Rusijos įmonės dėl teisinių reikalavimų gali būti įpareigotos teikti įvairių rūšių ataskaitas vyriausybinėms agentūroms, ypač apskaitos ataskaitas. Rengiant atitinkamus dokumentus gali tekti konsoliduoti didelius vidinius įmonės resursus. Tuo pačiu metu daugelis įmonių atkreipia dėmesį į konkrečių vadovų ataskaitų formavimą. Jo pateikti valstybinėms įstaigoms nebūtina, tačiau daugelis korporacijų ją formuoja ir šis procesas gali pareikalauti ne mažiau įmonės pastangų. Kodėl prasminga juos taikyti? Kuo naudingas atitinkamo tipo ataskaitų teikimas?

Vadovybės atskaitomybės vaidmuo

Kas yra vadovybės atskaitomybė ir koks jos vaidmuo įmonėje? Šis terminas suprantamas kaip vidinių dokumentų rinkinys, kuriame pateikiami skaičiai, atspindintys įvairius įmonės veiklos aspektus.

Vadovybės atskaitomybė, skirtingai nei, pavyzdžiui, buhalterinė atskaitomybė, rengiama savanoriškai. Jo nereikia siųsti Federalinei mokesčių tarnybai ir kitoms vyriausybinėms įstaigoms. Jos vaidmuo – teikti įmonės vadovybei ar jos savininkams patikimą informaciją apie organizacijos padėtį.

Vadovybės atskaitomybė gali papildyti apskaitą ar finansinę atskaitomybę generuojant duomenis, kurie yra itin svarbūs optimizuojant verslo modelį ir didinant įmonės pelningumą. Į nagrinėjamos veiklos pobūdį gali būti įtraukta ir nefinansinė informacija, kuri yra svarbi norint teisingai interpretuoti įmonės vadovybės priimamų valdymo sprendimų efektyvumą. Tokio tipo ataskaitos vertinamos ne dėl to, kad joje pateikiami įspūdingi skaičiai, o priešingai – už galimybę aptikti įmonės verslo modelio trūkumus, trukdančius sėkmingai augti.

Vadovybės atskaitomybė yra svarbi planavimo dalis. Ją sudarantys dokumentai apima duomenis, turinčius didelę reikšmę apskaičiuojant tam tikrų sprendimų valdymo lygmeniu įgyvendinimo perspektyvas. Savo ruožtu, baigus vieną ar kitą įmonės plėtros etapą, aptariamos atskaitomybės tipas leis mums tam tikrais momentais išanalizuoti įmonės vadovybė turėjo pasielgti kitaip ir su kuo tai buvo susiję.

Valdymo ataskaitų teikimo pranašumai

Kuo esminis skirtumas tarp finansinių, apskaitos ir valdymo ataskaitų? Visų pirma, metodika. Pirmosios dvi finansinės atskaitomybės rūšys apima daugiausia statistinės informacijos, atspindinčios kapitalo apyvartą tam tikrose verslo procesų srityse, rinkimą. Savo ruožtu vadovybės atskaitomybė apima ne tik statistikos atspindėjimą, bet ir atitinkamų skaičių interpretavimą. Įmonės vadovybė galės ne tik stebėti tam tikrus rodiklius, bet ir suprasti, ką jie reiškia.

Taigi, organizacijos vadovybės ataskaitos gali parodyti, kas lemia didesnį pelningumą gaminant tam tikrų rūšių produktus arba, atvirkščiai, dėl ko tam tikroje verslo srityje atsiranda nepakankami pajamų rodikliai ir per didelės išlaidos. Vadovybės ataskaitose užfiksuotų skaičių interpretavimas leidžia įmonės vadovybei priimti protingus sprendimus dėl būtinų pirkimų, ilgalaikio turto atnaujinimo, įrangos modernizavimo ir kt.

Vidinės valdymo ataskaitos, jei jos parengtos laiku, gali operatyviai nustatyti tas verslo proceso sritis, kuriose įmonės darbuotojų veiklos rezultatai nėra pakankamai aukšti.

Kas gali būti dokumentuose, kurie sudaro svarstomą ataskaitų rūšį? Faktas yra tas, kad atitinkamo tipo informacijos šaltiniai gali būti pateikiami daugybe veislių. Paprastai tam tikri dokumentai yra pritaikyti konkretiems vadovams. Ataskaitų teikimas vadinamas vadovybės atskaitomybe daugiausia dėl to, kad ji skirta būtent vadovams.

Šiuolaikinių organizacijų valdymo struktūra, kaip taisyklė, apima generalinio direktoriaus pareigas, taip pat jo pavaduotojus. Tai gali būti: pavaduotojas gamybai, pardavimui ar, pavyzdžiui, finansiniams reikalams. Pirmuoju atveju vidinės valdymo ataskaitos gali apimti duomenis apie:

• pagamintų produktų ar paslaugų savikaina (atsižvelgiant į konkrečias produktų rūšis);
• nebaigtų darbų charakteristikos, prekių ir paslaugų išleidimas pagal konkrečių klientų užsakymus;
• produkcijos, kuri siunčiama į sandėlį, gamybos apimtis;
• žaliavų, medžiagų ar komponentų, kurie naudojami gaminant prekes, atsargos.

Jei ataskaita teikiama pardavimų direktoriaus pavaduotojui, jos struktūrą gali sudaryti:

• informacija apie pardavimo struktūrą, susijusią su tam tikromis prekių ir paslaugų rūšimis, su konkrečiais klientais;
• duomenys apie produktų siuntų dinamiką;
• informacija apie sandėlyje esančias atsargas;
• duomenys apie prekių pardavimo ar pristatymo vartotojams kainą;
• planuojami rodikliai dėl prekių gavimo sandėlyje;
• informacija apie gautinas sumas už parduotas prekes.

Jei ataskaita turi būti pateikta direktoriaus pavaduotojui finansams, joje gali būti:

• informacija apie įmonės biudžeto vykdymą;
• informacija apie išlaidas, susijusias su verslo veikla;
• skaičiai, atspindintys pagamintų prekių ar paslaugų savikainą;
• pelno ir nuostolių duomenys;

Ataskaitoje taip pat gali būti pateikiama informacija apie gautinas sumas ir pačios įmonės skolas už paskolas ir kitus įsipareigojimus.

Vadovybės ataskaitų teikimo dažnumas

Kaip dažnai turėtų būti rengiamos vadovybės ataskaitos? Pageidautina, kad informacija, atspindinti nurodytas įmonės veiklos sritis, nebūtų pasenusi ilgiau nei savaitę. Kai kuriais atvejais konkreti įmonė gali nustatyti pagrindinius rodiklius, kuriuos reikės atnaujinti dažniau. Panašiai vadovybė gali fiksuoti antrinius rodiklius, kuriems surašyti nereikia daug laiko, todėl tokia informacija gali būti teikiama daug rečiau.

Akcininkų ataskaitos

Pagrindinis bruožas yra tai, kad bendrovės akcininkai negali tiesiogiai dalyvauti įmonės valdyme. Dažnai būna, kad vienintelė sritis, kuria jie domisi, yra gryni pelno skaičiai. Kai kuriais atvejais netikslinga detalizuoti valdymo sprendimus bendrovės akcininkams teikiamose ataskaitose. Tačiau kadangi įmonės savininkai yra tie, kurie priima esminius sprendimus dėl aukščiausio lygio vadovų skyrimo, ataskaitose bus galima atspindėti informaciją, apibūdinančią generalinio direktoriaus ir jo pavaduotojų veiklą.

Kaip gali atrodyti ataskaitų teikimas?

Kokios valdymo atskaitomybės formos egzistuoja? Aukščiau pažymėjome, kad, skirtingai nei finansiniai ir apskaitos dokumentai, atitinkamos rūšies popierius iš esmės yra neoficialus. Vadovybės atskaitomybės formų niekaip nereglamentuoja įstatymai. Todėl jas organizacija gali kurti remdamasi tinkamiausia struktūra – pavyzdžiui, priklausomai nuo ataskaitų gavėjo.

Galbūt direktoriaus pavaduotojui finansams bus patogiau tvarkytis su skaičiuokliniais dokumentais, o įmonės savininkui – su grafikais, kurie aiškiai parodo, kaip kinta pelnas priklausomai nuo tam tikrų veiksnių. Kai kuriais atvejais atitinkamos ataskaitų formos gali būti labai panašios į parengtas finansiniams ar apskaitos rodikliams rinkti.

Ataskaitų teikimo tvarka

Kaip galima sugeneruoti tokio tipo dokumentus? Aptariamas pranešimas apima dviejų grupių problemų sprendimą.

Pirma, tai yra reikiamų skaičių rinkimas. Jų šaltinis greičiausiai bus failai, kuriuos sugeneravo įmonės apskaitos ir gamybos padaliniai vykdant vykdomą veiklą. Pavyzdžiui, jei tam tikras prekių kiekis buvo išsiųstas į sandėlį, atitinkami duomenys dažniausiai įrašomi į įmonės CRM sistemą. Panašiai atsispindi ir kitos įmonėje vykdomos verslo veiklos duomenys.

Antra, tai įvairiose gamybos vietose surinktų arba apskaitos skaičiais pateiktų rodiklių interpretavimas. Reikalinga vadovybės ataskaitų analizė. Jo įgyvendinimas vėlgi priklausys nuo to, kur tiksliai bus perduoti atitinkami dokumentai. Be to, kai kuriais atvejais pageidautina mažiau detalizuoti, o kitais – išsamesni rodikliai. Panašiai gali būti skatinamas ilgas rezultatų aiškinimas arba, atvirkščiai, gali prireikti ypatingo trumpumo.

Kai kuriais atvejais skaičių aiškinimas gali būti visai nereikalingas – pavyzdžiui, jei reikia perduoti ataskaitas patyrusiam finansų direktoriui. Turbūt geriau nei bet kuris kitas vadovas interpretuoja rezultatus ir jam užteks grynų skaičių.

Ataskaitų generavimo algoritmas

Panagrinėkime, kaip praktikoje gali būti generuojamos vadovybės ataskaitos. Tarp Rusijos ekspertų populiarus algoritmas apima nagrinėjamos problemos sprendimą tolesniuose etapuose.

Pirmiausia reikia išsiaiškinti, kokią ataskaitų informaciją generalinis direktorius, jo pavaduotojai ir savininkai nori matyti ir kokiu dažnumu. Kai kurie gali norėti matyti skaičius kas savaitę, o kiti gali norėti matyti pagrindinius rodiklius kartą per mėnesį. Būsimam ataskaitų rengėjui taip pat patartina pačioje sąveikos su vadovybe pradžioje išsiaiškinti, kokio tipo duomenys greičiausiai bus prioritetiniai, o kokio tipo duomenys bus antriniai.

Kitas žingsnis yra bendravimas su buhalteriu, siekiant nustatyti algoritmą, pagal kurį asmuo, dalyvaujantis sprendžiant nagrinėjamą problemą, paprašys reikiamų skaičių. Ataskaitų rengėjas gali bendrauti ir su kitais įmonės darbuotojais tose srityse, kuriose formuojami būtiniems dokumentams reikšmingi rodikliai. Įmonė turi sukurti valdymo atskaitomybės sistemą, kurioje dalyvautų visi kompetentingi darbuotojai.

Kitas žingsnis – sukurti dokumentų formas, kuriose, viena vertus, bus įrašyti skaičiai, o kita vertus – interpretuojami. Tuo pačiu už atskaitomybę atsakingas asmuo gali susidurti su būtinybe sukurti skirtingų formų dokumentus, pritaikytus konkrečiam adresatui – generaliniam direktoriui, jo pavaduotojams, savininkams.

Kiti veiksmai bus susiję su tikruoju ataskaitų generavimu. Jei įmonė yra maža, iš esmės asmuo, dalyvaujantis sprendžiant problemą, gali bandyti pats surinkti reikiamus skaičius. Tačiau tikėtina, kad jam prireiks darbo kolegų pagalbos. Tokiu atveju prieš praktinius etapus, susijusius su informacijos rinkimu, gali vykti tam tikri susitikimai, kurių metu asmuo kitiems darbuotojams papasakos apie vadovybės atskaitomybės pagrindus, kokiu tikslu generuojami atitinkami dokumentai ir kodėl tai svarbu įmonei. Šios problemos sprendimą gali palengvinti įmonės vadovybė, išleisdama lokalinius teisės aktus, įpareigojančius atskirus darbuotojus padėti darbui už atskaitomybę atsakingam asmeniui.

Ataskaitų teikimo rūšys

Išnagrinėję pagrindinius vadovybės atskaitomybės principus, galime ištirti tam tikrų tipų atitinkamus modelius, skirtus įmonės veiklą atspindintiems skaičiams rodyti.

Pirmoji aptariamų ataskaitų rūšis yra valdymo balansas. Kokios jo savybės?

Valdymo balansas iš esmės yra panašus į apskaitos balansą. Pagrindinis skirtumas yra jo funkcinė paskirtis. Valdymo balansas sukurtas ne tik atspindėti skaičius, bet ir interpretuoti juos organizacijos verslo modelio efektyvumo, organizacijos turto būklės, įmonės įsipareigojimų partneriams ir atvirkščiai požiūriu. .

Skaičiai, apimantys apskaitą, valdymą ir finansines ataskaitas, iš esmės gali būti įrašomi į tas pačias formas. Tačiau tai, kaip interpretuojami atitinkami rodikliai, gali nulemti dokumentų sukūrimą visiškai originalioje struktūroje. Svarbu, kas yra vadovybės ataskaitų teikimo vartotojai – tai minėjome aukščiau.

Mūsų svarstomame balanse yra įtraukta informacija, kuri gali būti įdomi tiek direktoriui, tiek bet kuriam jo pavaduotojui, tiek įmonės savininkui. Šia prasme tai gali būti gana universalus dokumentas.

Kokie kiti valdymo ataskaitų tipai yra? Tarp jų yra pelno (nuostolio) ataskaita. Tuo pačiu metu jis tradiciškai laikomas apskaitos šaltiniu. Pelno (nuostolio) ataskaita yra dokumentas, kurį įmonės privalo pateikti kaip dalį oficialios atskaitomybės reguliavimo institucijoms. Tuo pačiu metu jis gali būti naudojamas kaip šaltinis formuojant vadovybės ataskaitas. Tai visų pirma lemia labai patogi šio dokumento struktūra.

Organizacijos pelno (nuostolio) ataskaitoje fiksuojami konkretaus laikotarpio įmonės veiklos finansiniai rezultatai. Tai atspindi pajamų, išlaidų ir finansinių rezultatų skaičius su kaupimo suma. Šio tipo dokumento struktūra atspindi: pajamų šaltinius, išlaidų straipsnius, įmonės pelningumą. Tačiau, kaip apibrėžėme aukščiau, valdymo apskaita ir atskaitomybė apima ne tiek problemų, susijusių su skaičių rinkimu, sprendimą, o įvairių rodiklių interpretavimą. Todėl prie nagrinėjamo dokumento greičiausiai reikės pridėti papildomų šaltinių, kuriuose būtų užfiksuoti reikalingi paaiškinimai dėl skaičių, atspindinčių įmonės pajamas, išlaidas ir pelną.

Kitas svarbus dokumentas yra pinigų srautų ataskaita. Šis šaltinis atspindi įmonės finansines pajamas, susijusias su šaltiniais, taip pat mokėjimus įmonei pagal pagrindines išlaidų sritis – taip pat ir konkrečiu laikotarpiu. Pinigų srautų ataskaita gali parodyti, kaip viskas vyksta įmonėje dabartinių gamybos rezultatų ir likvidumo srityje. Šis dokumentas leidžia įvertinti įmonės kreditingumą. Aptariamas šaltinis gali būti naudingas tiek įmonės vadovybei, tiek jos savininkams.

Mūsų aptartos pagrindinės vadovybės atskaitomybės rūšys – pelno (nuostolio) ataskaita, balansas, taip pat dokumentas, fiksuojantis pinigų srautų duomenis – žinoma, gali būti papildytas kitais šaltiniais. Jie gali būti panašūs į tuos, kuriuos ištyrėme, arba pagrįsti iš esmės skirtingais kompiliavimo metodais.

Sunkumai teikiant ataskaitas

Taigi, išstudijavome, kas yra valdymo atskaitomybė, kuo ji skiriasi nuo apskaitos ar finansinės atskaitomybės, susipažinome su jos formavimo tvarka. Taip pat bus naudinga atsižvelgti į galimus sunkumus, susijusius su jo rengimu.

Verslo vadybos ekspertų teigimu, svarbiausia aptariamam ataskaitų teikimo procesui būdinga problema yra įmonės darbuotojų, o kai kuriais atvejais ir aukščiausių vadovų bei savininkų lojalumo atitinkamam dokumentui stoka. Įmonės darbuotojai – buhalteriai, gamybinių aikštelių darbuotojai – ne visada vadovybės atskaitomybę suvokia kaip dokumentą, kuriam reikėtų skirti laiko, kuriam prasminga dėti pastangas. Įmonės, kaip žinia, jau dabar privalo pateikti valstybinėms įstaigoms oficialius dokumentus, kurių paruošimas nėra pati lengviausia užduotis.

Panašią poziciją, kai vadovybės atskaitomybė nėra suvokiama kaip verta dėmesio, taip pat gali užimti aukščiausio lygio vadovai ir savininkai, kaip minėjome aukščiau. Daugelis vadovų, anot ekspertų, aptariamus dokumentus traktuoja kaip savotišką klaidinančio valdymo metodą, ypač jei reikia nukreipti dėmesį nuo ne pačių iškiliausių gamybos rodiklių.

Kaip išspręsti tokią problemą? Analitikai rekomenduoja pradėti nuo valdymo lygio. Labiau būtų pateisinama vadovus sudominti būtinybe rengti vadovybės ataskaitas, kad jie savo ruožtu suformuluotų reikiamus lokalinius teisės aktus, pagal kuriuos kiti darbuotojai turės padėti formuoti atitinkamus dokumentus.

Kitas sunkumas, apibūdinantis nagrinėjamos problemos sprendimą, yra būtinybė nuolat kurti naujus ataskaitose pateiktų skaičių aiškinimo metodus. Tai gali būti, visų pirma, dėl verslo gamybos struktūros pasikeitimų. Buhalterinės apskaitos ir finansinių ataskaitų atveju, kaip žinome, skaičių interpretuoti nereikia. Todėl atsiranda galimybė naudoti standartizuotas formas, kuriose registruojami atitinkami rodikliai.

Organizacijos valdymo atskaitomybė savo ruožtu išsprendžia kiek kitokias problemas. Jis reikalingas, visų pirma, pačiai įmonei, o ne valstybinėms įstaigoms, kaip tai daroma su apskaitos ir finansiniais rodikliais. Jei vadovybės ataskaitose pateiktų skaičių interpretacija, atsižvelgiant į tam tikro laikotarpio gamybos struktūrą, suvaidino teigiamą vaidmenį, tada negarantuojama, kad ji bus tokia pat naudinga, jei pasikeitė tam tikrų verslo procesų savybės. Greičiausiai ataskaitinių dokumentų rengėjas turės tobulinti interpretavimo metodus, keičiantis įmonės gamybinei veiklai. Tam gali prireikti daug laiko – tiek jo asmeninio, tiek kolegų, į kuriuos jis gali kreiptis patarimo, nuomonės ar kokių nors pagalbinių rodiklių, atspindinčių įmonės veiklą, kad suprastų, kaip patobulinti požiūrį į skaičių interpretavimą.

Nurodyta problema vėlgi gali būti išspręsta periodiškai bendraujant su kolegomis susitikimų forma, kurių tema yra esamų gamybos rodiklių svarstymas, taip pat priemonių jiems gerinti rengimas, įskaitant naujų ataskaitų teikimą. metodai, tokie kaip valdymas. Atsižvelgiant į teigiamą požiūrį į gamybos našumo optimizavimą, įmonės darbuotojai labiau tikėtina, kad jį vertins teigiamai.

09.03.2013

Straipsnyje aptariamos dažniausiai su vadovybės ataskaitų rengimu susijusios problemos ir jų sprendimo būdai. Pateikiama optimali vadovybės ataskaitų sudėtis, kad ji nebūtų perkrauta ir kartu suteiktų vartotojams informaciją, reikalingą valdymo sprendimams priimti.

Ne paslaptis, kad dažnai įmonės savininkas nėra patenkintas gaunamų vadovų ataskaitų sudėtimi ir kokybe.

Kartais ataskaitos rengiamos labai pavėluotai, kartais kyla abejonių dėl jos patikimumo, kartais vadovybės ataskaitų formatai keičiami vis iš naujo.

Dažna situacija, kai įmonė neturi universalaus vadovybės atskaitomybės formų rinkinio.

Šiuo atveju dažniausiai pateikiamos savininko pretenzijos:

1. Ataskaitos nepateikiamos iš karto: Nuo klausimo uždavimo iki atsakymo gavimo gali praeiti kelios valandos, o ypač sunkiais atvejais – dienos. Suprantama, kad kai duomenys pagaliau bus paruošti, jie gali tapti nereikšmingi. Jais remiantis priimti kompetentingą valdymo sprendimą, teks pasitelkti intuiciją. Savininkas užduoda tokį klausimą, į kurį atsakyti finansininkai reikalauja dar kelių valandų/dienų... Apie aukštą verslo valdomumą šiuo atveju kalbėti nereikia.


2. Abejotina ataskaitų patikimumas. Dažnai savininkas, gavęs informaciją ir pradėjęs klausinėti, negali gauti greito, kompetentingo finansininkų atsakymo (žr. priežastį Nr. 1), arba, gavęs išrašus, randa juose netikslumų ir, radęs vieną dalyką, pradeda tvarkytis. abejoja visais skaičiais. Arba savininkui neaiškus pats ataskaitų teikimo procesas, ir tai sukelia nepasitikėjimą finansininkais. Nenoriu sakyti, kad savininkas turi suprasti ataskaitų teikimo technologiją, bet jis turi būti tikras, kad finansininkai turi visus mechanizmus patikimai ataskaitoms gauti, o finansų direktoriaus užduotis, jei savininkui kyla klausimų, yra paaiškinti. paprasta kalba, iš kurios kilo konkreti figūra.


3. Ataskaitos formatas sunkiai suprantamas. Daugelis savininkų skundžiasi, kad jiems sunku savarankiškai perskaityti ir suprasti gremėzdiškas lenteles, užpildytas skaičiais, kurias jiems pateikia finansininkai. Dažnai savininkas neturi finansinio išsilavinimo arba dėl savo individualių savybių jam sunku skaityti ir suprasti skaičius grafikuose;

Visos šios priežastys kartu gali privesti prie aklavietės, kai savininkas finansininkus bombarduoja vis naujais prašymais, o šie ruošia vis naujas valdymo atskaitomybės formas, kad į juos atsakytų.

Kartais savininkas paprašo iššifruoti pateiktą informaciją, o tam, kad paruoštų tokį iššifravimą, finansininkas tiesiogine to žodžio prasme per trumpą laiką ant kelių sugalvoja naują formą.

Ir kadangi savininkas, kaip taisyklė, studijuodamas valdymo atskaitomybę neapsiriboja vienu klausimu, tokių formų skaičius auga ir daugėja eksponentiškai. Ar reikia pasakyti, kad kiekvienas finansininkas turi ir dabartinį darbo krūvį? Patvirtinto ir suprantamo ataskaitų formų sąrašo, jų pateikimo terminų ir atsakingų asmenų nebuvimas sukelia viršvalandžius ir padidina įtampą finansų skyriuje.

Pirmas dalykas, kurį visada turėtumėte atsiminti, yra: valdymo ataskaitų sudėtis turėtų būti pakankamai, bet ne per daug.

Valdymo sprendimų kokybė priklauso ne nuo parengtų ataskaitų skaičiaus, o nuo to, kaip greitai jos paruošiamos, kiek patikima juose esanti informacija, kiek ji įskaitoma ir suprantama.

Taigi,

• formavimo greitis (savalaikiškumas)
• duomenų patikimumą
• galutinio vartotojo suvokimo paprastumas
• neperkrauti ataskaitų nereikalingomis formomis

Tai, mano nuomone, yra pagrindiniai kriterijai, kuriuos idealiai turėtų atitikti vadovybės atskaitomybė bet kuriame versle.

Valdymo ataskaitų teikimo sudėtis, kaip buvo sakyta ne kartą (daugiau galite perskaityti straipsnyje „Valdymo apskaitos ir apskaitos ryšys ir skirtumai“), apima veiklos (arba paramos) ir galutinį finansinį biudžetą.

Tiek veiklos, tiek finansinis biudžetas turėtų būti formuojamas ir pagal planą, ir iš tikrųjų. Iš esmės veiklos biudžetai yra finansinio biudžeto duomenų nuorašai. Jei jų sudėtis yra pakankama, vadovybės ataskaitoms nereikia pateikti jokių papildomų nuorašų.

Apskritai minėtų problemų sprendimo receptas rengiant vadovybės ataskaitas yra labai paprastas. Štai jis:

1. 1 veiksmas: nustatykite visą veiklos biudžetų sąrašą.

Pavyzdžiui, mažam mažmeninės prekybos tinklui šis sąrašas gali būti toks:

• Pajamų planas
• Planuojamų išlaidų apskaičiavimas
• Išsamiai suplanuokite nuomą ir komunalines paslaugas mažmeninės prekybos vietose ir vadovybės darbuotojai (biuro ir centrinio paskirstymo sandėlio nuoma).
• Valdymo aparato komercinių ir administracinių išlaidų planas.
• Atlyginimo planas ir išskaitymai iš pardavėjų atlyginimų
• Atlyginimo planas ir atskaitymai vadovaujantiems darbuotojams
• Mokesčių planas: PVM, pelno mokestis, nekilnojamojo turto mokestis, supaprastinta mokesčių sistema, UTII ir kt.
• Nusidėvėjimo planas
• Tiesioginių išlaidų planas: detalizuoja mažmeninės prekybos vietos ir vadovaujantys darbuotojai

Gamybos įmonės veiklos biudžetų sudėtis bus šiek tiek sudėtingesnė ir platesnė, manau, kad principas yra aiškus.

A finansinių biudžetų sąrašą bet kokiam verslui visada bus taip:

• Pajamų ir išlaidų biudžetas (IBB)
• Pinigų srautų biudžetas (CFB)
• Valdymo balansas
• Kapitalo pakeitimai (kaip papildoma forma)

1. 2 veiksmas: Kiekvienam veiklos biudžetui numatyti ir patvirtinti rengimo dažnumą (parinktys: kasdien, kas mėnesį, kas ketvirtį), rengimo ir tvirtinimo terminus. Užsiregistruokite ir patvirtinkite atsakingus asmenis. Visa tai galioja tiek ruošiant planinius, tiek realius biudžetus.
2. 3 veiksmas: Kiekvienam finansiniam biudžetui numatyti ir patvirtinti rengimo dažnumą (parinktys: kasdien, pvz., BDDS, kas mėnesį, kas ketvirtį), rengimo ir tvirtinimo terminus. Užsiregistruokite ir patvirtinkite atsakingus asmenis. Visa tai galioja ir ruošiant planinį, ir faktinį biudžetą.

1 PATARIMAS:

Rekomenduočiau planuojamų biudžetų rengimo ir tvirtinimo laiką nurodyti atskirai nuo faktinių biudžetų rengimo ir tvirtinimo laiko. Kadangi planavimo procesas (biudžetinis laikotarpis), priešingai nei faktinių biudžetų rengimas, yra, pirma, labiau pailgintas, antra, pats planų formavimo mechanizmas skiriasi nuo faktinių duomenų rinkimo mechanizmo.

2 PATARIMAS:

Nustatant veiklos biudžetų (tiek planuojamų, tiek faktinių) rengimo ir pristatymo terminus reikia eiti „nuo galo“, t.y. Pirmiausia nustatykite datą, iki kurios turi būti gauti galutiniai finansiniai biudžetai. Ir tada, pradedant nuo šios datos, „atsukite“ biudžetų grandinę atgal. Taigi planavimui bus skaičiuojama biudžetinio laikotarpio pradžios data.

Situacija su faktiniais biudžetais yra kitokia: turime pradėti nuo veiklos biudžetų parengties datų, nes jie priklauso nuo terminų, iki kurių galima surinkti pirminius dokumentus, ir nuo jų iki faktinių finansinių biudžetų pateikimo datos.

1. 4 veiksmas: sukurti vieningus veiklos ir finansinių biudžetų formatus. Rekomendacija čia paprasta: turime siekti, kad veiklos ir finansinių biudžetų formatai būtų suvienodinti visuose įmonės padaliniuose. Tai ypač svarbu atlikti ir kontroliuoti holdingo bendrovėms, kurios turi keletą verslo krypčių, taip pat įmonėms, turinčioms išplėtotą filialų tinklą.

Jei šis reikalavimas nebus įvykdytas, duomenų konsolidavimas užtruks daug laiko ir dėl to padidės klaidų skaičius.

Tiesą sakant, čia yra visas dažniausiai pasitaikančių problemų, susijusių su valdymo ataskaitų rengimu, sprendimo algoritmas.

Galite sakyti, kad teoriškai samprotauti lengva, tačiau praktikoje vien rekomendacijų neužtenka.

Taip ir ne. Jei pasirinksite aukščiau pateiktą algoritmą, kad išspręstumėte valdymo ataskaitų teikimo problemas ir aiškiai apgalvotumėte bei įgyvendintumėte viską pagal jį, užtikrinu, kad sunkiausios problemos, susijusios su vadovybės ataskaitų teikimu, išnyks. Kitas dalykas yra tai, kad taip, jūs patys turėsite sunkiai dirbti. Mąstyti apie biudžetų sudėtį, jų santykius ir laiką nėra lengva. Bet tai įmanoma.

Linkiu visokeriopos sėkmės šiame darbe! Savo klausimus galite man siųsti el.

Dėl teisės aktų ypatumų Rusijos įmonės turi tam tikrų įsipareigojimų, susijusių su įvairių ataskaitų teikimu valdžios institucijoms. Kompetentingai parengti reikalingus dokumentus dažnai reikia konsoliduoti didelius vidinius įmonės resursus. Dauguma įmonių rengia ir vadovybės ataskaitas, kurių valstybinėms įstaigoms teikti nereikia, tačiau daugelis įmonių rengia šiuos dokumentus. Taigi kodėl tokio tipo ataskaitų teikimas reikalingas?

Kodėl rengiamos valdymo ataskaitos?

Įmonės vadovybės atskaitomybė yra vidinis dokumentas, kuriame pateikiami tam tikri skaičiai, atspindintys įvairius įmonės veiklos aspektus.

Tokios ataskaitos yra svarbi verslo planavimo dalis. Jį sudarantys dokumentai atspindi duomenis, kurie yra gana svarbūs skaičiuojant bet kokių valdymo sprendimų perspektyvas. Pasibaigus vienam ar kitam įmonės plėtros etapui, šie dokumentai leidžia analizuoti ir identifikuoti įmonės valdymo klaidas, šių trūkumų priežastis bei galimus kitų sprendimų variantus.

Svarbu suprasti, kad finansinės, apskaitos ir valdymo ataskaitos skiriasi viena nuo kitos. Pirma, jie turi skirtingą metodiką. Taigi, jei pirmieji du ataskaitų tipai atspindi statistinius duomenis, atspindinčius kapitalo apyvartą, tai vadovybės ataskaitos ne tik atspindi statistiką, bet ir interpretuoja skaičius. Tokiu būdu vadovybė ne tik mato skaičius, bet ir supranta, ką jie reiškia.

Pavyzdžiui, vadovybės ataskaitos parodo, kas lemia didesnį pelningumą gaminant tam tikrų rūšių produktus, arba, priešingai, dėl ko tam tikroje verslo srityje nepakanka pajamų rodiklių ir per didelių sąnaudų. Tokie interpretuoti skaičiai šiose ataskaitose padeda vadovams priimti teisingus sprendimus, atnaujinti ilgalaikį turtą, laiku atnaujinti įrangą ir pan.

Teisingai ir laiku sudarytos vadovybės ataskaitos įmonės viduje padeda nustatyti mažiau efektyvias verslo sritis.

Eksperto nuomonė

Kaip gali būti naudingos valdymo ataskaitos

Jevgenijus Kabanovas,

Krasnodaro srities Kubanagroprod įmonių grupės generalinis direktorius

Kad suprastumėte, kodėl reikalinga valdymo apskaita ir atskaitomybė, turite aiškiai apibrėžti tikslus, kurių siekiate, bei užduotis, kurias reikia išspręsti. Įmonės akcininkai, tarp jų ir aš, yra priversti ieškoti atsakymų į įvairius strateginius klausimus, nes reikia matyti savo ilgametės verslo veiklos rezultatus. Pagrindinis vadovybės atskaitomybės rodiklis yra įmonės vertė. Šių duomenų matavimo metodika reikalauja suprasti įmonės privačios vertės skaičiavimo algoritmą ir kuo jis skiriasi nuo įmonės, kurios akcijos kotiruojamos vertybinių popierių rinkoje, vertės apskaičiavimo metodo.

Be to, įvairūs pramonės veiksniai gali labai paveikti įmonės vertę. Mūsų verslo atveju holdingo kaina priklauso nuo absoliučių ir santykinių pardavimo apimties, grynojo pelno, finansinio sverto ir finansinio pajėgumo maržos rodiklių. Stengiamės atkreipti dėmesį į perdirbimo kaštus ir jos apskaitą, tai yra į darbo našumo lygį. Jei kitos sąlygos yra vienodos, tai šis rodiklis lemia konkurso nugalėtoją.

Ypatinga reikšmė teikiama nefinansiniams rodikliams (pavyzdžiui, klientų skaičiui tam tikru laikotarpiu), klientų struktūrai ir kitiems duomenims. Būtent vadovybės ataskaitos leidžia jas gauti.

Šiuo metu mūsų įmonės valdymo ataskaitų teikimo sistemoje informacija gaunama iš automatizuotos apskaitos, taip pat ji generuojama ir analizuojama Excel programoje. Siekdami pašalinti organizacines problemas ir kitus nepatogumus, susijusius su informacijos rinkimu, apdorojimu ir analize, 2005 m. pabaigoje nusprendėme visiškai perkelti apskaitą savo įmonėse į automatizuotą sistemą.

Tipiškiausias pavyzdys yra Enron. Šios įmonės investuotojai ir kreditoriai neteko didelės dalies pinigų būtent dėl ​​to, kad visą savo dėmesį skyrė finansinei atskaitomybei ir po šiais duomenimis neįžvelgė kitų svarbių verslo plėtrą atspindinčių rodiklių.

Kas įtraukta į vadovybės ataskaitas

Vadovybės atskaitomybė įstatymų ribose neturi griežtų reglamentų, ji formuojama laisva forma ir turi atitikti tik konkrečios įmonės valdymo poreikius. Dėl šios priežasties yra daugybė tokių dokumentų variantų. Tačiau yra tam tikrų niuansų, kuriuos svarbu įtraukti į ataskaitą.

1. Veiklos ataskaitos

Pagrindinė veikla yra pagrindinis įmonės darbas, kuriuo siekiama pelno (tai prekių gamyba, paslaugų teikimas ir kita pelną duodanti veikla).

Tokios ataskaitos apima duomenis apie:

• prekių gamyba;
• inventoriaus prekių įsigijimas;
• žaliavų, eksploatacinių medžiagų ir komponentų pirkimas;
• gatavos produkcijos atsargos sandėliuose;
• pinigų srautas;
• gautinos sumos.

Taigi tokia ataskaita atspindi esamą įmonės padėtį.

2. Investicinės veiklos ataskaitos

Investicijos yra svarbi įmonės veiklos dalis. Juk net ir mažiausia įmonė skiria lėšų, kurios skiriamos verslo plėtrai ir plėtrai.

Šio tipo valdymo ataskaitose yra duomenų apie:

• ilgalaikio turto judėjimas;
• įmonės nematerialiojo turto judėjimas;
• ilgalaikiai grynųjų pinigų indėliai;
• planuojamos investicijos ir kapitalo investicijos;
• investicinių projektų įgyvendinimas.

3. Finansinės veiklos ataskaitos

Ši ataskaita apima trumpalaikį investavimą, skolos ir akcinio kapitalo pritraukimą, skolinimą ir grynųjų pinigų valdymą.

4. Pardavimų ar suteiktų paslaugų ataskaitos

Šias ataskaitas pardavimų tarnyba rengia organizacijos vadovybei ir aukščiausiems vadovams. Toks dokumentas parodo, kokiais kiekiais produktai parduodami ir kokia kaina. Kartais gali atsispindėti papildoma informacija apie siuntų dinamiką, atsargas sandėliuose, produkcijos pardavimo kaštus ir pan.

5. Pirkimų ataskaitos

Tokioje ataskaitoje pateikiami duomenys apie žaliavų, eksploatacinių medžiagų, įrangos, įrankių ir kito gamybinio turto pirkimus. Šis dokumentas ypač svarbus didelėje gamyboje, kur darbe naudojama daug įvairių materialinių vertybių.

Eksperto nuomonė

Vadovybės ataskaitos turėtų atspindėti pagrindinius įmonės veiklos rodiklius

Natalija Gazizova,

Epicor Scala CIS atstovybės Maskvoje vadovas

Kad finansinių paslaugų darbe nebūtų kūrybiškas požiūris į įmonės valdymo atskaitomybės rengimą, vadovas turi aiškiai išryškinti pagrindinius įmonės veiklos rodiklius. Kartu šie duomenys turėtų būti informatyvūs ir leisti stebėti darbo rezultatus bei daryti prognozes. Į savo įmonę įtraukiame šiuos rodiklius:

• gautinų sumų ir neapmokėtų sąskaitų faktūrų apimtis (DSO, angl.: daily sales render – neapmokėtų pardavimų rodiklis);
• ataskaitinio laikotarpio pardavimų apimčių santykis su esamais ir naujais klientais;
• bruto marža (cross margin);
• įmonės kaštų analizė (run-rate analizė);
• kiekvienos veiklos srities (kiekvienos produkto rūšies) indėlis į įmonės pelną (indėlis);
• kapitalo išlaidos.

Kadangi esame konsultacinė ir į projektus orientuota įmonė, mums taip pat svarbu atsižvelgti į vidutinį konsultanto valandinį įkainį ir įgyvendinimą (šis rodiklis leidžia nustatyti mūsų konsultantų užimtumo projektuose laipsnį).

Pagrindinės valdymo atskaitomybės formos

Yra keletas vadovybės atskaitomybės formų, pavyzdžiui, valdymo balansas.

Valdymo balansas dažniausiai panaši į buhalterinę apskaitą. Tačiau yra esminis skirtumas nuo valdymo apskaitos ataskaitų teikimo, o tai yra jos funkcinė paskirtis. Tokio tipo ataskaitų teikimas ne tik atspindi skaičius, bet ir leidžia juos interpretuoti organizacijos verslo modelio efektyvumo požiūriu, tai yra, leidžia matyti bendros padėties vaizdą. turtas ir įvairūs įmonės įsipareigojimai partneriams, ir atvirkščiai.

Atsižvelgiant į tai, kaip interpretuojami vadovybės atskaitomybės rodikliai, formuojama originali vadovybės atskaitomybės struktūra. Šiuo atveju ypač svarbu, kas tiksliai naudos šias ataskaitas.

Valdymo balansas yra universalus dokumentas, nes jame pateikiama informacija, kuri įdomi ne tik generaliniam direktoriui, bet ir jo pavaduotojui bei pačiam įmonės savininkui.

Kokie kiti valdymo ataskaitų tipai yra?

Pelno ir nuostolio ataskaita yra dokumentas, kuris turi būti pateiktas atitinkamoms institucijoms. Tuo pačiu metu jis gali būti naudojamas kaip šaltinis kuriant valdymo ataskaitas, tai palengvina ir patogi šio dokumento struktūra.

Tokia ataskaita skirta fiksuoti įmonės veiklos rezultatus per tam tikrą laikotarpį finansiniu požiūriu. Jame yra skaitmeniniai duomenys apie pajamas, išlaidas ir finansinius rezultatus su bendra suma. Vadovybės atskaitomybėje atsispindi: pajamų šaltiniai, išlaidų straipsniai, įmonės pelningumas. Tačiau, kad tai būtų ne tik skaičiai, bet ir interpretacija, prie aukščiau aprašytų duomenų būtina pateikti papildomus šaltinius, kuriuose užfiksuoti reikalingi paaiškinimai dėl ataskaitoje aprašytų rodiklių.

Kitas svarbus ataskaitų teikimo būdas yra pinigų srautų ataskaita. Šis dokumentas parodo finansavimo gavimą, susijusį su šaltiniais. Be to, jis atspindi organizacijos mokėjimus, susijusius su pagrindinėmis išlaidų sritimis (per tam tikrą laikotarpį), ir leidžia nustatyti įmonės kreditingumą. Tokia ataskaita naudinga ne tik įmonės vadovybei, bet ir jos savininkams.

Visi aptariami valdymo ataskaitų teikimo tipai gali būti papildyti kitais šaltiniais, kurie savo ruožtu gali būti pagrįsti įvairiais jų rengimo būdais.

Reikalavimai, kuriuos turi atitikti vidinės valdymo ataskaitos

1. Aiškumas.

Svarbu žinoti, kad tam tikros rūšies valdymo ataskaitų teikimo pagrindinių tikslų supratimas žymiai padidina jos suprantamumą konkrečiam vartotojui. Tuo pačiu, kuriant vadovybės atskaitomybės klasifikatorių, turi būti nustatyti ataskaitų tikslai.

Taigi aišku, kad tokio pobūdžio ataskaita turėtų būti suprantama valdymo ataskaitų vartotojui, tačiau yra tam tikras niuansas: šis vartotojas savo ruožtu taip pat turi turėti specialių žinių. To pagrindas – finansinė ir ekonominė informacija.

Žinoma, įmonės vadovybė neprivalo gerai išmanyti valdymo ataskaitų rengimo metodikos, tačiau vadovai turi žinoti pagrindinių ataskaitose nurodytų rodiklių reikšmę, taip pat išmanyti valdymo apskaitos politiką. Šiuo atžvilgiu svarbu planuoti specializuotus mokymus, taip pat ir įmonių vadovams. Dauguma įmonių neskiria pakankamai dėmesio šiai problemai, o mokymų trūkumas sukelia daug neigiamų pasekmių.

Taigi, ataskaitoje pateikiama informacija turi būti suprantama vartotojui, kuris yra susipažinęs su vadovybės atskaitomybės principais ir turi pagrindines ekonomikos ir finansų žinias.

2. Reikšmė

Vadovybės ataskaitos visada turėtų atspindėti tik svarbius informacijos duomenis. Nepaisant to, kad iš dokumentų pavadinimo aišku, kad tokios ataskaitos yra svarbios organizacijai ir jose turi būti tik reikšmingi duomenys, daugelyje įmonių jos vis tiek yra perkrautos nereikalinga informacija. Be to, tokio informacijos pertekliaus priežastis yra tinkamo pasirengimo ataskaitoms stoka. Ypač dažnai jie neapmąsto pagrindinio vadovybės ataskaitų klasifikatoriaus ir pamiršta aiškiai apibrėžti tikslus. Rezultatas yra ataskaitos, užpildytos nereikalinga informacija.

Mėgstantys į ataskaitą įtraukti papildomų duomenų, gali pasinaudoti specialiomis specializuotų programinės įrangos produktų galimybėmis, kurios leidžia ekrane rodyti ne visus rodiklius. Viena vertus, nustatymuose galite iš karto pateikti visus potencialiai įdomius konkrečios ataskaitos rodiklius, tačiau, kita vertus, vizualizuodami tik kai kuriuos iš jų paryškinkite.

Svarbu suprasti, kad vienas ar kitas rodiklis skirtingais laikotarpiais gali turėti skirtingą reikšmę. Pavyzdžiui, kelių tiesimo įmonėje aukščiausio lygio vadovai reikalauja, kad gamybos padaliniai teiktų kasdienes ataskaitas. Nepaisant to, kad nuotolinis darbas visada suteikia didesnę kontrolę, tokios ataskaitos dėl to, kad jos buvo rengiamos kiekvieną dieną, buvo tik 30% svarbios visam verslui. Taigi toks požiūris DRSU (kelių remonto statybvietės) darbuotojams pasirodė tiesiog laiko švaistymas.

Taigi visa vadovybės ataskaitų informacija turėtų būti naudinga ir prisidėti prie sprendimų priėmimo, taip pat praeities, dabarties ir ateities įvykių įvertinimo, o tai savo ruožtu leidžia koreguoti arba patvirtinti ankstesnius įvertinimus.

3. Patikimumas (patikimumas)

Nepaisant to, kad, skirtingai nei finansinėje atskaitomybėje, vadovybės atskaitomybė nereikalauja skrupulingo tikslumo, ši charakteristika vis dar yra labai svarbi rengiant ataskaitą. Faktas yra tas, kad kartais vadovui svarbiau gauti gana tikslią ataskaitą, tačiau per griežtai numatytą laiką, nei iki smulkmenų patikrintą, bet pavėluotai ataskaitą. Tačiau tai nereiškia, kad vadovybės atskaitomybė iš viso nereikalauja tikslumo.

Paryškinkite: Vadovybės ataskaita turi atspindėti tikrąją organizacijos būklę ir joje neturi būti reikšmingų klaidų.

Norint užtikrinti patikimą vadovybės atskaitomybę, svarbu, kad būtų įvykdytos tam tikros sąlygos.

4. Tiesą sakant

Ši sąlyga teigia, kad ataskaitoje turi būti atspindėti tikrosios operacijos ir kiti įvykiai, kurie buvo jos rengimo pagrindas. Tikros informacijos stoka kartais atsiranda dėl sunkumų identifikuojant įvykius ir juos įvertinant. Taip gali nutikti pildant ataskaitą ir įvedant duomenis, ypač jei įvestis remiasi pirminiais dokumentais, kuriuose neįmanoma aiškiai apibrėžti analizės. Taip atsitinka ir tada, kai pirminis dokumentas nebuvo gautas laiku, o vidiniame pirminiame dokumente buvo klaidų.

5. Neutralumas

Ši sąlyga yra ta, kad pateikiama informacija turi būti nešališka ir nedaryti įtakos priimant sprendimus, kad būtų pasiektas planuotas rezultatas. Nors neutralumo pritrūksta dažnai, kai vadovai per daug pasikliauja savo intuicija. Kitaip tariant, jie laiko paruoštą sprendimą savo galvoje, o valdymo ataskaitą suvokia tik kaip įrankį šiam sprendimui patvirtinti. Tada informaciją galima tiesiog pritaikyti prie to paties galutinio rezultato, nors ir nesąmoningai.

Toks informacijos koregavimas gali apimti tų rodiklių, kurie aiškiai parodo įdiegto ar būsimo sprendimo trūkumus, neįtraukimą į vadovybės ataskaitas. Taip pat norint priderinti ataskaitą prie galvoje subrendusio paveikslo, skaičiuojant rodiklius gali būti taikoma kitokia apskaitos politika.

Faktas yra tas, kad tie patys rodikliai dažnai turi skirtingą reikšmę, priklausomai nuo skirtingų verslo sandorių pripažinimo ir vertinimo principų. Šis informacijos koregavimo būdas gali būti sėkmingai naudojamas rengiant planuojamas valdymo ataskaitas (biudžetus), nes iš tikrųjų ataskaitas galima gauti tik remiantis anksčiau įvestais duomenimis, o tai reiškia, kad valdymo apskaitos politika negali būti lengvai keičiama.

Svarbu suprasti, kad valdymo apskaitos politiką iš pradžių galima pasirinkti taip, kad naudojant patraukliau atrodytų tie rodikliai, kurie domina įmonės savininkus.

6. Esmės persvara prieš teisinę formą

Siekiant užtikrinti informacijos patikimumą, ji turi būti pateikiama atsižvelgiant į jos ekonominę esmę ir tikrovę, o ne tik pagal teisinę formą. Akivaizdu, kad ši sąlyga yra tiesiogiai susijusi su valdymo apskaitos politika, o tiksliau – su bet kuriais jos skirtumais nuo apskaitos politikos.

7. Diskretiškumas(konservatyvumas)

Ši koncepcija reiškia atsargumą priimant sprendimus teikiant ataskaitas, ypač esant neapibrėžtumui. Neturėtumėte pervertinti savo turto ir neįvertinti įsipareigojimų.

Jei neapibrėžtumo laipsnis yra labai didelis, įvykiai turėtų būti atskleisti tik ataskaitos pastabose. Kitaip tariant, ataskaita neturėtų būti taip pagražinta, kad ji labiau patiktų įmonės vadovui ar savininkui.

8. Palyginamumas

Svarbu suprasti, kad dažnai keičiantis vadovybės ataskaitų formatams, bus itin sunku palyginti, kontroliuoti ir analizuoti tokių dokumentų rodiklių dinamiką.

Žinoma, ne visais atvejais iš karto pavyksta sukurti optimalią vadovybės atskaitomybės formą. Ir jei norite visiškai įsitikinti formos išsamumu, paprastai turite daugiau nei vieną kartą sudaryti valdymo ataskaitą, kad patikrintumėte ją skaičiais.

Yra įvairių valdymo ataskaitų formatų koregavimų, tačiau vėliau ataskaitų formos geriau nekeisti, nebent tai absoliučiai būtina. Toks poreikis gali iškilti pasikeitus įmonės strategijai, dėl kurios reikės planuoti ir stebėti bet kokius naujus rodiklius, kurie anksčiau nebuvo naudojami rengiant ataskaitą.

Esant tokiai situacijai, vadovybės atskaitomybės formatas gali skirtis, tačiau organizacija, kaip taisyklė, retai keičia savo strategiją, todėl ataskaitos forma skiriasi itin retai.

Ataskaitų sudėtis ir skaičius gali keistis dėl kitų priežasčių. Pavyzdžiui, įmonėje naudojama biudžeto valdymo sistema, o planavimo modelis kažkodėl buvo detalizuotas, tapęs biudžetų ir rodiklių atsiradimo pagrindu. Šiuo atveju taip pat būtina padidinti faktinių vadovybės ataskaitų skaičių ir sudėtį, kad būtų galima gauti plano faktines ataskaitas tolesnei analizei.

Šie veiksmai savo ruožtu gali lemti esamų faktinių vadovų ataskaitų formatų pakeitimus.

Eksperto nuomonė

Informatyvių valdymo ataskaitų rengimo principai

Pavelas Menšikovas,

Bendrovės Mostotrest generalinio direktoriaus valdymo biuro vyriausiasis buhalteris, bendrovės Mostotrest vyriausiojo buhalterio pavaduotojas, Maskva

Yra keletas principų, kurie gali padėti sutvarkyti valdymo apskaitą taip, kad bereikalingai nesugaištumėte laiko ataskaitų teikimo dokumentų studijoms.

1. Nereikia nieko komplikuoti. Geriau naudoti lentelės formą. Jei įmanoma, kad ataskaita būtų grafinė, tuomet turėtumėte naudoti grafikus ir diagramas.
2. Turėtų įvertinti įmonės būklę trimis pagrindinėmis formomis:balansą, pelno (nuostolių) ataskaitą ir pinigų srautų ataskaitą. Mažose įmonėse naudodami šias formas galite analizuoti turto būklę ir įvertinti veiklos rezultatus. Bet jei valdymo apskaitos politika skiriasi nuo buhalterinės, tada formos turėtų būti ne apskaita, o valdymas.
3. Išlaidos padalinti pagrindinius vadovybės atskaitomybės rodiklius į absoliučiuosius ir santykinius. Pajamų apimties, pelno, ribinių pajamų ir išlaidų rodikliai turėtų būti laikomi absoliučiais. Be to, jie gali būti pateikti ne tik pinigine išraiška, bet ir natūra. Antroji rodiklių grupė skirta įvertinti įmonės, padalinio ir darbuotojų veiklą. Geriausia šiuos rodiklius analizuoti laikui bėgant. Be to, santykiniai rodikliai suteikia galimybę palyginti savo įmonės pagrindus su kitų pramonės įmonių rodikliais.
4. Kuo didesnė jūsų organizacija, tuo dažniau tai kainuoja stebėti pagrindinius rodiklius(kartą per mėnesį ar per savaitę). Tuo pačiu vadovas turi asmeniškai įvertinti nedidelę rodiklių grupę, tai yra, nereikia per daug prisiimti. Geriau duokite atitinkamus nurodymus savo pavaduotojams, kurie kai kuriuos rodiklius stebės ir asmeniškai.
5. Surinkite aukštos kokybės pirminę informaciją. Taigi, jei gamybos skyrius išleidžiamas iš sandėlio, nesvėrus dviejų maišų cukraus, kurių kiekvieno standartinis svoris yra 50 kg, tada reikia fiksuoti dviejų 50 kg maišų, o ne 100 kg cukraus, išleidimą. Žinoma, galima atsižvelgti į svorį kilogramais, bet tik tada, kai sveriamos parduodamos medžiagos, nes standartinis svoris kartais gerokai skiriasi nuo tikrojo. Kita dažna problema – duomenų bazių kokybė. Pavyzdžiui, ta pati sandorio šalis gali būti įtraukta į duomenų bazę skirtingais pavadinimais (LLC „Stroymarket“, „Stroymarket“, „Stroy Market“, „Stroy-market“). Panaši problema iškyla rašant medžiagų pavadinimus. Norint pašalinti tokio pobūdžio netikslumus, verta dirbti su gera, kompetentinga automatika. Mažose organizacijose geriausia naudoti „Excel“. Bet jei įmonė didelė ir vadovybės ataskaitas rengia kelios dešimtys žmonių, tuomet reikia naudotis specializuota informacine sistema.
6. Tvarkykite vieną duomenų bazę. Dažnai informaciją apie, tarkime, gautinas sumas galima gauti pardavimo direktorate, finansinėje tarnyboje ir buhalterijoje. Be to, kiekvienas skyrius turi savo asmeninę apskaitos mikrosistemą. Norint greitai gauti kokybišką valdymo ataskaitą, būtina naudoti vieningą informacinę sistemą ir griežtai įpareigoti visus padalinius apskaitą vesti tik joje. Taigi, pavyzdžiui, išsiųsti gaminius iš sandėlio ar išduoti eksploatacines medžiagas gamybai galite tik prisijungę prie sistemos ir atsispausdinę lydimąjį dokumentą. Tuo pačiu metu jį bus galima gauti tik tada, kai visi reikalingi duomenys bus teisingai įvesti į duomenų bazę.

Vadovybės atskaitomybės formavimas: pagrindiniai etapai

1 etapas.Žmonių, kuriems reikia naudoti valdymo ataskaitas, sąrašo sudarymas

Į šį sąrašą turėtų būti įtraukti generaliniai ir komercijos direktoriai, aukščiausio lygio vadovai ir pardavimų vadybininkai, nes anksčiau ar vėliau visiems jiems prireiks vadovybės atskaitomybės.

2 etapas.Esamų valdymo ataskaitų rinkimas

Tais atvejais, kai naudojamos finansinės ataskaitos, jos taip pat turi būti įtrauktos į paketą.

3 etapas.Vadovybės ataskaitų teikimo matricos sudarymas

Sudarant šią matricą reikia įvesti tokią informaciją: ataskaitų naudotojai/ataskaitų tipai, sankryžoje reikia surašyti, ką tiksliai kiekvienas vartotojas žiūri ataskaitoje (pažodžiui kur jis žiūri, kurioje langelyje, kokiu rezultatu - eilės tvarka aptikti nenaudingą ar nepatogios formos informaciją, kai ataskaitos vartotojas skaičiuoklėje dar ką nors perskaičiuoja).

Be to, reikia užduoti atitinkamus klausimus, kad būtų galima tiksliai nustatyti, ko vartotojams trūksta ataskaitoje. Taigi, jei įmonė turi rodiklius, kurie naudojami kaip kontroliniai ir tiksliniai rodikliai, tuomet turite juos įtraukti į lentelę ataskaitų langeliuose, iš kurių paimtos jų reikšmės. Tai labai svarbu rengiant valdymo ataskaitas.

Lentelė. Vadovybės atskaitomybės matrica

	Ataskaitų teikimas apie pardavimus. Tikslinis rodiklis – pardavimo apimtis	Kiekvieno filialo pardavimų ataskaitų teikimas. Benchmark – kiekvieno filialo padalinio pardavimo apimtis	Gautinų sumų ataskaita Benchmarks – gautinų sumų iš filialų sumos	Ataskaita apie platinimo išlaidas. Etalonas – marža
Generalinis direktorius	Atkreipia dėmesį į pardavimo rezultatą. Reikalinga: iš viso pagal regioną	Atkreipia dėmesį į bendrus visų filialų pardavimus. Būtina: iš viso pagal prekių grupes	Atkreipia dėmesį į bendrą pradelstų skolų sumą	Palygina visas išlaidas su marža. Trūkumai: maržos rodiklio trūkumas toje pačioje ataskaitoje. Nereikia iššifruoti išlaidų dėl smulkmenų. Būtina: atskirti gamybos išlaidas nuo administracinių išlaidų
Komercijos direktorius	Atkreipia dėmesį į pardavimų kiekį visuose regionuose.	Atkreipia dėmesį į kiekvieno vadovo pardavimų kiekį. Būtina: stebėti naujų klientų skaičių vienam vadovui	Atkreipia dėmesį į pradelstą ir bendrą kiekvieno vadovo skolą

Šiame etape susidaro vaizdas, kaip viskas yra iš tikrųjų. Iš jo reikia atsirinkti racionaliausius rodiklius, kad į naują valdymo apskaitą būtų įtraukta viskas, kas buvo naudojama anksčiau.

4 etapas.Valdymo klasifikatoriaus kūrimas ir sukūrimas

Šiame etape svarbu sukurti kompetentingą klasifikatorių, kuris atspindėtų išlaidas ir pajamas, pinigų srautus (CBDS) ir investicijų biudžetą, taip pat jame būtų apyvartos tarp balanso straipsnių apskaitos straipsniai.

5 etapas.Nuspręsti, kokių dar analitinių žinynų reikia

Kitas žingsnis – nuspręsti, kokių dar analitikos žinynų reikia rengiant valdymo ataskaitas. Tarkime, atkreipdami dėmesį į aukščiau aprašytą lentelę, galime iš karto daryti išvadą, kad katalogai pagal padalinius (filialus), regionus, produktų grupes, vadybininkus, o taip pat, galbūt, ir išlaidų elementus bei rangovus, bus reikalingi. Grynųjų pinigų valdymo ataskaitoms, kaip taisyklė, reikalinga analitinė finansinio turto saugojimo vietų (einamosios sąskaitos, kasos, atskaitingi asmenys) apskaita. Šie katalogai turi būti paimti iš jau sukurtų duomenų bazių (pavyzdžiui, iš apskaitos duomenų bazės galite paimti katalogą apie sandorio šalis) arba galite patys sukurti naujus, tačiau dėl jų reikia susitarti su visais asmenimis, kurie naudoja šią ataskaitą. naudos.

6 etapas.Pagrindinių ataskaitų formų sudarymas

Dabar būtina sukurti pagrindines vadovybės atskaitomybės formas (BDR, BDDS, Balansas). Būtina patikrinti, ar ataskaitose yra tiksliai ta informacija, kurią vadovybė naudojo anksčiau. Todėl formos turi būti pagrįstos tikrais duomenimis. Taigi, jei formos kuriamos Excel lentelėje, nepamirškite į ją įtraukti visą reikiamą analitinę apskaitą (pavyzdžiui, pagal apyvartos straipsnius), rodyti regionus ar prekių grupes, daryti stulpelius pagal mėnesį.

Jei formoms kurti naudojate „Verslo planavimo“ programinę įrangą, galite tai padaryti tik užpildę katalogą „Biudžeto formos“ ir patikrinę, ar ataskaitoje pateikiamas jums reikalingos analizės suskirstymas.

7 etapas.Kitų ataskaitų formų ruošimas

Remiantis naudojamais analitiniais žinynais, būtina sukurti kitas valdymo atskaitomybės formas. Iš pradžių turėtumėte sukurti formas, kurios bus panašios į tas, kurios jau naudojamos organizacijoje. Toliau reikėtų apsvarstyti panašių į jūsų įmonę organizacijų medžiagą ir įvertinti jų vartotojus, tada reikia pateikti pasiūlymą dėl papildomų ataskaitų formų įvedimo.

8 etapas.Formulių ir apskaičiuotų reikšmių įtraukimas į sugeneruotas ataskaitas

Šiame etape dokumentacija pradeda įgauti vadovybės atskaitomybės formą.

9 etapas.Ataskaitų formų pildymas

Jūs turite užpildyti formas tik realiais to paties mėnesio duomenimis. Taip pat būtina užpildytas formas derinti su tais asmenimis, kurie anksčiau dalyvavo rengiant vadovybės ataskaitas.

10 etapas.Ataskaitų teikimo su vartotojais derinimas

Užbaigtas ataskaitas reikia susitarti su vartotojais. Tokiu atveju yra galimybė, kad vadovybės ataskaitų dokumentai turės būti pataisyti ir užbaigti pagal gautas pastabas.

Taigi vadovybės ataskaitų rengimas vyksta etapais. Be to, kiekvienas iš jų yra labai svarbus, ir jūs turite įsitikinti, kad jis buvo teisingai užpildytas. Tik tada ataskaita bus sudaryta kompetentingai.

Kaip dažnai reikia teikti vadovybės ataskaitas?

Kaip dažnai reikia rengti vadovybės ataskaitas, sprendžia kiekvienas vadovas individualiai. Pagrindinis kriterijus renkantis dažnumą yra sprendimų, remiantis šiomis ataskaitomis, priėmimo savalaikiškumas. Tuo pačiu metu žemesniems valdymo lygiams sprendimų priėmimo efektyvumas yra svarbesnis nei aukštesniems. Todėl žemesnio lygio ataskaitos turėtų būti teikiamos dažniau.

Įprasta išskirti tris sąlyginius pagrindinius valdymo atskaitomybės teikimo laikotarpius.

1. Trumpalaikis ataskaitos sudaromos kuo dažniau – kasdien arba kartą per savaitę. Tačiau galutinis laikotarpis priklauso tik nuo gamybos specifikos. Tokios ataskaitos sudaromos remiantis pirminiais dokumentais įvairiais aspektais. Kitaip tariant, tai įmonei aktualiausia informacija, atspindinti svarbiausius ir dinamiškai kintančius gamybos aspektus. Dažniausiai tokią vadovybės atskaitomybės formą naudoja vidurinės grandies vadovai, kurie sprendimus priima remdamiesi šiais dokumentais.
2. Vidutinės trukmės ataskaitos generuojamos kas savaitę arba kas mėnesį. Jis sujungia esamus ir numatomus rodiklius. Tokiu būdu galite sekti prekių kainų pokyčius naudodamiesi paskutinio mėnesio duomenimis ir numatyti tolesnius pokyčius pagal besikeičiančias rinkos kainas. Pagrindiniai šių ataskaitų vartotojai yra aukščiausio lygio vadovai ir verslo lyderiai. Šių ataskaitų pagrindu priimti sprendimai yra ypač svarbūs įmonei ir daro didelę įtaką jos veiklos rezultatams.
3. Periodinis (arba ilgalaikis) vadovybės ataskaitos rengiamos kas mėnesį arba kartą per šešis mėnesius. Pagrindinis jos tikslas – sukurti ryšį su finansinėmis ataskaitomis, kad atspindėtų pokyčius ir ryšius tarp valdymo rodiklių ir atskaitomybės duomenų. Dėl to, kad kiekviena įmonė turi ketvirtines ataskaitas, toks vadovybės ataskaitų teikimas yra išskirtinai strateginis ir analitinis įrankis. Kadangi į situacijos pokyčius reikia reaguoti pagal finansines ataskaitas kas ketvirtį, svarbiausia vis dar yra trumpalaikės vadovybės ataskaitos, atspindinčios dinamikos pokyčius.

Nepaisant to, kad ataskaitų rengimą individualiai sprendžia pati įmonė, itin svarbu sudaryti atitinkamą grafiką, nes tokios ataskaitos yra neatsiejama visos organizacijos vidaus kontrolės sistemos dalis.

Jei nėra savalaikio grįžtamojo ryšio, yra didelė tikimybė, kad vadovas praras kontrolę. Tada visi tikslai praranda savo aktualumą ir lieka tiesiog neįgyvendintais planais, surašytais popieriuje. Jei nėra galimybės greitai išsiaiškinti organizacijos efektyvumo, vadovas praranda galimybę koreguoti įvairias problemas. Vidaus valdymo atskaitomybė yra svarbus įrankis vadovo rankose, kuriam tenka didelė atsakomybė už visų numatytų tikslų įgyvendinimą ir visų pavestų užduočių atlikimą.

Pagrindinis vidinių ataskaitų trūkumas tradiciniuose jų formavimo metoduose yra per didelis dėmesys klaidoms, o ne aukščiausio lygio vadovams reikalingos informacijos pateikimas, kuris iš tikrųjų leis jiems imtis efektyvių veiksmų. Taigi grįžtamasis ryšys dažnai yra skirtas tik audito organizavimui arba nutylėjimų, kurių nebeįmanoma ištaisyti, paieškai, o praeities įvykių akcentavimas nepalieka galimybės dirbti su ateitimi.

Kokie sunkumai gali būti susiję su vadovybės ataskaitų rengimu?

Verslo ir vadybos srities ekspertai mano, kad pagrindinė problema rengiant valdymo ataskaitas yra nepakankamas tiek organizacijos darbuotojų, tiek kai kuriais atvejais verslo vadovų ir savininkų lojalumas tokiai dokumentacijai. Neretai taip nutinka dėl nenoro skirti laiko papildomų ataskaitų generavimui, nes įmonės jau turi įsipareigojimų valstybinėms įstaigoms pateikti tam tikrus oficialius dokumentus, o tai taip pat atima daug laiko ir pastangų. Todėl pasitaiko, kad vadovybės atskaitomybė tiesiog nesuvokiama kaip tikrai verta dėmesio dokumentacija. Be to, taip gali galvoti ne tik direktorius, bet ir patys verslo savininkai, kaip minėta aukščiau. Faktas yra tai, kad vadovybė dažnai tokią ataskaitų teikimą suvokia kaip dar vieną būdą klaidinti vadovybės atstovus, ypač kai reikia nukreipti dėmesį nuo bet kokių nesėkmingų gamybos rodiklių.

Koks galėtų būti šios problemos sprendimas? Paprastai analitikai pataria pradėti nuo valdymo lygio. Vadovybės ataskaitų rengimu pirmiausia turėtų būti suinteresuoti aukščiausio lygio vadovai, nes būtent jie gali suformuluoti visus reikiamus lokalinius teisės aktus, pagal kuriuos kiti darbuotojai turės padėti formuoti atitinkamus dokumentus.

Kitas sunkumas sprendžiant šią problemą yra poreikis nuolat kurti naujus ataskaitoje pateiktų skaičių aiškinimo metodus. Yra šio fakto sąlygiškumas dėl verslo gamybos struktūros pokyčių. Dirbant su apskaita ir finansinėmis ataskaitomis nereikia interpretuoti skaičių, vadinasi, galima naudoti standartizuotas formas, kuriose fiksuojami atitinkami rodikliai.

Vadovybės ataskaitos yra skirtos kitoms problemoms spręsti. Visų pirma, šios ataskaitos reikalingos pačiai įmonei, o ne kokioms nors valdžios institucijoms (skirtingai nei apskaitos ir finansinės atskaitomybės formos). Net jei vadovybės ataskaitose pateiktų skaičių interpretacija, atsižvelgiant į tam tikro laikotarpio gamybos struktūrą, vaidino teigiamą vaidmenį, nėra garantijos, kad ji bus tokia pat naudinga, jei pasikeis tam tikrų verslo procesų ypatybės.

Jei gamybos srityje įvyks kokių nors pokyčių, ataskaitų dokumentacijos rengėjas bus priverstas tobulinti skaitmeninių duomenų interpretavimo metodus. Tai gana ilgas procesas, nes sudarytojui greičiausiai teks praleisti ne tik savo, bet ir asmeninį kolegų laiką, į kuriuos gali kreiptis patarimo, nuomonės ar kokių nors pagalbinių rodiklių, atspindinčių darbo rezultatus. įmonė.

Puikus šios problemos sprendimas – užmegztas bendravimas tarp kolegų (pavyzdžiui, susitikimai, kuriuose apžvelgiami esami rodikliai ir kuriamos priemonės jiems tobulinti, įskaitant naujų ataskaitų teikimo metodų, tokių kaip vadyba, diegimą).

Ką apima vadovybės ataskaitų analizė?

Be galo svarbu ne tik teisingai parengti vadovybės ataskaitas, bet ir teisingai interpretuoti gautus rodiklius bei duomenis. Norėdami geriau ir vizualiau suvokti, turėtumėte naudoti ne tik skaičiuokles, bet ir grafinius vaizdus (įskaitant diagramas) su tekstiniais aprašymais. Pravers dabartinio laikotarpio rodiklius palyginti su panašiais ankstesnių metų ir kt.

Vadovybės atskaitomybės analizės tikslas – įvertinti įmonės efektyvumą ataskaitiniu laikotarpiu.

Atliekamas analitinis darbas siekiant įvertinti:

• veiklos ir grynojo bei kitų rūšių pelno apskaičiavimas;
• skolos ir nuosavo kapitalo santykis, galimybė apmokėti įsipareigojimus.

Verta naudoti likvidumo, verslo aktyvumo, mokumo, rinkos aktyvumo ir kapitalo struktūros finansinių rodiklių grupes. Jie kuriami remiantis pagrindiniais valdymo poreikiais ir gali būti naudojami ne tik kartu, bet ir atskirai.

Su rodikliais, kuriuos planuojama naudoti ateityje priimant strateginius sprendimus, reikia vertinti itin atsargiai. Tais atvejais, kai juos apskaičiuojant naudojami netikslūs duomenys ar didelės metodinės klaidos, kyla didelė rizika, nes galite padaryti rimtų valdymo klaidų, kurios sukels didelių finansinių sunkumų.

Kitas svarbus dalykas – suprasti iš esmės svarbius Rusijos ir tarptautinių finansinės atskaitomybės standartų skirtumus. Faktas yra tas, kad kai kurios sąvokos, išverstos į rusų kalbą, gali būti aiškinamos skirtingai (pavyzdžiui, Rusijos Federacijoje piniginiai ištekliai suprantami kaip lėšos, esančios įmonės kasoje ar banko sąskaitoje ir pagal Tarptautinę Standartai, piniginiai ištekliai taip pat apima visą labai likvidų turtą, kuris gali būti konvertuojamas į ekvivalentą užsienio valiuta). Kitas svarbus skirtumas yra apskaitos metodas: pavyzdžiui, Rusijos Federacijoje kartais taikomas kaupimo metodas, o pagal TFAS priimamas tik grynųjų pinigų metodas.

TFAS pateikia reikalingiausią informaciją valdymo apskaitai, ją greičiau ir dažniau naudoja finansų direktoriai.

Kada reikalingas valdymo ataskaitų teikimo automatizavimas?

Pradėti automatizuoti valdymo ataskaitų teikimą verta tada, kai jau esate susikūrę tokio pobūdžio apskaitos procedūras arba tais atvejais, kai iš pradžių galite sudaryti aiškią ir kompetentingą techninę specifikaciją programuotojams, kurie dirbs su pasirinktu programiniu produktu.

Automatizuotas valdymo ataskaitų teikimas turėtų būti laipsniškas. Pradėti reikia nuo finansinės apskaitos automatizavimo. Vertėtų detaliai sudaryti finansinių išteklių judėjimo biudžetą pagal atsakomybės taškus, pajamų, išlaidų straipsnius. Visa tai – tik kontroliuojamas apskaitos procesas.

Jei įmonėje iš viso nėra valdymo apskaitos arba ji yra kuriama, tuomet verta pagalvoti apie „perėjimą nuo paprastos prie sudėtingo“ metodo.

Norint tinkamai parengti valdymo ataskaitas, jums reikia:

• apibrėžti atsakomybės taškų schemą;
• nustato piniginio biudžeto formą, kuriai reikalingas kompetentingas šio biudžeto punktų paskirstymas;
• pateikti mokėjimo prašymą.

Tuo pačiu, norint automatizuoti valdymo ataskaitų teikimo sistemą, nebūtina įsigyti brangios ERP sistemos. Yra didelis pasirinkimas apskaitos programų, kurios leis automatizuoti valdymo ataskaitų teikimą.

Jei dar neturite 1C, kad galėtumėte pradėti automatizuoti valdymo ataskaitų teikimą, tuomet verta įsigyti šią programą. Tai padeda automatiškai sekti lėšų judėjimą. Žinoma, yra ir brangesnių programų variantų, tačiau reikia atsižvelgti į šiuos dalykus.

1. Jūsų įmonei nebūtinai reikia daugybės funkcijų.
2. Jei jūsų organizacija dar nesukūrė valdymo ataskaitų teikimo, negalėsite iš karto parengti kompetentingų techninių specifikacijų programuotojams. Be to, kuo daugiau verslo veiklos sričių planuojate atsiskaityti, tuo daugiau laiko prireiks atitinkamiems nustatymams atlikti.
3. Ne kiekvienas standartinis sprendimas, kurį jums pasiūlys konsultantas, tiks jūsų verslui. Jei norite neatsilikti nuo standartų, turite arba pakeisti savo produkciją į programą, arba pritaikyti programą savo produkcijai, tačiau ne visi programinės įrangos produktai tinka tokiam apdorojimui. Be to, tai užtruks.
4. Nemanykite, kad vien dėl to, kad sumokėjote didelius pinigus rinkoje žinomam tiekėjui, sėkmingas automatizavimas yra garantuotas. Bet kokiu atveju techninę užduotį turėsite sukurti patys, nes jei ją sudarys tiekėjos įmonės atstovai, vargu ar jie galės atsižvelgti į visus svarbius jūsų verslo niuansus.

Kai nėra nusistovėjusių valdymo apskaitos procedūrų, norint parengti ir susitarti dėl techninių specifikacijų, nuo pat pradžių reikės išsiaiškinti visus verslo aspektus. Tuo pačiu metu nepaprastai svarbu negaišti laiko ir nestabdyti viso šio proceso.

Valdymo ataskaitų generavimas naudojant išorines paslaugas

Jei nuspręsite pradėti naudoti valdymo ataskaitų teikimą savo organizacijoje, bet nesuprantate nuo ko pradėti, tuomet turėtumėte pasirinkti šios srities specialistus ir patikėti jiems šią užduotį. Štai pagrindiniai ženklai, apibūdinantys tikrus šios srities profesionalus.

1. Ataskaitų teikimo efektyvumas

Tais atvejais, kai ataskaitų dokumentai pateikiami lėtai ir pavėluotai, duomenys tampa nereikšmingi. Tokios ataskaitos neturi jokios vertės, nes neįmanoma priimti teisingo sprendimo remiantis netekusiais aktualumo duomenimis.

Tais atvejais, kai ataskaitų teikimas gaunamas daug vėliau nei vadovo prašymas, jis neturi jokios vertės – pagalvokite apie naujos sistemos diegimą iš kitos užsakomosios įmonės.

1. Informacijos patikimumas

Tais atvejais, kai neįmanoma patvirtinti duomenų, o darbuotojai negali paaiškinti, iš kur gaunami tam tikri skaitmeniniai duomenys, verta daryti išvadą, kad sistema toli gražu nėra tobula arba nemoka kvalifikuotai ja naudotis. Bet kokiu atveju kalti tie, kurie įdiegė tokią valdymo atskaitomybės sistemą.

1. Ataskaitos pateikiamos paprastu ir suprantamu formatu

Dažniausiai vadovai neturi laiko skirti sau sudėtingų lentelių ir grafikų supratimui, taip pat svarbios informacijos paieškai tarp nereikalingų duomenų. Todėl vadovybės ataskaitos turėtų būti aiškios, glaustos ir struktūrizuotos. Tačiau verta atsiminti, kad perdėtas detalumas yra toks pat blogas kaip ir nereikalinga informacija. Taigi, būtina rasti aukso vidurį.

Informacija apie ekspertus

Jevgenijus Kabanovas, Krasnodaro srities Kubanagroprod įmonių grupės generalinis direktorius. GC „Kubanyagroprod“ – tai agrarinės pramonės vertikaliai integruota įmonė, kontroliuojanti visą ūkinių gyvūnų pašarinių sojų baltymų gamybos technologinį procesą (sojų pupelių supirkimas, sandėliavimas, perdirbimas) bei galutinių produktų – sojų baltymų ir sojų aliejaus – pardavimą. Grupę sudaro trys įmonės Krasnodaro srityje ir pardavimo biuras Maskvoje. Organizacijos forma: LLC. Vieta: Krasnodaro sritis

Natalija Gazizova, Epicor Scala CIS atstovybės Maskvoje vadovas. Įmonė Epicor Scala CIS užsiima ERP klasės valdymo automatizavimo informacinių sistemų SCM (tiekimo grandinės valdymas – integruotas medžiagų ir informacijos srautų valdymas visoje tiekimo grandinėje), CRM ir ESA (įmonių paslaugų automatizavimas – automatizavimas) kūrimu ir diegimu. paslaugų įmonių ir į dizainą orientuoto verslo). Įmonė turi biurus Maskvoje, Sankt Peterburge, Almatoje ir Kijeve. Pagrindinė būstinė yra Irvine (JAV, Kalifornija), biurai ir filialai yra visame pasaulyje. Tarp verslo klientų NVS šalyse: Novotel, Marriott, Hyatt, Tetra Pak, ABB, Danone, CPC Foods, Bolševikų gamykla, Čeliabinsko elektrometalurgijos gamykla, Svetogorsko OJSC, Novorosijsko laivybos kompanija.

Pavelas Menšikovas, bendrovės Mostotrest generalinio direktoriaus valdymo biuro vyriausiasis buhalteris, bendrovės Mostotrest vyriausiojo buhalterio pavaduotojas, Maskva. Pavelas Menšikovas baigė Maskvos plieno ir lydinių institutą (MISiS). Efektyviai veikiančių padalinių kūrimo ir įmonių informacinių sistemų diegimo ekspertas. Prieš prisijungdamas prie „Mostotrest“ vadovavo konsultavimo projektams įvairiose pramonės šakose (nuo paslaugų sektoriaus iki pramonės; vykdė užsakymus iš didžiausių pramonės holdingų, įskaitant Jungtinę metalurgijos įmonę ir „Uralkali“ įmonę). Veda seminarus valdymo apskaitos, dokumentų valdymo ir organizacijos plėtros klausimais. Knygos „Buhalterija be skubotų darbų ir problemų autorius. Kaip sukurti efektyvų apskaitos darbą. Praktinis vadovas direktoriams ir buhalteriams“ (M.: Dobraya kniga, 2010).

Pagrindinis vadovybės atskaitomybės formavimo tikslas – tenkinti vadovybės informacinius poreikius įmonės viduje, pateikiant rodiklius fizine ir pinigine forma, kurių dėka galima vertinti, kontroliuoti, planuoti ir numatyti jos padalinių veiklą.

Tokios ataskaitos rengiamos savanoriškai. Jo nereikia siųsti kontrolės institucijoms.

Vadovybės atskaitomybė – ką ji apima

Vadovybės atskaitomybės, susijusios su generolo pareigomis, struktūroje. direktorius ir jo pavaduotojai, gali būti įrašoma ši informacija:

• Pagamintų produktų savikaina;
• Nebaigto gaminio gamybos proceso charakteristikos;
• Į sandėlį siunčiamų prekių gamybos apimtys;
• Medžiagų ir pusgaminių kiekiai, kurie naudojami gaminant prekes.

Valdymo ataskaitų generavimas

Vadovybės ataskaitos generuojamos tokia tvarka:

1. Išaiškinimas iš geno. direktorius, taip pat jo pavaduotojai, kokią informaciją jam reikia pateikti ir kokiu dažnumu.
2. Pagrindinės informacijos teiraukitės įmonės buhalterio.
3. Dokumentacijos, kuri atspindės pagrindinius veiklos rodiklius, rengimas. Už ataskaitų teikimą atsakingas darbuotojas gali parengti tokius dokumentus kiekvienam valdymo organui atskirai.
4. Tiesioginis ataskaitos rengimas.

Vadovybės ataskaitų rengimas

Rengiant vadovybės ataskaitas taikomi šie reikalavimai:

• Ataskaitoje esanti informacija turi visiškai atitikti tikslą, kuriam ataskaita rengiama;
• Ataskaitoje neturėtų būti šališkų nuomonių ir subjektyvių vertinimų;
• Ataskaita turi būti lyginama su planais;
• Ataskaitoje neturėtų būti nereikalingos informacijos – kuo ji mažesnė, tuo lengviau suprasti jos turinį.

Vadovybės atskaitomybė – pavyzdys

Štai valdymo ataskaitų struktūros pavyzdys:

Ataskaitų sudarymas	Pagrindiniai ataskaitų teikimo vartotojai
Ataskaita apie įmonės finansinius rezultatus (pagrindiniai pranešimai)
Pinigų srautų ataskaita	Įmonės valdymo ir biudžeto komitetas
Ataskaita apie patirtą pelną ir nuostolius
Prognozuojamas (vadybinis) balansas
Vadovybės ataskaitos apie įmonės finansinius rezultatus
Įmonės pajamų ir sąnaudų sudėties, struktūros ir pokyčių analizė bei jų ryšio įvertinimas	Įmonės vadovybė ir akcininkai
Pelno rodiklių pokyčių analizė
Kaštų ir naudos analizė
Ataskaitų teikimas apie operacijų vykdymą įvairiems tikslams skirti biudžetai
Gautinų sumų ataskaita	Pardavimų vadovas, Apskaitos ir finansų skyrius
Mokėtinų sąskaitų ataskaita	Pirkimų, Finansų ir Buhalterinės apskaitos skyriaus vedėja
Medžiagų pirkimo ataskaita	Gamybos ir tiekimo padalinių vadovai
Pagamintos produkcijos pardavimo ataskaita	Pardavimų skyriaus vadovas
Ataskaita apie turimas medžiagų ir gatavų gaminių atsargas	Pardavimo skyriaus ir tiekimo skyriaus vadovai, vyr. sandėlį
Ataskaita apie vykdomus darbus	Vyriausiasis inžinierius, gamybos ir pardavimo skyriaus vadovai

Valdymo apskaita skirta atspindėti faktinę įmonės padėtį ir atitinkamai pagal šiuos duomenis priimti valdymo sprendimus. Tai lentelių ir ataskaitų sistema su patogia kasdienine pinigų srautų, pelno ir nuostolių, atsiskaitymų su tiekėjais ir klientais, produktų sąnaudų ir kt.

Kiekviena įmonė pasirenka savo valdymo apskaitos tvarkymo būdą ir analitikai reikalingus duomenis. Dažniausiai lentelės sudaromos „Excel“.

Valdymo apskaitos pavyzdžiai Excel programoje

Pagrindiniai įmonės finansiniai dokumentai yra pinigų srautų ataskaita ir balansas. Pirmasis parodo pardavimų lygį, gamybos ir prekių pardavimo kaštus per tam tikrą laikotarpį. Antrasis – įmonės turtas ir įsipareigojimai, nuosavas kapitalas. Lygindamas šias ataskaitas vadovas pastebi teigiamas ir neigiamas tendencijas ir priima valdymo sprendimus.

Katalogai

Apibūdinkime darbo kavinėje apskaitą. Įmonė parduoda savo gaminius ir įsigytas prekes. Yra ne veiklos pajamų ir išlaidų.

Duomenų įvedimui automatizuoti naudojama Excel valdymo apskaitos skaičiuoklė. Taip pat rekomenduojama sudaryti žinynus ir žurnalus su pradinėmis reikšmėmis.

Jei ekonomistas (buhalteris, analitikas) planuoja surašyti pajamas pagal straipsnius, tada jiems galima sukurti tą patį katalogą.



Patogūs ir suprantami pranešimai

Nereikia sutalpinti visų skaičių apie kavinės darbą į vieną ataskaitą. Tegul tai būna atskiros lentelės. Kiekvienas iš jų užima vieną puslapį. Rekomenduojama plačiai naudoti tokius įrankius kaip „Išskleidžiamieji sąrašai“ ir „Grupavimas“. Pažiūrėkime į restorano-kavinės valdymo apskaitos lentelių pavyzdį programoje Excel.

Pajamų apskaita

Pažiūrėkime atidžiau. Gauti rodikliai buvo rasti naudojant formules (naudoti įprastiniai matematiniai operatoriai). Lentelės pildymas automatizuotas naudojant išskleidžiamuosius sąrašus.

Kurdami sąrašą (Duomenys – Duomenų patikrinimas) remiamės pajamoms sukurtu Katalogu.

Išlaidų apskaita

Tie patys metodai buvo naudojami ir ataskaitai pildyti.

Pelno ir nuostolio ataskaita

Dažniausiai valdymo apskaitos tikslais naudojama pelno (nuostolių) ataskaita, o ne atskiros pajamų ir sąnaudų ataskaitos. Ši nuostata nėra standartizuota. Todėl kiekviena įmonė renkasi savarankiškai.

Sukurtoje ataskaitoje rezultatams apskaičiuoti naudojamos formulės, automatinis straipsnių užpildymas naudojant išskleidžiamuosius sąrašus (nuorodos į katalogus) ir duomenų grupavimas.

Kavinės nuosavybės struktūros analizė

Analizės informacijos šaltinis yra balansinis turtas (1 ir 2 skyriai).

Norėdami geriau suvokti informaciją, padarykite diagramą:

Kaip matyti iš lentelės ir paveikslo, analizuojamos kavinės turto struktūroje pagrindinę dalį užima ilgalaikis turtas.

Tuo pačiu principu analizuojamas ir balansinis įsipareigojimas. Tai yra resursų šaltiniai, per kuriuos veikia kavinė.