Creare un report come oggetto di database
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Rapporto è una rappresentazione formattata di dati che viene visualizzata, stampata o archiviata. Consentono di estrarre le informazioni necessarie dal database e di presentarle in una forma comoda per la percezione, oltre a fornire ampie opportunità per generalizzare e analizzare i dati.
Quando si stampano tabelle e query, le informazioni vengono emesse quasi nella forma in cui sono archiviate. Spesso è necessario presentare i dati sotto forma di report tradizionali e di facile lettura. Un report dettagliato include tutte le informazioni da una tabella o una query, ma contiene intestazioni ed è impaginato con intestazioni e piè di pagina.
Struttura del report in visualizzazione Progettazione
Microsoft Access visualizza i dati di una query o di una tabella in un report, aggiungendo elementi di testo che ne semplificano la lettura.
Questi elementi includono:
Titolo. Questa sezione viene stampata solo nella parte superiore della prima pagina del rapporto. Utilizzato per emettere dati, come il testo del titolo di un rapporto, una data o una parte specifica del testo del documento, da stampare una volta all'inizio del rapporto. Per aggiungere o rimuovere un'area di intestazione del report, selezionare il comando Titolo/Nota report dal menu Visualizza.
Intestazione di pagina. Utilizzato per visualizzare dati quali intestazioni di colonna, date o numeri di pagina stampati in cima a ciascuna pagina del report. Per aggiungere o rimuovere un'intestazione, seleziona Intestazioni e piè di pagina dal menu Visualizza. Microsoft Access aggiunge l'intestazione e il piè di pagina allo stesso tempo. Per nascondere una delle intestazioni e dei piè di pagina, impostane la proprietà Height su 0.
Area dati. L'area situata tra l'intestazione e il piè di pagina della pagina. Contiene il corpo principale della relazione. In questa sezione vengono visualizzati i dati stampati per ciascuno dei record nella tabella o nella query su cui si basa il report. Per posizionare i controlli nell'area dati, vengono utilizzati un elenco di campi e un pannello di elementi. Per nascondere l'area dati, impostare la proprietà Altezza della sezione su 0.
Piè di pagina. Questa sezione appare in fondo a ogni pagina. Utilizzato per visualizzare dati quali totali, date o numeri di pagina stampati in fondo a ciascuna pagina del rapporto.
Nota. Utilizzato per visualizzare dati come un testo di conclusione, totali complessivi o una firma da stampare una volta alla fine del rapporto. Sebbene la sezione Nota del report si trovi nella parte inferiore del report in visualizzazione Struttura, viene stampata sopra il piè di pagina nell'ultima pagina del report. Per aggiungere o rimuovere un'area nota per un report, selezionare il comando Titolo/Nota report dal menu Visualizza. Microsoft Access aggiunge e rimuove contemporaneamente l'intestazione del report e le aree delle note
Modi per creare un rapporto
È possibile creare report in Microsoft Access in diversi modi
(Fig. 5.1):
~ Costruttore
~ Creazione guidata rapporto
~ Autoreport: in colonna
~ Rapporto automatico: nastro
~ Creazione guidata grafico
Adesivi postali
Riso. 5.1. Finestra di inizio del rapporto
La procedura guidata consente di creare report con raggruppamento di record ed è il modo più semplice per creare report. Inserisce i campi selezionati nel report e offre sei stili di report. Dopo aver completato la procedura guidata, il report risultante può essere finalizzato in modalità Progettazione. Utilizzando la funzione Report automatico, puoi creare rapidamente report e quindi apportare alcune modifiche.
Per creare un Autoreport, procedi come segue:
~ Nella finestra del database, fare clic sulla scheda Report, quindi fare clic sul pulsante Nuovo. Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo rapporto.
~ Selezionare Rapporto automatico: Alla colonna o Rapporto automatico: Nella barra multifunzione nell'elenco.
~ Nel campo dell'origine dati, fare clic sulla freccia e selezionare una tabella o una query come origine dati.
~ Fare clic sul pulsante OK.
L'AutoReport Wizard crea un autoreport in una colonna o nella barra multifunzione (a scelta dell'utente) e lo apre in modalità Anteprima, che consente di vedere come apparirà il report una volta stampato.
Modifica della scala di visualizzazione di un report
Per modificare la scala del display, utilizzare il puntatore - una lente d'ingrandimento. Per visualizzare l'intera pagina, è necessario fare clic in un punto qualsiasi del rapporto. La pagina del rapporto verrà visualizzata sullo schermo in scala ridotta.
Fare nuovamente clic sul report per tornare alla visualizzazione ingrandita. Nella modalità rapporto ingrandito, il punto su cui hai fatto clic sarà al centro dello schermo. Per scorrere le pagine del report, utilizzare i pulsanti di navigazione in fondo alla finestra.
Stampa di un rapporto
Per stampare un rapporto, procedere come segue:
~ Nel menu File, fare clic su Stampa.
~ Nell'area Stampa, fare clic sull'opzione Pagine.
~ Per stampare solo la prima pagina del report, inserire 1 nel campo "da" e 1 nel campo "a".
~ Fare clic sul pulsante OK.
Prima di stampare un report è consigliabile visualizzarlo nella modalità Anteprima di stampa, per passare alla quale, nel menu Visualizza, selezionare Anteprima.
Se viene visualizzata una pagina vuota alla fine del report durante la stampa, assicurarsi che l'impostazione Altezza per le note del report sia impostata su 0. Se si stampano pagine interstitial di report vuote, assicurarsi che la somma della larghezza del modulo o del report più la sinistra e la larghezza del margine destro non supera la larghezza della carta specificata nella finestra di dialogo Imposta pagina (menu File).
Quando si progettano i layout dei report, utilizzare la seguente formula: larghezza report + margine sinistro + margine destro<= ширина бумаги.
Per modificare le dimensioni del report, è necessario utilizzare le seguenti tecniche:
Modificare il valore della larghezza del report;
Riduci i margini o cambia l'orientamento della pagina.
Crea un rapporto
1. Avviare il programma Microsoft Access. Aprire il database (ad esempio, il database educativo "Deanery").
2. Creare un rapporto automatico: nastro utilizzando una tabella come origine dati (ad esempio, Studenti). Il report si apre in modalità Anteprima, che consente di vedere come apparirà il report in formato cartaceo (Fig. 5.2).
3. Passare alla visualizzazione Progettazione e modificare e formattare il report. Per passare dalla visualizzazione Anteprima alla visualizzazione Progettazione, fare clic su Chiudi nella barra degli strumenti della finestra dell'applicazione Access. Sullo schermo apparirà un report in modalità Progettazione (Fig. 5.3).
Riso. 5.2. Visualizzazione di un report creato con Auto Report
Riso. 5.3. Report in visualizzazione Progettazione
La modifica:
1) rimuovere i campi codice studente nell'intestazione e nell'area dati;
2) Spostare a sinistra tutti i campi dell'intestazione e dell'area dati.
3) modificare la scritta nel titolo della pagina
Nella sezione Titolo rapporto, evidenziare la scritta Studenti.
Posizionare il puntatore del mouse a destra della parola Studenti in modo che il puntatore si trasformi in una barra verticale (cursore di input) e fare clic in quella posizione.
Immettere NTU "KhPI" e premere Invio.
4) Sposta la didascalia. Nel piè di pagina, evidenziare il campo =Now() e trascinarlo nell'intestazione del report denominata Studenti. La data verrà visualizzata sotto il titolo.
5) Nella barra degli strumenti di Report Designer, fare clic sul pulsante Anteprima per visualizzare il report
Formattazione:
1) Evidenziare la voce Studenti della NTU “KhPI”
2) Modificare il carattere tipografico, lo stile e il colore del carattere e il colore di riempimento dello sfondo.
3) Nella barra degli strumenti di Report Designer, fare clic sul pulsante Anteprima per visualizzare in anteprima il report.
Riso. 5.4. Report dopo la modifica e la formattazione
Cambio di stile:
Per modificare lo stile, procedi come segue:
Sulla barra degli strumenti di Progettazione report, fare clic sul pulsante Formattazione automatica per aprire la finestra di dialogo Formattazione automatica.
Nell'elenco Stili dell'oggetto Report - Formattazione automatica, fare clic su Rigoroso e quindi su OK. Il rapporto verrà formattato nello stile Strict.
Passa alla modalità Anteprima. Il report verrà visualizzato nello stile selezionato. D'ora in poi, tutti i report creati utilizzando la funzione AutoReport avranno lo stile Strict finché non si specifica uno stile diverso nella finestra Formattazione automatica.
Altre notizie
Chot scrivo raramente, beh, ok. Continua a combattere, capitolo 7 e 8.
Qual è lo scopo dell'oggetto di configurazione Report?
L'oggetto di configurazione del report viene utilizzato per descrivere gli algoritmi mediante i quali l'utente può ottenere i dati di output di cui ha bisogno.
Come creare un report utilizzando il designer dello schema di composizione dei dati?
Nel configuratore, seleziona "Report", fai clic con il tasto destro del mouse - il comando "Aggiungi". Nella scheda "Base", seleziona il pulsante "Apri schema di composizione dei dati".
Quindi, fai clic sul pulsante "Aggiungi set di dati". Qui, come set di dati, puoi selezionare una query, un oggetto, un'unione.
La richiesta passa attraverso la console delle richieste. Nella scheda "Impostazioni", controlli l'output dei dati del rapporto, qui devi selezionare la casella "campi selezionati"
In effetti, sarò onesto, non mi piace affatto questo "sistema di composizione dei dati". È molto più facile lavorare con il codice, più semplice e chiaro, onestamente.
Come visualizzare un report nelle sezioni di una soluzione applicata?
Fare clic con il pulsante destro del mouse sul rapporto - scheda "Sottosistemi".
Lezione 8
A cosa serve l'oggetto di configurazione del layout?
L'oggetto di configurazione del layout è progettato per memorizzare varie forme di rappresentazione dei dati che possono essere richieste da qualsiasi oggetto di configurazione o dall'intera soluzione applicativa nel suo insieme; Uno degli scopi di un layout secondario è creare un stampabile per quell'oggetto;
Che cos'è un designer di stampa?
Il print builder è uno strumento per creare moduli stampabili (anche se in realtà è più conveniente non usare il builder)
Come creare un layout utilizzando il print designer?
Selezionare l'oggetto di configurazione che necessita di un layout (può essere un documento, un report, un'elaborazione esterna), fare clic con il tasto destro su di esso, il comando "Modifica", la scheda "Layout", il pulsante "Stampa progetto".
Determina quali dettagli saranno nell'intestazione;
Determiniamo quali dettagli delle parti tabulari verranno visualizzati;
Sarà inoltre possibile compilare il footer del modulo stampato.
Come modificare un foglio di lavoro?
Il ridimensionamento delle celle si verifica in modo simile a Excell e ad altre proprietà: fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella, proprietà, la tavolozza delle proprietà verrà visualizzata sulla destra.
Qual è la differenza nel riempire una cella di un foglio di lavoro con testo, un parametro o un modello?
Il testo è quello che verrà comunque mostrato sullo schermo;
Parametro - sarà sostituito da un valore che può essere assegnato ad esso (il parametro) utilizzando il linguaggio integrato. Ad esempio, una query può riempire una tabella con una colonna di nomenclatura. Durante la stampa, la tabella verrà visualizzata riga per riga e la colonna Nomenclatura verrà scaricata nel punto in cui è stato impostato il parametro Nomenclatura. Naturalmente, ciò richiede ulteriore lavoro, ma qui sono troppo pigro per descriverlo ora.
Modello: una stringa di testo, in cui verranno inseriti i valori dei parametri in determinati punti.
Come visualizzare una nuova area in un foglio di calcolo utilizzando il linguaggio integrato?
Con il seguente costrutto:
NomeAreaArea = Layout.GetArea("NomeArea");
Prima di ciò, è necessario creare quest'area sul layout. Selezionare una colonna o una riga, fare clic con il pulsante destro del mouse, comandare "Proprietà" e assegnare un nome all'area desiderata.
Come modificare l'aspetto e il comportamento del modulo?
L'aspetto del modulo cambia direttamente durante la modifica del modulo e il comportamento del modulo: fare clic con il pulsante destro del mouse sul modulo aperto, comando proprietà. Ci sono un sacco di impostazioni di comportamento nella tavolozza delle proprietà
Obbiettivo
Acquisizione di competenze speciali in Access DBMS per la generazione di query e report per un database a tabella singola
Piano di lavoro
1. Introduzione
2. Compito 1. Formazione delle richieste di selezione
3. Compito 2. Basato sul tavolo insegnanti creare un report che raggruppa i dati per posizioni
1. Introduzione
Formazione delle richieste di selezione.
Le query sono un potente strumento per l'elaborazione dei dati archiviati nelle tabelle di Access 97. Le query consentono di visualizzare, analizzare e modificare i dati di più tabelle. Vengono inoltre utilizzati come origine dati per moduli e report. Le query consentono di calcolare i totali e di visualizzarli in un formato compatto simile a un foglio di calcolo, nonché di eseguire calcoli su gruppi di record.
Le query possono essere create in modo indipendente e con l'aiuto di maestri. Procedure guidate di query esegue automaticamente le azioni di base in base alle risposte dell'utente alle domande poste. Puoi sviluppare query da solo nella modalità costruttore.
In Access (Access 97), puoi creare i seguenti tipi di query:
esempio di richiesta;
richiesta con parametri;
richiesta incrociata;
richiesta di modifica (richiesta di cancellazione, aggiornamento e aggiunta record, per creare una tabella);
Query SQL (query join, query server, query di controllo, sottoquery)
Esempio di richiesta usato più frequentemente. Quando viene eseguito, i dati che soddisfano le condizioni di selezione vengono selezionati da una o più tabelle e visualizzati in un determinato ordine. Quindi, puoi visualizzare i dati sui nomi dei professori associati con più di 15 anni di esperienza (in base alla tabella insegnanti).
Nota. Le query di selezione semplici sono quasi le stesse dei filtri. I filtri possono essere salvati come query.
Puoi anche utilizzare una query di selezione per raggruppare record per somme, medie, ricalcoli e altro. Ad esempio, utilizzando una query select, è possibile ottenere dati sull'anzianità media di Professori Associati e Professori Associati (in base alla tabella insegnanti).
Richiesta con parametriè una query che richiede all'utente nella sua finestra di dialogo di inserire i dati sulla base dei quali verrà eseguita la query. Ad esempio, spesso sono richiesti dati su quali discipline insegnano gli insegnanti. Invece di creare query separate per ciascun insegnante, puoi creare una query con parametri, in cui il cognome dell'insegnante verrà utilizzato come parametro. Ogni volta che chiami questa query, ti verrà chiesto di inserire il cognome dell'insegnante, quindi tutti i campi che hai specificato nella richiesta verranno visualizzati sullo schermo, ad esempio il cognome, il nome, il patronimico di l'insegnante e la disciplina che legge.
Per creare una nuova query, selezionare la scheda nella finestra del database Creazione e fare clic sul pulsante<Мастер запросов>. Si aprirà la finestra Nuova query, come mostrato in Fig. 5.4.
Riso. 5.4. Scelta delle opzioni per la costruzione di una query
Nella finestra è necessario selezionare una delle cinque opzioni: Costruttore, Query semplice, Query incrociata, Record duplicati, Record senza subordinati. Costruttore ti consentirà di creare da solo qualsiasi tipo di query, ma questa modalità è consigliata per gli utenti che hanno già una certa esperienza nella creazione di query. Richiesta semplice ti permette di creare con Maestri richiesta di selezionare da determinati campi di tabelle o altre query. (Questo è il modo migliore per creare una query per principianti.) Cos'è richiesta incrociata, discusso sopra. Quando si sceglie un articolo Voci duplicate verrà creata una query per cercare record duplicati in una tabella semplice o in una query e quando si seleziona l'elemento Record senza subordinati - una query per cercare i record che non corrispondono a nessun record nella tabella subordinata. Questa query viene utilizzata per i database a più tabelle.
Potresti avere una domanda: come creare richieste con parametri e richieste di modifica se non sono specificate esplicitamente durante la creazione di una richiesta? Va notato che la base per tutte queste query è una query di selezione, ad es. Per prima cosa devi definire il set di dati con cui vuoi lavorare. Quindi, per la query di selezione generata, devi passare alla modalità di progettazione. I parametri sono impostati nella riga Condizioni di selezione per i campi corrispondenti. Questo sarà discusso in modo più dettagliato di seguito durante il completamento dell'attività. Per accedere alle richieste di modifica, aprire la voce di menu Inchiesta- nell'elenco aperto vedrai tutti i tipi di richieste di modifica.
Quando si esegue una query di selezione, Access recupera i record dalle tabelle e genera un set di risultati di dati. Sembra un tavolo, anche se non lo è. Il set di dati risultante è dinamico(o virtuale) recordset e non è archiviato nel database.
Quando una query viene chiusa, il set di dati dei risultati di tale query cessa di esistere. Anche se il dataset dinamico stesso non esiste più, ricorda che i dati in esso contenuti rimangono nelle tabelle sottostanti.
Quando si salva una query, rimane solo la struttura della query: un elenco di tabelle, un elenco di campi, ordinamento, restrizioni di record, tipo di query, ecc. Se archiviata in un database, una query presenta numerosi vantaggi rispetto a un set di risultati:
sul supporto di memorizzazione fisico (solitamente un disco rigido) richiede meno spazio;
la query può utilizzare versioni aggiornate di tutti i record modificati dall'ultima esecuzione della query.
Ogni volta che viene eseguita, la query accede alle tabelle sottostanti e crea nuovamente il set di risultati. Poiché il set di risultati stesso non è persistente, la query riflette automaticamente tutte le modifiche che si sono verificate nelle tabelle sottostanti dall'ultima esecuzione della query (anche in tempo reale in un ambiente multiutente).
Per salvare una query, attenersi alla seguente procedura: Esegui il comando Archivia, salva o fare clic sul pulsante<Сохранить>sulla barra degli strumenti. Se è la prima volta che salvi una query, inserisci un nuovo nome per la query nella finestra di dialogo Salva.
Generazione di report Un report è uno strumento flessibile ed efficiente per visualizzare e stampare informazioni di riepilogo. Nel rapporto è possibile ottenere i risultati di calcoli complessi, confronti statistici, nonché inserire immagini e grafici.
L'utente ha la possibilità di progettare un report da solo o creare un report utilizzando maestri. Creazione guidata report esegue tutto il lavoro di routine e consente di sviluppare rapidamente un report. Dopo la chiamata Maestri vengono visualizzate finestre di dialogo che richiedono di immettere i dati richiesti e viene generato un rapporto in base alle risposte dell'utente. Maestro necessario anche per utenti esperti, in quanto consente di sviluppare rapidamente un layout che funge da base per il report generato. È quindi possibile passare alla visualizzazione del progetto e apportare modifiche al layout standard.
Quando si lavora con maestro a seconda del tipo di rapporto che desideri creare (ovvero come rispondi alle domande maestri), Access ti offre una varietà di opzioni di layout dei rapporti. Ad esempio, se stai creando un report semplice senza raggruppamento di dati, ti vengono offerte tre opzioni di layout: colonnare, tabulare e allineato. Allo stesso tempo, una vista di questi layout viene presentata in una piccola finestra. Se imposti i livelli di raggruppamento (ovvero in base a quali criteri i dati devono essere raggruppati, ad esempio per posizione), ti vengono offerti sei tipi di layout. Non li elencheremo, in quanto sono ben illustrati nella finestra di creazione del layout.
La principale differenza tra report e moduli è il loro scopo. Se i moduli sono concepiti principalmente per l'immissione di dati, i rapporti sono per la visualizzazione dei dati (su schermo o su carta). I moduli utilizzano campi calcolati (in genere utilizzando calcoli basati sui campi nel record corrente). Nei rapporti, i campi calcolati (totali) vengono generati in base a un gruppo comune di record, una pagina di record o tutti i record in un rapporto. Tutto ciò che può essere fatto con un modulo (ad eccezione dell'inserimento dei dati) può essere fatto con un report. In effetti, è possibile salvare il modulo come report e quindi modificare i controlli del modulo nella finestra di progettazione del report.
Per creare un rapporto, apri la scheda Rapporti e fare clic sul pulsante<Создать>. Si aprirà la finestra "Nuovo rapporto" con sei voci di menu, ad es. sei modi per creare un report: Designer, Creazione guidata report, Report automatico su colonna, Barra multifunzione Report automatico, Creazione guidata grafico ed Etichette postali. Costruttore ti permetterà di creare tu stesso un report, ma non è facile nemmeno per un utente esperto. Procedura guidata di segnalazione creerà automaticamente un report basato sui campi delle tabelle (query) e sui layout dei report selezionati. Questo modo di creare report è il più conveniente sia per i principianti che per gli utenti esperti. Autoreport alla colonna e Nastro autoreport - i modi più semplici per creare report: basta specificare solo il nome della tabella (query), in base alla quale verrà creato il report, e il resto sarà fatto maestro del rapporto. Mago dei grafici ti aiuterà a creare un rapporto sotto forma di grafico e Adesivi postali creerà un rapporto formattato per la stampa di etichette postali.
Esercizio 1.Formazione delle richieste di selezione
1. Basato su tabella insegnanti creare una semplice query di selezione che dovrebbe visualizzare i cognomi, i nomi, i patronimici degli insegnanti e la loro posizione.
2. Ordinare i dati della richiesta per posizioni.
4. Creare una query per una selezione con un parametro che dovrebbe visualizzare i cognomi, i nomi, il patronimico degli insegnanti e le discipline che insegnano, impostare il cognome dell'insegnante come parametro ed eseguire questa query per l'insegnante Gromov.
Tecnologia del lavoroè il seguente: 1. Per creare una semplice richiesta:
2. Per ordinare i dati:
3. Per salvare una richiesta:
sulla scheda con il nome della richiesta, fare clic con il tasto destro e dal menu contestuale selezionare<Сохранить>
chiudere la finestra di richiesta.
4. Per creare una richiesta select con un parametro:
Nota. In questo modo, la query viene eseguita solo in modalità progettazione. Per eseguire una richiesta da un'altra modalità, è necessario aprire la scheda Richieste, evidenziare la query richiesta e fare clic sul pulsante<Открыть>. (Oppure fare doppio clic sul nome della query nell'elenco).
nella finestra che appare, inserisci il cognome Gromov e fare clic sul pulsante<ОК> (
salvare la richiesta;
chiudere la finestra di richiesta.
Compito 2. Basato sul tavoloinsegnanti creare un report che raggruppa i dati per posizioni
Tecnologia del lavoroè composto da quanto segue:
Per creare un rapporto:
Domande di controllo
1. Cosa sono le richieste? Quali capacità hanno?
2. Elencare e descrivere i principali tipi di query utilizzati nel DBMS di Access.
3. Cosa sono i rapporti? Quali capacità hanno?
4. Descrivi brevemente la tecnologia per creare query selezionate.
5. Descrivere la tecnologia per creare report con raggruppamento di dati (usando l'esempio della creazione di un report basato su una tabella insegnanti con raggruppamento dei dati per posizione).
I report sono progettati per generare documenti di output e stamparli. In termini di proprietà e struttura, i report sono per molti versi simili ai moduli. La loro principale differenza sta nel fatto che il report mostra tutti i dati e offrono la possibilità di raggruppare i dati secondo vari criteri. I report, a differenza dei moduli, possono contenere elementi di design speciali tipici della stampa di documenti: intestazioni, piè di pagina, numeri di pagina, ecc.
I report, proprio come i moduli, possono essere creati utilizzando Report Designer o Report Wizard. Viene utilizzato anche il reporting automatico.
La sequenza di azioni durante la generazione di un report utilizzando la procedura guidata è la stessa della creazione di un modulo. Ci sono due passaggi aggiuntivi: aggiungere un livello di raggruppamento e impostare l'ordinamento desiderato. L'aggiunta di un livello di raggruppamento consente di visualizzare i record raggruppati in base ai campi selezionati. Ad esempio, se si imposta il livello di raggruppamento in base al campo Posizione, i record verranno raggruppati in base al valore specifico di questo campo. Access ordina automaticamente i dati in base ai campi di raggruppamento e, all'interno di un gruppo, puoi anche specificare l'ordinamento in base a uno qualsiasi dei campi inclusi nel gruppo.
Per ciascuno dei gruppi, se necessario, puoi riassumere. Per ottenere i valori totali per i campi numerici, dopo aver aggiunto un livello di raggruppamento, nella finestra di dialogo Creazione report, fare clic sul pulsante Totali, quindi selezionare le funzioni richieste per il campo numerico corrispondente. Quando selezioni la funzione Somma (somma) per qualsiasi campo, Access non solo calcolerà automaticamente la somma dei valori per ciascun gruppo, ma riepilogherà anche tutti i record del campo selezionato. Il programma prevede l'output sia dei dati (record) che dei totali e solo dei totali. Se il livello di raggruppamento non è impostato, il pulsante "Totali" diventa non disponibile.
Dalla modalità di visualizzazione, l'utente può copiare il report come un file di editor di testo Word separato o un foglio di calcolo Excel. Per fare ciò, fai clic sul pulsante "Collegamenti a Office" situato sulla barra degli strumenti "Anteprima".
Per creare un report, è necessario aprire la scheda "Report" nella finestra del database e fare clic sul pulsante "Crea" nella parte superiore della finestra del database.
Nella finestra "Nuovo rapporto" che appare, seleziona la voce "Procedura guidata rapporto" e specifica l'origine dati: una tabella o una query (nel nostro caso, si tratta di una richiesta di dati dell'ordine), fai clic sul pulsante "OK". Seleziona i campi per il rapporto dalle fonti disponibili, come abbiamo fatto durante la creazione di moduli e query. Seleziona il tipo di presentazione dei dati, fai clic su "Avanti". Aggiungi livelli di raggruppamento, fai clic su "Avanti". Seleziona un layout del rapporto. Stepwise è consigliato perché occupa meno spazio e presenta i dati visivamente (sebbene sia una questione di gusti). Fare clic sul pulsante "Avanti". Seleziona uno stile di rapporto e fai clic sul pulsante Avanti. Immettere un nome per il rapporto Riepilogo sessione e fare clic sul pulsante Fine. Il rapporto apparirà sullo schermo. Può essere visualizzato ingrandendo (cliccando sul foglio) e sfogliando le pagine (nella parte inferiore dello schermo). Puoi anche stamparlo eseguendo il comando File, Sigillo. Dopo aver completato le operazioni necessarie, chiudere la finestra di visualizzazione del report.
Le relazioni sono presentate in appendice.
Rapporto è un oggetto database progettato per visualizzare informazioni dai database, principalmente su una stampante. I report consentono di selezionare le informazioni necessarie dai database, di organizzarle sotto forma di documento e di visualizzarle sullo schermo prima della stampa. L'origine dati per un report può essere una tabella o una query. Oltre ai dati recuperati dalle tabelle, il report può visualizzare i campi calcolati, come i totali.
Di seguito sono riportati i tipi di report.
· Report a colonna singola (per colonna)- una lunga colonna di testo contenente le etichette dei campi, i loro valori da tutte le tabelle o i record di query.
· Report su più colonne- Passa dal report a una colonna e consente di visualizzare i dati del report in più colonne.
· Rapporto tabulare- relazione in forma tabellare.
· Report con raggruppamento e riepilogo dei dati- viene creato da un report tabellare combinando i dati in gruppi con un conteggio totale.
· Rapporto incrociato- è costruito sulla base di richieste incrociate e contiene dati di sintesi.
· Rapporto composito- un report che ha una struttura complessa, comprendente uno o più report.
· Report ottenuto unendo documenti con Word(documento composto).
· Adesivi postali- un tipo speciale di report multicolonna progettato per la stampa di nomi e indirizzi di gruppi.
· Report tabella collegata- un report che consente di visualizzare i dati di più tabelle che hanno una relazione uno-a-molti.
Struttura del rapporto. La relazione può essere composta dalle seguenti sezioni.
· Titolo del report: visualizzato solo nella prima pagina e definisce l'altezza dell'area del titolo del report, che può contenere testo, grafica e altri controlli.
Intestazione: visualizzata nella parte superiore di ogni pagina; in genere contiene intestazioni di colonna.
· Intestazione gruppo - stampata prima del primo record incluso nel gruppo; di solito contiene dati di riepilogo per i record nel gruppo.
· Area dati - progettata per visualizzare i record dell'origine dati del report.
· Area delle note di gruppo - visualizzata dopo l'elaborazione dell'ultimo record di gruppo; di solito contiene dati di riepilogo per i record nel gruppo.
· Piè di pagina - visualizzato in fondo a ogni pagina; contiene, ad esempio, il numero di pagina del rapporto, la data di stampa del rapporto, ecc.
· Sezione Note - visualizzata solo in fondo all'ultima pagina; i campi con i valori totali per tutti i record inclusi nel report vengono inseriti qui. Il report può essere creato utilizzando la Creazione guidata report o nella vista Progettazione. Di solito vengono utilizzati entrambi i metodi. La Creazione guidata report consente di accelerare il processo di creazione di un report, il lavoro in esso viene svolto in modalità passo passo in un dialogo con l'utente. È possibile modificare il report creato dalla procedura guidata in visualizzazione Progettazione.
La sezione Area dati può contenere campi calcolati per la visualizzazione dei valori di espressione nei report basati sui dati di origine.
Nella visualizzazione Progettazione sono disponibili le proprietà del report, come l'ordinamento e il raggruppamento dei dati, che si trovano sulla barra degli strumenti del report e della finestra di progettazione del modulo. Nella finestra di dialogo Ordinamento e raggruppamento è possibile definire il campo o l'espressione in base alla quale verranno raggruppati i dati e anche ordinare i dati raggruppati in ordine crescente o decrescente. Access 2000 consente di raggruppare i dati in due modi: per categoria e. da un intervallo di valori, che può essere numerico o alfabetico.