يعد فرز البيانات في Excel ميزة مفيدة جدًا، ولكن يجب استخدامها بحذر. إذا كان الجدول الكبير يحتوي على صيغ ودوال معقدة، فمن الأفضل إجراء عملية الفرز على نسخة من هذا الجدول.

أولاً، في الصيغ والوظائف قد يتم انتهاك الاستهداف في الروابط ومن ثم ستكون نتائج حساباتها خاطئة. ثانيًا، بعد الفرز المتكرر، يمكنك خلط بيانات الجدول بحيث يكون من الصعب العودة إلى شكلها الأصلي. ثالثا، إذا كان الجدول يحتوي على خلايا مدمجة، فيجب عليك فصلها بعناية، لأن هذا التنسيق غير مقبول للفرز.

فرز البيانات في Excel

ما الأدوات التي يستخدمها Excel لفرز البيانات؟ لإعطاء إجابة كاملة على هذا السؤال، دعونا نفكر فيه باستخدام أمثلة محددة.

إعداد جدول لفرز البيانات بشكل صحيح وآمن:

الآن لا يحتوي جدولنا على صيغ، ولكن فقط نتائج حساباتها. يتم أيضًا قطع اتصال الخلايا المدمجة. كل ما تبقى هو إزالة النص الزائد في العناوين ويصبح الجدول جاهزًا للفرز الآمن.

لفرز جدول بأكمله بناءً على عمود واحد، قم بما يلي:

البيانات مرتبة في جميع أنحاء الجدول بالنسبة لعمود "صافي الربح".

كيفية فرز عمود في إكسيل

لنقم الآن بفرز عمود واحد فقط دون الرجوع إلى الأعمدة الأخرى والجدول بأكمله:

يتم فرز العمود بشكل مستقل عن الأعمدة الأخرى في الجدول.

فرز حسب لون الخلية في Excel

عندما نقوم بنسخ جدول إلى ورقة منفصلة، ​​فإننا ننقل قيمه فقط باستخدام لصق خاص. لكن إمكانيات الفرز تسمح لنا بالفرز ليس حسب القيم فحسب، بل حتى حسب ألوان الخطوط أو ألوان الخلايا. لذلك، نحتاج أيضًا إلى نقل تنسيقات البيانات. لهذا:

تحتوي نسخة الجدول الآن على القيم والتنسيقات. دعونا فرز حسب اللون:

1. حدد الجدول وحدد أداة "البيانات" - "الفرز".
2. في خيارات الفرز، حدد مرة أخرى المربع "تحتوي بياناتي على عناوين الأعمدة" وأشر إلى: "العمود" - صافي الربح؛ "الفرز" - لون الخلية؛ "الطلب" - أحمر، في الأعلى. وانقر فوق موافق.

في الأعلى لدينا الآن أسوأ أرقام صافي الربح أداءً.

ملحوظة. ثم يمكنك تحديد النطاق A4:F12 في هذا الجدول وتكرار الخطوة الثانية من هذا القسم، فقط حدد اللون الوردي في الأعلى. وبالتالي، فإن الخلايا ذات اللون سوف تذهب أولا، ثم العادية.

إذا كنت بحاجة إلى العثور على قيمة محددة في جدول، فمن الأفضل القيام بذلك في البيانات التي تم فرزها. بعد ذلك، سننظر في كيفية فرز جدول في Excel حسب الترتيب التنازلي أو التصاعدي، ولون النص أو الخلية، والمزيد.

لفرز الجداول في Excel، استخدم عنصر القائمة "الفرز والتصفية"في علامة التبويب الصفحة الرئيسية. إن أبسط فرز في جدول Excel هو الترتيب التصاعدي أو التنازلي، والذي يمكن تطبيقه على كل من القيم النصية والقيم الرقمية.

للفرز الصحيح، يجب أن يكون لجميع الخلايا التي يتم فرزها نفس التنسيق، على سبيل المثال، يجب أن تكون جميع الخلايا التي تحتوي على أرقام بتنسيق رقمي. كما يجب ألا تكون هناك مسافات إضافية قبل القيم ويجب ألا تكون هناك صفوف أو أعمدة مخفية في النطاق المفرز.

يبدأ فرز القيم في جدول Excel بتحديد العمود المراد فرزه. يكفي وضع المؤشر في الخلية الأولى من العمود. في مثالنا، حدد الخلية الأولى من العمود الثاني واختر من القائمة "الفرز والتصفية"، وتشير "فرز تصاعدي".

ونتيجة لفرز البيانات في الجدول، يتم ترتيب القيم الموجودة في الجدول الثاني ترتيبا تصاعديا، ولكن تبقى الخلية الأولى في مكانها. وذلك لأنه افتراضيًا يعتبر الصف الأول في الجدول رؤوسًا، أي. أسماء الأعمدة، ولم يتم فرزها.

يتوسع نطاق البيانات التي تم فرزها تلقائيًا، على سبيل المثال. يقوم Excel تلقائيًا بتحديد الجدول بأكمله وفرز البيانات في صفوف وفقًا للعمود المحدد. إذا قمت بتحديد كافة الخلايا في العمود الذي تريد فرزه وتحديد الفرز التصاعدي أو التنازلي، فسيعرض Excel رسالة تطلب منك تحديد خيار الفرز. سيكون الخيار متاحا "توسيع النطاق المحدد تلقائيًا"، والذي سيحدد الجدول بأكمله، و "الفرز ضمن التحديد المحدد"، والذي سيسمح لك بفرز العمود المحدد فقط دون التأثير على البيانات الموجودة في الأعمدة المجاورة. في هذه الحالة، لن يتم أخذ الخلية الأولى في الاعتبار مرة أخرى عند الفرز.

لفرز الجداول في Excel بالكامل حسب جميع الخلايا المحددة، يجب عليك الذهاب إلى القائمة "الفرز والتصفية"حدد العنصر "الفرز المخصص...".

في هذه الحالة، سنرى على الفور أي جزء من الجدول يختاره Excel لمزيد من الفرز.

لتحديد منطقة البيانات بأكملها، في النافذة التي تظهر، "فرز"قم بإزالة علامة الاختيار من العنصر "بياناتي تحتوي على رؤوس".

الآن في هذه النافذة يمكنك تكوين فرز بياناتنا. في العمود الأول "عمود"في النسق "ترتيب حسب"حدد العمود الذي تريد فرز البيانات فيه. في العمود الثاني "فرز"يجب عليك تحديد الشرط الذي سيتم من خلاله إجراء الفرز. خيارات متاحه "قيم", "لون الخلية", "لون الخط"و "رمز الخلية". في حالتنا، سوف نقوم بفرز القيم. حسنا، في العمود الأخير "طلب"يمكنك تحديد ترتيب فرز القيم "تصاعدي", "تنازلي"و "قائمة مخصصة". دعونا نختار بترتيب تصاعدي. ونتيجة لذلك، يتم فرز قيم العمود الأوسط.

يمكنك أيضًا تخصيص فرز عمود فردي. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تكوين عدة مستويات فرز في Excel. على سبيل المثال، لنفرز العمود الأول بترتيب تصاعدي، ثم نفرز نتيجة فرز العمود الثاني بترتيب تصاعدي. وسوف نقوم بفرز العمود الثالث الأخير أولاً حسب لون الخلية، ثم حسب لون الخط. لإضافة مستوى جديد تحتاج إلى في النافذة "فرز"اضغط الزر "إضافة مستوى"، وترتيب المستويات مهم.

يعد الفرز ميزة مهمة جدًا في Excel. يستخدمه المستخدمون ذوو الخبرة على أكمل وجه، أما بالنسبة للمبتدئين، فربما لا يدرك الجميع عدد الفرص التي يخسرونها. باختصار، تتيح لك هذه الوظيفة فرز البيانات في جدول وفقًا لمعايير معينة.

والحقيقة هي أن الجداول الكبيرة تستخدم الكثير من البيانات، الأمر الذي قد يكون مربكًا. لمنع حدوث ذلك، من المنطقي ترتيب جميع المعلومات بالترتيب الذي تحتاجه، إذا جاز التعبير، قم بفرزها على الرفوف. الفرز هو أيضا مريح للغاية. أقترح مناقشة مسألة كيفية فرز البيانات في جدول Excel بمزيد من التفاصيل.

أنواع الفرز

اسمحوا لي أن أبدأ بالقول إن هناك معايير مختلفة يمكن فرز البيانات وفقًا لها. على وجه الخصوص، يتم تمييز ما يلي:

1. الفرز من الألف إلى الياء. باستخدام هذا النوع، يمكنك فرز البيانات بترتيب تصاعدي.
2. الفرز من Z إلى A يعني، وفقًا لذلك، فرز البيانات بترتيب تنازلي.
3. الترتيب حسب أشهر وأيام الأسبوع.
4. فرز حسب التنسيق. هذه النكهة متوفرة في Excel 2007 والإصدارات الأحدث. يعد تنوع الفرز هذا ذا صلة إذا تم تنسيق نطاق من الخلايا باستخدام لون الخط أو تعبئة الخلية أو مجموعة من الرموز. نظرًا لأن الخط ولون التعبئة لهما رمز خاص بهما، فهذا ما يستخدمه البرنامج عند فرز التنسيقات.

كيفية فرز البيانات

أما بالنسبة لكيفية فرز المعلومات في جدول إكسل، فالوضع هو كما يلي. تحتاج إلى تحديد الجدول وفي علامة التبويب "البيانات"، انقر فوق الزر "فرز". بعد ذلك، سيتم فتح نافذة جديدة تحتاج فيها إلى تحديد عمود الفرز وكذلك تحديد ترتيب الفرز. إذا لم تكن بحاجة إلى فرز البيانات بترتيب تصاعدي أو تنازلي، فانقر فوق "قائمة مخصصة".

تم الآن فتح مربع حوار جديد يمكنك من خلاله تحديد قائمة بأيام الأسبوع أو الأشهر (أي هذه هي المعلمات التي يستخدمها المستخدم غالبًا لترتيب البيانات).

إذا كانت القائمة التي تحتاجها غير موجودة في القائمة، فيمكنك إنشاء القائمة الخاصة بك. للقيام بذلك، انقر على سطر "قائمة جديدة" وأدخل عناصر القائمة المقترحة يدويًا، ثم انقر على "إضافة". يرجى ملاحظة أنه سيتم حفظ القائمة التي قمت بإنشائها ويمكنك استخدامها مرة أخرى في المرة القادمة.

كما ترون، تتيح لك هذه الوظيفة الفرز ليس فقط حسب معايير بسيطة، مثل الترتيب الأبجدي والأرقام التصاعدية وما إلى ذلك، ولكن أيضًا تعيين معايير الفرز الخاصة بك. على وجه الخصوص، يمكنك استخدام الرتب والمناصب العسكرية وبعض السلع التي تحدد قيمتها وأهميتها بمفردك، وما إلى ذلك.

فيديو للمساعدة

قبل تنظيم (فرز) الأرقام في برنامج Excel، عليك التأكد من أنها مكتوبة جميعًا بالتنسيق المطلوب. وإلا، فقد تكون النتيجة إما غير صحيحة، أو لن يكون الأمر الذي يسمح لك بتنفيذ الطلب متاحًا.

التنسيقات التي تسمح لك بالفرز بترتيب تصاعدي وتنازلي: عام، رقمي، مالي، نقدي.

يمكنك التحقق من تنسيق الخلية على النحو التالي: انقر بزر الماوس الأيمن على النطاق المطلوب وحدد أمر "تنسيق الخلايا" في قائمة السياق التي تظهر.

الطريقة الأولى لترتيب الأرقام تصاعديا في برنامج Excel

يحتوي جدول المصدر على: اسم الموظف الكامل ومنصبه ومدة خدمته.

ويشترط ترتيب البيانات حسب مدة الخدمة - من الأقل إلى الأكثر.

للقيام بذلك، تحتاج إلى تحديد نطاق من الأرقام التي تحتاج إلى فرزها. في حالتنا، سيكون هذا هو النطاق D3:D8.

قد يتم إصدار تحذير في حالة وجود بيانات بالقرب من النطاق المحدد. من بين الإجراءات المقترحة، تحتاج إلى تحديد "الفرز ضمن التحديد المحدد" والنقر على زر "الفرز".

ونتيجة لذلك، سيتم ترتيب البيانات، وسيتم عرض الموظف صاحب الخبرة العملية الأقصر في المقام الأول.

الطريقة الثانية لترتيب الأرقام تصاعديا في برنامج Excel

ستكون الخطوة الأولى هي نفسها كما في الطريقة الأولى - تحتاج إلى تحديد نطاق الأرقام التي تريد فرزها.

ثم على شريط الأدوات في قسم "الصفحة الرئيسية"، انقر فوق الزر "فرز وتصفية". ستظهر قائمة فرعية تحتاج فيها إلى تحديد أمر "الفرز من الحد الأدنى إلى الحد الأقصى".

سيسمح لك هذا الأمر بفرز الأرقام بترتيب تصاعدي.

حتى المبتدئين يمكنهم فرز البيانات في Excel. من الصعب عدم ملاحظة وجود ثلاثة أزرار على الشريط مرة واحدة.

لكن في بعض الأحيان يسألون عن كيفية فرز البيانات في جدول Excel حسب الأعمدة واللون وما إلى ذلك. يمكن حل كل هذه المهام بسهولة في Excel.

فرز حسب أعمدة متعددة في Excel

يمكنك فرز الصفوف في Excel حسب أعمدة متعددة في نفس الوقت. في هذه الحالة، يتم فرز العمود الأول المحدد. ثم يتم فرز تلك الصفوف التي تتكرر فيها الخلايا الموجودة في العمود الذي تم فرزه حسب العمود المحدد الثاني، وهكذا. وبالتالي، يمكن تنظيم تقرير المبيعات أولاً حسب المنطقة، ثم داخل كل منطقة حسب المدير، ثم داخل منطقة واحدة ومدير حسب مجموعة المنتجات.

بعد تحديد خلية واحدة أو الجدول بأكمله، قم باستدعاء أمر الفرز الموجود على الشريط. إذا لزم الأمر، حدد المربع تحتوي بياناتي على رؤوسوإضافة العدد المطلوب من المستويات.

فرز حسب القائمة الخاصة بك

يعرف معظم المستخدمين كيفية فرز الصفوف في Excel حسب الأرقام الأبجدية أو التصاعدية. لكن في بعض الأحيان تحتاج إلى ترتيب الأسطر بترتيب معين، وهو ما لا يتوافق بالضرورة مع الأبجدية أو التسلسل التصاعدي. يمكن أن يكون هذا تسلسلًا هرميًا للعناصر والمدن والبلدان في تسلسل مناسب، وما إلى ذلك. بشكل عام، شيء له منطقه الخاص.

إن أبسط طريقة (وبالتالي تستحق الاهتمام) هي وضع الأرقام في عمود بجوار بعضها البعض وفقًا للترتيب المطلوب للصفوف، ثم فرز الجدول حسب هذا العمود.

هذه الطريقة جيدة، ولكنها تتطلب إنشاء عمود مؤقت إضافي. إذا تكررت العملية بشكل متكرر، فسوف يستغرق الأمر بعض الوقت. إذا كان عليك فرز نفس البيانات، فيمكنك إنشاء قائمة خاصة، على أساسها سيتم الفرز بعد ذلك. هذه هي نفس القائمة المستخدمة في .

لنذهب إلى ملف - خيارات - متقدم - عام - تحرير القوائم ...

نقوم هنا بإنشاء قائمة يدويًا أو استيرادها مرتبة بالترتيب المطلوب.

الآن في نافذة الفرز في الميدان طلببحاجة للاختيار قائمة مخصصة...

وفي النافذة التالية، حدد القائمة المطلوبة.

يمكن أيضًا استخدام القائمة التي تم إنشاؤها في ملفات Excel الأخرى.

فرز في Excel حسب لون الخلية والخط والرمز

في إعدادات الفرز، لديك أيضًا خيار استخدام لون الخلية والخط والرمز (من ). إذا كنت تستخدم التعبئة لتنسيق الخلايا الفردية (على سبيل المثال، للإشارة إلى المنتجات أو العملاء الذين يعانون من مشكلات)، فيمكن بسهولة إحضارها إلى أعلى الجدول باستخدام الفرز.

الفرز حسب الأعمدة

يمكنك أيضًا الفرز حسب الأعمدة في Excel. للقيام بذلك، حدد الجدول مع أسماء الأعمدة. ثم في نافذة الفرز، انقر أولا خياراتوقم بتشغيل المفتاح أعمدة النطاق.

الإعدادات التالية معتادة: اضبط الخط (!) والنظام. الشيء الوحيد هو أنه لا يمكنك الآن استخدام أسماء الصفوف (عن طريق القياس مع أسماء الأعمدة)، وستكون هناك أرقام فقط.

فرز المجاميع الفرعية

لدى Excel أداة مثل المجاميع الفرعية. باختصار، هناك حاجة لإنشاء مجاميع فرعية تلقائيًا ضمن مجموعة من الخلايا المتجانسة بطريقة ما.