Napravite izvješće kao objekt baze podataka
Komentari (0)
izvješće je formatirani prikaz podataka koji se prikazuje, ispisuje ili arhivira. Omogućuju vam da izvučete potrebne informacije iz baze podataka i predstavite ih u obliku koji je prikladan za percepciju, a također pružaju široke mogućnosti za generaliziranje i analizu podataka.
Prilikom ispisa tablica i upita, informacije se izdaju gotovo u obliku u kojem su pohranjene. Često postoji potreba da se podaci prezentiraju u obliku izvješća koja su tradicionalna i laka za čitanje. Detaljno izvješće uključuje sve informacije iz tablice ili upita, ali sadrži zaglavlja i paginirano je zaglavljima i podnožjima.
Struktura izvješća u prikazu dizajna
Microsoft Access prikazuje podatke iz upita ili tablice u izvješću, dodajući im tekstualne elemente koji olakšavaju čitanje.
Ovi elementi uključuju:
Titula. Ovaj se odjeljak ispisuje samo na vrhu prve stranice izvješća. Koristi se za prikaz podataka, kao što je tekst naslova izvješća, datum ili dio teksta dokumenta, koji bi se trebali ispisati jednom na početku izvješća. Da biste dodali ili uklonili područje zaglavlja izvješća, odaberite naredbu Naslov izvješća/bilješka s izbornika Pogled.
Zaglavlje stranice. Koristi se za prikaz podataka kao što su naslovi stupaca, datumi ili brojevi stranica ispisani na vrhu svake stranice izvješća. Da biste dodali ili uklonili zaglavlje, odaberite Zaglavlja i podnožja s izbornika Prikaz. Microsoft Access dodaje zaglavlje i podnožje u isto vrijeme. Da biste sakrili jedno od zaglavlja i podnožja, postavite njegovo svojstvo Visina na 0.
Područje podataka. Područje koje se nalazi između zaglavlja i podnožja stranice. Sadrži glavni dio izvješća. Ovaj odjeljak prikazuje podatke koji se ispisuju za svaki od zapisa u tablici ili upitu na kojem se izvješće temelji. Za postavljanje kontrola u podatkovno područje koristi se popis polja i ploča elemenata. Da biste sakrili područje podataka, postavite svojstvo Visina odjeljka na 0.
Podnožje. Ovaj odjeljak se pojavljuje na dnu svake stranice. Koristi se za prikaz podataka poput zbroja, datuma ili brojeva stranica ispisanih na dnu svake stranice izvješća.
Bilješka. Koristi se za prikaz podataka kao što su tekst zaključka, ukupni zbrojevi ili potpis koji se treba ispisati jednom na kraju izvješća. Iako se odjeljak Bilješka izvješća nalazi na dnu izvješća u prikazu dizajna, ispisuje se iznad podnožja stranice na posljednjoj stranici izvješća. Da biste dodali ili uklonili područje bilješke za izvješće, odaberite naredbu Naslov izvješća/bilješka s izbornika Pogled. Microsoft Access istovremeno dodaje i uklanja zaglavlje izvješća i područja bilješki
Načini izrade izvješća
Izvješća u Microsoft Accessu možete izraditi na razne načine
(slika 5.1):
~ Konstruktor
~ Čarobnjak za prijave
~ Autorsko izvješće: u stupac
~ Automatsko izvješće: traka
~ Čarobnjak za karte
Poštanske naljepnice
Riža. 5.1. Početni prozor izvješća
Čarobnjak vam omogućuje izradu izvješća s grupiranjem zapisa i najlakši je način za izradu izvješća. Stavlja odabrana polja u izvješće i nudi šest stilova izvješća. Nakon dovršetka čarobnjaka, rezultirajuće izvješće može se finalizirati u načinu dizajna. Koristeći značajku automatskog izvješća, možete brzo izraditi izvješća, a zatim unijeti neke izmjene u njih.
Da biste izradili autorsko izvješće, učinite sljedeće:
~ U prozoru baze podataka kliknite karticu Izvješća, a zatim kliknite gumb Novo. Pojavljuje se dijaloški okvir Novo izvješće.
~ Odaberite AutoReport: U stupac ili AutoReport: Na vrpcu na popisu.
~ U polju izvora podataka kliknite strelicu i odaberite tablicu ili upit kao izvor podataka.
~ Kliknite na gumb OK.
Čarobnjak za automatsko izvješće stvara autorizvještaj u stupcu ili vrpci (po izboru korisnika) i otvara ga u načinu pregleda, što vam omogućuje da vidite kako će izvješće izgledati kada se ispiše.
Promjena skale prikaza izvješća
Za promjenu mjerila prikaza koristite pokazivač - povećalo. Da biste vidjeli cijelu stranicu, morate kliknuti bilo gdje u izvješću. Stranica izvješća bit će prikazana na ekranu u smanjenom mjerilu.
Ponovno kliknite na izvješće za povratak na uvećani prikaz. U načinu uvećanog izvješća, točka koju ste kliknuli bit će u sredini zaslona. Za pomicanje kroz stranice izvješća koristite navigacijske tipke na dnu prozora.
Ispis izvješća
Za ispis izvješća učinite sljedeće:
~ Na izborniku Datoteka kliknite Ispis.
~ U području Ispis kliknite opciju Stranice.
~ Za ispis samo prve stranice izvješća, unesite 1 u polje "od" i 1 u polje "do".
~ Kliknite na gumb OK.
Prije ispisa izvješća, preporučljivo je da ga pregledate u načinu Pregleda ispisa, da biste se prebacili na koji trebate odabrati Pregled s izbornika Pogled.
Ako se pri ispisu na kraju izvješća pojavi prazna stranica, provjerite je li postavka Visina za bilješke izvješća postavljena na 0. Ako ispisujete prazne međuprostorne stranice izvješća, provjerite je li zbroj širine obrasca ili izvješća plus lijevi a širina desne margine ne prelazi širinu papira navedenu u dijaloškom okviru Postavljanje stranice (izbornik Datoteka).
Prilikom dizajniranja izgleda izvješća koristite sljedeću formulu: širina izvješća + lijeva margina + desna margina<= ширина бумаги.
Kako biste prilagodili veličinu izvješća, morate koristiti sljedeće tehnike:
Promijenite vrijednost širine izvješća;
Smanjite margine ili promijenite orijentaciju stranice.
Napravite izvješće
1. Pokrenite program Microsoft Access. Otvorite bazu podataka (npr. obrazovnu bazu "Dekanat").
2. Izradite automatski izvještaj: traka koristeći tablicu kao izvor podataka (na primjer, učenici). Izvješće se otvara u načinu pregleda, što vam omogućuje da vidite kako će izvješće izgledati u tiskanom obliku (slika 5.2).
3. Prijeđite na prikaz dizajna i uredite i formatirajte izvješće. Da biste se prebacili s pregleda na prikaz dizajna, kliknite Zatvori na alatnoj traci prozora aplikacije Access. Izvješće će se pojaviti na zaslonu u načinu dizajna (slika 5.3).
Riža. 5.2. Prikaz izvješća stvorenog pomoću automatskog izvješća
Riža. 5.3. Izvješće u prikazu dizajna
Uređivanje:
1) ukloniti polja kod učenika u zaglavlju i području podataka;
2) Pomaknite sva polja u zaglavlju i području podataka ulijevo.
3) promijeniti natpis u naslovu stranice
U odjeljku Naslov izvješća označite natpis Studenti.
Postavite pokazivač miša desno od riječi Učenici tako da se pokazivač promijeni u okomitu traku (kursor za unos) i kliknite na tu poziciju.
Unesite NTU "KhPI" i pritisnite Enter.
4) Premjestite natpis. U podnožju označite polje =Sad() i povucite ga u zaglavlje izvješća pod nazivom Učenici. Datum će biti prikazan ispod naslova.
5) Na alatnoj traci Dizajnera izvješća kliknite gumb Pregled za pregled izvješća
Formatiranje:
1) Istaknite naslov Studenti NTU "KhPI"
2) Promijenite font, stil i boju fonta te boju ispune pozadine.
3) Na alatnoj traci Dizajnera izvješća kliknite gumb Pregled za pregled izvješća.
Riža. 5.4. Izvješće nakon uređivanja i formatiranja
Promjena stila:
Da biste promijenili stil, učinite sljedeće:
Na alatnoj traci Dizajnera izvješća kliknite gumb Automatsko oblikovanje da biste otvorili dijaloški okvir Automatsko oblikovanje.
Na popisu Stilovi objekta Izvješće - Automatsko oblikovanje kliknite Strogo, a zatim U redu. Izvješće će biti oblikovano u strogom stilu.
Prebacuje u način pregleda. Izvješće će biti prikazano u stilu koji ste odabrali. Od sada će sva izvješća stvorena pomoću značajke AutoReport imati strogi stil sve dok ne navedete drugačiji stil u prozoru AutoFormat.
Ostale vijesti
Chot rijetko pišem, dobro, dobro. Nastavite se boriti, 7. i 8. poglavlje.
Koja je svrha objekta konfiguracije izvješća?
Objekt konfiguracije izvješća koristi se za opisivanje algoritama pomoću kojih korisnik može dobiti izlazne podatke koji su mu potrebni.
Kako izraditi izvješće pomoću dizajnera sheme sastava podataka?
U konfiguratoru odaberite "Izvješća", kliknite desnom tipkom miša - naredbu "Dodaj". Na kartici "Osnovno" odaberite gumb "Otvori shemu sastava podataka".
Zatim kliknite gumb "Dodaj skup podataka". Ovdje, kao skup podataka, možete odabrati upit, objekt, uniju.
Zahtjev ide kroz konzolu zahtjeva. Na kartici "Postavke" kontrolirate izlaz podataka izvješća, ovdje morate označiti okvir "odabrana polja"
Zapravo, bit ću iskren, uopće mi se ne sviđa ovaj "sustav sastavljanja podataka". Puno je lakše raditi s kodom, jednostavnije i jasnije, iskreno.
Kako prikazati izvješće u odjeljcima primijenjenog rješenja?
Desni klik na izvješće - kartica "Podsustavi".
Lekcija 8
Čemu služi objekt konfiguracije izgleda?
Objekt konfiguracije izgleda dizajniran je za pohranjivanje različitih oblika prikaza podataka koji mogu biti potrebni za bilo koji konfiguracijski objekt ili cjelokupno aplikacijsko rješenje u cjelini; Jedna od svrha podizgleda je stvoriti ispis za taj objekt;
Što je print dizajner?
Graditelj ispisa je alat za stvaranje obrazaca za ispis (iako je zapravo prikladnije ne koristiti alat za izgradnju)
Kako izraditi izgled pomoću dizajnera ispisa?
Odaberite konfiguracijski objekt kojem je potreban izgled (to može biti dokument, izvješće, vanjska obrada), desnom tipkom miša kliknite na njega, naredbu "Uredi", karticu "Izgledi", gumb "Dizajn ispisa".
Odredite koji će detalji biti u zaglavlju;
Određujemo koji će se detalji tabličnih dijelova prikazati;
Također će biti moguće ispuniti podnožje tiskanog obrasca.
Kako promijeniti dokument proračunske tablice?
Promjena veličine ćelije je slična Excellu i drugim svojstvima - desni klik na ćeliju, svojstva, paleta svojstava će ispuzati s desne strane.
Koja je razlika u popunjavanju ćelije dokumenta proračunske tablice tekstom, parametrom ili predloškom?
Tekst je ono što će se ionako prikazati na ekranu;
Parametar - bit će zamijenjen nekom vrijednošću koja mu se može dodijeliti (parametar) pomoću ugrađenog jezika. Na primjer, upit može ispuniti tablicu stupcem nomenklature. Prilikom ispisa tablica će se prikazati redak po redak, a stupac Nomenklatura će se istovariti na mjesto gdje je postavljen parametar Nomenklatura. Naravno, to zahtijeva dodatni rad, ali ovdje sam lijen za opis.
Predložak - tekstualni niz, na čija će određena mjesta biti umetnute vrijednosti parametara.
Kako prikazati novo područje u dokumentu proračunske tablice koristeći ugrađeni jezik?
Sa sljedećom konstrukcijom:
RegionAreaName = Layout.GetArea("AreaName");
Prije toga morate stvoriti ovo područje na izgledu. Odaberite stupac ili redak, kliknite desnom tipkom miša, naredbu "Svojstva" i imenujte željeno područje.
Kako promijeniti izgled i ponašanje forme?
Izgled obrasca mijenja se izravno prilikom uređivanja obrasca, a ponašanje obrasca - desni klik na otvoreni obrazac, naredba svojstva. U paleti svojstava postoji čitav niz postavki ponašanja
Cilj
Stjecanje posebnih vještina u Access DBMS-u za generiranje upita i izvješća za bazu podataka s jednom tablicom
Plan rada
1. Uvod
2. Zadatak 1. Formiranje zahtjeva za odabir
3. Zadatak 2. Na temelju tablice učitelji izraditi izvješće grupirajući podatke po pozicijama
1. Uvod
Formiranje zahtjeva za odabir.
Upiti su moćan alat za obradu podataka pohranjenih u tablicama programa Access 97. Upiti vam omogućuju pregled, analizu i izmjenu podataka iz više tablica. Također se koriste kao izvor podataka za obrasce i izvješća. Upiti vam omogućuju da izračunate ukupne vrijednosti i prikažete ih u kompaktnom formatu nalik proračunskoj tablici, kao i da izvršite izračune na grupama zapisa.
Upiti se mogu kreirati samostalno i uz pomoć majstori. Čarobnjaci upita automatski izvršavaju osnovne radnje ovisno o odgovorima korisnika na postavljena pitanja. Možete sami razvijati upite u načinu rada konstruktor.
U programu Access (Access 97) možete kreirati sljedeće vrste upita:
zahtjev za uzorkom;
zahtjev s parametrima;
unakrsni zahtjev;
zahtjev za promjenu (zahtjev za brisanje, ažuriranje i dodavanje zapisa, za izradu tablice);
SQL upiti (upiti za pridruživanje, upiti poslužitelja, kontrolni upiti, podupiti)
Uzorak zahtjeva najčešće korišteni. Kada se izvrši, podaci koji zadovoljavaju uvjete odabira odabiru se iz jedne ili više tablica i prikazuju određenim redoslijedom. Dakle, možete prikazati podatke o imenima izvanrednih profesora s više od 15 godina iskustva (na temelju tablice učitelji).
Bilješka. Jednostavni upiti za odabir gotovo su isti kao i filtri. Filtri se mogu spremiti kao upiti.
Također možete koristiti upit za odabir za grupiranje zapisa za zbrojeve, prosjeke, ponovne izračune i još mnogo toga. Primjerice, pomoću upita za odabir možete dobiti podatke o prosječnom stažu izvanrednih profesora i profesora (na temelju tablice učitelji).
Zahtjev s parametrima je upit koji poziva korisnika u svom dijaloškom okviru da unese podatke na temelju kojih će se upit izvršiti. Na primjer, često se traže podaci o disciplinama koje nastavnici predaju. Umjesto izrade zasebnih upita za svakog nastavnika, možete kreirati jedan upit s parametrima, pri čemu će se kao parametar koristiti prezime nastavnika. Svaki put kada pozovete ovaj upit, od vas će se tražiti da unesete prezime nastavnika, a zatim će se na ekranu prikazati sva polja koja ste naveli u zahtjevu, na primjer prezime, ime, patronim učitelja i discipline koju čita.
Da biste stvorili novi upit, odaberite karticu u prozoru baze podataka Stvaranje i kliknite na gumb<Мастер запросов>. Otvorit će se prozor Novi upit, kao što je prikazano na Sl. 5.4.
Riža. 5.4. Izbor opcija za izradu upita
U prozoru morate odabrati jednu od pet opcija: Konstruktor, Jednostavan upit, Unakrsni upit, Duplikati zapisa, Zapisi bez podređenih. Konstruktor omogućit će vam da sami kreirate bilo koju vrstu upita, ali ovaj način se preporučuje korisnicima koji već imaju iskustva u stvaranju upita. Jednostavan zahtjev omogućuje stvaranje s Majstori zahtjev za odabir iz određenih polja tablica ili drugih upita. (Ovo je najbolji način za stvaranje upita za početnike.) Što je unakrsni zahtjev, gore raspravljano. Prilikom odabira artikla Duplicirani unosi kreirat će se upit za traženje dupliciranih zapisa u jednostavnoj tablici ili u upitu, a kada odaberete stavku Zapisi bez podređenih - upit za traženje zapisa koji se ne podudaraju ni s jednim zapisom u podređenoj tablici. Ovaj se upit koristi za baze podataka s više tablica.
Možda imate pitanje: kako kreirati zahtjeve s parametrima i mijenjati zahtjeve ako nisu eksplicitno navedeni pri izradi zahtjeva? Treba napomenuti da je osnova za sve ove upite upit odabira, t.j. Prvo morate definirati skup podataka s kojim želite raditi. Zatim, za generirani upit odabira, morate se prebaciti u način dizajna. Parametri se postavljaju u retku Uvjeti odabira za odgovarajuća polja. O tome će se detaljnije raspravljati u nastavku prilikom dovršavanja zadatka. Za pristup zahtjevima za promjenu otvorite stavku izbornika Upit- na otvorenom popisu vidjet ćete sve vrste zahtjeva za izmjenom.
Kada pokrenete upit za odabir, Access dohvaća zapise iz tablica i generira skup rezultata. Izgleda kao stol, iako nije. Rezultirajući skup podataka je dinamičan(ili virtualan) skup zapisa i nije pohranjen u bazi podataka.
Kada se upit zatvori, skup podataka rezultata tog upita prestaje postojati. Iako sam dinamički skup podataka više ne postoji, zapamtite da podaci koji je sadržavao ostaju u temeljnim tablicama.
Kada spremite upit, ostaje samo struktura upita - popis tablica, popis polja, redoslijed sortiranja, ograničenja zapisa, vrsta upita itd. Kada je pohranjen u bazi podataka, upit ima niz prednosti u odnosu na skup rezultata:
na fizičkom mediju za pohranu (obično tvrdi disk) zahtijeva manje prostora;
upit može koristiti ažurirane verzije svih zapisa koji su se promijenili od posljednjeg pokretanja upita.
Svaki put kada se izvrši, upit pristupa temeljnim tablicama i ponovno stvara skup rezultata. Budući da sam skup rezultata nije postojan, upit automatski odražava sve promjene koje su se dogodile u temeljnim tablicama od posljednjeg pokretanja upita (čak i u stvarnom vremenu u okruženju s više korisnika).
Da biste spremili upit, slijedite ove korake: Izvrši naredbu Datoteka, Spremi ili kliknite na gumb<Сохранить>na alatnoj traci. Ako vam je ovo prvi put da spremate upit, unesite novi naziv za upit u dijaloški okvir Spremi.
Generiranje izvješća Izvješće je fleksibilan i učinkovit alat za pregled i ispis sažetih informacija. U izvješću možete dobiti rezultate složenih izračuna, statističkih usporedbi, kao i postaviti slike i grafikone u njega.
Korisnik ima mogućnost samostalno dizajnirati izvješće ili izraditi izvješće pomoću majstori. Čarobnjak za dizajn izvješća obavlja sve rutinske poslove i omogućuje vam brzu izradu izvješća. Nakon poziva Majstori Prikazuju se dijaloški okviri koji od vas traže da unesete tražene podatke, a izvješće se generira na temelju odgovora korisnika. Ovladati; majstorski potrebno čak i iskusnim korisnicima, jer vam omogućuje da brzo razvijete izgled koji služi kao osnova za generirano izvješće. Zatim se možete prebaciti na prikaz dizajna i unijeti promjene u standardni izgled.
Prilikom rada sa ovladati; majstorski ovisno o tome kakvu vrstu izvješća želite izraditi (tj. kako odgovarate na pitanja majstori), Access vam nudi razne mogućnosti izgleda izvješća. Na primjer, ako izrađujete jednostavno izvješće bez grupiranja podataka, tada vam se nude tri opcije izgleda: stupac, tabelar i poravnat. Istodobno, prikaz ovih rasporeda prikazan je u malom prozoru. Ako postavite razine grupiranja (tj. prema kojim kriterijima se podaci trebaju grupirati, na primjer, po poziciji), tada vam se nudi šest vrsta izgleda. Nećemo ih navoditi, jer su dobro ilustrirani u prozoru za izradu izgleda.
Glavna razlika između izvješća i obrazaca je njihova svrha. Ako su obrasci zamišljeni prvenstveno za unos podataka, onda su izvješća za pregled podataka (na ekranu ili na papiru). Obrasci koriste izračunata polja (obično korištenjem izračuna na temelju polja u trenutnom zapisu). U izvješćima se izračunata polja (ukupne vrijednosti) generiraju na temelju zajedničke grupe zapisa, stranice zapisa ili svih zapisa u izvješću. Sve što se može napraviti s obrascem (osim unosa podataka) može se napraviti i s izvješćem. Doista, možete spremiti obrazac kao izvješće, a zatim izmijeniti kontrole obrasca u prozoru dizajna izvješća.
Za izradu izvješća otvorite karticu Izvještaji i kliknite na gumb<Создать>. Otvorit će se prozor "Novo izvješće" sa šest stavki izbornika, t.j. šest načina za izradu izvješća: Dizajner, Čarobnjak za izvješće, Automatsko izvješće u stupac, Traka za automatsko izvješće, Čarobnjak za grafikone i Naljepnice za slanje pošte. Konstruktor omogućit će vam da sami izradite izvješće, ali to nije lako ni iskusnom korisniku. Čarobnjak za prijave automatski će izraditi izvješće na temelju polja tablica (upita) i izgleda izvješća koje odaberete. Ovakav način izrade izvješća najpogodniji je i za početnike i za iskusne korisnike. Automatsko izvješće u stupac i Traka za automatsko izvješće - najjednostavniji načini izrade izvješća: dovoljno je navesti samo naziv tablice (upita), na temelju koje će se izraditi izvješće, a ostalo će biti učinjeno izvještaj majstor. Čarobnjak za karte pomoći će vam u izradi izvješća u obliku grafikona, i Poštanske naljepniceće izraditi izvješće formatirano za ispis poštanskih naljepnica.
Vježba 1.Formiranje zahtjeva za odabir
1. Na temelju tablice učitelji kreirajte jednostavan upit za odabir koji bi trebao prikazati prezimena, imena, patronime nastavnika i njihov položaj.
2. Sortirajte podatke zahtjeva po pozicijama.
4. Napravite upit za odabir s parametrom koji bi trebao prikazati prezimena, imena, patronime nastavnika i discipline koje predaju, te postavite prezime nastavnika kao parametar i pokrenite ovaj upit za nastavnika Gromov.
Tehnologija rada je kako slijedi: 1. Za izradu jednostavnog zahtjeva:
2. Za sortiranje podataka:
3. Za spremanje zahtjeva:
na kartici s nazivom zahtjeva, kliknite desnom tipkom miša i iz kontekstnog izbornika odaberite<Сохранить>
zatvorite prozor sa zahtjevom.
4. Za izradu zahtjeva za odabir s parametrom:
Bilješka. Na gornji način, upit se izvršava samo u načinu dizajna. Da biste izvršili zahtjev iz drugog načina rada, morate otvoriti karticu Zahtjevi, označite traženi upit i kliknite gumb<Открыть>. (Ili dvaput kliknite naziv upita na popisu).
u prozoru koji se pojavi unesite prezime Gromov i kliknite na gumb<ОК> (
spremite zahtjev;
zatvorite prozor sa zahtjevom.
Zadatak 2. Na temelju tabliceučitelji izraditi izvješće grupirajući podatke po pozicijama
Tehnologija rada sastoji se od sljedećeg:
Za izradu izvješća:
Kontrolna pitanja
1. Što su zahtjevi? Koje sposobnosti imaju?
2. Navedite i opišite glavne vrste upita koji se koriste u Access DBMS-u.
3. Što su izvješća? Koje sposobnosti imaju?
4. Ukratko opišite tehnologiju za kreiranje upita za odabir.
5. Opišite tehnologiju izrade izvješća s grupiranjem podataka (na primjeru izrade izvješća na temelju tablice učitelji uz grupiranje podataka po pozicijama).
Izvješća su dizajnirana za generiranje izlaznih dokumenata i ispis. Izvještaji su po svojim svojstvima i strukturi na mnogo načina slični obrascima. Njihova glavna razlika je u tome što se u izvješću prikazuju svi podaci te daju mogućnost grupiranja podataka prema različitim kriterijima. Izvješća, za razliku od obrazaca, mogu sadržavati posebne elemente dizajna tipične za ispis dokumenata: zaglavlja, podnožja, brojeve stranica itd.
Izvješća, baš kao i obrasci, mogu se izraditi pomoću Dizajnera izvješća ili Čarobnjaka za izvješća. Koristi se i automatsko izvješćivanje.
Redoslijed radnji prilikom generiranja izvješća pomoću čarobnjaka isti je kao i kod izrade obrasca. Postoje dva dodatna koraka: dodavanje razine grupiranja i postavljanje željenog redoslijeda sortiranja. Dodavanje razine grupiranja omogućuje vam prikaz zapisa grupiranih po odabranim poljima. Na primjer, ako postavite razinu grupiranja pomoću polja Položaj, zapisi će biti grupirani prema određenoj vrijednosti ovog polja. Access automatski razvrstava podatke prema poljima grupiranja, a unutar grupe također možete odrediti sortiranje prema bilo kojem od polja uključenih u grupu.
Za svaku od grupa, ako je potrebno, možete rezimirati. Da biste dobili ukupne vrijednosti za numerička polja, nakon dodavanja razine grupiranja, u dijaloškom okviru Izrada izvješća kliknite gumb Totals, a zatim odaberite potrebne funkcije za odgovarajuće numeričko polje. Kada odaberete funkciju zbroja (zbroj) za bilo koje polje, Access ne samo da će automatski izračunati zbroj vrijednosti za svaku grupu, već će i zbrojiti sve zapise odabranog polja. Program omogućuje izlaz i podataka (zapisa) i zbrojeva, i samo zbrojeva. Ako razina grupiranja nije postavljena, tada gumb "Ukupno" postaje nedostupan.
Iz načina prikaza, korisnik može kopirati izvješće kao zasebnu datoteku uređivača teksta Word ili proračunsku tablicu programa Excel. Da biste to učinili, kliknite na gumb "Veze na Office" koji se nalazi na alatnoj traci "Pregled".
Da biste izradili izvješće, morate otvoriti karticu "Izvješća" u prozoru baze podataka i kliknuti gumb "Kreiraj" na vrhu prozora baze podataka.
U prozoru "Novo izvješće" koji se pojavi odaberite stavku "Čarobnjak za izvješće" i navedite izvor podataka - tablicu ili upit (u našem slučaju to je zahtjev za podacima o narudžbi), kliknite gumb "U redu". Odaberite polja za izvješće iz dostupnih izvora, kao što smo to učinili prilikom izrade obrazaca i upita. Odaberite vrstu prikaza podataka, kliknite "Dalje". Dodajte razine grupiranja, kliknite "Dalje". Odaberite izgled izvješća. Stepwise se preporučuje jer zauzima manje prostora i vizualno predstavlja podatke (iako je to stvar ukusa). Kliknite gumb "Dalje". Odaberite stil izvješća i kliknite gumb Dalje. Unesite naziv za izvješće Sažetak sesije i kliknite gumb Završi. Izvješće će se pojaviti na ekranu. Može se vidjeti zumiranjem (klikom na list) i okretanjem stranica (na dnu ekrana). Također ga možete ispisati pokretanjem naredbe Datoteka, Pečat. Nakon dovršetka potrebnih operacija zatvorite prozor za pregled izvješća.
Izvješća su prikazana u prilogu.
izvješće je objekt baze podataka koji je dizajniran za prikaz informacija iz baza podataka, prvenstveno na pisaču. Izvješća vam omogućuju da odaberete informacije koje su vam potrebne iz baza podataka, uredite ih u obliku dokumenta i pregledate ih na ekranu prije ispisa. Izvor podataka za izvješće može biti tablica ili upit. Osim podataka dohvaćenih iz tablica, izvješće može prikazati izračunata polja, kao što su zbrojevi.
U nastavku su navedene vrste izvješća.
· Izvješće s jednim stupcem (po stupcu)- dugačak stupac teksta koji sadrži oznake polja, njihove vrijednosti iz svih zapisa tablica ili upita.
· Izvješće s više stupaca- Prelazi iz izvješća u jedan stupac i omogućuje prikaz podataka izvješća u nekoliko stupaca.
· Tablični izvještaj- izvješće u tabličnom obliku.
· Izvješće s grupiranjem i zbrajanjem podataka- stvara se iz tabelarnog izvješća kombiniranjem podataka u grupe s ukupnim brojem.
· Unakrsno izvješće- izgrađen je na temelju unakrsnih zahtjeva i sadrži zbirne podatke.
· Sastavljeno izvješće- izvješće koje ima složenu strukturu, uključujući jedno ili više izvješća.
· Izvješće dobiveno spajanjem dokumenata s Wordom(složeni dokument).
· Poštanske naljepnice- posebna vrsta izvješća s više stupaca dizajnirana za ispis naziva grupa i adresa.
· Izvješće o povezanoj tablici- izvješće koje vam omogućuje prikaz podataka iz nekoliko tablica koje imaju odnos jedan prema više.
Struktura izvješća. Izvješće se može sastojati od sljedećih odjeljaka.
· Naslov izvješća - Prikazuje se samo na prvoj stranici i definira visinu područja naslova izvješća, koje može sadržavati tekst, grafiku i druge kontrole.
Zaglavlje - prikazuje se na vrhu svake stranice; obično sadrži naslove stupaca.
· Naslov grupe - ispisuje se prije prvog zapisa uključenog u grupu; obično sadrži sažete podatke za zapise u grupi.
· Područje podataka - dizajnirano za prikaz zapisa izvora podataka izvješća.
· Područje grupnih bilješki - prikazuje se nakon obrade posljednjeg grupnog zapisa; obično sadrži sažete podatke za zapise u grupi.
· Podnožje - prikazuje se na dnu svake stranice; sadrži, na primjer, broj stranice izvješća, datum ispisa izvješća itd.
· Odjeljak za bilješke - prikazuje se samo na dnu zadnje stranice; Ovdje se nalaze polja s ukupnim vrijednostima za sve zapise uključene u izvješće. Izvješće se može izraditi pomoću čarobnjaka izvješća ili u prikazu dizajna. Obično se koriste obje metode. Čarobnjak za izvješće omogućuje vam da ubrzate proces izrade izvješća, rad u njemu se obavlja korak po korak u dijalogu s korisnikom. Možete izmijeniti izvješće koje je izradio čarobnjak u prikazu dizajna.
Odjeljak Područje podataka može sadržavati izračunata polja za prikaz vrijednosti izraza u izvješćima na temelju izvornih podataka.
U prikazu dizajna dostupna su svojstva izvješća kao što su sortiranje i grupiranje podataka, koja se nalaze na alatnoj traci Dizajnera izvješća i obrasca. U dijaloškom okviru Sortiranje i grupiranje možete definirati polje ili izraz po kojem će se podaci grupirati, a također možete sortirati grupirane podatke uzlaznim ili silaznim redoslijedom. Access 2000 vam omogućuje grupiranje podataka na dva načina - po kategorijama i. rasponom vrijednosti, koje mogu biti brojčane ili abecedne.