Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013

Сопроводительное письмо к документам

    0 комментариев

    16901 просмотр

    Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

С опроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

    подтверждает факт отправки;

    предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;

    благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье « Оформляем служебное письмо »

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

    сообщение о направлении документов,

    просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

    «Во исполнение… направляем вам…»,

    «Высылаем вам…»,

    «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

    «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,

    «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,

    «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Свернуть

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Свернуть

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Свернуть

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Свернуть

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Свернуть

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Свернуть

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Свернуть

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Свернуть

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Отправляя резюме на вакансию, вы предоставляете работодателю все ваши профессиональные и личные качества, то чего сумели достичь, кратко описываете факты на пути профессионального роста. Эффективное резюме – залог успеха, и это знает каждый. Но как привлечь внимание менеджера по подбору персонала компании ещё до того, как он откроет вашу анкету соискателя? Для этого вам понадобиться написать сопроводительное письмо!

Наличие сопроводительного письма к резюме свидетельствует о серьезности ваших намерений, а рекрутер, у которого всегда много работы и мало времени, сможет оценить вашу попытку сэкономить ему минутку.

Сопроводительные письма не очень распространены на территориях стран постсоветского пространства, и многие соискатели считают, что его составление является пустой тратой времени, что есть ошибочным. Для вас – это шанс выделится среди других кандидатов, так что стоит подойти к отправляемому тексту со всей серьёзностью.

Правила написания правильного сопроводительного письма

Сопроводительное письмо к резюме должно быть четким и лаконичным, без размытых фраз и лишнего пафоса, просто краткое изложение информации о вас, и вашем желании получить именно эту работу. Кроме этого, здесь вы можете указать то, что в резюме упускается или является некорректным для указания, например, причины смены работы или возможно длительной паузы в трудовой деятельности.

Письмо должно иметь последовательную структуру. Начинайте с приветствия, простого «здравствуйте» или «добрый день» вполне достаточно, а вот если вам известно имя работодателя или человека, который занимается подбором персонала и будет рассматривать ваше резюме, то обязательно обратитесь в приветствии по имени-отчеству.

Дальше кратко изложите для чего отправили письмо, то есть ту цель, с которой вы посылаете резюме. Также принято указывать источник получения информации о вакансии, например, по объявлению в газете «Труд», или на джобовском сайте.

Теперь переходим к сути. В нескольких предложениях изложите кто вы и почему хотите работать в этой компании. Учтите, что не нужно пересказывать ваше резюме, достаточно изъять из него самое главное – то, что сможет отличить вас от других кандидатов, привлечь внимание к своей персоне. Как правило, это краткое описание профессиональных навыков, достижений и опыта работы. Избегайте размытых фраз и общепринятых выражений типа «я профессиональный специалист», «легко обучаемый», такое пишется во многих сопроводительных письмах, поэтому на такие шаблонные фразы работодатели не обращают внимания, а вы никак не сможете произвести впечатление.

Обязательно напишите, что к письму прилагается резюме.

В конце письма не забудьте указать, что в случае, если вашей кандидатурой заинтересуются, вы готовы приехать на собеседование и ответить на все возникшие вопросы. Также оставьте контактную информацию – номер телефона и электронный адрес.

Хорошим завершающим штрихом будет фраза «спасибо за внимание» или «удачного дня».

Пример сопроводительного письма юриста

Добрый день!
Меня зовут Александр Иванов. Я бы хотел участвовать в конкурсе на вакансию «Юрист», опубликованную на сайте хор-тор.ru.
Мой опыт работы в юриспруденции составляет 3 года. Помимо этого, во время учёбы в институте я подрабатывал консультантом в «Юридической клинике». Имею навыки проведения переговоров, составление договоров, исков, ведения судебных дел. На данный момент работаю юристом в юридической фирме «ФОРЕКС», хочу сменить место работы в связи с её скорым закрытием.
Мое резюме приложено к данному письму, в нём вы можете более подробно ознакомиться с моей кандидатурой.
Если Вас заинтересует, вы можете связаться со мной по телефону 7-000-00-00-000
Спасибо за внимание!

Сопроводительное письмо на должность менеджера по продажам

Здравствуйте, Ирина Николаевна!
Меня заинтересовала вакансия на должность «Менеджер по продажам», которая была опубликована в газете «Рабочая неделя».
У меня есть большой опыт работы в торговле — более 5 лет. Занимала должности мерчендайзера, торгового представителя, менеджера по закупке. В процессе работы мне удалось добиться многих достижений. В настоящее время в связи с переездом в город Харьков ищу работу и меня заинтересовала вакансия в вашей компании.
Прилагаю к данному письму свое резюме и рекомендательные письма с предыдущих мест работы.
Если вас заинтересует моя кандидатура, то вы сможете связаться со мной по телефону 8-000-00-000, или пришлите ваш ответ на мою электронную почту [email protected]
Удачного дня!

Пример сопроводительного письма к резюме бухгалтера

Здравствуйте!
На сайте rabota-ufa.ru размещена ваша вакансия на должность бухгалтера. Скажите, пожалуйста, вакансия еще актуальна?
Сейчас я ищу работу ближе к своему новому месту жительства. За моими плечами больше 10 лет опыта работы на должности бухгалтера. Последние 3 года я проработал главным бухгалтером сети строительных магазинов “Болт”. У меня есть опыт управления персоналом, и я отлично владею ПК и всеми сопутствующими программами в области бухгалтерии, среди которых: «1С-Бухгалтерия», Клиент-банк, Парус-Предприятие и т.д.
Более подробно вы можете познакомиться с моей кандидатурой, прочитав мое резюме, которое находится во вложении.
Жду вашего ответа, хорошего вам дня!

Сопроводительное письмо к резюме секретаря

Добрый день!
Я заинтересована в получении должности секретаря. Мне 26 лет, имею диплом специалиста по специальности «лингвист». Мой опыт работы на должности секретаря составляет чуть больше 3 лет. Помимо грамотного русского, я хорошо владею английским и французским языками. Я уверенный пользователь ПК (заканчивала дополнительные курсы) и умею работать с офисной техникой. Готова к ненормированному графику работы.
Мое полное резюме с фотографией прикреплено к письму.
Спасибо за внимание!

Сопроводительное письмо соискателя без опыта работы

Здравствуйте!
Я нашел ваше объявление на сайте rabota.com. В описании к вакансии на должность помощника бухгалтера указано, что нужно иметь опыт работы от одного года. К сожалению опыта работы у меня нет, но есть диплом специалиста по специальности «экономист», знания полученные во время учебы и прохождения производственной практики в компании «Кодак+» на должности помощника бухгалтера, а также огромное желание получить работу по специальности в вашей компании.

Я целеустремленный, внимательный и ответственный. Уверено владею ПК и умею пользоваться офисной техникой. Есть навыки работы в специализированных программах по бухгалтерии. Кроме русского хорошо владею английским языком. Чтобы вы удостоверились в моих знаниях и навыках, готов пройти неоплачиваемую стажировку до 2 месяцев.
В прикрепленном файле, мое полное развернутое резюме. Жду вашего ответа.
Хорошего вам дня!

Пожалуйста, обратите внимание на то, что все представленные образцы сопроводительных писем к резюме, являются лишь рекомендациями того, как нужно составлять такого рода документы! Если вы не нашли подходящего примера, составьте свое письмо на основе нескольких готовых шаблонов. Удачи в поиске работы!

Добрый день, дорогой друг!

На вопрос «Надо ли писать сопроводительное письмо?», ответ однозначный, — надо.

Как писать сопроводительное письмо к резюме? Пример будет в этой статье. А пока немного лирики.

Хорошо составленное сопроводительное письмо акцентирует внимание рекрутера на вашей кандидатуре, повышает доверие. Это сцепка между вашим резюме и вакансией. Многие кандидаты это недооценивают или не понимают.

Рекрутер обычно принимает от 100 резюме на одну вакансию.

Скажу по секрету, я инструктировал своих сотрудников рассматривать резюме с сопроводительными письмами, составленными нешаблонно — в первую очередь. Но, подчеркну — с нешаблонным текстом.

Как минимум, — адресованным в конкретную компанию на конкретную вакансию .

Некоторые кандидаты пишут шаблон и вставляют во все свои отклики. Это обычно сразу заметно и есть вероятность, что ваше послание прямиком отправиться в корзину для мусора.
Правильно составленное адресное сопроводительное письмо, позволяет сфокусировать внимание рекрутера и выделит вас из потока кандидатов. Грех не воспользоваться такой возможностью.

Задача минимум- вызвать желание открыть резюме. Максимум- желание позвонить и пригласить на собеседование.

2. Что не следует писать?

  • Затасканные словесные клише типа: «ориентирован на результат», «готов к трудностям». Такие фразы встречаются в каждом втором резюме и изрядно набили оскомину. Это ни о чем и никого не впечатлит, скорее, — разочарует. Также попытайтесь посмотреть взглядом стороннего наблюдателя, дабы избежать перлов типа «питаю страсть к работе с персоналом» и тому подобных.
  • Не нужно излишнего пафоса. Например «Я всю сознательную жизнь мечтал работать в Вашей компании». Это же неправда. Это раз. Второе – если вы рассчитываете на то, что рекрутер прослезиться от этой фразы, вы заблуждаетесь.
  • Не должно быть никакого негатива. Не должно быть непонятных аббревиатур. Это выглядит, как неуважение и сильно раздражает. Если для вас какое-нибудь ЖПГ прочно засело в сознание – это ваша проблема. Другим потрудитесь объяснить.

3. Что и как писать?

Внимательно смотрим вакансию. Руководитель отдела поиска и подбора персонала

Мы можем выделить основную идею работодателя – разработать и организовать процесс массового подбора.

От этого и будем плясать.

Моя задача: Акцентировать внимание рекрутера на выгоде (пользе), которую получит компания от сотрудничества со мной. Конкретнее о выгоде поговорим на собеседовании, а пока важно обозначить выгоду и показать, что мой опыт соответствует основной идее вакансии.

а) Показать, что имеем результативный опыт работы в массовом подборе . А именно:

Реализован проект по привлечению персонала массовых профессий, (водители-экспедиторы в количестве 1000 чел, комплектовщики на склад в количестве 250 чел.), в том числе из регионов. Формат проекта соответствует одному из проектов в описании вакансии

Реализован проект по привлечению персонала на склад при пиковых нагрузках в рамках аутсорсинга.

Это есть в резюме конечно, но и вынести в сопроводительное письмо – разумное решение.

б) Плюс опыт работы в аналогичной должности

Опыт работы руководителем отдела подбора персонала – 5 лет.

Если опыт не совсем соответствует или – компенсируйте этот пробел уверенностью. Например: «Все, что я не знаю для дела, я буду узнавать с такой скоростью, что вы еще не видели. Я всегда такой был и всегда это делал». Такой разрыв шаблона может сработать. К тому же это единственная возможность запомниться.

в) Призыв к действию

От рекрутера требуется одно: пригласить меня на собеседование. К этому и призываем. Прямо и без обиняков. Но вежливо и корректно.


4. Пример сопроводительного письма (к этой вакансии)


Здравствуйте, Анна (я предварительно выяснил имя рекрутера) !

Меня зовут Валерий Параничев, (если пишете с аккаунта работного сайта, — это можно не писать, и так понятно от кого)

Я увидел вакансию на позицию Руководитель отдела поиска и подбора персонала, опубликованную вами на портале HH.ru. Она меня заинтересовала интересными задачами и проектами, соответствующими моим карьерным планам.

Прошу рассмотреть мою кандидатуру.

Опыт работы в аналогичной должности – 5 лет.

Имею большой опыт проектной работы, — отражено в резюме.

На последнем месте работы в компании «Имярек», под моим руководством успешно реализованы следующие проекты массового подбора:

1. Привлечение персонала массовых профессий (водители-экспедиторы в количестве 1000 чел., комплектовщики на склад в количестве 250 чел.), в том числе из регионов.

Считаю, что этот проект сходен с вашим ключевым проектом «S», который вы планируете запустить. Мой опыт будет очень кстати. Я знаю, как реализовать такой проект быстрее и с затратами меньше на 35%, чем стандартные.

2. Создание системы оперативного привлечения персонала массовых профессий на склад при пиковых нагрузках.

Подробнее об этих и других проектах буду рад рассказать на очном собеседовании. Для согласования даты собеседования, я вам перезвоню 27 февраля во второй половине дня.

Спасибо, удачного дня!

С уважением,

Валерий Параничев

т. +7 (916)ххх-хх-хх

Подробнее о схеме написания письма, — в .

5. Креативный путь отправки письма

Если вы знаете, как зовут адресата, который получит письмо, — обратитесь по имени. Если вакансия вас реально заинтересовала, — вы можете поступить так:

  • Позвонить в компанию, выяснить, как зовут руководителя вакансии (скажут не всегда, конечно). Или погуглить.
  • Отправить сопроводительное письмо на общий ящик компании с указанием адресата.
  • В тексте письма обратиться к этому человеку — руководителю вакансии. Не забудьте указать наименование вакансии. К письму приложить .

Такой способ «подъехать на кривой козе» получиться не всегда. Но если получиться — отлично.


  • Используйте мягкие формы – «считаю», «полагаю» и т.п. Категоричные формы типа – «обязательно»,
    «должны» — менее предпочтительны.
  • Обязательно укажите вакансию/должность, на которую претендуете.
  • Если вам эта компания нравится – напишите, чем именно. Только без фанатизма)
  • Если вы можете предложить что-то стоящее (например, конкретный проект) – скажите об этом.
  • Если вы умеете что-то делать лучше других – также можете написать при условии, если это полезно для работы в данной должности.
  • Проверьте на ошибки. Дьявол кроется в деталях, - какая-нибудь глупая «очепятка» по невнимательности может свести на нет ваши старания.
  • В конце письма укажите дату и время, когда вы позвоните (и сделайте это!)

В заключении пожелайте что-нибудь хорошее)

Больше ничего писать не нужно. Письмо должно быт кратким и конкретным .

На сегодня позвольте откланяться. Если вы считаете статью полезной, — поделитесь с друзьями, кнопки чуть ниже.

Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи по выбранным вами темам к себе на почту.

Удачного вам дня!

Здравствуйте, уважаемые посетители блога! В этом материале мы продолжим рассматривать вопросы, связанные с трудоустройством, и в центре нашего внимания окажется документ, который сегодня все чаще и чаще прилагается к резюме – сопроводительное письмо. , мы уже благополучно выяснили, но это не единственное, от чего зависит ваш успех: очень важно знать, как правильно написать сопроводительное письмо к резюме (пример того, как составлять эффективное письмо, вы найдете ниже).

Сейчас, когда люди отличаются высокой социальной мобильностью, стремятся улучшать свои условия жизни и труда, переход трудоспособного населения из одной организации в другую является вполне обыденным явлением. Разумеется, граждане, которые находятся в активном поиске работы, заинтересованы в том, чтобы потенциальный работодатель остановился именно на их кандидатуре.

Для успешного выполнения этого жизненного «квеста» нужно не только обладать профессиональными компетенциями высокого уровня, но и уметь проинформировать об этом работодателя. Для этих целей используется резюме. Предполагается, что в нем вы грамотно и коротко изложите информацию о себе, напишите, где учились, где работали и не забудете указать, что конкретно умеете делать. В резюме крайне нежелательно отклонение от общепринятых стандартов, это просто выжимка основных сведений о вас как о возможном сотруднике организации. Что касается сопроводительного письма, в нем можно написать более развернутую информацию, но, опять же, важно не переусердствовать, ведь от того, насколько правильно составлено это письмо, будет зависеть, дойдет ли человек, решающий вопрос о вашем трудоустройстве, до рассмотрения поданного вами резюме.

Из этой статьи вы узнаете:

Как признаются многие менеджеры по подбору сотрудников, им регулярно приходится иметь дело с огромным количеством сопроводительных писем. Некоторые них откровенно «серые» и безликие, но иногда это лучше, чем излишне креативное послание потенциальному работодателю. По словам HR-менеджеров, именно из-за неподобающего составления сопроводительных писем большой процент резюме, которые, возможно, могли бы показаться достойными для рассмотрения, оказывается в мусорной корзине.

Хотите узнать, как обезопасить себя от подобной ситуации? Тогда предлагаю ознакомиться с правилами и советами по написанию хорошего сопроводительного письма работодателю.

Зачем нужно сопроводительное письмо?

Если сравнивать с западными странами, «мода» на отправку резюме появилась в нашей стране относительно недавно – раньше отбор кандидатов на вакантную должность начиналось сразу с личного собеседования, что тратило достаточно много времени, и это было неудобно и соискателю, и работодателю. Сейчас процесс оптимизирован, и в большинстве случаев работники кадрового отдела попросят вас о предварительной отправке резюме. В наш век современных технологий, когда компьютер имеется практически в каждом доме, проще простого.

Однако, не все граждане, ищущие работу, заботятся о том, чтобы приложить к нему сопроводительное письмо. Оно требуется не всегда, но крайне желательно в том случае,если вы претендуете на должность в высшем или среднем менеджменте. Удачное написание сопроводительного письма может помочь вам произвести на HR-менеджера хорошее впечатление и с большей вероятностью получить интересующую вас вакансию. В то же время, если оно небрежно оформлено и безграмотно написано, письмо напрочь убьет интерес потенциальных работодателей. В этом случае лучше было бы вообще ничего не писать.

Как вариант, можно на сайте для поиска работы – там можно обойтись и без него, но вероятность, что работодатель выберет именно вашу анкету из сотен соискателей, крайне мала.

Пример сопроводительного письма

Прежде, чем вы совершите непоправимое и лишитесь работы мечты из-за того, что не знаете, как правильно оформить сопроводительное письмо, предлагаю вам посмотреть на образец его составления. Данный пример отражает все пункты, которые необходимо отразить в этой бумаге, если вы заинтересованы в успешном устройстве на работу.

Составляя развернутое послание для работодателя, не забывайте, что здесь следует придерживаться четкой структуры, в противном случае, письмо будет сложным для восприятия, и человек, который его изучает, просто не дойдет до описания вашего опыта и замечательных профессиональных навыков.

  1. Приветствие . Если вам известно имя получателя, наилучший вариант – адресное обращение к нему. Если такими сведениями вы не располагаете, значит, обращайтесь к специалистам конкретного отдела. Начинайте его с имени или со слов «добрый день», «здравствуйте» и т.д.
  2. Основная часть . Здесь вам следует указать, какую именно должность вы рассчитываете получить, почему вас привлекает данная вакансия, а затем – ненавязчиво перейти к моментам, которые вы не отразили в резюме, но хотели бы донести до сведения работодателя. Например, можно рассказать о проектах, над которыми вы работали. Завершается основная часть еще одним упоминанием о том, что мотивирует вас на получение этой должности.
  3. Прощание . Добавьте к письму фразу: «С уважением» и укажите контактные данные, даже если они уже есть в резюме.

Обратите внимание, что все сопроводительное письмо, по сути, состоит из клише – слова о мотивации на должность , к примеру, являются, скорее данью деловому этикету, нежели чем-то большим. Однако, постарайтесь, чтобы в нем присутствовало что-то, способное выделить вас из серой массы и склонить работодателя в вашу сторону.

Для того, чтобы повысить эффективность вашего письма, воспользуйтесь перечисленными ниже советами по его написанию. Возможно, именно благодаря им вам удастся получить работу мечты!

  • Размер имеет значение . Письмо должно быть небольшим и читаться буквально за 10-15 секунд. Откажитесь от излюбленной российской традиции и воздержитесь от того, чтобы вписать в послание все проекты, над которыми когда-либо работали, даже если они не имеют ни малейшего отношения к интересующей вас вакансии. Информация должна быть тщательно отобрана, и тогда она сработает в вашу пользу!
  • Соблюдайте стиль . Сопроводительное письмо – это сугубо деловая документация, соответственно, она должна быть выдержана в официально-деловом стиле, без каких-либо вольностей. Исключением может стать тот случай, когда вы устраиваетесь в компанию, стиль которой предполагает более неформальное общение между сотрудниками – это организации из сектора IT, небольшие компании, специализирующиеся на нишевых продуктах, и так далее. Тогда вполне уместно будет написать интересное и оригинальное письмо, чтобы наверняка обратить на себя внимание.
  • Разбавьте шаблоны . Выше уже упоминалось, что по сути, сопроводительное письмо само по себе является набором шаблонных фраз, однако, именно эти фразы зачастую убивают интерес работодателей на корню. Подумайте, как отойти от заезженных формулировок, не слишком нарушая общий стиль – это пойдет на пользу вашему письму.
  • Избегайте повторов . Не стоит расписывать в письме опыт своей работы – данная информация уже присутствует в вашем резюме, и вряд ли работодатель скажет вам спасибо за потерянное время. Для того, чтобы составить представление о вас, как о сотруднике, ему будет достаточно это один раз.
  • Пишите грамотно ! Даже если ваше резюме красиво и качественно оформлено, а в его тексте выверена каждая буква, не забывайте о том, что ошибки и плохой язык сопроводительного письма могут уничтожить все бонусы, которое оно способно дать. Скорее всего, работодатель не захочет иметь дела с сотрудником, который не может справиться с таким, казалось бы, несложным делом, как написание письма, но при этом на нескольких листах убеждает в своей компетентности и способности решать множество задач. Так что перед отправкой уделите немного времени тщательной проверке орфографии и пунктуации – это точно не будет лишним!
  • Небольшие формальности . Если вы отправляете послание по электронной почте, не прикрепляйте его отдельным документом, а разместите в теле письма. Резюме, напротив, лучше прикрепите текстовым файлом. Если письмо отправляется по факсу, отошлите его на отдельной страничке перед резюме.

Итак, уважаемые читатели, если вы с должным вниманием ознакомились с рекомендациями по написанию сопроводительного письма к резюме и приняли их к сведению, ваши шансы на то, чтобы получить желаемую работу, существенно возрастают! Не забывайте о краткости, грамотности и соблюдении делового стиля, сделать все остальное будет очень просто.

Если материалы, которые вы нашли в моем блоге, помогли вам устроиться на работу, или вы просто считаете, что они будут полезны тем, кто в этом заинтересован, делитесь ими со своими друзьями, размещая ссылки в социальных сетях! Кроме того, чтобы не пропустить важные обновления и свежие публикации, рекомендую подписаться на блог – это займет у вас буквально пару секунд. На этом я прощаюсь с вами выхода следующего материала.

Сеть Интернет стремительно ворвалась в нашу жизнь, заняв главенствующие позиции в общении с людьми, поиске работы, презентации собственной личности и коммуникации с потенциальными работодателями. Живое общение собеседования постепенно отходит на задний план, предоставляя поле битвы за вакансию электронным письмам с приложенными к ним резюме, на основе которых и принимаются решения о достойности тех или иных кандидатов. Но что делать, если вы не знаете, как отправлять резюме по электронной почте и не знакомы с правилами оформления

Первый шаг к желанной должности

Распространенной ошибкой многих соискателей является озабоченность правильным но никак не грамотным отправлением его адресату. Грубые ошибки при отправлении могут стать причиной полного игнорирования письма, даже в том случае, если вы самый лучший работник города.

Первый шаг, с которого начинается инструкция, как отправить резюме по почте - электронный адрес работодателя. Нужная вам контактная информация обычно содержится в объявлении об открытой вакансии. Работодатели чаще всего оставляют адрес почты, нежели номер телефона, чтобы обезопасить себя от многочисленных и ненужных звонков. Обнаружив нужный контакт, не переписывайте его на бумагу, а сразу же скопируйте его с электронной страницы в соответствующее поле письма.

Ваша электронная почта

Если ваш почтовый адрес имеет несерьезный логин, к примеру «bol_tvoei_dushi», вряд ли вас посчитают достойным кандидатом и откроют письмо. Для деловых целей заведите себе другой ящик с более респектабельным именем, содержащим вашу фамилию и имя. Желательно, чтобы они были написаны латинскими буквами. Не рекомендуется писать под псевдонимом.

Соблюдение требуемого формата

Крупные компании часто требуют указания в резюме названия вакансии или его отправки «в теле письма», а не вложенным файлом, а иногда даже просят проставлять имя работника из отдела кадров. Ваша задача: перед тем как отправлять резюме по электронной почте, внимательно ознакомиться со всеми требованиями и условиями работодателя.

В противном случае ваше резюме даже не будет удостоено внимания. Ведь условия отправки озвучиваются компаниями не из пустого ребячества, а с целью оперативно рассмотреть все заявки. А в том случае, если у них открыто несколько вакансий, ваше письмо «на деревню, дедушке» скорее всего, полетит в «корзину». Требование же касательно отправки резюме «в теле письма» тоже не пустой звон - это экономит время работодателя и спасает компьютер от возможных вирусов прикрепленного файла.

Как правильно отправить резюме по почте: важные правила

  1. На странице электронных писем выбираете команду: «Написать письмо». Откроется окно
  2. В поле «Кому» скопируйте электронный адрес работодателя прямо из источника объявления.
  3. В «Теме сообщения» указываете слово resume и код либо название вакансии. Например: resume: менеджер по продажам.
  4. В зависимости от требований компании, если личное резюме необходимо прикрепить к письму (кнопка: «прикрепить файл», «вложить файл» и т. д.), используйте или TXT, так как формат MS Word DOC может содержать в себе вирусы. Да и во многих компаниях он считается устаревшим.
  5. Продумайте название самого файла резюме - оно должно быть уникальным. Нежелательно использование стандартных названий, типа Резюме.doc, оно просто затеряется в огромном количестве аналогичных писем. Лучше назовите файл своей фамилией, например: Иванов А. Д. rtf, можно также вписать сюда название вакансии (Иванов А. Д (IT-специалист).rtf).
  6. Размер высылаемого файла не должен превышать 250 Кб.
  7. В теле сообщения разместите сопроводительное письмо (об этом чуть ниже).
  8. Перед тем как отправлять резюме по электронной почте, еще раз проверьте верность адресата, то ли резюме вы вложили и направьте письмо, нажав кнопку «Отправить».

Сопроводительное письмо

Отправка пустого письма с вложенным резюме считается знаком неуважения в деловом мире. А между тем, тело сообщения - отличное место для размещения сопроводительного письма, в котором нужно ясно, четко и подробно разъяснить, почему именно вы достойны этой вакансии. Начать его лучше с обращения: «Уважаемый… (имя, отчество HR-менеджера)», или, если вам не известны имена, «Уважаемые сотрудники отдела кадров…». Обязательно укажите название вакансии, на которую претендуете, опыт работы, личные качества. Оригинальной подачей себя станет какая-либо идея или предложение относительно деятельности компании. Этим вы докажете свою компетентность и выделитесь из общей толпы. Завершить сопроводительное письмо нужно вежливо и стандартно: «С уважением…», «Надеюсь на сотрудничество…» и только после этого отправить резюме.

  • Рассылать письмо с резюме необходимо в течение рабочего дня. Лучшее время для отправки - с 9 до 10 часов утра. В этом случае ваш документ возглавит списки первых и возможно, будет замечен раньше.
  • Не прикрепляйте к письму отдельными файлами резюме и фотографию. Фотография должна быть в тексте.
  • При откажитесь от редких шрифтов, таблиц, рамочек, выделений цветом. Используйте Times New Roman или Arial. Важные моменты можно выделить курсивом или полужирным шрифтом.
  • Самое главное правило при создании резюме - грамотность. Грубые сразу же создадут неприятное впечатление о вас, и резюме даже не дочитают до конца.
  • Ежедневно проверяйте почту, иначе вы можете пропустить ответное сообщение.

Знание основных правил того, как отправлять резюме по электронной почте, создаст положительное впечатление о вас как о компетентном, вежливом и достойном сотруднике. И тогда будете выбирать вы, а не вас!