Метод учета подобных документов обязателен для различных бюджетных учреждений, предоставляющих различные услуги покупателям. Многие и на сегодняшний день имеют возможность предоставлять услуги населению, не применяя при расчетах . Но бывают моменты, когда необходимо письменно зафиксировать факт оплаты за определенную услугу. Как раз для этой цели предполагаются квитанции строгой отчетности.

Общие сведения о книге учета бланков строгой отчетности

Правовые документы

Дабы отпуск и контроль этих документов были упорядочены, 6 мая 2008 года вышло Постановление Правительства РФ за номером 359, в котором подробно описано как должно вести записи в книге учета. Эти требования предъявлены к бюджетным организациям. Для предпринимателей жестких рамок нет, и чтобы «не изобретать велосипед», целесообразно использовать эти же рекомендации.

Для государственных, различных муниципальных, бюджетных предприятий журнал должен заполняться по образцу 0504045. Он был разработан приказом Минфина РФ № 52-н. Дата принятия приказа 30 марта 2015 года.

Хотя для предпринимателей до сих пор не существует официально разработанной формы, то для удобства возможно придерживаться аналогичных, прописанных в законе, указаний.

Книга бланков строгой отчетности описана в данном видео:

Ее предназначение

В книге ведется контроль бланков, которые были приобретены для осуществления своей деятельности. В книге должны отражаться сведения о

  • Количестве приобретенных квитанций строгой отчетности;
  • Использованных при проведении торговых операций или выданных в подотчет ответственному сотруднику;
  • Бланках, находящихся в резерве;
  • Списанных по разным причинам.

Своевременное заполнение сведений по бланкам позволяет контролировать правильное их применение. Аккуратное выписка книги учета дает возможность контролирующим службам быстро отыскать нужную информацию по любому бланку.

Правила заполнения книги учета БСО

Субъекты использования

Государственными организациями при предоставлении различных услуг используются документы строгой отчетности. Каждый документ по номеру учитывается и записывается в журнал учета. Эти требования относятся и к предпринимателям, и к , и ко всем, кто не применяет в работе кассовые машины.

Причем в этой книге необходимо учитывать только номера выданных документов. Содержание самого бланка расписывать не стоит. Это учитывается в самой квитанции, копия которой остается у сотрудника организации. При проверке журнал учета должен быть предоставлен для просмотра проверяющим органам.

Оформление документа

Правила и требования по заполнению

Приобрести книгу возможно в магазине, а можно сделать самостоятельно. Если в вашей организации предполагается не много бланков строгой отчетности, то вам хватит даже обычной школьной тетради. Скачать бланк книги можно бесплатно .

Сначала заполняют титульный лист книги. Указываем реквизиты компании (в т.ч. , и т.п.) и данные ответственного сотрудника за заполнение книги. Дата начала записей и окончания книги. Некоторые компании требуют, чтобы не только на титульном листе, но и на каждом внутреннем листе стояла печать предприятия и подпись главного бухгалтера или руководителя.

В основном, записи распределяются следующим образом:

  1. На левой стороне журнала нужно поставить дату приобретения и номера бланков. В случае, когда бланков много, нужно проставить начальный номер и заключительный. Обязательно нужно указать общее количество бланков и место их приобретения.
  2. На правой стороне книги регистрируем использованные бланки по мере их расходования.
  • Существуют также бланки, которые нужно будет списать, то есть они незаполненные, но и использовать их нельзя. Это порванные или потерявшие нормальный вид экземпляры. Их также пишут в книге по порядку и делают пометку о списании.
  • Это же относится и к бланкам, которые возвращены покупателями по тем или иным причинам.
  • Кроме этого, все копии бланков должны быть также подшиты к книге, независимо от того, использованный это документ или испорченный, возращенный и т.д. В бухгалтерском учете эти бланки учитываются на счете 006, который как раз и способствует отражению действий с документами строгой отчетности.

При подобном заполнении книги вам не придется долго искать сведения об определенном бланке.

Образец заполнения книги

Нумерация и прошивка

Кроме указанного, все листы книги учета нужно пронумеровать и прошить. На последней странице книги шнуровку следует проклеить листом, на котором должен быть печатный оттиск организации и подпись руководителя или должностного работника.

Как заполнить книгу, на примере расскажет видео ниже:

Бланком строгой отчетности называют первичный документ , который подтверждает произведение оплаты денежных средств. Воспользоваться БСО могут не все категории налогоплательщиков. Формуляр строгой отчетности выдается приобретателю услуги или какой-либо продукции.

На производствах юридических и физических лиц БСО заменяет товарный чек, талон или квитанцию об оплате. Такой вид документации может иметь применение только при оказании услуг или продаже продукции населению. При ведении наличного расчета между руководителями предприятий в сфере предпринимательской деятельности форма строгого учета категорически не может быть использована.

Основы законодательства

Основным объектом для учета бланков являются услуги, указанные в классификаторе услуг для организаций и предприятий (ОК002-93) . Начиная с января 2017 года, был введен новый классификатор видов для ведения экономической деятельности под редакцией первого классификатора.

В связи с таким введением ОК002-93 потерял юридическое действие. Законодательный документ, который регулирует учет БСО на сегодняшний день – это Правительственное Постановление №359 от 06.05.2008 г.

В связи с изменениями в законодательной базе в 2018 году формы строго учета будут переведены в электронный вид . Бланки, которые используются в данный момент, утратят юридическую силу, а следовательно, прекратят соответствовать нормам и требованиям законодательства. После 01.07.2018 г. предприниматель обязан перевести БСО в электронный вид с установкой специального программного обеспечения для проводок операций с потребителями и налоговыми органами.

Нюансы и реквизиты для заполнения

На основе Положения каждый БСО обязан содержать установленный перечень реквизитов:

  • наименование БСО, где указывается номер и серия;
  • форма собственности (для юридических – наименование предприятия, для индивидуального предпринимателя – ФИО);
  • юридический и фактический адрес предприятия;
  • идентификационный номер налогоплательщика организации или предпринимателя;
  • разновидность оказываемых услуг;
  • стоимость услуги в целом (цифрой и прописью);
  • дата предоставления услуги, т.е. фактическая дата заполнения бланка и, соответственно, прием денежных средств;
  • личные данные лица, которое осуществило операцию принятия денежных средств (ФИО, должность).

До изменения Положения в формах СО ставилась печать предприятия, которая отображала название и коды, но при законодательном установлении №82-ФЗ такая функция отменилась . Разработкой с правом подписи ФСО занимается сотрудник предприятия, который назначен письменным приказом, утвержденным руководителем.

Форма считается недействительной, если произведены исправления стоимости услуги или ее вида. При выполнении такого исправления документ перечеркивается и подлежит утилизации в порядке, предусмотренном законом.

Печать можно произвести в типографии и самостоятельно . Если печать производится самостоятельно, лист должен быть распечатан при помощи базы данных, созданной в ПК. Регистрация такого бланка в налоговой службе не обязательна.

При создании документа в стандартных программах Windows и распечатке его на стационарном принтере лист не подлежит применению (недействителен) . Бланк БСО замещает кассовый чек, поэтому необходимо соблюдение нормативной дисциплины.

Порядок регистрации документации при изготовлении бланков в типографии:

  1. Определение и назначение лица, ответственного за учет, хранение, получение и реализацию БСО.
  2. Распечатанные типовые листы предприятия принимаются на реализацию подотчетным лицом при комиссии. Факт передачи письменно фиксируется и подтверждается актом приемки бланков.

Порядок такой сложной процедуры необходимо соблюдать по причине того, что БСО – важный документ строгой отчетности организации. При проведении проверки налоговой службой количество формуляров должно соответствовать количеству прошедших печать, а также сумма выручки должна соответствовать сумме, вписанной в отрывные корешки.

Непосредственный учет ведется в книге регистрации (типовой пример можно использовать по форме 448 ОКУД). Данные, которые должна содержать книга:

  1. Количество поступивших из типографии (дата, название бланка, количество отпечатанных штук, серия и номер начального и конечного бланков).
  2. Формуляры, поступившие в использование ответственного лица (должность и подпись ОЛ).
  3. Остаток форм по каждому из наименований (серия, номер при проведении инвентаризации).

Инвентаризация документов проводится с подсчетом наличных денежных средств в кассе предприятия. Результат такого подсчета отражается в форме ИНВ-16.

При печати листов самостоятельно, специальная автоматизированная система проводит учет и подсчет бланков, требуемые сведения отражаются в памяти системы, поэтому книга регистрации на таких производствах не ведется.

Способы учета бланков налоговыми службами, а также проведение операций при принятии и списании напрямую зависят от дальнейшего применения БСО . В данном случае учет ведется, если бланки используются собственником либо в качестве перепродажи.

Большинство организаций и лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, используют формуляры для расчета с клиентами. При проведении расчетных операций стоимость типографических бланков указывается в счете 20 (ОС) или счете 44 (расходы продаж).

При самостоятельном изготовлении счета, в которых отражаются стоимость документа, остаются неизменными. Может учитываться только амортизация основных средств и материалы для изготовления.

Существует необходимость отразить калькуляцию формуляров на забалансовом счете 006 , так как подотчет условной оценки стоимости должен показывать баланс компании. Также для устранения дополнительных вопросов следует вести аналитический учет, который касается видов и мест хранения бланков.

При осуществлении налогового контроля стоимость формуляров включается в текущие расходы .

В процессе приобретения бланков компания может и не определиться с тем, как формы будут реализовываться. В таком случае приход лучше отражать на счете 10 (Материалы). Далее следует проведение нескольких бухгалтерских проводок для осуществления реализации. При налоговом отображении следует списать в расходы организации на момент продажи.

Типовые проводки и корреспонденция

Основой корреспонденции БСО являются:

  • счет 006 , в нем отражаются бланк, который находится на хранении, который выдается сотрудникам организации, путевки от Соцстраха, талоны на приобретение ГСМ;
  • Дт – оприходование бланков;
  • Кт – списание с забалансового счета.

Приобретение БСО отражается на счетах:

  • Дт 10 Кт 60 (поступление бланков);
  • Дт 20 Кт 10 (переданы на реализацию).

Получение и выдача

Бланки БСО должны учитываться при прохождении всех этапов движения в организации . При проведении операций по выдаче и поступлению обязательно составляются соответствующие акты.

Первый составляется на этапе приема бланков из типографии, акт должен быть заверен ответственными лицами: главный бухгалтер, кладовщик, представитель от типографии. После происходит выдача ответственному лицу (кассиру), который непосредственно проводит .

Следующий акт составляется при получении формуляров со склада (хранилища) с подписями передававшего и принявшего. Все акты должны содержать информацию о количестве и предоставлять сведения о серии и номере.

Инвентаризация и списание

Для проведения инвентаризации по всем правилам, установленным на законодательном уровне, следует придерживаться последовательности заполнения таких актов:

  1. Опись основных средств ().
  2. Опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3).
  3. Опись товарно-материальных ценностей, принятых на хранение (ИНВ-5).
  4. Опись материалов (ИНВ-8а).
  5. Опись ЦБ и БСО (ИНВ-16).

Проводя такую операцию в компании, руководитель назначает председателя и членов инвентаризационной комиссии письменно предоставленным приказом по предприятию . Далее следует взять письменную расписку с ответственного лица о том, что вверенное ему имущество находится в сохранности и для проведения инвентаризационной описи готово.

Проверка проводится с помощью сводки аналитических данных в присутствии комиссии, которая далее подписывается под данными сверки. Излишек или недостача БСО отражается в акте сверки, излишек следует оприходовать по установленным правилам, а недостачу списать. С лица, которое отвечает за сохранность, требуется пояснительная записка.

Для списания форм СО по каким-либо причинам следует документально определить их стоимость , также установить виновное лицо , которое будет возмещать ущерб предприятию. Все данные о пропаже, порче или краже отображаются в описи инвентаризационной комиссии.

Хранение и уничтожение

После истечения срока необходимого хранения документ подлежит утилизации . В течение 5 лет на предприятии должны храниться корешки экземпляров на выдачу услуг или продукции согласно нормам и правилам. Они должны сохраняться в качественно упакованном и распределенном по годам виде.

Количественный отсчет периода начинается с последнего рабочего дня отчетного года. Акт утилизации составляется в произвольной форме, но обязательно содержит уточненные данные о карт-бланшах, кто и когда учитывал бланки, а также способ их ликвидации. Способ утилизации предприятие определяет самостоятельно, в зависимости от количества данного материала.

Положение о хранении форм строгой отчетности регламентирует субъекты хозяйственной деятельности к качественной сохранности первичных документов . Первым сохранным обозначением является нанесение логотипа и номеров формуляров на документ при печати . Для защиты бланка передача его между юридическими лицами запрещается. Для того чтобы хранение происходило на законодательном уровне, руководителю следует подробно ознакомиться с инструкцией о порядке разработки и хранении БСО.

На отдельном предприятии каждый руководитель единолично устанавливает порядок хранения и перечень необходимых документов для хранения. В обязательном порядке БСО хранятся в специально оборудованных архивах, сейфах либо железных шкафах. Ключи от таких помещений хранятся у ответственных лиц, на которых возложена эта функция по приказу руководителя. Ответственность за сохранность бланков непосредственно несет ответственный, а за тем — руководитель предприятия.

Особенности учета БСО в 1С представлены в данной инструкции.

В некоторых случаях индивидуальным предпринимателям, а также организациям разрешается не использовать контрольно-кассовые машины. Но в таком случае строго обязательно необходимо применение БСО.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Этот документы имеют установленный в законодательстве формат. Имеются определенные правила их использования, применения. Существует множество самых разных особенностей, нюансов и сложностей составления.

Очень важно помнить о необходимости ведения специальной учетной документации. Она представлена как журнал с большим количеством таблиц, в них отражается информация о бланках строгой отчетности, максимально подробная информация.

Базовые аспекты

Индивидуальные предприниматели и различные организации в некоторых случаях имеют право не применять ККМ, не выдавать кассовые чеки. Полный перечень ситуаций, когда это возможно, отражается непосредственно в законодательных актах.

Важно с ними ознакомиться предварительно. Это даст возможность избежать затруднений всевозможного характера, связанных с составлением и формирование документации.

Наиболее существенным нюансом является необходимость ведения учета всех БСО, которые выданы населению. Так как подобного рода документы могут формироваться и использоваться только лишь в случае наличных расчетов с физическими лицами.

БСО при расчете между ИП, юридическими лицами не может применяться. Рассмотреть сложности, а также ознакомится с порядком того, как заполняется книга, нужно будет заблаговременно.

Наиболее существенные вопросы:

  • определения;
  • назначение документа;
  • правовое регулирование.

Определения

Сегодня все действия в обязательном порядке должны осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Но для правильной их трактовки необходимо будет иметь представление о используемых терминах.

В перечень основных понятий на данный момент входит следующее:

  • платежный терминал;
  • фискальный режим;
  • фискальная память;
  • бланк строгой отчетности;
  • книга учета (бланков);
  • наличные денежные средства.

Под сокращением ККМ подразумевается контрольно-кассовые машины. Данные устройства эксплуатируются как ИП, так и юридическими лицами. Служат для формирования кассовых чеков. Именно их и заменяет БСО.

Контрольно-кассовые машины в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в специальном реестре. Все нюансы использования этого оборудования устанавливаются в законодательстве.

Платежный терминал Устройство для приема наличных. Относится к ККМ. Также, как и остальные машины подобного типа, печатает чеки и может работать без оператора. Прием наличных у населения не требует присутствия физического лица. Обязательно осуществляется регистрация соответствующим образом
Фискальный режим Работа устройства с включенной фискальной памятью. Таким образом обеспечивается фиксация всех обязательных данных
Фискальная память Специальная электронная память, в которой размещаются данные обо всех свершенных финансовых операциях. Главной её особенностью является отсутствие возможности вмешательства в её работу. Получение доступа к данной памяти возможно только при наличии специального сервисного кода. Он устанавливается в момент регистрации в налоговой инспекции
БСО Представляет собой специальный документ, бланк строгой отчетности. Он имеет установленную действующим законодательством форму. Данные документы должны соответствовать рекомендациям заполнения. Содержит перечень данных о осуществленной операции по расчету наличными средствами. Имеется обширный перечень самых разных нюансов, связанных с данного типа документами. В первую очередь – необходимость ведения строго учета. Реализуется он путем составления специальной книги
Кассовая книга учета остатков бланков строгой отчетности Включает в себя перечень данных о каждом БСО, который был выдан ИП, юридическим лицом за определенный период времени. Существуют определенные требования к формат данного документа. Книгу проверяют контролирующие органы — региональное отделение налоговой службы и иные
Наличные денежные расчеты Покупка товаров, оплата услуг наличными деньгами. Именно в случае осуществления расчетов таким образом используется БСО. При безналичном расчете в БСО необходимости нет. Существует множество самых разных нюансов, связанных с процедурой формирования отчетности. Важно помнить, что нарушение основных правил приведет к возникновению административной ответственности. Она подразумевает достаточно серьезные денежные штрафы

Назначение документа

Документ рассматриваемого типа одновременно решает достаточно большое количество самых разных задач.

Книга учета бланков строгой отчетности служит для реализации следующих целей:

Использование данной книги не только упрощает проверку контролирующим органам, но и делает работу ИП, коммерческого предприятия более организованной.

Специальный журнал позволяет проверить верность данных в различных документах бухгалтерской/налоговой отчетности.

Тем самым становится возможным избегание большого количества затруднений, вопросов со стороны налоговой службы .

Правовое регулирование

Книга учета бланков строгой отчетности форма 0504045, пример заполнения которой можно найти в интернете без особого труда, установлена

Данный документ являются основополагающим. В его состав включены специальные приложения, регламентирующие различные формы отчетных документов:

Необходимо не забывать о множестве разнообразных нюансов, связанных с нормативными документами этого вида.

Для индивидуальных предпринимателей, предприятий, ведущих коммерческую деятельность, не обозначены стандарты относительно .

Именно поэтому необходимо ориентироваться на обозначенный вышей приказ, который распространяется на государственные учреждения различного типа, внебюджетные фонды.

Порядок формирования журнала учета БСО

Алгоритм составления журнала учета БСО, несмотря на не установленного на государственном уровне стандарта, должен соответствовать некоторых рекомендациям.

По возможности необходимо изучить следующие моменты:

  • данные;
  • как составляется;
  • образец заполнения;
  • нюансы для предпринимателей, которые ведут свою деятельность, не заключая .

Необходимые данные

На данный момент обозначенная в нормативно-правовых документах форма данного документа отсутствует. Но при этом нужно отразить в специальной книге некоторые определенные данные.

В перечень такой информации входит:

Обозначенные выше данные являются «шапкой» данного документа. Следующим этапом будет составление перечня, он включит следующие данные:

  • время формирования БСО;
  • от кого наличные средства были начислены, назначение перечисления;
  • основания (полное наименование, его индивидуальный номер и дата составления);

В нижней части таблицы в обязательном порядке должна присутствовать графа «Итого». В ней отражаются данные следующих граф (суммарные):

Как составляется документ

Определенных правил для ИП по составлению данных документов не существует. Но при этом необходимо помнить, что непосредственно на самом предприятии обязательно должен быть сформирован специальный локальный акт.

Он издается руководителем предприятия. При этом необходимо помнить, что сам акт имеет определенные правила формирования. В приказе, которым устанавливается определенная форма книги учета, обязательно обозначается ответственное лицо.

Оно выполняет следующие функции:

  • отвечает за сохранность книги учета БСО;
  • отвечает за ведение книги учета бланков строгой отчетности.

Существенной особенностью, имеющей непосредственное отношение к ответственному лицу, является составление специального .

Все записи в книгу учета БСО обязательно должно делать именно ответственное лицо. Какие-либо альтернативы попросту не предусматриваются.

Сама книга обязательно должна содержать данные о выдаче/возврате/приходе/списании всех бланков первичных отчетных документов. К регистру обязательно прикладываются корешки БСО.

Помимо них также необходимо приложить:

  • неверно заполненные формы документов строгой отчетности;
  • не выданные по какой-либо причине документы.

Образец заполнения

Избежать всевозможных сложностей при заполнении бланков строгой отчетности можно будет путем ознакомления с верно составленным документом. Образец заполнения можно легко найти в интернете.

Важно лишь использовать в качестве источника хорошо себя зарекомендовавшие ресурсы. Особенно это касается ситуации с формированием специального акта, на основании которого производится составление книги.

Нюансы дл ИП без работников

Составление книги бланков строгой отчетности связано с большим количеством самых разных нюансов. Особенно им необходимо уделить внимание в случае, если индивидуальный предприниматель ведет свою деятельность без работников.

К наиболее существенным нюансам в таком случае относятся следующие:

  • в качестве ответственного за ведение книги лица выступает сам предприниматель;
  • утверждает документ также ИП самостоятельно;
  • хранение должно осуществляться не менее 5 лет;
  • допускается только по истечении 1 месяца – с момента проведения инвентаризации;
  • неиспользованные бланки могут храниться в течение любого времени – какие-либо сроки для этого случая попросту не установлены;
  • списание бланков осуществляется стандартным способом.

Все хозяйственные операции фирмы требуют обязательного документального подтверждения, для чего используется целый ряд различных форм. Среди них отдельную позицию занимают бланки строгой отчетности (БСО), требующие особого внимания и контроля движения. Узнаем, как осуществляется учет БСО в предприятии, и какими бухгалтерскими записями он оформляется.

Документы строгой отчетности в бухгалтерии

К БСО относятся не только квитанции , предназначенные для проведения расчетов наличными деньгами за услуги, предоставленные населению. Это могут быть лотерейные билеты, бланки больничных листов, трудовые книжки , путевки, талоны на топливо и питание, проездные и перевозочные документы и другие формы, используемые предприятиями в зависимости от специфики производства.

Существуют правила, регламентирующие порядок выпуска, учета, обеспечения сохранности и уничтожения этих документов. Все они содержатся в Постановлении № 359 от 6.05.2008. Обязательным является способ изготовления БСО: типографской печатью, либо используя автоматизированные системы, отвечающие современным требованиям, т.е. имеющие эффективную защиту от доступа извне, присваивающие при выпуске или оформлении бланка номер и серию, и сохраняющие информацию об операциях на протяжении пяти лет.

Чаще выпуском бланков занимаются специализированные предприятия, а компании выступают в качестве заказчиков. Типографией БСО изготавливаются в 2-х, реже в 3-х экземплярах, поскольку в форме документа обязательно предусматривается наличие отрывных корешков или копий основного листа. При оформлении операции первый экземпляр передается клиенту, второй остается в кассе и подшивается к отчету кассира. Приобретая бланки, выполненные типографией, сотрудник фирмы, а чаще компетентная комиссия, тщательно проверяют наличие всех необходимых реквизитов, составляют акты приемки с указанием названия БСО, их количества, номеров, серий.

Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии

Поскольку роль форм строгого учета весьма значительна для предприятия (а многие из них являются аналогами денежных документов), то и любая компания организовывает учет БСО, как только покупка бланков осуществилась.

Учет бланков строгой отчетности начинается с фиксации приобретенных бланков в книге учета БСО , прошитой, с пронумерованными сквозной нумерацией листами, заверенной подписями руководителя и ответственных лиц. Форму журнала можно разработать самостоятельно либо прибегнуть к утвержденному регистру ОКУД 0504045.

На каждый вид бланков заводят отдельную книгу. Обычно приобретенные БСО передаются под отчет сотрудникам, подписавшим с работодателем договор о материальной ответственности (кассирами, продавцами).

К заполнению БСО также предъявляются особые требования: помарки и исправления в них не допускаются. Испорченные бланки перечеркиваются и хранятся отдельно. При ревизии, проводимой ежемесячно или ежеквартально, все БСО (в наличии и испорченные) пересчитываются сплошным способом. Результат пересчета сличается с данными журнала учета БСО.

Бланки строгой отчетности: проводки

Предприятия осуществляют учет бланков строгой отчетности за балансом на счете 006. Поскольку счет забалансовый, то остатки на нем не повлияют на валюту баланса , но и не позволят забыть об имеющихся ценностях. По дебету счета отражается поступление бланков, по кредиту – расходование. Расходы по приобретению бланков фиксируются на счетах затрат.

Пример: как учитывать бланки строгой отчетности

Торговая фирма закупила партию БСО – 3000 штук по 0,2 руб. за шт. без НДС. Квитанции переданы в два отдела магазина по 1500 шт. в каждый.

По прошествии недели по данным отчетов получена информация: 1-й отдел использовал 100, квитанций, 2-й - 80.

Бухгалтер отражает операции проводками:

Операция

Счета

Сумма

Оприходованы БСО (0,2 х 3000)

Списаны квитанции, переданные в работу

Передано 1500 штук квитанций в 1-й отдел

Передано 1500 штук квитанций во 2-й отдел

Списано по отчету 1-го отдела (100 х 0,2)

Списано по отчету 2-го отдела (80 х 0,2)

Так осуществляют учет БСО. Проводки логичны и позволяют контролировать движение документов строгой отчетности.

Предприниматели и организации, которые продают товары или оказывают услуги населению, принимая к оплате наличные деньги или банковские карты, обязаны осуществлять расчеты только через кассовый аппарат. Все случаи, когда кассовый аппарат допускается не использовать, специально перечислены в законе.

Одним из таких случаев является оказание услуг населению. В такой ситуации как индивидуальный предприниматель, так и организация имеет право (а иногда и обязаны) использовать БСО. Часть этих бланков имеет утвержденные формы, а в остальных случаях организация может разработать собственную форму БСО , используя обязательные реквизиты.

Помимо обязательных реквизитов, которые должен содержать бланк, основным требованием к ним является их изготовление типографским способом, с использованием специального оборудования, обеспечивающего непрерывную нумерацию бланков. Приобретая такие бланки (типовой или самостоятельно разработанной формы), организация или предприниматель обязаны обеспечить их учет, для чего используется книга учета БСО.

Что это такое?

Многие предприниматели ищут форму книги учета БСО, но на сегодняшний день утвержденной и единственно правильной формы такой книги не существует. Есть книги, отпечатанные типографским способом, но
они не всегда имеются в продаже и не всегда будут удобны любой организации. Поэтому в качестве книги учета можно использовать любую «амбарную книгу» и даже обычную школьную тетрадь.

Журнал учета бланков строгой отчетности позволяет задокументировать поступление и использование бланков, относящихся к строгой отчетности. Обычно на левой стороне книги отмечают поступление бланков, которые закупаются в типографии, указывая при этом их номера. А на правой стороне по мере использования бланков их списывают.

Причиной списания бланков, помимо их использования, может быть порча, о чем также делается соответствующая запись. Возможно также списание неиспользованных бланков, которые по какой-либо причине не будут дальше использоваться.

Таким образом, проверив книгу учета БСО, контролирующая организация может установить «судьбу» каждого конкретного бланка.

Кто заполняет книгу учета БСО и сколько хранится?

Порядок оформления и ведения книги учета должен быть утвержден локальным актом организации или предпринимателя. В этом документе должно быть названо конкретное должностное лицо, которое принимает на себя ответственность за получение, надлежащее хранение, учет и выдачу для использования в организации бланков строгой отчетности. С этим должностным лицом заключают договор о полной материальной ответственности. Именно это должностное лицо и делает записи в книге учета по мере поступления и выбытия бланков.

Срок хранения книги учета законодательно нигде не зафиксирован. Однако из срока хранения корешков, испорченных и списанных бланков, который составляет 5 лет, можно сделать вывод, что книга учета должна храниться, соответственно, не меньше, чем последние бланки, записи о которых в ней содержатся.

Таким образом, в приказе об учете и использовании бланков можно установить срок хранения книги учета как 5 лет со дня последней записи в ней. После этого срока книга вместе с корешками и испорченными и списанными бланками подлежит уничтожению. Кроме того, уничтожение книги возможно не ранее месяца после последней инвентаризации.

Как заполнить?

Заполнение книги, предназначенной для учета БСО, часто вызывает трудности именно потому, что типовой ее формы не существует. Закон содержит только наиболее общие требования. Так в Положении №359, регламентирующем правила ведения расчетов без использования кассовой техники, написано, что книга учета должна быть прошита и полностью пронумерована, каждый лист должен быть подписан руководителем (предпринимателем) и главным бухгалтером и иметь оттиск печати организации (предпринимателя).

Что касается ведения записей в книге учета, то они могут выполнять в достаточно свободной форме. При поступлении бланков выполняется запись, которая должна содержать сведения об организации, откуда поступили бланки, дату, а также в обязательном порядке, номера поступивших бланков. Если бланки (как это бывает чаще всего) скреплены в книжки, то достаточно записать номер первого и последнего бланка в блоке.

В книге учета совершенно не обязательно делать записи о каждом блоке, выданном покупателю. Обычно бланки выдаются лицу, ведущему непосредственный расчет с населением в количестве, достаточном для работы в течение определенного периода. Если это отдельные бланки, то можно выдавать и каждый день, если скрепленный блок, то выдается целый блок. При этом опять же фиксируется дата, номера выданных бланков, обязательны подписи лица, ответственного за правильное ведение книги учета, и лица, получившего бланки.

Далее бланки могут либо использоваться по прямому назначению, тогда ответственное лицо сдает заполненные корешки. Бланки могут быть испорчены. В таком случае в книге учета делается соответствующая запись с указание причины и номера испорченного бланка, а сам испорченный бланк также должен сохраняться.

Иногда возникает вопрос, что делать предпринимателю, который работает один, каким образом вести книгу учета? Кто и кому будет выдавать бланки? Чаще всего советуют все равно иметь две графы, для выдавшего и для получившего БСО, в которых предприниматель расписывается сам. Таким образом, об выдает БСО сам себе, но при этом не нарушается порядок учета и можно наглядно увидеть все операции по движению БСО.

Инвентаризация

Инвентаризация БСО осуществляется одновременно с инвентаризацией наличности в кассе в предусмотренные законом сроки, которые составляют не реже одного раза в год, перед подготовкой годовой отчетности. Также инвентаризация может быть назначена приказом руководителя с различными целями и в сроки, им определенные. Обязательным является проведение инвентаризации при смене лиц, несущих материальную ответственность.

В процессе инвентаризации производится сверка записей в книге учета и номеров использованных и испорченных бланков.

Таким образом, книга учета БСО – важный инструмент учета и контроля движения бланков, относящихся к строгой отчетности. Ее правильное ведение позволяет с честью выдержать любую внешнюю проверку и поддерживать дисциплину внутри организации.

Приглашаем посмотреть видео, в котором рассматривается, что такое БСО и правила их учета.