טופס המכתב, בהתאם למסמכים המרכיבים את הארגון, כולל את הפרטים הבאים:

01 - סמל המדינה של הפדרציה הרוסית (02 - סמל של ישות מכוננת של הפדרציה הרוסית או 03 - סמל של ארגון או סימן מסחרי (סימן שירות));
04 - קוד ארגון
05 - מספר רישום המדינה הראשי (OGRN) של ישות משפטית
06 - מספר זיהוי של משלם מס/קוד סיבה לרישום (TIN/KPP)
08 - שם הארגון
09 - מידע רקע על הארגון
כמו גם סימנים מגבילים לפרטים:
11 - תאריך המסמך
12 - מספר רישום מסמך
13 - קישור למספר הרישום ותאריך המסמך
ובמידת הצורך, סימני הגבלה עבור הגבולות העליונים של האזורים שבהם נמצאים הפרטים.
15 – נמען
18 - כותרת הטקסט
19 - סימן בקרה
20 - טקסט מסמך

ניתן להכין את טופס המכתב על בסיס סידור אורך או זוויתי של הפרטים.

אוֹרֶז. 1. מיקום הפרטים (גרסה פינתית) של טופס האותיות (המידות מצוינות במילימטרים)

אוֹרֶז. 2. מיקום הפרטים (גרסת האורך) של טופס האותיות (המידות מצוינות במילימטרים)

הכי נוח לעיבוד וחסכוני מבחינת השימוש בשטח גיליון הוא צורת הפינה. במקרה זה, ניתן להשתמש בצד ימין של החלק העליון של הגיליון כדי למקם את הפרטים "נמען", "רזולוציה"

השימוש בטופס אותיות אורך רצוי במקרים בהם שם הארגון מכיל מספר רב של תווים מודפסים, למשל, ייתכן כאשר פרטי הטופס ניתנים בשתי שפות או יותר. במקרה זה, יש להדפיס את הפרטים ברוסית בצד שמאל, ובשפה הלאומית בצד ימין, באותה רמה. אם מספר השפות הלאומיות בשימוש הוא יותר מאחת, יש לציין את הפרטים ברוסית בחלק העליון, ובשפה הלאומית למטה, תוך הארכת הקו עד לגבול השוליים הימניים.

ניתן להכין את טופס המכתב עבור ארגון, יחידה מבנית או פקיד.

דוגמאות לעיצוב טופס מכתבים:

אוֹרֶז. 3. טופס מכתב מהארגון עם מיקום זוויתי (מרוכז) של פרטים.

אוֹרֶז. 4. טופס מכתב מהארגון עם מיקום הפינה (הדגל) של הפרטים.

אוֹרֶז. 5. טופס מכתב מהארגון עם סידור פרטים לאורך.

דוגמאות לטופס המסמך הכללי מסופקות גם במסמכים הבאים:
GOST R 6.30-2003 "מערכות תיעוד מאוחדות. מערכת מאוחדת של תיעוד ארגוני ומנהלי. דרישות להכנת מסמכים" (נספח B, איורים B.2, B.3, B.4);
- הנחיות סטנדרטיות לעבודה משרדית ברשויות הפדרליות, שאושרו בצו של משרד התרבות ותקשורת ההמונים של הפדרציה הרוסית מיום 8 בנובמבר 2005 מס' 536 (נספחים מס' 13, 14, 15, 16, 17, 18) .

איך כותבים מכתב עסקי שלא ילך לאיבוד ב"זבל המידע" ויקרא? כללים, המלצות, דוגמאות

המילה היא כלי עסקי נגיש. בעולם העסקים אי אפשר למצוא אדם שלא משתמש במילים בעבודתו.

עסקים מודרניים הופכים בהדרגה לעסק התכתבות. בעזרת מכתבים - אלקטרוניים או מסורתיים - נוצרת תקשורת עם לקוחות, שותפים עסקיים ומעסיקים. המכתב מציב את הכותב כאיש מקצוע או כאדם שאסור להמשיך איתו בקשר.

בעל מקצוע חייב להיות מסוגל לכתוב

• זה ברור
• ביעילות
• ברצינות
• מעניין

ואף פעם לא מאוחר מדי ללמוד את זה. נתחיל מהבסיס: להבין את ההבדל בין כתיבה עסקית לכתיבה רגילה.

במה שונה מכתב שירות ממכתב רגיל? פירוט של מכתב עסקי

מכתב הוא טקסט קצר בן עמוד אחד או שניים, שמטרתו להעביר מידע על משהו לנמען.

אופי המידע והיחסים בין השולח למקבל המכתב מחלקים את ההתכתבות ל

• עסקים (רשמי)
• אישי (לא רשמי)

מכתב עסקי מאופיין ב:

• קוֹצֶר
• דִיוּק
• הגיון והיגיון
• תוכן מידע
• ניטרליות הערכתית ורגשית
• תְקִינָה:
• נעשה שימוש בטפסים רשמיים
• נעשה שימוש בדמויות דיבור יציבות, במונחים פקידותיים מיוחדים ובקונסטרוקציות
• מספר נושאים - 1-2
• מיקוד
• שרשרת פיקוד מוגדרת בבירור (במידת הצורך)

אילו סוגי מכתבים עסקיים קיימים?

סוג המכתב העסקי קובע

1. מטרת כתיבתו

מטרות מסחריות

• ברצונך לסיים עסקה ולהציע את התנאים הספציפיים שלה - ערכו מכתב הצעה (הצעה) עבור הנמען

• אם לא החלטת על תנאי העסקה המקובלים עליך, שלח מכתב בקשה
• האם ברצונך ליידע את הנמען שלך על הפרת התחייבויות חוזיות מצידו? כתוב מכתב תביעה (תלונה)

מטרות ללא מטרות רווח

• הודו במכתב תודה
• אשר את התחייבויותיך במכתב ערבות ואת הסכמתך במכתב אישור
• כתוב מכתבי מידע אם אתה חושב שהמידע שלך יעניין את הנמען
• תזכור על הסכמים חשובים, התחייבויות, קנסות עם מכתבי תזכורת
• לברך במכתבי ברכה, לשאול במכתבי בקשה, לנחם במכתבי תנחומים
• אם אתה צריך לשלוח מסמכים חשובים או נכסים מהותיים, הקפד להכין מכתב נלווה למטען שלך

2. נמען

אם אתה פונה מכתב למספר נמענים בו זמנית, אז אתה כותב מכתב חוזר

המכתב שלך יכול לגעת במספר נושאים בו זמנית, מה שהופך אותו אוטומטית לרב פנים

4. מבנה

אותיות מוסדרות כרוכות בהרכבת חלק הטקסט של המכתב לפי דפוס מסוים, בעוד שלאותיות לא מוסדרות יש צורת הצגה חופשית

5. צורת עזיבה

• במעטפה
• בצורה אלקטרונית
• באמצעות פקס

מבנה מכתב עסקי: מבוא, גוף, סיום

המבנה של מכתב עסקי סטנדרטי דורש התייחסות מדוקדקת יותר.

אות בפורמט נכון צריכה להתאים למתווה הבא:

בואו נסתכל מקרוב על כמה נקודות של התוכנית:

1. כותרת

בדרך כלל, זהו סיכום קצר של נושא המכתב.

חשוב: כתוב את הכותרת בצורה נכונה אם אתה רוצה שהנמען יקרא את מכתבך.

היעדר כותרות בהתכתבות עסקית אופייני למתחילים שאין להם כישורים בסיסיים בניהול התכתבות עסקית.

2. ערעור

• בעל הצורה המסורתית "יקירי"
• באותיות רישיות באמצע השורה

חשוב: השימוש בקיצורים אסור!

3.הקדמה

• מציג בפני הנמען את הרעיון המרכזי של המכתב
• מכין את הנמען לתפיסה הנכונה של המידע הבא הכלול במכתב

4. הגוף המרכזי של הטקסט מבסס את רעיון המפתח המופיע בפתיח

בחלק זה של המכתב

• אתה מציין בבירור את מהות ההצעה/ערעור
• לספק טיעונים: עובדות, נתונים, פרטים נוספים על נושא המכתב. חוות דעת מומחה, ניסיון חיובי/שלילי משלו

כדי להקל על ההצדקה, אתה יכול להשתמש בתרשים הבא:

חשוב: הפסקה האחרונה צריכה להכיל ביטוי המציין שלב ספציפי או תוצאה צפויה ולעודד את הנמען לנקוט בפעולה

5. לסיכום:

6. בחלון "חתימה" יש לציין מידע על הנמען:

• תואר עבודה

איך לא לטעות בבחירת סגנון כתיבה?

בהתכתבות עסקית צריך כל הזמן לעשות בחירות לגבי סגנון הכתיבה וטון התקשורת עם המוען. כמה יבש, רשמי, או להיפך, כמה חי, חם ואנושי צריך להיות המסר שלך?

• סגנון אישי בהתכתבות עסקית מדגיש את התכונות האישיות של כותב המכתב
• כאשר משתמשים בסגנון פורמלי, מוצגות עובדות ומסקנות מתאימות על סמך אותן.
• סגנון אישי כרוך בתקשורת בין כותב המכתב לבין הנמען בתנאים שווים
• הסגנון הפורמלי מדגים שרשרת פיקוד ברורה וכוח שקורא המכתב נאלץ להתחשב בו.

כדי לבחור את סגנון התקשורת הנכון במכתב עסקי, שקול:

• באילו קטגוריות משקל אתה והנמען שלך?
• אתה רוצה לנהל משא ומתן בידידות או להפעיל לחץ מעמדה של כוח

איך להיצמד לסגנון הנבחר?

סגנון אישי

• נוכחות של כינויים אישיים: אני, אנחנו, אתה
  לדוגמא: אני מתנצל בפניכם ומקווה באמת ובתמים שטעויות דומות לא יחזרו.
• פניות ובקשות ישירות
  לדוגמא: נא לא להשאיר חפצים אישיים ללא השגחה
• שימוש בביטויים מעריכים רגשיים: נעורי כוכבים, כישלון מחריש אוזניים

סגנון פורמלי

• החלפת כינויים אישיים בשמות עצם מופשטים
  לדוגמא: הנהלת הקולנוע מתנצלת בכנות על שינוי לוח מופעי הערב
• החלפת פניות ובקשות אישיות בהצהרות
  לדוגמא: נא לא להשאיר חפצים אישיים ללא השגחה
• שימוש בקלריקליזם נפוץ: אני מביא לידיעתך, בשל העובדה ש

סגנון רשמי ממש לא מתאים אם אתה כותב מכתב תודה או מכתב תנחומים, כלומר אותם מכתבים עסקיים שבהם אתה צריך להביע רגשות. במצב בו אתם כותבים מכתב בקשה או מכתב הצעה, עדיף גם להקפיד על סגנון אישי.

מהו מכתב תלונה וכיצד כותבים אותו? במה זה שונה מסוגים אחרים של אותיות?

חשוב: בעת חיבור מכתב, מקד את תשומת הלב של הנמען בדיוק לאילו פעולות אתה מצפה ממנו. ציינו גם מועדים ספציפיים לביצוע המשימות שהגדרתם.

תבנית מכתב התלונה תעזור לך להרכיב אותה בצורה נכונה:

מהו מכתב תגובה וכיצד כותבים אותו?

ישנם שני סוגים של מכתבי ייעוץ:

• מכתב סירוב
• מכתב עם תגובה חיובית

לניסוח שני סוגי המכתבים יש שני כללים כלליים (בתנאי שמכתב היוזמה נוסח נכון):
1. מכתב התגובה שומר על אוצר המילים ודפוסי הדיבור של מכתב היוזמה
2. הטקסט של מכתב התגובה לא צריך להכיל מידע על

• תאריך עריכת מכתב היוזמה
• מספר הרישום שלו

להלן דוגמה למכתב סירוב ידידותי ונכון:

עם זאת, סירוב לא תמיד חייב להיות רך. יש מצבים שבהם יש צורך בסגנון תקשורת קשוח וקפדני. להלן תבנית של מכתבי דחייה לכל אירוע, מקשה ועד רך:

מכתב מידע: ההבדל שלו ממכתבי תגובה ומכתבי תלונה

מכתב המידע הוא רב תכליתי:

• דוחות (לדוגמה, על שינויים במחירים במחירונים)
• מודיע (על בחירה מחדש של חברי הדירקטוריון)
• מודיע (על משלוח סחורה)
• מצהיר (על כוונות)
• מאשר (קבלת סחורה)
• מזכיר (על מילוי ההתחייבויות שנטלו על עצמם על פי החוזה)
• מפרסם ומודיע (על החברה בכלל, על סחורות/שירותים בפרט)

אולי הנושא הדוחף ביותר כיום הוא השאלה כיצד מרכיבים נכון מכתב פרסום והסברה.

1. חוסר מבנה
2. נוכחות של סלנג או שפה לא רשמית בטקסט של המכתב
3. עיצוב מרושל
4. שפע של שגיאות כתיב, תחביריות, סגנוניות
5. היעדר עובדות מהימנות ומידע אובייקטיבי במכתב
6. הפרה של כללי נימוס בסיסיים (במיוחד במכתבי תלונה)
7. שימוש במשפטים מסורבלים ולא ברורים בטקסט
8. חוסר היגיון בהצגת החומר
9. חוסר הסברים על קיצורים
10. טשטוש כללי של הטקסט אם הוא מורכב ללא מטרה

מה עוד אתה צריך לדעת על מכתבים עסקיים?

1. עבור התכתבות עסקית מודרנית, נעשה שימוש בשיטת מבנה הבלוק של הרכב טקסט.
שיטה זו חוסכת זמן ושומרת על הסגנון הכללי של כל התיעוד העסקי. מאפיין אופייני לשיטה הוא סימני פיסוק פתוחים או היעדר נקודות/פסיקים (לדוגמה, בעת יצירת רשימות)

2. ניתן להשתמש בגופן sans-serif (לדוגמה, Arial) לכותרת המכתב. גופן זה נתפס ברמה התת מודע כיציב ומוצק.

3. יש להשתמש בגופני Serif (Times News Roman) בגוף הטקסט. סריפים מקלים על עיניך לעבור מאות לאות, מה שהופך את הקריאה למהירה יותר.

חשוב: יש אותיות שתמיד נכתבות רק ביד!
אלו מכתבי ברכות, מכתבי תנחומים, מכתבי תודה

כמות גדולה של מידע שימושי לגבי הרכב מכתבים עסקיים ניתן למצוא בסרטון של סשה קרפינה.

וידאו: איך כותבים מכתבי כיסוי וקורות חיים

סרטון: "לומדים ממספרי סיפורים". סודות מכירת טקסטים

בכל ארגון, מכתבים מהווים את רוב התיעוד הנכנס והיוצא. ישנם סוגים רבים של מסמכים אלו, ולכל אחד מהם ישנם מספר כללים לביצוע. מכיוון שמכתבים הם הסוג הנפוץ ביותר של תיעוד ניהולי, חשוב ביותר לדעת כיצד לחבר אותם בצורה נכונה.

מהמאמר הזה תלמדו:

עיצוב נכון של אותיות הוא ההצלחה של החברה כולה

מכתבים עסקיים (או רשמיים) נחשבים לאלה המשמשים לתקשר את החברה עם מבנים חיצוניים. יתרה מכך, גם לאחר שהושגה הסכמה מילולית כלשהי בין ראש הארגון לבין שותף עסקי או לקוח, כללי הנימוס קובעים אישור להסכם זה. זה, בתורו, כבר יכול להיחשב ערבות.

סוגי מכתבים עסקיים

1. אינפורמטיבי - נוצר על מנת להעביר מידע מסוים.

לפי פונקציות שבוצעו

1. יוזמה - מחולקים לאלו שדורשים מענה ולאלה שאינם דורשים מענה. דוגמאות: בקשה, תלונה, הודעה, תזכורת, .

2. מכתבי תגובה.

מבוסס על הנמען

1. רגיל - נשלח לרוב לנמען אחד בלבד.

2. חוזר - כאלו ששולח אחד שולח למספר נמענים.

לפי צורת היציאה

מבנה מכתב שירות

הטקסט של מכתב עסקי כתוב היטב מורכב מ: ערעור, מבוא וחלקים עיקריים ומסקנה.

עִרעוּר.

זהו החלק המשמעותי ביותר לצורכי תקשורת. לפיכך, הודות לצורת הכתובת שנבחרה נכון, אתה יכול לא רק למשוך את תשומת הלב של הנמען, אלא גם לקבוע את הטון הכללי לתקשורת נוספת. אם המכתב אינו ממוען לאדם ספציפי, ניתן להשמיט את הכתובת במקרים אחרים, נהוג להשתמש בנוסחאות שפה סטנדרטיות - למשל, "סרגיי איבנוביץ' היקר!", "מר יו"ר הממשלה! הערעור כתוב באמצע השורה.

חלק מבוא.

בתחילת המכתב, יש צורך לציין את הסיבות והנימוקים להכנתו לעיתים קרובות יש צורך לאשר את המידע עם הפניות למסמכים ועובדות של צדדים שלישיים. אם יש צורך לציין אסמכתאות, יש לעשות זאת ברצף הבא: כותרת המעשה, מחבר, תאריך, מספר רישום, כותרת.

חלק עיקרי.

חלקו העיקרי של המכתב מציין את המטרה העיקרית של המכתב. חלק זה מתאר בפירוט את האירועים הדרושים, מספק ראיות או מנתח את המצב.

מַסְקָנָה.

לסיכום, נהוג להסיק מסקנות בצורה של בקשות, הצעות, סירובים או חוות דעת. מאמינים שמכתב שירות יכול להכיל רק חלק אחרון אחד. ככלל, הם מסתיימים בביטויים סטנדרטיים - למשל, "אני מקווה לשיתוף פעולה נוסף", "עם איחולים." נוסחת הנימוס ממוקמת לפני התכונה "חתימה", ומופרדת מהמיקום בפסיק.

בעת הגשה למחבר חשוב לקחת בחשבון היבטים כגון:

• מידת ההיכרות ואופי הקשר עם הנמען;
• עמדתו הפומבית של הנמען ויחסיו לעמדת המחבר;
• המצב בו מתקיימת תקשורת - הפורמליות או הבלתי פורמליות שלה;
• נימוס וסטנדרטים שאומצו בחברה מסוימת.

עיצוב מכתב, דוגמה:

עיצוב אותיות לפי GOST

יש להוציא מכתבי שירות בטפסים מיוחדים בפורמט A4 או A5 בהתאם לגודל הטקסט. מותר לא להשתמש בטפסים רק אם הכותבים הם מספר חברות בו זמנית.

דרישות לטפסי מכתב, כמו גם הרכב הפרטים וכללי העיצוב כלולים ב GOST R 6.30-2003 "מערכות תיעוד מאוחדות. מערכת מאוחדת של תיעוד ארגוני ואדמיניסטרטיבי. דרישות תיעוד".

באופן כללי, לחברות יש את הזכות לפתח באופן עצמאי טפסי מכתבים, מכיוון שה-GOST שצוין הוא מייעץ באופיו, עם זאת, יישום הוראותיו מצביע על תרבות גבוהה של עבודה עם מסמכים בארגון. עבור ארגונים מסוימים, GOST R 6.30-2003 הוא חובה: לדוגמה, רשויות ניהול פדרליות חייבות תמיד להתייעץ עם תקן זה.

01 - סמל המדינה של הפדרציה הרוסית;

02 - סמל של ישות מכוננת של הפדרציה הרוסית;

03 - סמל או סימן מסחר של הארגון (סימן שירות);

04 - קוד ארגון;

05 - מספר רישום המדינה הראשי (OGRN) של הישות המשפטית;

06 - מספר זיהוי של נישום/קוד סיבה לרישום (TIN/KPP);

07 - קוד טופס;

08 - שם הארגון;

09 - מידע התייחסות על הארגון;

10 - שם סוג המסמך;

11 - תאריך;

12 - מספר רישום;

14 - מקום הליקוט או הפרסום;

15 - נמען;

16 - חותמת אישור;

17 - רזולוציה;

18 - כותרת לטקסט;

19 - סימן בקרה;

20 - טקסט של המסמך;

21 - סמן על נוכחות האפליקציה;

22 - חתימה;

23 - חותמת אישור;

24 - אישור ויזה;

25 - טביעת חותם;

26 - סימון על אישור העותק;

27 - סמן על המבצע;

28 - הערה על ביצוע המסמך ושליחתו לתיק;

29 - הערה על קבלת המסמך בארגון;

30 - תעודת זהות של העותק האלקטרוני.

עיצוב מכתב לפי GOST, לדוגמה:

עיצוב מכתב עם קובץ מצורף, לדוגמה:

כללים לכתיבת התכתבות עסקית

התכתבות עסקית כוללת שימוש בסגנון עסקי רשמי של תקשורת. הייחודיות שלו טמונה בעובדה שהמשתתפים הם בדרך כלל ישויות משפטיות שחייבות לדבוק בכללי תקשורת קפדניים למדי שאומצו בארגון (או בכמה ארגונים).

ישנן מספר דרישות החלות על סוג זה של תקשורת.

סטנדרטיזציה של מצגת.כיום יש הרבה מונחים, ביטויים מיוחדים ונוסחאות הספציפיות להתכתבות עסקית. השימוש בהם מאפשר לך לצמצם משמעותית את זמן ההכנה, ועיצובים מוכנים עוזרים לך להימנע מבזבוז זמן בחיפוש אחר מונחים המתאימים למצב מסוים. סטנדרטיזציה מקלה באופן משמעותי על התפיסה של כל טקסט ומייעל את כל תהליך זרימת המסמכים.

טון ניטרלי.איפוק וקפדנות בכתיבת מכתבים הם הנורמה בתקשורת רשמית. טון ניטרלי מרמז על היעדר כמעט מוחלט של מילים אקספרסיביות או טעונות רגשית. המידע הוא בעל אופי רשמי גרידא מסיבה זו, יש צורך להוציא מהטקסט, למשל, מילים עם סיומות קטנות או מילות ביניים. סאבטקסט רגשי עשוי להיות נוכח, אך הוא צריך להיות מוסתר מאחורי טון נייטרלי של הצגה.

דיוק וחד-משמעות של ניסוח. על הנמען להבין ולפרש בבירור את משמעות החומר המופנה אליו. דיוק הטקסט, ככלל, תלוי ישירות במבנה הקומפוזיציה הבנוי בצורה נכונה ובהיעדר שגיאות לוגיות. יש לחשוב בצורה ברורה על מכתב השירות.

תַמצִיתִיוּת. הודות לדרישה זו, המחבר יוכל לצמצם משמעותית את אורך המסמך כולו. תמצית ההצגה היא, קודם כל, ביטול יתירות הדיבור, שימוש חסכוני באמצעים לשוניים, היעדר חזרות מיותרות ומידע נוסף.

יישום נוסחאות שפה.תבניות, בשימוש נרחב בהתכתבות עסקית, הן חלק בלתי נפרד ממנה. לפיכך, לרוב משתמשים בנוסחאות לעידוד פעולה: "אנו מבקשים מכם לשקול את הנושא...", "באישור ההסכמה שלנו...". לעתים קרובות, נוסחאות לשוניות הן מרכיבים משמעותיים מבחינה משפטית של הטקסט, שבלעדיהם לא יהיה לו את הכוח הדרוש. לדוגמה: "אנו מבטיחים החזר בסך...", "השליטה על השלמת המשימה מוקצה ל...".

שימוש במונחים, קיצורים מילוניים וגרפיים.הודות לשימוש במונחים בהתכתבות, המחבר יכול להשיג הבנה ברורה של הטקסט, שהוא מאפיין חשוב ביותר בתקשורת עסקית. המינוח שניתן וצריך להשתמש בו בתחום התמיכה בתיעוד לניהול מוסדר על ידי GOST R 51141-98 "עבודה משרדית וארכיון. מונחים והגדרות"

דומיננטיות של משפטים נפוצים פשוטים. תקשורת רשמית, ככלל, מבוססת על שימוש במשפטים פשוטים חד-חלקיים או דו-חלקיים, מה שמפשט מאוד את תהליך תפיסת הטקסט.

מדריך לכתיבת מכתב עסקי

נְיָר	יש להדפיס על נייר לבן או בהיר אחר. פורמט גיליון - A4 (210 x 297 מ"מ) או A5 (148 x 210 מ"מ).
שדות	הגיליון חייב לכלול שדות של לפחות: 20 מ"מ - שמאל; 10 מ"מ - ימין; 20 מ"מ - עליון; 20 מ"מ - נמוך יותר.
תַאֲרִיך	תאריך המכתב נחשב לתאריך חתימתו. הוא כתוב בספרות ערביות, בעקבות הרצף: יום, חודש, שנה. לדוגמה, "02/10/2017". מותרת גם שיטה מילולית-מספרית לעיצוב תאריך. לדוגמה, "10 בפברואר 2017"
מספר יוצא	המספר היוצא מורכב ממספר רצף, שניתן להוסיף לו אינדקס. המספר של מסמך שנערך במשותף על ידי שתי מחלקות או יותר מורכב ממספרי רישום האותיות של כל אחת מהמחלקות הללו, מופרדים באמצעות קו נטוי.
יַעַד	הנמען יכול להיות חברה, החטיבות המבניות שלה או עובדים בודדים. חשוב לזכור שבמקרה האחרון, ראשי התיבות מסומנים תמיד לפני שם המשפחה. שם החברה המקבלת מצוין תמיד בסימן הנקוב. על פי הכללים, אין לפנות ליותר מארבעה נמענים. כמו כן, פרט זה עשוי לכלול כתובת דואר, ולציין תחילה את שם הארגון, ולאחר מכן את כתובת הדואר.
טקסט מכתב	ניתן לעצב את הטקסט עצמו כטבלה, טקסט או שילוב של מספר מבנים. כאשר מעצבים טבלאות, חשוב לקרוא לעמודות ושורות שמות עצם באותיות נקוב. אם הטבלה ממשיכה בעמוד הבא, העמודות והשורות ממוספרים גם בה. הטקסט צריך להיות מורכב משני חלקים: הסיבה/מטרה/סיבה לכתיבת המכתב ומסקנות/הצעות/המלצות. כמו כן, הטקסט יכול להכיל רק חלק אחרון אחד - למשל בקשה ללא הסבר. אם המכתב מתייחס למעשים של ארגונים אחרים, ציינו את פרטיהם: כותרת המסמך, שם הארגון, תאריך, מספר רישום ותואר.
בַּקָשָׁה	מכתב עסקי עם קובץ מצורף צריך להיות בפורמט הבא: יישום: עבור 2 ליטר. ב-2 עותקים. אם הבקשה אינה מצוינת בטקסט, יש צורך לציין את שמה, מספר הגיליונות והעותקים שלה. לְדוּגמָה: נספח: הסכם מכירה ורכישה עבור 3 ליטר. ב-2 עותקים. אם מצורף מסמך עם קובץ מצורף, הסימון מעוצב באופן הבא: מצורף: מכתב מהפ"ס מיום 12.10.2017 נ 03-2/923 ונספח לו, 7 עמודים בסך הכל.
חֲתִימָה	החתימה דורשת ציון עמדת העובד שחתם על המכתב ותמליל חתימה זו. אם מספר עובדים חותמים, החתימות מסודרות ברצף המתאים לתפקיד שנערך. אם המיקומים שווים, אז החתימות צריכות להיות ממוקמות באותה רמה.
לֶאֱטוֹם	החותם מאשר את האותנטיות של חתימות של בעלי תפקידים על מסמכים הקשורים לנכסים פיננסיים או על מסמכים אחרים הדורשים אישור חתימה מקורית.
מְבַצֵעַ	במידת הצורך ציינו את ראשי התיבות ושם המשפחה של המבצע ואת מספר הטלפון שלו. בדרך כלל הסימן ממוקם בחלק הקדמי או האחורי של הגיליון האחרון בפינה השמאלית התחתונה.

כיום נערכים בכל חברה מכתבים רשמיים בנושאים שונים לחלוטין הקשורים לפעילות של יחידים ומחלקות שלמות כאחד. נושא המכתבים עשוי להיות בקשה, הודעה, הסכם, תביעה, ביטול, שינוי וכו'. יחד עם זאת, כללי הצורה הטובה מציעים כי כל מסמך ייערך בהתאם לכל הדרישות הנ"ל. הודות לכך, המכתב (לא משנה באיזו צורה הוא נשלח) יהפוך לכלי יעיל בעבודה של כל עובד ושל הנהלת החברה כולה.

בדוק את עצמך

1. איזה מכתב נקרא מכתב מעגלי?

• מכתב שנשלח על ידי נמען אחד למספר נמענים
• מכתב שנשלח על ידי נמען אחד לנמען אחד
• מכתב שלא נשלח מכמה סיבות

2. כיצד יש לעצב בצורה נכונה קובץ מצורף למכתב עסקי?

• יישום: עבור 2 ליטר. ב-2 עותקים.
• יישום ב-2 עותקים על 2 גיליונות
• שני דפי יישום בעותק

3. כמה שלבים יש בהכנה וכתיבת מכתב עסקי?

4. מה זה אומר לדרוש טון ניטרלי בהתכתבות עסקית?

• שימוש במונחים, קיצורים מילוניים וגרפיים
• היעדר כמעט מוחלט של מילים אקספרסיביות או טעונות רגשית במכתב
• שימוש נרחב בתבניות

5. מאילו חלקים מורכב מכתב עסקי?

• ערעור, מבוא וחלקים עיקריים, סיום
• חלק עיקרי, מסקנה
• ערעור, מסקנה

לאחרונה תפס הדואר האלקטרוני מקום חשוב יותר ויותר בהתכתבות עסקית. יתרונותיו ברורים: יעילות, נגישות וקלות שימוש. יש לזכור שלהתכתבות אלקטרונית יש ניואנסים משלה.

קבלת מכתבים

1. בדוק את המייל שלך לפחות 2 פעמים ביום - בבוקר ואחר הצהריים. אחרת, אתה יכול לעכב את העבודה של אנשים אחרים ולעכב את פתרון הבעיות;
2. אם קיבלת מכתב, זה אומר שמישהו שלח אותו ועשה את זה מסיבה כלשהי. לכן יש לקרוא את המכתבים שהתקבלו. כמובן, ספאם אינו נחשב כאן;
3. אם אתה מנהל, יום העבודה שלך צריך להתחיל בהשקת לקוח אימייל שאינו פורק כל היום ובודק דואר אוטומטית. הגדר מסירה/קבלה אוטומטית של דואר לפחות כל 10 (או יותר 2 - 3) דקות;
4. אם אתם עסוקים מאוד וקיבלתם מכתב, העריכו ממי הוא, הנושא ודפדפו בו - זה יעזור לכם להבין במהירות האם המכתב דורש תגובה דחופה או יכול לחכות מעט;
5. הדרך הפשוטה והיעילה ביותר להעביר דברים ולא לצבור ערימות דואר היא להגיב מיד למכתבים. לכן, אם אינכם עוסקים בשיחה או בפעילות אחרת שאינה סובלת הפרעה, הגיבו למכתב מיד.

שדות "אל", "עותק", "עותק מוסתר"

עליך להבין, לזכור ולהשתמש נכון בשדות "אל", "עותק" ו"עותק מוסתר". פעולותיך עם קבלת המכתב או פעולות הנמען תלויות בכך.

1. "למי". אם תשלח שאלה, אתה מצפה לתגובה מהנמען שצוין בשדה "אל". אם אתה הנמען, עליך להגיב. כלומר, המכתב והמידע או השאלות שהוא מכיל מופנים ישירות לנמען המצוין בשדה זה.
2. "לְהַעְתִיק". נמענים בתחום זה מקבלים מכתב למידע או "מוזמנים כעדים". הנמען של העותקים לא אמור להגיב בדרך כלל למכתב. יתרה מכך, כאשר יש צורך כזה, זה נחשב מנומס להתחיל בביטוי "סליחה להתערב".
3. "עותק פחמן עיוור" העובדה שהמכתב נשלח לאדם המצוין בשדה "עותק מוסתר" לא תהיה ידועה לנמען הראשי או למי שנמצא בעותקים. שדה זה משמש גם לדיוור המוני, כך שפנקס הכתובות שלך אינו ידוע לכל הנמענים.

בעת תשובה, אל תשכח את כפתור "השב לכולם" - זה ישמור עותקים של מקבלי המכתב הראשוני ותשובתך לא תעבור לידם. אתה תמיד יכול להסיר נמענים לא רצויים או להוסיף אחרים.

אם המכתב שהתקבל מכיל יותר משני נמענים בשדה "אל", פירוש הדבר ששני הכתבים הללו או כל אחד מהם חייבים להגיב. תחליט מי צריך לענות. עם זאת, היזהר בעת שליחת מכתבים המכילים יותר משני נמענים בשדה "אל": אם אתה שולח מכתב לכולם, אתה מסתכן שלא תקבל תגובה מאף אחד.

שדה נושא

אין להשאיר שדה זה ריק. האנשים שאיתם אתה מתכתב עשויים לקבל מאות מיילים ביום ולהשתמש בשדה זה כדי להעריך במהירות את חשיבות התוכן של המייל.

שורת הנושא צריכה לשקף בקצרה את נושא המכתב. כותרות כמו "שאלה", "שלום!" או כותרות ריקות מגלות שאתה או מתחיל, או חוסר מיומנויות בסיסיות בהתכתבות עסקית.

"חשיבות הכתיבה"

אם המכתב מכיל מידע על שינויים דחופים, טקסט של כל חוזה או מידע אחר שצריך לשים לב אליו תחילה, השתמש בחשיבות ה"גבוהה", זה ידגיש את המכתב בתיבת הדואר הנכנס.

• אל תשתמש בחשיבות "גבוהה" לשווא!
• מכתב אישי לכתב עסקי או מכתב עם תמונה או קישור מצחיקה ולא עסקית יש לסמן בחשיבות "נמוכה".

כתיבת תגובה

1. התחל עם ברכה, זה מנומס.
2. דבר באותה שפה עם האדם. זה נוגע לא רק לשפה הרוסית/אנגלית, אלא גם לצורת הטקסט. תגובה לא רשמית למכתב רשמי היא חוסר כבוד למשיב והפגנה של תרבות נמוכה של עצמו.
3. אל תשתמש בתעתיק, למעט בעת שליחת אימיילים ממכשירים ניידים. אם לקוח הדוא"ל שלך אינו תומך בשפה הרוסית או משחית את הקידוד, אנא צרף את טקסט התגובה בקובץ המצורף.
4. מכתב עסקי צריך להיות מדויק, ספציפי ותמציתי.
   • דִיוּק- ציין את הפרטים המדויקים שאליהם אתה מתייחס (לדוגמה, תאריך פגישה, נושא סדר היום של הפגישה, תאריך ונושא דוא"ל אחר, או שם קובץ).
   • ספֵּצִיפִיוּת- צריך להיות ברור מהמכתב מה בדיוק נדרש מהנמען.
   • תַמצִיתִיוּת. מי שחושב ברור מדבר בבהירות, והמקבל שלך רואה את זה. לכן, אסור לשים על שלושה עמודים מה שאפשר לכתוב בשלושה משפטים. טקסט עסקי לקוני אינו יובש, אלא חיסכון בזמן ודיוק מחשבה.
5. אם המכתב מכיל מספר שאלות, נושאים או משימות, בנו אותם והפרדו ביניהם. קשה לקרוא "זרם סבון" מתמשך ואתה יכול לפספס, למעשה, את השאלה המרכזית של המכתב.
6. ענה על הבקשות שנכתבו במכתב בצורה מדויקת ככל האפשר. התשובה לבקשה או למשימה היא "בוא נעשה את זה!" לֹא שָׁלֵם "אנחנו נעשה את זה עד תאריך כזה ואחר", "בעוד כל כך הרבה ימים", "אחרי אירוע כזה וכזה" היא תשובה יותר ברורה ומדויקת.
7. אסור שהטקסט יכיל שגיאות! שגיאות הקלדה אינן נוראיות, אבל אם מאייתים מילים בצורה לא נכונה בכל אות, זה הופך להיות מורגש מהר מאוד ומשאיר חותם שלילי בתדמיתך כשותף עסקי.
8. לעולם אל תשלח מכתב מבלי לקרוא את מה שכתבת! קרא את התשובה שלך וודא שהיא תמציתית, מדויקת, ברורה, ספציפית וללא שגיאות דקדוקיות. בדוק שכל הנמענים הדרושים מצוינים ושהם ממוקמים נכון בשדות "אל" ו"עותק". בדוק אם יש שגיאות דקדוקיות.
9. צטט את הטקסט של המכתב המקורי.
10. בעת ציטוט מלא (אם תגובתך היא לכל המכתב), כתוב את טקסט התגובה בתחילת המכתב, לא בסוף!
11. אם התשובות שלך הן נקודתיות, הפרד את הציטוט בשורות ריקות בחלק העליון והתחתון.

קבצים מצורפים

1. אל תצרף קבצים בתבניות EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR לאותיות - לקוחות דוא"ל רבים או שרתים חוסמים היטב קבצים מצורפים כאלה, והנמען לעולם לא יקרא אותם. ארוז אותם בארכיון (zip, rar) כאילו במעטפת והכנס אותם לטופס הזה.
2. זה נחשב נורמלי לשלוח קבצים מצורפים של עד 2-3 מגה-בייט ללא אזהרה. אם תרצו לשלוח קובץ מצורף גדול יותר, בדקו עם הכתב האם קובץ כזה יעבור בשרת שלו או יתאים לתיבת הדואר שלו.
3. הימנע מהשקעות של תוכן מפוקפק: ראשית, ייתכן שהכתב שלך לא יחלוק את הטעם שלך, ושנית, אתה עלול לגרום לצרות לאדם שעובד בארגון שבו נעשה שימוש בצנזורה בדואר.

חתימה אלקטרונית

1. זה שימושי (יש לו את פרטי הקשר שלך) וזה טופס טוב שמפגין את המקצועיות שלך.
2. החתימה לא תעלה על 5-6 שורות. זה חייב לכלול, לכל הפחות, את שמך הפרטי ושם המשפחה שלך. בנוסף, רצוי לציין את מספר הטלפון, כתובת המייל, השם והכתובת הפיזית של החברה וכן את כתובת האתר שלה.
3. יש שתי אפשרויות לחתימה אלקטרונית: למכתבי יוזמה (של עצמו) עם חתימה מלאה

מכתב עסקי צריך להיות בעל מבנה ברור, שיתרונותיו הם:

• חיסכון בזמן שלך ובזמן הנמען;
• להבטיח שהנמען יקרא את המכתב ויבין נכון את מהותו;
• קבלת תשובה מובנת וברורה.

מבנה מכתב עסקי

עִרעוּר

הוא ממוקם בכותרת המכתב ומכיל את תפקידו ואת שמו המלא של הנמען. עבור התכתבות עסקית רשמית, הכתובת הסטנדרטית היא "יקירי", הכתובה באות גדולה ובמרכז העמוד. ואז יש הרבה אפשרויות תלוי מה כותבים ולמי. כך, ברוסיה נהוג לפנות לאנשים בשמות ובפטרוניים, בחברות בעלות תרבות ארגונית מערבית - פשוט בשם. אם אתה מכיר את בן הזוג שלך באופן אישי, אתה יכול לפנות אליו כך: "אנדריי פטרוביץ' היקר", אם אינך יודע, "מר סמירנוב היקר". אגב, כשפונים לאדם, לא ניתן לקצר את המילה "מר". ובשום פנים ואופן אסור לכתוב "מר א.פ. סמירנוב היקר". או "אנדריי פטרוביץ'" או "מר סמירנוב".

אם אינך כותב לבני מלוכה, נציגי עדות דתיות, נשיאים וחברי פרלמנטים של מדינות שונות, ראה את עצמך בר מזל. יש עבורם נוסחאות המרה רשמיות, ומיוחדות לכל דרגה. לפני שליחת מכתב כזה, בדקו היטב האם ההודעה שנבחרה מתאימה לסטטוס של הנמען. הרבה יותר קל לזכור איך כותבים לאנשי צבא: "חבר אלוף-משנה היקר", גם אם אלוף-משנה זו אישה. אבל הכתובת "גבירותי ורבותי" היא חילונית, ועדיף להשתמש בה, נניח, להזמנה לפתיחת סלון אופנה. אם אתם מזמינים מישהו למצגת עסקית - למשל, של אסדות קידוח חדשות - אז לפי הנוהג המקובל, הכתובת הנפוצה "אדונים יקרים" משמשת לכולם. במקרה הזה, לא משנה שגם נשים עובדות בארגון הזה.

דוּגמָה:

מנכ"ל
LLC "קונקורד"
דוברובולסקי P.I.

פאבל איליץ' היקר!
אוֹ
מר דוברובולסקי היקר!

הַקדָמָה

מרכיב את הפסקה הראשונה של המכתב, שמפרטת את מטרתו, הסיבה שהניעה אותך לכתוב אותו. לאחר קריאת ההקדמה, על הנמען להבין את מהות המכתב דוגמה: אני כותב לך כדי להביע את חוסר שביעות רצוני מאיכות חומרי הגלם לייצור הרהיטים שהחברה שלך מספקת לנו, ואני סומך על מעשיך. שמטרתה לשנות במהירות את המצב לטובה ולפצות על ההפסדים שנגרמו לנו.

דוּגמָה:במהלך החודש האחרון, החל מהשני ביוני השנה, 10-15% מכל אצווה של חומרי הגלם שלך פגומים. עובדות אלו תועדו כראוי על ידי המומחים של החברה שלנו. עותקים של מסמכים מצורפים למכתב זה. ההפסדים של החברה שלנו עקב קבלת חומרי גלם פגומים מסתכמים בכמיליון רובל. אנחנו משתפים פעולה עם Concord LLC כבר חמש שנים, ועד כה לא הייתה לנו סיבה להתלונן. במצב זה אנו מתעקשים על פיצוי מלא על ההפסדים שלנו. במידת הצורך, אנו מוכנים לערוך בדיקה משותפת של חומרי גלם שנדחו.

מַסְקָנָה

הכרחי לסיכום קצר של כל מה שנכתב ומסקנה הגיונית למכתב.

דוּגמָה:אני בטוח שתבינו את המצב הזה, ובעתיד הקרוב שיתוף הפעולה שלנו יחזור לקדמותו.

חֲתִימָה

המכתב מסתיים בחתימה (תפקיד + שם מלא) של הנמען, שלפניה טופס המנומס הסטנדרטי "בכבוד". אפשריות גם האפשרויות הבאות: "בברכה", "בתקווה לשיתוף פעולה פורה", "בהכרת תודה על שיתוף הפעולה" וכו'. בחתימה על מכתב חשוב לקחת בחשבון את דרגת הנמען והנמען. המכתב הממוען למנכ"ל חייב להיות חתום גם על ידי המנכ"ל או, לכל הפחות, סגנו. במקרה זה, החתימה חייבת להתאים לפענוח שלה: המצב שבו סגן המנהל שם קו נטוי ליד שם המשפחה של המנהל וחותם בשמו שלו אינו מקובל.

דוּגמָה:בברכה, מנכ"ל מפעל הרהיטים זריה א.ד. כיסלב

נ.ב

Postscript (P.S.) - כתב פוסט בסוף מכתב לאחר החתימה - משמש לעתים נדירות למדי בהתכתבות עסקית. היא משמשת ליידע את הנמען על אירוע חשוב שהתרחש לאחר כתיבת המכתב, או למסור לו מידע הקשור בעקיפין לנושא המכתב.

דוגמה 1:נ.ב. אני מודיע לך שאחוז הפגמים באצוות חומרי גלם שהתקבלו לפני 3 שעות עלה ל-17%!

דוגמה 2:נ.ב. ראש מחלקת קבלת חומרי הגלם שלנו ייפגש מחר בשעה 14:00 עם המומחים שלך במפעל שלך.

יישומים

מצורפים הם תוספת אופציונלית לטקסט הראשי של המכתב ולכן ערוכים על גיליונות נפרדים - כל קובץ מצורף בגיליון משלו. אין כללים לכתיבתם.

ביטויים סטנדרטיים להתכתבות עסקית

הודעות

• אנו מודיעים לך שהעיכוב במשלוח... התרחש עקב...
• ברצוננו להודיע ​​לכם כי הנהלת המפעל קיבלה החלטה...
• אנו מודיעים לך שהצעתך התקבלה.
• אנו מודיעים לכם שאנו...
• ברצוננו להודיע ​​לכם כי...
• אנו מודיעים לך שלמרבה הצער, איננו יכולים...

מודלים של ביטויים המסבירים מניעים (הביטויים הנפוצים ביותר בתחילת מכתב עסקי סטנדרטי)

בהתאם לפרוטוקול...
• על מנת לחזק את ההגנה על הרכוש...
• בתגובה לבקשתך...
• כדי לאשר את שיחת הטלפון שלנו...
• כדי לאשר את הסכמתנו...
• על מנת לספק סיוע טכני...
• בעקבות המצב הקשה...
• בקשר לעבודה המשותפת...
• לפי מכתב הלקוח...

אם המחבר הוא ישות משפטית, הפעולות מועברות:

1. גוף שלישי יחיד, למשל:
   • לצמח הזריה לא אכפת...
   • המיזם המשותף הרוסי-אנגלי Soyuz K מציע...
   • קואופרטיב נאיב ערב...
2. מגוף שלישי רבים, למשל: ההנהלה והוועד המקצועי של מפעל זריה מבקשים ברצינות...
3. גוף ראשון רבים:
   • אָנָא...
   • אנו מאשרים...
   • אנו מודיעים...

אם המחבר הוא אדם פרטי, הפעולות מועברות:

1. גוף ראשון יחיד, למשל:
   • לידיעתך…
   • אָנָא...
   • אני מודיע לך...
2. גוף ראשון רבים, למשל:
   • אנחנו מאשרים...
   • קיבלנו את המברק שלך...
   • מזל טוב...
   • אנו תומכים...

בַּקָשָׁה

• נא לבדוק את התקדמות העבודה...
• נא לפעול...
• אנא ספק נתוני ביצועים...

שליחת מסמכים או נכסים מהותיים

• אנו שולחים שרטוטי הרכבת מכונות...
• אנו שולחים את המסמכים שאתה מעוניין בהם בדואר רשום...
• אנו שולחים לך את החוזה שנחתם על ידינו...

אִשׁוּר

• אנו מאשרים בתודה על קבלת הזמנתך וממשיכים ליישומו...
• אנו מאשרים קבלת מפרטים עבור...
• מפעל זריה מאשר את תנאי אספקת הציוד...

הַצָעָה

• אנחנו יכולים להציע לך…
• אנו מזמינים אתכם לרכוש…
• נוכל להמליץ ​​לך...

הַזמָנָה

• אנו מזמינים אתכם לקחת חלק בדיון על הפרויקט...
• אנא השתתף בדיון על הבעיה...
• אנו מזמינים נציג של החברה שלך לבקר...

סירוב ודחייה של הצעה (פרויקט)

• טיוטת רשימת הכותרות ששלחת עבור פרויקטי בנייה בשווי... אינה יכולה להיות מאושרת על ידינו מהסיבות הבאות.
• הצעתך (הפרויקט) נדחתה מהסיבות הבאות...

תִזכּוֹרֶת

• מזכירים לכם שעל פי תכנית העבודה המשותפת עליכם...
• אנו מזכירים לכם כי בהתאם ל... עליכם...
• אנו מזכירים לך שהתשלום שלך עומד על...
• אנו מזכירים לכם שפג המועד האחרון להגשת כתב היד...

ערבויות

• אנו מבטיחים תשלום.
• אנו מבטיחים מועדים.
• אנו מבטיחים את איכות המוצרים.

פירוש העמדה של האדם עצמו

• פניותינו בנושא זה לא הביאו לתוצאות חיוביות.
• אין לנו התנגדות לעיצוב.
• לא נוכל לספק לך את הסחורה... מהסיבות הבאות:...

פרשנות פעולות הצד השני

• עיכוב כזה עלול להוביל...
• זה לגמרי בלתי מוסבר מדוע המפעל שלך מעכב את משלוח התבניות...
• ההבטחות שהבטחת אינן מקיימות.

מילים אחרונות

• אנו מקווים שבקשתנו תתמלא.
• אנו מצפים להמשך שיתוף פעולה.
• עם איחולי הצלחה.
• אנו מבקשים ממך לא לעכב את תגובתך.
• אנא סלחו לנו על העיכוב בתגובה (על טעות).

סטנדרטים אתיים להתכתבות עסקית

התכתבות עסקית, כמו כל צורה אחרת של אינטראקציה אנושית, מבוססת על מערכת של כללים ונורמות אתיות, שהעיקרי שבהם הוא "נכונות וכבוד לשותף שלך". גם אם מטרת המכתב היא להביע תלונה, הטקסט שלו לא יכיל מילים גסות או ביטויים שגויים שעלולים לפגוע בצד שכנגד. בכך שאתה מקפיד לשמור על כבודו של הנמען שלך, אתה משמר בכך את שלך.

• להתחיל את ההודעה בהצהרת סירוב. ראשית, יש לציין את המניע להחלטה שהתקבלה ולהבהיר כי בנסיבות מסוימות ניתן להחזיר את הנושא לדיון;
• להטיל על הנמען את התוצאה הצפויה של השאלה, למשל: "נא ללמוד ולפתור את הנושא בצורה חיובית" או "נא לאשר מועמדות זו"
• לעודד את הנמען למהר בעת קבלת החלטה במילים "בדחיפות", "מיידית", "בפרק זמן קצר יותר". עדיף להשתמש בנוסחאות הנימוס "אני מבקש ממך להגיב עד תאריך כזה ואחר", "אני קורא לך להודיע ​​לי מיד על החלטתך"
• רמז לנמען על חוסר תשומת הלב המדומה שלו, חוסר יכולתו, הכנסתו לטקסט של המכתב נוסח כמו "אני מציע ללמוד בקפידה...".

עבור מקבל מכתבים עסקיים, דרישות החובה, מנקודת מבט של סטנדרטים אתיים, הן:

• סירוב טופס התגובה, שבו מכתב בקשה או מכתב הצעה מוחזר לכותב עם פרטי התגובה המוצבים עליהם;
• תגובה מהירה וברורה לארגון השולח. עיכוב או חוסר תגובה עשויים להיחשב כבלתי משתפים פעולה.

עמידה בסטנדרטים האתיים של התכתבות עסקית המפורטים לעיל לא תחייב אותך לבצע הישג ועם הזמן יהפוך לקל ורגיל. יתרה מכך, זה יספק לך מוניטין של אדם בעל טקט ואפילו ילמד אותך איך להפוך יריבים לבעלי ברית.

כללים כלליים לכתיבת מכתבים עסקיים

בנוסף למבנה, מרכיב חשוב נוסף במכתב עסקי מוכשר הוא העיצוב המסודר שלו.

מכתב מידע

מכתב מידע- זהו מכתב רשמי המודיע לנמען מידע רשמי.

אורכו של הניוזלטר נע בין פסקה אחת למספר עמודים.

ככלל, מכתבי מידע חתומים על ידי ראש הארגון, ובמקרה של דיוור המוני (לדוגמה, לכל לקוחות החברה) ייתכן שהם כלל אינם מכילים חתימה ידנית, לרוב מכתבי מידע הם סטנדרטיים טֶבַע.

מכתב בקשה- מכתב רשמי שנשלח לקבלת מידע או מסמכים רשמיים.

ככלל, מכתבי חקירה מנוסחים באותו אופן כמו מכתבי בקשה. מכתבי בקשה נחתמים בדרך כלל על ידי ראש הארגון או פקיד מורשה רשמית.

נוסח מכתב הבקשה חייב להכיל נימוק לצורך במסירת חומרים או מידע ואת הצהרת הבקשה בפועל.

מכתב בקשה מחייב מכתב תגובה.

מכתב תגובה

מכתב תשובה הינו מכתב שירות הנכתב כמענה למכתב פניה או מכתב בקשה.

התשובה עשויה להיות שלילית (מכתב דחייה) או חיובית.

יש להשתמש בטקסט של מכתב התגובה באותה שפה ואוצר מילים בהם השתמש המחבר במכתב היוזמה, ובלבד שמכתב הבקשה נכתב בצורה נכונה מבחינה שפה.

אין לכלול בטקסט של מכתב התגובה קישור למכתב שהתקבל ("למכתבך מיום _______#__...").

מידע על מכתב היוזמה כלול במספר הרישום של מכתב התשובה רצוי להתחיל מכתב סירוב בנימוק לסירוב: "בקשר ל...", מאחר שיש לנמק תגובה שלילית, לא ניתן. פשוט לסרב לבקשה ללא הסבר.

מכתב אישור

מכתב אישור הינו מכתב רשמי בו מאשר הנמען הסכמות שהושגו בעבר, כוונות, קבלת מידע, מסמכים או חומרים אחרים וכו'.

נוסחת השפה המרכזית של מכתב מסוג זה היא: "אנו מאשרים (קבלת מסמכים, הסכם ראשוני, הסכמה ל...)."

בעת אישור הסכם ראשוני, על נוסח המכתב לפרט בקצרה את מהותו.

אם אושרה קבלת המסמכים, עליך לנקוב בשמותיהם וכו'. מכתב האישור עשוי להסתיים בבקשה, משאלה או הצעה.

מכתב תלונה

מכתב תלונה הינו מכתב עסקי יוזמה, שמטרתו להביע תלונה או אי שביעות רצון בפני הנמען.

לסיכום, יש להביע רצונות או הצעות ספציפיות לתיקון המצב.

כתב ערבות

כתבי ערבות נועדו לספק לנמען ערבויות בכתב על מנת לאשר הבטחות או תנאים מסוימים, כוונות או פעולות של המחבר (הארגון השולח), המשפיעות כך או אחרת על האינטרסים של הנמען.

כתבי ערבות מופנים לארגון או לאדם פרטי. אין להזכיר כלל את המילה "ערבות" בנוסח המכתב, אולם המכתב יישאר מסמך המכיל ערבות.

ניתן להבטיח תשלום עבור העבודה שבוצעה, עיתוי השלמתה, איכות העבודה, טיב המוצר, עיתוי אספקתו, תשלום עבור המוצרים שהתקבלו וכו' המכתב כולו או להיכלל בטקסט של המכתב כמרכיבו.

כתבי ערבות הם חוקיים בעלי אופי מובהק, התואמים במעמדם למסמכים בעלי אופי חוזי. לרוב, מכתבי ערבות מונפקים לאישור התשלום.

במקרה זה, חובה לציין את מספר החוזה והחשבונית לפיה יש לבצע את התשלום.

כתבי ערבות מובחנים בבהירות, דיוק ובניסוח חד משמעי – שכן מדובר במתן ערבויות לנמען מטעם ארגון או פקיד. עליו לציין את סוג הפעולה שיש לבצע.

מכתבים כאלה יכולים להתחיל בהצהרה על מהות הערבויות שניתנו לנמען, למשל: "במכתב זה אני ערב...".

במקרים אחרים, כתב ערבות עשוי להכיל הצהרה על הסיבות העומדות מאחורי כוונתו של המחבר להצהיר על נכונותו לספק לנמען ערבויות מסוימות. במקרה זה, ההצהרה המתאימה מנוסחת במשפט האחרון, למשל: "אנו מבטיחים תשלום" או "אני מבטיח תשלום בזמן ומלא".

ייחוד של מכתבים מסוג זה הוא הנוכחות, יחד עם חתימתו של המחבר (לדוגמה, מנהל ארגון), של חתימתו של פקיד האחראי ישירות לנושאים פיננסיים או אחרים. אם נשלח כתב ערבות כהתחייבות לתשלום עבור רכישה, שירות שניתן וכו', יש לציין בו את פרטי הבנק של הארגון המשלם.

ביטוי המפתח של כתב הערבות עשוי לכלול את המילים והביטויים הבאים:

• אנו מבטיחים...
• אנו מבטיחים ש...
• חברת פרטנר מבטיחה...
• נא לשלוח לכתובת שלנו במזומן (סוג אחריות)...
• אנו מתחייבים לתשלום...
• אנו מבטיחים בזאת...

קוֹרוֹת חַיִים

קורות חיים הם סוג של מכתב עסקי שמטרתו לספק את המצגת השלמה והמשתלמת ביותר של מומחה למעסיק.

בעת כתיבת קורות חיים, עליך להקפיד על מספר כללים:

1. תציג את עצמך
2. הַשׂכָּלָה
3. הִתנַסוּת
4. האם עלי לציין את רמת השכר הרצויה?
5. האם אני צריך לספק מידע נוסף על עצמי?
6. צריך פרטים אישיים?
7. התאימו את קורות החיים שלכם לדרישות המעסיק
8. יחס לנסיעות עסקים
9. זמינות המלצות
10. מכתב מקדים

אין ולא יכול להיות קורות חיים בודדים לכל האירועים שניתן לשלוח לכל החברות ללא שינויים.

בכל פעם, תחילה עליך לחשוב אילו תכונות יוערכו בעבודה חדשה, ולשנות את קורות החיים שלך בהתאם להן המידע המוצג בקורות החיים חייב להיות אמין. אל תשאיר נקודות ריקות בקורות החיים שלך.

והכי חשוב, קורות החיים צריכים להיות קצרים: לא יותר מעמוד אחד עד עמוד וחצי. היכולת שלך לנסח בצורה ברורה ולהציג בקצרה היא אינדיקטור לרמה גבוהה של תרבות כללית.

תמונה בקורות החיים תתקבל בברכה.

1. אישור עובדה ותנאי עבודה בארגון, מידע קצר על תפקידים ותחומי אחריות שבוצעו (למכתב המלצה מאדם פרטי, פסקה זו מציינת לאיזה פרק זמן ובאיזה תפקיד יודע מחבר המכתב את אדם מומלץ). רשימת האחריות צריכה לציין את כישוריו של האדם המומלץ. אם האדם המומלץ מילא תפקידים שונים, אזי מצוינים נתונים על התפקידים והאחריות שבוצעו עבור כל מרווח זמן. דוּגמָה:סידורוב ולדימיר אלכסנדרוביץ' עבד בחברת וקטור מה-12 במרץ 1998 עד ה-16 במרץ 2002, לרבות מה-12 במרץ 1998 עד ה-16 במרץ 2002 - כמנהל מחלקת מסחר ורכש, מ-17 במרץ עד 25 בנובמבר 2002 - בתור מנהל בכיר באותה מחלקה. אחריותו כמנהל כללה ארגון אספקת הרכיבים, וכמנהל בכיר - בארגון אינטראקציה בין חברות המספקות רכיבים וייצור.
2. תיאור קצר של התכונות המקצועיות, העסקיות והאישיות המומלצות וההצלחות שהושגו במהלך עבודתו בארגון. כדאי לוותר על מילים כלליות כמו אמינות, מוכשרות, מצפוניות וכו', ולהתמקד בעובדות ספציפיות המאפיינות את האדם המומלץ מבחינת תכונותיו המקצועיות והיכולת להתמודד עם משימות מסוימות. כאן תוכלו להתמקד בקטגוריות כמו ידע ברמה ועבודה קשה בביצוע תפקידים בסיסיים, יכולת התמודדות עם משימות לא סטנדרטיות, כושר המצאה, יוזמה, יכולת למידה, יכולת הסתגלות במצבים שונים, יציבות רגשית, תכונות מנהיגות כאן ניתן לתת השוואה משוערת גם של המומלץ לעבוד עם העבודה של עמיתיו, להצביע על ההישגים המשמעותיים ביותר, פרויקטים שפותחו ויושמו על ידו באופן אישי. דוּגמָה:הוא שלט באופן עצמאי בתוכנה, ניהל באופן עצמאי ומוצלח משא ומתן עסקי, פיקח ביעילות על הכפופים לו וכו'.
3. סיבות להחלפת מקום עבודה (עזיבה מהארגון, מעבר למקום אחר). זה יכול להיות שינוי בפרופיל הארגון, סגירת אגף, שינויים פרסונליים בארגון, שינוי מקום מגורים וכו'.
4. מסקנות. הערכה קצרה וספציפית של כשירות המומלץ, תכונותיו העסקיות, הפוטנציאל היצירתי והזדמנויות הקריירה. המלצות לאיפוס בתפקיד או תפקידים ספציפיים (במקרים מסוימים רצוי לציין כאן באיזו מידה אתם ממליצים על אדם לתפקיד הרצוי: ללא תנאי, בתוקף, בהסתייגויות מסוימות, לא ממליצים). דוּגמָה:ולדימיר אלכסנדרוביץ' סידורוב שולט בטכנולוגיה... (בעל ניסיון רב בעבודה עם תוכנות שרת... או...יכול לעבוד באופן עצמאי עם לקוחות ארגוניים... וכו'). אני מאמין שמר סידורוב יכול לבצע ביעילות את תפקידו של ראש מחלקה, עובד כראש מחלקה, סגן ראש מחלקת המחשוב של מפעל בינוני.
5. פרטי התקשרות של החותם על המכתב. נקודה זו רלוונטית במיוחד למכתבי המלצה שנכתבו על ידי אנשים פרטיים, שכן בהחלט ייתכן שמעסיק חדש, לאחר קריאת מכתב ההמלצה, ירצה להבהיר כמה פרטים.

הודעה לעיתונות

הודעה לעיתונות היא הודעת מידע לתקשורת, שמטרתה למשוך תשומת לב לאירוע מסוים (התרחש או קרוב) על מנת למקסם את הסיקור של אירוע זה בתקשורת.

הודעות לעיתונות נאספות ונשלחות על ידי שירותי עיתונות של חברות וארגונים ויש להן כללי כתיבה מסוימים:

• יש לציין את המילה "הודעה לעיתונות" בכותרת המסמך ולציין את תאריך הפצתו;
• כותרת ההודעה לעיתונות צריכה לשקף את נושאה ואת המסר של הודעת המידע בצורה ברורה ככל האפשר;
• את מהות כותרת ההודעה לעיתונות ניתן לחשוף ביתר פירוט בכותרת המשנה (עם זאת, נוכחותה אינה הכרחית);
• הפסקה הראשונה של ההודעה לעיתונות חייבת להכיל בהכרח את המידע הבא: מה, איפה ומתי זה קרה (יקרה);
• נפח ההודעה לעיתונות לא יעלה על עמוד וחצי של טקסט מודפס. במקרה זה, מומלץ להגביל את עצמך לעמוד אחד, כולל החתימה והכותרות התחתונות של נייר המכתבים של הארגון;
• ההודעה לעיתונות עשויה לכלול ציטוטים של יוצרי חדשות - דוברים אחראיים של הארגון;
• ההודעה לעיתונות מנוסחת על נייר המכתבים של הארגון;
• בחתימה להודעה לעיתונות יש לציין את שמו המלא של איש הקשר שיכול לספק מידע נוסף על נושא ההודעה לעיתונות, ופרטי ההתקשרות שלו: טלפון (רצוי נייד), דואר אלקטרוני, מספר ICQ.

מכתב ברכות

פורמט "מזל טוב" שייך לקטגוריית התכתבות עסקית אישית.

הוא מנוסח על גבי טופס ברכה או גלויה, וגישה יצירתית יכולה וצריכה לנצח בהכנתו. זה חל הן על הטקסט של המכתב והן על עיצובו.

ברכות יכולות להיות אישיות (יום הולדת שמח) או המונית (לדוגמה, שנה טובה).

במקרה הראשון, הכתובת לנמען חייבת להיות אישית - לפי השם והפטרון; במקרה השני, זה יכול להיות כללי, למשל, "חברים יקרים!"

בשני המקרים, על השולח לחתום באופן אישי על הברכות (נעשה שימוש בפקסימיליה בעת שליחת ברכות המוניות).

ברכות אישיות

ברכות המוניות

מכתב הזמנה

פורמט "הזמנה" שייך לקטגוריה של התכתבות עסקית אישית.

הוא מופק על נייר מכתבים רשמי או גלויה ונועד להודיע ​​לנמען על אירוע מיוחד מסוים אליו הוא מוזמן להשתתף.

על ההזמנה להכיל מידע על מקום ושעת האירוע וכן את שמו.

על ההזמנה לציין את קוד הלבוש המקובל (לדוגמה, שחור ועניבה), וכן את מספר האנשים שעליהם ההזמנה חלה.

ככלל, הזמנה היא אישית במהותה, אך במהלך אירועים פומביים היא יכולה להיות לא אישית.

הזמנה אישית

הזמנה המונית

מכתב תודה

פורמט "תודה" שייך לקטגוריית התכתבות עסקית אישית ומטרתו להביע תודה לנמען.

ככלל, הכרת תודה מונפקת על נייר המכתבים הרשמי של הארגון, אך ניתן להנפיק אותה כגלויה.

נוסח מכתב התודה כתוב בסגנון לקוני, ידידותי ורשמי תוך התייחסות לאירוע שגרם לשולח להביע את תודתו לנמען. אם תרצה, ניתן לרשום יתרונות נוספים של הנמען. הכרת התודה מאושרת על ידי חתימתו האישית של השולח, ובמקרים מסוימים, על ידי חותמת הארגון.

דוּגמָה: הודעת ראש ממשלת בריטניה ליו"ר מועצת הקומיסרים העממיים של ברית המועצות (25 באפריל 1942) "אני אסיר תודה לך על הודעתך מה-23 באפריל. נקבל כמובן בברכה את ביקורו של מר מולוטוב, איתו אני בטוח שנוכל לעשות הרבה עבודה מועילה. אני מאוד שמח שאתה מוצא את האפשרות לאפשר את הביקור הזה, שאני בטוח שיהיה בעל ערך רב".

מכתב תנחומים

פורמט "תנחומים" שייך לקטגוריה של התכתבות עסקית אישית ונועד להביע אמפתיה ותמיכה לנמען לגבי אירוע או אובדן עצוב אחר.

בעת כתיבת הודעת תנחומים, חשוב מאוד לבחור את המילים הכנות הנכונות שיכולות באמת לתמוך בנמען בצערו.

יחד עם זאת, חשוב לבטא את הרגשות והחוויות שלך לגבי מה שקרה.

תנחומים מונפקים בסגנון דיסקרטי ונכון על נייר מכתבים רשמי או גלויה מיוחדת ומאושרים בחתימה אישית של השולח.

מכתב עסקי- מסמך המשמש לתקשורת, העברת מידע למרחק בין שני מתכתבים, שיכולים להיות גם ישויות משפטיות וגם יחידים.

בשל אופי הפעילות שלהם, מנהל או מומחה ניהול צריך לכתוב הרבה מכתבים עסקיים.

מכתבים עסקיים כוללים מאפיינים, קורות חיים, מכתבי המלצה, מכתבי תזכורת והכרת תודה, מכתבי הזמנה לראיון או מצגת, מכתבי סירוב, כתבי תביעה, תלונות וכו'.

איך לכתוב מכתב עסקי בצורה נכונה

• נייר למכתב עסקי חייב להיות באיכות טובה, נקי לחלוטין, גזוז למשעי;
• רצוי שטופס המכתב העסקי יכיל את לוגו הארגון, שמו המלא, כתובות דואר וטלגרפיה, טלפון, פקס, מייל ופרטי בנק;
• מכתבים עסקיים רשמיים מודפסים בצד הקדמי של הגיליון, ללא סימנים; כל העמודים מלבד הראשונים ממוספרים בספרות ערביות;
• רוחב השוליים בצד שמאל של הגיליון חייב להיות לפחות 2 ס"מ, הפסקה מתחילה בקו אדום עם נסיגה של חמישה מרווחים מהקצה השמאלי של הקו; הטקסט מודפס במרווחים של אחד וחצי עד שניים; רצוי להימנע מעטיפת מילים;
• בפינה הימנית העליונה של מכתב עסקי, מתחת לכתובת הארגון השולח, מצוין התאריך, רצוי במלואו (לדוגמה, 2 בינואר 2007);
• שם הארגון או שם המשפחה והכתובת של האדם שאליו נשלח המכתב העסקי כתובים בצד שמאל של הגיליון;
• מתחת, מקצה הקו או במרכז הגיליון, נכתבת כתובת מנומסת; למשל, "איבן איבנוביץ' היקר"; נדרש פסיק אחרי כתובת, אך לעתים קרובות משתמשים בסימן קריאה כדי להתחיל את הביטוי הבא בקו אדום ובאות גדולה;
• המכתב העסקי מסתיים במילות תודה על שיתוף הפעולה והבעת תקוות להמשך;
• החתימה מונחת בצד ימין של הגיליון, לאחר משפט הנימוס האחרון, למשל, "בכבוד...", שם המשפחה של החותם מודפס מתחת לחתימתו בכתב ידו;
• החלטות על כל סוגי התכתובות הנכנסות חייבות להיעשות בעיפרון או על גיליונות נייר נפרדים; מכתב עסקי מקופל עם הטקסט בפנים, והמכתבים העסקיים החשובים ביותר אינם מקופלים, עבורם הם נשלחים במעטפות גדולות ועבות;
• לבקשה טלגרפית יש לענות תוך 3 ימים, מכתב עסקי - 10; אם הבקשה דורשת התייחסות מפורטת, יש להודיע ​​תוך 3 ימים שהמכתב העסקי נלקח בחשבון ולתת תשובה סופית תוך 30 יום.

• דיוק ובהירות של הצגת מחשבות - מילים קצרות, ביטויים קצרים, פסקאות קצרות
• נגישות מקסימלית של הטקסט להבנה, שימוש בביטויים פשוטים המבטאים בצורה מדויקת וחד משמעית את המהות
• יְדִיעַת קְרוֹא וּכְתוֹב
• נְכוֹנוּת

הכנת מכתב עסקי

לא משנה מה מטרת המכתבים העסקיים, הם נכתבים כדי להשיג את המטרה הרצויה בעסקים. לא לכל עובד בארגון יש את הכשירות הדרושה בתחום התכתבות עסקית עם גישה לא מוכשרת, קיים סיכון להרוס לחלוטין את המוניטין של החברה עם מכתב אחד. אבל אם אתה משתמש בשירות כתיבת מכתבים של הסוכנות שלנו, הנמען בהחלט יהיה מעוניין לעבוד איתך.

מטרת מכתבים עסקיים

מכתבים עסקיים אינם מאבדים את הרלוונטיות שלהם בפתרון בעיות עבודה ומשימות שיווקיות. המידע המסופק בכתב נוח כי תמיד ניתן לחזור אליו או לערער בעת פתרון בעיות שנויות במחלוקת. טקסט כתוב מאפשר לך לנסח מחשבות בצורה תמציתית וברורה יותר מאשר תקשורת בעל פה. בנוסף, ניתן ליצור קשר עם חלק מהנמענים רק באמצעות שליחת מכתב עסקי. וככל שהמעמד של הנמען הזה גבוה יותר, כך הטקסט צריך להיות מורכב יותר. סוגי מכתבים עסקייםמגוון כמו תחום היחסים העסקיים. התכתבות עסקית יכולה להיות מסחרית (רצון לסיים עסקה, תביעה כלפי צד לעסקה) ולא מסחרית (מכתב תודה, מידע, כתב ערבות, מכתבי בקשה, הזמנות, תזכורות וכו'). על סמך הפונקציונליות שלהם הם מבחינים בין מכתבי יוזמה למכתבי תגובה וכן הודעות שאינן דורשות תגובה.

איך לכתוב מכתבים עסקיים בצורה נכונה.

תכונות המבנה והטקסט של מכתב עסקי

למכתבים עסקיים יש הרכב ברור:

המבוא מציין את מטרת המכתב והסיבה, ומספק קישור למסמך ששימש נקודת מוצא להודעה זו;

החלק העיקרי מתאר את מצב העניינים, מספק ניתוח המצב וטיעון. אופי הראיה תלוי בכיוון המכתב: למשל לשכנע להגיע לכנס, להשקיע בפרויקט, לרכוש מוצר;

לסיכום, מסקנה על סמך האמור לעיל: הצעה, בקשה, סירוב, משאלה וכו'.

לפני הטקסט של המכתב, תמיד מוצבת כתובת מנומסת לנמען (למשל, "סרגיי מיכאילוביץ' היקר!") וגם בתחילת הטקסט או בסוף יש נוסחת נימוס שנקבעה על פי הקנונים. של התכתבות עסקית. נוסחאות נימוס מתחילות בדרך כלל כך: "אני מביע את תודתי על הסיוע שניתן... / הכרת תודה על ההזמנה... / מקווה לשיתוף פעולה פורה...". בעת כתיבת מכתב מסוג זה, נצפה בסגנון עסקי. תכונותיו: תמציתית, בהירות, חד משמעיות, שימוש במונחים, טון ניטרלי, סטנדרטיזציה.

קשיים בכתיבת מכתבים עסקיים

היה מודע היטב לנמען ולמידע שכבר יש לו על שאלתך;

הכרת כללי השפה הרוסית ומוזרויות הסגנון העסקי: נוסחאות שפה, כללים לחיבור משפטים וכו';

שימוש נכון והולם בטרמינולוגיה;

נכונות בפנייה לנמען.

איך לכתוב מכתבים עסקיים בצורה נכונה.

מילונים ודוגמאות של כתיבת מכתבים עסקיים יכולים לעזור לך להתמודד עם משימה זו בעצמך. אבל אם אין מספיק עובד מוכשר או זמן להתכונן לכתיבת מכתבים עסקיים, סוכנות מקצועית יכולה לספק שירות זה. המומחים של סוכנות התקשורת Comagency יסייעו לך לפתח נייר מכתבים של החברה, לאסוף את המסמכים הדרושים לטיעון משכנע, לכתוב מכתב עסקי מוכשר ובעל ייצוג, ובכך לשפר את תדמית הארגון שלך.