מָגָזִין"ניהול משרד וזרימת מסמכים בארגון" ספטמבר 2013
מכתב נלווה למסמכים
0 הערות
16901 צפיות
קוז'נובה יבגניה |
מומחה במוסדות חינוך לגיל הרך וניהול רישומי כוח אדם
בנוסף להתכתבות שוטפת, אנו שולחים מדי יום מסמכים שונים לקבלנים: חוזים, פרוטוקולים, חשבוניות, חומרי מצגת... כללי הנימוס העסקי והזהירות הבסיסית בטיפול במסמכים מחייבים כתיבת מכתב נלווה במקרים אלו. מה זה נותן ואיך מגישים בקשה? מהם המועדים לביצועו? איך לאחסן אותו מאוחר יותר?עִם
מכתב כיסוי הוא סוג של מכתב עסקי הדרוש לתיאור חבילת מסמכים שנשלחה לנמען אם מסמכים אלה אינם מכילים את חלק הכתובת. כָּך,
המכתב המקדים אינו נושא כל עומס מידע, אך הוא מבצע שלוש פונקציות חשובות:
מאשר את עובדת השליחה;
מספק רשימה של מסמכים שנשלחו והנחיות לטיפול בהם;
הודות לנתוני הרישום, זה מאפשר לך לקבוע את המועד האחרון.
כמו רוב המכתבים העסקיים, המכתב הנלווה נמצא על נייר מכתבים ומקבל את מספר האסמכתה של השולח. על הכללים להכנת מכתבים רשמיים דנו בפירוט יותר מפעם אחת במגזין, אז כעת נתמקד בתכונות המכתב המקדים.ניתוח מפורט של מכתב שירות עם דוגמאות רבות להרכבו נמצא במאמר "»
אנו עורכים מכתב שירות
דפוסי דיבור
הבסיס של מכתב נלווה הוא רשימה של קבצים מצורפים. טקסט המסמך קצר ומחולק על תנאי לשני חלקים:
הודעה על שליחת מסמכים,
בקשה למענה בזמן (קריאה, אישור, החזרת עותק חתום וכו').
החלק הראשון מתחיל בדרך כלל כך:
"בהגשמה... אנו שולחים לך...",
"אנחנו שולחים לך..."
"אנו מציגים בפניכם..." לאחר מכן, תוכל לציין את מטרת שליחת המסמכים:, "לאישור", "למידע", "על חתימה""למלא"
(אם אנחנו מדברים על טופס סקר או שאלון). אנו ממליצים להשתמש בקלישאה "אנחנו שולחים אותך" או "אנחנו שולחים לך", כי... אתה יכול להגיש משהו רק למידע, אבל לא לחתימה או אישור.
"אנא חתום, חתום ושלח עותק אחד לכתובת שלנו..."
"אנו מבקשים מכם לשקול ולשלוח אלינו בתוך התקופה הקבועה בחוק...",
"אנא שלח לכתובת שלנו עותק אחד של הוצאה להורג כדין...".
דרישות "סמן לגבי נוכחות יישומים"
כפי שכבר קבענו, העיקר במכתב נלווה למסמכים הוא הקבצים המצורפים. לכן, נקדיש תשומת לב מיוחדת לנושא עיצוב הדרוש המסוים הזה. ללא קשר לפורמט הבקשה, הפרקטיקה העסקית מחייבת פירוט מלא של המסמכים המצורפים למכתב, תוך ציון מספר העותקים ומספר הגיליונות בכל אחד מהם. ללא מידע זה, המכתב המקדים יאבד כל משמעות.
כָּך, כאשר המסמכים הנשלחים כבר מדווחים בגוף המכתב, אין טעם לרשום שוב את שמותיהם. מספיק לציין את מספר הגיליונות והעותקים. ראה דוגמה 1.
דוּגמָה1
קטע טקסט והערה על נוכחות אפליקציה (שם האפליקציה מצוין בטקסט של המכתב)
אם הבקשה אינה מצוינת בגוף המכתב, בנוסף לנתונים כמותיים, יש לציין את שמה. אם חבילה כוללת מספר מסמכים, הקבצים המצורפים ממוספרים. ראה דוגמה 2.
הִתמוֹטְטוּת
דוּגמָה2
קטע טקסט וסימן המציין את נוכחות האפליקציה (שם האפליקציה מצוין בסימן המציין את זמינותה)
הִתמוֹטְטוּת
למרות ש- GOST R 6.30-2003 קובע זאת כאשר רשום מספר יישומים בסימן על נוכחותםהמילה הכללה לפני המעי הגס היא ביחיד "נספח:" במקרים כאלה, אנו עדיין ממליצים לכתוב אותה ברבים "נספחים:", כפי שהראינו בדוגמה 2.
ראשית, זה נכון מנקודת המבט של כללי השפה הרוסית. ושנית, מפתחי GOST זה עצמם מאוחר יותר "תיקנו את עצמם" כשהחלו לתת הסברים לגבי היישום שלו בהמלצות המתודולוגיות שלהם. ראה ציטוטים משני מסמכים אלה להלן. אבל אנשים רבים ממשיכים בעקשנות לכתוב את המילה "יישום:" ביחיד, גם אם אחריה מופיעה רשימה של מספר מסמכים. אל תעשה זאת והסברנו מדוע.
שבר מסמך
הִתמוֹטְטוּת
GOST R 6.30-2003 "מערכות תיעוד מאוחדות. מערכת מאוחדת של תיעוד ארגוני ואדמיניסטרטיבי. דרישות להכנת מסמכים"
3.21. ...אם למכתב יש קובץ מצורף שאינו מצויין בטקסט, ציינו את שמו, מספר הגיליונות ומספר העותקים; אם יש מספר יישומים, הם ממוספרים:
שבר מסמך
הִתמוֹטְטוּת
תיעוד ארגוני ואדמיניסטרטיבי. דרישות תיעוד. הנחיות ליישום GOST R 6.30-2003
3.16. ...אם למכתב יש קובץ מצורף שאינו מצויין בטקסט, אז ציינו את שמו, מספר הגיליונות ומספר העותקים אם יש מספר קבצים מצורפים, הם ממוספרים:
יש גם סתירות לגבי איך לכתוב את המילה "מצורף" בגוף המכתב:עם אות קטנה או גדולה, עם או בלי הסימן "לא". העובדה היא שאתה יכול לציין את שם המסמך המצורף בטקסט של המכתב המקדים בדרכים שונות; השוו בעצמכם על ידי התבוננות בדוגמה 3: במקרה השני ראוי לציין בסוגריים שהמסמך הוא בקשה, ובמקרים הבאים אנו מראים כיצד ניתן לעשות זאת בדרכים שונות. כל האפשרויות נכונות, רק חשוב לשמור על אחידות במכתב. ועדיף אפילו לבחור ולתקן אפשרות אחת בהוראות ניהול המשרד של הארגון שלך (או תקנות מקומיות אחרות בנושאים דומים), אז תהיה אחידות בכל המסמכים ויהיה פחות בלבול למבצעים.
דוּגמָה3
דרכים שונות לציין את שם הבקשה בגוף המכתב
הִתמוֹטְטוּת
עבור יישום כרוך, אין צורך לציין את מספר הגיליונות (דוגמה 4).
דוּגמָה4
תיאור היישום הכרוך
הִתמוֹטְטוּת
כשיש כל כך הרבה קבצים מצורפים שיותר נוח לרשום אותם על גיליון נפרד (יקרא "מלאי מצורפים למכתב מיום... לא..."), די יהיה להתייחס למאמר כזה מלאי במכתב (דוגמה 5).
דוּגמָה5
אם יש כל כך הרבה אפליקציות שיותר נוח לרשום אותן במלאי נפרד
הִתמוֹטְטוּת
אם אתה מצרף למכתבך מכתב נוסף שיש לו קובץ מצורף משלו, עליך ליידע את הנמען על כך (דוגמה 6).
דוּגמָה6
לקובץ המצורף למכתב יש קובץ מצורף משלו
הִתמוֹטְטוּת
לבסוף, אם מכתבך מופנה למספר ארגונים בו-זמנית, והקובץ המצורף מופנה רק לאחד מהם (אחרים מקבלים את המכתב לעיון בלבד), יש לציין זאת גם כן (דוגמה 7).
דוּגמָה7
הקובץ המצורף נשלח רק לנמען אימייל אחד מתוך כמה
הִתמוֹטְטוּת
הערה על קיומם של קבצים מצורפים מונחת מתחת לטקסט של המכתב ומעל החתימה. בדרך כלל המרחקים (השקעים) הללו נעשים זהים ושווים לכ-2-3 מרווח שורות (הדבר מוצג בבירור בדוגמה של עיצוב אות שלמה בדוגמה 9).
ככלל, אם יש למסמך מצורפים, אזי מוצב עליו מתחת לטקסט ומעל החתימה סימן המעיד על הימצאותם, ועל המסמכים המצורפים (כל אחד בחלק הימני העליון של הגיליון הראשון) כתוב איזה מסמך שהם מצורף אליו (עם ציון מספר הקובץ המצורף , אם יש כמה), כמו בדוגמה 8.
דוּגמָה8
מספר הבקשה ונתוני המסמך הראשיים בדף אחד של הבקשה
הִתמוֹטְטוּת
אך למכתב המקדים יש את הפונקציה החשבונאית של המסמכים הנשלחים, המשמשים כמעין רשימת מצאי מצורפים במעטפה, המסמכים הנקובים במכתב כזה נשלחים. אם למכתב היה תפקיד אחר (למשל, מדובר בהצעה, מתן הצעה לחתום על הסכם ופירוט תנאי שיתוף הפעולה המוצע), אזי מסמך ה"מפתח" במשמעותו יהיה המכתב, והצורף מסמכים רק יעזרו לו למלא את תפקידו. אבל אנחנו מדברים על מכתב נלווה, ובמקרה זה אסור "לקלקל" את המסמכים הנשלחים במידע על "מלאי התכולה במעטפה" - כלומר. אין צורך לשים עליהם סימן כזה!
באמצעות שליחת קורות חיים למשרה פנויה אתה מעניק למעסיק את כל תכונותיך המקצועיות והאישיות, את מה שהשגת ומתאר בקצרה את העובדות בדרך לצמיחה מקצועית. קורות חיים יעילים הם המפתח להצלחה, וכולם יודעים זאת. אבל איך למשוך את תשומת הלב של מנהל גיוס של חברה עוד לפני שהוא פותח את פרופיל המועמדים שלך? לשם כך, תצטרכו לכתוב מכתב מקדים!
קבלת מכתב מקדים עם קורות החיים מראה שאתה רציני, ומגייס שתמיד עסוק וקצר בזמן יעריך את הניסיון שלך לחסוך לו דקה.
מכתבי כיסוי אינם נפוצים במיוחד במדינות הפוסט-סובייטיות, ומועמדים רבים סבורים שכתיבת מכתב זה בזבוז זמן, וזה לא בסדר. עבורכם זו הזדמנות לבלוט בין מועמדים אחרים, לכן כדאי לגשת לטקסט שאתם שולחים במלוא הרצינות.
כללים לכתיבת מכתב מקדים נכון
מכתב מקדים לקורות חיים צריך להיות ברור ותמציתי, ללא ביטויים מעורפלים או פאתוס מיותר, רק סיכום קצר של מידע עליך ועל הרצון שלך לקבל את העבודה הספציפית הזו. בנוסף, כאן ניתן לציין מה חסר בקורות החיים או לא נכון לציין למשל את הסיבה להחלפת מקום עבודה או הפסקה אפשרית ארוכה בפעילות העבודה.
המכתב חייב להיות בעל מבנה עקבי. התחל עם ברכה, פשוט "שלום" או "צהריים טובים" זה די מספיק, אבל אם אתה יודע את שם המעסיק או האדם שמגייס כוח אדם ויבדוק את קורות החיים שלך, אז הקפד להתייחס לברכה עד הראשון שלך שם ופטרוניום.
לאחר מכן, ציינו בקצרה מדוע שלחתם את המכתב, כלומר, המטרה שלשמה אתם שולחים את קורות החיים שלכם. כמו כן, נהוג לציין את מקור המידע על המשרה הפנויה, למשל באמצעות מודעה בעיתון "טרוד", או באתר ג'וב.
עכשיו בואו נגיע לנקודה. בכמה משפטים, תאר מי אתה ומדוע אתה רוצה לעבוד בחברה זו. שימו לב שאין צורך לשחזר את קורות החיים שלכם מספיק כדי להסיר מהם את הדבר החשוב ביותר - מה יכול להבדיל אתכם ממועמדים אחרים ולמשוך תשומת לב לאדם שלכם. בדרך כלל, זהו תיאור קצר של כישורים מקצועיים, הישגים וניסיון בעבודה. הימנע מביטויים מעורפלים וביטויים נפוצים כמו "אני מומחה מקצועי", "קל להכשרה", זה כתוב במכתבי כיסוי רבים, כך שמעסיקים לא שמים לב לביטויי קלישאה כאלה, ולא תוכל לעשות רושם .
הקפידו לכתוב כי למכתב מצורפים קורות חיים.
בסוף המכתב, אל תשכח לציין שאם אתה מעוניין במועמדותך, אתה מוכן להגיע לראיון ולענות על כל השאלות שעולות. השאירו גם פרטי יצירת קשר - מספר טלפון וכתובת מייל.
מגע סיום טוב יהיה "תודה על תשומת הלב" או "שיהיה לך יום נעים".
דוגמה למכתב נלווה של עורך דין
צהריים טובים
שמי אלכסנדר איבנוב. ברצוני להשתתף בתחרות על המשרה הפנויה "עורך דין" שפורסמה באתר hor-tor.ru.
הניסיון שלי במשפטים הוא 3 שנים. בנוסף, תוך כדי הלימודים במכון עבדתי במשרה חלקית כיועצת במרפאה המשפטית. יש לי כישורים במשא ומתן, עריכת חוזים, תביעות וניהול ליטיגציה. כרגע אני עובד כעורך דין במשרד עורכי הדין FOREX, אני רוצה לשנות את עבודתי עקב סגירתו הקרובה.
קורות החיים שלי מצורפים למכתב זה, בו תוכלו ללמוד עוד על המועמדות שלי.
למעוניינים ניתן ליצור איתי קשר בטלפון 7-000-00-00-000
תודה על תשומת הלב שלך!
מכתב נלווה לתפקיד מנהל מכירות
שלום, אירינה ניקולייבנה!
התעניינתי בתפקיד "מנהל מכירות", שהתפרסם בעיתון "שבוע העבודה".
יש לי ניסיון רב במסחר - יותר מ-5 שנים. היא מילאה תפקידים של סוחרת, נציגת מכירות ומנהלת רכש. בתהליך העבודה הצלחתי להגיע להישגים רבים. נכון לעכשיו, עקב מעבר לעיר חרקוב, אני מחפש עבודה ואני מעוניין במשרה פנויה בחברה שלך.
אני מצרף למכתב זה קורות חיים ומכתבי המלצה מעבודות קודמות.
אם אתה מעוניין במועמדות שלי, תוכל ליצור איתי קשר בטלפון 8-000-00-000, או לשלוח את תשובתך למייל שלי [מוגן באימייל]
שיהיה לך יום נעים!
דוגמה למכתב נלווה לקורות חיים של רואה חשבון
שלום!
התפקיד הפנוי שלך לתפקיד רואה חשבון פורסם באתר rabota-ufa.ru. תגיד לי, בבקשה, האם המשרה הפנויה עדיין רלוונטית?
כרגע אני מחפש עבודה קרוב יותר למקום המגורים החדש שלי. יש לי יותר מ-10 שנות ניסיון כרואה חשבון. ב-3 השנים האחרונות עבדתי כמנהלת החשבונות הראשית של רשת חנויות הבנייה בולט. יש לי ניסיון בניהול כוח אדם, ושולט מצוין ב-PC ובכל התכניות הנלוות בתחום הנהלת החשבונות, לרבות: 1C-חשבונאות, לקוח-בנק, פארוס-אנטרפרייז וכו'.
תוכלו להתוודע למועמדותי ביתר פירוט בקריאת קורות החיים שלי המצורפים.
מחכה לתשובתך, יום נעים!
מכתב נלווה לקורות חיים של מזכירה
צהריים טובים
אני מעוניין לקבל משרת מזכירה. אני בן 26, יש לי תואר מומחה בבלשן. הניסיון שלי כמזכירה הוא קצת יותר מ-3 שנים. בנוסף לשפה הרוסית, אני שולט באנגלית וצרפתית. אני משתמש בטוח ב-PC (סיימתי קורסים נוספים) ויכול לעבוד עם ציוד משרדי. מוכן ללוח זמנים עבודה לא סדיר.
קורות החיים המלאים שלי עם תמונה מצורפים למכתב.
תודה על תשומת הלב שלך!
מכתב נלווה למועמד ללא ניסיון בעבודה
שלום!
מצאתי את המודעה שלך באתר rabota.com. בתיאור התפקיד לתפקיד עוזר רואה חשבון נכתב כי עליך להיות בעל ניסיון של שנה לפחות. לצערי אין לי ניסיון תעסוקתי אך יש לי תעודת מומחה בהתמחות "כלכלן", ידע שרכשתי במהלך הלימודים וההתמחות בחברת קודאק+ כעוזר רואה חשבון וכן רצון גדול להשתלב בעבודה בהתמחותי. בחברה שלך.אני תכליתית, קשובה ואחראית. אני בטוח בשימוש במחשב ויודע איך להשתמש בציוד משרדי. בעל מיומנויות בתוכניות חשבונאות מיוחדות. בנוסף לרוסית, אני דובר אנגלית היטב. על מנת שתוכל לאמת את הידע והכישורים שלי, אני מוכן לעבור התמחות ללא תשלום עד חודשיים.
בקובץ המצורף קורות החיים המלאים שלי. אני מחכה לתשובתך.
שיהיה לך יום נעים!
שימו לב שכל הדוגמאות למכתבי כיסוי לקורות חיים המוצגים הן רק המלצות כיצד לערוך מסמכים כאלה! אם לא מצאת דוגמה מתאימה, חבר את המכתב שלך על סמך מספר תבניות מוכנות. בהצלחה בחיפוש העבודה!
צהריים טובים, חבר יקר!
לשאלה "האם אני צריך לכתוב מכתב מקדים?", התשובה היא חד משמעית - היא הכרחית.
איך כותבים מכתב מקדים לקורות חיים? דוגמה תהיה במאמר זה. בינתיים קצת שירה.
מכתב מקדים כתוב היטב ממקד את תשומת הלב של המגייס במועמדות שלך ומגביר את הביטחון. זה הקישור בין קורות החיים שלך למשרה הפנויה. מועמדים רבים מזלזלים או לא מבינים זאת.
מגייס בדרך כלל מקבל מתוך 100 קורות חיים למשרה אחת.
אני אגלה לכם סוד, הנחיתי לעובדים שלי לשקול קורות חיים עם מכתבים נלווים שנכתבו בצורה לא שגרתית – קודם כל. אבל, הרשו לי להדגיש, עם טקסט לא סטנדרטי.
לכל הפחות, מופנה לחברה ספציפית למשרה ספציפית.
חלק מהמועמדים כותבים תבנית ומדביקים אותה בכל התגובות שלהם. בדרך כלל זה מורגש מיד ויש סיכוי שההודעה שלך תעבור ישר לפח האשפה.
מכתב מקדים כתוב נכון וממוקד מאפשר לך למקד את תשומת הלב של המגייס ויבדל אותך מזרם המועמדים. זה יהיה חטא לא לנצל הזדמנות כזו.
המשימה המינימלית היא לגרום לך לרצות לפתוח את קורות החיים שלך. המקסימום הוא רצון להתקשר ולהזמין אותך לראיון.
2. מה לא כדאי לכתוב?
- קלישאות מילוליות שחוקות כמו: "מוכוונות תוצאות", "מוכנות לקשיים". ביטויים כאלה נמצאים בכל קורות חיים שניים ודי קבעו את השיניים. זה לא ירשים אף אחד או משהו, אלא יאכזב. נסו גם להסתכל מנקודת מבט של מתבונן מבחוץ על מנת להימנע מפנינים כמו "יש לי תשוקה לעבוד עם כוח אדם" וכדומה.
- אין צורך בפאתוס מוגזם. לדוגמה, "כל חיי הבוגרים חלמתי לעבוד בחברה שלך." זה לא נכון. הפעם. שנית, אם אתה מצפה שהמגייס יקרע מהביטוי הזה, אתה טועה.
- לא אמורה להיות שליליות. לא אמורים להיות קיצורים לא ברורים. זה נראה כמו חוסר כבוד וזה מאוד מעצבן. אם סוג של ZhPG טבוע היטב בתודעה שלך, זו הבעיה שלך. טרח להסביר לאחרים.
3. מה ואיך לכתוב?
אנו בוחנים היטב את המשרה הפנויה. ראש מחלקת חיפוש ומיון כוח אדם
אנחנו יכולים להדגיש את הרעיון המרכזי של המעסיק- לפתח ולארגן תהליך מיון המוני.
זו הסיבה שאנחנו נרקוד.
המשימה שלי: מקד את תשומת הלב של המגייס בהטבות שהחברה תקבל מהעבודה איתי.נדבר באופן ספציפי יותר על היתרונות בראיון, אך לעת עתה חשוב לשרטט את היתרונות ולהראות שהניסיון שלי תואם את הרעיון המרכזי של המשרה הפנוי.
א) הראה שיש לנו ניסיון יעיל בגיוס המונים. כְּלוֹמַר:
יצא לפועל פרויקט למשיכת כוח אדם ממקצועות המונים (1000 נהגי משלוחים, 250 קוטפי מחסנים), כולל מהאזורים. פורמט הפרויקט מתאים לאחד הפרויקטים בתיאור התפקיד
בוצע פרויקט למשיכת כוח אדם למחסן בזמן עומסי שיא במסגרת מיקור חוץ.
זה כמובן בקורות החיים, אבל לשים את זה במכתב המקדים זו החלטה חכמה.
ב) בנוסף ניסיון בתפקיד דומה
ניסיון כראש מחלקת בחירת כוח אדם – 5 שנים.
אם החוויה לא ממש תואמת או - פיצוי על הפער הזה בביטחון. לדוגמה: "כל מה שאני לא יודע לעסקים, אני אגלה במהירות כזו שמעולם לא ראית. תמיד הייתי ככה ותמיד עשיתי את זה". שבירת הדפוס כך יכולה לעבוד. חוץ מזה, זו ההזדמנות היחידה להיזכר.
ג) קריאה לפעולה
המגייס צריך רק דבר אחד: הזמינו אותי לראיון. לזה אנחנו קוראים. ישירות ובלי להכות מסביב. אבל בנימוס ובנכון.
4. דוגמה למכתב מקדים (למשרה זו)
שלום, אנה (גיליתי לראשונה את שמו של המגייס)!
שמי ולרי פרניצ'ב,(אם אתה כותב מחשבון באתר עבודה, אתה לא חייב לכתוב את זה, וברור ממי)
ראיתי מקום פנוי לתפקיד ראש מחלקת חיפוש ובחירה, שפורסמה על ידך בפורטל HH.ru. היא עניינה אותי במשימות מעניינות ובפרויקטים שתואמים לתוכניות הקריירה שלי.
נא לשקול את המועמדות שלי.
ניסיון בעבודה בתפקיד דומה - 5 שנים.
יש לי ניסיון רב בעבודת פרויקטים, כפי שבא לידי ביטוי בקורות החיים שלי.
במקום עבודתי האחרון בחברת אימיארק, בהנהגתי יושמו בהצלחה פרויקטי גיוס המונים הבאים:
1. משיכת כוח אדם ממקצועות המונים (נהגים-משלחים בכמות של 1000 איש, קוטפי מחסנים בכמות של 250 איש), כולל מהאזורים.
אני מאמין שהפרויקט הזה דומה לפרויקט המפתח שלך "S" שאתה מתכנן להשיק. הניסיון שלי יעזור מאוד. אני יודע ליישם פרויקט כזה מהר יותר ובעלויות 35% פחות מהסטנדרטים.
2. יצירת מערכת למשיכת כוח אדם ממקצועות המונים למחסן בזמן עומסי שיא.
אשמח לספר לכם עוד על פרויקטים אלו ואחרים במהלך ראיון אישי. כדי להסכים על תאריך ראיון, אתקשר אליך בחזרה ב-27 בפברואר אחר הצהריים.
תודה לך, יום נעים!
בְּכֵנוּת,
ולרי פרניצ'ב
t +7 (916)xxx-xx-xx
למידע נוסף על ערכת כתיבת מכתבים, ראה.
5. דרך יצירתית לשלוח מייל
אם אתם יודעים את שם הנמען שיקבל את המכתב, פנו אליו בשמו. אם המשרה הפנויה באמת מעניינת אותך, תוכל לעשות זאת:
- התקשרו לחברה, בררו את שמו של מנהל המשרה הפנויה (לא תמיד יגידו לכם, כמובן). או בגוגל.
- שלח מכתב נלווה לתיבת הדואר הכללית של החברה עם ציון הנמען.
- בגוף המכתב פנה לאדם זה - ראש המשרה הפנוי. אל תשכח לציין את שם המשרה. צרף למכתב.
השיטה הזו של "לרכב על עז עקומה" לא תמיד עובדת. אבל אם זה יצליח, מעולה.
- השתמש בצורות רכות - "אני חושב", "אני מאמין" וכו'. צורות קטגוריות כמו "חובה",
"צריך" פחות עדיף. - הקפידו לציין את המשרה/המשרה אליה אתם פונים.
- אם אתה אוהב את החברה הזו, כתוב למה בדיוק. רק בלי קנאות)
- אם אתה יכול להציע משהו שווה (לדוגמה, פרויקט ספציפי), אמור זאת.
- אם אתה יודע לעשות משהו טוב יותר מאחרים, אתה יכול גם לכתוב, בתנאי שזה שימושי לעבודה בתפקיד זה.
- בדוק אם יש שגיאות. השטן נמצא בפרטים - איזו "החלקה" טיפשית בגלל חוסר תשומת לב יכולה לבטל את המאמצים שלך.
- בסוף המכתב, ציינו את התאריך והשעה שבה תתקשרו (ועשו זאת!)
לסיכום, מאחל משהו טוב)
אין צורך לכתוב שום דבר אחר. המכתב צריך להיות קצר וספציפי.
תן לי לקחת את החופש שלי להיום. אם אתה מוצא את המאמר שימושי, שתף אותו עם חבריך באמצעות הכפתורים למטה.
הירשם לעדכוני בלוג (טופס תחת כפתורי מדיה חברתית) וקבל מאמריםבנושאים שתבחרולמייל שלך.
שיהיה לך יום נעים!
שלום, מבקרי בלוג יקרים! בחומר זה נמשיך להתייחס לנושאים הקשורים לתעסוקה, ומיקוד תשומת הלב שלנו יהיה במסמך שהיום מצורף יותר ויותר לקורות החיים - מכתב מקדים. , כבר גילינו בבטחה, אבל זה לא הדבר היחיד שבו תלויה ההצלחה שלך: חשוב מאוד לדעת איך לכתוב נכון מכתב מקדים לקורות חיים (תמצאו דוגמה איך לכתוב מכתב יעיל לְהַלָן).
כעת, כאשר אנשים מאופיינים בניידות חברתית גבוהה ושואפים לשפר את תנאי החיים והעבודה שלהם, המעבר של האוכלוסייה העובדת מארגון אחד למשנהו הוא דבר נפוץ למדי. כמובן שאזרחים המחפשים עבודה באופן פעיל מעוניינים שמעסיק פוטנציאלי יבחר את המועמד שלהם.
כדי להשלים בהצלחה את "מסע" החיים הזה אתה צריך לא רק להיות בעל כישורים מקצועיים ברמה גבוהה, אלא גם להיות מסוגל ליידע את המעסיק על כך. למטרות אלו משתמשים בקורות חיים. מצופה כי בו תציג במיומנות ובקצרה מידע על עצמך, תכתוב היכן למדת, היכן עבדת ואל תשכח לציין מה בדיוק אתה יכול לעשות. בקורות חיים, חריגה מהסטנדרטים המקובלים היא מאוד לא רצויה היא פשוט סיכום של מידע בסיסי עליך כעובד אפשרי בארגון. לגבי המכתב המקדים, ניתן לרשום בו מידע מפורט יותר, אך, שוב, חשוב לא להגזים בכך, כי מידת הכתיבה הנכונה של מכתב זה תלויה בשאלה האם המחליט על העסקתך ישקול את קורות החיים ששלחת. .
מהמאמר הזה תלמדו:
כפי שמנהלי גיוס רבים מודים, הם נאלצים להתמודד באופן קבוע עם מספר עצום של מכתבי כיסוי. חלקם למען האמת "אפורים" וחסרי פנים, אבל לפעמים זה עדיף על מסר יצירתי מדי למעסיק פוטנציאלי. לטענת מנהלי משאבי אנוש, כתיבת מכתבי כיסוי לא הולמת היא הסיבה שאחוז גדול של קורות חיים שעלולים להיראות ראויים להתייחסות מגיעים לפח.
רוצים לדעת איך להגן על עצמכם ממצב כזה? אז אני מציע לך להכיר את הכללים והטיפים לכתיבת מכתב מקדים טוב למעסיק.
למה צריך מכתב מקדים?
בהשוואה למדינות המערב, "אופנת שליחת קורות החיים" הופיעה בארצנו יחסית לאחרונה - בעבר החלה מיון המועמדים למשרה פנויה מיד בראיון אישי, שבזבז זמן רב, והיה לא נוח לשניהם. המבקש והמעסיק. התהליך התייעל, וברוב המקרים משאבי אנוש יבקשו מכם להגיש את קורות החיים שלכם מראש. בעידן הטכנולוגיה המודרנית שלנו, כשיש מחשב כמעט בכל בית, זה קל מתמיד.
עם זאת, לא כל האזרחים המחפשים עבודה דואגים לצרף אליו מכתב נלווה. זה לא תמיד נדרש, אבל זה מאוד רצוי אם אתה מגיש מועמדות לתפקיד בניהול העליון או הביניים. כתיבת מכתב נלווה טוב יכולה לעזור לך לעשות רושם טוב על המנהל המגייס ולהיות יותר סביר שיגיע למשרה שאתה מעוניין בה. יחד עם זאת, אם הוא מעוצב ברשלנות וכתוב בצורה גרועה, המכתב יהרוג לחלוטין את האינטרס של מעסיקים פוטנציאליים. במקרה זה, עדיף לא לכתוב דבר כלל.
לחילופין, תוכלו להיכנס לאתר חיפוש עבודה - תוכלו להסתדר בלעדיו, אך הסבירות שהמעסיק יבחר את הפרופיל שלכם ממאות מועמדים נמוכה ביותר.
דוגמה למכתב כיסוי
לפני שאתה עושה את הבלתי הפיך ומאבד את עבודת החלומות שלך בגלל שאתה לא יודע איך לכתוב מכתב נלווה נכון, אני מציע לך להסתכל על דוגמה של הרכבו. דוגמה זו משקפת את כל הנקודות שצריכות לבוא לידי ביטוי במאמר זה אם אתה מעוניין לקבל עבודה בהצלחה.
בעת חיבור הודעה מפורטת למעסיק, אל תשכח כי עליך להקפיד על מבנה ברור, אחרת המכתב יהיה קשה להבנה, ומי שלומד אותו פשוט לא יגיע לתיאור הניסיון והכישורים המקצועיים המדהימים שלך .
- שלום רב. אם אתה יודע את שמו של הנמען, האפשרות הטובה ביותר היא לפנות אליו ישירות. אם אין לך מידע כזה, צור קשר עם המומחים של מחלקה ספציפית. התחל את זה בשם או במילים "צהריים טובים", "שלום" וכו'.
- חלק עיקרי. כאן כדאי לציין בדיוק באיזה תפקיד אתם מצפים לקבל, מדוע אתם נמשכים למשרה הזו, ולאחר מכן לעבור בצורה לא בולטת לנקודות שלא שיקפתם בקורות החיים שלכם, אבל הייתם רוצים להביא לידיעת המעסיק. לדוגמה, אתה יכול לדבר על פרויקטים שעבדת עליהם. הגוף מסתיים באזכור נוסף של מה שמניע אותך לקבל את העמדה.
- פְּרִידָה. הוסף את הביטוי "בכבוד רב" למכתב וכלול פרטי התקשרות, גם אם הם כבר נמצאים בקורות החיים שלך.
שימו לב שכל המכתב המקדים מורכב בעיקרו מקלישאות - מילים על מוטיבציה לתפקיד, למשל, הם יותר מחווה לנימוס העסקי מאשר משהו יותר. עם זאת, נסו שיהיה בו משהו שיכול להבדיל אתכם מהמסה האפורה ולסחוף את המעסיק לכיוונכם.
כדי להפוך את המכתב שלך ליעיל יותר, השתמש בעצות הכתיבה הבאות. אולי בזכותם תצליחו להשיג את עבודת החלומות שלכם!
- הגודל קובע. האות צריכה להיות קטנה ולהיקרא תוך 10-15 שניות. עזוב את המסורת הרוסית האהובה והימנע מלכתוב כל פרויקט שאי פעם עבדת עליו, גם אם אין להם שום קשר לעבודה שבה אתה מעוניין. יש לבחור בקפידה את המידע, ואז הוא יפעל לטובתכם!
- שמור את זה בסטייל. מכתב נלווה הוא תיעוד עסקי בלבד בהתאם, הוא צריך להיות בסגנון עסקי רשמי, ללא כל חירויות. חריג עשוי להיות המקרה כאשר אתם מצטרפים לחברה שהסגנון שלה כרוך בתקשורת לא רשמית יותר בין העובדים – מדובר בארגונים מתחום ה-IT, חברות קטנות המתמחות במוצרי נישה וכדומה. אז זה יהיה די מתאים לכתוב מכתב מעניין ומקורי כדי לבטח למשוך תשומת לב.
- מדללים את התבניות. כבר הוזכר לעיל שלמעשה, המכתב המקדים עצמו הוא אוסף של ביטויים תבניתיים, אולם ביטויים אלו הם שלעתים קרובות הורגים את האינטרס של המעסיקים. חשיבה על דרכים להתרחק מניסוח עייף מבלי לשבש יותר מדי את הסגנון הכללי תועיל לכתיבה שלך.
- הימנע מחזרות. אין לתאר את חווית העבודה שלך במכתב - המידע הזה כבר קיים בקורות החיים שלך, ולא סביר שהמעסיק יודה לך על בזבוז הזמן. כדי לקבל מושג לגביך כעובד, זה יספיק לו פעם אחת.
- כתוב נכון! גם אם קורות החיים שלך מעוצבים בצורה יפה ויעילה, וכל אות בטקסט שלו מאומתת, אל תשכח ששגיאות ושפה לקויה במכתב נלווה עלולים להרוס את כל הבונוסים שהוא יכול לתת. סביר להניח שהמעסיק לא ירצה להתמודד עם עובד שאינו יכול להתמודד עם משימה פשוטה לכאורה כמו כתיבת מכתב, אך יחד עם זאת, על מספר דפי נייר, הוא משכנע בכשירותו וביכולתו לפתור בעיות רבות. . אז לפני השליחה, הקדישו מעט זמן לבדוק היטב את האיות והפיסוק שלכם - זה בהחלט לא ישתבש!
- פורמליות קלות. אם אתם שולחים הודעה בדואר האלקטרוני, אל תצרפו אותה כמסמך נפרד, אלא הניחו אותה בגוף המכתב. להיפך, עדיף לצרף את קורות החיים כקובץ טקסט. אם המכתב נשלח בפקס, שלח אותו בדף נפרד לפני קורות החיים שלך.
לכן, קוראים יקרים, אם קראתם בעיון את ההמלצות לכתיבת מכתב מקדים לקורות חיים ולקחתם אותן בחשבון, הסיכוי שלכם לקבל את המשרה הרצויה גדל משמעותית! אל תשכח על קיצור, אוריינות וסגנון עסקי כל השאר יהיה קל מאוד לעשות.
אם החומרים שמצאת בבלוג שלי עזרו לך למצוא עבודה, או שאתה פשוט חושב שהם יהיו שימושיים למי שמתעניין, אנא שתף אותם עם חבריך על ידי פרסום קישורים ברשתות חברתיות! בנוסף, כדי לא לפספס עדכונים חשובים ופרסומים אחרונים, אני ממליץ להירשם לבלוג - זה ייקח לך רק כמה שניות. עם זה, אני נפרד מהשחרור של החומר הבא.
האינטרנט פרץ במהירות לחיינו, תפס עמדה מובילה בתקשורת עם אנשים, מציאת עבודה, הצגת אישיות ותקשורת עם מעסיקים פוטנציאליים. תקשורת חיה של ראיונות מתפוגגת בהדרגה אל הרקע ומשאירה את שדה הקרב למשרות פנויות למיילים עם קורות חיים, שעל בסיסם מתקבלות החלטות לגבי כשרותם של מועמדים מסוימים. אבל מה אם אתה לא יודע איך לשלוח קורות חיים במייל ולא מכירים את כללי העיצוב?
הצעד הראשון למיקום הרצוי
טעות נפוצה של מועמדים רבים היא לדאוג לשלוח אותו לנמען בצורה נכונה, אך לא נכונה. טעויות גסות בעת השליחה עלולות לגרום להתעלמות מוחלטת מהמכתב, גם אם אתה העובד הטוב ביותר בעיר.
השלב הראשון בו מתחילות הנחיות כיצד לשלוח קורות חיים בדואר הוא כתובת המייל של המעסיק. פרטי ההתקשרות שאתה צריך בדרך כלל כלולים בפרסום המשרה. מעסיקים לרוב משאירים כתובת דואר אלקטרוני ולא מספר טלפון כדי להגן על עצמם מפני שיחות רבות ומיותרות. לאחר שמצאת את איש הקשר הדרוש, אל תעתיק אותו על הנייר, אלא העתיק אותו מיד מהדף האלקטרוני לשדה המתאים של המכתב.
המייל שלך
אם לכתובת המייל שלך יש שם משתמש קליל, למשל "bol_tvoei_dushi", סביר להניח שלא תיחשב כמועמד ראוי והמכתב ייפתח. למטרות עסקיות, רכשו לעצמכם קופסה נוספת עם שם מכובד יותר המכילה את שמות המשפחה והפרטים שלכם. רצוי שיכתבו באותיות לטיניות. לא מומלץ לכתוב בשם בדוי.
עמידה בפורמט הנדרש
חברות גדולות דורשות פעמים רבות את כותרת המשרה להיכלל בקורות החיים או לשלוח "בגוף המכתב" ולא כקובץ מצורף, ולעיתים אף מבקשות לכלול את שם העובד ממחלקת משאבי אנוש. המשימה שלך: לפני שליחת קורות החיים שלך במייל, קרא בעיון את כל הדרישות והתנאים של המעסיק.
אחרת, קורות החיים שלך אפילו לא ישימו לב. הרי את תנאי המשלוח מכריזים חברות לא מתוך ילדותיות סרק, אלא מתוך מטרה לבחון מיידית את כל האפליקציות. ואם יש להם כמה משרות פנויות, סביר להניח שהמכתב שלך "לכפר, לסבא" יגיע לפח. גם הדרישה לשלוח קורות חיים "בגוף המכתב" אינה צלצול ריק - היא חוסכת את זמנו של המעסיק וחוסכת את המחשב מפני וירוסים אפשריים של הקובץ המצורף.
איך שולחים קורות חיים בדואר: כללים חשובים
- בדף המיילים, בחר את הפקודה: "כתוב מכתב". חלון ייפתח
- בשדה "אל", העתק את כתובת האימייל של המעסיק ישירות ממקור המודעה.
- ב"נושא ההודעה", ציין את המילה קורות חיים ואת הקוד או שם המשרה הפנויה. לדוגמא: קורות חיים: מנהל מכירות.
- בהתאם לדרישות החברה, אם יש צורך לצרף קורות חיים אישיים למכתב (כפתור: "צרף קובץ", "צרף קובץ" וכו'), השתמש ב-TXT, שכן פורמט MS Word DOC עשוי להכיל וירוסים. ובחברות רבות זה נחשב מיושן.
- חשבו על השם של קובץ קורות החיים עצמו - הוא צריך להיות ייחודי. זה לא רצוי להשתמש בשמות סטנדרטיים כמו Resume.doc זה פשוט ילך לאיבוד במספר האדיר של אותיות דומות. עדיף לתת שם לקובץ בשם המשפחה שלך, למשל: Ivanov A. D. rtf, אתה יכול גם להזין כאן את שם המשרה הפנויה (Ivanov A. D (מומחה IT). rtf).
- גודל הקובץ שנשלח לא יעלה על 250 KB.
- שים מכתב מקדים בגוף ההודעה (עוד על כך בהמשך).
- לפני שליחת קורות החיים שלך בדואר אלקטרוני, בדוק שוב שהנמען נכון, האם צירפת את קורות החיים שלך, ושלח את המכתב על ידי לחיצה על כפתור "שלח".
מכתב מקדים
שליחת מייל ריק עם קורות חיים מצורפת נחשבת לסימן של חוסר כבוד בעולם העסקים. בינתיים, גוף ההודעה הוא מקום מצוין למקם מכתב נלווה בו עליכם להסביר בצורה ברורה, ברורה ומפורטת מדוע אתם ראויים למשרה זו. עדיף להתחיל את זה בכתובת: "יקיר... (שם, פטרונימי של מנהל משאבי אנוש)", או, אם אינכם מכירים את השמות, "עובדים יקרים של מחלקת משאבי אנוש...". הקפידו לציין את שם המשרה אליה אתם פונים, ניסיון בעבודה ותכונות אישיות. מצגת מקורית של עצמך תהיה כל רעיון או הצעה לגבי פעילות החברה. זה יוכיח את יכולתך ויבלוט מהקהל. אתה צריך לסיים את המכתב המקדים שלך בנימוס ובסטנדרטי: "בכבוד...", "אני מקווה לשיתוף פעולה..." ורק לאחר מכן לשלוח קורות חיים.
- את המכתב עם קורות החיים שלך יש לשלוח במהלך שעות העבודה. הזמן הטוב ביותר לשלוח הוא מ-9 עד 10 בבוקר. במקרה זה, המסמך שלך יעמוד בראש הרשימות וייתכן שיבחינו בו מוקדם יותר.
- אל תצרף למכתב את קורות החיים והתצלום שלך כקבצים נפרדים. התמונה חייבת להיות בטקסט.
- הימנע מגופנים נדירים, טבלאות, מסגרות והדגשות צבע. השתמש ב-Times New Roman או Arial. ניתן להדגיש נקודות חשובות באותיות נטוי או מודגש.
- הכלל החשוב ביותר בעת יצירת קורות חיים הוא אוריינות. אנשים גסים ייצרו ממך מיד רושם לא נעים, והם אפילו לא יקראו את קורות החיים שלך עד הסוף.
- בדוק את האימייל שלך מדי יום, אחרת אתה עלול לפספס הודעת תשובה.
הכרת הכללים הבסיסיים של שליחת קורות חיים במייל תיצור רושם חיובי ממך כעובד מוכשר, מנומס ומכובד. ואז אתה תבחר, לא אתה!