Сортировка данных в Excel это очень полезная функция, но пользоваться ней следует с осторожностью. Если большая таблица содержит сложные формулы и функции, то операцию сортировки лучше выполнять на копии этой таблицы.
Во-первых, в формулах и функциях может нарушиться адресность в ссылках и тогда результаты их вычислений будут ошибочны. Во-вторых, после многократных сортировок можно перетасовать данные таблицы так, что уже сложно будет вернуться к изначальному ее виду. В третьих, если таблица содержит объединенные ячейки, то следует их аккуратно разъединить, так как для сортировки такой формат является не приемлемым.
Сортировка данных в Excel
Какими средствами располагает Excel для сортировки данных? Чтобы дать полный ответ на этот вопрос рассмотрим его на конкретных примерах.
Подготовка таблицы для правильной и безопасной сортировки данных:
Теперь наша таблица не содержит формул, а только результаты их вычисления. Так же разъединены объединенные ячейки. Осталось убрать лишний текст в заголовках и таблица готова для безопасной сортировки.
Чтобы отсортировать всю таблицу относительно одного столбца выполните следующее:
Данные отсортированные по всей таблице относительно столбца «Чистая прибыль».
Как в Excel сделать сортировку в столбце
Теперь отсортируем только один столбец без привязки к другим столбцам и целой таблицы:
Столбец отсортирован независимо от других столбцов таблицы.
Сортировка по цвету ячейки в Excel
При копировании таблицы на отдельный лист мы переносим только ее значения с помощью специальной вставки. Но возможности сортировки позволяют нам сортировать не только по значениям, а даже по цветам шрифта или цветам ячеек. Поэтому нам нужно еще переносить и форматы данных. Для этого:
Теперь копия таблицы содержит значения и форматы. Выполним сортировку по цветам:
- Выделите таблицу и выберите инструмент «Данные»-«Сортировка».
- В параметрах сортировки снова отмечаем галочкой «Мои данные содержат заголовки столбцов» и указываем: «Столбец» – Чистая прибыль; «Сортировка» – Цвет ячейки; «Порядок» – красный, сверху. И нажмите ОК.
Сверху у нас теперь наихудшие показатели по чистой прибыли, которые имеют наихудшие показатели.
Примечание. Дальше можно выделить в этой таблице диапазон A4:F12 и повторно выполнить второй пункт этого раздела, только указать розовый сверху. Таким образом в первую очередь пойдут ячейки с цветом, а после обычные.
Если в таблице нужно найти определенное значение, то удобнее всего это делать в отсортированных данных. Далее мы рассмотрим, как отсортировать таблицу в Excel по убыванию или возрастанию, цвету текста или ячеек и прочее.
Для сортировки таблиц в Excel используется пункт меню «Сортировка и фильтр» на вкладке главная. Самая простая сортировка данный в таблице Excel, это сортировка по возрастанию или по убыванию, которая может быть применена как к текстовым значениям, так и к числовым.
Для правильной сортировки все сортируемые ячейки должны иметь одинаковый формат, например, все ячейки с цифрами должны находится в числовом формате. Также перед значениями не должно быть лишних пробелов и в сортируемом диапазоне не должно быть скрытых строк и столбцов.
Сортировка значений в таблице Эксель начинается с выбора сортируемого столбца. Достаточно даже установить курсор в первую ячейку столбца. В нашем примере выделим первую ячейку второго столбца, выберем в меню «Сортировка и фильтр» , и укажем «Сортировка по возрастанию» .
В результате сортировки данных в таблице значения во второй таблице отсортированы по возрастанию, но первая ячейка так и осталась на своем месте. Все это потому, что по умолчанию первая строка в таблице считается заголовками, т.е. названиями столбцов, и не сортируется.
Диапазон сортируемых данных расширяется автоматически, т.е. Эксель автоматически выделяет всю таблицу и сортирует данные по строкам в соответствии с выбранным столбцом. Если выделить все ячейки столбца, которые необходимо отсортировать, и выбрать сортировку по возрастанию или убыванию, Эксель выдаст сообщение с предложением выбрать вариант сортировки. Будет доступен вариант «Автоматически расширить выделенный диапазон» , при котором будет выделена вся таблица, и «Сортировать в пределах указанного выделения» , что позволит отсортировать только выделенный столбец не затрагивая при этом данные в соседних столбцах. В этом случае при сортировке опять же не будет учитываться первая ячейка.
Чтобы сортировка таблиц в Excel производилась полностью по всем выделенным ячейкам, следует в меню «Сортировка и фильтр» выбирать пункт «Настраиваемая сортировка…» .
При этом мы сразу увидим, какую часть таблицы Эксель выделяет для дальнейшей сортировки.
Чтобы выделялась вся область данных, следует в появившемся окошке «Сортировка» убрать галочку с пункта «Мои данные содержат заголовки» .
Теперь в этом окошке можно настроить сортировку наших данных. В первой графе «Столбец» в строке «Сортировать по» выбираем столбец, данные в котором необходимо отсортировать. Во второй графе «Сортировка» необходимо выбрать условие, по которому будет производится сортировка. Доступны варианты «Значения» , «Цвет ячейки» , «Цвет шрифта» и «Значок ячейки» . В нашем случае мы будем сортировать значения. Ну и в последней графе «Порядок» можно выбрать порядок сортировки значений «По возрастанию» , «По убыванию» и «Настраиваемый список» . Выберем по возрастанию. В результате значения среднего столбца отсортированы.
Также можно настраивать и сортировку отдельного столбца. Кроме того, в Экселе можно настроить несколько уровней сортировки. Например, отсортируем первый столбец по возрастанию, а затем результат сортировки второго столбца также отсортируем по возрастанию. А последний третий столбец отсортируем сначала по цвету ячейки, а затем по цвету шрифта. Для добавления нового уровня необходимо в окошке «Сортировка» нажать кнопку «Добавить уровень» , при этом порядок следования уровней имеет значение.
Сортировка является очень важной функцией в Excel. Бывалые юзеры используют ее по полной, что касается новичков, то, возможно, не все догадываются о том, сколько теряют возможностей. Если говорить вкратце, то данная функция позволяет отсортировать данные в таблице по какому-то определенному критерию.
Дело в том, что в больших таблицах используется очень много данных, в которых можно и запутаться. Чтобы этого не произошло, логично расположить всю информацию в нужном вам порядке, так сказать, разложить по полочкам. Также при помощи сортировки очень удобно . Предлагаю обсудить вопрос того, как отсортировать данные в таблице excel, более детально.
Виды сортировки
Начну я, пожалуй, с того, что существует различные критерии, согласно которым можно отсортировать данные. В частности, выделяют следующие:
- Сортировка от А до Я. С помощью этого вида можно отсортировать данные по нарастанию.
- Сортировка от Я до А означает, соответственно, сортировку данных по убыванию.
- Сортировка по месяцам и дням недели.
- Сортировка по форматированию. Эта разновидность доступна в версии Excel 2007 и выше. Такая вариация сортировки актуальна в том случае если диапазон ячеек отформатирован с применением цвета шрифта, заливки ячеек или же набора значков. Так как цвет шрифта и заливки имеет свой собственный код, то именно его программа и использует при сортировке форматов.
Как отсортировать данные
Что касается того, как отсортировать информацию в таблице Excel, то дело обстоит следующим образом. Вам необходимо выделить таблицу и во вкладке «Данные» нажать кнопку «Сортировка». Далее откроется новое окно, в котором нужно задать столбец сортировки, а также выбрать порядок сортировки. Если вам не нужно сортировать данные по нарастанию или убыванию, жмите «Настраиваемый список».
Теперь открылось новое диалоговое окошко, в котором вы можете выбрать список дней недели или месяцев (а именно по этим параметрам пользователь чаще всего располагает данные).
Если же нужного списка в перечне не оказалось, то вы можете создать свой. Для этого кликните строчку «Новый список» и введите вручную элементы предполагаемого списка, затем жмите «Добавить». Обратите внимание, что созданный вами список будет сохранен, и в последующие разы вы сможете повторно им воспользоваться.
Как видите, данная функция позволяет сортировать не только по простеньким критериям, как, например, по алфавиту, по возрастанию цифр и т.д., но также и задавать свои критерии для сортировки. В частности, можно использовать воинские звания, должности, какие-то определенные товары, ценность и важность которых определяете исключительно вы и т.п.
Видео в помощь
Перед тем как осуществлять упорядочивание (сортировку) чисел в Эксель, нужно убедиться, что все они записаны в нужном формате. Иначе результат может получиться либо некорректным, либо будет недоступна команда, позволяющая совершить упорядочивание.
Форматы, которые позволяют совершать упорядочивание по возрастанию и убыванию: общий, числовой, финансовый, денежный.
Проверить формат ячеек можно так: щёлкнуть на нужном диапазоне правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду "Формат ячеек".
Первый способ упорядочить числа по возрастанию в Excel
Исходная таблица содержит: ФИО сотрудника, его должность и стаж.
Требуется сделать упорядочивание данных согласно стажу работы - от меньшего к большему.
Для этого нужно выделить диапазон чисел, которые нужно упорядочить. В нашем случае это будет диапазон D3:D8.
Может быть выдано предупреждение о наличии данных рядом с указанным диапазоном. Среди предлагаемых действий нужно выбрать "Сортировать в пределах указанного выделения" и нажать на кнопку "Сортировка".
В результате данные будут упорядочены, и на первом месте будет отображаться сотрудник с наименьшим стажем работы.
Второй способ упорядочить числа по возрастанию в Excel
Первое действие будет таким же, как и в первом способе - нужно выделить диапазон чисел, которые требуется отсортировать.
Затем на панели инструментов в разделе "Главная" нажмите на кнопку "Сортировка и фильтр". Появится подменю, в котором нужно выбрать команду "Сортировка от минимального к максимальному".
Эта команда позволит вам осуществить упорядочивание чисел по возрастанию.
Сортировать данные в Excel умеют даже новички. Трудно не заметить сразу три кнопки на ленте.
Но иногда спрашивают, как отсортировать данные в таблице Excel по столбцам, по цвету и т.п. Все эти задачи легко решаются в Excel.
Сортировка в Excel по нескольким столбцам
Сортировку строк в Excel можно осуществить по нескольким столбцам одновременно. В этом случае вначале происходит сортировка по первому указанному столбцу. Затем те строки, где ячейки в отсортированном столбце повторяются, сортируются по второму указанному столбцу и т.д. Таким образом, отчет о продажах можно упорядочить вначале по региону, затем в рамках каждого региона по менеджеру, затем в рамках одного региона и менеджера по группе товаров.
Выделив одну ячейку или всю таблицу, вызываем на ленте команду сортировки. Если нужно, ставим галочку Мои данные содержат заголовки и добавляем необходимое количество уровней.
Сортировка по собственному списку
Большинство пользователей знает, как отсортировать строки в Excel по алфавиту или возрастанию чисел. Но иногда нужно расставить строки в заданном порядке, который не обязательно соответствует алфавиту или возрастающей последовательности. Это может быть иерархия элементов, города и страны в удобной последовательности и т.п. В общем то, что имеет свою логику.
Самый простой (а, значит, достойный внимания) способ заключается в том, чтобы в столбце рядом проставить числа в соответствии с желаемыми порядком строк, а затем осуществить сортировку таблицы по этому столбцу.
Способ хорош, но требует создания дополнительного временного столбца. При частом повторении операции будет отнимать время. Если приходится сортировать одни и те же данные, то можно создать специальный список, на основе которого затем и произойдет сортировка. Это тот же список, который используется в .
Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки…
Здесь создаем вручную или импортируем список, отсортированный в нужном порядке.
Теперь в окне сортировки в поле Порядок нужно выбрать Настраиваемый список…
И в следующем окне указать нужный список.
Созданным списком можно пользоваться и в других файлах Excel.
Сортировка в Excel по цвету ячейки, шрифта, значку
В настройках сортировки также есть возможность использовать цвет ячейки, шрифта и значок (из ). Если для форматирования отдельных ячеек использовать заливку (например, для указания проблемных товаров или клиентов), то затем их легко вывести вверх таблицы с помощью сортировки.
Сортировка по столбцам
Сортировать в Excel можно и по столбцам. Для этого выделяем таблицу вместе с названиями столбцов. Затем в окне сортировки вначале нажимаем Параметры и ставим переключатель на столбцы диапазона .
Последующие настройки обычные: задаем строку (!) и порядок. Единственное, теперь нельзя использовать названия строк (по аналогии с названием столбцов), будут только номера.
Сортировка промежуточных итогов
В Excel есть такой инструмент, как Промежуточные итоги . Вкратце, он нужен для того, чтобы автоматически создавать промежуточные итоги под группой однородных по некоторому признаку ячеек.
