מיון נתונים ב-Excel הוא תכונה שימושית מאוד, אך יש להשתמש בה בזהירות. אם טבלה גדולה מכילה נוסחאות ופונקציות מורכבות, אז עדיף לבצע את פעולת המיון על עותק של טבלה זו.

ראשית, בנוסחאות ובפונקציות המיקוד בקישורים עלול להיות מופר ואז תוצאות החישובים שלהם יהיו שגויות. שנית, לאחר מיון חוזר, ניתן לערבב את נתוני הטבלה כך שיהיה קשה לחזור לצורתם המקורית. שלישית, אם הטבלה מכילה תאים ממוזגים, עליך להפריד אותם בזהירות, שכן פורמט זה אינו מקובל למיון.

מיון נתונים באקסל

אילו כלים יש לאקסל למיון נתונים? כדי לתת תשובה מלאה לשאלה זו, הבה נשקול אותה באמצעות דוגמאות ספציפיות.

הכנת טבלה למיון נתונים בצורה נכונה ובטוחה:

כעת הטבלה שלנו אינה מכילה נוסחאות, אלא רק את תוצאות החישוב שלהן. גם התאים הממוזגים מנותקים. כל שנותר הוא להסיר את הטקסט הנוסף בכותרות והטבלה מוכנה למיון בטוח.

כדי למיין טבלה שלמה על סמך עמודה אחת, בצע את הפעולות הבאות:

הנתונים ממוינים בכל הטבלה ביחס לעמודת "רווח נקי".

כיצד למיין עמודה באקסל

כעת נמיין רק עמודה אחת ללא התייחסות לעמודות אחרות ולכל הטבלה:

העמודה ממוינת ללא תלות בעמודות האחרות בטבלה.

מיין לפי צבע התא באקסל

כאשר אנו מעתיקים טבלה לגיליון נפרד, אנו מעבירים רק את הערכים שלה באמצעות הדבק מיוחד. אבל יכולות המיון מאפשרות לנו למיין לא רק לפי ערכים, אלא אפילו לפי צבעי גופן או צבעי תאים. לכן, אנחנו צריכים גם להעביר פורמטים של נתונים. כדי לעשות זאת:

עותק הטבלה מכיל כעת את הערכים והפורמטים. בואו נמיין לפי צבע:

1. בחר את הטבלה ובחר בכלי "נתונים" - "מיון".
2. באפשרויות המיון, סמן שוב את התיבה "הנתונים שלי מכילים כותרות עמודות" ומציינים: "עמודה" - רווח נקי; "מיון" - צבע התא; "סדר" - אדום, למעלה. ולחץ על אישור.

בחלק העליון יש לנו כעת את נתוני הרווח הנקי עם הביצועים הגרועים ביותר.

פֶּתֶק. לאחר מכן תוכל לבחור את הטווח A4:F12 בטבלה זו ולחזור על השלב השני של סעיף זה, רק לציין ורוד למעלה. לפיכך, התאים עם הצבע יעברו תחילה, ולאחר מכן התאים הרגילים.

אם אתה צריך למצוא ערך ספציפי בטבלה, הכי נוח לעשות זאת בנתונים ממוינים. לאחר מכן, נבחן כיצד למיין טבלה באקסל לפי סדר יורד או עולה, טקסט או צבע תא ועוד.

כדי למיין טבלאות ב- Excel, השתמש בפריט התפריט "מיון וסנן"בלשונית הבית. המיון הפשוט ביותר שניתן בטבלת אקסל הוא עולה או יורד, שניתן ליישם גם על ערכי טקסט וגם על ערכים מספריים.

למיון נכון, כל התאים הממוינים חייבים להיות בעלי אותו פורמט, לדוגמה, כל התאים עם מספרים חייבים להיות בפורמט מספרי. כמו כן, לא אמורים להיות רווחים נוספים לפני הערכים ולא אמורות להיות שורות או עמודות מוסתרות בטווח הממוין.

מיון ערכים בטבלת Excel מתחיל בבחירת העמודה למיון. זה מספיק אפילו למקם את הסמן בתא הראשון של העמודה. בדוגמה שלנו, בחר את התא הראשון של העמודה השנייה ובחר מהתפריט "מיון וסנן", ומציינים "מיין עולה".

כתוצאה ממיון הנתונים בטבלה, הערכים בטבלה השנייה ממוינים בסדר עולה, אך התא הראשון נשאר במקומו. הסיבה לכך היא שכברירת מחדל השורה הראשונה בטבלה נחשבת לכותרות, כלומר. שמות העמודות, ואינו ממוין.

טווח הנתונים הממוינים מתרחב אוטומטית, כלומר. Excel בוחר אוטומטית את כל הטבלה וממיין את הנתונים לשורות לפי העמודה שנבחרה. אם תבחר את כל התאים בעמודה שברצונך למיין ותבחר במיון עולה או יורד, Excel יציג הודעה המבקשת ממך לבחור אפשרות מיון. אפשרות תהיה זמינה "הרחב באופן אוטומטי את הטווח שנבחר", אשר יבחר את כל הטבלה, ו "מיין בבחירה שצוינה", שיאפשר לך למיין רק את העמודה שנבחרה מבלי להשפיע על הנתונים בעמודות סמוכות. במקרה זה, התא הראשון שוב לא יילקח בחשבון בעת ​​המיון.

כדי למיין טבלאות באקסל לחלוטין לפי כל התאים שנבחרו, עליך לעבור לתפריט "מיון וסנן"בחר פריט "מיון מותאם אישית...".

במקרה זה, מיד נראה איזה חלק בטבלה אקסל בוחר למיון נוסף.

כדי לבחור את כל אזור הנתונים, בחלון שמופיע, "מִיוּן"להסיר את סימן הביקורת מהפריט "הנתונים שלי מכילים כותרות".

כעת בחלון זה תוכל להגדיר את מיון הנתונים שלנו. בעמודה הראשונה "עַמוּדָה"בתור "מיין לפי"בחר את העמודה שבה ברצונך למיין את הנתונים. בטור השני "מִיוּן"עליך לבחור את התנאי לפיו יתבצע המיון. אפשרויות זמינות "ערכים", "צבע תא", "צבע גופן"ו "סמל תא". במקרה שלנו, נמיין את הערכים. ובכן, בטור האחרון "לְהַזמִין"אתה יכול לבחור את סדר המיון של הערכים "עוֹלֶה", "יורד"ו "רשימה מותאמת אישית". בואו לבחור בסדר עולה. כתוצאה מכך, ערכי העמודה האמצעית ממוינים.

ניתן גם להתאים אישית את המיון של עמודה בודדת. בנוסף, ניתן להגדיר מספר רמות מיון באקסל. לדוגמה, בואו נמיין את העמודה הראשונה בסדר עולה, ולאחר מכן נמיין את התוצאה של מיון העמודה השנייה בסדר עולה. ונמיין את העמודה השלישית האחרונה תחילה לפי צבע תא, ולאחר מכן לפי צבע גופן. כדי להוסיף רמה חדשה אתה צריך בחלון "מִיוּן"לחץ על הכפתור "הוסף רמה", וחשוב לסדר הרמות.

מיון הוא תכונה חשובה מאוד באקסל. משתמשים מנוסים משתמשים בו במלואם באשר למתחילים, אולי לא כולם מבינים כמה הזדמנויות הם מפסידים. בקיצור, פונקציה זו מאפשרת למיין את הנתונים בטבלה לפי קריטריון ספציפי כלשהו.

העובדה היא שטבלאות גדולות משתמשות בנתונים רבים, מה שעלול להיות מבלבל. כדי שזה לא יקרה, הגיוני לסדר את כל המידע לפי הסדר שאתה צריך, כביכול, למיין אותו למדפים. גם המיון מאוד נוח. אני מציע לדון בסוגיית אופן מיון הנתונים בטבלת אקסל ביתר פירוט.

סוגי מיון

אתחיל בכך שישנם קריטריונים שונים שלפיהם ניתן למיין נתונים. בפרט, נבדלים הבאים:

1. מיון מא' עד ת'. באמצעות סוג זה, ניתן למיין נתונים בסדר עולה.
2. מיון מ-Z ל-A פירושו, בהתאם, מיון הנתונים בסדר יורד.
3. מיון לפי חודשים וימים בשבוע.
4. מיין לפי עיצוב. טעם זה זמין ב-Excel 2007 ומעלה. וריאציה מיון זו רלוונטית אם טווח של תאים מעוצב באמצעות צבע גופן, מילוי תאים או קבוצה של סמלים. מכיוון שלגופן ולצבע המילוי יש קוד משלהם, זה מה שהתוכנית משתמשת במיון פורמטים.

כיצד למיין נתונים

לגבי אופן מיון המידע בטבלת אקסל, המצב הוא כדלקמן. עליך לבחור את הטבלה ובלשונית "נתונים" ללחוץ על כפתור "מיין". לאחר מכן, ייפתח חלון חדש בו תצטרכו לציין את עמודת המיון וגם לבחור את סדר המיון. אם אינך צריך למיין את הנתונים בסדר עולה או יורד, לחץ על "רשימה מותאמת אישית".

כעת נפתחה תיבת דו-שיח חדשה בה ניתן לבחור רשימה של ימי שבוע או חודשים (כלומר, אלו הם הפרמטרים שהמשתמש משתמש בהם לרוב לסידור נתונים).

אם הרשימה שאתה צריך לא מופיעה ברשימה, אתה יכול ליצור משלך. כדי לעשות זאת, לחץ על השורה "רשימה חדשה" והזן ידנית את הרכיבים של הרשימה המוצעת, ולאחר מכן לחץ על "הוסף". שים לב שהרשימה שתיצור תישמר ותוכל להשתמש בה שוב בפעם הבאה.

כפי שאתה יכול לראות, פונקציה זו מאפשרת לך למיין לא רק לפי קריטריונים פשוטים, כמו סדר אלפביתי, מספרים עולים וכו', אלא גם להגדיר קריטריונים משלך למיון. בפרט, אתה יכול להשתמש בדרגות צבאיות, תפקידים, סחורות מסוימות, שערכם וחשיבותם נקבעים על ידך בלבד וכו'.

סרטון לעזרה

לפני שאתם מארגנים (מיינים) מספרים באקסל, עליכם לוודא שכולם כתובים בפורמט הנדרש. אחרת, התוצאה עלולה להיות שגויה, או שהפקודה המאפשרת לך לבצע את ההזמנה לא תהיה זמינה.

פורמטים המאפשרים למיין בסדר עולה ויורד: כללי, מספרי, פיננסי, כספי.

אתה יכול לבדוק את פורמט התא כך: לחץ לחיצה ימנית על הטווח הרצוי ובחר בפקודה "עיצוב תאים" בתפריט ההקשר שמופיע.

הדרך הראשונה לסדר מספרים בסדר עולה באקסל

טבלת המקורות מכילה: שמו המלא של העובד, תפקידו ומשך שירותו.

נדרש לסדר את הנתונים לפי משך השירות - מהמינימום לרוב.

לשם כך, עליך לבחור טווח של מספרים שיש למיין. במקרה שלנו, זה יהיה הטווח D3:D8.

ייתכן שתופיע אזהרה אם יש נתונים בקרבת הטווח שצוין. בין הפעולות המוצעות, עליך לבחור "מיין בתוך הבחירה שצוינה" וללחוץ על כפתור "מיין".

כתוצאה מכך, הנתונים יסודרו, והעובד בעל ניסיון העבודה הקצר ביותר יוצג במקום הראשון.

דרך שניה לסדר מספרים בסדר עולה באקסל

השלב הראשון יהיה זהה לשיטה הראשונה - עליך לבחור את טווח המספרים שברצונך למיין.

לאחר מכן בסרגל הכלים בקטע "בית", לחץ על כפתור "מיין וסינן". יופיע תפריט משנה שבו עליך לבחור את הפקודה "מיין ממינימום למקסימום".

פקודה זו תאפשר לך למיין מספרים בסדר עולה.

אפילו מתחילים יכולים למיין נתונים באקסל. קשה שלא להבחין בשלושה כפתורים על הסרט בבת אחת.

אבל לפעמים הם שואלים איך למיין נתונים בטבלת אקסל לפי עמודות, לפי צבע וכו'. כל המשימות הללו ניתנות לפתרון בקלות באקסל.

מיין לפי מספר עמודות באקסל

ניתן למיין שורות ב- Excel לפי מספר עמודות בו-זמנית. במקרה זה, העמודה הראשונה שצוינה ממוינת. לאחר מכן השורות שבהן חוזרים על התאים בעמודה הממוינת ממוינות לפי העמודה השנייה שצוינה, וכן הלאה. לפיכך, דוח המכירות יכול להיות מאורגן תחילה לפי אזור, לאחר מכן בתוך כל אזור לפי מנהל, ולאחר מכן בתוך אזור אחד ומנהל לפי קבוצת מוצרים.

לאחר בחירת תא אחד או כל הטבלה, קרא לפקודת המיון ברצועת הכלים. במידת הצורך, סמן את התיבה הנתונים שלי מכילים כותרותולהוסיף את מספר הרמות הנדרש.

מיין לפי רשימה משלך

רוב המשתמשים יודעים למיין שורות באקסל לפי מספרים אלפביתיים או עולים. אבל לפעמים צריך לסדר שורות בסדר נתון, שלא בהכרח תואם את האלפבית או הרצף העולה. זו יכולה להיות היררכיה של אלמנטים, ערים ומדינות ברצף נוח וכו'. באופן כללי, משהו שיש לו היגיון משלו.

השיטה הפשוטה ביותר (ולכן ראויה לתשומת לב) היא לשים מספרים בעמודה זה ליד זה בהתאם לסדר השורות הרצוי, ולאחר מכן למיין את הטבלה לפי עמודה זו.

שיטה זו טובה, אך היא דורשת יצירת עמודה זמנית נוספת. אם הפעולה חוזרת על עצמה לעתים קרובות, זה ייקח זמן. אם צריך למיין את אותם נתונים, ניתן ליצור רשימה מיוחדת שעל בסיסה יתבצע המיון. זוהי אותה רשימה המשמשת ב.

בוא נלך ל קובץ – אפשרויות – מתקדם – כללי – ערוך רשימות...

כאן אנו יוצרים ידנית או מייבאים רשימה ממוינת בסדר הרצוי.

עכשיו בחלון המיון בשטח לְהַזמִיןצריך לבחור רשימה מותאמת אישית...

ובחלון הבא, ציין את הרשימה הרצויה.

ניתן להשתמש ברשימה שנוצרה גם בקבצי אקסל אחרים.

מיין ב-Excel לפי צבע תא, גופן, סמל

בהגדרות המיון יש לך גם אפשרות להשתמש בצבע תא, גופן ואייקון (מאת ). אם אתה משתמש במילוי כדי לעצב תאים בודדים (לדוגמה, כדי לציין מוצרים או לקוחות בעייתיים), ניתן בקלות להביא אותם לראש הטבלה באמצעות מיון.

מיון לפי עמודות

ניתן גם למיין לפי עמודות באקסל. לשם כך, בחר את הטבלה יחד עם שמות העמודות. לאחר מכן בחלון המיון, תחילה לחץ אפשרויותולהפעיל את המתג עמודות טווח.

ההגדרות הבאות הן רגילות: קבע את הקו (!) והסדר. הדבר היחיד הוא שעכשיו אתה לא יכול להשתמש בשמות שורות (באנלוגיה לשמות העמודות), יהיו רק מספרים.

מיון סכומי ביניים

לאקסל יש כלי כמו סיכומי ביניים. בקיצור, יש צורך ליצור באופן אוטומטי סיכומי ביניים תחת קבוצת תאים שהם הומוגניים בדרך כלשהי.