Vis dažniau daugeliui sekretorių tenka susidurti su darbu su elektroniniais dokumentais. Tačiau, deja, tik nedaugelis žino darbo su jais taisykles ir pagrindus. Siekdami užtikrinti, kad elektroniniai dokumentai nebekeltų suglumimo ir sumišimo darbuotojų veiduose, rekomenduojame juos supažindinti su šiuo straipsniu.
Iš šio straipsnio sužinosite:
- dokumentų, kurie yra elektroninės formos, sąrašas;
- kaip registruojami elektroniniai dokumentai;
- darbo su elektroniniais dokumentais pagrindai;
- kokių tipų elektroninių dokumentų laikmenos egzistuoja;
- kaip tinkamai saugoti dokumentus elektroniniu būdu;
- teisingas elektroninių dokumentų įforminimas.
Elektroniniai dokumentai vis dažniau pakeičia įprastą popierinę dokumentaciją. Tai paaiškinama labai paprastai – su jais lengviau dirbti, lengviau organizuoti prieigą prie jų, o jų laikymui nereikia daug vietos. Tačiau ne visi tipai gali būti saugomi elektroniniu būdu.
Elektroninės formos dokumentų sąrašas
Yra tam tikras elektroninės formos dokumentų sąrašas, kuris sudaromas iš gaunamos korespondencijos ir organizacijoje sukurtų elektroninių dokumentų. Be to, taip pat leidžiama elektroniniu būdu saugoti pirminius dokumentus, biudžeto apskaitos registrus ir biudžeto ataskaitas. Tai paaiškinama tuo, kad dauguma buhalterinių operacijų atliekamos naudojant specialias programas, kurios leidžia susikurti ir saugoti atitinkamą dokumentaciją.
HR dokumentai gali būti saugomi ir elektroniniu būdu. Pavyzdžiui, jei organizacija samdo darbuotoją dirbti nuotoliniu būdu, tai darbo sutartis gali būti surašyta elektroniniu būdu ir tuo pačiu būdu iš darbuotojo gaunant visus reikiamus dokumentus. Tačiau bet kuriuo atveju darbdavys privalo paštu atsiųsti spausdintą įvykdytos darbo sutarties kopiją.
Dokumentų registravimas elektronine forma
Dažniausiai elektroninėse dokumentų valdymo sistemose (EDMS) naudojama kortelių registravimo sistema. Jis pagrįstas dokumento registracijos kortelės (RC) arba registracijos kontrolės kortelės (RCC) sukūrimo principu. Jame yra visi pagrindiniai verslo dokumento duomenys ir, kaip taisyklė, kopija arba pats elektroninis dokumentas. Toliau kortelė ir prie jos pridedami priedai saugomi elektroninės dokumentų valdymo sistemos duomenų bazėje.
Pažymėtina, kad skirtingose EDMS registracijos kortelių laukelių (detalių) rinkinys gali skirtis. Patogiausios yra tos elektroninės dokumentų valdymo sistemos, kurios leidžia vartotojams savarankiškai įtraukti reikalingus duomenis į sąrašą arba pasirinkti dokumentų valdymo tipą ir jo detalių sudėtį.
Darbas su dokumentais elektronine forma
Daugelis organizacijų vadovų jau tvarko apskaitą, įskaitant apskaitą ir mokesčius, elektronine forma. Ir nors popierinių pirminių dokumentų kol kas visiškai atsisakyti negalima, vis daugiau dokumentų tvarkoma elektroniniu būdu. O bendravimas su mokesčių institucijomis sutaupo daug laiko ir pastangų naudojant ED sistemas.
Kalbant apie elektroninius dokumentus, remiantis Federalinio įstatymo Nr. 63-FZ normomis, pasirašytais paprastu elektroniniu parašu arba sustiprintu nekvalifikuotu elektroniniu parašu, tokie dokumentai apskaitos ir mokesčių tikslais pripažįstami lygiaverčiais popieriniams dokumentams, pasirašytiems ranka rašytiniu parašu. .
Rusijos Federacijos mokesčių kodekso nustatytais atvejais kvalifikuoto elektroninio parašo naudojimas yra privalomas (elektroninėms sąskaitoms faktūroms, elektroniniu būdu bendraujant su mokesčių institucija, įskaitant mokesčių ataskaitų teikimą).
Yra dviejų tipų elektroniniai parašai: sustiprintas nekvalifikuotas elektroninis parašas (toliau – NEP) ir sustiprintas kvalifikuotas elektroninis parašas (toliau – CES). Tuo pačiu metu elektroninių dokumentų valdymo dalyviai, siekdami bendrauti su sandorio šalimis, sudaro atitinkamą sutartį, kurioje nustatoma elektroninio bendravimo tvarka ir elektroninio parašo tipas.
Elektroninių dokumentų laikmenų rūšys
Vienas pagrindinių elektroninės dokumentacijos privalumų – tai leidžia greitai ir kokybiškai organizuoti darbą su dokumentais. Tokio formato medžiagas lengva pasirašyti, net jei jas pasirašyti privalantys darbuotojai yra toli vienas nuo kito. Dėl to galima sutaupyti daug laiko ir pastangų. Be to, elektroninio archyvo buvimas leidžia išvengti būtinybės skirti daug vietos organizacijoje popieriniam archyvui. Sukauptiems popieriams saugoti reikės skirti atitinkamą plotą įmonės teritorijoje, taip pat pasamdyti aukštos kvalifikacijos archyvarą, galintį organizuoti kvalifikuotą darbą su turimomis medžiagomis. Norint saugoti elektroninį archyvą, tereikia kompaktiškos keičiamos laikmenos arba kelių standžiųjų diskų.
Pavyzdžiui, naudojant diskus kaip laikmeną, temperatūros ir drėgmės sąlygoms keliami gana griežti reikalavimai. Teisingas šių parametrų pasirinkimas leidžia užtikrinti fizinę laikmenų saugumą dešimtmečius.
Dokumentų saugojimas elektroniniu būdu
Norint saugoti elektroninius dokumentus archyve, reikia turėti didelės talpos laikmeną, nes atrodo, kad nedera pažeisti dokumentacijos, kuri sudaro vieną semantinį bloką arba yra susijusios su vienu skyriumi, vientisumo.
Praktika rodo, kad daugelyje įmonių sukurta sistema pasižymi šiomis savybėmis: periodiškai reikalingi (t.y. nuolat paklausūs) dokumentai saugomi atlikėjų kompiuteriuose, kurių prieiga prie jų yra atvira atliekant atlikimą. tarnybinių pareigų. Dokumentacija, kurios poreikis iškyla daug rečiau, saugoma atsarginiame serveryje arba įvairios (reikalingos) talpos išorinėse laikmenose.
Dokumento įforminimas elektronine forma
Dokumento įforminimas elektronine forma vykdomas pagal analogiją su popierine laikmena. Paprastai daugelis EDMS turi keletą standartinių elektroninių dokumentų formų. Tai ypač aktualu dirbant su apskaitos ir mokesčių dokumentais, kur registravimo tvarka yra aiškiai apibrėžta ir reglamentuota.
Be to, kiekviena organizacija turi teisę susikurti savo asmenines formas elektronine forma. Juos patartina naudoti esant dideliam elektroninių dokumentų srautui, nes tai labai supaprastina poreikį nuolat pildyti rekvizitus.
Prieš įtraukiant esamus elektroninių dokumentų rūšys, pažvelkime į apibrėžimą.
Kas yra elektroninis dokumentas, parašyta 2006 m. liepos 27 d. Federaliniame įstatyme Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“. Tai dokumentuota informacija, pateikta elektronine forma, tai yra tokia forma, kuri tinka žmogaus suvokimui naudojant elektroninius kompiuterius, taip pat perdavimui informacijos ir telekomunikacijų tinklais arba apdorojimui informacinėse sistemose.
Elektroninių dokumentų rūšys
Yra daug daugiau nei viena klasifikacija, kuri išskiria tam tikrus elektroninių dokumentų rūšys. Pažvelkime į dažniausiai pasitaikančius.
Pagal turinio tipą. Dažniausiai elektroniniai dokumentai klasifikuojami pagal turinio tipo kriterijų. Tokiu atveju paskirstykite tekstas, grafika, animacija, garsas, multimedija failus.
Pagal prieinamumą. Priklausomai nuo prieinamumo laipsnio, elektroninis dokumentas gali būti atidaryti Ir paslėptas. Atviri elektroniniai dokumentai yra vieši, prieinami daugeliui žmonių, nes juose nėra paslapčių. Taip dažniausiai atrodo informacija interneto svetainėse, licencijavimo sutartyse, kainoraščiuose ir kt. Paslėptus elektroninius dokumentus gali matyti tik ribotas skaičius žmonių, nes juose yra konfidencialios informacijos, kartais sudarančios komercinę ar net valstybės paslaptį.
Remiantis elektroninio parašo buvimu. Visus elektroninius dokumentus galima suskirstyti į pasirašytus ir nepasirašytus. Tikriausiai žinote, kad elektroninio parašo (toliau – ES) dėka galite identifikuoti elektroninį dokumentą pasirašiusį asmenį. Todėl autorystę galima nustatyti. Be to, elektroninis parašas garantuoja elektroninio dokumento vientisumą ir nekintamumą.
Elektroninių dokumentų klasifikavimas pagal pramonės šakas taip pat vyksta, ypač šiandien, kai elektroninis dokumentų valdymas apima vis daugiau mūsų veiklos sričių. Kiekviena pramonės šaka naudoja ir visuotinai priimtus, ir specifinius dokumentus. Pavyzdžiui, mažmeninėje prekyboje - sąskaitos faktūros, atliktų darbų aktai, sąskaitos TORG-12, nustatyto neatitikimo aktai TORG-2, koregavimo sąskaitos faktūros. Energijos pardavimo komplekse yra tie patys pirminiai duomenys plius sutikrinimo ataskaitos, apmokėjimo sąskaitos ir kt.
Buhalterinės apskaitos elektroninių dokumentų rūšys
Dažniausiai įmonės keičiasi pirminiais dokumentais. Pažvelkime atidžiau į pirminių tipų tipus:
- sąskaita faktūra, pagal 1 str. 169 Rusijos Federacijos mokesčių kodekso antroji dalis gali būti sudaryta ir paskelbta elektronine forma. Remiantis Federalinės mokesčių tarnybos 2012-05-03 įsakymu N ММВ-7-6/138@, elektroninė sąskaita faktūra (toliau – ESF) turi atitikti .XML formatą. Kai kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašo įmonės vadovas ar įgaliotas asmuo, ESF įgyja juridinę reikšmę.
Išsamią informaciją apie elektroninių sąskaitų faktūrų naudojimą, keitimąsi jomis tarp sandorio šalių ir reguliavimo subtilybes rasite leidinyje „Elektroninė sąskaita. Naudojimo instrukcijos“.
- Pažymėjimas apie atliktus darbus (paslaugas) Iki šiol jis neturi privalomo elektroninio formato. Yra rekomenduojamas naudoti formatas – .XML. Nepaisant to, kad įstatymas nenumato konkrečios darbo su elektroniniu aktu, keitimosi duomenimis tvarkos elektroninio dokumento tipas tai įmanoma ir be operatorių pagalbos.
Naudokite bet kokį jums patogų formatą – pavyzdžiui, .PDF. Tačiau yra svarbus niuansas: jei Federalinė mokesčių tarnyba gaus pretenziją elektronine forma, tuomet atliktų darbų aktus turėsite pateikti .XML formatu.
- Važtaraštis (TORG-12) vis dažniau naudojamas ir elektronine forma. Paprastai jis kompiliuojamas vienu iš trijų formatų – .XML, .JPG arba .TIF. Tokiu atveju organizacijos gali pačios sukurti važtaraščio formą. Bet turi būti įvykdyta pagrindinė sąlyga: dokumente turi atsispindėti nemažai detalių (prekės pavadinimas ir jos kiekis, PVM ir PVM suma ir kt.).
Daugiau apie tai galite perskaityti mūsų medžiagoje „Elektroninis važtaraštis“.
Apibendrindamas tai, kas išdėstyta pirmiau, norėčiau dar kartą pažymėti:
Elektroniniai dokumentai prasiskverbė į įvairias veiklos sritis
Atsiradus elektroniniams dokumentams, žmonių gyvenimas tapo daug lengvesnis, ypač kalbant apie jų darbinę veiklą. Elektroninio dokumento sukūrimas užima daug mažiau laiko, jį patogiau saugoti, o reikiamos informacijos, pateiktos skaitmenine forma, paieška užtrunka per kelias minutes. Žodžiu, elektroniniai dokumentai turi daug privalumų, o šiandien įvairiose srityse dirbantys žmonės gali įvertinti juos visus – nuo apskaitos iki prekybos, nuo energijos tiekimo įmonių iki draudimo. Svarbiausia nesusipainioti, nes laikui bėgant atsiranda vis daugiau elektroninių dokumentų rūšių, o kai kurių iš jų (pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų) įforminimui valstybė kelia griežtus reikalavimus.
Informacijos teisės formavimosi ir raidos veiksniai ir sąlygos.
· Eksponentinė mokslo ir technikos pažangos raida, sudariusi prielaidas sukurti kompiuterius, kaip svarbiausią techninę socialinės pažangos priemonę apskritai.
· Naudojimas 1970–1980 m. sandūroje. naujos technologinės informacijos perdavimo formos arba skaitmeninės ryšio linijos.
· Naujos klasės žinioms imlių (aukštųjų) informacinių technologijų kūrimas – galingas socialinių transformacijų rodiklis
2) Socialinės prielaidos (atspindi dokumentuose: Informacinės visuomenės plėtros strategija; valstybinė programa „informacinė visuomenė“; e. valdžios formavimo koncepcija):
· Masinė informatizacija – organizuotas socialinis ekonominis, mokslinis ir techninis informacijos poreikių tenkinimo procesas visose žmogaus veiklos srityse, pagrįstas IT diegimu ir kt.
· Aktyvus informacinių teisės aktų formavimas, informatizacijos plėtra.
· Informacinių ir teisinio ciklo disciplinų įvedimas į ugdymo procesą
· Informacinės sferos teisinės paramos mokslo plėtra.
Informacinės visuomenės, kaip informacinės teisės raidos veiksnio, problemos.
1) Informacinės konfrontacijos gilinimas kaip nauja prieštaravimų ir socialinės konfrontacijos sprendimo forma
2) Informacijos saugumas ir elektroniniai nusikaltimai
3) Žmogaus privatumo apsauga informacinėje sferoje
5) „biologinės revoliucijos“ galimybė
Informacijos laisvės kaip informacijos teisės raidos veiksnio problemos
Informacijos laisvė = teisė į informaciją.
Informacijos laisvę lemia tokie veiksniai kaip:
1) Teisių ir pareigų pusiausvyra
2) Abipusė pagarba kiekvieno asmens teisėms
3) Aukštas informacinės kultūros lygis
Federaliniame įstatyme „Dėl informacijos“ informacija buvo apibrėžta kaip teisinė kategorija:
Informacija – tai informacija, pranešimai, duomenys, nepriklausomai nuo jų pateikimo formos.. Remiantis šiuo apibrėžimu, informacija apibrėžiama kaip teisės objektas.
Sąvoka yra žodis, turintis būdingų bruožų
Žodžio ir sąvokos informacija turi kategoriškų savybių, t.y. yra mokslinė kategorija.
1) Daiktai ir tikrovės objektai
2) Daiktų ir tikrovės objektų atspindėtas vaizdas
3) Žmogaus sąmonė, kurios pagalba atspindimas vaizdas
4) Simbolis (išorinė vaizdo forma) ir jo materialusis nešėjas.
1) Asmens duomenys (2006 m. federalinis įstatymas) – asmeninio pobūdžio informacija; informacija apie asmenį, ji apima tam tikras savybes (individualus). Remiantis šiomis savybėmis, žmogus visuomenėje apibrėžiamas ir apibrėžia jį kaip individą.
Asmens duomenys – tai informacija apie asmenį, kuri apibrėžia jo.
3) Masinė informacija (pats pirmasis įstatymo objektas - 1991 m. federalinis įstatymas „Dėl žiniasklaidos“) - informacija ir pranešimai, skirti neapibrėžtam žmonių ratui, taip pat kita medžiaga (spausdinta, garso ir televizijos). Tai apibūdina informacijos laisvę. Masinė informacija kaip informacijos laisvės atspindys atsirado 1991 m.
4) Kredito istorija - atspindi skolintojo-skolininko procesą, paskolos sutarties vykdymo procesą (Federalinis įstatymas „Dėl kredito istorijos“ 2004).
5) Genominė informacija (2008 m. federalinis įstatymas dėl valstybinės genomo registracijos Rusijos Federacijoje) – tam tikra užkoduota informacija asmeninio pobūdžio, kuris atspindi tam tikrus DNR fragmentus.
3. Informacija kaip teisės objektas – teisinis modelis, apibendrintas teisinis konkrečių materialaus ir nematerialaus pobūdžio gėrybių vaizdas, bet būtinai gamtos informacija. Materialumas yra materialus informacijos nešėjas.
Elektroninė informacija kaip teisės objektas.
Elektroninė informacija yra esamos tikrovės vaizdas, sukurtas ir pateikiamas simboline (dvejetaine) forma, naudojant specialiai sukurtą dirbtinę kalbą, skirtą paskyrai kompiuterio atmintyje.
Elektroninės informacijos rūšys: elektroninis pranešimas, elektroninis parašas, universali elektroninė kortelė.
El. paštas– informacinio ir telekomunikacijų tinklo vartotojo perduodama arba gaunama informacija
Telematinė el. pašto žinutė– vienas ar daugiau telekomunikacijų pranešimų, kuriuose yra informacija, susisteminta pagal sąveikaujančios informacinės sistemos ir abonento terminalo palaikomą mainų protokolą.
Šlamštas – telematinė elektroninė žinutė, skirta neribotam asmenų skaičiui, teikiama be išankstinio abonento sutikimo, neleidžianti identifikuoti siuntėjo).
Virusas– programinė įranga, kuri tikslingai lemia abonento ir vartotojo įstatyminių teisių pažeidimą, t. į informacijos rinkimą, tvarkymą, perdavimą be abonento sutikimo ir pan.
Elektroninis dokumentas– dokumentuota informacija, pateikta elektronine forma, t.y. tinkamas žmogaus suvokimui naudojant kompiuterį, taip pat perdavimui informacijos ir telekomunikacijų tinklais arba apdorojimui informacinėse sistemose.
Elektroninis parašas (ES)- informacija elektronine forma, kuri yra pridedama prie kitos informacijos elektronine forma arba kitaip su ja susijusi (pasirašyta informacija) ir kuri naudojama informaciją pasirašančio asmens identifikavimui.
Ženklai:
1. Elektroninė skaitmeninė forma
2. Prisegta prie kitos informacijos
3. Asmens ir dokumento identifikavimo apibrėžimas.
Elektroninio parašo tipai: paprastas ir sustiprintas.
1. Paprastasis elektroninis parašas – tai elektroninis parašas, kuris naudojant kodus, slaptažodžius ar kitomis priemonėmis patvirtina tam tikro asmens elektroninio parašo suformavimo faktą.
2. Sustiprintas (nekvalifikuotas) elektroninis parašas yra elektroninis parašas, kuris:
· gautas kriptografinės informacijos transformacijos naudojant elektroninio parašo raktą rezultatas;
· leidžia identifikuoti elektroninį dokumentą pasirašiusį asmenį;
· leidžia nustatyti elektroninio dokumento pakeitimų atlikimo faktą po jo pasirašymo;
· sukurta naudojant elektroninio parašo priemones.
3. Patobulintas kvalifikuotas elektroninis parašas – elektroninis parašas, kurio sukūrimui naudojama speciali elektroninio parašo priemonė (elektroninio parašo tikrinimo raktas), gavęs atitikties reikalavimams patvirtinimą kvalifikuoto elektroninio parašo tikrinimo rakto sertifikate.
Elektroninio parašo tikrinimo rakto sertifikatą išduoda akredituotas sertifikavimo centras arba federalinė vykdomoji institucija. Elektroninio parašo naudojimo srityje įgaliotas asmuo.
Universali elektroninė kortelė– universaliems tikslams naudojamas elektroninis dokumentas materialioje laikmenoje vaizdine (grafine) ir elektronine (mašininio skaitymo) forma, kuriame pateikiama informacija apie kortelės naudotoją) 1 dalis str. Federalinio įstatymo „Dėl viešųjų paslaugų teikimo“ 22 str.).
Ženklai:
1. Universalūs kortelės naudojimo tikslai.
2. Elektroninis piliečių tapatybę patvirtinantis dokumentas.
3. Materiali laikmena, turinti vaizdines ir elektronines informacijos formas
4. Prieiga prie informacijos apie kortelės naudotoją ir informacinę sistemą.
UEC yra viena iš techninių ir technologinių priemonių, užtikrinančių teisių, susijusių su informacijos poveikiu, įgyvendinimą „elektroninės valdžios“ sistemų veikimo kontekste.
Andrijanova Karina Vladimirovna
Kemerovo institutas (filialas) RGTEU, Kemerovas
Masiškai kompiuterizuojant ir atsirandant pažangesnėms technologijoms bei programinei įrangai, atsiranda reali galimybė pereiti prie vadinamojo „bepopieriaus“ biuro darbo, kurio pagrindas yra „elektroninis dokumentas“ – dokumentas su nauju, skirtingu nuo tradicinio. , charakteristikos.
Sąvokos „elektroninis dokumentas“ atsiradimo istorija prasideda aštuntajame dešimtmetyje SSRS terminu „mašininiu būdu skaitomi dokumentai“. GOST 6.10.4-84, išleistas 1984 m., nustatė faktą, kad dokumentacija apie naujas laikmenas yra dokumentinėje aplinkoje. Mašininiu būdu skaitomas dokumentas buvo suprantamas kaip „dokumentas, tinkamas automatiškai nuskaityti jame esančią informaciją“.
GOST 6.10.1-88 buvo keturi apibrėžimai, susiję su mašininiu būdu skaitomu dokumentu: mašininis dokumentas, dokumentas mašininėje laikmenoje, dokumentas mašinos magnetinėje laikmenoje (magnetinė juosta, magnetinis diskas) ir mašinos schema. Tokių dokumentų išskirtinis bruožas tik tas, kad jie turi būti tinkami apdoroti kompiuteriu arba sukurti naudojant kompiuterines technologijas, tačiau jų rekvizitai surašomi visiems dokumentams nustatyta tvarka.
GSDO (2.3.3.1) 1991 pateiktas kiek kitoks mašininio skaitomo dokumento aiškinimas: jis suprantamas kaip „dokumentas, tinkamas automatiniam jame esančios informacijos skaitymui“. Pasak M.V. Larina, šio apibrėžimo klaida yra perdėta technologijų galimybė automatiškai nuskaityti informaciją. Net ir šiandien, esant milžiniškai kompiuterinių technologijų pažangai, tai ne visada įmanoma padaryti be žmogaus įsikišimo.
Šiuolaikiniuose teisės aktuose yra keletas „elektroninio dokumento“ sąvokos apibrėžimų:
1) Elektroninis dokumentas – dokumentas mašininio skaitymo laikmenoje, kurio naudojimui reikalingos kompiuterinės technologijos (GOST 7.83-2001 3.1 punktas).
2) Elektroninis dokumentas – informacijos objektas, susidedantis iš dviejų dalių:
Rekvizitai su identifikuojančiais atributais (vardas, sukūrimo laikas ir vieta, informacija apie autorių ir kt.) ir elektroninis skaitmeninis parašas;
Esant poreikiui, elektroninis dokumentas gali įgauti įvairias vizualinio atvaizdavimo formas: ekrane arba popieriuje (R 50.1.031-2001).
3) Elektroninis dokumentas – dokumentas, kuriame informacija pateikiama elektronine skaitmenine forma. Šis apibrėžimas niekaip neapibrėžia elektroninio dokumento esmės: jei vadovausitės šiuo apibrėžimu, bet kokia informacija elektronine forma bus laikoma elektroniniu dokumentu.
4) Elektroninis dokumentas“ – dokumentuota informacija, pateikta elektronine forma, tai yra tokia forma, kuri tinka žmogui suvokti naudojant elektroninius kompiuterius, taip pat perduoti informacijos ir telekomunikacijų tinklais arba apdoroti informacinėse sistemose.
5) Elektroninis dokumentas – elektroninės formos informacija, pasirašyta kvalifikuotu elektroniniu parašu, lygiavertė popieriniam dokumentui, pasirašyta ranka rašytu parašu, išskyrus atvejus, kai pagal juos priimti federaliniai įstatymai ar kiti teisės aktai nustato reikalavimą dokumentas tik popieriuje.
Naujausias apibrėžimas pateiktas 2011 m. balandžio 6 d. Federaliniame įstatyme Nr. 63-FZ „Dėl elektroninių parašų“. Tai sėkmingiausia, nes patvirtina elektroninės formos ir kvalifikuoto elektroninio parašo buvimą.
Teisinių apibrėžimų įvairovė paaiškinama tuo, kad nėra vieningo elektroninių dokumentų įstatymo.
2005 metais buvo bandoma sukurti tokį įstatymą. Rusijos Federacijos Federalinės Asamblėjos Valstybės Dūma pristatė federalinio įstatymo projektą Nr. 159016-4 „Dėl elektroninių dokumentų“. Įstatymo projektu buvo siekiama apibrėžti elektroninio dokumento teisinį režimą, įskaitant reikalavimus elektroninio dokumento saugumui užtikrinti, taip pat suteikti jiems teisinę galią. Įstatymo projektui nepritarė Rusijos Federacijos vyriausybė. Reikėjo patikslinti projekto nuostatas, kurios iš esmės dubliavo 2002 m. sausio 10 d. federalinį įstatymą Nr. 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“. Šiuo metu alternatyvių projektų, skirtų elektroninio dokumento teisiniam režimui nustatyti, nėra.
Vadinasi, režimo teisinio reguliavimo problema negavo įstatyminio sprendimo.
Pažymėtina, kad yra sukaupta nemaža užsienio ryšių teisinio reguliavimo elektroninių dokumentų srityje patirtis. Šiuo metu įstatymai dėl elektroninių dokumentų galioja Armėnijos Respublikoje, Baltarusijos, Moldovos, Uzbekistano, Kazachstano Respublikoje. . 2009 m. gruodžio 28 d. Baltarusijos Respublikos įstatymas Nr. 113-3 „Dėl elektroninių dokumentų ir elektroninių skaitmeninių parašų“ įvedė tokias sąvokas kaip „elektroninio dokumento kopija“ ir elektroninio dokumento vientisumas. Pagal Įstatymo 17 straipsnį elektroninis dokumentas susideda iš dviejų neatskiriamų dalių – bendrosios ir specialiosios. Bendrąją elektroninio dokumento dalį sudaro informacija, sudaranti dokumento turinį. Specialioji elektroninio dokumento dalis susideda iš vieno ar kelių elektroninių skaitmeninių parašų, taip pat gali būti papildomų duomenų, reikalingų elektroniniam skaitmeniniam parašui patikrinti ir elektroniniam dokumentui identifikuoti, kuriuos nustato techniniai reglamentai.
Mokslininkai, nagrinėdami šią problemą, siūlo savo „elektroninio dokumento“ sąvokos apibrėžimus. Jos yra panašios į šiuolaikiniuose teisės aktuose siūlomas sąvokas arba skiriasi nuo jų. Pavyzdžiui, A.I. Zemskovas pateikia elektroninio dokumento apibrėžimą, identišką GOST 7.83 - 2001 3.1 punkte esančiam: „informacijos masyvas, pilnas turiniu, įrašytas mašininiu būdu skaitomoje laikmenoje“. Toks elektroninio dokumento supratimas nepriimtinas, nes kalba tik apie tokio dokumento egzistavimo faktą, nenurodant jo rekvizitų, nustatytų vykdymo taisyklių ar elektroninio skaitmeninio parašo buvimo.
V.I. Tichonovas mano, kad „elektroniniai dokumentai yra elektroniniai duomenys, turintys atributų ir detalių, leidžiančių juos identifikuoti“. Vadinasi, jis pabrėžia būtinybę dokumente turėti detales, elektroninį skaitmeninį parašą, kuris neabejotinai turi teigiamą reikšmę.
M.N. Kostomarovas paneigia visus siūlomus apibrėžimus, manydamas, kad šio reiškinio esmę tiksliausiai atspindi terminas „elektroninio dokumento forma“, o „elektroninis dokumentas“ yra tik tarpinė būsena, laikina dokumentą sudarančių elementų saugojimo forma. kompiuterio atmintis.
Taigi, esant nuomonių įvairovei apie „elektroninio dokumento“ sąvoką, vieno šio reiškinio apibrėžimo nėra nei mokslo pasaulyje, nei šiuolaikiniuose teisės aktuose. Ideali koncepcija turėtų atspindėti privalomą detalių ir parašų buvimą. Sąvokoje „elektroninis dokumentas“ neturėtų būti tokių nesuprantamų frazių kaip „tinka žmogaus suvokimui“. Elektroninis dokumentas yra elektroninė informacijos išreiškimo forma, kurioje yra rekvizitai ir kvalifikuotas elektroninis parašas.
Taigi teisės akto dėl elektroninio dokumento priėmimas yra viena iš dabartinių elektroninių dokumentų teisinės reikšmės užtikrinimo įstatyminio reguliavimo krypčių, leidžiančių panaikinti apribojimus ir kliūtis elektroninių dokumentų naudojimui, nustatyti elektroninių dokumentų naudojimo apribojimus ir kliūtis. šių dokumentų teisinį režimą ir galiausiai pasiūlyti vieną „elektroninio dokumento“ sąvoką.
Pagal Federalinio įstatymo „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ 2 straipsnio 11.1 punktą elektroninis dokumentas yra „dokumentuota informacija, pateikta elektronine forma, tai yra tokia forma, kuri tinka žmogui suvokti naudojant elektroninius kompiuterius, kaip perdavimui informacijos ir telekomunikacijų tinklais arba apdorojimui informacinėse sistemose.
Dokumento – tiek popierinio, tiek elektroninio – teisinę reikšmę suteikia jo turinys ir parašai.
Tuo pačiu metu, dirbant su elektroniniais dokumentais, reikia atsižvelgti į kitas sąlygas:
Prireikus turi būti įvykdytos visos šios sąlygos. Pažvelkime į kiekvieną išsamiau.
1. Norminis aktas
Visi dokumentai, kuriuos turi surašyti organizacijos, yra numatyti nuostatuose: sąskaitoms faktūroms - , pirminiams dokumentams - , susitarimui Rusijos Federacijos civiliniame kodekse ir kt. Jei reglamente tiesiogiai nenurodyta, kad dokumentas surašytas tik popieriuje, tada jį galima sudaryti ir paskelbti elektroniniu būdu.
Dokumentai pateikiami trečiosioms šalims: faktoringo įmonėms, bankams, mokesčių inspekcijai, prokurorams ir kitoms reguliavimo institucijoms. Šiuo metu ne visos reguliavimo institucijos gali priimti ir tvarkyti elektroninius dokumentus. Dėl konkrečių dokumentų turėsite paprašyti institucijos nuomonės. Pavyzdžiui, dėl važtaraščio (važtaraščio), 402-FZ įstatyme teigiama, kad dokumentas gali būti surašytas elektronine forma, tačiau CTN būtinas, kad vairuotojas kelyje galėtų pateikti kelių policijai. Ir vairuotojas neturi kito būdo tai pateikti, kaip tik popieriuje.
2. Turinys ir forma
Dokumentas yra informacija, ir nesvarbu, kokia forma jis surašytas, jame turi būti ne mažiau svarbi informacija apie sandorį. Yra privaloma informacija (pavyzdžiui, pirminiams dokumentams ji nurodyta), be kurios dokumentas neturi teisinės galios, ir yra neprivaloma informacija. Įpareigojimas yra padiktuotas įstatymų ir paaiškinamas labai paprastai: tam, kad reguliavimo institucijos galėtų perskaityti dokumentą ir nustatyti, koks įvykis įvyko jų ekonominiame gyvenime, joms reikia šios informacijos mažiausiai. Viso kito organizacijos gali nenurodyti arba rašyti kaip nori. Taip ir darė organizacijos, sugalvodamos savo formas, pridėdamos savo stulpelius ir stulpelius, susitardamos tarpusavyje dėl dokumentų rengimo tvarkos.
3. Formatas
Dokumentas, kaip minėta pirmiau, yra informacija, kuri yra struktūrizuota laikmenoje. Popieriuje informacija pateikiama mums pažįstama forma (arba norminiu dokumentu patvirtinta forma, kaip ir sąskaitoms faktūroms (sąskaitoms)): rekvizitai, lentelė su skaičiais ir kt.
Elektroninis dokumentas taip pat reprezentuoja informaciją ir taip pat turi savo struktūrą. Struktūra gali būti skirtinga, svarbiausia, kad šią informaciją programinė įranga galėtų perskaityti ir apdoroti (pavyzdžiui, rodoma ekrane, kad vartotojas ją matytų). Formatas žino informacijos struktūrą, laukų ilgį ir vietą. Kai formatas yra universalus ir žinomas daugeliui dalyvių, visi jie gali lengvai perskaityti dokumentą naudodami savo programinę įrangą.
Šiuo metu Federalinė mokesčių tarnyba yra patvirtinusi SF, KSF, pirkimo ir pardavimo knygų, SF apskaitos žurnalo, darbų (paslaugų) perdavimo akto ir sąskaitos faktūros formatus. Be to, paskutinių dviejų pirminių dokumentų formatas buvo rekomenduojamas ir nėra privalomas.
Tai reiškia, kad SF turi būti sudarytas tik tokiu formatu. Formatas suteikia jam teisinę reikšmę. Formato taisyti negalima. Tačiau rekomenduojamas pirminių dokumentų formatas gali būti pakeistas. Be to, pirminiai dokumentai gali būti sudaryti bet kokiu formatu, ir tai neturės įtakos jų teisinei reikšmei.
4. Perkėlimo procedūra
Dokumento perdavimo tvarka taip pat gali turėti įtakos jo teisinei reikšmei.
Taigi elektroninės SF (ESF) turi būti pervedamos tam tikra tvarka (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnis). Ši tvarka patvirtinta Finansų ministerijos 2011 m. balandžio 25 d. įsakymu Nr. 50N. Nesilaikant šios tvarkos, ESF prarandama teisinė reikšmė.
Tačiau kitiems elektroniniu būdu kitai sandorio šaliai išduodamiems dokumentams perdavimo procedūrai netaikomi jokie reikalavimai.
5. Parašai
Elektroninis parašas pagal federalinį įstatymą 63-FZ „Dėl elektroninio parašo“ suteikia elektroniniams dokumentams teisinę reikšmę.
Įstatymas Nr. 63-FZ patvirtina dviejų tipų parašus – paprastus ir patobulintus. Paprastas parašas leidžia identifikuoti pasirašantįjį. Norėdami jį sukurti, jums nereikia naudoti kriptografijos ir raktų poros. Paprastas elektroninis parašas (ES) yra informacija, kuri pridedama prie failo ir nurodo, kas pasirašė dokumentą. Vartotojas prisijungia prie sistemos naudodamas savo prisijungimo slaptažodį ir siunčia failą gavėjui savo vardu. Sistema fiksuoja vartotoją, todėl paaiškėja, kad faile yra informacija apie vartotoją (paprastas elektroninis parašas).
Sustiprintas elektroninis parašas ne tik identifikuoja pasirašantįjį, bet ir apsaugo dokumentą nuo pakeitimų. Sustiprintam elektroniniam parašui generuoti naudojamos kriptografinės priemonės ir du raktai: ES raktas ir ES patvirtinimo raktas. Sustiprintas skirstomas į kvalifikuotą ir nekvalifikuotą EP.
Kvalifikuotas elektroninis parašas (CEP) nuo nekvalifikuoto skiriasi tuo, kad turi kvalifikuotą sertifikatą, kurį išduoda akredituotas sertifikavimo centras (CA) ir atitinka tam tikrus reikalavimus. Be to, CEP kriptografinės informacijos apsaugos priemonės (CIPF) turi būti sertifikuotos FSB. CEP yra saugiausias iš visų parašų.
Federaliniame įstatyme Nr. 63-FZ teigiama, kad elektroninės sąveikos dalyviai gali naudoti bet kokio tipo elektroninius parašus, jei tai neprieštarauja įstatymams ar susitarimams tarp šių dalyvių (4 straipsnis Nr. 63-FZ). Šiuo metu teisės aktuose yra tik kelios nuorodos, su kokiais dokumentais pasirašoma. CEP turi būti pasirašyta: ESF, elektroninis atsiskaitymas, prašomų dokumentų sąrašas, darbo sutartis su nuotoliniu darbuotoju. Norint pasirašyti pirminius dokumentus, nėra nurodymų, kokio tipo parašą naudoti. Todėl šalys gali pasirinkti bet kokį tipą ir dėl to susitarti tarpusavyje.
Pagal numatytuosius nustatymus galite naudoti EPC, jums net nereikia sudaryti susitarimo dėl elektroninio dokumento lygiavertiškumo popieriniam dokumentui. EPC federalinio įstatymo lygmeniu prilygsta ranka rašytam parašui, o kitų tipų atveju šalys turės sudaryti tokį susitarimą (6 straipsnio Nr. 63-FZ 2 punktas).
6. Šalių susitarimas
Be to, kad turėsite sudaryti sutartį, jei elektroniniai dokumentai nepasirašomi elektroniniais dokumentais, gali tekti sudaryti sutartį dėl perėjimo prie EDI.
Perėjimas prie EDI su sandorio šalimi yra savanoriškas. Šalys gali pareikšti sutikimą arba atsisakymą dirbti su elektroniniais dokumentais. Sutikimas gali būti išreikštas įvairiomis formomis. Pavyzdžiui, įtikinamai, tai yra, kai dalyviai savo veiksmais patvirtina savo sutikimą. Taigi sistemoje dalyviai išreiškia savo sutikimą siųsdami prašymą dirbti su elektroniniais dokumentais sandorio šaliai, kuri savo ruožtu jį priima arba ne. Kitas būdas – sutikimą įforminti raštu, susitarimo forma.
Kas turi būti sutartyje, nusprendžia patys dalyviai.
Jeigu įmonėms kyla poreikis detaliai nurodyti sąveikos su sandorio šalimi specifiką (pavyzdžiui, kokios bus šalių pareigos ir atsakomybės, kokiais formatais bus perduodami dokumentai, kaip dokumentai bus taisomi ir pan.), geriau sudaryti susitarimą dėl darbo su elektroniniais dokumentais tvarkos.
Visi per Diadoc perduodami dokumentai yra išimtinai pasirašyti KEP. Todėl, norint pripažinti elektroninius dokumentus, perduodamus per Diadoc, teisiškai reikšmingais, nereikia sudaryti jokių papildomų sutarčių su sandorio šalimi – tereikia prisijungti prie Diadoc ir pasirašyti licencijos sutartį su įmone SKB Kontur.
Jei šalys nori sudaryti susitarimą dėl perėjimo prie EDI, tai galima padaryti popieriuje arba elektroniniu būdu, tačiau EDC pasirašo.
Tamara Mokeeva, ekspertas elektroninių dokumentų valdymo srityje