Podatke je u pravilu lakše analizirati ako su podijeljeni u skupine. Na primjer, izvješće koje grupira prodaju po regijama može vam pomoći da uočite trendove koji bi inače mogli ostati neprimijećeni. Osim toga, postavljanjem zbrojeva (kao što su zbrojevi ili prosjeki) na kraju svake grupe u svom izvješću, zamjenjujete velik dio rada kalkulatora.

Pristup olakšava rad na grupiranim izvješćima. Možete izraditi jednostavno grupirano izvješće pomoću čarobnjaka za izvješća, dodati grupiranje ili sortiranje već stvorenom izvješću ili promijeniti opcije grupiranja ili sortiranja koje su već postavljene.

Bilješka:Članak se ne odnosi na Access web aplikacije, novu vrstu baze podataka koja se stvara u Accessu i objavljuje na webu.

U ovom članku

Izradite sažeto izvješće s grupiranjem ili sortiranjem

Čak i ako vam je ovo prvi put da izrađujete grupirana izvješća, možete brzo izraditi jednostavno izvješće na sljedeći način:

Izrada grupiranog izvješća pomoću čarobnjaka za izvješća

Čarobnjak za izvješća postavlja vam pitanja i generira izvješće na temelju odgovora. Jedan od njih spominje polja po kojima želite grupirati u izvješću. Nakon što je izvješće stvoreno, možete ga koristiti kakvo jest ili ga modificirati u skladu sa svojim potrebama. Prije nego što pokrenete čarobnjak za izvješće, odlučite o izboru izvora podataka.

Pokretanje čarobnjaka za izvješća

Grupiranje zapisa pomoću čarobnjaka za izvješća

Grupiranje vam omogućuje organiziranje unosa po grupama (na primjer, po regiji ili prodavaču). Ugniježđene grupe olakšavaju definiranje odnosa između grupa i brzo pronalaženje podataka koji su vam potrebni. Uz grupiranje, također možete dobiti sažetke kao što su zbrojevi ili postoci.

Kada u izvješće uključite više tablica, čarobnjak ispituje odnose između njih i određuje kako možete pregledati podatke.

Razvrstavanje i sažimanje zapisa

Zapise možete sortirati uzlaznim ili silaznim redoslijedom po 1-4 polja.

Pomoću navigacijskih gumba na dnu okvira za prikaz možete se pomicati kroz stranice izvješća uzastopno ili skočiti na bilo koju od njegovih stranica. Pritisnite jednu od navigacijskih tipki ili unesite broj željene stranice u polje za unos broja stranice, a zatim pritisnite tipku ENTER.

U načinu pregleda možete povećati prikaz pojedinosti ili umanjiti prikaz lokacije podataka na stranici. Kliknite jednom kada je pokazivač miša usmjeren na izvješće. Da biste poništili efekt zumiranja, kliknite ponovno. Također možete koristiti kontrolu zumiranja na statusnoj traci.

Dodajte ili promijenite grupiranje i sortiranje u postojećem izvješću

Ako već imate izvješće i trebate mu dodati sortiranje ili grupiranje, ili ako trebate promijeniti uvjete sortiranja ili grupiranja u njemu, ovaj će vam odjeljak pomoći u tome.

Dodavanje grupiranja, sortiranja i zbrojeva

Možete izvršiti operacije sortiranja, grupiranja i sažimanja tako da desnom tipkom miša kliknete polja u prikazu izgleda, a zatim odaberete željenu operaciju iz kontekstnog izbornika. Da biste se prebacili na prikaz izgleda, desnom tipkom miša kliknite izvješće u navigacijskom oknu i odaberite Način rasporeda.

Bilješka: Iako upute u ovom odjeljku ne govore izričito o području, preporučamo da ga otvorite i pratite promjene u njemu tijekom rada. Dobit ćete bolje razumijevanje radnji programa Access, a nakon što savladate rad s opsegom Grupiranje, sortiranje i zbrojevi, možete ga koristiti za daljnje prilagođavanje izvješća. Za prikaz ploče Grupiranje, sortiranje i zbrojevi:

tab Konstruktor u grupi Grupiranje i zbrojevi klik Grupiranje i sortiranje.

Sortiranje po jednom polju

Desnom tipkom miša kliknite bilo koju vrijednost u polju po kojem želite sortirati.

Odaberite željenu opciju sortiranja iz kontekstnog izbornika. Na primjer, da biste poredali tekstni okvir uzlaznim redoslijedom, kliknite Razvrstavanje od A do Z. Za sortiranje numeričkog polja u silaznom redoslijedu kliknite Silazno sortiranje.

Access sortira izvješće kako ste naveli. Ako područje Grupiranje, sortiranje i zbrojevi je već otvoren, možda ćete primijetiti da je u polje dodan novi redak Sortiranje.

Sortiranje po više polja

Bilješka: Kada primijenite sortiranje klikom na polje u prikazu izgleda, možete sortirati samo jedno po jedno polje. Primjena sortiranja na drugo polje uklanja sortiranje u prvom polju. Ovo se razlikuje od načina na koji se sortiranje obavlja na obrascima, gdje možete postaviti više redoslijeda sortiranja tako da kliknete svako polje redom i odaberete željeni redoslijed sortiranja. Da biste stvorili razine sortiranja za više polja, pogledajte .

Grupirajte po polju

Desnom tipkom miša kliknite bilo koju vrijednost u polju prema kojem želite grupirati.

Iz kontekstnog izbornika odaberite grupiranje.

Access dodaje razinu grupiranja i stvara naslov grupe. Ako područje Grupiranje, sortiranje i zbrojevi je već otvoren, vidjet ćete da je u polje dodan novi redak grupiranje.

Dodavanje zbroja u polje

Ova opcija vam omogućuje da izračunate zbroj, prosjek, broj ili druga statistička polja. Ukupna vrijednost dodaje se na kraj izvješća, a zbrojevi grupe dodaju se grupama izvješća.

Desnom tipkom miša kliknite bilo koju vrijednost u polju za koje želite izračunati ukupni iznos.

Klik Ishod.

Odaberite operaciju koju želite izvesti: Iznos, Prosječno, Broj zapisa(za brojanje svih unosa), Broj vrijednosti(za brojanje samo zapisa s danom vrijednošću polja), Maksimum, Minimum, Standardna devijacija ili Disperzija.

Access dodaje kontrolu zaglavlju izvješća, kao što je izračunati tekst koji zbraja ukupni zbroj. Ako izvješće sadrži razine grupiranja, Access dodaje zaglavlja grupe (ako ne postoje) i stavlja ukupnu vrijednost u svako zaglavlje.

Bilješka: Zbrojeve možete dodati i klikom na polje za koje ih želite izračunati i na karticu Konstruktor u grupi Grupiranje i zbrojevi klikćući Rezultati.

Dodajte grupiranje, razvrstavanje i zbrojeve pomoću okna Grupiranje, sortiranje i zbrojevi

Rad s područjem Grupiranje, sortiranje i zbrojevi pruža najveću fleksibilnost kada trebate dodati ili promijeniti grupe, sortirati narudžbe ili opcije zbroja u izvješću. Istovremeno, prikaz izgleda najprikladniji je za rad, jer je puno lakše vidjeti kako promjene koje napravite utječu na prikaz podataka.

Prikaz područja za razvrstavanje, grupiranje i zbrojavanje

Na kartici Konstruktor u grupi Grupiranje i zbrojevi klik Grupiranje i sortiranje.

Pristup će prikazati područje Grupiranje, sortiranje i zbrojevi.

Da biste dodali razinu grupiranja ili sortiranja, kliknite Dodajte grupiranje ili Dodajte sortiranje.

Na područje Grupiranje, sortiranje i zbrojevi bit će dodan novi redak i prikazat će se popis dostupnih polja.

Možete kliknuti na jedan od ovih naziva polja ili izraz ispod popisa polja za unos izraza. Čim kliknete polje ili unesete izraz, Access izvješću dodaje razinu grupiranja. U prikazu izgleda odmah će se pojaviti redoslijed sortiranja ili grupe.

Za više informacija o stvaranju i korištenju izraza pogledajte članak Stvaranje izraza.

Bilješke:

Nakon što navedete više razina sortiranja ili grupiranja, možda ćete se morati pomaknuti prema dolje po području Razvrstavanje, grupiranje i zbrojevi da vidite gumbe Dodajte grupiranje i Dodajte sortiranje.

Izvješću možete dodijeliti do deset razina razvrstavanja i grupiranja.

Promjena opcija grupiranja

Svaka razina grupiranja ili razvrstavanja sadrži skup opcija koje možete koristiti za postizanje željenih rezultata.

Redoslijed sortiranja. Možete promijeniti redoslijed sortiranja klikom na odgovarajući padajući popis i odabirom opcije koju želite.

Interval grupiranja. Ova postavka određuje kako se zapisi grupiraju. Na primjer, tekstualna polja mogu se grupirati po prvom znaku (ako počinju s "A", "B" itd.). Polja datuma mogu se grupirati po danu, tjednu, mjesecu, tromjesečju ili unijeti vlastiti interval.

Rezultati. Da biste dodali ukupne vrijednosti, kliknite ovu opciju. Možete dodati ukupne vrijednosti u više polja i izračunati više vrsta zbroja za jedno polje.

Ukupno po polju i odaberite polje za koje želite izračunati ukupne vrijednosti.

Kliknite strelicu padajućeg izbornika Vrsta i odaberite način plaćanja.

Izaberi Prikaži ukupni zbroj za dodavanje ukupnog zbroja na kraj izvješća (njegovo zaglavlje).

Izaberi Prikaži zbrojeve grupe i ukupni zbroj za dodavanje kontrole u zaglavlje grupe koja izračunava postotak ukupnog zbroja za svaku grupu.

Izaberi Prikaži u zaglavlju grupe ili Prikaži u zaglavlju grupe za prikaz ukupnog zbroja na željenom mjestu.

Nakon što odaberete sve opcije za polje, možete ponoviti postupak odabirom drugog polja s padajućeg popisa Ukupno po polju, ili kliknite izvan skočnog prozora Rezultati da ga zatvorim.

Ime. Omogućuje promjenu naslova polja na kojem se izračunava ukupna vrijednost. Koristi se za zaglavlje stupca i za polja sažetka u zaglavljima i podnožjima.

Za dodavanje ili promjenu naslova:

kliknite plavi tekst iza naslova s naslovom;

pojavit će se dijaloški okvir Mjerilo;

unesite novi naslov u dijaloški okvir, a zatim kliknite u redu.

Sa/bez zaglavlja. Uz ovu postavku, moći ćete dodati ili ukloniti odjeljak zaglavlja koji se nalazi ispred svake grupe. Kada dodate odjeljak zaglavlja, Access postavlja polje za grupiranje u zaglavlje. Prije uklanjanja odjeljka zaglavlja koji sadrži kontrole osim okvira grupe, Access će od vas tražiti potvrdu.

Sa/bez napomena o rubrikama. Koristite ovu opciju za dodavanje ili uklanjanje odjeljka zaglavlja i podnožja nakon svake grupe. Prije nego što izbrišete odjeljak zaglavlja ili podnožja koji sadrži kontrole, Access će od vas tražiti potvrdu.

Neprekidna reprezentacija grupe. Ova opcija određuje kako se grupe postavljaju na stranicu kada se izvješće ispisuje. Možda ćete htjeti postaviti grupe što bliže jedna drugoj radi lakšeg pregleda na stranici. Ali to obično povećava potrošnju papira pri ispisu izvješća jer će većina stranica imati prazan prostor na dnu.

Nemojte držati grupu na jednoj stranici. Koristite ovu opciju ako vam nije stalo do položaja grupa na prijelomima stranica. Na primjer, 10 stavki u grupi od 30 stavki može biti na dnu jedne stranice, a preostalih 20 na vrhu sljedeće stranice.

Neka grupa ostane na istoj stranici. Ova postavka pomaže u smanjenju broja prijeloma stranica u grupi. Ako grupa ne stane na preostali prostor na jednoj stranici, Access ostavlja taj prostor praznim i stavlja grupu na sljedeću stranicu. Velike grupe i dalje mogu obuhvaćati više stranica, ali ova postavka minimizira takve slučajeve.

Zadržite naslov i prvi post na istoj stranici. Osigurava da se zaglavlje grupe ne ispisuje odvojeno od same grupe na dnu stranice. Ako Access utvrdi da nema dovoljno prostora za ispis barem jednog retka nakon naslova, grupa će se ispisati sa sljedeće stranice.

Promijenite prioritet razine grupiranja i sortiranja

Da biste promijenili prioritet, kliknite redak u području Grupiranje, sortiranje i zbrojevi, a zatim strelicu gore ili dolje desno od retka.

Uklanjanje razina grupiranja i sortiranja

Za brisanje razine, u području Grupiranje, sortiranje i zbrojevi odaberite redak koji želite obrisati i zatim pritisnite tipku DELETE ili gumb Izbrisati desno od crte. Kada uklonite razinu grupiranja, ako je zaglavlje ili podnožje grupe sadržavalo polje grupiranja, Access ga premješta u odjeljak pojedinosti izvješća. Sve ostale kontrole su uklonjene.

Izradite sažeto izvješće (bez pojedinosti o zapisu)

Ako želite prikazati samo zbrojeve (podatke u recima zaglavlja i podnožja), na kartici Konstruktor u grupi Grupiranje i zbrojevi klik Sakri detalje. Time će se sakriti zapisi sljedeće niže razine grupiranja, a zbrojevi će biti prikazani kompaktnije. Iako su unosi skriveni, kontrole u skrivenom odjeljku se ne uklanjaju. Klik Sakri detalje ponovno da biste vratili retke pojedinosti u izvješće.

Upit omogućuje sažimanje podataka koji pripadaju istim grupama: brojeći njihov broj, zbroj, prosjek, maksimalnu i minimalnu vrijednost.

Vježbajte: kreirajte upit koji će brojiti ukupan broj artikala i ukupni volumen primljene robe za svaku fakturu.

Uzmite u obzir podatke tablice " Prijem robe"(slika 13). Tablica ima iste vrijednosti stupaca Broj računa može se ponoviti više puta (ovisno o tome koliko je robe stiglo na računu). Morate kreirati upit koji će sumirati količinu robe za račune s istim brojem.

Za bolje razumijevanje kakav rezultat treba dobiti u upitu na sl. 13, desno, u vitičastim zagradama, izračunavaju se unosi za koje se podudaraju brojevi računa te ukupan broj artikala i ukupni volumen.

Riža. trinaest. Tablica "Prijem robe"

Operativni postupak:

1. U navigacijski prozor je izabran Kategorija objekta - Vrsta objekta, te u odjeljku Grupni filter instaliran je prekidač Zahtjevi. Na vrpci u odjeljku Stvaranje u grupi Zahtjevi je pritisnut gumb Graditelj upita.

2. U dijaloškom okviru Dodavanje tablica, odabrane su tablice, podaci iz kojih želite prikazati u upitu (" Prijem robe") i pritisne se tipka Dodati.

3. Na ekranu će se pojaviti prozor dizajnera upita koji se sastoji od dva dijela: gornji dio prikazuje izgled tablice, a donji dio sadrži odjeljak za definiranje parametara upita.

Ta se polja dodaju u odjeljak parametara upita, čije bi vrijednosti trebale biti prikazane kao rezultat izvršenja upita (slika 14). (Možete dodati polje upitu dvostrukim klikom na njegovo ime u odgovarajućoj tablici koja se nalazi na vrhu prozora upita).

5. Za implementaciju upita u Design modu, dodaje se dodatna linija Grupne operacije (slika 14) pritiskom na gumb na alatnoj traci.

Ispod polja broj računa u redu Grupne operacije izabran je tim grupiranje(računi s istim brojem su grupirani), ispod polja Šifra proizvoda u redu Grupne operacije izabran je tim Računati(broj) i ispod polja Količina - tim zbroj ( količina se zbraja). Operacije koje se koriste u upitu za grupiranje opisane su u tablici 2.

Rezultat izvršenja upita prikazan je na Sl. 15. (usporedite rezultat s podacima na slici 13).

Tablica 2. Grupno poslovanje

Naziv operacije	Značenje
	Zbrajanje
	Zločin
	Minimalna vrijednost
	Maksimalna vrijednost
	Broj elemenata u stupcu
	Zadnji element
	Prvi element
Stanje	Pokazuje na logički izraz
Izraz	Označava da je polje izračunato

6.1. Izračunata polja.

6.2. Stvaranje izraza s Expression Builderom.

6.3. Pregled ugrađenih funkcija MS Access DBMS-a.

6.4. Konačni zahtjevi.

6.5. unakrsni zahtjevi.

Vrlo često je pri formiranju skupa zapisa potrebno izvršiti izračune na podacima (odrediti dob zaposlenika, vrijednost narudžbe, postotak prodaje, odabrati dio šifre artikla i sl., odnosno prikazati podatke koji nisu pohranjeni u baza podataka) ili izvršiti određene operacije za izravnu obradu odabranih podataka.

U QBE DBMS MS Accessu, takve su mogućnosti osigurane kroz izračunata polja i grupne operacije.

6.1. Izračunata polja

Izračunato polje je izraz koji se sastoji od operatora (aritmetika, usporedba, logička, konkatenacija) i operanda. Operandi mogu biti, na primjer, konstante, ugrađene ili korisnički definirane funkcije i identifikatori

Cijena: Roba! Cijena * Količina * (1-popust)

Broj muškaraca: zbroj(IIf(spol = "m"; 1; 0))

Puno ime: Prezime &" "& Lijevo(ime;1) &". "& Lijevo(srednje ime;1) &"."

Trošak, broj ljudi i puno ime nazivi su izračunatih polja i prikazani su u prikazu tablice u zaglavlju stupca, simbol dvotočke djeluje kao razdjelnik između izračunatog naziva polja i izraza.

Ako naziv tablice ili polja sadrži razmake, tada njegov identifikator mora biti zatvoren u uglastim zagradama u izrazu, na primjer

Cijena: Cijena*[Količina robe]

Izračunato polje kreira se izravno u QBE obrascu unosom izraza u ćeliju Polje bilo koji slobodni stupac. Rezultati izračuna prikazani u polju ne pohranjuju se u osnovnu tablicu. Izračuni se izvode ponovno svaki put kada se izvrši upit, tako da rezultati uvijek predstavljaju trenutni sadržaj baze podataka.

Ne možete ručno ažurirati izračunate rezultate.

Za izgradnju složenih izraza, MS Access DBMS uključuje uslužni program tzv Graditelj izraza.

6.2. Stvaranje izraza s Expression Builderom

Kreator izraza može se pokrenuti klikom na gumb Izgraditi na alatnoj traci Graditelj upita ili odabirom naredbe izbornika iz kontekstnog izbornika polja obrasca QBE zahtjeva Izgraditi….

sl.6.2. Dijaloški okvir za izgradnju izraza
s formiranim izrazom

6.3. Pregled ugrađenih funkcija DBMS-aMS Pristup

MS Access DBMS sadrži više od 100 ugrađenih funkcija (slika 6.3) koje se mogu koristiti pri generiranju izračunatog polja ili pri postavljanju uvjeta odabira.

	Vraća vrijednost dana u mjesecu od 1 do 31
	Vraća vrijednost mjeseca od 1 do 12
Naziv mjeseca(mjesec[; zastava])	Vraća naziv mjeseca koji odgovara broju mjeseca: 1 - siječanj, 2 - veljača itd. Ako je vrijednost zastavice argumenta True, funkcija vraća kraticu mjeseca: 1 - siječanj, 2 - veljača, itd.
	Vraća vrijednost godine od 100 do 9999
Dan u tjednu (datum[; broj])	Ako broj nije naveden, vraća dan u tjednu od 1 (nedjelja) do 7 (subota). Ako je broj 0, vraća dan u tjednu od 1 (ponedjeljak) do 7 (nedjelja)
	Vraća cijeli broj od 0 do 23 koji predstavlja vrijednost sata
DatePart (interval; datum)	Vraća numeričku vrijednost na temelju vrijednosti argumenta intervala: "q" - četvrtina (od 1 do 4); "m" – mjesec (od 1 do 12); "gggg" – godina (od 100 do 9999); "ww" – tjedan (od 1. do 53.); itd. (vidi pomoć funkcije).
	Vraća trenutni datum sustava

Tablica 6.1 se nastavlja

Opis

Lijevo (tekst; n)	Vraća lijevo n znakova tekstualnog argumenta
Desno (tekst; n)	Vraća n desnih znakova tekstualnog argumenta
Srednja(tekst; početna_poz[; n])	Vraća n znakova počevši od start_pos pozicije tekstualnog argumenta. Ako argument n nije naveden, onda vraća sve znakove do kraja niza, počevši od pozicije start_pos tekstualnog argumenta.
	Vraća broj znakova (dužina niza) u tekstualnom argumentu
LTrim (tekst)	Vraća vrijednost niza tekstualnog argumenta bez vodećih razmaka
RTrim (tekst)	Vraća vrijednost niza tekstualnog argumenta bez razmaka na kraju
obrezati (tekst)	Vraća vrijednost niza tekstualnog argumenta bez vodećih ili završnih razmaka
	Vraća vrijednost niza brojčanog argumenta
Format (varijabilan; format)	Vraća vrijednost argumenta varijable u formatu zadanom argumentom formata

6.3. Sažeti zahtjevi

Kada analizirate podatke, vrlo često vas ne zanimaju pojedinačni zapisi, već ukupne vrijednosti za grupe podataka, na primjer:

Broj transakcija s Partnerima za određeno vremensko razdoblje;

Prosječna prodaja za svaki mjesec za prethodnu godinu.

Odgovore na takva pitanja daje konačni upit.

Za izračunavanje ukupnih vrijednosti pritisnite gumb Grupne operacije na alatnoj traci Graditelj upita tako da se linija pojavljuje u obliku QBE Grupno djelovanje(nakon naziva tablice).

Prema zadanim postavkama, za svako polje uneseno u obrazac zahtjeva, vrijednost je postavljena na grupiranje(rezultati se ne sumiraju).

Ukratko, potrebno je zamijeniti instalaciju grupiranje za određenu krajnju funkciju. MS Access DBMS pruža 9 funkcija (tablica 6.2) koje osiguravaju izvedbu grupnih operacija.

Tablica 6.2

	Svrha
	Vraća zbroj skupa vrijednosti
	Vraća aritmetičku sredinu skupa vrijednosti
	Vraća najmanju vrijednost iz skupa vrijednosti
	Vraća najveću vrijednost iz skupa vrijednosti
	Vraća broj zapisa u skupu vrijednosti koje nisu nule
	Vraća prvu vrijednost polja u grupi
	Vraća posljednju vrijednost polja u grupi
	Vraća standardnu ​​devijaciju skupa vrijednosti
	Vraća varijancu skupa vrijednosti

Grupno djelovanje postoji instalacija Izraz. Ova se postavka primjenjuje kada izraz (str Polje) koristi se nekoliko funkcija sažetka.

Padajući izbornik nizova Grupno djelovanje postoji instalacija Stanje. Ova se postavka koristi kada je uvjet odabira napisan u retku uvjeta odabira, ali podaci stupca (polja) ne bi trebali sudjelovati u operaciji grupe.

Za rješavanje složenijih statističkih problema, MS Access DBMS nudi posebnu vrstu upita - unakrsno upite.

6.4. Unakrsni zahtjevi

Unakrsni upit je posebna vrsta grupnog upita koji odražava rezultate statističkih izračuna na temelju vrijednosti jednog polja tablice.

Za izradu unakrsnog zahtjeva dovoljna su tri polja temeljnog izvora. Na temelju ponovljenih vrijednosti jednog polja formiraju se nazivi zaglavlja redaka završne (zbirne) tablice (slika 6.4). Na temelju ponovljenih vrijednosti drugog polja formiraju se nazivi zaglavlja stupaca završne (zbirne) tablice. Rezultati statističke obrade za treće polje prikazani su u ćelijama zaokretne tablice (područje vrijednosti). Primjer unakrsnog upita u načinu dizajna prikazan je na slici 6.5, a rezultati upita prikazani su na slici 6.5. 6.6.

Područje zaglavlja reda dopušta više polja, dok druga područja mogu sadržavati samo jedno polje odjednom.

Dopušteno je navesti uvjete odabira u unakrsnom zahtjevu. Razvrstavanje se može izvršiti samo po poljima koja se nalaze u području zaglavlja retka.

sl.6.4. Unakrsni raspored

sl.6.5. Formirani križni upit u QBE

sl.6.6. Rezultat izvršenja upita u načinu rada s podacima

Upiti vam omogućuju ne samo odabir zapisa iz Access tablica, već i izračunavanje različitih statističkih parametara. Na primjer, možete prebrojati ukupan broj kontakata i prikazati datume prvog i posljednjeg kontakta sa svakom od osoba uključenih u tablicu Kontakti. Da biste izgradili takav upit u načinu dizajna, slijedite ove korake:

1. U prozoru baze podataka kliknite gumb Zahtjevi.

2. Dvaput kliknite na ikonu Izradite upit u prikazu dizajna.

3. U dijaloškom prozoru koji se otvori (slika 17.6) odaberite redak Kontakti.

4. Klikom na gumb Dodati dodajte odabranu tablicu u gornje područje dizajna upita.

5. Označite stavku Popis i ponovno kliknite gumb Dodati.

6. Klikom na gumb Zatvoriti zatvorite dijaloški okvir. Popis polja dviju tablica povezanih linijom povezivanja pojavit će se u prozoru dizajnera.

7. Kliknite gumb Grupne operacije alatnoj traci. Dodatni redak će se pojaviti u obrascu zahtjeva Grupno djelovanje A koji vam omogućuje izvođenje agregatnih operacija nad vrijednostima određenih polja.

Riža. 17.6. Dodavanje tablice

8. Povucite polje Prezime u ćeliju Polje prvi stupac konstruktora.

9. U istoj ćeliji drugog stupca povucite polje Ime tablice Kontakti.

10. U trećem, četvrtom i petom stupcu obrasca zahtjeva povucite polje datum tablice Popis (slika 17.7).

11. Drop Cell Grupno djelovanje u trećem stupcu obrasca zahtjeva odaberite stavku Min.

12. U istoj ćeliji četvrtog stupca odaberite stavku maks.

13. U petom stupcu postavite grupnu operaciju Count. Grupne operacije konstruiranog upita obrađivat će sve zapise tablice Popis koji odgovaraju određenoj osobi iz tablice Kontakti, a umjesto podataka same tablice Popis prikazat će se samo vrijednost vrijednosti izračunate po određenoj formuli. odgovarajuće polje rezultata upita. Dostupne grupne operacije navedene su u tablici. 17.1.

TABLICA 17.1. Grupne operacije

Ime	Funkcija
Stanje	Način za određivanje uvjeta odabira za polje koje nije grupirano. Access automatski čini takvo polje skrivenim
Izraz	Izračunato polje čija se vrijednost izračunava pomoću složene formule
Grupiraj po	Polje koje definira grupu zapisa za koje se izračunavaju statistike. Jedna grupa uključuje sve zapise za koje su vrijednosti polja u načinu Grupiraj po iste
Posljednji	Zadnja vrijednost u grupi
Prvi	Prva vrijednost u grupi
Var	Varijacija vrijednosti polja
StDev	Standardna devijacija nulte vrijednosti od srednje vrijednosti
Računati	Broj zapisa koji odgovara nuli koji ne sadrži Null vrijednost
maks	Maksimalna vrijednost
Min	Minimalna vrijednost
Prosj	Prosjek polja
iznos	Zbroj vrijednosti polja u svim zapisima

Bilješka Budući da se broj zapisa izračunava u petom polju upita, bilo koje polje tablice List može se smjestiti u ćeliju Polje ovog stupca.

14. Kliknite gumb Pogled da dovršite zahtjev. Pojavit će se tablica s pet stupaca. Prva dva stupca sadrže prezimena i imena osoba. Grupiranje provode oni, odnosno izračunavanje vrijednosti preostalih polja upita vrši se za zapise tablice List koji se podudaraju s jednom osobom. Kao što je gore spomenuto, korespondencija između kontakta iz tablice Popis i osobe iz tablice Kontakti određena je poljima Code_Contacts, koja se koriste za povezivanje ove dvije tablice. Treći i četvrti stupac upita prikazuje datum prvog (funkcija Min) odnosno posljednjeg (funkcija Max) kontakta s danom osobom. Peti stupac sadrži broj unosa u tablici popisa (funkcija Count) koji se podudaraju. ovu osobu, odnosno broj kontakata s njom. Jedini nedostatak konstruiranog upita su nejasna imena stupaca. Ispravimo ih.

15. Klikom na gumb Pogled vratite se na konstruktor upita.

16. U ćeliji Polje trećeg stupca zamijenite naziv Datum s tekstom Datum prvog kontakta: Datum. Desna strana ovog izraza, smještena desno od dvotočke, još uvijek navodi naziv polja, a lijeva strana navodi naziv stupca rezultata upita. Stoga se svakom stupcu upita može dodijeliti proizvoljan naziv.

17. U ćeliju Polje četvrtog stupca unesite Datum posljednjeg kontakta: Datum.

18. U prvi redak petog stupca obrasca zahtjeva unesite Broj kontakata: Datum.

Bilješka Nažalost, takva tehnika nije prikladna za promjenu naziva polja čija se vrijednost ne izračunava, već prenosi iz tablice. Odnosno, na ovaj način neće biti moguće preimenovati polje Ime.

19. Ponovno kliknite gumb Pogled.

20. Zatvorite zahtjev.

21. Za spremanje promjena u strukturi kliknite gumb Da.

22. U dijaloškom okviru Očuvanje unesite naziv Summary Query i kliknite gumb u redu.

Danas ćemo detaljno govoriti o upitima u Accessu.

Upiti su, kao što već znate, potrebni za rad s podacima u tablicama.
Za kreiranje zahtjeva...
1) ... u prozoru baze podataka otvorite Upiti
2) ...i kreirajte upit pomoću konstruktora.

Molimo NEMOJTE koristiti za kreiranje zahtjeva Ovladati; majstorski, jer vam omogućuje da napravite samo najjednostavnije upite, a zatim ih preinačiti u naprednije još je teže nego kreirati upit u konstruktoru ispočetka.

Uklanjanje praznih linija

Kada je više tablica povezano, mogu se pojaviti prazni redovi.

Zašto se ovo događa?
Činjenica je da su u našoj tablici tbPerson, zajedno s vlasnicima pasa, zabilježeni i suci (Petrovskaya, Yelets, Tereshchuk). Suci nemaju pravo dovoditi svoje pse na izložbu, stoga se u redovima s njihovim imenima nalaze prazne ćelije s imenima pasa.
Postoje dva načina za uklanjanje praznih redaka.
1. Stavite uvjet na vrijednost nadimka psa Nije Null, tj. NIJE PRAZNO.

2. Ili promijenite vrstu veze između tablica u području tablice: trebate pozvati kontekstni izbornik na liniji veze koja daje netočan rezultat i promijeniti Opcije spajanja.

Pitanje za vas: koje postavke treba promijeniti u dijaloškom okviru opcija spajanja?

Upiti s izračunima

Do sada smo birali samo zapise prema raznim uvjetima. Ali Access vam omogućuje ne samo pregled podataka zabilježenih u tablicama, već i izvođenje PRORAČUNA: odredite dob prema datumu rođenja; od imena, prezimena i patronima napraviti prezime s inicijalima; utvrditi ukupni trošak kupnje po cijeni jedinice robe i njezinoj količini; prema datumu izdavanja knjige u knjižnici odrediti visinu kazne za dugovanja i još mnogo toga. Za izračune se koriste ugrađene funkcije (slične onima u Excelu).

Najjednostavnija operacija je zbrajanje niza. Napišimo izraz u ćeliju za prikaz sljedeće fraze: vlasnik iz grada grad .
Da bismo to učinili, pišemo u gornjem retku novog stupca područja uvjeta: + "iz grada" + .

Nazivi polja pišu se u uglastim zagradama, fragmenti nizova - u navodnicima, između njih su znakovi za zbrajanje.

Izrazi za izračune su napisani u gornjem retku ( Polje) uvjeti područje. Do sada smo u podnožju pisali uvjete ( Uvjeti odabira).

Da se ne zbunite: u gornjem retku pišemo ŠTO prikazati, a zatim (na dnu) - pod KOJI UVJET.

Vježbajte: Napišite izraz koji će u jednoj ćeliji prikazati prezime vlasnika, a u zagradi grad u kojem živi. Kao ovo: Ivanov (Moskva). Grad i prezime se moraju zamijeniti iz tablice.

Graditelj izraza

Za lakše uređivanje izraza postoji poseban uređivač - "Izrada izraza". izgleda ovako:

A zove se pomoću kontekstnog izbornika: trebate staviti kursor na ćeliju u koju ćete napisati izraz:

U alatu za izgradnju izraza možete birati iz biblioteke funkcija:

i podatke iz tablica (možete koristiti SAMO one tablice koje se koriste u ovom upitu i prikazuju se u podatkovnom području):

Kada dvaput kliknete naziv polja ili funkcije s popisa, Access će često dodati riječ "izraz" kako bi označio da se druge funkcije i nazivi polja mogu umetnuti NA OVO MJESTO. Ne zaboravite ukloniti dodatne riječi "izraz"!

Upoznat ćemo se s tekstom i privremenim funkcijama, kao i s uvjetnim operatorom Iif(uvjet; ako-true; ako-netočno).

Tekst funkcije vam omogućuju pretvaranje string varijabli:
Lijevo("Ivanov"; 2) = "Iv" ostavlja n lijevih znakova
LCase("Ivanov") = Ivanov sva slova čini malim slovima
InStr(1; "Ivanov", "ali") = 4 pronalazi podniz (treći argument) u nizu (drugi argument) i jednak je poziciji (od početka) podniza u nizu
Len("Ivanov") = 6 ispisuje broj znakova u nizu
StrComp("Ivanov", "Petrov") = -1 uspoređuje dva niza: ako su jednaki, vraća 0
drugo…

Privremeni omogućuju vam rad s privremenim varijablama:
Mjesec(#12.04.2007#) = 4
Godina (#12.04.2007#) = 2007
Dan(#12.04.2007#) = 12.
Sada() = 28.04.2008. 14:15:42 (trenutni datum i vrijeme)
Datum() = 28.04.2008. (današnji datum)
DateDiff("d"; #12.04.2007#; #28.04.2007#) = 16 pronalazi razliku između dva datuma ("d" - u danima, "ww" - u tjednima, "m" - u mjesecima, "gggg " - u godinama itd.)
drugo…

mozgalica rukovati uvjetnim izrazima:
Ako(<=1; «щенок»; «взрослый») аналог функции ЕСЛИ из Ecxel.
drugo…

Vježbajte: napiši izraz koji čini prezime s inicijalima od prezimena, imena i patronima. Ivanov Ivan Ivanovič -> Ivanov I.I.
Vježbajte
Vježbajte
Dodatak: Postoje dva načina izračunavanja starosti psa, jedan je točniji, drugi manje:
1) od tekuće godine oduzeti godinu rođenja psa;
2) pomoću funkcije DateDiff izračunajte koliko je dana prošlo od rođenja do danas. Primijenite jednu metodu u jednom zadatku, drugu u drugom.

Zahtjevi s parametrom

Kad trčiš zahtjev s parametrom, on se, za razliku od uobičajenog zahtjeva za odabir, ne izvršava odmah, ali prvo u dijaloškom okviru traži od vas da pojasnite neke uvjete odabira. Na primjer, želimo dobiti potpunu informaciju o psu s određenim turnirskim brojem.

Ovaj zahtjev je strukturiran ovako:

Na mjestu gdje obično stoji uvjet odabira, sada se nalazi pitanje (u uglastim zagradama) koje će se postaviti korisniku. I korisnikov će odgovor, pogađate, biti zamijenjen u ovu ćeliju kao uvjet odabira.

Vježbajte: kreirajte upit koji će prikazati sve pse po prezimenu vlasnika, što je besplatan parametar.

Grupiranje zahtjeva

Uz pomoć graditelja izraza, možemo izvoditi operacije na jednom retku: dodavati vrijednosti u ćelije, transformirati podatke.
Ali što ako trebamo obraditi nekoliko redaka odjednom: izračunati zbroj bodova, pronaći broj redaka s istom vrijednošću zadanog polja?
Za to se koristi grupiranje (vrlo je slično zbrajanju u Excelu).

Izbrojimo koliko je pasa svake pasmine došlo na izložbu. Da bismo to učinili, prenijet ćemo samo dva polja u područje uvjeta: ime i pasmina - i pozvati dodatnu liniju grupne operacije(putem kontekstnog izbornika na području uvjeta):

Sada grupirajmo pse po pasmini i prebrojimo broj različitih nadimaka u svakoj grupi:

Sumirajmo rezultate izložbe i izračunajmo prosječnu ocjenu za eksterijer, prosječnu ocjenu za trening i njihov zbroj.

Dodajte tablicu s oznakama (tbMarks) u područje tablice. Rezultate grupiramo prema turnirskom broju psa i odabiremo prosječnu prosječnu vrijednost među grupnim operacijama. prosjek- prosječno).

Izvršite upit i u načinu prikaza primijetite da stupci s grupnim operacijama imaju dvostruko ime (operacija + naziv polja). To će nam biti korisno pri izračunu ukupnih bodova.

Također možete zaokružiti vrijednosti na jednu decimalu: Okrugli (+;1)

Vježbajte: saznajte koji je pas izazvao najsuprotstavljenija mišljenja sudaca. Da biste to učinili, oduzmite minimum od maksimalnog rezultata.

Zahtjevi za promjenu, uklanjanje, dopunu

U prvoj lekciji već smo govorili o tome da upiti omogućuju ne samo pregled podataka iz tablica, već i uređivanje zapisa: dodavanje novih, brisanje, mijenjanje. Vrsta zahtjeva može se promijeniti pomoću popisa zahtjeva na alatnoj traci.

Uoči izložbe, operater baze podataka dobio je nove informacije:
1) Desiin pas je bolestan i neće moći sudjelovati na izložbi;
2) greškom je Guardian, koji je zapravo engleski seter, naveden kao irski seter;
3) Vlasnica Migunove prijavila se za još jednog njenog psa (ime: Garry, pasmina: Gordon Setter, spol: m, datum rođenja: 15.09.07.).

Počnimo uređivati ​​bazu podataka.
1) Izbrišite unos iz Desi.
Napravite quDelDog upit. Vrsta zahtjeva - brisanje. S promjenom vrste zahtjeva, donekle se mijenja i područje uvjeta. Postoji nova ćelija Uklanjanje. Ispod njega određujete uvjet prema kojem želite odabrati zapise za brisanje. Čak i ako navedete uvjet odabira za jedno polje, CIJELI zapis će se izbrisati.

Nakon što kliknete na "uskličnik", na ekranu će se pojaviti poruka da je unos izbrisan. Sada otvoreno stol za pse i pobrini se da Desi nije u njemu.

2) Neka Guardian promijeni irskog setera u engleskog.
Napravite upit quUpdateDog. Vrsta zahtjeva - ažuriranje. Pronalazimo Guardiana i ažuriramo njegovu pasminu.

otvorena stol za pse i provjeri je li pasmina Guardian engleski seter.

3) Dodajte unos s Harryjem.
Napravite quAddDog upit. Vrsta zahtjeva - za dopunu. Upiti za dodavanje imaju jednu posebnost: u području tablice NE prikazuju se tablice KADA dodajete zapis, nego OD odakle preuzimate podatke (ako je potrebno). Određujete ciljnu tablicu (u koju se dodaju zapisi) u dijaloškom okviru koji se pojavljuje čim postavite vrstu upita (za dodavanje):

Budući da ne uzimamo podatke iz drugih tablica, već stvaramo novi zapis, područje tablice mora biti PRAZNO! (ne bi trebalo postojati nikakav stol). U području uvjeta na liniji Polje upišete ŠTO dodati (nova vrijednost za svako polje), a u retku Dodatak GDJE (nazivi polja):

otvorena stol za pse i pobrini se da se Harry pojavi u njemu!

SQL upitni jezik

Kada kliknete na "uskličnik", zahtjev se izvršava. Ovako to izgleda za novajlija.
Profesionalci znaju da se zapravo u ovom trenutku instrukcija izvršava u posebnom SQL jeziku upita. Činjenica je da Access nije jedini sustav za upravljanje bazom podataka (DBMS). Možda ste čuli za takve DBMS na internetu kao što su MySQL, FreeBSD??? Access jednostavno nudi vrlo zgodno sučelje za rad s bazom podataka, a u ostalim CS-ima nema gumba sa uskličnikom. Ali uvijek postoji poseban prozor u koji možete napisati SQL izraze.
Access vam također omogućuje uređivanje upita u načinu SQL izraza:

Pravila SQL jezika nisu tako komplicirana. Vidite i sami! Napravite jednostavan upit za odabir (na primjer, ispišite ime, pasminu i datum rođenja psa po imenu Harry). Sada otvorite Harryjev upit za pretraživanje u SQL načinu!
Upute su vrlo jednostavne:
ODABIR polje1, polje2, ...
IZ tablice1, tablice2, ...
GDJE uvjet1, uvjet2,…

Sada otvorite upite za ažuriranje, ažuriranje, brisanje (quDelDog, quUpdateDog, quAddDog) u SQL načinu i zapišite njihove predloške SQL izraza na komad papira (kao što ste upravo učinili za upit za odabir).

Upiti s parametrom, upiti za grupiranje, upiti s izračunima su isti SQL upiti, ali s malo složenijim uvjetima odabira. SQL jezik je nezamjenjiv alat za one koji rade s bazama podataka!

Zadaci

Evo tema koje smo obradili:
- jednostavni i složeni uvjeti odabira
- LIKE operater
- izbor iz nekoliko tablica
- graditelj izraza
- zahtjevi s parametrom
- grupni zahtjevi
- zahtjevi za ažuriranje, dodavanje, brisanje
- SQL upitni jezik.

Ima ih mnogo! No, nakon što ih svladate, moći ćete pronaći sve informacije u bazi podataka.

Testirajte svoje znanje! Pokrenite sljedeće upite u svojoj bazi podataka (ili preimenujte one koje ste već pokrenuli da odgovaraju nazivima zadataka):

1. uzorkovanje

quSelectDog: Pronađite sve Shar-Peis i Gordon setere iz regija (NE iz Moskve); koristite operator "nije jednak".

2. Like operator

quLike: Pronađite sve pretplatnike MTS-a (one čiji broj mobitela počinje s 8(916)...).

3. izrazi

quEvalText: Napiši izraz koji čini prezime s inicijalima od prezimena, imena i patronima. Ivanov Ivan Ivanovič -> Ivanov I.I.
quEvalDate: Napišite izraz koji izračunava koliko je pas star na temelju datuma rođenja.
qEvalIif: napišite izraz koji prema dobi određuje u kojoj dobnoj kategoriji pas nastupa: “štene” - do godinu dana; "junior" - od jedne do dvije godine; "senior" - stariji od dvije godine.
Dodatak: Primijenite u jednom zadatku jedan način za izračunavanje starosti psa, u drugom - drugi: 1) oduzmite godinu rođenja psa od tekuće godine; 2) pomoću funkcije DateDiff izračunajte koliko je dana prošlo od rođenja do danas.

4. parametar

quParametar: Napravite upit koji će prikazati sve pse prema prezimenu vlasnika, što je besplatan parametar.

5. grupiranje

quGrupa: Otkrijte koji je pas izazvao najsuprotstavljenija mišljenja sudaca.

6. uređivanje baze podataka

Nedugo prije izložbe, vlasnik Gorokhovets otišao je na stalni boravak (stalni boravak) u Njemačku i dao sve pse svom prijatelju Karpovu Mihailu Igoreviču. Potreban:
1) quAddOwner: dodati novi zapis vlasnika;
2) quUpdateOwner: promijenite identifikaciju vlasnika za pse Gorokhovets u Karpov ID;
3) quDelOwner: ukloniti Gorokhovets iz baze podataka.

Čekam vašu bazu podataka s odrađenim zadacima, kao i predloške SQL naredbi za zahtjeve za ažuriranje, promjenu, brisanje.