Uspjeh u aktivnostima bilo koje organizacije, trgovačke tvrtke ili poduzeća neraskidivo je povezan s kulturom ponašanja i etiketom. Svi postupci menadžera, zaposlenika svakako moraju uzeti u obzir pravila dobrog ukusa i odgovarati situaciji.

Jedan od najvažnijih dijelova bontona je poslovna korespondencija.

Procjenjuje se da gotovo 50% vremena na poslu otpada na poznavanje papira i pošte. Ali to je neophodno, jer kompetentna poslovna korespondencija može značajno povećati promet tvrtke, ubrzati interakciju različitih službi i odjela.

Naravno, ovdje postoje određeni obrasci i o njima će se svakako raspravljati u ovom članku. Pravila poslovnog dopisivanja odavno su standardizirana. Postojeći GOST R.6.30-2003 pomoći će pravilnom postavljanju teksta na list, reći vam koje uvlake, margine, fontove trebate napraviti. Poslovnu korespondenciju karakterizira ujednačenost i ponavljanje govornih okreta.

Međutim, svako slovo je drugačije. Veliki pečat na njemu ostavlja identitet pošiljatelja, njegov položaj, situacija i adresat. Donekle, poslovna korespondencija je kombinacija kreativnosti i mukotrpnog rada.

Vrste poslovne korespondencije

Tijek dokumenata odvija se na papiru i putem e-maila.

Sva korespondencija u poduzeću može se uvjetno podijeliti u sljedeće grupe:

Službena/neslužbena korespondencija;

Unutarnji i vanjski.

Službena korespondencija uključuje komercijalne ponude, pisma zahvale i jamstva, trgovinske ugovore, narudžbe za poduzeće, radne obveze, zahtjeve, zahtjeve, zahtjeve.

Neformalna korespondencija je razne čestitke poslovnih partnera, kupaca, zaposlenika; sućut, isprike, pozivnice i zahvale.

Interni dokumenti kruže samo između odjela jednog poduzeća, dok eksterni dokumenti nadilaze njega.

Pravila poslovne korespondencije: unutarnji sadržaj

Glavni uvjet je kratkoća i kapacitet pisma. Nemojte razvlačiti tekst na nekoliko stranica. Najbolje je da se držite jednog.

Pravila poslovnog dopisivanja podrazumijevaju isključivanje složenih, nerazumljivih, stranih i visokospecijaliziranih riječi i izraza iz teksta. Sve rečenice trebaju biti kratke, s glavnim mislima autora i bez "vode".

Izbjegavajte dvostruka tumačenja u pismu, inače, ako dođe do sporova, bit će teže obraniti svoje stajalište i dokazati što ste mislili pod određenom frazom.

Pravila registracije poslovne korespondencije obvezuju pisca da nazove primatelja imenom i patronimom, pred kojim naznači žalbu "Poštovani (s) ...". I uvijek na "Vi", čak i ako je primatelj pisma u dobrim prijateljskim odnosima.

U uvodu je, osim navođenja prezimena i imena, propisana glavna namjena poruke. Primjeri poslovne korespondencije znaju dovoljno predložaka i pečata za takve slučajeve: “U vezi s prethodnim pismom...”, “Podsjećamo vas...”, “Obavještavamo vas...” i dr.

Odgovor koji je nepovoljan za primatelja (odbijanje ponude, odbijanje suradnje) ublažite frazama: “Nažalost, nećemo moći iskoristiti predložene uvjete...” ili slično.

Vanjska papirološka dokumentacija

Svako poslovno pismo mora biti napisano na memorandumu tvrtke s podacima o tvrtki i svim kontakt podacima.

Obavezno unesite točan datum dokumenta.

Gornji desni kut lista zauzimaju inicijali primatelja i adresa tvrtke primatelja.

Razdvojite tekst na semantičke odlomke kako bi ga čitatelj lakše razumio i percipirao. Ne više od 4-5 redaka.

Pisanje svih riječi velikim (velikim) slovima je loš oblik.

Dokumenti se mogu priložiti uz pismo. U ovom slučaju, oni su navedeni u zasebnom retku u donjem lijevom dijelu lista. Zbog poslovnog bontona, odgovor na pismo mora se primiti u roku od 10 dana. Ako problem zahtijeva više vremena za njegovo rješavanje, adresat mora o tome obavijestiti.

Nakon pisanja, svakako ponovno pažljivo provjerite tekst ima li grešaka, kako pravopisnih tako i gramatičkih. Ako imate vremena, odložite pismo i vratite mu se kasnije. U pravilu će se otkriti netočnosti koje u početku nisu bile uočene. Ovaj savjet je najvažniji kada odgovarate na pritužbu korisnika. Ne biste trebali osobu još više živcirati nepismenim pismom.

Kada je dokument napisan i nekoliko puta provjeren, ispišite ga na A4 papir. Ova se veličina standardno koristi za svaku korespondenciju, čak i ako sam tekst zauzima samo polovicu stranice.

Prije ispisa provjerite tintu u pisaču kako biste izbjegli mrlje i nemarnost.

U nekim slučajevima možete priložiti svoju posjetnicu dokumentu, a sam ispisani list priložiti u prozirnu datoteku.

Korporativna omotnica s logotipom tvrtke također se smatra dobrim.

Pravila za vođenje poslovne korespondencije u neformalnom planu često su emotivnija nego u poslovnim papirima i manje pečatirana. Ovdje su prikladne kratice, upotreba šarenih pridjeva, na primjer, u čestitkama: nevjerojatan, simpatičan, ljubazan.

poslovne e-poruke

Činjenica da ne šaljete korespondenciju u omotnici putem poštanske mreže ne treba opuštati. I u tim slučajevima vrijede pravila poslovnog dopisivanja.

Kompetentne i ispravne elektroničke poslovne poruke stvaraju pozitivnu sliku kako poduzeća tako i pojedinca. Ugled u poslu vrijedi mnogo!

Osnovna pravila za e-mail korespondenciju

Koristite svoju poslovnu adresu e-pošte samo za namjeravanu svrhu.

Obratite pažnju na naziv poštanskog sandučića. Nemojte dopustiti netočna imena kao što su "beba", "superman" kada radite, čak i ako su navedena u engleskoj transkripciji.

Uvijek ispunite stupac "predmet", inače vaše pismo može završiti u neželjenoj pošti. Opisi poput "plan", "popis", "ponuda", "izvješće" neće raditi. U poštanskom sandučiću vašeg primatelja može biti dosta sličnih pisama. Budite što precizniji o tome o čemu se radi u vašoj poruci. Nemojte koristiti više od pet riječi. Napišite temu velikim slovom. Ne morate staviti točku na kraju.

Ako odgovarate na e-poruku koju ste ranije primili, svakako uklonite "Re" u retku predmeta.

Komunikacijski stil

Zadržite format poslovnog pisma. Uklonite prijeteći, preklinjački, zapovjedni ton.

Pravila elektroničkog poslovnog dopisivanja ne dopuštaju korištenje emotikona, velikog broja pitanja ili uskličnika u tekstu.

Biti pristojan. Obavezni pozdrav na početku i oproštaj od sugovornika na kraju je dobra forma. Na primjer, "S poštovanjem ..." ili ovako: "S poštovanjem ...".

Poslovni e-mail i njegovo "zlatno pravilo": nemojte miješati nekoliko različitih tema u jednoj poruci. Bolje je poslati niz pisama.

E-mail bi trebao biti dvostruko kraći od papirnatog.

Rad s prilozima

Ako ima previše informacija za slanje, nemojte ih sve stavljati u tijelo pisma, već ih priložite kao zasebne dokumente u prilogu.

Radi praktičnosti primatelja, preimenujte dokumente koje ste pripremili na njemu razumljiva imena. Time ćete pokazati svoj interes i osvojiti vas. Razmislite koliko radnih mapa primatelj ima na svom računalu i kako će među njima tražiti vaše pismo.

Obavezno recite primatelju o datotekama koje šaljete kako ih ne bi smatrao slučajnim virusom. Arhivirajte velike dokumente.

A najbolje je prevelike privitke (od 200 kb) slati na druge načine, npr. putem ftp poslužitelja.

Formate kao što su COM, EXE, CMD, PIF i niz drugih, neki mail serveri ne dopuštaju i blokiraju.

Ako je bilo nekoliko primatelja vašeg pisma, nemojte biti lijeni da svaki put izbrišete sve dokaze o masovnom prosljeđivanju. Takve dodatne informacije primatelju uopće nisu potrebne. Naredba "slijepa kopija" pomoći će vam.

Pravila vođenja poslovne korespondencije putem elektroničke pošte podrazumijevaju obavještavanje druge strane o primitku korespondencije. Ako trenutno nije moguće odgovoriti, obavijestite sugovornika o tome. Spremite povijest dopisivanja kako biste izbjegli daljnja pitanja i postupke.

Ako je odgovor važan i hitan, dopušteno je dodatno obavijestiti primatelja telefonom, Skypeom ili ICQ-om. Ako se ni nakon ovoga nije mogao postići pozitivan rezultat, podsjetite se ponovno.

Nije rijetkost da se na zahtjev za dokumentom vrati prazno pismo s priloženom datotekom. To je neprihvatljivo. Primjeri poslovne korespondencije zahtijevaju obvezno postavljanje relevantnih informacija u tijelo dokumenta. Na primjer, ovo: "Šaljem potrebne podatke na vaš zahtjev."

Ne zaboravite na kraju pisma navesti koordinate: sva dostupna sredstva komunikacije, poziciju, web stranicu tvrtke, poveznice na društvene mreže.

Kada pišete kontakte organizacije, dajte što više informacija - telefonski broj s pozivnim brojem, adresu s poštanskim brojem. Uostalom, vaša komunikacija se odvija ne samo sa stanovnicima vaše regije. Ako imate sve podatke, bit će vam lakše kontaktirati.

I posljednje pravilo: tko god je započeo dopisivanje, mora prekinuti elektronički dijalog.

Zaključak

Poslovno pisanje je delikatna stvar. Ponekad je dovoljan jedan pogled da se stvori određeno mišljenje o osobi i organizaciji koju predstavlja. Poznavanje pravila poslovnog pisanja može vam pomoći u karijeri.

Pisma inteligentne osobe odražavaju karakter onih kojima su upućena.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Napišite pisma koja biste željeli primati.

[Antički aforizam]

Pisanje je snažan argument u poslovnom svijetu.

[Bekhtereva Victoria]

1. Zašto imati jedinstvene korporativne standarde u poslovnoj korespondenciji?

E-pošta je obavezan atribut poslovne komunikacije svake tvrtke. Praktično nema tvrtki koje ne koriste e-poštu. Ali postavite si sljedeća pitanja:

• Osjećate li se ikad kao da šaljete e-mail crnoj rupi kada pošaljete e-mail kolegi, a možda nećete dobiti odgovor?
• Kad se zaposlenici međusobno zovu i traže da pročitaju hitnu e-poštu, a to se događa cijeli dan
• Kada apsolutno ne možete razumjeti što točno žele od vas u e-poruci
• Kada se složena i teška pitanja, kada se raspravlja e-mailom, utopi u moru informacija, detalja, a problem nije riješen

Ako su vam ova pitanja relevantna, svaki dan možete uštedjeti puno vremena uvođenjem jedinstvenih pravila za elektroničku korespondenciju. U ovom članku ćemo govoriti o bontonu poslovne korespondencije.

2. Sedam glavnih pravila etike poslovnog dopisivanja

Pravila poslovnog dopisivanja uvjetno odvajamo o etičkim pravilima i pravila komunikacije i razmjene informacija.

Pravila komunikacije regulirana su pravilima za razmjenu informacija unutar poslovnih procesa i projekata. Njima ćemo posvetiti poseban članak. Etička pravila oblikuju stil internih odnosa zaposlenika tvrtke i neizbježno utječu na formiranje imidža Vaše tvrtke među partnerima. Na primjer, nedavno sam dobio pismo od jednog od naših partnera koje počinje riječima: "Dobar dan, Bekhterev." Što mislite o našoj suradnji?

Kako ne biste “izgubili obraz” tvrtke tijekom vođenja poslovne korespondencije, potrebno je pridržavati se “zlatnih pravila” etike poslovnog dopisivanja:

1. Pismo uvijek započinjemo apelom
2. Predmet e-pošte mora biti
3. Prije slanja provjerite ima li pravopisnih, interpunkcijskih i govornih pogrešaka.
4. Pismo mora biti strukturirano (NEMA vode!)
5. Pismo mora sadržavati točan tekst
6. Ako pošaljemo privitke u pismu, tada ćemo svakako napisati da postoje priložene datoteke (ovaj potez će pomoći da se izbjegnu situacije kada pošaljete pismo, a datoteka nije priložena; primatelj je pročitao pismo i ne pronađe priloženu dokument, može brzo odgovoriti i napisati vam da nedostaju priloženi dokumenti koje ste naveli u pismu).
7. Nikada ne brišemo poruke. Jedna od najvažnijih točaka. Povijest poruka nikada se ne smije brisati, budući da je pismo dokument. Ako je potrebno, uvijek biste trebali moći podići povijest dopisivanja. Radislav Gandapas je, primjerice, u svoj potpis čak stavio zahtjev da se ne briše povijest dopisivanja.

3. Vrste slova

Postoji mnogo različitih klasifikacija, predlažemo razlikovati slova prema strukturi dizajna:

1. Pismo komunikacije (pismo odbijanja, pismo tužbe, pismo priznanja, pismo opravdanja, itd.)
2. Pismo dogovora

Pismo-komunikacija

U ovu vrstu pisma ubrajamo sve vrste pisama koje zaposlenik koristi u obavljanju svojih profesionalnih aktivnosti.

Struktura slova

Pismo ne smije biti oblikovano u jedan tekst. Trebao bi biti jasno strukturiran i dobro oblikovan kako primatelj ne bi izgubio iz vida važne informacije. Struktura pisma sastoji se od jasnih komponenti:

Predmet pisma

Predmet pisma trebao bi sadržavati konkretnu radnju koju očekujete od ispitanika: “pregovarati o ugovoru”, “predložiti pitanja za razmatranje”, “pošalji izvješće” itd.

Ako šaljete dokumente, redak predmeta treba sadržavati jasan tekst dokumenata sadržanih u privitku pisma.

Zašto je važno napisati pravu temu?

Po temi pisma vrlo je lako pronaći potrebno slovo u svakodnevnom protoku informacija. Nijedno pismo neće biti izgubljeno.

Napomena: ako pismo šaljete unutar tvrtke, onda je predmet pisma oblikovan prema zadanom standardu, ako pismo šaljete izvan tvrtke, preporučljivo je oblikovati predmet prema predlošku: Naziv tvrtke: svrha pisma.

Što je konstruktivnije u tijelu pisma, to bolje! Jedna od ključnih vještina u poslovnoj korespondenciji koju biste trebali razviti kod svojih zaposlenika je sposobnost jasnog i konciznog izlaganja svojih misli.

p.s. Ako pri sastavljanju pisma spomenemo neku činjenicu iz pisma sugovornika, nju moramo citirati, odvajajući je bojom ili fontom.

Potpis poduzeća

Predložak dizajna korporativnog potpisa mora biti isti za sve zaposlenike tvrtke.

Potpis treba sadržavati sve ključne podatke primatelja kako bi vas primatelj pisma po potrebi mogao lako kontaktirati.

Iskreno,

Puno ime, radno mjesto.

p.s. Ako želimo topao odnos s partnerom/klijentom, onda vrijedi izdati osobni potpis. Svaka osoba rado prima pismo s osobnim stavom, čak i u službenoj korespondenciji.

Osobni potpis uvijek se odnosi na tijelo pisma. Primjer: Ugodan dan / Hvala / Drago mi je što smo razgovarali danas / Hvala što ste odvojili vrijeme za tako važno pitanje / Pozdrav obitelji i djeci itd.

Za/Cc

Polja "Za" i "Cc" popunjavamo posljednje kako ne bismo slučajno poslali pismo kada još nije spremno.

Koja je razlika između polja "Prima" i "Cc"?

U polje "Za" upisujemo adresu osobe od koje želimo izvršiti neku radnju.

U polje "Kopija" upisujemo adresu osobe kojoj bi bilo dobro da pročita sadržaj pisma.

p.s. Naše iskustvo je pokazalo da je polje "Kopija" vrlo korisno. Ako pregovaramo s običnim zaposlenikom, razgovaramo o važnim pitanjima, ali ne dobijemo odgovore na temelju osnova i na vrijeme, onda je vrijedno umetnuti pismo direktora ili višeg menadžera u kopiju, čim prepiska počne konstruktivno .

Nažalost, u mnogim tvrtkama razina korporativne kulture nije na odgovarajućoj razini, zbog čega dolazi do situacija kada je, kako bi zaposlenik dobro obavljao svoj posao, nužna stroga kontrola od strane menadžerskog tima.

Također u Outlooku postoji funkcija poput "Bcc" - važan alat koji vam omogućuje da zainteresirane strane obavijestite o pismu, ali u isto vrijeme da ne osramotite primatelja da pismo nije upućeno samo njemu!

Pismo dogovora

Važna vrsta pisma koje vam omogućuje da sumirate rezultate sastanka, sastavite sporazume u pisanom obliku, naznačite vrijeme za završetak i pojasnite: jesu li obje strane razumjele što moraju ispravno učiniti?

Korisno je pisati takva pisma nakon sastanka, pregovora i sastanaka kako bi se imali pisani sporazumi i zajednička vizija njihove provedbe.

Struktura slova:

1. Pozdrav, apel i zahvalnost sudionicima rasprave.
2. Ponavljanje svrhe sastanka na kojem su sklopljeni dogovori.
3. Popis svih pitanja o kojima se raspravljalo, zajedno s donesenim odlukama i imenovanjem osobe odgovorne za izvršenje.
4. Popravljajući ideje koje ne zahtijevaju hitnu provedbu za povijest.
5. Pitanje primateljima: Je li sve uzeto u obzir? Ima li komentara ili dodataka?

Na primjer:

Dizajn slova

Font

Font slova treba biti ujednačen, kurziv se može koristiti za isticanje ključnih točaka u tekstu, naslova, ali je imperativ pridržavati se jedinstvenog stila dizajna.

p.s. Uvijek treba imati na umu da se riječi napisane velikim slovima doživljavaju kao porast tona. Treba ih izbjegavati.

Stavak

Poželjno je svaku zasebnu misao složiti u poseban odlomak kako bi se tekst lakše percipirao.

Uvlačenje

Stavci se ne bi trebali spajati jedan s drugim. Da bi pismo bilo čitljivije, uvlačenje treba biti nakon pozdrava, prije svakog odlomka i prije potpisa:

Kako bi pismo bilo vizualno privlačnije, bolje je formatirati veze u tijelu pisma kao hiperveze:

Stil pisanja

Pozivamo vas na majstorsku klasu Sergeja Bekhtereva.

Osvojite barem 1 sat slobodnog vremena svaki dan uz ovaj trening!

Na majstorskom tečaju naučit ćete:
✓ Kako upravljati zadacima tako da svi zadaci budu dovršeni 100% i na vrijeme
✓ Kako učinkovito pripremiti i voditi sastanke
✓ Kako organizirati produktivan rad zaposlenika u jednom uredu

Uspjeh u aktivnostima bilo koje organizacije, trgovačke tvrtke ili poduzeća neraskidivo je povezan s kulturom ponašanja i etiketom. Svi postupci menadžera, zaposlenika svakako moraju uzeti u obzir pravila dobrog ukusa i odgovarati situaciji.

Jedan od najvažnijih dijelova bontona je poslovna korespondencija.

Procjenjuje se da gotovo 50% vremena na poslu otpada na poznavanje papira i pošte. Ali to je neophodno, jer kompetentna poslovna korespondencija može značajno povećati promet tvrtke, ubrzati interakciju različitih službi i odjela.

Naravno, ovdje postoje određeni obrasci i o njima će se svakako raspravljati u ovom članku. Pravila poslovnog dopisivanja odavno su standardizirana. Postojeći GOST R.6.30-2003 pomoći će pravilnom postavljanju teksta na list, reći vam koje uvlake, margine, fontove trebate napraviti. Poslovnu korespondenciju karakterizira ujednačenost i ponavljanje govornih okreta.

Međutim, svako slovo je drugačije. Veliki pečat na njemu ostavlja identitet pošiljatelja, njegov položaj, situacija i adresat. Donekle, poslovna korespondencija je kombinacija kreativnosti i mukotrpnog rada.

Vrste poslovne korespondencije

Tijek dokumenata odvija se na papiru i putem e-maila.

Sva korespondencija u poduzeću može se uvjetno podijeliti u sljedeće grupe:

Službena/neslužbena korespondencija;

Unutarnji i vanjski.

Službena korespondencija uključuje komercijalne ponude, pisma zahvale i jamstva, trgovinske ugovore, narudžbe za poduzeće, radne obveze, zahtjeve, zahtjeve, zahtjeve.

Neformalna korespondencija je razne čestitke poslovnih partnera, kupaca, zaposlenika; sućut, isprike, pozivnice i zahvale.

Interni dokumenti kruže samo između odjela jednog poduzeća, dok eksterni dokumenti nadilaze njega.

Pravila poslovne korespondencije: unutarnji sadržaj

Glavni uvjet je kratkoća i kapacitet pisma. Nemojte razvlačiti tekst na nekoliko stranica. Najbolje je da se držite jednog.

Pravila poslovnog dopisivanja podrazumijevaju isključivanje složenih, nerazumljivih, stranih i visokospecijaliziranih riječi i izraza iz teksta. Sve rečenice trebaju biti kratke, s glavnim mislima autora i bez "vode".

Izbjegavajte dvostruka tumačenja u pismu, inače, ako dođe do sporova, bit će teže obraniti svoje stajalište i dokazati što ste mislili pod određenom frazom.

Pravila registracije poslovne korespondencije obvezuju pisca da nazove primatelja imenom i patronimom, pred kojim naznači žalbu "Poštovani (s) ...". I uvijek na "Vi", čak i ako je primatelj pisma u dobrim prijateljskim odnosima.

U uvodu je, osim navođenja prezimena i imena, propisana glavna namjena poruke. Primjeri poslovne korespondencije znaju dovoljno predložaka i pečata za takve slučajeve: “U vezi s prethodnim pismom...”, “Podsjećamo vas...”, “Obavještavamo vas...” i dr.

Odgovor koji je nepovoljan za primatelja (odbijanje ponude, odbijanje suradnje) ublažite frazama: “Nažalost, nećemo moći iskoristiti predložene uvjete...” ili slično.

Vanjska papirološka dokumentacija

Svako poslovno pismo mora biti napisano na memorandumu tvrtke s podacima o tvrtki i svim kontakt podacima.

Obavezno unesite točan datum dokumenta.

Gornji desni kut lista zauzimaju inicijali primatelja i adresa tvrtke primatelja.

Razdvojite tekst na semantičke odlomke kako bi ga čitatelj lakše razumio i percipirao. Ne više od 4-5 redaka.

Pisanje svih riječi velikim (velikim) slovima je loš oblik.

Dokumenti se mogu priložiti uz pismo. U ovom slučaju, oni su navedeni u zasebnom retku u donjem lijevom dijelu lista. Zbog poslovnog bontona, odgovor na pismo mora se primiti u roku od 10 dana. Ako problem zahtijeva više vremena za njegovo rješavanje, adresat mora o tome obavijestiti.

Nakon pisanja, svakako ponovno pažljivo provjerite tekst ima li grešaka, kako pravopisnih tako i gramatičkih. Ako imate vremena, odložite pismo i vratite mu se kasnije. U pravilu će se otkriti netočnosti koje u početku nisu bile uočene. Ovaj savjet je najvažniji kada odgovarate na pritužbu korisnika. Ne biste trebali osobu još više živcirati nepismenim pismom.

Kada je dokument napisan i nekoliko puta provjeren, ispišite ga na A4 papir. Ova se veličina standardno koristi za svaku korespondenciju, čak i ako sam tekst zauzima samo polovicu stranice.

Prije ispisa provjerite tintu u pisaču kako biste izbjegli mrlje i nemarnost.

U nekim slučajevima možete priložiti svoju posjetnicu dokumentu, a sam ispisani list priložiti u prozirnu datoteku.

Korporativna omotnica s logotipom tvrtke također se smatra dobrim.

Pravila za vođenje poslovne korespondencije u neformalnom planu često su emotivnija nego u poslovnim papirima i manje pečatirana. Ovdje su prikladne kratice, upotreba šarenih pridjeva, na primjer, u čestitkama: nevjerojatan, simpatičan, ljubazan.

poslovne e-poruke

Činjenica da ne šaljete korespondenciju u omotnici putem poštanske mreže ne treba opuštati. I u tim slučajevima vrijede pravila poslovnog dopisivanja.

Kompetentne i ispravne elektroničke poslovne poruke stvaraju pozitivnu sliku kako poduzeća tako i pojedinca. Ugled u poslu vrijedi mnogo!

Osnovna pravila za e-mail korespondenciju

Koristite svoju poslovnu adresu e-pošte samo za namjeravanu svrhu.

Obratite pažnju na naziv poštanskog sandučića. Nemojte dopustiti netočna imena kao što su "beba", "superman" kada radite, čak i ako su navedena u engleskoj transkripciji.

Uvijek ispunite stupac "predmet", inače vaše pismo može završiti u neželjenoj pošti. Opisi poput "plan", "popis", "ponuda", "izvješće" neće raditi. U poštanskom sandučiću vašeg primatelja može biti dosta sličnih pisama. Budite što precizniji o tome o čemu se radi u vašoj poruci. Nemojte koristiti više od pet riječi. Napišite temu velikim slovom. Ne morate staviti točku na kraju.

Ako odgovarate na e-poruku koju ste ranije primili, svakako uklonite "Re" u retku predmeta.

Komunikacijski stil

Zadržite format poslovnog pisma. Uklonite prijeteći, preklinjački, zapovjedni ton.

Pravila elektroničkog poslovnog dopisivanja ne dopuštaju korištenje emotikona, velikog broja pitanja ili uskličnika u tekstu.

Biti pristojan. Obavezni pozdrav na početku i oproštaj od sugovornika na kraju je dobra forma. Na primjer, "S poštovanjem ..." ili ovako: "S poštovanjem ...".

Poslovni e-mail i njegovo "zlatno pravilo": nemojte miješati nekoliko različitih tema u jednoj poruci. Bolje je poslati niz pisama.

E-mail bi trebao biti dvostruko kraći od papirnatog.

Rad s prilozima

Ako ima previše informacija za slanje, nemojte ih sve stavljati u tijelo pisma, već ih priložite kao zasebne dokumente u prilogu.

Radi praktičnosti primatelja, preimenujte dokumente koje ste pripremili na njemu razumljiva imena. Time ćete pokazati svoj interes i osvojiti vas. Razmislite koliko radnih mapa primatelj ima na svom računalu i kako će među njima tražiti vaše pismo.

Obavezno recite primatelju o datotekama koje šaljete kako ih ne bi smatrao slučajnim virusom. Arhivirajte velike dokumente.

A najbolje je prevelike privitke (od 200 kb) slati na druge načine, npr. putem ftp poslužitelja.

Formate kao što su COM, EXE, CMD, PIF i niz drugih, neki mail serveri ne dopuštaju i blokiraju.

Ako je bilo nekoliko primatelja vašeg pisma, nemojte biti lijeni da svaki put izbrišete sve dokaze o masovnom prosljeđivanju. Takve dodatne informacije primatelju uopće nisu potrebne. Naredba "slijepa kopija" pomoći će vam.

Pravila vođenja poslovne korespondencije putem elektroničke pošte podrazumijevaju obavještavanje druge strane o primitku korespondencije. Ako trenutno nije moguće odgovoriti, obavijestite sugovornika o tome. Spremite povijest dopisivanja kako biste izbjegli daljnja pitanja i postupke.

Ako je odgovor važan i hitan, dopušteno je dodatno obavijestiti primatelja telefonom, Skypeom ili ICQ-om. Ako se ni nakon ovoga nije mogao postići pozitivan rezultat, podsjetite se ponovno.

Nije rijetkost da se na zahtjev za dokumentom vrati prazno pismo s priloženom datotekom. To je neprihvatljivo. Primjeri poslovne korespondencije zahtijevaju obvezno postavljanje relevantnih informacija u tijelo dokumenta. Na primjer, ovo: "Šaljem potrebne podatke na vaš zahtjev."

Ne zaboravite na kraju pisma navesti koordinate: sva dostupna sredstva komunikacije, poziciju, web stranicu tvrtke, poveznice na društvene mreže.

Kada pišete kontakte organizacije, dajte što više informacija - telefonski broj s pozivnim brojem, adresu s poštanskim brojem. Uostalom, vaša komunikacija se odvija ne samo sa stanovnicima vaše regije. Ako imate sve podatke, bit će vam lakše kontaktirati.

I posljednje pravilo: tko god je započeo dopisivanje, mora prekinuti elektronički dijalog.

Zaključak

Poslovno pisanje je delikatna stvar. Ponekad je dovoljan jedan pogled da se stvori određeno mišljenje o osobi i organizaciji koju predstavlja. Poznavanje pravila poslovnog pisanja može vam pomoći u karijeri.

• Koje su vrste poslovne korespondencije.
• Koja pravila poslovnog dopisivanja je važno pridržavati.
• Koje su karakteristike poslovne e-pošte?

Radite poslovna korespondencija poštivanje pravila jedna je od važnih komponenti uspjeha u karijeri i poslu. Nepoznavanje ovih pravila, odnosno njihova netočna primjena u praksi može dovesti do gubitka partnera i kupaca. Osim toga, točna i kompetentna poslovna korespondencija važna je komponenta poslovnog imidža.

Koje su vrste poslovne korespondencije

Poslovna korespondencija - s partnerima, klijentima, kolegama, organizacijama - jedna je od najvažnijih aktivnosti svakog poduzeća. Menadžeri, zaposlenici različitih rangova primaju i šalju pisma, komercijalne ponude itd. Ovisno o obliku, sadržaju i smjeru, svaka korespondencija se dijeli na sljedeće vrste:

• službeno;
• osobni;
• unutarnje;
• vanjski.

Za svaki od njih postoje zasebni zahtjevi za sastavljanje i podnošenje. Najčešći tipovi službenih poslovnih pisama su:

• zahvaljivanje;
• komercijalni;
• pisma, zahtjevi i molbe;
• poricanja;
• Čestitamo;
• sućut, osmrtnice.

S obzirom da se danas većina poslovne korespondencije odvija elektroničkim putem, postoje gotovi predlošci i obrasci za svaku vrstu.

Umijeće poslovnog pisanja

Svaki tekst je mehanizam za utjecaj na adresata. Ako ne uspije, onda ste prekršili pravila montaže: uzeli ste pogrešne dijelove, posložili ih na pogrešan način. Da biste dobili ono što želite od primatelja, trebate odabrati prave činjenice, ispravno ih navesti i učiniti to “s pravim licem” – tako da će primatelj pisma poželjeti prihvatiti vašu ponudu. Kako to učiniti?

Činjenice. Događa se da se racionalni argumenti koji mogu uvjeriti adresata izgube u kaotičnom iznošenju raznih, ponekad i stranih misli. Ali vrijedi izgraditi strukturu, a slovo postaje jasno i uvjerljivo, čak i ako ništa u njemu nije promijenjeno u značenju. Glavna ideja (često je to poziv na akciju) se dovodi na početak, odmah slijedi pozdrav. Slijedi popis argumenata (svaki je označen crvenom linijom i kurzivom) sa živopisnim ilustracijama (objašnjenjima). Na kraju je poziv na akciju. Slijedi potpis. Jednostavna montaža čak i jadnu i ne baš razumljivu poruku "djedovom selu" iz Čehovljeve priče "Vanka" pretvara u dobro obrazloženu primamljivu ponudu djedu.

slika pošiljatelja. Odgovor ovisi o tome kako se pošiljatelj pisma pojavljuje. U pismu možete biti službenik, a možete biti i osoba. Ponekad je korisno prvo, a ponekad drugo. Na primjer, ako hvalite primatelja, bolje je koristiti osobni stil (pišite od sebe, izvijestite o svom stavu prema činjenicama, govorite ravnopravno). Zahvaljujući tome, adresat će znati ne samo da je dobro urađen, već i da ste vi ti koji o njemu imate dobro mišljenje. Ukoriti se, naprotiv, bolje je s formalnim frazama, iznošenjem golih činjenica. Ovaj savjet, u pomalo pretjeranom izlaganju, izgleda ovako: umjesto “Ti si budala” potrebno je napisati “znakovi uma čitatelja nisu pronađeni”.

U modernoj korespondenciji često prelazimo izravno na stvar, izostavljajući "vremenski razgovor" između pozdrava i naslova. Čini se da izborna kratka rečenica ne nosi veliko semantičko opterećenje. Ali to je ono što se prvo pojavljuje pred očima čitatelja, stoga postavlja ton slovu i određuje kojim će očima primatelj gledati ostatak teksta. Evo nekoliko primjera kako započeti svoju poruku podređenima i partnerima, slijedeći različite ciljeve.

1. Da sebi dodamo težinu: "S obzirom da je projekt A pod osobnom kontrolom guvernera regije, podsjećamo."
2. Za uspostavljanje toplih odnosa s nepoznatom tvrtkom: "Saznavši da je vaša tvrtka, kao i mi, sponzor natjecanja KVN Siberia, odlučili smo vam prije svega ponuditi."
3. Za pomoć: „Olya, bila si tako cool i, što je najvažnije, govorila si profesionalno na konferenciji! Mislim da mi vi kao stručnjak možete pomoći.”
4. Za mobilizaciju podređenih: „Čestitam – već je petak. Ostaje podnijeti prijedloge o proračunu - i možete se opustiti.

5 strašnih prvih fraza koje će vam ubiti e-poštu

Američka tvrtka HubSpot doznala je koje prve rečenice ne inspiriraju čitatelja, već ga, naprotiv, tjeraju da izbriše pismo. Saznajte koji su to izrazi i nikada ih ne koristite na početku korespondencije.

Opća pravila za poslovnu korespondenciju

Ugled Vaše tvrtke neizravno ovisi o tome kako je poslovno pismo dizajnirano i napisano. Možemo reći da se zaposlenici moraju pridržavati pravila poslovne korespondencije kako za vanjsku tako i za internu komunikaciju kako bi se stvorila uspješna slika tvrtke i izgradila njezina reputacija.

Prazno pismo. Bilo bi ispravno koristiti obrasce dizajnirane u korporativnom stilu, na kojima se nalaze detalji. Styling se odnosi na prisutnost logotipa, korištenje posebnog fonta, navođenje svih kontakt podataka i punog naziva organizacije.

Izgled stranica. Prilikom pisanja pisma poslovne korespondencije koriste se margine (lijeva margina - 2 cm, desna margina - 1 cm, gornja i donja margina - po 2 cm). Ako slovo uključuje nekoliko listova, onda se moraju numerirati (staviti na vrh lista u sredini).

Stil. Poslovna pisma su napisana u formalno-poslovnom stilu, koji uključuje kratak opis suštine pisma, točnost teksta te korištenje pečata i standardnih okreta. Osim toga, u poslovnoj korespondenciji postoji pravilo: jedan problem - jedno pismo.

Struktura teksta. Standardno pismo poslovne korespondencije sastoji se od tri dijela:

1. Žalba adresatu.
2. Uvod (svrha pisma).
3. Glavni dio.
4. Sažetak.

Pravila poslovnog dopisivanja na engleskom jeziku

Registracija poslovne korespondencije na engleskom jeziku provodi se u skladu s općim zahtjevima:

1. Tekst je podijeljen na odlomke bez upotrebe crvene crte.
2. Gornji lijevi kut slova treba sadržavati osobne podatke pošiljatelja (puno ime, odnosno naziv organizacije i njezinu adresu).
3. Ispod je naziv protivnika, odnosno naziv poduzeća primatelja s adresom (u novom retku).
4. Datum pisma je naznačen tri retka ispod, ili na vrhu u desnom kutu.
5. Glavni dio slova nalazi se u sredini lista.
6. Bolje je započeti glavnu ideju s naznakom razloga iz razloga žalbe: "Pišem ..."
7. Standardno pismo treba završiti izrazom: "S poštovanjem" ako je poznato ime primatelja; "S poštovanjem" - ako ne.
8. Preskočite četiri retka nakon zahvale i navedite svoje ime i poziciju.
9. Potpis se stavlja između imena i pozdrava iznad.

"Jezik" poslovne korespondencije

Posebni su zahtjevi za poslovnu korespondenciju. Prije svega, slova ne smiju sadržavati emocionalne prizvuke. Trebali bi biti što diskretniji, sažetiji i precizniji. Logična i dosljedna konstrukcija teksta u potpunosti zamjenjuje emocionalnost. Domete, umanjenice, kratice koje nisu na popisu općeprihvaćenih – sve to treba izbjegavati u poslovnoj korespondenciji.

Jedan od važnih uvjeta za pisanje slova je semantička točnost, što predstavlja njegovu praktičnu vrijednost.

Sljedeći važan kriterij je logičan prikaz teksta. Riječi se ne smiju podvrgavati dvostrukom tumačenju - to može promijeniti značenje sadržaja u pismu i dati mu nepoželjan ton.

Glavna svrha svakog poslovnog dokumenta je uvjerljivost u izražavanju određene točke gledišta. Glavna pravila u pisanju i sastavljanju dokumenta, dopisa ili pisma su pismenost, argumentacija, ispravna žalba, pouzdanost informacija i dovoljno dokaza.

Evo nekoliko pravila za pisanje poslovnih pisama:

Upotreba zamjenica. Poslovna korespondencija treba izbjegavati odražavanje osobnih emocija i percepcija. Poslovne informacije tradicionalno se prenose standardnim obrascima. U pravilu se u takvoj korespondenciji izražavaju interesi cijelog poduzeća, a ne pojedinca, stoga apel dolazi iz množine. I, iako to uključuje korištenje zamjenice "mi", njezinu upotrebu treba izbjegavati korištenjem odgovarajućih glagolskih oblika.

Obrasci zaloga. U poslovnoj korespondenciji treba koristiti pasiv. Takvi apeli imaju mekši izgled. Na primjer, ako preuredite frazu: „Niste obavili popravak na vrijeme“, s riječima „Popravak predviđen ugovorom nije završen“, onda je moguće navesti samu činjenicu neizvršenja raditi bez izravnih optužbi. Odnosno, naznačena je činjenica kršenja, ali se ne navode konkretni počinitelji, što čini ton pisma blažim.

Aktivni glas se koristi kada se u slovu definira objekt koji služi kao pokretač određenih radnji. Na primjer, "pravni odjel, pružanje pojašnjenja...". Treba napomenuti da se u takvim rečenicama koristi oblik prezenta.

Upotreba pasivnog glasa također određuje prirodu slova. Takvi obrasci omogućuju vam da fokus postavite na određeni događaj, a ne na izvršitelje radnje (ponuda poslana, prijava primljena). Pasiv se također koristi ako je objekt očit (određen je datum sastanka).

Glagolski oblik. Ako postoji potreba da se pozornost usmjeri na radnju koja se stalno ponavlja, za njihovo opisivanje koriste se glagoli u nepotpunom obliku (stručnjaci redovito krše rokove). Ako je potrebno naglasiti cjelovitost procesa, koristi se perfektni oblik glagola (počeli su služiti patroli).

Uvođenje akcenta. Iako je većina poslovnih e-poruka neutralnog tona, ponekad je potrebno dodatno usredotočiti se na određene točke. Za to se koriste uvodni zavoji, ublažavajući izraz. (Ako izraz “pošaljite dokumentaciju koju posjedujete” promijenite riječima “pošaljite dokumentaciju za koju se čini da je u vašem posjedu”, tada se stupanj napetosti u njoj značajno smanjuje, te je prikladnija za zahtjevi za taktom u poslovnoj korespondenciji.)

Prilikom pisanja poslovnih pisama, također treba obratiti pažnju na odnos poštovanja prema protivniku. Dakle, ako se fraza “ne zanima nas vaša ponuda” zamijeni s “nažalost, trenutno nismo zainteresirani za vašu ponudu”, ona je oslobođena nepotrebne krutosti, koja nije primjerena u poslovnoj korespondenciji.

Uvodne konstrukcije također su važan dio poslovnog pisma, jer ne čine tako suhe. U skladu s normama poslovnog bontona, prikladna bi fraza “molimo da date, ako je moguće, svoje stručne komentare o kvaliteti naših materijala”. Uvodne konstrukcije su dobar alat za smanjenje kategoričnosti, iskazivanje poštovanja i pažnje, kao i izražavanje dobroćudnog tona. Njihovo korištenje omogućuje vam da izrazite ideju bez da povrijedite ponos protivnika.

E-bonton poslovne e-pošte: 5 savjeta za ostavljanje dobrog dojma izdaleka

1. Vrijeme odgovora na pismo pokazuje vaš interes za komunikaciju i suradnju. Na poslovna pisma potrebno je odgovoriti u najkraćem mogućem roku: minutama, satima, maksimalno dnevno. Ako postoje objektivni razlozi za kašnjenje, pošaljite pismo i napišite da ste primili poruku i da ćete uskoro odgovoriti. Da biste ispravno odredili prioritete, obratite pažnju na odgovarajuće bilješke u pismu protivnika - "važnost", "tema" i tako dalje. Prisutnost takvih oznaka ukazuje na to koliko je vaš odgovor važan.

Kašnjenje u odgovoru velika je vjerojatnost gubitka klijenta. Molimo Vas da odgovorite što je prije moguće. "Za kasnije" ostavite samo slova, na koja je odgovor dugotrajan. Naučiti predvidjeti ponašanje ljudi i izvrsno pregovaranje pomoći će vam u Školi generalnog direktora.

2. Osobna žalba. Osobna adresa je poželjnija, jer je ona manifestacija poštovanja prema primatelju.

Korištenje osobne adrese jedno je od obveznih pravila poslovnog dopisivanja. Osobna orijentacija je demonstracija poštivanja individualnosti i dobrohotnosti. Osim toga, na taj ćete način istaknuti svoje pismo iz sive mase predloških odgovora.

3. Izražavanje riječi zahvalnosti (za apel). Zahvalnost izražena u pismu je svojevrsni izraz zahvalnosti što ste odabrali protivnika ili klijenta u korist svoje tvrtke. Pisani odgovor koji počinje s "Hvala na pismu" pokazuje protivniku da vam je vrijedan. Ovaj ton poslovnog pisma je točan, jer odražava konstruktivan stav. Na primjer:

Dobar dan! Iskreno, Anatolij Seosjan.
Neuspješan odgovor	sretan odgovor
Pozdrav Anatolij! Za otvaranje računa potrebni su vam podaci o vašoj tvrtki. Pošaljite im, molim vas, odgovor na ovo pismo.	Pozdrav Anatolij! Prije svega, želimo Vam se zahvaliti što ste odabrali naš centar. Također želimo izraziti uvjerenje da ćete biti zadovoljni suradnjom s nama. Za otvaranje računa potrebni su nam podaci o vašoj tvrtki. Pošaljite im odgovor na ovo pismo.

Izraz zahvalnosti za povjerenje u Vaše poslovanje sastavljen je na početku pisma koristeći sljedeće konstrukcije:

• Hvala vam na vašem interesu…;
• Hvala na Vašem pismu…;
• Hvala vam što ste nam se obratili…;
• Hvala vam što ste odabrali našu tvrtku…;
• Hvala vam na vašem interesu...

4. Pozitivan završetak. Završne konstrukcije zajamčeno će pasti u polje pozornosti protivnika nakon čitanja pisma. Stoga je poželjno u ovom obliku konsolidirati pozitivno raspoloženje poslovne korespondencije te stvoriti pozitivno raspoloženje i želju za nastavkom komunikacije s dopisnim partnerom. Na primjer;

posljednja stvar koja ostaje u polju pažnje adresata pri čitanju vašeg pisma. Popravite emocionalno pozitivnu atmosferu poslovne komunikacije u zadnjim frazama. Stvorite dobro raspoloženje za primatelja - tako da želi ponovno komunicirati s vama. Na primjer:

Dobar dan! Prošla sam razgovor za upis na tečajeve usavršavanja u Vašem centru. Školarina će biti plaćena s računa moje tvrtke. Molim Vas da mi pošaljete odgovarajući račun za plaćanje. Iskreno, Anatolij Seosjan.
Neuspješna opcija	Dobra opcija
Pozdrav Anatolij! Prije svega, želimo Vam se zahvaliti što ste odabrali naš centar. Također želimo izraziti uvjerenje da ćete biti zadovoljni suradnjom s nama. Za otvaranje računa potrebni su vam podaci o vašoj tvrtki. Pošaljite im, molim vas, odgovor na ovo pismo.	Pozdrav Anatolij! Prije svega, želimo Vam se zahvaliti što ste odabrali naš centar. Također želimo izraziti uvjerenje da ćete biti zadovoljni suradnjom s nama. Za otvaranje računa potrebni su vam podaci o vašoj tvrtki. Pošaljite im, molim vas, odgovor na ovo pismo. Uvijek rado odgovaramo na pitanja vezana uz obuku u našem centru.

Kada završite svoje pismo, uvijek dajte svom protivniku pozitivan stav da nastavi komunikaciju. U ove svrhe možete koristiti konstrukciju:

• Drago nam je surađivati;
• Spremni odgovoriti na vaša pitanja;
• Ako imate bilo kakvih pitanja, obratite se;
• Radujemo se obostrano korisnoj suradnji;
• Rado vam mogu pomoći;
• Iskreno.

5. Potpis i blok kontakata. Zaposlenik koji vodi poslovnu korespondenciju treba imati ideju tko je prisutan "s druge strane monitora". Drugim riječima, potrebni su podaci o imenu, prezimenu, poziciji i kontakt podacima protivnika:

1. Ime (prezime) - dati mogućnost osobne adrese;
2. Položaj – pruža protivniku razumijevanje razine kompetencije
3. Koordinate - doprinose nastanku dodatnih komunikacijskih kanala.

Dobar dan! Prošla sam razgovor za upis na tečajeve usavršavanja u Vašem centru. Školarina će biti plaćena s računa moje tvrtke. Molim Vas da mi pošaljete odgovarajući račun za plaćanje. Iskreno, Anatolij Seosjan.
Neuspješna opcija	Dobra opcija
	Pozdrav Anatolij! Prije svega, želimo Vam se zahvaliti što ste odabrali naš centar. Također želimo izraziti uvjerenje da ćete biti zadovoljni suradnjom s nama. Za otvaranje računa potrebni su vam podaci o vašoj tvrtki. Pošaljite im, molim vas, odgovor na ovo pismo. Uvijek rado odgovaramo na vaša pitanja vezana uz obuku u našem centru. Iskreno, Anton Antonov Specijalist Centra za napredne studije Tel. XXXXXXX Mob. Tel.HHHHHH

Da biste optimizirali rad s poslovnom korespondencijom, bolje je dodati blok s kontakt podacima u standardne postavke. Ovaj blok bi trebao biti prisutan u pismima partnerima, kolegama i klijentima kao simbol profesionalnog odnosa prema poslu.

Pravila poslovne e-pošte

Grigorij Sizonenko, generalni direktor tvrtke za implementaciju informacija CJSC, Moskva

1. Upotrijebite gumb "Odgovori svima". Ako u prepisci sudjeluje više osoba, morate odgovoriti svima, a ne samo pošiljatelju posljednje poruke.

2. Uvijek navedite predmet pisma. U većini slučajeva primatelj vidi samo zaglavlje nove e-pošte. Kasnije će vam informacije u polju Predmet pomoći pronaći i sortirati poruke. U naslovu možete koristiti riječi oznake - na primjer, "VAŽNO!" - ali samo ako stvarno odgovaraju sadržaju slova (međutim, prikladnije je samo kliknuti gumb "Važnost" koji je dostupan u svim popularni programi za e-poštu, a oznaka će se pojaviti pored polja "Tema"). Razvijte jedinstven stil izražavanja i stalno ga se pridržavajte. Imajte na umu da danas mnogi ljudi koriste automatske filtre za razvrstavanje korespondencije. Stoga naslov mora biti odabran tako da ga stroj može "čitati".

3. Pismo treba biti kratko i strukturirano. Težite maksimalnoj transparentnosti značenja i jasnoći izlaganja, odvajajte bitne i sporedne detalje. U vašem je interesu da nakon što jednom pročitate poslovno pismo, možete lako razumjeti i bit problema i povijest problema, značenje prijedloga i prirodu radnji koje se očekuju od primatelja. Bolje je slati dodatne materijale (dokumente, tablice, fotografije) kao privitke kako se ne bi napuhao tekst poruke; Istodobno, u pismu morate naznačiti kakve datoteke šaljete.

4. Budite pristojni. U svakom pismu treba biti mjesto za pozdrav, apel i potpis (možete omogućiti njegovo automatsko dodavanje bilo kojoj svojoj poruci). Također morate staviti semantičke i emocionalne naglaske - izbjegavajte telegrafski stil. Čak i ako je prepiska o osjetljivom pitanju ili sukobu, budite poštovani. Doista, u poslu je važno ne uvrijediti, već pronaći rješenje. Suzdržanost i učtivost dobri su pomagači u tome.

5. Na pisma se mora odgovoriti! I to odmah. Nerazumijevanje ove elementarne istine povlači za sobom mnogo nesporazuma. Pošiljatelj bi trebao znati da je pismo pročitano i nakon nekog vremena možete očekivati ​​smislen odgovor. Istodobno, ne biste se trebali u potpunosti oslanjati na automatske odgovore i automatske obavijesti - napišite kratku frazu od sebe. Na neke e-mailove, s druge strane, nije potrebno odgovarati. Prvo, onima gdje je vaša adresa u polju "Kopija": pošiljatelj želi da budete svjesni njegove korespondencije s drugom osobom. Drugo, onima na kojima vaše adrese uopće nema: to znači da je autor pisma dodao vaše koordinate u polje "Bcc" - odnosno namjerava vas upoznati s korespondencijom u tajnosti od izravnog primatelja poruka.

6. Nemojte brisati tekst pisma na koje odgovarate. Moguće je da će se vaš odgovor nakon nekog vremena ponovno pročitati – možda čak i nakon nekoliko godina. Mnoge tvrtke već imaju uspostavljene sustave za arhiviranje e-pošte. Inače, u zemljama u kojima je e-mail službenika tvrtke priznat kao pravno značajan dokument, dugotrajna pohrana korespondencije zakonski je uvjet. Mi to još nemamo, ali praksa nadmašuje pisane propise. Gledajte svako slovo koje napišete očima primatelja. Ovo je osnovno pravilo poslovne korespondencije. Ako ga pratite, primatelji će početi isticati vaše poruke iz streama.

7. Pišite dobro. Pojedinačne greške u pismu uvredljive su za primatelja, jer se doživljavaju kao manifestacija žurbe ili nemara. A višestruke greške svjedoče o niskoj kulturnoj razini pošiljatelja, a također, budući da je riječ o poslovnoj korespondenciji, u nepovoljnom svjetlu predstavljaju i tvrtku u kojoj pošiljatelj radi.

Novi tečaj u "Školi generalnog direktora"

Poslovna komunikacija ne može se zamisliti bez dopisivanja, jer osobni sastanak za rješavanje pitanja suradnje nije uvijek moguć. Najhitniji problemi poslovne korespondencije

Poslovna komunikacija ne može se zamisliti bez dopisivanja, jer osobni sastanak za rješavanje pitanja suradnje nije uvijek moguć. Većina hitnih problema poslovnog dopisivanja može se riješiti u kratkom vremenu, ali nepoštivanje pravila bontona ili nelogična konstrukcija pisma mogu naštetiti partnerskim odnosima ili otuđiti potencijalnog klijenta. Kao iu službenim pregovorima, i ovdje postoje određena pravila: format pisma i stil komunikacije.

Opća pravila vođenja poslovne korespondencije

1. Prije nego što napišete pismo, odlučite o njegovim karakteristikama:

vrsta pisma (pokrivanje, jamstvo, narudžba, podsjetnik, obavijest, itd.; prezentacijsko pismo ili prijedlog odgovora);

stupanj pristupačnosti za primatelja (možete li navesti sve potrebne točke u jednom pismu ili vam je potrebno drugo, pojašnjavajuće);

hitnost dostave (ako je pismo hitno, bolje ga je poslati preporučenom poštom ili e-mailom).

2. Dizajnirajte pismo prema postojećim predlošcima, na temelju svoje vrste, a također se oslanjaju na GOST R 6.30-2003. “Ujedinjeni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

3. Svako poslovno pismo ima sljedeću opću strukturu:

• naziv organizacije koja šalje;
• datum pisanja;
• adresa primatelja, naznaka određenog korespondenta;
• uvodna adresa;
• naznaku predmeta i svrhe pisma;
• glavni tekst;
• zaključak (formula uljudnosti);
• potpis pošiljatelja;
• naznaku prijave i distribucije primjeraka (ako ih ima).

4. Prilikom pripreme poslovnog pisma koristite uređivač teksta Microsoft Word:

koristite font Times New Roman, veličina 12-14 str., prored - 1-2 str.;

upišite brojeve stranica pisma na dnu s desne strane;

pri ispisu teksta na obrascima A4 koristite prored 1,5–2, format A5 i manje - jedan prored. Rekviziti se uvijek upisuju kroz jedan prored.

5. Ako djelujete u ime organizacije i namjeravate poslati pismo u tiskanom obliku, obavezno koristite memorandum, jer će njegova prisutnost biti zaštitni znak Vaše tvrtke. S posebnom pažnjom postupajte s dizajnom službenog obrasca, ova bi vještina trebala biti obvezna za svakog uredskog zaposlenika.

6. Za međunarodnu korespondenciju, pismo mora biti napisano na jeziku primatelja ili na engleskom jeziku(kao najčešći u poslovanju).

7. Zadržite pristojan, poslovni ton. Započnite pismo apelom, koji, ovisno o stupnju vaše bliskosti s dopisnikom, može započeti i riječima "Dragi + F.I.O.", i "Dragi + F.I.O.". Zapamtite, riječi u žalbi ili u naznaci primatelja ni u kojem slučaju ne smiju biti skraćene (na primjer, "poštovani" kao "poštovani" ili "šef odjela" kao "šef odjela") - ovo su pravila poslovni bonton. Svoje pismo uvijek završite zahvalom na suradnji. Potpisu treba prethoditi izraz "S poštovanjem, ..." ili "S poštovanjem, ...". Pozivanje na "vi" u službenoj korespondenciji je neprihvatljivo, čak i ako održavate prijateljske odnose s dopisnikom.

8. Pažljivo birajte vokabular, izbjegavajte netočnosti i dvosmislene fraze, pretjeranu upotrebu profesionalizma. Pismo mora biti razumljivo.

9. Podijelite sadržaj pisma na semantičke odlomke kako ne bi bio glomazan i težak za razumijevanje primatelja. Pridržavajte se pravila: prvi i zadnji odlomak ne smiju sadržavati više od četiri ispisana reda, a ostali najviše osam.

10. Odgovarajte na poslovnu e-poštu u skladu s prihvaćenom etiketom: na pismeni zahtjev - u roku od 10 dana od primitka; na pisma poslana faksom ili e-mailom - u roku od 48 sati, ne računajući vikende.

Unutarorganizacijska poslovna korespondencija

Poslovna korespondencija između zaposlenika tvrtke je pojednostavljena u odnosu na korespondenciju koja se šalje trećoj strani.

• biti sažet;
• biti poslovne prirode;
• datum mora biti naveden u pismu;
• na kraju pisma nalazi se formula ljubaznosti i potpis.

Primjer unutarorganizacijske poslovne korespondencije može biti pismo čestitke u ime vođe ili tima upućeno heroju dana ili zaposleniku koji je dobio promaknuće.

Kada se raspravlja o projektima u pisanom obliku, obično se koriste samo neki od potrebnih elemenata poslovnog pisma - naznaka predmeta, žalba, sažetak suštine problema i formula ljubaznosti s tiskanim potpisom.

Zapamtite da se oblik pisma i traženi predložak moraju odabrati na temelju razine poslovne korespondencije i vrste informacija koje želite dati primatelju.