Prašymo laiškai yra neatsiejama, svarbi ir būtina dalykinės korespondencijos dalis. Viena vertus, tai taktiški ir diplomatiški prašymai aktualiais klausimais, kita vertus – įrankis tam tikriems adresato tikslams pasiekti. Bet kurio prašymo laiško tikslas yra paskatinti adresatą imtis tam tikrų veiksmų, kurių reikalauja laiško autorius. Kaip parašyti prašymą, kad būtų kuo arčiau teigiamo atsakymo?

Bet kuriame prašymo laiške turi būti gerai apgalvotas pagrindimas ir aiškus prašymo pareiškimas. Be to, galite naudoti metodus, kurie padidina rašymo efektyvumą.

1 veiksmas. Su kuo susisiekiate su prašymu?

Kreipkitės į adresatą asmeniškai, pageidautina vardą ir patronimą:

„Gerbiamas Ivanai Ivanovičiau!“, „Gerbiamas pone Ivanove!

Pirma, išreikšite pagarbą adresatui, antra, konkrečiam asmeniui adresuotas prašymas užkrauna jam atsakomybę už jo įgyvendinimą. Būna situacijų, kai prašymas adresuojamas komandai ar žmonių grupei. Tokiu atveju taip pat patartina kiek įmanoma suasmeninti apeliaciją:

„Gerbiami kolegos!“, „Gerbiami vadovai!“, „Gerbiami jaunieji darbuotojai!“, „Gerbiami personalo darbuotojai!

2 veiksmas. Kodėl kreipiatės į mane?

Pasakykite komplimentą gavėjui. Pateikdami komplimentą gavėjui, jūs atsakote į jo klausimą: „Kodėl tu manęs klausi šio klausimo? Atkreipkite dėmesį į jo praeities pasiekimus ar asmenines savybes.

„Visada esi pasiruošęs išklausyti ir rasti optimalų būdą išspręsti beveik kiekvieno besikreipiančiojo problemą. Ir, turint pagarbą, padėjote daugeliui žmonių.

„Esate pirmaujanti šios srities ekspertė...“

„Jūs padėjote daugeliui žmonių išspręsti sudėtingiausias problemas...“

Ši technika leis adresatui atidžiau pažvelgti į prašymą ir pabandyti rasti galimybę jį patenkinti dulkink ją.

Komplimentas tinkamas, kai kalbama apie nestandartinius prašymus, kai reikia užkariauti gavėją, kai reikia atkreipti dėmesį į tam tikrus privalumus ir savybes, kurios yra būtinos ir svarbios jūsų prašymui įvykdyti.

Labai svarbu neperžengti ribos tarp komplimento ir grubaus glostymo. Būkite nuoširdūs.

3 žingsnis. Prašymo pagrindimas

Bet koks prašymas turi būti pagrįstas, kodėl pateikiate šį konkretų prašymą. Įveskite adresatą į savo problemos kontekstą.

Šiame etape turite pasirinkti tris svarbiausius adresatui argumentus. Geriausia argumentus statyti pagal tokią schemą: stiprus – vidutinis – stipriausias.

Užklausos būna įvairaus sudėtingumo, todėl gavėjas ne visada suinteresuotas įvykdyti kažkieno prašymus. Jis turi būti įsitikinęs, kad prašymo įvykdymas gali turėti naudos:

Sudominti gavėją

Pasiūlykite įgyvendinti kokią nors jam patrauklią galimybę, susijusią su Jūsų prašymo įvykdymu:

„Visais laikais verslūs, iniciatyvūs žmonės siekė ne tik materialinės sėkmės, bet ir palikti pėdsaką savo Tėvynės istorijoje, būti prisimenami už savo gerus darbus ir pelnyti pagarbą.

« Sėkminga bet kurios profesinės bendruomenės veikla – tai visų pirma draugiškų sąjungų supratimas ir parama, dalyvavimas bendruose renginiuose ir projektuose.».

« Žinoma, jūsų pagrindinis tikslas – švarus ir patogus miestas žmonėms».

Arba išsakykite problemą, kuri yra labai svarbi būtent jūsų adresatui:

„Jūs, kaip išmintingas miesto savininkas, tikriausiai nerimaujate dėl chaotiškų įvairaus amžiaus vaikų pasivaikščiojimų netinkamose vietose, dėl kurių padaugėja eismo įvykių ir padaugėja vaikų nusikalstamumo.

„Jūsų skyrius dažniau sulaukia skambučių neesminiais klausimais, o tai atima daug vertingo darbo laiko.

Parodykite, kaip jūsų prašymas gali padėti įgyvendinti galimybę:

« Ir šiandien, kai mūsų šalis remiasi jaunimu, sunku rasti reikalingesnį, šventesnį reikalą nei padėti jauniems vyrams ir moterims iš nepasiturinčių šeimų. Mūsų mieste jau yra tokių, kurie tokią pagalbą teikia – globojamas merijos mūsų labdaros centras „Paveldas“ veikia už miestiečių aukas, mokydamas sunkius paauglius liaudies amatų. ».

Arba norėdami išspręsti problemą:

„Įrengus specializuotas vietas įvairaus amžiaus vaikams leisti laiką padės sumažinti vaikų nusikalstamumo lygį ir sumažinti kelių eismo įvykius, kuriuose nukenčia vaikai.

Apibūdinkite prašymo reikšmę

Kai adresatui nėra ką pasiūlyti arba tai yra netinkama šio prašymo kontekste, geriau informuoti adresatą. Čia reikia apibūdinti situaciją tiek, kiek reikia, kad suprastumėte prašymo svarbą ir jo įgyvendinimo svarbą. Prašymo reikšmė turi būti apibūdinta taip, kad jis „liestų sielai“. Jei užklausa nepatenka į kategoriją „liečianti“, tuomet turite parodyti adresatui priežasties ir pasekmės ryšį, kuris užtikrins, kad adresatas prašymą įvykdys.

„Nuo (data) pagal nuomos sutartį Nr.X 1 m2 nuomos kaina 20 USD. per dieną. Per pastaruosius tris mėnesius prekybos aktyvumas sumažėjo dėl ekonominio nestabilumo ir socialinių neramumų. Vidutinis pelnas iš prekybos yra 10 USD. per dieną, kurios neužtenka net nuomai sumokėti. Jei nebus imtasi priemonių, privatūs verslininkai bus priversti uždaryti savo mažmeninės prekybos vietas, o tai gali neigiamai paveikti jūsų pajamas.

Taigi, jūs turite aiškiai pasakyti gavėjui, kad įvykdžius prašymą yra galimybė gauti materialinės ar nematerialinės naudos.

4 žingsnis. Prašymo pareiškimas

Kai adresatas yra paruoštas, galite nurodyti tikrąjį prašymą. Prašymo tekstas turi būti gana glaustas ir itin aiškus. Jokiu būdu neturėtų būti dviprasmybių ar sumenkinimų. Pavyzdžiui, jei kalbame apie nuomos sumažinimą, svarbu nurodyti, iki kokio lygio:

„Prašome mažinti nuomos lygį, kol situacija stabilizuosis iki 5 USD. už m2 per dieną“.

Jeigu kalbame apie paslaugų teikimą, tai užklausą pateikite kuo konkretesnę, nurodydami norimas datas, kainos klausimą ir pan.:

« Keramikos dirbtuvėms įrengti reikalinga krosnis keramikai deginti – prašome padėti ją įsigyti. Viryklės kaina su montavimu yra 998 tūkstančiai rublių».

Šiame pavyzdyje nėra iki galo aišku, kokios pagalbos reikia iš adresato. Geriau prašymą suformuluoti konkrečiau: „Prašome padėti įsigyti keramikos deginimo krosnį, pervesdami į įmonės banko sąskaitą 333 tūkst. USD krosnių gamybai ir montavimui.

Kad ir ko prašytumėte, gavėjas turi tiksliai žinoti, kada, ką, kiek ir už kokią kainą norite gauti. Apibendrintam prašymui gresia didesnis atmetimo pavojus, nes gavėjas ne visada turi laiko ir noro susitvarkyti su smulkmenomis. Be to, perleisdami iniciatyvą gavėjui rizikuojate negauti to, ko norite.

Pavyzdžiui, privatūs verslininkai parašė laišką, prašydami sumažinti nuomą, tačiau nenurodė, iki kokio lygio nori sumažinti nuomą:

„Prašome sumažinti nuomos mokestį, kol padėtis stabilizuosis“.

Dėl to nuomos mokestis buvo sumažintas, bet tik nežymiai (1 proc. nuo esamo). Taigi jų prašymas buvo patenkintas, tačiau laiško iniciatorių poziciją mažai pakeitė.

Kai kuriais atvejais užklausos tekstas gali būti paryškintas, kad jis išsiskirtų tekste, tačiau nenaudokite šios technikos per daug.

5 veiksmas: apibendrinkite savo prašymą.

Pakartokite savo prašymą ir pabrėžkite, kokia nauda gavėjui bus, jei prašymas bus įvykdytas. Prašymas turėtų būti šiek tiek pakeistas. Geriausia sakinį konstruoti pagal schemą: „Jei įvykdysi prašymą, būsi laimingas“.

„Jei sutiksite mus pusiaukelėje ir sumažinsite nuomos mokesčius, kol situacija regione stabilizuosis, ne tik galėsite išsaugoti daugiau nei 150 darbo vietų, bet ir nepatirsite pasaulinių nuostolių dėl visiško nuomos nebuvimo.

Bet gali būti ir kitų variantų:

„Galite būti tikri, kad kiekvienas jūsų labdaros aukų rublis bus skirtas geram tikslui ir padės sunkiose situacijose atsidūrusiems vaikams užaugti vertais piliečiais“.

„Galite būti tikri, kad kiekvieno vaiko šypsena suteiks jums moralinį pasitenkinimą dėl sunkaus darbo, o jūsų pastangos ir pastangos yra investicija į vertus ir laimingus artimiausios ateities piliečius.

Svarbiausia pakartoti prašymo prasmę ir jo įvykdymo naudą. Nauda nebūtinai turi būti materiali. Atminkite, kad adresatas yra asmuo, o jausmai jam nėra svetimi.

PAVYZDYS:

Buvo		Tai tapo
„Prašome jūsų, I.I. Ivanovas, organizuokite pretendentų susitikimą su pagrindiniu savo įmonės vadovu. Būsime dėkingi už jūsų pagalbą. Su pagarba ir dėkingumu, Užimtumo centro direktorius P.P. Petrovas"	-	„Brangus Ivanas Ivanovičius! Jūsų įmonė jau keletą metų dalyvauja stojantiesiems skirtoje profesinio orientavimo programoje, padedančioje apsispręsti dėl profesijos pasirinkimo. Kaip personalo vadovas jus domina profesionalų rengimas, o mes esame pasirengę padėti moksleiviams pradėti ruošti savo amato meistrus. Šiandien vadovo profesija yra viena iš labiausiai paplitusių, tačiau daugelis pretendentų neturi aiškaus supratimo apie jos reikšmę. Atsižvelgiant į tai, kovo 23 d. 15.00 val. Jūsų įmonės bazėje surengti generalinio direktoriaus susitikimą su pretendentais. Šiandien pasakodami vaikinams apie profesijos paslaptis, dedate pamatą rytoj ruošti tikrus profesionalus. Galbūt po kelerių metų vienas iš jų pakels jūsų įmonę į naują plėtros lygį. Su pagarba ir dėkingumu, Užimtumo centro direktorius P.P. Petrovas"

Nepamirškite ir apie laiško dizainą – tai organizacijos „veidas“. Jei prašymo laiško iniciatorius yra organizacija, toks raštas surašomas ant firminio blanko su vadovo ar įgalioto asmens parašu. Jei esate privatus asmuo, pakanka laikytis pagrindinių laiško elementų išdėstymo normų. Šios detalės teisiškai ir psichologiškai labai svarbios adresatui ir teisingo siuntėjo įvaizdžio formavimui.

	-
	-	Kasdien siunčiate šimtus pasiūlymų, užklausų ir kitų verslo laiškų, tačiau su savo žinute negaunate norimo rezultato? Nežinote, kaip neįkyriai ir mandagiai priminti gavėjui jo įsipareigojimus? Tada internetiniai mokymai jums tikrai padės „Verslo rašymo įgūdžiai“! Galite pereiti jį bet kuriuo patogiu metu.	-	-
	-

Nuolatinis susirašinėjimas ir elektroniniai laiškai šiandien tapo kasdiene bendravimo su draugais priemone, tačiau laiško rašymas yra tradiciškesnis, efektyvesnis būdas, galintis sukelti šypseną draugo veide. Jei rašote el. laišką senamadišku būdu, rašymo forma vis tiek išlieka ta pati: laiške draugui turi būti sveikinimas, klausimai draugui, jūsų gyvenimo naujienos ir tinkama pabaiga.

Žingsniai

Laiško pradžia

Pagrindinė dalis

Pradėkite nuo malonių dalykų. Pirmoji draugiško laiško dalis dažniausiai būna šilta ir linksma. Tai gali nustatyti viso laiško toną, leisti gavėjui žinoti, kas bus toliau, o laiškas atrodys rimtesnis ar dalykiškesnis. Parašykite sveikinimą keliomis eilutėmis, papasakokite pokštą arba parašykite apie orą.

• – Kaip sekasi? arba "Kaip sekasi?" – dažniausiai naudojami laiško pradžios būdai. Užduokite klausimą, kad laiškas atrodytų kaip ilgesnio pokalbio dalis. Jei norite gauti atsakymą į laišką, užpildykite jį klausimais.
• Norėdami daugiau paklausti gavėjo apie jo gyvenimą, galite naudoti pirmąją laiško pastraipą. Pavyzdžiui: „Tikiuosi, kad mažajai Yulenkai tai patinka darželyje. Negaliu patikėti, kad ji taip išaugo!
• Laiškai dažnai prasideda nuorodomis į metų laiką. Pagalvokite, kaip pradėti mažus pokalbius, kurie perauga į gilius pokalbius. Pavyzdžiui: „Tikiuosi, kad ruduo nesugadins jūsų nuotaikos. Apylinkėse medžiai tapo tokie gražūs. Vis dar manau, kad žiema bus šalta.

1. Pasidalykite naujienomis ir informacija iš savo gyvenimo. Dabar atėjo laikas pagrindinei laiško daliai ir jo parašymo tikslui. Kodėl pradėjote šį susirašinėjimą? Ar norite vėl užmegzti ryšį su senu draugu, išreikšti, kaip labai jo pasiilgote, ar padėkoti jam už pagalbą? Būkite sąžiningi, atviri ir stenkitės aiškiai perteikti savo mintis popieriuje.

   • Rašykite apie tai, kas vyksta jūsų gyvenime. Nepriklausomai nuo laiško pobūdžio, jūsų laiškas bus įvertintas, tačiau pasakojimai apie jūsų gyvenimą suartins jūsų gavėją ir jus. Taip laiškas bus efektyvesnis ir atviresnis. Papasakokite, kas atsitiko, kokias emocijas patyrėte ir kokie jūsų ateities planai.
   • Neapibūdinkite savo gyvenimo per daug smulkiai, kitaip draugiško laiško tikslas bus prarastas. Venkite laikraščio atostogų šablono – jūsų draugas iškart pradės skaityti laišką nuo galo, jei išvardinsite visus savo nuopelnus. Nereikia pasinerti į savo problemų verpetą, tačiau kalbėdami apie save būkite realistai.

2. Pasirinkite temas, kurios tiesiogiai susijusios su jūsų draugu. Ką veikė tavo draugas, kai paskutinį kartą su juo susitikai? Galbūt jis išsiskyrė su savo sielos draugu? Galbūt jis išgyveno sunkų laiką futbolo komandoje? Prisitaikykite nurodydami pažįstamas temas ir užduokite klausimus, kad parodytumėte susidomėjimą draugo verslu.

   • Galite diskutuoti temomis, kurios jus domina. Išsakykite savo požiūrį į meną, politiką, naujausius įvykius ar kitas gyvenimo sritis, kurias norėtumėte aptarti su savo draugu.
   • Galite pasiūlyti žiūrėti filmus ar skaityti knygas, kurios, jūsų nuomone, gali patikti jūsų draugui. Apsikeitimas vertinga informacija visada laukiamas laiškuose.

Laiško pildymas

1. Uždarykite diskusiją. Parašykite paskutinę pastraipą, perteikdami geriausius linkėjimus savo draugui ar mylimam žmogui. Paskutinė pastraipa dažniausiai būna lengvesnė emociniu krūviu, tačiau turėtų atitikti bendrą laiško atmosferą. Užbaikite laišką teigiamai, kad jūsų draugas jaustųsi geriau.

   • Dar kartą pakartokite laiško tikslą. Pavyzdžiui, jei pakvietėte draugą į vakarėlį, parašykite: „Tikiuosi, ateisi! Jei tiesiog norite palinkėti savo draugui gerai praleisti laiką, parašykite kažką panašaus į: „Laimingų Naujųjų metų!
   • Įkvėpkite savo draugą atrašyti. Jei norite atsakymo, parašykite: „Tikiuosi greito atsakymo“ arba: „Parašykite atsakymą!

2. Parašyk pabaigą. Jis turėtų perteikti jūsų laiško nuotaiką, atsižvelgiant į jo toną: formalų ar neformalų. Kaip ir pasisveikinimą, pabaigą lemia jūsų santykių su gavėju pobūdis. Užbaikite laišką savo vardu.

   • Jei norite oficialiai užbaigti laišką, parašykite: „Pagarbiai“, „Pagarbiai“ arba „Geriausi linkėjimai“.
   • Jei laiškas parašytas neformaliu tonu, naudokite tokias frazes kaip „Tavo...“, „Pasirūpink savimi“ arba „Iki pasimatymo“.
   • Jei laiškas asmeninis, parašykite „Myliu“, „Labai tave myliu“ arba „Pasiilgau tavęs“.

3. Apsvarstykite postscript. Porašas (lot. post scriptum (P.S.) - „po to, kas parašyta“) dažniausiai naudojamas draugiško laiško pabaigoje kaip papildomos informacijos metodas, kuriam neverta skirti atskiros pastraipos turinyje. Taip pat galite pridėti įdomų pokštą arba tiesiog praleisti postscript. Bet kokiu atveju įsitikinkite, kad poraštis atitinka laiško toną ir kad gavėjas jaustųsi taip, lyg norėtumėte juos pamatyti.

Verslininkas turi aktyviai susirašinėti tiek su pareigūnais (pavyzdžiui, valstybinių įstaigų atstovais), tiek su „pusiau oficialiais“ - partneriais, rangovais, laisvai samdomais specialistais ir pan. Bendravimo raštu įgūdžiai lavinami gana greitai, tačiau iš pradžių galite padaryti daug klaidų ir padaryti ne patį maloniausią įspūdį savo gavėjams. Šiame straipsnyje kalbėsime apie įprastų verslo laiškų (popierinių) ir elektroninių pranešimų rašymo ypatybes.

Laiško forma ir dizainas

Būtinai naudokite įmonės firminį blanką. Tai visada daro įspūdį ir padidina „pašnekovų“ lojalumą. Formų tipas, jų pildymo standartai ir dizaino elementai turi būti nurodyti organizacijos užsakyme (arba raštinės darbo instrukcijose). Pagrindinius verslo laiškų formų reikalavimus galima rasti GOST 2003 „Reikalavimai dokumentų rengimui“.

Patartina „išspausti“ pagrindinę informaciją apie įmonę į formą:

• vardas (ir sutrumpintas pavadinimas);
• faktiniai ir pašto adresai;
• pašto adresą;
• kontaktiniai numeriai;
• svetainės adresą.

Tai nėra būtinų duomenų sąrašas, o tik pavyzdinis sąrašas. Jei norite, galite ką nors pridėti arba neįtraukti.

Bendrieji laiško rašymo reikalavimai yra šie:

• minimalus įdubimas – 10 mm dešinėje ir 20 mm kairėje, viršuje ir apačioje;
• jei raidė parašyta ant dviejų ar daugiau lapų, kiekvienas iš jų turi būti sunumeruotas per vidurį viršuje;
• Kiekviena paraiška numeruojama atskirai;
• viršutiniame kairiajame kampe nurodomas laiško išsiunčiamas numeris (nepamirškite įrašyti į dokumentų registravimo žurnalą);
• viršutiniame dešiniajame kampe nurodomas organizacijos pavadinimas, adresato pareigos ir jo pavardė su inicialais;
• apatiniame kairiajame kampe - jūsų pareigos, pavardė su inicialais ir parašu;
• Apačioje būtinai nurodykite laiško parašymo datą.

Tačiau GOST 2003 leidžia naudoti formas ne tik su kampiniu, bet ir su išilginiu detalių išdėstymu (kai jos nurodytos centre). Kampinis išdėstymas atrodo labiau pažįstamas ir lengviau skaitomas, todėl geriau pasirinkti šią parinktį.

Bendrosios rašymo taisyklės

Klasikinę verslo laiško teksto struktūrą sudaro trys elementai:

• įžanginė dalis (trumpai išdėstomos priežastys, kodėl rašomas laiškas, jo tikslas);
• turinys (situacijos aprašymas, sprendimų pasiūlymas, išvadų ir rekomendacijų išdėstymas);
• santrauka (trumpa santrauka su aiškiai nurodyta, ko tikitės iš adresato).

Visada turėtumėte suprasti, kokiu tikslu rašote laišką. Ar norite pasiūlyti bendradarbiavimą? Išsakykite savo nusiskundimus? Pakviesti į pristatymą ar kitą renginį? Rašykite tik apie tai ir nesiblaškykite dėl ilgų ginčų ir prielaidų, nesusijusių su šiuo klausimu.

Kiekvienas verslo laiškas turi turėti vieną konkretų tikslą. Jei joje sprendžiate keletą klausimų, jie turėtų būti glaudžiai tarpusavyje susiję. Jei reikia susisiekti su ta pačia organizacija keliomis skirtingomis temomis, geriau kiekvienai iš jų parašyti po atskirą laišką.

Rašymo kalba

Verslo korespondencijos stilius yra „lengvas“ oficialus reikalas. Galima ir reikia standartizuoti frazes, naudoti kai kurias klišes ir klišes, bet nerekomenduojama viso to redukuoti į sausą biurokratiją. „Gyvoji“ kalba visada suvokiama lengvai ir palankiai. Žinoma, verslo rašymas turi atitikti etiketo normas (tai bus aptarta toliau), tačiau klausimo esmė turėtų būti išdėstyta aiškiai ir glaustai.

Keletas praktinių patarimų:

• vartokite paprastus žodžius: „protingi“ terminai yra prastai suvokiami ir dažnai erzina asmenį, kuris yra priverstas juos skaityti ir iššifruoti;
• dažniau vartoti veiksmažodžius ir rečiau būdvardžius;
• neskleiskite minčių per medį - tik specifika ir tik tam tikros temos rėmuose, be daugybės smulkmenų ir nesvarbių smulkmenų;
• vengti ilgų teiginių, jei įmanoma, nevartoti dalyvio ir dalyvio frazių;
• rašyti konkrečiai: įvairūs „apie tai“, „jie/ji“ yra nepriimtini;
• vengti loginių neatitikimų ir staigių perėjimų iš vieno semantinio bloko į kitą;
• patikrinkite viską, kas parašyta iš ausies: kalbos klaidų pasitaiko beveik kiekviename neredaguotame tekste.

Viena pagrindinių verslo laiškų rašymo taisyklių: žinutė turi būti raštinga ir stilistiškai teisinga.

Kreipimosi į adresatą ypatumai

Paprastai į adresatą kreipiamasi vieną kartą, laiško pradžioje. Tai galima padaryti trimis būdais.

1. Jei į asmenį kreipiatės pirmą kartą (arba tarp jūsų ir adresato užsimezgė grynai oficialūs santykiai), naudokite adresą, nurodantį tam tikrą atstumą. Pavyzdys: „Gerbiamas pone Ivanova!
2. Jei kreipiatės į asmenį, su kuriuo jau seniai užmezgėte pasitikėjimo kupinus verslo santykius, geriau vadinkite jį vardu ir patronimu. Pavyzdys: „Brangioji Jekaterina Leonidovna!
3. Kreipdamiesi į grupę, naudokite standartinę frazę „gerbiami ponai!

Paskutinėje dalyje reikia naudoti vadinamąją baigiamąją frazę. Čia yra daugiau parinkčių:

• „Su pagarba“, „Pagarbiai jūsų“;
• „Geriausi linkėjimai“;
• „Su viltimi tęsti bendradarbiavimą“;
• „Visada džiaugiamės galėdami suteikti jums paslaugą“;
• ir tt

Žodžiu, paskutinės frazės pasirinkimas – skonio reikalas.

Verslo rašymo etika

Net ir užmaskuota panieka verslo laiške nelieka nepastebėta. Žinoma, tokiu atveju jau nebegalėsite tikėtis teigiamo ar net lygiaverčio požiūrio į save. Išvada akivaizdi: nepasiduokite emocijoms ir išlaikykite save ribose, net jei gavėjas jus tikrai erzina. Visada atkreipkite dėmesį į pranešimo toną.

Turėtumėte būti ypač atsargūs rengdami laišką su atsisakymu. Labai neprotinga pradėti tokią žinią viena ar kita forma kategorišku „ne“ - tai sukels žmoguje jausmą, kad jis buvo tiesiog išsiųstas. Pirmiausia pabandykite pateikti įtikinamų (ne menkų) paaiškinimų. Trumpai apibūdinus atsisakymo priežastis, reikėtų sklandžiai pereiti prie jo teiginio. Tokiu atveju galite naudoti šias formules:

• „Deja, mes nematome būdo patenkinti jūsų prašymą“;
• „Jūsų prašymas negali būti patenkintas dėl šių priežasčių...“;
• „Labai apgailestaujame, bet esame priversti atmesti jūsų pasiūlymą“.

Idealiu atveju net prieš pateisindami atsisakymą – pačioje laiško pradžioje – turėtumėte trumpai pakartoti adresato prašymą. Jis supras, kad atidžiai perskaitėte jo prašymą ar pasiūlymą, ir tikriausiai tai įvertins. Galbūt ateityje vėl dirbsite kartu – kam iš karto transliuoti negatyvą ir atbaidyti žmogų perdėtu šiurkštumu?

Niekada neikite į kitą kraštutinumą. Glostymas ir daugybė nuoširdžios meilės patikinimų yra akivaizdūs nenuoširdumo požymiai. Nenuoširdumas visada sukelia atstūmimą.

Laiškų rašymas

Popieriniai pranešimai jau paseno. Žinoma, „popierinė“ korespondencija visiškai neišnyks, tačiau po kelerių metų klasikiniais firminiais blankais parašyti laiškai taps retenybe. Derybos vis dažniau vyksta elektroniniu būdu. Šiuolaikinis verslininkas dabar elektroniniu paštu siunčia daug daugiau laiškų nei paprastu paštu.

El. paštu siunčiami dalykiniai laiškai rašomi pagal tas pačias bendrąsias taisykles. Reikalavimai kalbai, stiliui ir tonui, etiketo standartų laikymasis – visi šie privalomi elementai nesikeičia. Tačiau elektroniniai pranešimai turi ir savo specifinių savybių.

1. Įsitikinkite, kad jūsų prisijungimas atrodo tvirtas arba bent jau tinkamas. [apsaugotas el. paštas]-Gerai, [apsaugotas el. paštas]- Blogai.
2. Labai svarbu visada užpildyti temos laukelį. Būtent ši eilutė lemia, ar asmuo atidarys gaunamą žinutę. Jei rašote nepažįstamam asmeniui, turėtumėte pabandyti sugalvoti įdomų pavadinimą. Tačiau nepersistenkite – tokios temos kaip „Skubi!!! Unikalus pasiūlymas, atidarykite dabar! Jie tik verčia greitai spustelėti šiukšliadėžės piktogramą viršuje. Pavadinimas turi būti sudarytas iš 3–5 žodžių ir atspindėti pranešimo turinį.
3. Jei nesate susipažinę su adresatu, trumpai apibūdinkite, kas esate ir kaip apie jį sužinojote. Be šios būtinos įžangos pranešimas gali būti laikomas brukalu ir nedelsiant ištrintas.
4. Neišjunkite citavimo nustatymuose – tegul ankstesnė korespondencija bus rodoma žemiau, po pjūviu.
5. Skaitymas iš ekrano yra abejotinas malonumas. Popierinį laišką galima pasiimti ir vien dėl šios priežasties nesąmoningame lygmenyje jis suvokiamas rimčiau nei elektroninis. Atsižvelkite į tai.
6. Kuo trumpesnis el. pašto pranešimas, tuo greičiau į jį bus atsakyta.
7. Naudokite tik standartinius šriftus.
8. Nenaudokite per daug teksto paryškinimo – svarbiausiems dalykams galite naudoti „paryškintą“, tačiau skirtingų spalvų naudojimas yra nepriimtinas.
9. Be dangtelių. Niekada. Net paantraštėse. Tas pats pasakytina ir apie pasikartojančius skyrybos ženklus.
10. Padalinkite tekstą į pastraipas, palikdami tarpus tarp jų (tiesiog palikite tuščią eilutę).
11. Prie el. laiško galite pridėti paveikslėlių ar tekstinių failų. Papildoma medžiaga ir paaiškinimai, komentarai, išsamūs aprašymai – visa tai turėtų būti pridedamuose failuose, bet ne laiško tekste.
12. Verslo susirašinėjime su žmonėmis, su kuriais užmezgėte pasitikėjimo santykius (kalbame apie patikimus partnerius, patikimus rangovus), retkarčiais galite naudoti jaustukus. Tai „atgaivins“ bendravimą – jaustukai ekrane (net verslo žinutėje) suvokiami gana teigiamai. Žinoma, jie negali būti naudojami „popierinėse“ raidėse.
13. Būtinai pasirašykite. El. laiškuose jis paprastai susideda iš 3–6 eilučių ir apima siuntėjo vardą ir pavardę, jo pareigas, įmonės pavadinimą, svetainės adresą ir kontaktinį telefono numerį.

Parašo pavyzdys:

Pagarbiai

Ivanas Ivanovas

[apsaugotas el. paštas]

http://site.com.

Siūlome verslo laiško pavyzdį.

Apibendrinant

Nors viskas gana paprasta, teisingai parašytų dalykinių laiškų pavyzdžių nėra tiek daug. Verslininkai nuolat susipainioja projektuodami, naudoja ne visai teisingus adresus ir pamiršta svarbius niuansus.

Išvardinkime pagrindines gerų verslo žinučių ypatybes:

• objektyvumas;
• trumpumas (pageidautina, kad laiškas užimtų ne daugiau kaip vieną puslapį);
• neutralus pristatymo tonas;
• samprotavimo, pasakojimo trūkumas, perdėtas detalumas;
• emocinių vertinimų trūkumas;
• aiškus loginis ryšys tarp teksto dalių ir atskirų frazių.

Tai yra tam tikras kontrolinis sąrašas, kurį galite patikrinti iš pradžių. Surinkus ir išsiuntus šimtus verslo žinučių, to nebereikės. Neignoruokite aukščiau išdėstytų taisyklių ir atminkite: „išpumpuoti“ dalykinio susirašinėjimo įgūdžiai žymiai pagerina jūsų reputaciją ir atitinkamai įmonės įvaizdį.

Pastaruoju metu vis svarbesnę vietą verslo susirašinėjime užima elektroninis paštas. Jo pranašumai yra akivaizdūs: efektyvumas, prieinamumas ir naudojimo paprastumas. Reikėtų prisiminti, kad elektroninis susirašinėjimas turi savų niuansų.

Laiškų gavimas

1. Tikrinkite el. paštą bent 2 kartus per dieną – ryte ir po pietų. Priešingu atveju galite stabdyti kitų žmonių darbą ir atidėti problemų sprendimą;
2. Jei gavote laišką, vadinasi, kažkas jį atsiuntė ir dėl kokių nors priežasčių tai padarė. Todėl gautus laiškus reikia perskaityti. Žinoma, šlamštas čia nelaikomas;
3. Jei esate vadovas, jūsų darbo diena turėtų prasidėti paleidus el. pašto programą, kuri neiškraunama visą dieną ir automatiškai tikrina paštą. Nustatykite automatinį pašto pristatymą / gavimą bent kas 10 (arba geriau 2–3) minučių;
4. jei esate labai užsiėmęs ir gavote laišką, įvertinkite, nuo ko jis, temą ir perskaitykite – tai padės greitai suprasti, ar laiškas reikalauja skubaus atsakymo, ar galima šiek tiek palaukti;
5. Paprasčiausias ir efektyviausias būdas perkelti daiktus ir nekaupti laiškų krūvos yra nedelsiant atsakyti į laiškus. Todėl jei neužsiimate pokalbiu ar kita veikla, kuri netoleruoja trukdžių, nedelsdami atsakykite į laišką.

Laukai „Kam“, „Cc“, „Bcc“

Turėtumėte suprasti, atsiminti ir teisingai naudoti laukus „Kam“, „Cc“ ir „Bcc“. Nuo to priklauso Jūsų veiksmai gavus laišką arba gavėjo veiksmai.

1. "Kam". Jei siųsite klausimą, tikitės atsakymo iš laukelyje „Kam“ nurodyto adresato. Jei esate gavėjas, turite atsakyti. Tai yra, laiškas ir jame esanti informacija ar klausimai yra adresuojami tiesiogiai šiame laukelyje nurodytam gavėjui.
2. "Kopijuoti". Šiame lauke esantys gavėjai gauna informacinį laišką arba yra „pakviesti kaip liudininkai“. Kopijų gavėjas paprastai neturėtų atsakyti į laišką. Be to, kai yra toks poreikis, manoma, kad mandagu pradėti nuo frazės „Atsiprašau, kad trukdėte“.
3. „Akla kopija“ Tai, kad laiškas buvo išsiųstas laukelyje „Bcc“ nurodytam asmeniui, nebus žinomas nei pagrindinis gavėjas, nei kopijose esantys asmenys. Šis laukas taip pat naudojamas masiniam paštui, kad jūsų adresų knyga nebūtų žinoma visiems gavėjams.

Atsakydami nepamirškite mygtuko „Atsakyti visiems“ – taip išsaugosite pradinių laiško gavėjų kopijas ir jūsų atsakymas nepraeis pro juos. Visada galite pašalinti nepageidaujamus gavėjus arba pridėti kitų.

Jei gautame laiške laukelyje „Kam“ yra daugiau nei du gavėjai, tai reiškia, kad atsakyti turi abu šie korespondentai arba bet kuris iš jų. Nuspręskite, kas turėtų atsakyti. Tačiau būkite atsargūs siųsdami laiškus, kurių laukelyje „Kam“ yra daugiau nei du gavėjai: jei siųsite laišką visiems, rizikuojate, kad niekas negaus atsakymo.

Temos laukas

Neturėtumėte palikti šio lauko tuščio. Žmonės, su kuriais susirašinėjate, gali gauti šimtus el. laiškų per dieną ir naudoti šį lauką norėdami greitai įvertinti el. laiško turinio svarbą.

Temos eilutė turi trumpai atspindėti laiško temą. Pavadinimai, tokie kaip „Klausimas“, „Sveiki! arba tuščios antraštės atskleidžia, kad esate pradedantysis, arba neturite pagrindinių verslo susirašinėjimo įgūdžių.

„Rašymo svarba“

Jei laiške yra informacija apie skubius pakeitimus, kokios nors sutarties tekstas ar kita informacija, į kurią pirmiausia reikia atkreipti dėmesį, naudokite „didelę“ svarbą, tai išryškins laišką gautuosiuose.

• Nenaudokite „didelės“ svarbos veltui!
• Asmeninis laiškas verslo korespondentui arba laiškas su juokinga ir ne dalykine nuotrauka ar nuoroda turi būti pažymėtas „maža“ svarba.

Atsakymo rašymas

1. Pradėkite nuo pasisveikinimo, tai mandagu.
2. Kalbėkite ta pačia kalba su žmogumi. Tai liečia ne tik rusų/anglų kalbą, bet ir teksto formą. Neformalus atsakymas į oficialų laišką yra nepagarba respondentui ir savo žemos kultūros demonstravimas.
3. Nenaudokite transliteracijos, nebent siunčiate el. laiškus iš mobiliųjų įrenginių. Jei jūsų el. pašto programa nepalaiko rusų kalbos arba pažeidžia koduotes, pridėkite atsakymo tekstą priede.
4. Verslo laiškas turi būti tikslus, konkretus ir glaustas.
   • Tikslumas– nurodykite tikslią informaciją, apie kurią kalbate (pavyzdžiui, susitikimo datą, posėdžio darbotvarkės klausimą, kito el. laiško datą ir temą arba failo pavadinimą).
   • Specifiškumas– iš laiško turėtų tiksliai paaiškėti, KO TIKRAI reikalaujama iš gavėjo.
   • Glaustumas. Tas, kuris mąsto aiškiai, kalba aiškiai, o jūsų gavėjas tai mato. Todėl neturėtumėte dėti į tris puslapius to, ką būtų galima parašyti trimis sakiniais. Lakoniškas dalykinis tekstas – tai ne sausumas, o laiko taupymas ir mąstymo tikslumas.
5. Jei laiške yra keli klausimai, temos ar užduotys, susisteminkite juos ir atskirkite. Nuolatinį „muilo srautą“ sunku perskaityti ir iš tikrųjų galite praleisti pagrindinį laiško klausimą.
6. Kuo tiksliau atsakykite į laiške pateiktus prašymus. Atsakymas į prašymą ar užduotį yra „Padarykime tai! nepilnas „Padarysime iki tokios ir tokios datos“, „po tiek dienų“, „po tokio ir tokio įvykio“ yra konkretesnis ir tikslesnis atsakymas.
7. Tekste neturi būti klaidų! Rašybos klaidos nėra baisios, tačiau jei kiekvienoje raidėje rašote žodžius neteisingai, tai labai greitai tampa pastebima ir palieka neigiamą įspaudą jūsų, kaip verslo partnerio, įvaizdyje.
8. Niekada nesiųskite laiško neperskaitę to, ką parašėte! Perskaitykite savo atsakymą ir įsitikinkite, kad jis yra glaustas, tikslus, aiškus, konkretus ir be gramatinių klaidų. Patikrinkite, ar nurodyti visi reikalingi gavėjai ir ar jie teisingai įrašyti laukuose „Kam“ ir „Cc“. Patikrinkite, ar nėra gramatinių klaidų.
9. Cituokite originalaus laiško tekstą.
10. Cituodami visą (jei atsakote į visą laišką), atsakymo tekstą rašykite laiško PRADŽIA, o ne pabaigoje!
11. Jei jūsų atsakymai yra taškas po taško, atskirkite citatą tuščiomis eilutėmis viršuje ir apačioje.

Priedai

1. Nepridėkite prie laiškų EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR formatų failų – daugelis el. pašto programų ar serverių tokius priedus tvirtai blokuoja, o gavėjas niekada jų neperskaitys. Supakuokite juos į archyvą (zip, rar) tarsi į apvalkalą ir įdėkite į šią formą.
2. Manoma, kad įprasta siųsti iki 2–3 megabaitų priedus be įspėjimo. Jei norite siųsti didesnį priedą, pasiteiraukite su korespondentu, ar toks failas pateks per jo serverį, ar tilps į jo pašto dėžutę.
3. Susilaikykite nuo abejotino turinio investicijų: pirma, jūsų korespondentas gali nesidalyti jūsų skoniu, antra, galite pridaryti rūpesčių žmogui, dirbančiam organizacijoje, kurioje naudojama pašto cenzūra.

Elektroninis parašas

1. Ją turėti naudinga (turi jūsų kontaktinę informaciją) ir tai gera forma, kuri parodo jūsų profesionalumą.
2. Parašas neturi viršyti 5-6 eilučių. Jame turi būti bent jūsų vardas ir pavardė. Be to, patartina nurodyti savo telefono numerį, elektroninio pašto adresą, įmonės pavadinimą ir fizinį adresą, taip pat jos interneto svetainės adresą.
3. Turi dvi elektroninio parašo galimybes: iniciatyviems (savo) laiškams su pilnu parašu

Verslo laiškas turi turėti aiškią struktūrą, kurios pranašumai yra šie:

• taupyti savo ir gavėjo laiką;
• garantuoti, kad adresatas perskaitys laišką ir teisingai supras jo esmę;
• gauti suprantamą, aiškų atsakymą.

Verslo laiško struktūra

Kreiptis

Jis yra laiško antraštėje ir jame yra adresato pareigos ir pilnas vardas. Oficialiam dalykiniam susirašinėjimui standartinis adresas yra „Brangusis“, kuris rašomas didžiąja raide ir puslapio centre. Ir tada yra daug variantų, priklausomai nuo to, ką jie rašo ir kam. Taigi Rusijoje įprasta į žmones kreiptis vardu ir patronimu, vakarietiškos korporacinės kultūros įmonėse – tiesiog vardu. Jei pažįstate savo partnerį asmeniškai, galite kreiptis į jį taip: „Brangus Andrejau Petrovičiau“, jei nežinote, „Gerbiamas pone Smirnovai“. Beje, kreipiantis į asmenį, žodis „ponas“ negali būti sutrumpintas iki „ponas“. Ir jokiomis aplinkybėmis neturėtumėte rašyti „Gerbiamas pone A.P. Smirnovai“. Arba „Andrejus Petrovičius“ arba „ponas Smirnovas“.

Jei rašote ne karališkiesiems asmenims, religinių konfesijų atstovams, įvairių šalių prezidentams ir parlamentų nariams, laikykite, kad esate laimingas. Jiems yra oficialios perskaičiavimo formulės, o kiekvienam rangui – specialios. Prieš siųsdami tokį laišką atidžiai patikrinkite, ar pasirinkta žinutė atitinka adresato būseną. Daug lengviau prisiminti, kaip parašyti kariškiams: „Gerbiamas drauge pulkininke“, net jei šis pulkininkas yra moteris. Tačiau kreipinys „Ponios ir ponai“ yra pasaulietinis, ir geriau jį naudoti, tarkime, kvietimui į mados salono atidarymą. Jei ką nors kviečiate į verslo pristatymą, pavyzdžiui, naujų gręžimo įrenginių, tada pagal nusistovėjusią praktiką visiems naudojamas bendras kreipinys „Gerbiami ponai“. Šiuo atveju nesvarbu, kad šioje organizacijoje dirba ir moterys.

Pavyzdys:

generalinis direktorius
UAB "Concord"
Dobrovolskis P.I.

Gerbiamas Pavelai Iljičiau!
arba
Gerbiamas pone Dobrovolskij!

Preambulė

Sudaroma pirmoji laiško pastraipa, kurioje nurodomas jo tikslas, priežastis, paskatinusi jus jį parašyti. Perskaitęs preambulę, adresatas turi suprasti laiško esmę Pavyzdys: Rašau jums norėdamas išreikšti savo nepasitenkinimą jūsų įmonės mums tiekiamų baldų gamybos žaliavų kokybe ir tikiuosi jūsų veiksmais. siekta greitai pakeisti situaciją į gerąją pusę ir kompensuoti mums padarytus nuostolius.

Pavyzdys: Per pastarąjį mėnesį, nuo šių metų birželio antrosios, 10-15% kiekvienos jūsų žaliavos partijos yra brokuotos. Šiuos faktus tinkamai dokumentavo mūsų įmonės specialistai. Prie šio laiško pridedamos dokumentų kopijos. Mūsų įmonės nuostoliai dėl nekokybiškų žaliavų gavimo siekia apie 1 mln. Su „Concord LLC“ bendradarbiaujame jau penkerius metus ir iki šiol neturėjome pagrindo skųstis. Esant tokiai situacijai, mes reikalaujame visiško nuostolių atlyginimo. Esant poreikiui, esame pasirengę atlikti bendrą atmestų žaliavų ekspertizę.

Išvada

Būtina trumpai apibendrinti viską, kas parašyta, ir logiška laiško išvada.

Pavyzdys: Esu tikras, kad suprasite šią situaciją ir artimiausiu metu mūsų bendradarbiavimas sugrįš į įprastas vėžes.

Parašas

Laiškas baigiamas adresato parašu (pareigos + vardas), prieš kurį rašoma standartinė mandagi forma „Su pagarba“. Taip pat galimi šie variantai: „Pagarbiai“, „Su viltimi produktyvaus bendradarbiavimo“, „Su dėkingumu už bendradarbiavimą“ ir kt. Pasirašant laišką svarbu atsižvelgti į adresato ir adresato rangą. Generaliniam direktoriui skirtą laišką taip pat turi pasirašyti generalinis direktorius arba bent jau jo pavaduotojas. Šiuo atveju parašas turi atitikti jo dekodavimą: nepriimtina situacija, kai direktoriaus pavaduotojas prie direktoriaus pavardės deda pasvirąjį brūkšnį ir pasirašo savo vardu.

Pavyzdys: Pagarbiai baldų gamyklos „Zarya“ generalinis direktorius A.D.Kiselev

P.S

Postscript (P.S.) – poraštis laiško pabaigoje po parašo – verslo susirašinėjime naudojamas gana retai. Ji skirta informuoti adresatą apie svarbų įvykį, įvykusį po laiško parašymo, arba perduoti jam informaciją, netiesiogiai susijusią su laiško tema.

1 pavyzdys: P.S. Informuoju, kad prieš 3 valandas gautoje žaliavų partijoje defektų procentas išaugo iki 17%!

2 pavyzdys: P.S. Mūsų žaliavų priėmimo skyriaus vedėjas susitiks su Jūsų specialistais Jūsų įmonėje rytoj 14:00 val.

Programos

Priedai yra neprivalomas pagrindinio laiško teksto priedas, todėl jie sudaromi atskiruose lapuose – kiekvienas priedas savo lape. Jų rašymui nėra jokių taisyklių.

Standartinės frazės verslo korespondencijai

Pranešimai

• Informuojame, kad siunta vėlavo dėl...
• Informuojame, kad gamyklos vadovybė priėmė sprendimą...
• Informuojame, kad jūsų pasiūlymas priimtas.
• Informuojame, kad mes...
• Norime informuoti, kad...
• Informuojame, kad, deja, negalime...

Motyvus paaiškinančių posakių modeliai (Dažniausios frazės standartinio verslo laiško pradžioje)

Pagal protokolą...
• Siekiant sustiprinti nuosavybės apsaugą...
• Atsakydamas į Jūsų prašymą...
• Norėdami patvirtinti mūsų pokalbį telefonu...
• Norėdami patvirtinti mūsų susitarimą...
• Norėdami suteikti techninę pagalbą...
• Dėl sudėtingos situacijos...
• Dėl bendro darbo...
• Pagal kliento laišką...

Jei autorius yra juridinis asmuo, veiksmai perduodami:

1. Trečiojo asmens vienaskaita, pavyzdžiui:
   • Zarya augalas neprieštarauja...
   • Bendra Rusijos ir Anglijos įmonė „Sojuz K“ siūlo...
   • Kooperatyvas „Naiv“ garantuoja...
2. Iš daugiskaitos trečiojo asmens, pavyzdžiui: Zarya gamyklos valdymo ir profesinių sąjungų komitetas nuoširdžiai klausia...
3. Daugiskaitos pirmasis asmuo:
   • Prašau...
   • Patvirtiname...
   • Informuojame...

Jei autorius yra asmuo, veiksmai perduodami:

1. Vienaskaitos pirmasis asmuo, pavyzdžiui:
   • Jūsų informacijai…
   • Prašau...
   • Aš jus informuoju...
2. Daugiskaitos pirmasis asmuo, pavyzdžiui:
   • Mes pritariame...
   • Gavome jūsų telegramą...
   • Sveikinu...
   • Mes palaikome...

Prašymas

• Prašome patikrinti darbo eigą...
• Prašome imtis veiksmų...
• Pateikite našumo duomenis...

Dokumentų ar materialinių vertybių siuntimas

• Siunčiame mašinos surinkimo brėžinius...
• Jus dominančius dokumentus siunčiame registruotu paštu...
• Siunčiame mūsų pasirašytą sutartį...

Patvirtinimas

• Dėkojame, kad gavote užsakymą ir tęsiame jo įgyvendinimą...
• Patvirtiname, kad gavome specifikacijas...
• „Zarya“ gamykla patvirtina įrangos tiekimo sąlygas...

Pasiūlyti

• Galime Jums pasiūlyti…
• Kviečiame įsigyti…
• Galime rekomenduoti...

Kvietimas

• Kviečiame dalyvauti projekto diskusijoje...
• Prašome dalyvauti problemos aptarime...
• Kviečiame Jūsų įmonės atstovą apsilankyti…

Pasiūlymo (projekto) atmetimas ir atmetimas

• Mes negalime patvirtinti pavadinimų sąrašo, kurį atsiųsite statybos projektams, kurių vertė..., dėl toliau nurodytų priežasčių.
• Jūsų pasiūlymas (projektas) buvo atmestas dėl šių priežasčių...

Priminimas

• Primename, kad pagal bendro darbo planą privalote...
• Primename, kad vadovaujantis... Jūs privalote...
• Primename, kad jūsų neapmokėtos sumos...
• Primename, kad rankraščio pateikimo terminas baigiasi...

Garantijos

• Apmokėjimą garantuojame.
• Mes garantuojame terminus.
• Garantuojame gaminių kokybę.

Savo pozicijos interpretacija

• Mūsų prašymai šiuo klausimu nedavė teigiamų rezultatų.
• Neturime prieštaravimų dizainui.
• Prekių Jums pristatyti negalime dėl šių priežasčių:...

Kitos šalies veiksmų aiškinimas

• Toks vėlavimas gali sukelti...
• Visiškai nepaaiškinama, kodėl jūsų gamykla vilkina formų išsiuntimą...
• Jūsų duoti pažadai nesilaiko.

Baigiamieji žodžiai

• Tikimės, kad mūsų prašymas bus išpildytas.
• Tikimės tolesnio bendradarbiavimo.
• Su sėkmės linkėjimais.
• Maloniai prašome neatidėlioti atsakymo.
• Atleiskite už vėlavimą atsakyti (dėl klaidos).

Verslo susirašinėjimo etikos standartai

Verslo korespondencija, kaip ir bet kuri kita žmonių bendravimo forma, grindžiama etikos taisyklių ir normų rinkiniu, kurių pagrindinė yra „TEISINGUMAS IR PAGARBA SAVO PARTNERIUI“. Net jei laiško tikslas yra pateikti skundą, jo tekste neturėtų būti grubių žodžių ar neteisingų posakių, kurie gali įžeisti jūsų sandorio šalį. Rūpindamiesi išlaikyti savo gavėjo orumą, taip išsaugosite savo orumą.

• pradėkite pranešimą atsisakymu. Pirmiausia turėtumėte nurodyti priimto sprendimo motyvaciją ir aiškiai pasakyti, kad tam tikromis aplinkybėmis klausimas gali būti grąžintas svarstymui;
• primesti adresatui laukiamą klausimo rezultatą, pvz.: „Išstudijuokite ir išspręskite problemą teigiamai“ arba „Prašome pritarti šiai kandidatūrai“
• paskatinti adresatą skubėti priimant sprendimą žodžiais „skubiai“, „nedelsiant“, „per trumpesnį laiką“. Geriau naudoti etiketo formules „prašau atsakyti iki tokios ir tokios datos“, „Raginu nedelsiant informuoti mane apie savo sprendimą“
• užuomina adresatui apie jo įsivaizduojamą nedėmesingumą, nekompetenciją, į laiško tekstą įvedant tokią formuluotę kaip „siūlau atidžiai mokytis...“.

Verslo laiškų gavėjui privalomi reikalavimai etikos standartų požiūriu yra:

• atsisakymas užpildyti atsakymo formą, kurioje autoriui grąžinamas prašymo ar pasiūlymo laiškas su nurodyta atsakymo informacija;
• greitas ir aiškus atsakymas siunčiančiajai organizacijai. Vėlavimas arba atsakymo nebuvimas gali būti laikomas nebendradarbiavimu.

Vadovaudamiesi aukščiau išvardytais verslo susirašinėjimo etikos standartais, nereikės atlikti žygdarbio, o laikui bėgant tai taps lengva ir įprasta. Be to, tai suteiks jums taktiško žmogaus reputaciją ir netgi išmokys jus, kaip priešininkus paversti sąjungininkais.

Bendrosios verslo laiškų rašymo taisyklės

Be struktūros, kitas svarbus kompetentingo verslo laiško komponentas yra jo tvarkingas dizainas.

Informacinis laiškas

Informacinis laiškas– Tai oficialus laiškas, kuriuo adresatas informuojamas apie oficialią informaciją.

Naujienlaiškio apimtis svyruoja nuo vienos pastraipos iki kelių puslapių.

Informacinius laiškus paprastai pasirašo organizacijos vadovas, o masinio pašto siuntimo atveju (pavyzdžiui, visiems įmonės klientams) informaciniai laiškai gali būti iš viso nepasirašyti gamta.

Prašymo laiškas– oficialus laiškas, išsiųstas siekiant gauti bet kokios oficialios informacijos ar dokumentų.

Paprastai užklausos raštai rengiami taip pat, kaip ir prašymo laiškai. Prašymus dažniausiai pasirašo organizacijos vadovas arba oficialiai įgaliotas pareigūnas.

Prašymo laiško tekste turi būti nurodytas poreikio pateikti medžiagą ar informaciją pagrindimas ir faktinis prašymo teiginys.

Prašymo laiškui reikalingas atsakymo laiškas.

Atsakymo laiškas

Atsakymo laiškas yra tarnybinis laiškas, parašytas kaip atsakymas į užklausos laišką arba prašymą.

Atsakymas gali būti neigiamas (atmetimo laiškas) arba teigiamas.

Atsakymo laiško tekste turi būti vartojama ta pati kalba ir žodynas, kuriuos autorius vartojo iniciatyviniame laiške, su sąlyga, kad prašymo laiškas buvo parašytas taisyklingai kalbant.

Atsakymo laiško tekste neturėtumėte įtraukti nuorodos į gautą laišką („Į jūsų laišką, datuotą _______#__…“).

Informacija apie iniciatyvinį laišką yra įtraukta į atsakymo laiško registracijos numerį. Atsisakymo laišką patartina pradėti nuo atsisakymo pagrindimo: „Susiję su...“, kadangi neigiamas atsakymas turi būti pagrįstas, negalite. tiesiog atmesti prašymą be paaiškinimo.

Patvirtinimo laiškas

Patvirtinimo laiškas – tai oficialus laiškas, kuriame adresatas patvirtina anksčiau pasiektus susitarimus, ketinimus, informacijos, dokumentų ar kitos medžiagos gavimą ir pan.

Pagrindinė tokio tipo laiškų kalbos formulė yra tokia: „Patvirtiname (dokumentų gavimas, preliminari sutartis, sutikimas...).“

Patvirtinus preliminarų susitarimą, laiško tekste turi būti trumpai išdėstyta jo esmė.

Jeigu dokumentų gavimas patvirtinamas, įvardinkite juos ir pan. Patvirtinimo laiškas gali baigtis prašymu, pageidavimu ar pasiūlymu.

Skundo raštas

Skundas – tai iniciatyvus verslo laiškas, kurio tikslas – išreikšti skundą ar nepasitenkinimą adresatui.

Apibendrinant reikėtų išsakyti konkrečius pageidavimus ar pasiūlymus dėl situacijos taisymo.

Garantinis raštas

Garantiniai raštai skirti adresatui pateikti rašytines garantijas, kad būtų patvirtinti tam tikri autoriaus (siunčiančiosios organizacijos) pažadai ar sąlygos, ketinimai ar veiksmai, vienaip ar kitaip pažeidžiantys adresato interesus.

Garantiniai raštai adresuojami organizacijai arba fiziniam asmeniui. Laiško tekste žodis „garantija“ gali būti išvis nepaminėtas, tačiau laiškas liks kaip dokumentas su garantija.

Gali būti garantuotas apmokėjimas už atliktus darbus, jų atlikimo laikas, darbų kokybė, prekės kokybė, jos pristatymo laikas, apmokėjimas už gautas prekes ir kt visa raidė arba būti įtraukta į laiško tekstą kaip jo sudedamoji dalis.

Garantiniai raštai yra pabrėžtinai teisinio pobūdžio, savo statusu atitinkantys sutartinio pobūdžio dokumentus. Dažniausiai garantiniai raštai išduodami mokėjimui patvirtinti.

Tokiu atveju privaloma nurodyti sutarties numerį ir sąskaitą, pagal kurią turi būti atsiskaityta.

Garantiniai raštai išsiskiria aiškumu, tikslumu ir nedviprasmiška formuluote – nes kalbame apie garantijų suteikimą adresatui organizacijos ar pareigūno vardu ir vardu. Jame turi būti nurodytas atliekamos operacijos tipas.

Tokie laiškai gali prasidėti adresatui teikiamų garantijų esmės pareiškimu, pavyzdžiui: „Šiuo raštu garantuoju...“.

Kitais atvejais garantiniame rašte gali būti nurodytos priežastys, dėl kurių autorius ketina pareikšti savo pasirengimą suteikti adresatui tam tikras garantijas. Tokiu atveju paskutiniame sakinyje suformuluojamas atitinkamas teiginys, pavyzdžiui: „Garantuojame mokėjimą“ arba „Garantuoju laiku ir pilną apmokėjimą“.

Šio tipo laiškų ypatumas yra tai, kad kartu su autoriaus (pavyzdžiui, organizacijos direktoriaus) parašu yra ir pareigūno, kuris yra tiesiogiai atsakingas už finansinius ar kitus klausimus, parašas. Jei garantinis raštas siunčiamas kaip įsipareigojimas sumokėti už pirkinį, suteiktą paslaugą ir pan., tuomet jame turi būti nurodyti mokančios organizacijos banko rekvizitai.

Pagrindinė garantinio laiško frazė gali apimti šiuos žodžius ir posakius:

• Garantuojame...
• Garantuojame, kad...
• Įmonė Partnerė garantuoja...
• Prašome siųsti mūsų adresu grynaisiais pristatymo metu (garantijos tipas)…
• Apmokėjimą garantuojame...
• Mes garantuojame...

Tęsti

CV yra verslo laiškas, kurio tikslas - pateikti darbdaviui išsamiausią ir naudingiausią specialisto pristatymą.

Rašydami gyvenimo aprašymą turėtumėte griežtai laikytis kelių taisyklių:

1. Prisistatykite
2. Išsilavinimas
3. Patirtis
4. Ar reikia nurodyti norimą atlyginimo lygį?
5. Ar man reikia pateikti papildomos informacijos apie save?
6. Ar jums reikia asmeninės informacijos?
7. Pritaikykite savo gyvenimo aprašymą pagal darbdavio reikalavimus
8. Požiūris į verslo keliones
9. Rekomendacijų prieinamumas
10. Motyvacinis laiškas

Nėra ir negali būti vieno gyvenimo aprašymo visoms progoms, kurį būtų galima išsiųsti visoms įmonėms be pakeitimų.

Kiekvieną kartą pirmiausia reikėtų pagalvoti, kokios savybės bus vertinamos naujame darbe, ir pagal jas modifikuoti savo gyvenimo aprašymą CV pateikiama informacija turi būti patikima. Nepalikite tuščių dėmių savo gyvenimo aprašyme.

Ir svarbiausia, kad gyvenimo aprašymas būtų trumpas: ne daugiau kaip nuo vieno iki pusantro puslapio. Jūsų gebėjimas aiškiai formuluoti ir trumpai pristatyti yra aukšto bendros kultūros lygio rodiklis.

Kviečiame turėti nuotrauką savo gyvenimo aprašyme.

1. Darbo organizacijoje fakto ir terminų patvirtinimas, trumpa informacija apie einamas pareigas ir vykdomas pareigas (privataus asmens rekomendaciniam raštui šioje dalyje nurodoma, už kiek laiko ir kokias pareigas laiško autorius žino rekomenduojamas asmuo). Pareigybių sąraše turi būti nurodyta rekomenduojamo asmens kvalifikacija. Jeigu rekomenduojamas asmuo ėjo įvairias pareigas, tai duomenys apie užimamas pareigas ir atliekamas darbo pareigas nurodomi kiekvienam laiko intervalui. Pavyzdys: Sidorovas Vladimiras Aleksandrovičius dirbo „Vector“ įmonėje nuo 1998 m. kovo 12 d. iki 2002 m. kovo 16 d., įskaitant nuo 1998 m. kovo 12 d. iki 2002 m. kovo 16 d. - prekybos ir pirkimų skyriaus vadovu, nuo 2002 m. kovo 17 d. iki lapkričio 25 d. to paties skyriaus vyresnysis vadovas. Jo, kaip vadovo, pareigos buvo organizuoti komponentų tiekimą, o kaip vyresniojo vadovo pareigos – organizuoti komponentus tiekiančių ir gamybos įmonių sąveiką.
2. Trumpas rekomenduojamų profesinių, dalykinių ir asmeninių savybių bei jo darbo organizacijoje pasiektų sėkmių aprašymas. Turėtumėte atsisakyti tokių bendrų žodžių kaip patikimas, kompetentingas, sąžiningas ir pan., o sutelkti dėmesį į konkrečius faktus, kurie apibūdina rekomenduojamą asmenį pagal jo profesines savybes ir gebėjimą susidoroti su tam tikromis užduotimis. Čia galite sutelkti dėmesį į tokias kategorijas kaip žinios ir sunkus darbas atliekant pagrindines pareigas, gebėjimas susidoroti su nestandartinėmis užduotimis, išradingumas, iniciatyvumas, gebėjimas mokytis, gebėjimas prisitaikyti įvairiose situacijose, emocinis stabilumas, lyderio savybės Čia taip pat galite apytiksliai palyginti rekomenduojamo žmogaus savybes dirbti su savo kolegų darbu, nurodyti reikšmingiausius pasiekimus, jo paties sukurtus ir įgyvendintus projektus. Pavyzdys: Jis savarankiškai įsisavino programinę įrangą, savarankiškai ir sėkmingai vedė verslo derybas, efektyviai prižiūrėjo savo pavaldinius ir kt.
3. Darbo keitimo priežastys (išėjimas iš organizacijos, persikėlimas į kitą vietą). Tai gali būti organizacijos profilio pakeitimas, padalinio uždarymas, personalo pasikeitimai organizacijoje, gyvenamosios vietos pasikeitimas ir kt.
4. Išvados. Trumpas ir konkretus rekomenduojamo asmens kompetencijos, verslo savybių, kūrybinio potencialo ir karjeros galimybių įvertinimas. Rekomendacijos užimti konkrečias pareigas ar pareigas (kai kuriais atvejais čia patartina nurodyti, kiek rekomenduotumėte žmogų į norimas pareigas: besąlygiškai, tvirtai, su tam tikromis išlygomis, nerekomenduoju). Pavyzdys: Vladimiras Aleksandrovičius Sidorovas laisvai išmano technologijas... (turi didelę patirtį dirbant su serverių programine įranga... arba...gali savarankiškai dirbti su verslo klientais... ir pan.). Tikiu, kad ponas Sidorovas gali efektyviai atlikti skyriaus vedėjo pareigas, dirbdamas skyriaus vedėju, skaičiavimo skyriaus vedėjo pavaduotoju vidutinio lygio įmonėje.
5. Laišką pasirašančio asmens kontaktiniai duomenys. Šis punktas ypač aktualus privačių asmenų rašytiems rekomendaciniams laiškams, nes gali būti, kad naujas darbdavys, perskaitęs rekomendacinį laišką, norės patikslinti kai kurias detales.

Pranešimas spaudai

Pranešimas spaudai – tai informacinis pranešimas žiniasklaidai, kurio tikslas – atkreipti dėmesį į tam tikrą (įvykusį ar artėjantį) įvykį, siekiant kuo didesnio šio įvykio nušvietimo žiniasklaidoje.

Pranešimus spaudai rengia ir siunčia įmonių ir organizacijų spaudos tarnybos ir turi tam tikras rašymo taisykles:

• dokumento antraštėje turi būti nurodytas žodis „Pranešimas spaudai“ ir jo platinimo data;
• pranešimo spaudai pavadinimas turi kuo aiškiau atspindėti jo temą ir informacinio pranešimo žinutę;
• pranešimo spaudai pavadinimo esmė gali būti išsamiau atskleista paantraštėje (tačiau jos buvimas nebūtinas);
• pranešimo spaudai pirmoje pastraipoje būtinai turi būti ši informacija: kas, kur ir kada tai įvyko (įvyks);
• Pranešimo spaudai apimtis neturi viršyti pusantro puslapio spausdinto teksto. Tokiu atveju patartina apsiriboti vienu puslapiu, įskaitant organizacijos firminio blanko parašą ir poraštes;
• Pranešime spaudai gali būti citatos iš naujienų rengėjų – atsakingų organizacijos pranešėjų;
• pranešimas spaudai surašomas ant organizacijos firminio blanko;
• Prie pranešimo spaudai paraše turi būti nurodytas visas kontaktinio asmens, galinčio suteikti papildomos informacijos pranešimo spaudai tema, vardas ir pavardė bei jo kontaktinė informacija: telefonas (geriausia – mobilusis), el. paštas, ICQ numeris.

Sveikinimo laiškas

Formatas „Sveikinimai“ priklauso asmeninio verslo susirašinėjimo kategorijai.

Jis sudarytas ant sveikinimo formos ar atviruko, o jį ruošiant gali ir turi vyrauti kūrybiškas požiūris. Tai taikoma tiek laiško tekstui, tiek jo dizainui.

Sveikinimai gali būti asmeniniai (su gimtadieniu) arba mišiniai (pavyzdžiui, su Naujaisiais metais).

Pirmuoju atveju adresas adresatui turi būti asmeninis – vardu ir tėvavardžiu; antruoju atveju jis gali būti bendras, pavyzdžiui, „Mieli draugai!

Abiem atvejais siuntėjas turi asmeniškai pasirašyti sveikinimus (siunčiant masinius sveikinimus naudojama faksimilė).

Asmeniniai sveikinimai

Mišių sveikinimai

Kvietimo laiškas

„Kvietimo“ formatas priklauso asmeninio verslo korespondencijos kategorijai.

Jis išduodamas ant oficialaus firminio blanko arba atviruko ir skirtas informuoti adresatą apie tam tikrą ypatingą įvykį, į kurį jis kviečiamas.

Kvietime turi būti nurodyta informacija apie renginio vietą ir laiką, taip pat jo pavadinimas.

Kvietime turi būti nurodytas priimtinas aprangos kodas (pavyzdžiui, juoda ir kaklaraištis), taip pat asmenų, kuriems galioja kvietimas, skaičius.

Paprastai kvietimas yra asmeninio pobūdžio, tačiau viešų renginių metu gali būti ir beasmenis.

Asmeninis pakvietimas

Mišių kvietimas

Padėkos raštas

Formatas „Ačiū“ priklauso asmeninio verslo korespondencijos kategorijai ir yra skirtas padėkoti adresatui.

Paprastai padėka išduodama ant oficialaus organizacijos firminio blanko, tačiau gali būti išduodama kaip atvirukas.

Padėkos laiško tekstas parašytas lakonišku, draugišku ir oficialiu stiliumi, nurodant įvykį, paskatinusį siuntėją pareikšti padėką adresatui. Jei pageidaujama, gali būti išvardyti ir kiti adresato nuopelnai. Padėka patvirtinama asmeniniu siuntėjo parašu, o kai kuriais atvejais – ir organizacijos antspaudu.

Pavyzdys: Didžiosios Britanijos Ministro Pirmininko pranešimas SSRS Liaudies komisarų tarybos pirmininkui (1942 m. balandžio 25 d.) „Esu labai dėkingas jums už balandžio 23 d. Žinoma, mes sveikinsime pono Molotovo vizitą, su kuriuo, esu tikras, galime nuveikti daug naudingo darbo. Labai džiaugiuosi, kad jums pavyko leisti šį vizitą, kuris, esu tikras, bus labai vertingas.

Užuojautos laiškas

Formatas „Užuojauta“ priklauso asmeninio dalykinio susirašinėjimo kategorijai ir yra skirtas išreikšti empatiją bei paramą adresatui dėl kitokio liūdno įvykio ar netekties.

Rašant užuojautos žinutę, labai svarbu parinkti tinkamus nuoširdžius žodžius, kurie tikrai gali paremti gavėją jo sielvarte.

Tuo pačiu metu svarbu išreikšti savo jausmus ir išgyvenimus dėl to, kas nutiko.

Užuojauta išduodama diskretišku, teisingu stiliumi oficialiame firminiame blanke arba specialiame atviruke ir patvirtinama asmeniniu siuntėjo parašu.

Verslo laiškas- dokumentas, naudojamas bendravimui, informacijos perdavimui per atstumą tarp dviejų korespondentų, kuriais gali būti tiek juridiniai, tiek fiziniai asmenys.

Vadovas ar valdymo specialistas dėl savo veiklos pobūdžio turi parašyti daug dalykinių laiškų.

Verslo laiškai apima charakteristikas, gyvenimo aprašymus, rekomendacinius laiškus, priminimo ir padėkos laiškus, kvietimus į pokalbį ar pristatymą, atsisakymo laiškus, pretenzijų pareiškimus, skundus ir kt.

Kaip teisingai parašyti verslo laišką

• popierius verslo laiškui turi būti geros kokybės, visiškai švarus, tvarkingai apkarpytas;
• Pageidautina, kad verslo laiško formoje būtų nurodytas organizacijos logotipas, pilnas pavadinimas, pašto ir telegrafo adresai, telefonas, faksas, elektroninis paštas ir banko rekvizitai;
• oficialūs verslo laiškai spausdinami lapo priekinėje pusėje, be ženklų; visi puslapiai, išskyrus pirmąjį, sunumeruoti arabiškais skaitmenimis;
• paraštės plotis kairėje lapo pusėje turi būti ne mažesnis kaip 2 cm, pastraipa pradedama raudona linija su penkių intervalų atsitraukimu nuo kairiojo eilutės krašto; tekstas spausdinamas pusantro–du intervalais; Patartina vengti žodžių laužymo;
• verslo laiško viršutiniame dešiniajame kampe po siunčiančios organizacijos adresu nurodoma data, pageidautina visa (pavyzdžiui, 2007 m. sausio 2 d.);
• kairėje lapo pusėje rašomas organizacijos pavadinimas arba asmens, kuriam siunčiamas verslo laiškas, pavardė ir adresas;
• apačioje, nuo eilutės krašto arba lapo centre, rašomas mandagus kreipinys; pavyzdžiui, „Brangus Ivanas Ivanovičius“; po adreso reikia rašyti kablelį, tačiau šauktukas dažnai naudojamas kitą frazę pradėti raudona linija ir didžiąja raide;
• verslo laiškas baigiamas padėkos žodžiais už bendradarbiavimą ir išreiškiant viltis dėl jo tęsimo;
• parašas dedamas dešinėje lapo pusėje, po paskutinės mandagumo frazės, pvz., „Su pagarba...“, po ranka rašytu parašu spausdinama pasirašiusiojo pavardė;
• nutarimai dėl visų rūšių gaunamos korespondencijos turi būti daromi pieštuku arba ant atskirų popieriaus lapų; verslo laiškas sulankstytas su tekstu viduje, o svarbiausi dalykiniai laiškai nelankstomi, kuriems jie siunčiami dideliuose storuose vokuose;
• į telegrafo prašymą turi būti atsakyta per 3 dienas, į verslo laišką - 10; jei prašymą reikia išsamiai apsvarstyti, per 3 dienas turėtumėte informuoti, kad į verslo laišką buvo atsižvelgta ir per 30 dienų pateikti galutinį atsakymą.

• minčių pateikimo tikslumas ir aiškumas – trumpi žodžiai, trumpos frazės, trumpos pastraipos
• maksimalus teksto prieinamumas norint suprasti, vartoti paprastas frazes, kurios tiksliai ir nedviprasmiškai išreiškia esmę
• raštingumas
• teisingumas

Bet kuri organizacija, nesvarbu, ar tai būtų valstybinė gamykla, maža parduotuvė, ar didžiulė kontroliuojančioji bendrovė, anksčiau ar vėliau turi susirašinėti. Norėdami tai padaryti, turite mokėti teisingai parašyti, suformatuoti ir išsiųsti verslo laišką. Šiame straipsnyje išanalizuosime verslo laiškų tipus ir pakalbėsime apie tai, kaip parengti pagrindines šio dokumento detales.

Pirma, apibrėžkime, kokie verslo laiškų tipai egzistuoja. Juk priklausomai nuo to skiriasi laiškų rašymo taisyklės: ką rašyti, kaip rašyti, kam rašyti ir pan.

Galite išvardyti kelias dešimtis verslo laiškų tipų, tačiau dažniausiai yra:

• informacinis laiškas;
• motyvacinis laiškas;
• garantinis raštas;
• padėkos raštas;
• skundas;
• pretenzija;
• pasiūlymas (ne komercinis);
• komercinis pasiūlymas;
• kvietimas;
• sveikinu;
• atsiprašymas;
• žinutė;
• pareiškimas;
• patvirtinimas;
• įspėjimas;
• pranešimas;
• priminimas;
• rekomendacija;
• atsisakymas;
• užsakymas;
• prašymas;
• nuoroda;
• prašymas;
• darbo pasiūlymas.

Yra dar viena atskira laiškų kategorija – tai teisminiai laiškai. Mes jų nenagrinėsime, nes su tokiais laiškais sprendžia tik teisininkai, kurie daug žino apie jų rašymą. Viskas, ką turi žinoti visi kiti organizacijos darbuotojai, ypač dirbantys su paštu: jei aptikote tokį laišką (jis pažymėtas „teisminis“), išsaugokite ir voką, ir laišką.

Verslo laiškas: struktūra

Verslo laiškas, be kita ko, skiriasi nuo įprasto laiško tuo, kad turi aiškią struktūrą, kurią sudaro šios dalys:

1. Paskirties vieta.
2. Laiško tema.
3. Pavadinimas arba apeliacija.
4. Įžanginė dalis.
5. Pagrindinė dalis.
6. Paskutinė dalis.
7. Paraiška (jei yra).
8. Parašas.
9. Vykdytojas.

Tai yra labiausiai paplitęs verslo laiškų formatas, tačiau, žinoma, kai kuriuos punktus galima pakeisti.

Paskirties vieta

Tai yra tas, kuriam mes rašome laišką. Čia galite nurodyti įmonės pavadinimą, jos direktorių ar pareigūną, su kuriuo šiuo metu susirašinėjate. Kai verslo laiškas organizacijai siunčiamas pirmą kartą, adresatas yra generalinis direktorius. Laiškas gali būti siunčiamas ir paprastam žmogui – fiziniam asmeniui. Gavėjų gali būti keli, bet daugiau nei penkis geriau nedėti. Šiuo atveju būtų teisingiau daryti.

Priklausomai nuo to, kam siunčiame laišką, duomenis formatuojame skirtingai. Jei adresatas yra įmonės vadovas, pirmiausia nurodykite jo pareigas, tada įmonės pavadinimą ir inicialus su pavarde ir viską. iš pirmiau minėtų dalykų turėtų būti datatyvo kalba.

generalinis direktorius

UAB "Energotras"

O.R. Zazublinas

Jei laiškas skirtas konkrečiam asmeniui įmonėje, pirmiausia reikia rašyti organizacijos pavadinimą vardininko raide, tada asmens pareigas, inicialus ir pavardę, o datyviu atveju:

UAB „Butil-Express“

Gamybos vadovas

R.N. Taburetkinas

Jei laiškas organizacijai bus išsiųstas be konkretaus adresato, tada organizacijos pavadinimą nurodykite vardininku:

OJSC "Mystic Pro"

Jei verslo laiškas skirtas fiziniam asmeniui, pirmiausia rašykite pavardę datatyvine raide, tada inicialus, o kitose eilutėse - pašto adresą, kuriuo bus išsiųstas laiškas. Jeigu pašto adresas nežinomas ir dokumentą planuojama perduoti kitu būdu, paliekame tik pavardę ir inicialus:

Komarova S.V.

Šv. Polevaya, 5 m., apt. 457,

Maskva, 123456

Nereikia dėti taško pabaigoje ar keisti šrifto, jis turi būti toks pat kaip ir laiško tekstas. Atributo „Adresatas“ tekstas sulygiuotas į dešinę.

Laiško tema

Tai yra laiško santrauka. Turite jį parašyti virš pagrindinio teksto.

Yra keletas dokumentų, kuriuose laiško temos nurodyti nereikia, būtent: pranešimas, skundas, pretenzija, sveikinimas, garantinis laiškas ar įspėjimas. Visų išvardytų dokumentų pavadinime turėtų būti nurodytas laiško tipas, vienintelė išimtis – sveikinimai.

Temos tekstas neturi viršyti 50 simbolių reikia labai trumpai, bet tuo pačiu aiškiai parašyti apie ką šis dokumentas. Dažnai tema gali būti išreikšta 2–3 žodžiais, pavyzdžiui, „Prašymas gauti informacijos“ arba pradėti prielinksniu „apie“ ir rašyti linksniu.

Temos šriftas gali būti vienu dydžiu mažesnis už pagrindinį šriftą, bet ne daugiau, ir tai nėra būtina. Lygiuoti reikia palikti.

Pavyzdžiui:

Dėl organizacijų veikimo kritinėse situacijose procedūrų derinimo

Prašyti informacijos

Antraštė arba adresas adresatui

Pavadinimas arba kreipimasis rašomas centre, viena tuščia eilutė nuo laiško temos.

Tai gali būti laiško pavadinimas, kuris iš esmės pakeičia temos eilutę. Dažniausiai tai taikoma skundams, pretenzijoms, garantiniams laiškams, pareiškimams, įspėjimams ar pranešimams. Tai gali būti ir asmeninis kreipimasis į laiško adresatą.

Jei rašote pavadinimą, geriau jį įvesti didžiosiomis raidėmis ir įdėti į centrą. Nereikia paryškinti antraštės didesniu šriftu, ji turi būti lygiai tokia pati kaip pagrindinis tekstas. Galite paryškinti šriftą:

PRANEŠIMAS

REIKALAVIMAS

Kalbant apie adresus, turėtumėte pradėti nuo žodžio „Brangusis“, tada adresato vardas ir pavardė:

Miela Galina Viktorovna!

Gerbiamas Jevgenijus Borisovičius!

Jei asmens vardas ir patronimas nežinomi, jie nekeičiami inicialais, o rašomi taip:

Gerbiamas pone Petrovai!

Gerbiama ponia Lisitsyna!

Jei verslo laiškas siunčiamas organizacijai, kurios vadovo pavardė ir pavardė jums nežinomi, neutraliai rašykite „Gerbiami kolegos“ arba „Gerbiami ponai“. Nepamirškite pabaigoje įdėti šauktuko, bet tik vieną, jo nereikia dėti tris ir daugiau kartų, parodydami savo pagarbą, atrodys visiškai vaikiškai.

Laiško tekstas

Laiško tekstas suskirstytas į tris dalis: įvadas, pagrindinė dalis ir išvada. Tai nebūtinai turi būti trys pastraipos, o gal daugiau. Kiekviena teksto dalis sklandžiai pereina viena į kitą. Jei jūsų organizacija neturi korporacinio šrifto laiško turiniui rašyti, geriau rinkitės Arial arba TimesNewRoman šriftą, rinkitės 12 arba 14 šriftą Pradėti rašyti reikėtų nuo raudonos linijos, lygiuojant ją pagal plotį. Tekstas turi būti sulygiuotas pagal plotį. Jį gali sudaryti paprasti arba sudėtingi sakiniai, kiekvienas iš jų turi turėti tam tikrą mintį ir būti tuščias. Verslo kalbos stilius netoleruoja jokio „vandens“. Kiekviena pastraipa prasideda raudona linija.

Įvadas

Savo prisistatymu galite nurodyti anksčiau gautą adresato laišką, į kurį rašote atsakymą, arba pranešti, kad anksčiau susitarėte su adresatu, kad laišką išsiųsite. Jei laiškas žmogui rašomas pirmą kartą ir nebuvo susitarimų, įžangą galite praleisti.

Įžanga yra vienas sakinys ar net jo dalis.

Pavyzdžiui:

Jūsų ref. 2015-05-25 Nr.175-8/3-15 informuojame

Pagal mūsų susitarimą...

Pagrindinė dalis

Tai yra ta laiško dalis, kurioje parašytas pagrindinis dalykas, tai yra problemos esmė. Tradiciškai jį galima suskirstyti į dvi dalis: „pateisinimas“ ir „prašymas“. Pagrindime nurodoma laiško rašymo priežastis, „prašyme“ – ką norima pasiekti iš laiško gavėjo.

„Prašymas“ turėtų būti parašytas iš naujos pastraipos ir iš raudonos linijos.

Pavyzdžiui:

Siunčiame Jums svarstyti 2015 metų birželio mėnesio prekybos komplekso „Kometa“ ir gretimos teritorijos ūkinės priežiūros dokumentų paketą.

Prašome peržiūrėti dokumentus, pasirašyti, patvirtinti parašus antspaudais ir atsiųsti vieną dokumentų rinkinį Cleaning-Systems LLC.

Išvada

Laiškas turėtų baigtis mandagia formule, kuri sklandžiai patenka į parašą, pavyzdžiui:

Pagarbiai

Su giliu dėkingumu

Geriausi linkėjimai

Paskutinės frazės buvimas ar nebuvimas priklauso nuo to, kaip artimi esate su gavėju, ir nuo autoriaus verslo kultūros bei nuo laiško turinio. Jei paimtume, pavyzdžiui, religines organizacijas, jos baigia savo laiškus gana ilgomis ir emocingomis frazėmis. Bet jei skunde rašysite „Su pagarba“, tai neatrodys tinkama. Todėl turėtumėte pagalvoti, ar tokia frazė reikalinga.

Priklausomai nuo situacijos, laiško tipo ir teksto, paskutinė frazė bus arba ne. Kadangi po šios frazės bus parašas, turėtumėte naudoti kablelį, o ne tašką. Išimtis yra, jei laiško autoriui pavyksta galutinę formulę suformuluoti trumpu, bet užbaigtu sakiniu. Tada pabaigoje dedamas taškas arba šauktukas.

Neturėtumėte keisti šrifto, jis turi būti toks pat kaip laiško tekste. Mandagumo formulė parašyta ant raudonos linijos. Turėtumėte nukrypti nuo pagrindinės dalies arba programų sąrašo 2–3 eilutėmis, taip pat sulygiuoti pagal plotį.

Parašas

Raudona linija čia neišduodama. Pozicija parašyta kairėje pusėje. Jei jis per ilgas, geriau jį padalinti į dvi eilutes. Inicialus ir pavardę dedame dešinėje, lygiuojame išilgai krašto. Dėl to tarp pareigų ir viso vardo gauname laisvą vietą parašui.

Pavyzdžiui:

„Stroy-City OJSC“ vyriausiasis architektas A.D. Semenecas

Klientų skyriaus vadovas

parama Telekontakt LLC A.V. Gavrilenko

Taikymas

Paraiškos gali būti visiškai nepriklausomi dokumentai, kuriuose pateikiama tam tikra darbe reikalinga informacija. Prie šio laiško būtina nurodyti visus priedus, juos sunumeruoti, nurodyti puslapių ir kopijų skaičių.

Jei verslo laiškas turi priedus, jie rašomi po pagrindine laiško dalimi, per vieną tuščią eilutės eilutę. Raudonoje eilutėje nurodytas žodis „Programa“ arba „Programos“, o po jo – dvitaškis. Jei yra daugiau nei viena paraiška, kiekviena iš jų rašoma naujoje eilutėje ir sunumeruojama. Priede pirmiausia pateikiamas pavadinimas, po to – lapų ir kopijų skaičius. Niekas nepasikeičia teksto dizaine, išlieka tas pats šriftas, dydis ir pločio lygiavimas.

Pavyzdžiui:

Priedas: Prašymas dalyvauti festivalyje 1 lapas. 2 egzemplioriais.

Programos:

1. Garso failų vertinimo skalė ir kriterijai 3 metams. 1 egzemplioriuje.
2. Mokymų „Konfliktinių situacijų valdymas“ planas 2 puslapiams. 2 egzemplioriais.

Vykdytojas

Nepaisant to, kad kiekvieną dalykinį laišką pasirašo įmonės vadovas ar jo įgalioti pareigūnai, patį susirašinėjimą veda eilinis darbuotojas, t.y. vykdytojas. Šioje dalyje nurodome jo vardą, pavardę ir kontaktinę informaciją.

Informacija apie menininką visada yra pačioje laiško apačioje, paskutinėse eilutėse. Rašomas visas darbuotojo vardas, patronimas ir pavardė, naujoje eilutėje įrašomas jo kontaktinis telefono numeris, o dar žemiau – elektroninio pašto adresas. Šriftą paliekame tą patį.

Pavyzdžiui:

Sp.: Antonas Solomonovičius Leprikovas

Kai laiškas bus visiškai paruoštas, atsispausdinkite jį ant firminio blanko ir užregistruokite, po to galėsite išsiųsti.