšiuoti duomenis:

Dabar mūsų lentelėje nėra formulių, o tik jų skaičiavimo rezultatai. Sujungtos ląstelės taip pat atjungiamos. Belieka pašalinti papildomą tekstą antraštėse ir lentelė paruošta saugiam rūšiavimui.

Norėdami rūšiuoti visą lentelę pagal vieną stulpelį, atlikite šiuos veiksmus:

Duomenys, surūšiuoti visoje lentelėje, atsižvelgiant į stulpelį „Grynasis pelnas“.

Kaip rūšiuoti stulpelį „Excel“.

Dabar rūšiuokime tik vieną stulpelį be nuorodų į kitus stulpelius ir visą lentelę:

Stulpelis rūšiuojamas nepriklausomai nuo kitų lentelės stulpelių.

Rūšiuoti pagal langelio spalvą programoje „Excel“.

Kopijuodami lentelę į atskirą lapą, naudodami paste special perkeliame tik jos vertes. Tačiau rūšiavimo galimybės leidžia rūšiuoti ne tik pagal reikšmes, bet net pagal šrifto spalvas ar langelių spalvas. Todėl taip pat turime perkelti duomenų formatus. Norėdami tai padaryti:

Lentelės kopijoje dabar yra reikšmės ir formatai. Rūšiuokime pagal spalvą:

1. Pasirinkite lentelę ir įrankį „Duomenys“ – „Rūšiuoti“.
2. Rūšiavimo parinktyse dar kartą pažymėkite langelį „Mano duomenyse yra stulpelių antraštės“ ir nurodykite: „Stulpelis“ – Grynasis pelnas; „Rūšiavimas“ – langelių spalva; „Order“ – raudona, viršuje. Ir spustelėkite Gerai.

Viršuje dabar turime prasčiausius grynojo pelno duomenis.

Pastaba. Tada šioje lentelėje galite pasirinkti diapazoną A4:F12 ir pakartoti antrą šios dalies veiksmą, tik viršuje nurodykite rožinę. Taigi, pirmiausia pateks spalvos ląstelės, o tik tada normalios.

Jei lentelėje reikia rasti konkrečią reikšmę, tai patogiausia tai padaryti surūšiuotuose duomenyse. Toliau apžvelgsime, kaip rūšiuoti lentelę programoje „Excel“ mažėjimo arba didėjimo tvarka, teksto ar langelio spalva ir kt.

Norėdami rūšiuoti lenteles programoje „Excel“, naudokite meniu elementą „Rūšiavimas ir filtravimas“ pagrindiniame skirtuke. Paprasčiausias „Excel“ lentelėje pateiktas rūšiavimas yra didėjantis arba mažėjantis, kuris gali būti taikomas ir teksto reikšmėms, ir skaitinėms reikšmėms.

Norint tinkamai rūšiuoti, visi rūšiuojami langeliai turi būti vienodo formato, pavyzdžiui, visi langeliai su skaičiais turi būti skaitmeninio formato. Be to, prieš reikšmes neturėtų būti papildomų tarpų ir rūšiuojamame diapazone neturėtų būti paslėptų eilučių ar stulpelių.

Reikšmių rūšiavimas Excel lentelėje prasideda rūšiuojamo stulpelio pasirinkimu. Pakanka net žymeklį įdėti į pirmąją stulpelio langelį. Mūsų pavyzdyje pasirinkite pirmąjį antrojo stulpelio langelį ir pasirinkite iš meniu „Rūšiavimas ir filtravimas“, ir nurodykite „Rūšiuoti didėjančia tvarka“.

Rūšiuojant duomenis lentelėje, antrosios lentelės reikšmės rūšiuojamos didėjančia tvarka, tačiau pirmasis langelis lieka savo vietoje. Taip yra todėl, kad pagal nutylėjimą pirmoji lentelės eilutė laikoma antraštėmis, t.y. stulpelių pavadinimai ir nėra rūšiuojami.

Surūšiuotų duomenų diapazonas plečiasi automatiškai, t.y. „Excel“ automatiškai parenka visą lentelę ir surūšiuoja duomenis į eilutes pagal pasirinktą stulpelį. Jei pažymėsite visus langelius stulpelyje, kurį norite rūšiuoti, ir pasirenkate rūšiavimą didėjančia arba mažėjančia tvarka, „Excel“ parodys pranešimą, kuriame bus prašoma pasirinkti rūšiavimo parinktį. Bus galimas variantas „Automatiškai išplėsti pasirinktą diapazoną“, kuri pasirinks visą lentelę ir „Rūšiuoti pagal nurodytą pasirinkimą“, kuri leis rūšiuoti tik pasirinktą stulpelį, nedarant įtakos gretimų stulpelių duomenims. Tokiu atveju rūšiuojant į pirmą langelį vėl nebus atsižvelgiama.

Norėdami visiškai rūšiuoti lenteles programoje „Excel“ pagal visus pasirinktus langelius, eikite į meniu „Rūšiavimas ir filtravimas“ pasirinkite elementą „Tinkintas rūšiavimas...“.

Tokiu atveju iš karto matysime, kurią lentelės dalį Excel pasirenka tolesniam rūšiavimui.

Norėdami pasirinkti visą duomenų sritį, pasirodžiusiame lange, "Rūšiavimas" nuimkite varnelę nuo elemento „Mano duomenyse yra antraštės“.

Dabar šiame lange galite konfigūruoti mūsų duomenų rūšiavimą. Pirmame stulpelyje "Stulpelis" eilėje "Rūšiuoti pagal" pasirinkite stulpelį, kuriame norite rūšiuoti duomenis. Antrame stulpelyje "Rūšiavimas" Turite pasirinkti sąlygą, pagal kurią bus atliekamas rūšiavimas. Galimi variantai "Vertybės", "ląstelių spalva", "Šrifto spalva" Ir "Ląstelės piktograma". Mūsų atveju mes surūšiuosime vertes. Na, paskutinėje skiltyje "užsakyti" galite pasirinkti reikšmių rūšiavimo tvarką "Kylantis", "Nusileidžiantis" Ir "Pasirinktinis sąrašas". Rinksimės didėjimo tvarka. Dėl to rūšiuojamos vidurinių stulpelių reikšmės.

Taip pat galite tinkinti atskiro stulpelio rūšiavimą. Be to, programoje „Excel“ galite konfigūruoti kelis rūšiavimo lygius. Pavyzdžiui, rūšiuokime pirmąjį stulpelį didėjančia tvarka, o antrojo stulpelio rūšiavimo rezultatą – didėjimo tvarka. Paskutinį trečiąjį stulpelį pirmiausia surūšiuosime pagal langelio spalvą, o tada pagal šrifto spalvą. Norėdami pridėti naują lygį, turite lange "Rūšiavimas" paspauskite mygtuką "Pridėti lygį", o lygių tvarka yra svarbi.

Rūšiavimas yra labai svarbi „Excel“ funkcija. Patyrę vartotojai ja naudojasi iki galo, kaip ir pradedantiesiems, galbūt ne visi suvokia, kiek galimybių praranda. Trumpai tariant, ši funkcija leidžia rūšiuoti duomenis lentelėje pagal tam tikrą konkretų kriterijų.

Faktas yra tas, kad didelėse lentelėse naudojama daug duomenų, todėl tai gali būti paini. Kad taip nenutiktų, logiška visą informaciją išdėstyti tokia tvarka, kokia jums reikia, taip sakant, surūšiuoti į lentynas. Rūšiuoti taip pat labai patogu. Siūlau išsamiau aptarti klausimą, kaip rūšiuoti duomenis Excel lentelėje.

Rūšiavimo rūšys

Pradėsiu nuo to, kad yra įvairių kriterijų, pagal kuriuos galima rūšiuoti duomenis. Visų pirma išskiriami šie dalykai:

1. Rūšiavimas nuo A iki Z. Naudodami šį tipą galite rūšiuoti duomenis didėjančia tvarka.
2. Rūšiavimas nuo Z iki A reiškia atitinkamai duomenų rūšiavimą mažėjančia tvarka.
3. Rūšiavimas pagal mėnesį ir savaitės dieną.
4. Rūšiuoti pagal formatavimą. Šis skonis pasiekiamas Excel 2007 ir naujesnėje versijoje. Šis rūšiavimo variantas yra svarbus, jei langelių diapazonas suformatuotas naudojant šrifto spalvą, langelių užpildymą arba piktogramų rinkinį. Kadangi šriftas ir užpildymo spalva turi savo kodą, tai programa naudoja rūšiuodama formatus.

Kaip rūšiuoti duomenis

Kalbant apie informacijos rūšiavimą „Excel“ lentelėje, situacija yra tokia. Turite pasirinkti lentelę ir skirtuke „Duomenys“ spustelėkite mygtuką „Rūšiuoti“. Tada atsidarys naujas langas, kuriame turėsite nurodyti rūšiavimo stulpelį ir taip pat pasirinkti rūšiavimo tvarką. Jei jums nereikia rūšiuoti duomenų didėjimo arba mažėjimo tvarka, spustelėkite „Pasirinktinis sąrašas“.

Dabar atsidarė naujas dialogo langas, kuriame galite pasirinkti savaitės dienų ar mėnesių sąrašą (būtent tai yra parametrai, kuriuos vartotojas dažniausiai naudoja duomenims tvarkyti).

Jei reikiamo sąrašo sąraše nėra, galite sukurti savo. Norėdami tai padaryti, spustelėkite eilutę „Naujas sąrašas“ ir rankiniu būdu įveskite siūlomo sąrašo elementus, tada spustelėkite „Pridėti“. Atminkite, kad jūsų sukurtas sąrašas bus išsaugotas ir galėsite jį naudoti kitą kartą.

Kaip matote, ši funkcija leidžia rūšiuoti ne tik pagal paprastus kriterijus, tokius kaip abėcėlės tvarka, skaičiais didėjančia tvarka ir pan., bet ir nustatyti savo rūšiavimo kriterijus. Visų pirma galite naudoti karinius laipsnius, pareigas, tam tikras prekes, kurių vertę ir svarbą nustatote tik jūs ir pan.

Video padėti

Prieš tvarkydami (rūšiuodami) skaičius programoje „Excel“, turite įsitikinti, kad jie visi parašyti reikiamu formatu. Priešingu atveju rezultatas gali būti neteisingas arba komanda, leidžianti atlikti užsakymą, nebus pasiekiama.

Formatai, leidžiantys rūšiuoti didėjimo ir mažėjimo tvarka: bendrieji, skaitiniai, finansiniai, piniginiai.

Ląstelių formatą galite patikrinti taip: dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą diapazoną ir pasirodžiusiame kontekstiniame meniu pasirinkite komandą „Format Cells“.

Pirmasis būdas išdėstyti skaičius didėjančia tvarka programoje „Excel“.

Šaltinio lentelėje yra: visas darbuotojo vardas, pavardė, pareigos ir darbo stažas.

Reikalaujama sutvarkyti duomenis pagal darbo stažą – nuo ​​mažiausiai iki daugiausiai.

Norėdami tai padaryti, turite pasirinkti skaičių diapazoną, kurį reikia rūšiuoti. Mūsų atveju tai bus diapazonas D3:D8.

Jei yra duomenų netoli nurodyto diapazono, gali būti pateiktas įspėjimas. Tarp siūlomų veiksmų turite pasirinkti „Rūšiuoti pagal nurodytą pasirinkimą“ ir spustelėti mygtuką „Rūšiuoti“.

Dėl to duomenys bus užsakyti, o pirmoje vietoje bus rodomas trumpiausią darbo stažą turintis darbuotojas.

Antrasis būdas išdėstyti skaičius didėjančia tvarka programoje „Excel“.

Pirmas veiksmas bus toks pat kaip ir pirmuoju būdu – reikia pasirinkti skaičių diapazoną, kurį norite rūšiuoti.

Tada įrankių juostoje, esančioje skiltyje „Pagrindinis“, spustelėkite mygtuką „Rūšiuoti ir filtruoti“. Atsiras submeniu, kuriame turėsite pasirinkti komandą „Rūšiuoti nuo minimumo iki didžiausio“.

Ši komanda leis rūšiuoti skaičius didėjančia tvarka.

Net pradedantieji gali rūšiuoti duomenis „Excel“. Sunku nepastebėti trijų mygtukų ant kaspino vienu metu.

Tačiau kartais jie klausia, kaip surūšiuoti duomenis Excel lentelėje pagal stulpelius, spalvas ir pan. Visas šias užduotis galima lengvai išspręsti „Excel“.

Rūšiuoti pagal kelis stulpelius programoje „Excel“.

„Excel“ eilutes galite rūšiuoti pagal kelis stulpelius vienu metu. Tokiu atveju rūšiuojamas pirmasis nurodytas stulpelis. Tada tos eilutės, kuriose kartojasi surūšiuoto stulpelio langeliai, rūšiuojamos pagal antrą nurodytą stulpelį ir pan. Taigi pardavimų ataskaita gali būti tvarkoma iš pradžių pagal regioną, tada kiekviename regione pagal vadybininką, tada viename regione ir vadovas pagal produktų grupę.

Pasirinkę vieną langelį arba visą lentelę, juostelėje iškvieskite rūšiavimo komandą. Jei reikia, pažymėkite langelį Mano duomenyse yra antraštės ir pridėkite reikiamą lygių skaičių.

Rūšiuoti pagal savo sąrašą

Dauguma vartotojų žino, kaip rūšiuoti eilutes programoje „Excel“ pagal abėcėlę arba skaičius didėjančia tvarka. Tačiau kartais reikia išdėstyti eilutes tam tikra tvarka, kuri nebūtinai atitinka abėcėlę ar didėjančią seką. Tai gali būti elementų, miestų ir šalių hierarchija patogia seka ir pan. Apskritai kažkas, kas turi savo logiką.

Paprasčiausias (todėl vertas dėmesio) būdas – dėti skaičius stulpelyje vienas šalia kito pagal pageidaujamą eilučių tvarką ir rūšiuoti lentelę pagal šį stulpelį.

Šis metodas yra geras, tačiau reikia sukurti papildomą laikiną stulpelį. Jei operacija kartojama dažnai, tai užtruks. Jei turite rūšiuoti tuos pačius duomenis, galite sukurti specialų sąrašą, kurio pagrindu ir bus rūšiuojama. Tai tas pats sąrašas, naudojamas .

Eikime prie Failas – Parinktys – Išplėstinė – Bendra – Redaguoti sąrašus…

Čia sukuriame rankiniu būdu arba importuojame sąrašą, surūšiuotą norima tvarka.

Dabar rūšiavimo lange lauke Užsakyti reikia rinktis Tinkintas sąrašas...

O kitame lange nurodykite norimą sąrašą.

Sukurtas sąrašas gali būti naudojamas ir kituose Excel failuose.

Rūšiuoti programoje „Excel“ pagal langelio spalvą, šriftą, piktogramą

Rūšiavimo nustatymuose taip pat galite naudoti langelio spalvą, šriftą ir piktogramą (nuo ). Jei naudojate užpildymą atskiriems langeliams formatuoti (pavyzdžiui, norėdami nurodyti probleminius produktus ar klientus), galite lengvai perkelti juos į lentelės viršų naudodami rūšiavimą.

Rūšiavimas pagal stulpelius

Taip pat „Excel“ galite rūšiuoti pagal stulpelius. Norėdami tai padaryti, pasirinkite lentelę kartu su stulpelių pavadinimais. Tada rūšiavimo lange pirmiausia spustelėkite Parinktys ir įjunkite jungiklį diapazono stulpeliai.

Šie nustatymai yra įprasti: nustatykite eilutę (!) ir tvarką. Vienintelis dalykas yra tai, kad dabar jūs negalite naudoti eilučių pavadinimų (pagal analogiją su stulpelių pavadinimais), bus tik skaičiai.

Rūšiuoti tarpines sumas

„Excel“ turi tokį įrankį kaip Tarpinės sumos. Trumpai tariant, reikia automatiškai sukurti tarpines sumas pagal ląstelių grupę, kuri tam tikru būdu yra vienalytė.