Come scrivere una lettera di garanzia per il pagamento del debito? Che aspetto ha un modello di lettera di garanzia per il pagamento di beni, lavori e servizi?

Quando non c'è la certezza assoluta che l'appaltatore, l'acquirente o il cliente manterrà le sue promesse e le garanzie verbali non sono sufficienti per te, puoi richiedere una lettera di garanzia contenente garanzie scritte di adempimento degli obblighi, confermate da una firma e un sigillo.

Come scrivere una lettera di garanzia per il pagamento: esempio di scrittura

Molto spesso, le lettere di garanzia vengono redatte quando è necessario garantire l'adempimento degli obblighi di pagamento di beni e servizi. La lettera di garanzia di pagamento contribuisce al raggiungimento di un accordo con il fornitore, cioè al riconoscimento da parte del debitore degli arretrati di pagamento.

Per scrivere correttamente una lettera di garanzia, è necessario aderire a uno stile aziendale formale. Tale documento è redatto su foglio A4, o, se disponibile, su carta intestata appositamente predisposta dell'organizzazione, con relativo nome, logo e tutti i dettagli necessari. Quando scrivi una lettera, dovresti essere guidato dalle regole generali della corrispondenza commerciale e dagli standard del lavoro d'ufficio. La lettera di garanzia dovrà essere caratterizzata da univocità redazionale, trasparenza e chiarezza delle intenzioni del “garante”.

Una lettera di garanzia redatta da una persona giuridica deve contenere le seguenti informazioni:

• Dettagli standard di una lettera commerciale, data di preparazione del documento e numero di uscita.
• Importo da pagare;
• Dettagli del documento principale: la base del debito (accordo, fatture, certificati di accettazione);
• Termini (data) di pagamento;
• Coordinate bancarie del debitore;
• L'importo delle sanzioni e delle multe imposte al pagatore in caso di adempimento inadeguato degli obblighi;
• Qualsiasi altra informazione rilevante per le parti della transazione.

Il documento è “sigillato” con la firma personale dell'originatore e il sigillo aziendale dell'organizzazione. A differenza di altri tipi di lettere di garanzia, la lettera di pagamento viene firmata anche dal capo contabile, se esiste una corrispondente unità di personale.

Modello di lettera di garanzia relativa al pagamento della merce: modello di lettera

Diamo un esempio (campione) di una lettera di garanzia da una persona giuridica a una persona giuridica.

La lettera di garanzia è redatta su carta intestata aziendale (se disponibile) e le viene assegnato un numero in uscita.

Direttore generale della LLC "NIKO"
Prosvirova E.N.
Dal direttore di OJSC "Metallurg"
Ezhova P.P.
tel. 89634567843

Lettera di garanzia

OJSC Metallurg garantisce di pagare il debito per la merce ricevuta - cuscinetti per un importo di 125.644 rubli entro il 23 dicembre 2018 in conformità con i termini dell'accordo principale n. 65 del 12 settembre 2019 su un unico conto personale 1667877777.
In caso di mancato rispetto dell'obbligo di pagare puntualmente l'importo specificato, OJSC "Metallurg" sarà tenuta a pagare una penalità pari all'1% dell'importo del debito per ogni giorno di ritardo nel pagamento.
02.11.2019
Capo dell'impresa ___________ Ezhov P.P.

Capo contabile * ___________ Anisimova A.V.

(firma) (decifratura della firma)

* se nell'impresa non è presente un capo contabile, puoi notare: ti informiamo che non esiste una posizione di capo contabile in (nome dell'azienda).

Esempio di lettera di garanzia per il pagamento di servizi e lavori

Facciamo un esempio di scrittura di una lettera di garanzia da un individuo a un'organizzazione.

Al direttore di Shield and Sword LLC
Ivanchenko Ilya Mikhailovich
di Petrenko Vladimir Vladimirovich,
residente a:
Volgograd, st. Gafuri, 15 app. 13.
Telefono di contatto: +7 555555555

Io, Vladimir Vladimirovich Petrenko, mi impegno a pagare per il lavoro svolto da Shield and Sword LLC, in conformità con il contratto di servizio del 18/04/2018 n. 2 per un importo di 18.600 (diciottomilaseicento) rubli fino al 19/07 /2018.

Pittura (Petrenko V.V.)

Puoi scaricare un modello di lettera di garanzia per il pagamento dei servizi su Internet o semplicemente copiare il testo da questa pagina.

Una lettera di garanzia per il pagamento del lavoro è scritta in modo simile a una lettera sui servizi.

Lettera di garanzia, campione del lavoro eseguito

Questa lettera di solito conferma l'intenzione di eseguire i lavori previsti dal contratto entro un certo periodo.

Al direttore di StroyTehGazprom LLC
Semenyuk Stepan Sergeevich
da MontazhNaladka LLC
Mosca, st. Kovalevskoy, 15 app. 13.

MontazhNaladka LLC garantisce l'esecuzione dei lavori previsti dall'accordo 25/15 del 21 aprile 2019, concluso tra MontazhNaladka LLC e StroyTekhGazprom LLC fino al 24 ottobre 2018.

Pittura (Petrenko V.V.)

Significato giuridico della lettera di garanzia

Che valore giuridico ha una lettera di garanzia?

La lettera di garanzia ha una serie di obiettivi principali:

• è un riconoscimento del debito (e questo è legato, tra l'altro, alla prova e al decorso dei termini di prescrizione);
• conferma un certo importo di debito di una controparte verso un'altra, nonché altre circostanze;
• può confermare il fatto di concludere un accordo tra le controparti (come prova).

Questo documento può essere considerato una delle opzioni per garantire gli obblighi e viene utilizzato non solo nei rapporti commerciali delle persone giuridiche, ma anche nel corso dell'interazione tra cittadini e singoli imprenditori (individui). Essendo uno dei tipi di documenti di corrispondenza commerciale, una lettera di garanzia contiene la conferma scritta da parte di una delle parti della transazione dell'adempimento di determinate condizioni o azioni in futuro.

Spesso le lettere di garanzia garantiscono l'adempimento di eventuali obblighi che non contraddicono la legislazione vigente: ad esempio, la conclusione di un accordo entro un certo periodo, la conferma di qualsiasi informazione, ad esempio, sul conto corrente dell'organizzazione, l'adempimento degli obblighi assunti, lavoro, prestazione di servizi o fornitura di prodotti.

Forza giuridica della lettera di garanzia

Il Codice Civile della Federazione Russa non contiene norme legislative che regolano il concetto di "lettera di garanzia", ​​pertanto questo documento non è tanto una conferma ufficiale dell'adempimento degli obblighi quanto una misura dell'influenza psicologica sulla controparte, che riflette la serietà delle intenzioni e serve anche come prova in tribunale.

Ma questo significa che la lettera di garanzia non ha valore legale? Sulla base dell'attuale pratica legale nella Federazione Russa, possiamo concludere che la forza legale di tale documento dipende direttamente dal suo contenuto e dalla correttezza della sua esecuzione. Per conferire alla lettera valore di contratto vale la pena fare riferimento agli articoli 435-443 del Codice Civile della Federazione Russa. Se, ad esempio, il fornitore intende fornire beni o prestare un servizio, può inviare al cliente una lettera di garanzia con una proposta per la prossima consegna (offerta), e se il cliente dà una risposta positiva a tale proposta per iscritto ( accettazione), tali documenti possono essere considerati prova di obblighi contrattuali giuridicamente vincolanti in caso di controversia. L'importante è che l'offerta contenga le condizioni essenziali per la fornitura di servizi, l'esecuzione del lavoro o la consegna della merce. Ad esempio, un elenco chiaro di beni, tempi di consegna, tipologie di servizi e periodo per la loro fornitura. Senza tali condizioni l'offerta potrà essere considerata insignificante.

Importante: la pratica giudiziaria sull'emissione di lettere di garanzia è varia in ciascun caso specifico, la forza giuridica della lettera dipende dal contenuto del documento, dalle posizioni delle parti nella causa e da altri fattori; Pertanto, una lettera di garanzia non dovrebbe essere considerata un garante legale affidabile dell'adempimento degli obblighi e, se possibile, è meglio sostituirla con un accordo di garanzia.

L'unico “vantaggio” della lettera di garanzia è il fatto che interrompe i termini di prescrizione. Ad esempio, dopo che il creditore ha ricevuto una lettera di garanzia che riconosce l'esistenza di un debito, viene ricalcolato il termine di prescrizione, che generalmente è previsto in 3 anni.

Modulo di lettera di garanzia per il pagamento

La forma della lettera di garanzia non implica norme speciali sviluppate legislativamente. Pertanto, la forma del documento deve rispettare le regole generali della corrispondenza commerciale e contenere gli elementi principali di una lettera commerciale (numero di registrazione, dati del mittente, dati del destinatario, firme, ecc.). Se un'organizzazione utilizza spesso lettere di garanzia nella sua pratica, in questo caso è consigliabile sviluppare carta intestata speciale. Se non esistono tali moduli o se la lettera è redatta da un privato, la forma della lettera di garanzia può essere arbitraria.

Come consegnare una lettera di garanzia

Esistono diversi modi per inviare una lettera di garanzia al destinatario:

1.Personalmente. In questo caso il destinatario dovrà firmare per ricevuta del documento.
2.Con il servizio postale - tramite posta raccomandata con avviso di ricevimento.
3.Via fax o e-mail.

Naturalmente, l'opzione più preferibile è la prima o la seconda. La terza opzione è accettabile se è possibile determinare in modo attendibile il proprietario della casella di posta elettronica (ad esempio, se l'accordo tra le controparti indica chiaramente gli indirizzi di posta elettronica).

Il materiale è stato preparato per ordine dello studio legale "Dominium"

Lettera di garanzia per il pagamento della merce– un documento in base al quale una persona giuridica o un individuo si assume determinati obblighi per garantire il pagamento obbligatorio per un prodotto o servizio. Di norma, una lettera di garanzia viene scritta in risposta a una lettera di reclamo del fornitore in merito al mancato pagamento della merce consegnata.

È scritto dal cliente o dall'acquirente, dove chiede al fornitore di consegnare la merce, indicando l'importo e le garanzie di pagamento per la merce o il servizio entro il termine specificato nella lettera. La lettera di garanzia viene firmata dal direttore e contabile dell'azienda acquirente, dopodiché il documento viene inviato all'organizzazione del fornitore. La lettera serve come garanzia che tutti i beni materiali saranno pagati in tempo. Se necessario, il documento può essere utilizzato come prova in un procedimento giudiziario se redatto in conformità alla normativa vigente.

Come scrivere una lettera di garanzia per il pagamento della merce

Consideriamo più in dettaglio gli aspetti quando si redige una lettera di garanzia. Quando redigi un documento puoi utilizzare sia la carta intestata dell'organizzazione che un semplice foglio A4. Nell'angolo in alto a destra sono indicati i dettagli del destinatario: nome del fornitore, posizione, nome completo del capo dell'azienda fornitrice.

Ciò interesserà coloro che sono interessati a ricevere una sorta di documento giustificativo dal debitore. In esso, il mutuatario si impegna a compiere determinate azioni nell'ambito dei rapporti reciproci delle parti. Una lettera di garanzia viene utilizzata in vari ambiti; di seguito parleremo di come scrivere una lettera di garanzia. Una lettera di garanzia lo è un documento commerciale redatto da una delle parti (o da un individuo) durante una transazione, che contiene informazioni che confermano il rispetto delle condizioni concordate, nonché l'esecuzione di eventuali azioni.

Una lettera di garanzia lo è qualche modo per garantire gli obblighi. Non solo le persone giuridiche sono interessate a come scrivere una lettera di garanzia, a volte anche le persone fisiche hanno bisogno di un documento di questo tipo;

La lettera di garanzia è rilevante nei seguenti ambiti:

Diritto del lavoro. In questo caso, quando fai domanda per un lavoro, devi scrivere una lettera di garanzia. Di norma, è richiesto quando si presenta un pacchetto di documenti all'FMS per i cittadini migranti.
Diritto contrattuale. Ci sono molte sfumature qui che richiedono la scrittura di una lettera del genere. Ad esempio, un contratto di locazione, un contratto di mutuo, un documento di garanzia del proprietario dei locali o il pagamento di un debito, ecc.

Modulo lettera di garanzia- è arbitrario, quindi non è affatto difficile da comporre e il contenuto si basa su una situazione specifica.

Esistono diversi metodi per inviare una lettera di garanzia a una seconda parte:

1. Tramite posta raccomandata.
2. Di persona. In questo caso, la parte che ha ricevuto la lettera dovrà firmare il secondo documento.
3. Via e-mail.

Come scrivere una lettera di garanzia

La legge non prevede regole per la redazione della lettera di garanzia, tuttavia, durante la compilazione del modulo, è opportuno prestare attenzione ai seguenti punti:

È obbligatorio registrare il destinatario del documento, vale a dire il suo nome completo o ragione sociale. persona, numero di telefono, indirizzo e altre informazioni;

Il corpo della lettera fornisce un inventario completo: per quale motivo è sorto il rapporto giuridico tra le parti, cosa prevede esattamente questa lettera, entro quale termine si svolgeranno le azioni specifiche descritte nella lettera di garanzia, ecc.;

Puoi allegare ulteriori documenti alla lettera redatta se ritieni che il destinatario debba conoscere queste informazioni;

Se la lettera di garanzia è redatta su più pagine, allora dovranno essere tutte numerate e cucite, oppure si potrà apporre una firma su ogni pagina;

Nella maggior parte dei casi, in risposta a qualsiasi reclamo viene scritta una lettera di garanzia, quindi questo fatto deve riflettersi nel testo del documento;

Alla fine del documento devono essere apposte una firma e una data e la firma viene apposta solo da una persona autorizzata (è necessario un timbro aggiuntivo da parte della persona giuridica).

Modulo lettera

Per scrivere correttamente una lettera di garanzia, è necessario familiarizzare con la sua forma. È redatto per conto della persona giuridica. persona e deve contenere tutti i dati (nome abbreviato o completo, OGRN, INN, telefono, indirizzo). Se il documento è scritto fisicamente faccia, è consentito un ordine di scrittura arbitrario.

Come scrivere una lettera di garanzia?

È consentito redigere un documento per iscritto o su una forma giuridica ufficialmente approvata. volti o su semplice carta fisica. viso. La parte garante deve scrivere determinati termini a seconda della situazione specifica. Se necessario si possono descrivere le modalità di attuazione che la controparte si impegna ad attuare.

Naturalmente la lettera di garanzia non è considerata un documento obbligatorio, poiché non ha natura normativa. Tuttavia, quando lo scrivono, entrambe le parti sperano nell'onestà della prestazione del debitore. In altre parole, tali relazioni documentarie sono interamente basate sulla fiducia.

Esempio di lettera di garanzia:

Al direttore della OJSC "Eurostroy"
Kislichenko Oleg Viktorovich
di Panov Sergei Petrovich
residente a:
Penza, st. Gorkogo, n.2, app. 8
Telefono di contatto: +7 111 258 23 58

Lettera di garanzia

Io, Sergey Petrovich Panov, mi impegno a pagare i materiali da costruzione ricevuti da Eurostroy OJSC, in conformità con l'accordo stipulato per la fornitura di materiali da costruzione del 17 aprile 2015 n. 3 per un importo di 20.500 (ventimilacinquecento ) rubli entro il periodo concordato fino al 20 luglio 2015.
15.04.2015

Firma (decifratura)

Abbiamo cercato di considerare nel modo più dettagliato possibile, come scrivere correttamente una lettera di garanzia Ci auguriamo che il materiale presentato ti aiuti in ogni situazione di vita.

Si tratta di un documento non commerciale che viene spesso utilizzato nella corrispondenza commerciale. L'essenza del documento è che il mittente si impegna a eseguire un'azione. Nel nostro caso, trasferisci denaro al contraente. Questi fondi vengono solitamente utilizzati per ripagare i debiti.

Una lettera di garanzia per il pagamento dei servizi previsti dal contratto conferma l'esistenza di un debito, che può essere preso in considerazione quando si considera una controversia in tribunale.

Grazie a tale documento, le parti coinvolte nella transazione possono costruire un rapporto di fiducia, posticipare la data di pagamento senza multe e sanzioni ed evitare ritardi nella consegna dei beni (prestazione di servizi, esecuzione di lavori).

Quando potrebbe essere necessario questo documento e come scrivere una lettera di garanzia per il pagamento?

Di norma, viene emesso nel caso in cui il cliente non può trasferire denaro in tempo per un motivo o per l'altro.

E il motivo per la redazione di tale documento potrebbe essere il pagatore o l'iniziativa di quest'ultimo.

Come candidarsi

Un campione approvato di lettera di pagamento garantita per servizi o beni non è previsto dalla normativa vigente. Tuttavia, fa parte del flusso dei documenti aziendali, quindi durante la sua preparazione vale la pena considerare diverse regole generalmente accettate.

Consideriamo le disposizioni obbligatorie che dovrebbero essere presenti anche in esso:

1. Data e numero di origine.
2. Dettagli del destinatario del denaro (ragione sociale o nome del cittadino, indirizzo).
3. Nome e cognome rappresentante del destinatario (ad esempio, il capo dell'organizzazione).
4. Titolo del documento (facoltativo).
5. Il testo principale, che garantisce il trasferimento dell'importo richiesto entro un periodo specifico.
6. Dettagli del documento in base al quale verranno trasferiti i fondi (fattura, certificato di accettazione, ecc.).
7. Informazioni sul mittente.
8. Nome completo, posizione e firme dei rappresentanti del debitore.

Tipicamente il documento viene redatto su un foglio A4 su carta intestata aziendale, firmato dai dirigenti (direttore generale e capo contabile) e timbrato.

Tale documento deve essere firmato non solo dal direttore generale, ma anche da una persona finanziariamente responsabile (ad esempio, il capo contabile o il direttore finanziario).

Nel testo principale, tra l'altro, puoi indicare brevemente i motivi dei ritardi nei pagamenti. Se il cliente prevede di saldare il debito a rate, è necessario elaborare un programma.

Per maggiore persuasività, il pagatore può anche prescrivere l'importo che gli verrà addebitato per ogni giorno di ritardo.

Esempio di lettera di garanzia di pagamento

Quali errori vengono commessi durante la compilazione

Poiché si tratta di un documento come, ad esempio, un modello di lettera di garanzia per il pagamento, sarebbe inappropriato utilizzare qui parole informali (slang, volgare). Inoltre, non vale la pena descrivere in dettaglio gli eventi che hanno portato all'impossibilità di trasferire denaro in tempo. Puoi indicare la loro vera essenza o omettere del tutto questo punto. Gli obblighi di garanzia devono essere svalutati accuratamente, indicando l'importo e la data del suo trasferimento.

Tutte le informazioni contenute nel testo devono essere chiare e comprensibili (senza frasi ambigue) per evitare possibili controversie.

Infine, è consigliabile ricevere notifica da parte dell'istituto di credito dell'avvenuta ricezione del documento. Ciò eviterà che i documenti vadano persi lungo il percorso.

Si ritiene che la lettera di garanzia sia redatta esclusivamente dal cliente (acquirente) e contenga garanzie di rimborso del debito. Ma in pratica, questo documento viene redatto anche dal contraente (fornitore), contenente, ad esempio, la richiesta al cliente di effettuare un pagamento anticipato, ecc.

Tuttavia, indipendentemente da chi redige la lettera di garanzia, i requisiti per la sua preparazione devono essere rigorosamente rispettati, e quindi il documento può svolgere un ruolo significativo nei rapporti commerciali.

Lettera di garanzia per il pagamento: che cos'è?

Questo tipo di lettera si riferisce a documenti commerciali. Di norma, esprime comunicazioni di una delle parti su una transazione o un accordo con l'altra parte sull'effettuazione di un pagamento a favore del destinatario della lettera (cioè il destinatario) a determinate condizioni. In particolare, una promessa può essere:

• rimborso del debito accumulato prima di una certa data;
• richiesta di pagamento dilazionato se il contratto prevede il pagamento anticipato, e nei confronti del cliente il lavoro è già stato ultimato o la merce è stata consegnata;
• una garanzia di pagamento per una futura consegna di prodotti prima di una data specifica, se il contratto stabilisce un pagamento anticipato o termini brevi per ripagare il debito per tale consegna;
• una richiesta di pagamento anticipato da parte del cliente e allo stesso tempo una garanzia di adempimento dell'obbligazione nei suoi confronti prima della scadenza indicata nel contratto, e molto altro ancora.

Nonostante il fatto che una lettera di garanzia sia considerata un documento, non tutti gli avvocati concordano sul fatto che questo documento abbia valore legale. Questa lettera, infatti, è una conferma dell'obbligo che è già definito nel contratto e che una delle parti della transazione è pronta ad adempiere, ma chiede di modificare alcuni termini contrattuali. E il destinatario della lettera di garanzia ha il diritto di accettare questa offerta o di rifiutarla.

Ha valore legale?

Vale la pena notare subito: la legislazione non regola né la procedura per scrivere una lettera di garanzia, né il suo contenuto, né le modalità di applicazione, poiché tale documento non ha natura giuridica. Ecco perché molto spesso gli autori di queste lettere fanno facilmente promesse, senza pensare a cosa può portare la violazione di queste garanzie. E non si tratta solo della perdita di fiducia e della distruzione delle partnership, ma del ruolo che questa lettera gioca nelle decisioni dei tribunali, in particolare:

• Il fornitore, nel redigere una lettera di garanzia, le dà la forma di un'offerta ufficiale (cioè un'offerta di eventuale consegna a determinate condizioni), che contiene le condizioni stabilite dalla legge civile inerenti al contratto. E, se solo il consumatore ha risposto a questa offerta con il consenso, mettendola per iscritto, allora entrambi i documenti dovrebbero essere considerati come prova dell'accettazione degli obblighi contrattuali da parte di entrambe le parti. Di conseguenza, le lettere ricevono valore legale. E in caso di inadempimento, entrambi questi documenti saranno inclusi nella decisione del tribunale, come conferma dell'esistenza di un accordo formale. Quelli. se il consumatore ha effettuato un pagamento anticipato sulla base di tale lettera e il contraente non ha adempiuto ai propri obblighi, tale lettera diventerà una difesa del consumatore in tribunale. Ma la cosa principale in questa situazione è il contenuto della lettera di offerta di garanzia, che deve contenere tutte le condizioni significative inerenti al contratto;
• il creditore ha il diritto di citare in giudizio il debitore entro tre anni. Questo periodo è chiamato termine di prescrizione. Tuttavia, può essere interrotto se il creditore, entro questi 3 anni, riceve dal debitore un riconoscimento del suo debito per iscritto, anche sotto forma di lettera di garanzia. Dal momento del ricevimento del documento specificato, inizia il conto alla rovescia del nuovo termine di prescrizione. Ciò è dimostrato dalla Risoluzione del Plenum delle Forze Armate della Federazione Russa del 12 novembre 2001.
• se il contratto prevede la possibilità, ad esempio, di posticipare i termini degli obblighi del cliente (acquirente) inviandogli lettere di garanzia, allora tale lettera, purché con data successiva alla conclusione del contratto stesso, può modificare il rapporto tra appaltatore e cliente. Altrimenti, se tale disposizione non viene approvata nel contratto, continueranno ad applicarsi solo le condizioni direttamente indicate nello stesso. E poi il cliente può scrivere lettere di garanzia quanto vuole, ma dovrà adempiere agli obblighi contrattuali esattamente in tempo, a meno che, ovviamente, il contraente non dia il suo consenso a prolungare il termine di pagamento, ecc.

Tuttavia, in generale, si ritiene che le lettere di garanzia non abbiano ancora valore legale e rappresentino solo una notifica di una parte sulle sue intenzioni e promesse in relazione all'altra parte coinvolta nella transazione.

In quali casi viene rilasciato?

Se una lettera di garanzia non ha valore legale, perché scriverla? Prima di tutto, questa lettera è un elemento di una relazione d'affari. E se un'azienda apprezza la propria reputazione e non cerca di distruggere i rapporti con il partner della transazione, una lettera di garanzia è considerata una condizione necessaria per la cooperazione continua. Inoltre, una lettera di garanzia per il pagamento serve, in particolare:

• a conferma della volontà di risolvere in via cautelare le problematiche emerse;
• come un'offerta, redatta anche prima della conclusione del contratto stesso e contenente una proposta per concludere una transazione, compreso il pagamento anticipato per l'esecuzione di lavori, servizi o per la fornitura di beni;
• come notifica della continuazione dei rapporti contrattuali, ma con l'introduzione in questa fase di alcune modifiche a tali rapporti a causa della difficile situazione finanziaria, ecc. Inoltre, tali modifiche sono di natura temporanea e si applicano solo alle operazioni e ai periodi specificati nella lettera, ecc.

Regole di progettazione

Nonostante il fatto che questa lettera non abbia una forma rigorosa e normativamente approvata, ci sono una serie di requisiti per la sua preparazione che devono essere rispettati:

• la lettera è scritta in un linguaggio commerciale, senza lunghe frasi dal contenuto incomprensibile;
• l'intero testo deve essere formulato con chiarezza e contenere riferimenti a clausole del contratto che necessitano al momento di modifiche, o ad altri documenti;
• il documento è redatto solo su carta intestata della società (se redatta la lettera);
• la lettera deve essere sigillata e firmata dal capo e capo contabile dell'azienda (se la lettera è scritta da un imprenditore, se non ha il sigillo, si consiglia di far autenticare la sua firma);
• Non sono ammessi errori ortografici e stilistici;
• la lettera deve contenere una promessa o garanzia che riguardi gli interessi del destinatario.

Oltre a queste regole generali, esistono una serie di requisiti che si applicano direttamente alla struttura della lettera stessa:

• Il nome del destinatario è indicato nell'angolo in alto a destra della lettera. Di solito vengono indicati il ​​nome della società, la sua forma giuridica, la posizione del suo direttore e il suo nome: "LLC "Azienda", direttore Yu.V Petrova." A questo puoi aggiungere anche l'indirizzo dell'azienda e il suo TIN. Se la lettera è indirizzata a un imprenditore, è scritta a "Imprenditore individuale S.K. Alekseev";
• nell'angolo in alto a sinistra della lettera sono indicati i dettagli completi del mittente della lettera, nonché il numero di serie del documento che gli viene assegnato al momento della registrazione della documentazione in uscita e la data della sua preparazione. Se la lettera è scritta da un individuo comune, non inserisce un numero di serie e la data di esecuzione è indicata alla fine del documento e accanto alla firma;
• indica inoltre il titolo del documento “Lettera di Garanzia”, che è scritto al centro;
• poi segue il contenuto della lettera, che può iniziare con le parole “Garantiamo il pagamento”, “Vi chiediamo di effettuare un pagamento anticipato”, “Vi chiediamo di effettuare una consegna”, ecc. È bene precisare che il contenuto della lettera deve contenere riferimenti alle clausole del contratto o ad altri documenti che si riferiscono alla garanzia rilasciata. Ad esempio: “Vi chiediamo di consegnare la merce in conformità con la domanda n. 1604 del 15 aprile 2016. Garantiamo che il pagamento verrà effettuato entro il 20/05/2016";
• Dopo il testo della lettera viene apposta la firma del capo dell'azienda (o dell'imprenditore) e del suo capo contabile, nonché il sigillo dell'azienda. Inoltre, l'impronta del sigillo deve essere leggibile.

Viene redatta una lettera nella quantità che corrisponde al numero di partecipanti alla transazione. Ma di solito in 2 copie. Il documento viene inviato:

• o tramite posta ordinaria con notifica e inventario;
• tramite corriere con nota attestante l'accettazione del documento da parte del destinatario;
• oppure tramite posta elettronica, laddove il documento è sottoscritto con una semplice firma elettronica ed ha valore legale. Devi solo inviare un documento scansionato con un timbro blu.

Una lettera di garanzia non deve essere inviata via fax a meno che non venga duplicata utilizzando uno dei metodi sopra indicati. Quindi questo darà la certezza che la lettera ha raggiunto il destinatario.

Conclusioni

Una lettera di garanzia per il pagamento è una parte obbligatoria di un rapporto commerciale, nonostante questo documento non abbia valore legale. Tuttavia, in alcuni casi la sua presenza svolge ancora un ruolo legale serio. Ad esempio, consente di estendere i termini di prescrizione del debito, funge da prova dei rapporti contrattuali, viene utilizzato come risoluzione preliminare della questione, ecc. Devi solo stare molto attento quando lo compili.