Калькулятор отпускных производит расчет по правилам ст. 139 ТК РФ и , утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Как работать с калькулятором:
- Для расчета отпускных (компенсации) необходимо выяснить расчетный период. По умолчанию предлагается расчетный период в 12 месяцев, предшествующих дате начала отпуска (или увольнения). Правила выбора расчетного периода указаны в постановлении Правительства .
- Если в расчетном периоде есть периоды, которые надо исключить при подсчете среднего заработка (например, сотрудник был на больничном или в командировке), вы указываете количество календарных дней исключений в графе «исключаемые дни». При этом в графе Зарплата должна быть указана сумма заработной платы и других начислений за отработанное в этом месяце время. Какие периоды исключаются при подсчете среднего заработка также можно найти в постановлении Правительства .
- Если в расчетном периоде на предприятии повышались должностные оклады (тарифные ставки) всем работникам предприятия, необходимо применять коэффициент индексации. Коэффициент высчитывается путем деления нового оклада (тарифной ставки) на старый оклад (тарифную ставку). Например, оклад повысился с 15000 до 18000 рублей, коэффициент составит 18000/15000 = 1,2. Коэффициент проставляется в месяцах, предшествующих месяцу повышения окладов.
Право применять коэффициент возникает только в том случае, если оклады и тарифные ставки повысились всем сотрудникам без исключения. Если хотя бы одному сотруднику не повысили, применять коэффициент нельзя. - Если сотрудник работал только в месяце ухода в отпуск, необходимо в строку «Заработная плата» внести сумму начисленного заработка за отработанные дни в этом месяце.
- Если сотрудник не отработал ни одного дня перед отпуском, для расчета отпускных необходимо указать установленный работнику оклад (тарифную ставку).
Механизм расчета:
Средний заработок за полностью отработанный период высчитывается путем деления суммы дохода за расчетный период на количество месяцев в расчетном периоде умноженное на среднемесячное число календарных дней (сейчас установлено равным 29.3; до 02.04.2014 применялось значение 29.4).
- Расчет отпускных производится путем умножения среднедневного заработка на количество дней отпуска. Обратите внимание, что считаются календарные дни отпуска включая выходные (но без учета праздничных дней). Для расчета количества календарных дней отпуска рекомендуем пользоваться .
Каким образом начисляются отпускные? Когда, по мнению бухгалтера, лучше всего идти в отпуск?
Данная информация будет полезной для слушателей курсов переподготовки и повышения квалификации по направлениям:
- Охрана труда на предприятии
Количество отпускных дней
Любой гражданин России, который трудится, имеет право на отдых в виде отпуска. За один год трудовой деятельности на предприятии работнику полагается 28 дней отпуска (Трудовой кодекс статья 115).
Для определённой категории профессий и должностей предусмотрен удлинённый отпуск. Например, согласно Постановлению Правительства РФ от 14.05.2015 года №466 для педагогических работников предусмотрены от 42 до 56 отпускных дней (скачать Постановление 466 с изменениями от 7 апреля 2017 г.)
Удлинённый отпуск для медицинских работников регламентируется постановлениями Правительства РФ №482 и №1588. Например, врачи-психиатры и их персонал, а также сестра хозяйка, принимающая непосредственное участи в уходе за больными имеют право на дополнительные 35 дней отдыха, старшая медсестра - 28 доп. дней, а врачи фтизиатры, а также лаборанты всех уровней – 21 день. Другие медработники – дополнительные две недели.
Расчёт отпускных дней
Проработав полгода в организации, работник имеет право взять отпуск за отработанные дни. Расчёт отпускных дней производится по схеме:
1 отработанный месяц = 2,33 дням отпуска . Спустя полгода работы появляется 14 дней отдыха.
Отпускные дни попадают на праздники
В счет отпуска не учитываются праздничные дни. Например, если ваш отпуск попал на январские праздничные дни, то эти дни не будут учитываться как отпускные. Соответственно, эти дни не оплачиваются. С одной стороны, это плюс – у Вас появился еще один дополнительный день отдыха. С другой стороны – вы за него не получите отпускных. То есть с финансовой точки зрения – это минус. Приходится выбирать: отдыхать дольше и получить меньше.
Отпуск – не только право, но и обязанность
Те дни, которые вы не использовали, копятся, но не более 2 лет.
В свою очередь организацию могут оштрафовать, если обнаружится, что сотрудник не был в отпуске более 2 лет (ст. 124 ТК РФ и ст. 5.27 КоАП РФ). Сотрудники не вправе отказываться от отпуска, такое поведение является нарушением внутреннего трудового распорядка (ст.192 ТК РФ). В таком случае полагается дисциплинарное взыскание и даже увольнение.
Расчет отпускных при увольнении
В некоторых случаях работодатель компенсирует работнику неиспользованные дни отпуска работодатель вправе компенсировать в денежном эквиваленте.
Удержание суммы за использованный отпуск при увольнении
Сотрудникам, которые отработали первые полгода, взяли отпуск в количестве 28 дней, а потом уволились, будет сделан перерасчет в результате чего бухгалтерия удержит часть выплат. По закону удержать можно не более 20% от выплачиваемой при увольнении зарплаты. Если они не покрывают долг, остаток можно получить, только если работник согласится вернуть его добровольно.
Компенсация за неиспользованный удлинённый отпуск
Работники, у которых имеется право на удлиненный отпуск, могут воспользоваться правом получить денежную компенсацию за не использованный отпуск. Деньгами можно компенсировать все дни, что превышают 28 обязательных дней.
Как считают отпускные
Выплаты отпускных производятся не позже чем за три дня до отпуска. Здесь учитываются выходные, праздничные и рабочие дни. При задержках работодатель должен попросить у работника согласие на получение отпускных с задержкой на банковскую карту.
Для расчёта отпускных высчитывается средний дневной заработок - СДЗ. Эту сумму дохода за 1 год делят на 12 частей-месяцев и на 29,3. Последняя цифра отражает среднее количество дней в месяце. Полученную сумму умножают на количество дней отпуска.
Что входит в расчет среднего дневного заработка?
Правила расчетов отпускных регулируются положениями 139 статьи ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней зарплаты №922.
В годовой заработок не входят такие дни работы, где работник получает не обычную зарплату, а средний заработок. К ним относятся:
- отпуск,
- больничные,
- командировки и др.
Расчет отпускных и зарплаты
По факту сумма отпускных всегда меньше, чем сама зарплата. Все потому, что эти две части считают по-разному.
Расчет зарплаты:
Оклад делится на количество рабочих дней в месяце и умножается на количество отработанных дней. Допустим, что в этом месяце 23 рабочих дня, а в другом месяце - 20 дней. В итоге, получается, что 1 рабочий день более короткого месяца будет стоить дороже, чем в длинном. Заметим, здесь идёт речь об окладах работников. Его размер указан в трудовом договоре, и при расчетах среднего дневного заработка именно он принимается во внимание. То есть для компаний, где принята серая схема оплаты труда, уходить в отпуск не очень выгодно.
Расчет отпускных:
Как мы уже упомянули, отпускные высчитываются на основе расчета среднего дневного заработка. И здесь учитываются все календарные дни, включая выходные. В итоге получается, что 1 день отпуска стоит дешевле, чем 1 рабочий день.
Когда отпуск приходится только на рабочие дни - например, понедельник, вторник и среду, - то за эти три дня человек получает три СДЗ. А из его зарплаты вычитают три рабочих дня, которые, как правило, стоят дороже.
Чтобы брать отпуск было выгоднее, захватите в его счет выходные: они не отнимают рабочих дней из зарплаты, но входят в расчет отпускных. Так, вопреки стереотипам, брать оплачиваемый отпуск в мае между праздниками выгодно, если в отпуск входят выходные дни. А вот в конце месяца ситуация меняется: отпуск в последние недели мая ударит по кошельку.
В каких случаях отпускные будут гораздо меньше?
- если сотрудник был в декрете, на больничном, в командировке, в отпуске, участвовал в днях сдачи крови;
- когда в течение года было повышение зарплаты;
- в течение года не было премий;
- в месяце есть праздничные дни.
Существует множество нюансов при определении отпускных, начиная от учета премий, больничных, командировок и заканчивая тем, какие дни необходимо учитывать. Рассмотрим на примерах порядок оплаты за полагающийся отдых.
В целом порядок расчета отпускных несложен. Отпускные рассчитывают исходя из среднего дневного заработка сотрудника. и постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 (далее - Постановление) определяют порядок их расчета.
Расчетным периодом для определения отпускных считаются 12 полных календарных месяцев, предшествующих тому месяцу, в котором начинается отпуск.
Для расчета среднего заработка необходимо сложить заработную плату за последние 12 календарных месяцев, которую затем разделить на 12 и на 29,4 (число календарных дней, приходящихся на расчетный период). Тогда отпускные рассчитываются по формуле:
Сумма отпускных = Средний дневной заработок х Количество календарных дней отпуска
Пример 1
Менеджер Р.Л. Сомов работает в ООО «Астра». Сумма выплат за год составила 540 000 руб. Предположим, что он взял отпуск на 21 день. В таком случае расчет среднедневной заработной платы составит:
540 000 руб. : 12: 29,4 = 1530,6 руб.
Определяем сумму отпускных:
1530,6 руб. х 21 = 32 142,8 руб.
Напомним, что для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). Также суммы, учитываемые при расчете отпускных, указаны в пункте 2 Постановления. Это помимо заработной платы, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам и иных видов выплат у работодателя.
Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (дивиденды, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.).
Учет премий при расчете отпускных
Если компания выплачивает премии, существует особый порядок сумм. Все зависит от того, какие премии выплачивает организация: ежемесячные, квартальные, годовые.
Ежемесячные премии, которые начисляются вместе с заработной платой, учитываются полностью. При этом если, к примеру, премии установлены за достижение каких-либо показателей, то в расчетном периоде они принимаются к учету в однократном размере при достижении такого показателя.
Что касается квартальных премий, определено: если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного периода, то учитывать их нужно в фактически начисленных суммах. Если же начислены за период, превышающий расчетный, то их нужно учесть только в месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.
Если период отработан не полностью, премию нужно включить в расчет пропорционально отработанному времени. Исключение составляют вознаграждения, которые выплачены с учетом фактически отработанного времени.
Пример 2
Начальник отдела продаж ООО «Астра» И.Д. Данилина собирается в отпуск на 10 дней с 18 июля 2012 года. Расчетный период год (с июля 2011 года по июнь 2012 года). Сумма доходов за год составила 780 000 руб. В апреле 2012 года Данилина была на больничном 14 дней. По итогам 2011 года она получила премию в размере 150 000 руб.
Так как премия выплачена по итогам года, но в апреле сотрудник находился на больничном, то ее необходимо скорректировать пропорционально отработанным дням:
(365 - 14) : 365 = 0,96164;
150 000 руб. х 0,96164 = 144 246,57 руб.
Общая сумма доходов, учитываемых для расчета отпускных, составит:
780 000 + 144 246,57 = 924 246,57 руб.
Расчетный период составит:
29,4 х 11 + 29,4: 30 х (30 - 14) = 323,4 + 15,68 = 339,08.
Определяем средний дневной заработок:
924 246,57 руб. : 339,08 = 2725,75 руб.
Отпускные составят:
2725,75 руб. х 10 = 27 257,5 руб.
Определяем расчетный период
При любом режиме работы расчет средней зарплаты работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного времени за 12 последних календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).
Однако в действительности редко когда сотрудник полностью отработал расчетный период. Скорее всего, он отправлялся в командировку, брал отпуск за свой счет - такие суммы учитывать при расчете отпускных не нужно.
При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме перерывов для кормления ребенка;
б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или и родам;
в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
В формуле приведен порядок расчета отпускных, если сотрудник отработал полностью расчетный период. Она выглядит следующим образом:
Количество месяцев расчетного периода, которые отработаны полностью х 29,4
Если один из месяцев расчетного периода отработан не полностью, то количество календарных дней расчетного периода определяют по-другому:
29,4: Количество дней в месяцах, которые не полностью отработаны х Количество календарных дней в этом месяце, приходящееся на отработанное время
Общее количество календарных дней в расчетном периоде = Количество дней в месяцах, которые отработаны не полностью + Количество дней в месяцах, которые отработаны полностью
Пример 3
Начальник отдела продаж О.Л. Скобелев организации «Астра» в июне 2012 года оправился в отпуск на 14 дней. Расчет отпускных будет выглядеть следующим образом.
Расчетный период в организации - 12 месяцев. Значит, в расчет принимается время работы с мая 2012 года по июнь 2011 года. Оклад Скобелева составляет 60 000 руб. в месяц. В течение года он не получал премий. Заработная плата не повышалась и не индексировалась.
В апреле 2012 года сотрудник был в трехдневной командировке. В январе 2012 года находился на больничном 6 дней. В августе 2011 года Скобелев был в оплачиваемом отпуске 10 дней.
Для наглядности построим таблицу:
Месяц расчетного периода | Количество календарных дней в расчетном периоде | Количество фактических календарных дней, которые отработал сотрудник |
Май 2012 года | ||
Апрель 2012 года | ||
Март 2012 года | ||
Февраль 2012 года | ||
Январь 2012 года | ||
Декабрь 2011 года | ||
Ноябрь 2011 года | ||
Октябрь 2011 года | ||
Сентябрь 2011 года | ||
Август 2011 года | ||
Июль 2011 года | ||
Июнь 2011 года |
Общая сумма выплат за расчетный период составила
Поскольку Скобелев отработал 9 месяцев полностью, то количество календарных дней, учитываемых при исчислении отпускных, составит:
в апреле: 29,4: 30 х 18 = 17,64;
в январе: 29,4: 31 х 10 = 9,48;
в августе: 29,4: 31 х 13 = 12,33.
Общее количество дней в расчетном периоде составит:
264,6 + 17,64 + 9,48 + 12,33 = 304,05. Определим средний дневной заработок: 662 842 руб. : 304,05 = 2180,04 руб. Отпускные полагаются в следующей сумме: 2180,04 руб. х 14 = 30 520,6 руб.
Период, включаемый в отпуск
Предоставление отпуска нужно отразить в личной карточке по форме (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В нее вносятся сведения о виде отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы), период работы сотрудника, количество календарных дней отпуска, дата его начала и окончания. Знакомить сотрудника с внесенными сведениями не нужно.
В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы и , утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) во время отсутствия сотрудника дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».
Бухгалтерский учет отпускных
С 2011 года все организации, за исключением малых - эмитентов публично размещаемых ценных бумаг, обязали формировать резерв на выплату отпускных. Теперь он признается оценочным обязательством, так как, создавая его, необходимо учитывать требования «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (утв. приказом Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 167н, далее - ПБУ 8/2010). Данную позицию подтверждает также письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-0206/107. Однако для того, чтобы признать его в качестве такового, одновременно должны быть соблюдены следующие условия:
- у организации существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий ее хозяйственной жизни, исполнения которой организация не может избежать;
- в результате ее исполнения вероятно уменьшение экономических выгод;
- можно обоснованно оценить величину оценочного обязательства.
Оценочное обязательство по отпускам определяется на основании утвержденного на начало года графика отпусков. По нему можно оценить, какие затраты будут произведены на выплату отпускных сумм сотрудникам, порядок их предоставления, а также размер среднего заработка работников.
Нужно знать
В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях.
К сожалению, в ПБУ 8/2010 не содержится конкретного порядка расчета ежемесячных отчислений в резерв. Поэтому вам предстоит разработать его самим, а выбранный способ закрепить в учетной политике компании.
В бухгалтерском учете оценочные обязательства отражаются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н).
Величина оценочного обязательства относится на расходы по обычным видам деятельности или на прочие расходы либо включается в стоимость актива и отражается по дебету счета 20 (23, 25, 26 и др.).
Для начисления страховых взносов используются счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
Если величина накопленного резерва меньше суммы начисленных отпускных, разница отражается по дебету счетов для учета затрат (счета 20, 25, 26, 44 и др.).
Проводки в бухгалтерском учете будут выглядеть следующим образом:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 96
Начислен резерв на оплату отпусков работникам.
При начислении отпускных за счет созданного резерва сделайте записи:
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70
Начислены отпускные работникам организации;
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69-1, 69-2, 69-3
Начислены страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Если по окончании текущего года в резерве остались неизрасходованные суммы, то их необходимо сторнировать. Для этого сделайте в учете запись:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 44...) КРЕДИТ 96
Сторнирована сумма неиспользованного резерва.
Налоговый учет
Расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска (отпускные выплаты):
- учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (). Причем учитываются они на дату начисления ();
- облагаются НДФЛ (). Поскольку отпускные признаются доходом работника и включаются в налоговую базу по НДФЛ;
- облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование;
- облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20-1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт
Работа с кадрами на предприятии
Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Многие россияне уже сейчас начинают задумываться о том, где и как проведут весенние праздники и вовсю планируют летний отпуск. Вместе с этим особую актуальность приобретает и вопрос о выплате отпускных. Данный материал посвящен порядку расчета отпускных.
Размер и способ расчета отпускных зависит от того, сколько вы проработали на данном месте работы, какие дополнительные премии и выплаты вы получали, брали ли вы больничный в течение расчетного периода и т.д. За расчетный период берут 12 месяцев, предшествующих наступающему месяцу ухода в официальный отпуск.
Расчет отпускных
1. В случае полностью отработанного расчетного периода
На практике встречается нечасто, но всё-таки считается базовой формулой для расчета среднедневного заработка (СДЗ)
СДЗ=ЗП / (12мес*29,4)
ЗП – зарплата, полученная за полный расчетный период (12 месяцев)
12мес. – количество месяцев в расчетном периоде
29,4 – среднее количество дней в одном месяце.
Важно! 2 апреля 2014 года в Трудовой Кодекс были внесены поправки, которые и сейчас остаются актуальными: среднемесячное число календарных дней равно 29,3.
Например, зарплата сотрудника составляет 45 000 рублей в месяц
СДЗ= 45 000*12/(12*29.3)= 1 537.1
Если отпуск составляет 14 дней, то отпускные будут равны 21 520 рублей.
Важно отметить, что в данном примере мы не учли, что сотрудник мог брать больничный, ездить в командировки, что не учитывается при расчете отпускных, или получать премии и вознаграждения, которые включены в систему оплаты труда и, соответственно, входят в общий размер заработной платы за расчетный период.
2. Рассмотрим пример расчета отпускных, когда сотрудник некоторое время в ходе расчетного периода находился на больничном
Сотрудник должен уйти в отпуск в феврале 2018 года на 14 дней. В январе текущего года он болел с 15 по 23 число (9 дней). Начисленная ему зарплата за расчетный период = 495 000 рублей за 11 полных месяцев и 45000*7/22=14 318,18 за месяц, когда сотрудник болел. То есть за весь расчетный период заработная плата сотрудника составила 509 318,18.
Определим, сколько сотруднику должны начислить отпускных.
Расчет за неполный месяц дней
ОД=30-9=21 день
КНМ=29,3/30*21=20,51 дней
Расчет отпуска
СДЗ=509 318,18/(11*29,3+20,51)= 1 485,7 рублей
Сумма отпускных=14*1485,7 =20 800 рублей
Как видно из примера, отпускные сотрудника, бравшего больничный незначительно меньше, чем отпускные сотрудника, отработавшего весь период без листа временной нетрудоспособности. Аналогично, если сотрудник получал дополнительные премии, выплаты (кроме социальных пособий), которые входят в систему оплаты труда, его отпускные будут больше.
В соответствии с ТК РФ, в расчетный период не включается время (даже при получении заработка), в случае наличия в этот период:
- отпускных средств;
- организованных забастовок;
- командировочных выплат;
- пособий по нетрудоспособности;
- пособий в связи с родами или беременностью;
- простоев.
Выплаты, включаемые в расчет отпускных
- суммарный объём вознаграждений и выплат, выданных отработанный расчетный период;
- при определении среднего дохода в расчет не включают;
- компенсации и выплаты социального характера: оплата проезда, материальная помощь, деньги, полученные от учебных заведений;
- премии, официальные не включенные в систему оплаты работы;
- проценты, полученные от вкладов или дивиденды от акций, кредиты.
3. При не полностью отработанном расчетном периоде
Расчет среднедневного заработка (СДЗ) производится по такой формуле:
СДЗ = ЗП / (КПМ*29,3 + ∑КНМ)
КПМ – полное число месяцев, отработанных сотрудником
∑КНМ – суммарное число календарных дней в месяцах, отработанных не полностью
КНМ = 29,3/КД * ОД
КД – общее количество календарных дней в месяце (например, в январе 31, а в феврале 28)
ОД – общее число календарных дней, которые были отработаны.
Все остальное рассчитывается по тем же формулам, что и в предыдущих примерах.